Spesifikasi sistem manajemen keamanan pada rantai pasokan

Transkripsi

1 Standar Nasional Indonesia Spesifikasi sistem manajemen keamanan pada rantai pasokan Specification for security management systems for the supply chain (ISO 28000:2007, IDT) ICS Badan Standardisasi Nasional

2

3 Daftar isi Daftar isi... i Kata Sambutan ii Pendahuluan iii 1 Ruang lingkup Acuan Normatif Istilah dan definisi Elemen sistem manajemen keamanan Persyaratan umum Kebijakan manajemen keamanan Penilaian resiko keamanan dan perencanaan Implementasi dan operasional Pengecekan dan tindakan korektif Tinjauan manajemen dan peningkatan berkesinambungan Lampiran A (informatif) Korelasi antara SNI ISO 28000:2009, SNI dan SNI Bibliografi i

4 Prakata Standar Nasional Indonesia (SNI), Spesifikasi sistem manajemen pada rantai pasokan disusun dengan mengadopsi secara identik dengan metode terjemahan dari ISO 28000:2007, Specification for security management systems for the supply chain. Beberapa istilah International Standard telah diganti dengan Standard dan diterjemahkan menjadi standar. SNI ini disusun sesuai dengan ketentuan yang diberikan dalam Pedoman Standardisasi Nasional (PSN) 03.1:2007, Adopsi Standar Internasional dan Publikasi Internasional lainnya Bagian 1: Adopsi Standar Internasional menjadi SNI (ISO/IEC Guide 21-1:2005, Regional or national adoption of International Standards and other International Deliverables Part 1: Adoption of International Standards, MOD), serta PSN 08:2007, Penulisan SNI Standar ini disusun oleh Panitia Teknis Sistem Manajemen Mutu, dan telah dibahas dalam rapat konsensus pada tanggal 27 Februari 2009 di Jakarta yang dihadiri oleh pihakpihak yang berkepentingan (stakeholder). Beberapa dokumen ISO yang diacu dalam Standar ini telah diadopsi menjadi SNI, yaitu: 1. ISO 9001:2000, Quality management systems Reqiurements telah diadopsi menjadi SNI Sistem manajemen mutu Persyaratan. ISO 9001:2000 telah direvisi menjadi ISO 9001:2008. Dan ISO 9001:2008 telah diadopsi menjadi SNI ISO 9001: ISO 14001:2004, Environmental management systems Requirements with guidance for use diadopsi menjadi SNI Sistem manajemen lingkungan Persyaratan dan panduan penggunaan. 3. ISO 19011:2002, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing telah diadopsi menjadi SNI Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan Bagi yang berkepentingan, jika dikemudian hari mengalami kesulitan dalam penggunaan dan atau terjadi perbedaan dalam memahami Standar ini, dianjurkan untuk merujuk ke ISO 28000:2007. ii

5 Pendahuluan Standar ini dikembangkan untuk merespon tuntutan dari kalangan industri atas dibutuhkannya sebuah standar manajemen keamanan. Sasaran akhirnya adalah untuk meningkatkan keamanan pada rantai pasokan. Standar merupakan standar manajemen tingkat tinggi yang akan memudahkan organisasi menetapkan seluruh sistem manajemen keamanan pada rantai pasokan. Sistem tersebut mewajibkan organisasi untuk menilai kondisi lingkungan keamanan di tempat operasinya dan untuk menentukan apakah tindakantindakan pengamanan diberlakukan secara memadai dan jika persyaratan regulasi lain telah ada yang mengikat organisasi. Jika kebutuhan pengamanan diidentifikasi oleh proses ini, organisasi seharusnya menerapkan mekanisme dan proses untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Oleh karena rantai pasokan sifatnya dinamis, beberapa organisasi yang menangani berbagai rantai pasokan mungkin perlu menghubungi penyedia jasa masing-masing agar memenuhi pula standar pemerintah atau ISO mengenai pengamanan rantai pasokan sebagai prasyarat bisa dimasukkan dalam rantai pasokan dengan sasaran menyederhanakan manajemen keamanan sebagaimana diilustrasikan di bawah ini. ISO 20858: Asesmen dan Rencana Keamanan menyangkut Keamanan Fasilitas Pelabuhan Laut ISO : Sistem manajemen keamanan pada rantai pasokan ISO 28001: Tanggung Jawab Praktek terbaik dalam Keamanan Rantai Pasokan Standar-standar khusus lainnya atau yang tengah dikembangkan Gambar 1 Kaitan antara ISO dan standar relevan lainnya Standar ini dimaksudkan untuk diterapkan pada rantai pasokan organisasi yang bdisyaratkan untuk dikelola dengan cara-cara yang aman. Pendekatan formal terhadap manajemen keamanan dapat membawa konstribusi secara langsung pada kemampuan dan kredibilitas organisasi. iii

6 Ketaatan terhadap Standar ini tidak otomatis membebaskan pihak-pihak terkait dari kewajiban-kewajiban hukum. Bagi organisasi yang akan, memenuhi sistem manajemen keamanan sesuai dengan Standar ini dapat diverifikasi oleh proses audit eksternal maupun internal Standar ini didasarkan pada format ISO yang diadopsi dari ISO 14001:2004 karena pendekatan risiko dalam sistem manajemen. Namun demikian, organisasi yang telah mengadopsi pendekatan proses dalam sistem manajemennya (misalnya SNI ISO 9001) bisa memakai sistem manajemen yang mereka miliki sebagai dasar untuk sebuah sistem manajemen keamanan sebagaimana yang ditetapkan dalam Standar ini. Standar ini dibuat bukan dengan maksud menambah peraturan dan standar-standar pemerintah yang berkaitan dengan manajemen keamanan rantai pasokan dimana organisasi telah disertifikasi atau diverifikasi ketaatannya. Verifikasi dapat dilakukan oleh organisasi pihak pertama, kedua atau ketiga yang diakui. CATATAN Standar ini dibuat berdasarkan metodologi yang dikenal dengan sebutan PDCA (Plan-Do-Check-Act). PDCA bisa digambarkan sebagai berikut: - Rencanakan: tetapkan sasaran-sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk mencapai hasil-hasil yang sesuai dengan kebijakan keamanan organisasi. - Lakukan: implementasikan rencana. - Periksa: lakukan monitor dan menilai proses-proses kebijakan keamanan, termasuk target, hukum dan peraturan lainnya, dan hasil-hasil laporan. - Tindaklanjuti: lakukan tindakan-tindakan untuk memperbaiki kinerja sistem manajemen keamanan. iv

7 Spesifikasi untuk sistem manajemen keamanan pada rantai pasokan 1 Ruang lingkup Standar ini menjelaskan mengenai persyaratan untuk sistem manajemen keamanan, termasuk aspek-aspek kritis terhadap pemastian kemanan pada rantai pasokan. Manajemen keamanan banyak terkait dengan aspek lainnya dalam manajemen bisnis. Aspek-aspek tersebut mencakup semua kegiatan yang dikendalikan atau dipengaruhi oleh organisasi yang berdampak pada keamanan rantai pasokan. Aspek-aspek lain tersebut harus dipertimbangkan secara langsung, di mana dan kapan aspek-aspek tersebut memiliki dampak pada manajemen keamanan, termasuk saat memindahkan barang-barang tersebut di sepanjang rantai pasokan. Standar ini dapat diterapkan pada semua ukuran organisasi, mulai dari organisasi kecil hingga organisasi multinasional, dalam manufaktur, jasa, penyimpanan atau transportasi pada setiap tahapan produksi atau rantai pasokan yang berkeinginan untuk : a) menetapkan, melaksanakan, memelihara dan meningkatkan sistem manajemen keamanan; b) memastikan kesesuaian dengan kebijakan manajemen keamanan yang ditetapkan; c) memperagakan kesesuaian tersebut bagi pihak lain; d) mengupayakan sertifikasi/registrasi sistem manajemen keamanannya dari Lembaga Sertifikasi pihak ketiga yang terakreditasi; atau e) membuat penetapan-diri dan pernyataan-diri kesesuaian dengan Standar ini. Terdapat peraturan perundangan undangan dan regulasi yang mengarahkan beberapa persyaratan dalam Standar ini. Standar ini tidak dimaksudkan untuk menduplikasi peragaan terhadap kesesuaian. Organisasi yang memilih sertifikasi pihak ketiga dapat memperagakan lebih lanjut bahwa mereka berkontribusi secara signifikan terhadap keamanan rantai pasokan. 2 Acuan Normatif Tidak ada acuan normatif yang dikutip di sini. Klausul ini disertakan dengan maksud untuk menyamakan penomoran dengan standar sistem manajemen lainnya. 3 Istilah dan Definisi Untuk sasaran dokumen ini, maka istilah dan definisi berikut ini berlaku. 3.1 fasilitas pabrik, mesin, properti, bangunan, kendaraan, kapal, fasilitas pelabuhan dan bagian dari infrastruktur atau pabrik lainnya dan sistem terkait yang memiliki fungsi atau jasa bisnis yang berbeda dan dapat diukur. 1 dari 18

8 CATATAN Definisi ini mencakup kode piranti lunak yang kritis untuk sasaran keamanan dan penerapan manajemen keamanan. 3.2 keamanan ketahanan terhadap tindakan yang disengaja dan ilegal yang dimaksudkan untuk merugikan atau merusak rantai pasokan 3.3 manajemen keamanan aktivitas dan praktek yang sistematis dan terkoordinasi yang bisa membantu organisasi mengelola resiko-resiko yang dihadapinya secara optimal termasuk ancaman potensial dan dampak yang timbul darinya 3.4 sasaran manajemen keamanan hasil spesifik atau pencapaian keamanan yang disyaratkan untuk memenuhi kebijakan manajemen keamanan CATATAN Penting diingat bahwa hasil-hasil tersebut ada kaitannya baik langsung atau tidak langsung dengan upaya penyediaan produk, pasokan atau layanan yang disampaikan oleh bisnis secara menyeluruh kepada pelanggannya atau pemakai akhir 3.5 kebijakan manajemen keamanan seluruh maksud dan arah sebuah organisasi, berkaitan dengan keamanan dan kerangka kerja pengendalian proses dan aktifitas yang terkait dengan keamanan yang berasal dari dan konsisten dengan kebijakan organisasi dan persyaratan regulasi 3.6 program manajemen keamanan cara untuk mencapai sasaran manajemen keamanan 3.7 target manajemen keamanan tingkat kinerja spesifik yang disyaratkan untuk mencapai sasaran manajemen keamanan 3.8 pemangku kepentingan (stakeholder) orang atau entitas yang memiliki kepentingan pada kinerja organisasi, keberhasilan atau dampak dari kegiatan organisasi CATATAN Contoh meliputi pelanggan, pemegang saham, penyedia finansial, penjamin, regulator, lembaga perundangan, pegawai, kontraktor, pemasok, organisasi pekerja atau masyarakat 3.9 rantai pasokan 2 dari 18

9 berbagai sumber daya dan proses terkait yang dimulai dengan pencarian bahan baku dan berlanjut sampai dengan proses penyampaian produk atau jasa kepada pengguna akhir dengan menggunakan berbagai jenis pengangkutan CATATAN Rantai pasokan bisa mencakup vendor, fasilitas manufaktur, penyedia logistik, pusatpusat distribusi internal, distributor, agen retail, dan badan-badan lain yang terhubung dengan pengguna akhir bagian hilir (downstream) mengacu pada tindakan, proses dan pergerakan kargo dalam rantai pasokan yang berlangsung setelah kargo lepas dari pengendalian operasional organisasi secara langsung, termasuk tetapi tidak terbatas hanya pada, asuransi, pembiayaan, manajemen data dan pengepakan, penyimpanan dan pemindahan kargo bagian hulu (upstream) mengacu pada tindakan, proses dan pergerakan kargo dalam rantai pasokan yang berlangsung sebelum kargo masuk berada di bawah pengendalian operasional organisasi secara langsung, termasuk, tetapi tidak terbatas hanya pada, asuransi, pembiayaan, manajemen data dan pengepakan, penyimpanan dan pemindahan kargo 3.10 manajemen puncak orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan sebuah organisasi pada tingkat tertinggi CATATAN Manajemen puncak, terutama dalam organisasi multinasional yang besar, mungkin tidak terlibat secara personal sebagaimana yang diuraikan dalam Standar ini; namun demikian akuntabilitas manajemen puncak pada seluruh rantai komando (kewenangan) harus tertulis peningkatan berkesinambungan proses berulang-ulang yang dilakukan untuk meningkatkan sistem manajemen keamanan untuk mencapai peningkatan kinerja keamanan secara menyeluruh yang konsisten dengan kebijakan keamanan organisasi 3 dari 18

10 4 Elemen sistem manajemen keamanan 4.1 Persyaratan umum Tinjauan manajemen dan peningkatan berkesinambungan Pengecekan dan tindakan korektif Pengukuran dan pemantauan Evaluasi sistem Ketidaksesuaian dan tindakan korektif dan tindakan pencegahan Rekaman Audit PENINGKATAN BERKESINAMBUNGAN Kebijakan manajemen keamanan Gambar 2 Elemen sistem manajemen keamanan Perencanaan keamanan Penilaian resiko Persyaratan perundangan Sasaran dan target keamanan Program manajemen keamanan Implementasi dan operasional Tanggung jawab dan kompetensi Komunikasi Dokumentasi Pengendalian operasional Kesiapan darurat Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara, dan meningkatkan secara berkesinambungan sistem manajemen keamanan yang efektif untuk mengidentifikasi ancaman keamanan, menilai resiko, dan mengendalikan serta mengurangi akibat-akibatnya. Organisasi harus secara terus menerus meningkatkan efektivitasnya sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam seluruh Klausul 4. Organisasi harus menetapkan ruang lingkup sistem manajemen keamanannya. Apabila sebuah organisasi memilih untuk mensubkontrakkan proses apapun yang mempengaruhi kesesuaian dengan persyaratan ini, organisasi harus memastikan bahwa proses tersebut dikendalikan. Pengendalian dan tanggung jawab yang dibutuhkan terhadap proses yang disubkontrakkan tersebut harus diidentifikasi di dalam sistem manajemen keamanan. 4 dari 18

11 4.2 Kebijakan manajemen keamanan Manajemen puncak organisasi harus mengesahkan seluruh kebijakan manajemen keamanan. Kebijakan tersebut harus: a) konsisten dengan kebijakan organisasi yang lain ; b) memberikan kerangka kerja yang memungkinkan disusunnya sasaran, target dan program manajemen keamanan yang spesifik ; c) konsisten dengan kerangka kerja manajemen resiko dan ancaman keamanan pada organisasi secara menyeluruh; d) memadai untuk menghadapi ancaman-ancaman pada organisasi dan sifat serta skala operasionalnya; e) menjabarkan sasaran manajemen keamanan secara menyeluruh/luas dengan jelas; f) mencakup komitmen untuk peningkatan berkesinambungan proses manajemen keamanan; g) mencakup komitmen untuk mentaati ketentuan-ketentuan hukum, peraturan dan undangundang yang berlaku serta peraturan lainnya yang mengikat organisasi; h) disetujui oleh manajemen puncak; i) didokumentasikan, diimpelementasikan dan dipelihara ; j) dikomunikasikan kepada semua pegawai dan pihak ketiga yang relevan termasuk kontraktor dan pengunjung dengan maksud agar mereka memahami tanggung jawabnya masing-masing terkait masalah keamanan; k) tersedia bagi pemangku kepentingan jika perlu; l) melakukan tinjauan bila terjadi akuisisi atau penggabungan dengan organisasi lain atau perubahan lain pada ruang lingkup bisnis organisasi yang mungkin mempengaruhi keberlangsungan atau relevansi dari sistem manajemen keamanan. CATATAN Organisasi boleh memilih untuk memiliki kebijakan manajemen keamanan yang lebih rinci untuk penggunaan internal yang akan menyediakan informasi dan arahan yang cukup untuk menggerakkan sistem manajemen keamanan (bagian diantaranya mungkin bersifat rahasia) dan memiliki versi ringkasannya (yang tidak rahasia) yang memuat sasaran umum untuk diseminasi kepada permangku kepentingan dan pihak terkait lainnya. 4.3 Penilaian resiko keamanan dan perencanaan Penilaian resiko keamanan Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk melakukan identifikasi dan penilaian terhadap ancaman keamanan secara terus menerus dan ancaman serta resiko yang berkaitan dengan manajemen keamanan, dan identifikasi serta pelaksanaan tindakan pengendalian manajemen yang diperlukan. Identifikasi ancaman dan resiko keamanan, metode penilaian dan pengendaliannya sebaiknya, secara minimal, sesuai dengan sifat dan skala operasional. Penilaian ini harus mempertimbangkan kemungkinan timbulnya suatu kejadian dan seluruh akibat-akibatnya yang harus dicakup : a) ancaman dan resiko kegagalan fisik, seperti kegagalan fungsional, kerusakan insidental, kerusakan parah atau ancaman teroris atau tindakan kriminal; b) ancaman dan resiko operasional, termasuk pengendalian keamanan, faktor manusia dan aktivitas lainnya yang mempengaruhi kinerja, kondisi atau keselamatan organisasi; 5 dari 18

12 c) kejadian alam (badai, banjir, dsb.) yang mungkin menyebabkan tidak efektifnya peralatan dan tindakan pengamanan; d) faktor di luar pengendalian organisasi, seperti gagalnya peralatan dan jasa yang dipasok dari luar; e) ancaman dan resiko terhadap pemangku kepentingan seperti kegagalan untuk memenuhi persyaratan perundangan atau rusaknya reputasi atau merk dagang; f) desain atau instalasi peralatan keamanan termasuk penggantian, pemeliharaan, dsb; g) manajemen informasi dan data serta komunikasi; h) ancaman terhadap kelangsungan operasional. Organisasi harus memastikan bahwa hasil penilaian ini dan dampak pengendalian ini dipertimbangkan dan, bila dianggap memadai, memberikan input terhadap : a) sasaran dan target manajemen keamanan; b) program manajemen keamanan; c) penetapan persyaratan untuk desain, spesifikasi dan instalasi; d) identifikasi sumber daya yang memadai termasuk tingkatan staf; e) identifikasi kebutuhan pelatihan dan ketrampilan (lihat 4.4.2); f) pengembangan pengendalian operasional (lihat 4.4.6); g) kerangka kerja manajemen resiko dan ancaman organisasi secara keseluruhan; Organisasi harus mendokumentasikan dan menjaga agar informasi di atas diperbaharui. Metodologi organisasi untuk identifikasi dan penilaian ancaman dan resiko harus : a) ditetapkan sesuai dengan ruang lingkup, sifat dan waktu untuk memastikan bahwa metodologinya proaktif dan bukan reaktif; b) mencakup pengumpulan informasi yang berkaitan dengan ancaman dan resiko keamanan; c) membuat klasifikasi ancaman dan resiko dan mengidentifikasi mana yang harus dihindari, dihilangkan atau dikendalikan; d) melakukan pemantauan atas tindakan untuk memastikan efektivitas dan jangka waktu pelaksanaannya (lihat 4.5.1) Persyaratan hukum, peraturan perundangan dan persyaratan keamanan lainnya Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur a) untuk mengidentifikasi dan mengakses persyaratan perundang-undangan yang berlaku serta persyaratan lainnya yang mengikat organisasi yang terkait dengan ancaman dan resiko keamanannya, dan b) untuk menentukan bagaimana persyaratan ini diterapkan pada ancaman dan resiko keamanannya. Organisasi harus menjaga agar informasi ini selalu mutakhir. Organisasi harus mengkomunikasikan informasi relevan mengenai ketentuan hukum dan persyaratan lainnya kepada pegawainya dan pihak ketiga terkait lainnya termasuk kontraktor. 6 dari 18

13 4.3.3 Sasaran manajemen keamanan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sasaran manajemen keamanan yang terdokumentasi pada fungsi dan tingkatan yang relevan di dalam organisasi. Sasaran tersebut harus diturunkan dari dan konsisten dengan kebijakan. Saat menetapkan dan meninjau sasarannya, organisasi harus memperhatikan : a) persyaratan hukum, peraturan perundangan dan peraturan keamanan lainnya; b) ancaman dan resiko keamanan; c) pilihan teknologi dan pilihan lainnya; d) persyaratan keuangan, operasional dan bisnis; e) pandangan pemangku kepentingan. Sasaran manajemen keamanan harus : a) konsisten dengan komitmen organisasi terhadap peningkatan berkesinambungan; b) bisa dihitung (bila memungkinkan); c) dikomunikasikan kepada semua pegawai dan pihak ketiga terkait, termasuk kontraktor, dengan maksud agar mereka menyadari kewajiban masing-masing; d) ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa sasaran tersebut masih tetap relevan dan konsisten dengan kebijakan manajemen keamanan. Bila dianggap perlu sasaran manajemen keamanan harus diubah sesuai kondisi yang ada Target manajemen keamanan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara target manajemen keamanan yang terdokumentasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Target tersebut harus diturunkan dari, dan konsisten dengan sasaran manajemen keamanan. Target-target ini harus : a) terinci di setiap tingkatan yang sesuai; b) spesifik, terukur, bisa dicapai, relevan dan berjangka waktu (bila memungkinkan); c) dikomunikasikan kepada seluruh pegawai dan pihak-pihak ketiga terkait termasuk kontraktor dengan maksud agar mereka menyadari tanggung jawabnya masing-masing; d) ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa target tetap relevan dan konsisten dengan sasaran manajemen keamanan. Bila perlu target tersebut harus diubah sesuai kondisi yang ada Program manajemen keamanan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara program manajemen keamanan untuk mencapai sasaran dan targetnya. Program tersebut harus dioptimasi dan selanjutnya ditetapkan prioritasnya, dan organisasi harus menjamin bahwa program tersebut diterapkan secara efisien dan efektif dalam biaya. 7 dari 18

14 Program tersebut harus mencakup dokumentasi yang menjelaskan : a) tanggung jawab dan wewenang yang telah ditetapkan untuk mencapai sasaran dan target manajemen keamanan; b) cara dan skala waktu kapan sasaran dan target manajemen keamanan harus tercapai. Program manajemen keamanan harus ditinjau secara berkala untuk memastikan bahwa program tersebut tetap efektif dan konsisten dengan sasaran dan target. Bila dianggap perlu, program harus diubah sesuai kondisi yang ada. 4.4 Implementasi dan Operasional Struktur, wewenang dan tanggung jawab untuk manajemen keamanan Organisasi harus menetapkan dan memelihara struktur organisasi dari peran, tanggung jawab dan wewenang, konsisten dengan pencapaian kebijakan, sasaran, target dan program manajemen keamanan. Peran, tanggung jawab dan wewenang tersebut harus ditetapkan, didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada individu yang bertanggungjawab terhadap penerapan dan pemeliharaannya. Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmennya terhadap pengembangan dan penerapan sistem manajemen keamanan dan meningkatkan efektifitasnya secara berkesinambungan dengan cara : a) menunjuk seorang anggota manajemen puncak yang, diluar tanggung jawab lainnya, harus bertanggung jawab atas seluruh desain, pemeliharaan, dokumentasi, dan peningkatan sistem manajemen keamanan organisasi; b) menunjuk seorang atau lebih dari manajemen dengan wewenang yang diperlukan untuk memastikan bahwa sasaran dan target tersebut diterapkan; c) mengidentifikasi dan memantau persyaratan dan harapan pemangku kepentingan organisasi dan mengambil tindakan yang diperlukan serta tepat waktu untuk mengelola harapan tersebut; d) memastikan ketersediaan sumber daya secara memadai; e) mempertimbangkan dampak yang merugikan yang mungkin ditimbulkan oleh kebijakan manajemen keamanan, sasaran, target, program dan lain-lain terhadap aspek lain dalam organisasi f) memastikan setiap program keamanan yang bersumber dari bagian lain dalam organisasi yang melengkapi sistem manajemen keamanan; g) mengkomunikasikan kepada organisasi mengenai pentingnya memenuhi persyaratan manajemen keamanan agar sesuai dengan kebijakannya; h) memastikan bahwa ancaman dan resiko terkait keamanan dievaluasi dan dicakup di dalam penilaian ancaman dan resiko organisasi, sebagaimana mestinya; i) memastikan kelayakan dari sasaran, target dan program manajemen keamanan. 8 dari 18

15 4.4.2 Kompetensi, pelatihan dan kepedulian Organisasi harus memastikan bahwa personel yang bertangungjawab atas desain, operasi dan manajemen keamanan peralatan dan proses dikualifikasi secara memadai dalam segi pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman. Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk membuat personel atau pihak yang bekerja untuk organisasi, peduli atas halhal berikut : a) pentingnya kesesuaian terhadap kebijakan dan prosedur manajemen keamanan dan persyaratan sistem manajemen keamanan; b) peran dan tanggung jawab mereka dalam mencapai kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur manajemen keamanan dan dengan persyaratan sistem manajemen keamanan, termasuk persyaratan kesiapan dan tanggap darurat; c) akibat potensial terhadap keamanan organisasi apabila keluar dari prosedur operasional yang telah ditetapkan. Rekaman kompetensi dan pelatihan harus disimpan Komunikasi Organisasi harus mempunyai prosedur untuk memastikan bahwa informasi manajemen keamanan yang relevan dikomunikasikan kepada dan dari pegawai terkait, kontraktor dan pemangku kepentingan lainnya. Dikarenakan sifat peka dari informasi tertentu terkait keamanan, pertimbangan sebaiknya diberikan terhadap kepekaan informasi tersebut sebelum disebarluaskan Dokumentasi Organisasi harus menetapkan dan memelihara suatu sistem dokumentasi manajemen keamanan yang mencakup, tetapi tidak terbatas hanya pada, hal berikut : a) kebijakan, sasaran dan target keamanan; b) Uraian mengenai ruang lingkup sistem manajemen keamanan; c) Uraian mengenai elemen utama dalam sistem manajemen keamanan dan interaksi serta acuan pada dokumen terkait; d) dokumen, termasuk rekaman, yang disyaratkan dalam Standar ini, dan e) dokumen, termasuk rekaman yang ditetapkan oleh organisasi yang diperlukan untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian proses secara efektif yang berkaitan dengan ancaman dan resiko keamanan yang signifikan. Organisasi harus menentukan kepekaan keamanan informasi dan harus mengambil langkah untuk mencegah akses oleh pihak-pihak yang tidak berwenang Pengendalian dokumen dan data 9 dari 18

16 Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan seluruh dokumen, data dan informasi yang disyaratkan pada Klausul 4 dalam Standar ini untuk memastikan bahwa : a) dokumen, data dan informasi tersebut dapat ditempatkan dan diakses hanya oleh individu yang berwenang; b) dokumen, data dan informasi tersebut ditinjau secara berkala, direvisi sesuai keperluan dan disahkan kecukupannya oleh personel yang berwenang; c) versi terkini dari dokumen, data dan informasi yang relevan tersedia di seluruh lokasi operasi yang penting untuk pelaksanaan sistem manajemen keamanan secara efektif; d) dokumen, data dan informasi yang tidak berlaku segera disingkirkan dari semua tempat penerbitan dan tempat pengunaannya, atau dijamin dari penggunaan yang tidak semestinya; e) dokumen, data dan informasi arsip yang disimpan untuk keperluan hukum atau pengetahuan atau keduanya harus diidentifikasi dengan sesuai; f) dokumen, data dan informasi tersebut diamankan, dan apabila dalam bentuk elektronik dibuatkan cadangan dan dapat dipulihkan (back up) Pengendalian operasional Organisasi harus mengidentifikasi operasi dan aktifitas yang dibutuhkan untuk mencapai : a) kebijakan manajemen keamanannya; b) pengendalian aktifitas dan mitigasi terhadap ancaman yang teridentifikasi mempunyai resiko yang signifikan; c) ketaatan terhadap ketentuan hukum, perundangan dan peraturan keamanan lainnya; d) sasaran manajemen keamanan; e) pelaksanaan program manajemen keamanan; f) tingkat keamanan rantai pasokan yang disyaratkan. Organisasi harus memastikan bahwa operasi dan aktivitas dilaksanakan di bawah kondisi tertentu melalui : a) penetapan, penerapan dan pemeliharaan prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan situasi bila prosedur tersebut tidak ada, dapat menyebabkan kegagalan tidak tercapainya operasi dan aktifitas sebagaimana diuraikan pada a) sampai f) di atas; b) evaluasi ancaman apapun yang timbul dari aktivitas rantai pasokan hulu dan melakukan pengendalian untuk memitigasi dampak tersebut pada organisasi dan operator rantai pasokan hilir lainnya; c) penetapan dan pemeliharaan persyaratan barang dan jasa yang berdampak pada keamanan dan mengomunikasikannya kepada pemasok dan kontraktor. Prosedur ini harus mencakup pengendalian atas desain, instalasi, operasi, refurbishment dan modifikasi peralatan, instrumentasi, dsb yang terkait dengan keamanan, bila memadai. Apabila pengaturan yang ada direvisi atau ada pengaturan baru, yang dapat berdampak pada operasi dan aktifitas manajemen keamanan, organisasi harus mempertimbangkan 10 dari 18

17 ancaman dan resiko keamanan yang terkait sebelum diterapkan. Pengaturan baru atau direvisi yang dipertimbangkan harus mencakup: a) struktur organisasi, peran atau tanggung jawab yang direvisi; b) kebijakan, sasaran, target atau program manajemen keamanan yang direvisi; c) proses dan prosedur yang direvisi; d) pengenalan terhadap infrastruktur, peralatan keamanan atau teknologi baru, yang dapat mencakup piranti keras dan/atau piranti lunak; e) pengenalan terhadap kontraktor, pemasok atau personel baru, bila memadai Kesiapan darurat, tanggap darurat dan pemulihan keamanan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara rencana dan prosedur yang memadai untuk mengidentifikasi potensi untuk, dan tanggap terhadap, insiden keamanan dan situasi darurat, dan untuk mencegah serta memitigasi kemungkinan akibat yang terkait. Rencana dan prosedur tersebut harus mencakup informasi mengenai penyediaan dan pemeliharaan peralatan, fasilitas atau jasa yang teridentifikasi dibutuhkan selama atau setelah insiden atau situasi darurat. Organisasi harus meninjau secara berkala efektifitas kesiapan darurat, tanggap darurat dan rencana serta prosedur pemulihan keamanan, terutama setelah terjadinya insiden atau situasi darurat yang disebabkan oleh pelanggaran dan ancaman keamanan. Organisasi harus menguji secara berkala prosedur tersebut bila dapat dipraktekkan. 4.5 Pengecekan dan tindakan korektif Pengukuran dan pemantauan kinerja keamanan Organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja sistem manajemen keamanannya. Organisasi juga harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk memantau dan mengukur kinerja keamanan. Organisasi harus mempertimbangkan ancaman dan resiko keamanan yang terkait, termasuk mekanisme penurunan yang potensial dan akibatnya, saat menentukan frekuensi pengukuran dan pemantauan parameter kinerja kunci. Prosedur tersebut harus meliputi : a) pengukuran kualitatif dan kuantitatif sesuai dengan kebutuhan organisasi; b) pemantauan sejauh mana kebijakan, sasaran dan target manajemen keamanan organisasi dipenuhi; c) ukuran kinerja yang proaktif yang memantau ketaatan terhadap program sistem manajemen keamanan, kriteria pengendalian operasi dan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku serta persyaratan lainnya; d) ukuran kinerja yang reaktif untuk memantau penurunan, kegagalan, insiden, ketidaksesuaian (termasuk kejadian nyaris celaka dan alarm yang keliru) di bidang keamanan serta bukti historis lainnya tentang adanya kelemahan dalam kinerja sistem manajemen keamanan; e) perekaman data dan hasil pemantauan dan pengukuran yang cukup untuk memfasilitasi analisis tindakan korektif dan pencegahan secara berurutan. Jika perangkat pemantauan 11 dari 18

18 dibutuhkan untuk kinerja dan/atau pengukuran dan pemantauan, organisasi harus mensyaratkan penetapan dan pemeliharaan prosedur untuk kalibrasi dan pemeliharaan peralatan tersebut. Rekaman kalibrasi dan aktifitas dan hasil pemeliharaan harus disimpan dalam jangka waktu yang cukup untuk memenuhi ketentuan hukum dan kebijakan organisasi Evaluasi sistem Organisasi harus mengevaluasi rencana, prosedur dan kemampuan manajemen keamanan melalui tinjauan, pengujian, laporan pasca insiden, pembelajaran, evaluasi kinerja dan latihan secara berkala. Perubahan yang signifikan dalam faktor ini harus segera terefleksikan dalam prosedur. Organisasi harus mengevaluasi ketaatan terhadap peraturan dan perundangan terkait, praktek industri terbaik dan kesesuaian dengan kebijakan dan sasarannya secara berkala. Organisasi harus menyimpan rekaman hasil evaluasi berkala Kegagalan, insiden, ketidaksesuaian serta tindakan korektif dan pencegahan yang terkait dengan keamanan Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur yang menjelaskan tanggung jawab dan wewenang untuk: a) mengevaluasi dan memulai tindakan pencegahan untuk mengidentifikasi potensi kegagalan keamanan untuk mencegah terulangnya kembali; b) melakukan investigasi terkait dengan keamanan, seperti: 1) kegagalan termasuk kejadian yang nyaris celaka dan alarm yang keliru; 2) insiden dan situasi darurat; 3) ketidaksesuaian; c) melakukan tindakan mitigasi akibat apapun yang berasal dari kegagalan, insiden atau ketidaksesuaian; d) memulai dan menyelesaikan tindakan korektif; e) mengkonfirmasikan efektifitas tindakan korektif yang diambil. Prosedur ini harus mensyaratkan bahwa seluruh tindakan korektif dan pencegahan yang diusulkan ditinjau melalui proses penilaian resiko dan ancaman keamanan sebelum diterapkan kecuali apabila diperlukan penerapan segera untuk mencegah paparan terhadap kehidupan atau keamanan masyarakat disekitarnya. Tindakan korektif atau pencegahan yang diambil untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang aktual dan potensial harus sesuai dengan bobot masalah dan sepadan dengan ancaman dan resiko yang mungkin dihadapi. Organisasi harus menerapkan dan merekam perubahan apapun dalam prosedur terdokumentasi yang berasal dari tindakan korektif dan pencegahan dan harus mencakup pelatihan yang dibutuhkan bila perlu. 12 dari 18

19 4.5.4 Pengendalian rekaman Organisasi harus menetapkan dan memelihara rekaman yang diperlukan untuk memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen keamanan dan standar ini serta hasil yang dicapai. Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk pengidentifikasian, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pemusnahan rekaman. Rekaman harus dan senantiasa dapat dibaca, dapat diidentifikasi dan tertelusur. Dokumentasi elektronik dan digital seharusnya tidak mudah rusak, memiliki back up yang aman dan hanya bisa diakses oleh personel yang berwenang Audit Organisasi harus menetapkan, menerapkan dan memelihara program audit manajemen keamanan dan harus memastikan bahwa audit sistem manajemen keamanan dilakukan pada interval yang direncanakan, untuk : a) menentukan apakah sistem manajemen keamanan tersebut: 1) sesuai dengan pengaturan manajemen keamanan yang direncanakan termasuk seluruh persyaratan dalam Klausul 4 pada standar ini; 2) telah diterapkan dan dipelihara secara tepat; 3) efektif dalam memenuhi kebijakan dan sasaran manajemen keamanan organisasi. b) meninjau hasil audit sebelumnya dan tindakan yang diambil untuk menyelesaikan ketidaksesuaian; c) memberikan informasi mengenai hasil audit kepada manajemen; d) memverifikasi bahwa peralatan dan personel keamanan ditempatkan dengan tepat. Program audit, termasuk penjadwalan, harus berdasarkan hasil penilaian resiko dan ancaman terhadap aktifitas organisasi termasuk hasil audit sebelumnya. Prosedur audit harus mencakup ruang lingkup, frekuensi, metodologi serta kompetensi, termasuk tanggung jawab dan persyaratan untuk melakukan audit serta melaporkan hasilnya. Bila memungkinkan, audit harus dilakukan oleh personel yang independen yang tidak memiliki tanggung jawab langsung terhadap kegiatan yang diperiksa. Catatan Frasa personel independen tidak berarti personel harus berasal dari luar organisasi Tinjauan manajemen dan peningkatan berkesinambungan Manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen keamanan organisasi, pada periode waktu yang telah ditetapkan, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas. 13 dari 18

20 Tinjauan harus mencakup penilaian terhadap peluang untuk perbaikan dan kebutuhan perubahan terhadap sistem manajemen keamanan, termasuk kebijakan keamanan dan sasaran keamanan serta ancaman dan resiko. Rekaman tinjauan manajemen harus disimpan. Masukan terhadap tinjauan manajemen mencakup : a) hasil audit dan evaluasi mengenai ketaatan terhadap persyaratan hukum dan peraturan lainnya yang mengikat organisasi; b) komunikasi dari pihak eksternal terkait, termasuk keluhan; c) kinerja organisasi menyangkut masalah keamanan; d) sejauh mana sasaran dan target telah tercapai; e) status tindakan korektif dan pencegahan; f) tindak-lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya; g) situasi yang berubah, termasuk perkembangan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya yang terkait aspek keamanan, dan h) rekomendasi untuk peningkatan. Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan perubahan yang mungkin terhadap kebijakan keamanan, sasaran, target dan elemen lainnya dari sistem manajemen keamanan, konsisten dengan komitmen untuk peningkatan berkesinambungan. 14 dari 18

21 Lampiran A (informatif) Korelasi antara SNI ISO 28000:2009, SNI dan SNI SNI ISO 28000:2009 SNI SNI Elemen sistem manajemen keamanan (hanya judul) 4 Persyaratan sistem manajemen lingkungan (hanya judul) 4 Sistem manajemen mutu (hanya judul) Persyaratan umum 4.1 Persyaratan umum 4.1 Persyaratan umum 4.1 Kebijakan manajemen keamanan 4.2 Kebijakan lingkungan 4.2 Komitmen manajemen Kebijakan mutu Perbaikan Penilaian resiko keamanan dan perencanaan (hanya judul) Penilaian resiko keamanan Persyaratan hukum, Peraturan perundangan dan persyaratan keamanan lainnya Sasaran manajemen keamanan Target manajemen keamanan Program manajemen keamanan Implementasi dan operasional (hanya judul) Struktur, wewenang dan tanggung jawab untuk manajemen 4.3 Perencanaan (hanya judul) berkesinambungan 4.3 Perencanaan (hanya judul) Aspek lingkungan Fokus pada pelanggan Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk Tinjauan terhadap persyaratan yang berkaitan dengan produk Persyaratan peraturan perundangundangan dan lainnya Tujuan, sasaran, dan program Tujuan, sasaran, dan program Sasaran, target dan program 4.4 Penerapan dan operasi (hanya judul) Sumber daya, peran, tanggung jawab dan kewenangan Fokus pada pelanggan Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk Sasaran mutu Perencanaan sistem manajemen mutu Perbaikan berkesinambungan Sasaran mutu Perencanaan sistem manajemen mutu Perbaikan berkesinambungan Sasaran mutu Perencanaan sistem manajemen mutu Perbaikan berkesinambungan 4.4 Realisasi produk (hanya judul) Komitmen manajemen Tanggung jawab dan wewenang Wakil manajemen dari 18

22 keamanan Kompetensi, pelatihan dan kepedulian Kompetensi, pelatihan dan kesadaran Penyediaan sumber daya Prasarana (Sumber daya manusia) Umum Kompetensi, kesadaran dan pelatihan Komunikasi Komunikasi Komunikasi internal Komunikasi pelanggan Dokumentasi Dokumentasi (Persyaratan Dokumentasi) Umum Pengendalian Pengendalian Pengendalian dokumen dan data dokumen dokumen Pengendalian Pengendalian operasional operasional Kesiapan darurat, tanggap darurat dan pemulihan keamanan Pengecekan dan tindakan korektif Kesiagaan dan tanggap darurat 4.5 Pemeriksaan (hanya judul) Perencanaan realisasi produk Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk Perencanaan desain dan pengembangan Masukan desain dan pengembangan Keluaran desain dan pengembangan Tinjauan desain dan pengembangan Verifikasi desain dan pengembangan Validasi desain dan pengembangan Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Proses pembelian Informasi pembelian Verifikasi produk yang dibeli Pengendalian produksi dan penyediaan jasa Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Preservasi produk Pengendalian produk yang tidak sesuai 4.5 Pengukuran, analisis dan perbaikan (hanya dari 18

23 (hanya judul) judul) Pengukuran dan pemantauan kinerja keamanan Pemantauan dan pengukuran Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran Umum (pengukuran, analisis dan perbaikan Pemantauan dan pengukuran proses Pemantauan dan pengukuran produk Analisis data Evaluasi sistem Evaluasi penataan Pemantauan dan pengukuran proses Pemantauan dan pengukuran produk Kegagalan, insiden, ketidaksesuaian serta tindakan korektif dan pencegahan yang terkait dengan keamanan Ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan Pengendalian produk yang tidak sesuai Analisis data Tindakan korektif Tindakan pencegahan Pengendalian Pengendalian Pengendalian rekaman rekaman rekaman Audit Audit internal Audit internal Tinjauan manajemen dan peningkatan berkesinambungan 4.6 Tinjauan manajemen Komitmen manajemen Tinjauan manajemen (hanya judul) Umum Masukan untuk tinjauan manajemen Keluaran untuk tinjauan manajemen Perbaikan berkesinambungan dari 18

24 Bibliografi ISO 9001:2000, Quality management systems Requirements ISO 14001:2004, Environmental management systems Requirements with guidance for use ISO 19011:2002, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing ISO/PAS 20858:2004, Ships and marine technology Maritime port facility security assessments and security plan development ISO/PAS 28001, Security management systems for the supply chain Best practices for implementing supply chain security Assessments and plans ISO/PAS 28004:2006, Security management systems for the supply chain Guidelines for the implementation of ISO/PAS dari 18

25

26

27

28 BADAN STANDARDISASI NASIONAL - BSN Gedung Manggala Wanabakti Blok IV Lt. 3-4 Jl. Jend. Gatot Subroto, Senayan Jakarta Telp: ; Faks: ; bsn@bsn.go.id