BAB I PENDAHULUAN. dengan sangat pesatnya. Jika diamati setiap satu dekade, terjadi

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perkembangan dari sistem teknologi informasi (STI) telah berkembang dengan sangat pesatnya. Jika diamati setiap satu dekade, terjadi perkembangan yang cukup signifikan dari sistem teknologi informasi (STI). Dimulai dari era akuntansi pada tahun 1950, beranjak ke era operasional mulai tahun 1960, ke era informasi mulai tahun 1970, menuju ke era jejaring di mulai tahun 1980 sampai ke era jejaring global mulai tahun 1990, sistem teknologi informasi telah banyak sekali mengalami perubahan. Mau tidak mau menyebabkan perubahan-perubahan peran dari sistem teknologi informasi itu sendiri, mulai dari perannya membantu operasi organisasi menjadi lebih efisien sampai ke perannya sebagai alat memenangkan kompetisi. Perkembangan ini juga menyebabkan perubahan-perubahan peran manajer di dalam organisasi. Sebagai suatu sistem yang fisik, sistem teknologi informasi sebenarnya memiliki komponen-komponen yang macam dan jumlahnya sudah pasti. Ketidakmampuan mengidentifikasikan dan memahami komponen-komponen ini akan mengakibatkan sistem teknologi informasi yang dibuat tidak dapat mencapai tujuannya. Pemahaman konsep sistem teknologi informasi dan komponen-komponennya akan sangat membantu di dalam penerapan sistemsistem teknologi informasi yang berbeda aplikasinya, seperti misalnya sistem

2 informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi produksi, sistem informasi keuangan dan lain sebagainya. Tren teknologi informasi saat ini sudah berbasis jaringan internet dan semua terakses tanpa batas waktu dan ruang. Implementasi sistem informasi berbasis teknologi informasi dalam bidang tertentu juga sudah sangat tertinggal apabila hanya sekedar membuat otomatis tetapi belum dapat bersinergi antara suatu sub sistem informasi dengan sub sistem informasi lainnya. Analoginya seperti halnya kita sehari-hari dirumah tidak akan dapat hidup tanpa berkomunikasi dengan lingkungan, (biasa hal ini dalam teknologi informasi dikenal dengan enterprise system yang terintegrasi). Apabila kerangka pikir pengguna di level manajemen atas dan menengah sudah berusaha untuk ideal dalam mewujudkan sistem informasi yang saling bersinergi tentunya pengembangan-pengembangan sistem di institusinya. Salah satu kendala utama yang disampaikan penentu kebijakan dalam mewujudkan sistem yang sering penulis jumpai adalah biaya pengembangan sistem dan pegadaan infrastrukturnya. Namun seringkali kendala ini tidak mendapatkan solusi yang tepat apabila dihadapkan dengan kebutuhan dan regulasi yang mensyaratkan penggunaan sistem informasi. Sebagai langkah praktis untuk mewujudkan pengadaan sistem dengan membuat sistem informasi tanpa perencanaan desain dan proyeksi kebutuhan jangka panjang. Biasanya sistem hanya dibangun dengan pertimbangan merubah pekerjaan manual menjadi otomatis dengan biaya murah. Bahkan sering dijumpai juga menggunakan sistem

3 informasi yang bersifat retail untuk suatu instansi yang seharusnya perlu mengakomodir kebijakan-kebijakan manajemen lokal sehingga memaksa kebijakan atau peraturan lokal tersebut hilang karena merujuk software yang baru yang sebenarnya tidak cocok. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek pelanggan dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang ada. Banyak perusahaan menggunakan sistem berlandaskan komputer pada tingkat yang paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. Juga banyak perusahaan jasa yang menjual program-program atau data khusus kepada bermacam pemakai. Salah satu kegiatan departemen komputer yang paling penting adalah mendesain sistem informasi. Pendesain sistem informasi, berkerja dengan para pemakai untuk menciptakan prosedur-prosedur, isi dan struktur file (arsip), alogaritma pengolahan serta tahap- tahap konversi ( perubahan ). Seluruh sistem informasi berlandaskan komputer dalam organisasi biasanya dijalankan mengikuti aturan tertentu. Terdapat perbedaan antara data dengan informasi. Data adalah fakta fakta, angka angka, atau keterangan mentah/kasar yang memiliki kaitan dengan sebuah organisasi yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Data selalu bersifat umum dan belum tentu memiliki relasi yang signifikan terhadap perencanaan dan pengambilan keputusan pada sebuah organisasi/perusahaan.

4 Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses, atau yang memiliki arti bagi pemakainya untuk kegunaan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi/perusahaan. Informasi berasal dari sumber sumber internal maupun lingkungan. Suatu pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan dan tulisan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi elemen elemen komputer, elemen elemen non komputer, atau kombinasinya. Sistem informasi merupakan komponen pendukung proses manajemen dalam organisasi/perusahaan. Dengan penanganan/penerapan sistem informasi yang terkelola dengan baik, maka akan mendukung produktivitas kerja karyawan menjadi lebih baik. Dalam mengelola perusahaan, diperlukan berbagai jenis informasi guna mendukung berbagai proses pengambilan keputusan, baik oleh manajemen puncak, manajer berbagai bidang fungsional, dan penyelenggaraan kegiatan operasional. Berdasarkan hal tersebut, pengolahan informasi harus dilakukan dengan sebaik baiknya, sehingga informasi tersebut dapat terkumpul, terolah, dan tersimpan dengan baik. Dengan demikian, informasi akan lebih mudah ditelusuri dan didistribusikan sesuai dengan kebutuhan kerja karyawan pada suatu perusahaan. Meskipun penggunaan berbagai jenis informasi

5 tersebut berbeda dari satuan kerja ke satuan kerja yang lain, namun pada tingkat tertentu terdapat kesamaan jenis informasi yang dibutuhkan itu. Oleh karena itu, diputuskan penulisan Tugas Akhir dengan pembahasan mengenai PEMANFAATAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENINGKATAN PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. B. Permasalahan Dari uraian diatas, maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan. Adapun perumusan masalah yang dapat diambil sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu: Bagaimana Penerapan dan Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi Dalam Peningkatkan Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. C. Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah : 1. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang sistem pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi USU.

6 2. Sebagai pengalaman yang sangat berharga bagi penulis karena dapat langsung terjun ke lapangan untuk mendapatkan data dan informasi mengenai sistem pelayanan kemahasiswaan yang dijalankan oleh Fakultas Ekonomi USU. 3. Dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi instansi agar dapat melaksanakan aktivitas dengan lebih efisien, efektif serta lebih bijaksana dalam pengambilan keputusan demi kelancaran instansi dalam mencapai tujuannya. 4. Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan bagi peneliti atau rekanrekan mahasiswa yang akan membahas masalah dengan topik yang sama. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan oleh Penulis adalah : 1. Bagi peneliti, dapat melatih dan berfikir secara ilmiah serta menambah wawasan pengetahuan di bidang manajemen pelayanan. 2. Bagi Fakultas Ekonomi, dapat memberikan informasi dan sebagai bahan pertimbangan atau evaluasi yang bermanfaat dalam Sistem Pelayanan selanjutnya guna peningkatan kwalitas pelayanan dimasa datang. 3. Bagi kalangan akademis, dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan ilmu pengetahuan tentang kwalitas pelayanan, di Fakultas Ekonomi. 4. Bagi peneliti lanjutan, dapat menjadi bahan pertimbangan bagi yang ingin meneliti mengenai tema yang sama yaitu, Sistem Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi, atau sistem pelayanan

7 ditempat yang sama, yaitu pada sehingga diharapkan menghasilkan penelitian yang lebih sempurna dan teruji. E. Rencana Penulisan Jadwal Survei / Observasi 1. Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini. Tabel 1.a Jadwal Survei / Observasi O KEGIATAN Persiapan Pengumpulan MINGGU KE Data Laporan Penulisan Keterangan Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan riset pada Fakultas Ekonomi selama beberapa minggu, yakni mulai tanggal 1 November November Rencana isi

8 Tugas Akhir ini dibagi dalam 4 bab yang setiap bab nya terdiri dari beberapa sub bagian. F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian. BAB II : PROFIL INSTANSI Dalam bab ini, dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini, dijelaskan tentang penerapan sistem informasi dan peranan sistem informasi terhadap peningkatan efisiensi kinerja pegawai di Fakultas Ekonomi. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini, dijelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan di bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, dan saran Penulis pada bagian pendidikan Fakultas Ekonomi USU, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua referensi yang digunakan.