SISTEM INFORMASI PEMESANAN JASA DAN PENCETAKAN DOKUMEN PROYEK DI BENGKEL LAS JAYA ABADI NUSA TENGGARA BARAT NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PEMESANAN JASA DAN PENCETAKAN DOKUMEN PROYEK DI BENGKEL LAS JAYA ABADI NUSA TENGGARA BARAT NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Muh. Abwandi kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016

2

3 SISTEM INFORMASI PEMESANAN JASA DAN PENCETAKAN DOKUMEN PROYEK DI BENGKEL LAS JAYA ABADI NUSA TENGGARA BARAT Muh. Abwandi 1), Bambang Sudaryatno 2) 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia pertama@students.amikom.ac.id 1), kedua@amikom.ac.id 2) Abstract - Developing information systems in various fields of business, resulting in the need for an information system is very important in helping in data processing services bookings in the welding business. The project document also so important in a service business of welding, so that information systems can overcome the problem of project documents, so that the project can be completed within the time available in the project documents. In designing this system, the necessary data provided by the company or the object in question so that the information that produced this information system can overcome the problems that exist in the company or the object of research. In this study, researchers found some deficiencies in existing systems such as customer order data from the project is not in accordance with the business does, the data is inaccurate revenue each year even pedapatan report no. This system will help in handling the project document, and the company's revenue for the project. Keyword : Order System, Order Information, Order Information System 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam mengelola dan memanajemen data dalam suatu perusahaan, teknologi komputer sangat membantu dalam mengolah dan menyimpan data-data penting peruahasaan. Computer Base Information System atau Komputer Berbasis Sistem Informasi seringkali digunakan untuk membantu perusahaan yang mengiginkan pelayanan yang baik bertujuan untuk mempertahankan kepuasan dan kepercayaan konsumen pada perusahaan tersebut. Perkembangan dunia wirausaha di Indonesia semakin meningkat, hal ini bisa kita lihat dari banyaknya wirausahawan yang mendirikan usaha pribadi, salah satunya seperti wirausaha Bengkel Las. Semakin banyaknya wirausaha Bengkel Las yang didirikan, maka persaingan antar pendiri usaha pribadi semakin meningkat, baik itu persaingan dalam bidang pelayanan jasa, kualitas produksi, dan bahkan kecanggihan teknologi yang digunakan dalam membuat suatu pesanan atau proyek. UD. JAYA ABADI merupakan perusahaan pengelasan di bidang pemesanan jasa produksi seperti pintu, pagar, balkon, kanopi, ralling tangga, dll. Untuk mempermudah dan mempercepat pemesanan di UD. JAYA ABADI dibutuhkan suatu sistem informasi dalam mengelola pesanan konsumen dan membuat suatu laporan untuk pendapatan perusahaan tiap periode yang ditentukan serta sistem ini mampu mencetak dokumen proyek yang digunakan sebagai acuan untuk mengerjakan pesanan konsumen sehingga hasil produksi sesuai dengan pesanan konsumen. Penerapan Sistem Pemesanan Jasa Dan Pencetakan Dokumen Proyek di Bengkel Las JAYA ABADI Nusa Tenggara Barat Berbasis Desktop merupakan langkah positif dalam menangani masalah yang ada di UD. JAYA ABADI seperti mengolah data pesanan jasa produksi, mencetak dokumen proyek, dan mencetak laporan pendapatan perusahaan tiap periode yang ditentukan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka permasalahan dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana membuat sistem informasi yang mampu mengolah data pemesanan jasa produksi? 2. Bagaiamana membuat sistem informasi yang mampu mencetak dokumen proyek? 3. Bagaimana membuat sistem informasi yang mampu mencetak laporan pendapatan? 1.3 Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan dari pembuaatan sistem infomasi pemesanan jasa dan pencetakan dokumen proyek ini adalah sebagai berikut : 1. Menghasilkan suatu rancangan Sistem Infomasi Pemesanan Jasa yang dapat membantu karyawan di Bengkel Las JAYA ABADI Nusa Tenggara Barat dalam mengolah data pesanan konsumen. 2. Memberikan gambaran kepada karyawan Bengkel Las JAYA ABADI Nusa Tenggara Barat pentingnya teknologi informasi pada suatu perusahaan. 1

4 3. Menambah pengetahuan dan pengalaman dalam merancang Sistem Informasi Pemesanan Jasa 1.4 Metode Penelitian Dalam perancangan sistem informasi pemesanan jasa ini menggunakan beberapa metode sebagai berikut : 1) Metode Pengumpulan Data Untuk melakukan penelitian ini, metode yang di gunakan untuk mendapatkan data yang di butuhkan adalah: 1. Studi Pustaka Metode ini merupakan metode pengumpulan teoriteori yang ditujukan untuk memperoleh informasi yang lebih, sehingga dapat membantu menyelesaikan masalah pada saat pembuatan skripsi serta perancangan Sistem Informasi Pemesanan Jasa di Bengkel Las JAYA ABADI Nusa Tenggara Barat. 2. Interview Interview merupakan penelitian melalui wawancara secara langsung terhadap pihak Bengkel Las JAYA ABADI untuk mendapatkan data yang diinginkan. 3. Dokumentasi Mengamati dokumen proyek yang pernah dikerjakan dan dokumen produksi yang dimiliki perusahaan. 2) Metode Analisis Metode analisis yang digunakan untuk merancang sistem informasi pemesanan jasa ini adalah analisis PIECES. Penggunaan analisis pieces untuk mengidentifikasi permasalahan dalam sistem lama dan sistem yang baru. Sistem lama akan dibandingkan dengan sistem yang baru dengan menganalisa Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Service. Hasil perbandingan itu akan membuktikan sistem baru dapat diterapkan atau tidak. 3) Metode Perancangan Pada tahap perancangan sistem baru akan dirancang dalam beberapa bentuk diagram bertujuan untuk memberi gambaran secara rinci terhadap sistem yang akan dibuat. Rancangan sistem digambarkan dengan flowchart, Data Flow Diagram, dan Normalisasi 4) Metode Pengembangan Dalam pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC) terdapat beberapa metode yang bisa digunakan. Untuk sistem informasi pemesanan jasa ini akan menggunakan Prototyping. Prototyping adalah proses iteratif dalam pengembangan sistem dimana kebutuhan diubah kedalam sistem yang bekerja (working system) yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara pengguna dan analisis. Ada beberapa prototype methodology yang digunakan dalam mengembangkan sistem antara lain : 1. Analisis bekerja dengan tim untuk mengidentifikasi kebutuhan awal untuk sistem. 2. Analisis kemudian membangun prototype. Ketika sebuah protoype telah selesai. Pengguna bekerja dengan prototype itu dan menyampaikan pada analisis apa yang mereka sukai dan yang mereka tidak sukai. 3. Analisis kemudian menggunakan feedback ini untuk memperbaiki prototype. 4. Versi baru kemudian diberikan ke pengguna 5. Ulangi langkah-langkah tersebut sampai pengguna puas. 5) Metode Testing Metode testing yang banyak digunakan untuk melakukan pengujian pada software atau perangkat lunak adalah : 1. White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang. 2. Black Box Testing Black box testing merupakan pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak, tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program. 1.5 Tinjauan Pustaka Pada penelitian Cita Amadhea dari Universitas Komputer Indonesia tahun 2014 yang berjudul Sistem Informasi Pemesanan Barang Berbasis Website pada Bengkel Las Listrik dan Kontruksi Tri Jaya. Permasalahan yang pada penelitian yaitu membuat sistem informasi sebagai sarana promosi bengkel, membuat sistem informasi untuk memudahkan pelanggan atau konsumen dalam melakukan pemesanan, membuat sistem informasi untuk mengolah data-data pemesanan seperti pemesanan barang, pengukuran, pembelian bahan, pembuatan barang buat nota pelunasan, serta pemasangan dan pelunasan. Dan sistem informasi dapat mencetak nota uang muka, nota pelunasan, dan laporan pemasangan. Pada penelitian Siti Mayasari dan Russitasari dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer Amikom Yogyakarta tahun 2012 yang berjudul Membangun Aplikasi Pengolahan data Pemesanan dan Layanan pada Bengkel Las Cipta Sari Yogyakarta. Permasalahan yang ada pada penelitian yaitu membangun sistem informasi untuk pengolahan data-data yaitu data karyawan, data pengguna, data produk, data jenis produk data transaksi, data layanan, dan data konsumen. Dan sistem informasi dapat mencetak laporan-laporan yaitu laporan karyawan, laporan pengguna, laporan produk, laporan jenis produk, lapporan transaksi, laporan layanan, dan laporan konsumen. Dari penelitian diatas memiliki persamaan yaitu mengolah data pengguna, data karyawan, data produk, data kategori produk, data bahan produk, data transaksi 2

5 pemesanan, data pelanggan, mencetak laporan pelanggan, mencetak laporan produk, mencetak laporan bahan produk, dan mencetak laporan pegawai. Sedangkan perbedaan penelitian diatas dengan penelitian ini adalah mencetak dokumen proyek, dan mencetak laporan pendapatan. 1.6 Landasan Teori 1. Pengertian Sistem Sistem dapat diartikan sebagai susatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 1 1) Karakteristik Sistem Untuk memahami, membangun atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya yaitu : 1. Batasan (boundary) Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem. 2. Lingkungan (environtment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dan lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem. 4. Keluaran (output) Sumberdaya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar monitor, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungan bertemu atau bertransaksi. 7. Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyanggan diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 8. Pengolahan Sistem (process) Proses adalah bagian sistem yang memproses input menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima. 2. Pengertian Informasi Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau dataitem. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2 Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. 1) Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (information of quality) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu, dan relevan. 1. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahankesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat Waktu, informasi yang dibutuhkan harus pada saat itu juga atau tidak boleh terlambat. Jika informasi tidak tepat waktu maka pengambilan keputusan juga terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan, informasi akan memberi manfaat untuk pemakainya. 3. Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. 1) Elemen-Elemen Sistem Informasi Manajemen Menurut pendapat Davis (1995), sistem informasi manajemen terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut : 3 1. Perangkat keras komputer (hardware). 2. Perangkat lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan, dan program aplikasi. 3. Database. 4. Prosedur. 5. Petugas operasional. 4. Pengertian Sistem Informasi Pemesanan Jasa Sistem Informasi Pemesanan Jasa adalah sistem dalam suatu perusahaan jasa yang pada kegiatannya menawarkan sesuatu barang yang belum jadi atau barang yang tidak berwujud. Setelah melalui proses produksi barang yang dipesan baru akan terlihat 1 2 Hanif Al Fatta, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta:Andi, hal 3 Jogiyanto HM, Analisis Dan Desain Informasi, Yogyakarta:Andi, hal 3 3 Hanif Al Fatta, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta:Andi, hal 11 3

6 hasilnya, hasil dari proses produksi sesuai dengan proses pemesanan yang dilakukan oleh konsumen. 2. Pembahasan 2.1 Pengertian Implementasi Implementasi merupakan tahap pelaksanaan atau penerapan terhadap sebuah sistem yang akan dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya. Sehingga dari sini terlihat apakah aplikasi atau sistem yang telah dibuat benar-benar dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Aplikasi atau sistem harus bebas dari kesalahan berupa kesalahan bahasa (sintaks), kesalahan pada saat program dijalankan (runtime) atau kesalahan logika. Dengan demikian setelah aplikasi atau sistem bebas dari kesalahan, program diuji dengan memasukkan data uji untuk diolah. Tahap implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya dapat dioperasikan dengan benar dan lancar tanpa ada kesalahan saat aplikasi dijalankan. Penentuan waktu dan biaya merupakan langkah awal tahapan implementasi. Implementasi diwujudkan dengan formform yang telah dibuat berdasarkan rancangan form yang ada pada bab sebelumnya. Pengimplementasian dan pembahasan perancangan aplikasi ini menggunakan Bahasa pemrograman Visual Basic dan Microsoft Access 2003 untuk merancang database. 2.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan, ada beberapa kegiatan atau hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan implementasi agar kegiatan implementasi berjalan dengan sempurna yaitu melakukan pemilihan dan pelatihan personel. Personil-personil yang akanmenduduki posisi admin ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Pelatihan (training) dimaksudkan untuk personilpersonil operasi (operating personnel) yang bertugas langsung pada pekerjaannya untuk mengerjakan tugasnya masing-masing. Pendekatan-pendekatan yang bisa ditempuh untuk melakukan pelatihan yaitu : 1) Pelatihan Prosedur (Procedural Training) Kegiatan ini dilakukan dengan memberikan petunjuk cara kerja tertulis dengan menjelaskan masing-masing tugas yang harus dilakukan oleh personil yang ditunjuk. 2) Pelatihan Tutorial (Tutorial Training) Pelatihan tutorial dilakukan dengan cara tatap muka langsung dengan personil dan member penjelasan yang lebih terperinci tentang gambaran cara kerja tertulis. 3) Latihan Langsung di Pekerjaan (On The Job Training) Personil-personil yang dilatih diberi penjelasanpenjelasan dan intruksi-intruksi tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya langsung dipraktekkan pada posisi dan situasi yang sebenarnya. 2.3 Flowchart 2.4 Data Flow Diagram 1. DFD Level Relasi Antar Tabel Gambar 1 Flowchart Gambar 2 DFD Level 0 Gambar 3 Relasi Antar Tabel 2.6 Manual Program 1. Form Login Form login merupakan tampilan awal ketika program dijalankan. Untuk dapat masuk ke dalam menu utama. Gambar 4 Form Login 2. Form Menu Utama Menu utama digunakan untuk mengakses menumenu yang lain yang berada dalam menu. 4

7 Gambar 5 Form Menu Utama 3. Form Pelanggan Form pelanggan digunakan untuk menginputkan, mengubah, menghapus dan melakukan pencarian data pelanggan. 3. Penutup Gambar 6 Form Pelanggan 3.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang telah dilaksanakan pada sistem pemesanan jasa dan mengenai bagaimana sistem informasi pemesanan jasa dapat melakukan penginputan data, pengolahan data, dan menghasilkan laporan berupa dokumen proyek serta menghasilkan laporan pendapatan yang telah terkomputerisasi maka kesimpulan dari penelitian ini yaitu : 1. Sistem informasi telah mampu mengolah data pemesanan jasa produksi 2. Sistem informasi telah mampu mencetak dokumen proyek 3. Sistem informasi telah mampu mencetak laporan pendapatan 4. Sistem informasi dapat mengolah data pelanggan, karyawan, bahan produk, produk, pembelian bahan yang merupakan juga data penting bagi perusahaan. 3.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Setelah dilakukan perancangan terhadap sistem informasi pemesanan jasa dan pencetakan dokumen proyek di Bengkel Las JAYA ABADI Nusa Tenggara Barat terkomputerisasi, sistem lama yang masih manual diganti dengan sistem yang baru. 2. Sistem pemesanan jasa yang telah dirancang baru sebatas pencatatan, pengolahan, dan pencetakan dokumen proyek, untuk penelitian selanjutnya mungkin dapat menambahkan fasilitas baru misalnya sistem pemesanan jasa yang sekarang ini akan di gabungkan dengan sistem pemilihan produk melalui android. 3. Sistem pemesnan jasa produksi dapat dikembangkan dengan menggunakan sistem informasi pemesanan jasa berbasis website. 4. Pemeliharaan dan perawatan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak harus diperhatikan agar sistem berjalan dengan baik. Demikian saran yang penulis sampaikan agar dapat diterima sebagai masukan dan bisa dipergunakan sebagai pendukung kemajuan sistem informasi jasa dan pencetakan dokumen proyek di Bengkel Las JAYA ABADI Nusa Tenggara Barat. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta:ANDI. [2] Sunyoto, Andi Pemrogaman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI. [3] Jogiyanto, HM.2005.Analisis Dan Desain Informasi.Yogyakarta:ANDI. [4] Mayasari, Siti, Russitasari Membangun Aplikasi Pengolahan Data Pemesanan Dan Layanan Pada Bengkel Las Cipta Sari Yogyakarta. [Online] Available at: likasi% % pdf. [Accessed 13 Juli 2016] [5] Amadhea,Cita Sistem Informasi Pemesanan Barang Berbasis Website pada Bengkel Las Listrik dan Kontruksi Tri Jaya. [Online] Available at: [Accessed 13 Juli 2016] Biodata Penulis Muh. Abwandi, memperoleh gelar Sarjana (S.Kom) Program Studi Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Bambang Sudaryatno, Memperoleh gelar sarjana stara 1 (S1) di Universitas Pembangunan Nasional pada tahun 1986, Kemudian melanjutkan strata 2 (S2) di STABI Surabaya dan memperoleh gelar pada tahun 2004, Saat ini menjadi Pembantu Ketua I (PUKET I) beserta menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 5