STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

Transkripsi

1 Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Standard Operating Prosedur (SOP) Layanan Biro Administrasi Akademik Kode/No: SL/BAA/01 Tanggal: 1 Oktober 2012 Revisi Ke : 2 Jumlah Hal : 27 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO Proses Penanggung Jawab Tanggal Nama Jabatan Tandatangan Disusun Evi Rinata, S.ST, M.Keb Kepala BAA Diperiksa Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag Wakil Rektor 1 Disetujui Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag Wakil Rektor 1 Disahkan Dr. Hidayatullah, M.Si Rektor

2 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) LAYANAN BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO 1. PENDAHULUAN a. Latar Belakang Dalam rangka mewujudkan visi UMSIDA sebagai salah satu pendidikan bermutu ditingkat nasional pada tahun 2020, UMSIDA menyusun RENSTRA tahun sebagai dasar strategis untuk mencapai organisasi yang sehat. Renstra ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen universitas yang mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu bidang tata kelola Institusi,bidang sarana dan prasarana, bidang akademik, penelitian pengabdian pada masyarakat dan publikasi, bidang sumber dana dan anggaran agar UMSIDA mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Untuk menuju UMSIDA bermutu 2020, diperlukan suatu prosedur operasional yang jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam pencapaian tujuan tersebut. Pelayanan adiministrasi akademik dan kemahasiswaan yang selama ini telah dilaksanakan dengan baik perlu distandarisasi dan didokumentasikan agar menjadi acuan bagi manajemen dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan implementasi praktik-praktik baik tersebut, meskipun terjadi transisi kepemimpinan manajerial. Sehubungan dengan hal tersebut di atas, Biro Administrasi Akademik (BAA) akan membangun standarisasi sistem layanan berbasis teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAA serta mampu memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk kepentingan proses pengambilan keputusan. Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis teknologi informasi perlu diciptakan terlebih dahulu sistem manual terstandar atau Standard Operating Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya. b. Tujuan Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitasfasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh BAA. Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua

3 kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan serta memberikan informasi yang valid dan kredibel. 2. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP Layanan yang diberikan di BAA dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu : a. Pelayanan administrasi akademik untuk mahasiswa sejak tercatat sebagai mahasiswa UMSIDA sampai pada layanan terakhir yaitu pengambilan ijazah. SOP yang dihasilkan adalah SOP Administrasi Akademik, yang meliputi Registrasi Ulang/Herregistrasi, Revisi Kartu Rencana Studi, Cuti Studi, Pindah Ke Perguruan Tinggi lain, Penyerahan Nilai Akhir, Revisi Nilai, Mahasiswa yang habis masa studi dan pengambilan ijazah. b. Pelayanan yang diberikan selain kepada mahasiswa misalnya Kopertis, Kopertais instansi lain di luar UMSIDA yaitu SOP Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS 3. STRUKTUR ORGANISASI & STANDAR LAYANAN BAA a. Visi dan Misi Biro Administrasi Visi : Terciptanya sistem pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang mendukung terciptanya Customer Satisfaction/Kepuasan Pelanggan. Misi : a. Terlaksananya sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan yang terintegrasi berbasis IT b. Tersedianya data akademik dan kemahasiswaan yang akurat dan up-date. c. Meningkatkan performance pelayanan akademik dan kemahasiswaan yang baik. d. Memberikan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat kepada mahasiswa. Motto : Senyum Anda Kepuasan Kami b. Standar Layanan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. 1) Masing-masing staf Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertanggung jawab untuk melayani Fakultas sesuai dengan pembagian tugas yang ditentukan, seperti layanan kepada mahasiswa untuk her registrasi, membantu mahasiswa dalam mengakses system KRS online, pengurusan nilai, cetak daftar hadir mahasiswa, pendaftaran ujian tengah semester, pendaftaran ujian akhir semester, cetak KHS, cetak transkrip sementara dan sebagainya.

4 2) Penyelesaian ijazah dan transkrip dilaksanakan dengan melibatkan bagian-bagian lain diluar BAA seperti Pusdasim 3) Pelayanan kepada pihak luar seperti pelaporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS dilaksanakan oleh staf operator PDDIKTI, SIMKOPTA dan EMIS. 4) Masing-masing staf dalam memberikan layanan harus memperhatikan kebutuhan dari staf lainnya, bila salah seorang staf terlalu berat beban kerjanya pada saat tertentu maka staf lainnya berkewajiban membantunya. c. Budaya Kerja 1) Mengutamakan kepuasan pelanggan. 2) Membangun kepercayaan antar staf 3) Mengembangkan budaya team work 4) Menjalin komunikasi kekeluargaan 5) Memberikan pelayanan kepada pelanggan intern dan ekstern. d. Tugas dan Tanggung Jawab Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan Kemahasiswaan (BAA) Berdasarkan SK Rektor No : E.6/02/00.02/III/2011, tugas dan tanggung jawab Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UMSIDA adalah sebagai berikut : 1) Her Registrasi / KRS mahasiswa setiap awal semester. 2) Pelayanan mahasiswa dalam hal pindah ke PT lain, pindah Prodi, pindah Kelas. 3) Cetak Daftar Hadir Kuliah dan Daftar Hadir Ujian. 4) Cetak KTM, dan Buku Induk. 5) Pendaftaran Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester. 6) Entri nilai UAS,Cetak KHS, Cetak Transkrip. 7) Menyiapkan Ijazah dan Transkrip Lulusan. 8) Mengkoordinasikan perencanaan perkuliahan,dan menyusun kalender akademik. 9) Mengkoordinir Laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS 10) Mengkoordinir Ijin Perpanjangan Prodi 11) Penyedia informasi yang terkait dengan mahasiswa yang dibutuhkan oleh pihak lain, baik dari dalam UMSIDA maupun luar UMSIDA 4. KEBIJAKAN MUTU Untuk menjamin agar kinerja layanan BAA dapat berkembang dengan baik dan dapat mengikuti perkembangan kemajuan teknologi yang ada maka ada beberapa kebijakan umum yang dilakukan oleh BAA antara lain : a. Secara rutin melakukan rapat internal untuk kegiatan-kegiatan berikut untuk menjamin agar proses layanan terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan baik b. Evaluasi terhadap layanan harian yang dilakukan terhadap pelanggan

5 c. Koordinasi dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan rutin internal yang menjadi tanggung jawab BAA seperti wisuda, penerimaan mahasiswa baru, her registrasi, laporan PDDIKTI, SIMKOPTA, EMIS dan lain-lain d. Secara rutin melakukan pengembangan SDM melalui pendidikan dan pelatihan ataupun kursus-kursus sesuai dengan kebutuhan perkembangan bidang layanan maupun perkembangan teknologi informasi e. Secara personal setiap individu melakukan perbaikan terhadap perilaku dan sikap yang mengarah kepada budaya kerja untuk memuaskan pelanggan. f. Melakukan proses evaluasi terus menerus terhadap prosedur kerja dan layanan melalui masukan dari pelanggan dalam bentuk penyebaran kuesioner.

6 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REGISTRASI MAHASISWA BARU JALUR REGULER 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Registrasi mahasiswa baru jalur reguler setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur reguler. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur reguler 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Bank b. Biro Administrasi Keuangan c. Biro Administrasi Akademik d. UPT Penerimaan Mahasiswa Baru e. Mahasiswa baru yang bersangkutan 3. MEKANISME DAN PROSEDUR a. Mahasiswa Baru Jalur Reguler 1) Calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo wajib melakukan registrasi dengan mengisi formulir registrasi yang telah disediakan 2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah; a) Melakukan pendaftaran mahasiswa baru secara online di b) Membayar biaya herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas Muhammadiyah Sidoarjo c) Melakukan herregistrasi secara online di d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & SKHU yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar 3) Calon mahasiswa yang telah dinyatakan diterima di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo, apabila tidak melakukan her-registrasi dan tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan tepat pada waktunya, maka haknya sebagai mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo dinyatakan gugur.

7 Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Reguler UPT PMB BANK BAA Mulai Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru secara online di pmb.umsida.ac.id/ Pembayaran Biaya Registrasi Herregistrasi secara online di pmb.umsida.ac.id/ Input dan scan data mahasiswa baru Pengarsipan data mahasiswa baru dalam Buku Induk Mahasiswa

8 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU JALUR ALIH JENJANG 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur alih jenjang. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur alih jenjang. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Bank b. Biro Administrasi Keuangan c. Ka Prodi / Dekan d. Biro Administrasi Akademik e. Mahasiswa baru yang bersangkutan 3. MEKANISME DAN PROSEDUR a. Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang 1) Calon mahasiswa baru jalur alih jenjang wajib melakukan verifikasi persyaratan di PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi mata kuliah 2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah; a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru b) Membayar biaya pendaftaran/registrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas c) Mengisi Formulir Registrasi d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar f) Melampirkan foto berwarna terbaru ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar g) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan (status akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang dituju) h) Terdaftar di PDDikti (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi) 3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan 4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK 5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui dengan cara: a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju c) Mengajukan KRS di BAA d) Menunjukkan bukti pembayaran konversi matakuliah, SPP/UKK/SKS

9 Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang PMB BANK/BAK Fakultas/Prodi BAA Mulai Verifikasi Persyaratan Ya Konversi Mata Kuliah & Konsultasi dengan Kaprodi Tidak Tidak setuju Pendaftaran Mahasiswa Baru Alih Jenjang Setuju Pembayaran Biaya Registrasi Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Alih Jenjang Melakukan Konversi Mata Kuliah Menyerahkan Hasil Konversi Mata Kuliah Mengisi KRS pada Buku Saku Melaksanakan KRS Online di sim.umsida.ac.id/ Validasi Kaprodi Pelunasan Biaya Konversi Mata Kuliah, SPP/UKK/ SKS

10 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU JALUR PINDAHAN / TRANSFER 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Registrasi mahasiswa baru transfer/pindahan dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru jalur transfer/pindahan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru jalur transfer/pindahan. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Bank b. Biro Administrasi Keuangan c. Ka Prodi / Dekan d. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. e. Mahasiswa baru yang bersangkutan 3. MEKANISME DAN PROSEDUR a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan. 1) Calon mahasiswa baru jalur pindahan/transfer wajib melakukan verifikasi persyaratan di PMB dan melakukan konsultasi dengan Fak/Prodi tentang konversi mata kuliah 2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah; a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas c) Mengisi Formulir Registrasi d) Melampirkan copy Ijazah SMA/MA/SMK/MAK & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar e) Melampirkan copy Ijazah D2/D3 & Transkrip yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar f) Melampirkan surat keterangan pindah kuliah dari Perguruan Tinggi asal g) Melampirkan transkrip sementara dari Perguruan Tinggi asal h) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar 3) Melaksanakan konversi matakuliah pada program studi tujuan 4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK 5) Melaksanakan perencanaan studi secara online melalui dengan cara: a) Mengisi KRS yang tersedia secara online di SIM Mahasiswa dan Buku Saku b) Menandasahkan KRS pada ketua program studi yang dituju c) Mengajukan KRS di BAA d) Menunjukkan bukti pembayaran konversi matakuliah

11 6) Melampirkan Status Akreditasi dari PT asal sesuai dengan tahun kelulusan (status akreditasi Program Studi asal minimal sama dengan Program Studi yang dituju) 7) Batas maksimal pengajuan pindah Program Studi adalah setinggi-tingginya semester V (lima) terhitung dari tahun masuk Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan SOP Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Pindahan / Transfer PMB BANK/BAK Fakultas/Prodi BAA Mulai Verifikasi Persyaratan Ya Konversi Mata Kuliah & Konsultasi dengan Kaprodi Tidak Tidak setuju Setuju Pendaftaran Mahasiswa Baru Alih Jenjang Pembayaran Biaya Registrasi Registrasi Mahasiswa Baru Jalur Pindahan / Transfer Melakukan Konversi Mata Kuliah Menyerahkan Hasil Konversi Mata Kuliah Mengisi KRS pada Buku Saku Melaksanakan KRS Online di sim.umsida.ac.id/ Validasi Kaprodi Pelunasan Biaya Konversi Mata Kuliah, SPP/UKK/ SKS

12 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA BARU PASCASARJANA 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Registrasi mahasiswa baru pascasarjana dilaksanakan setelah mahasiswa memenuhi persyaratan sebagai mahasiswa baru pascasarjana. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses registrasi mahasiswa baru pascasarjana. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Bank b. Biro Administrasi Keuangan c. Ka Prodi/Direktur PPs d. Biro Administrasi Akademik e. Mahasiswa baru pascasarjana yang bersangkutan 3. MEKANISME DAN PROSEDUR a. Mahasiswa Baru Jalur Transfer/Pindahan. 1) Calon mahasiswa baru pascasarjana wajib melakukan regristrasi dengan mengisi formulir registrasi yang telah disediakan BAA 2) Syarat-syarat registrasi mahasiswa baru adalah; a) Menyerahkan bukti Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru b) Membayar biaya Herregistrasi pada bank sebagaimana yang telah ditetapkan oleh Universitas c) Mengisi Formulir Registrasi d) Melampirkan copy Ijazah S1 & Transkrip nilai S1 yang telah dilegalisir sebanyak 2 lembar e) Melampirkan foto berwarna terbaru (formal) ukuran 3x4cm sejumlah 3 lembar f) Melampirkan copy hasil TOEP terbaru (1 tahun terakhir) minimal 450 3) Apabila belum memperoleh sertifikat TOEP, dapat melakukan test di Lembaga Bahasa Universitas Muhammdiyah Sidoarjo. 4) Melunasi biaya konversi matakuliah sebagaimana yang telah ditetapkan oleh BAK

13 Prosedur Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana SOP Registrasi Mahasiswa Baru Pasca Sarjana UPT PMB BANK BAA Mulai Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru secara online di pmb.umsida.ac.id/ Pembayaran Biaya Registrasi Herregistrasi secara online di pmb.umsida.ac.id/ Input dan scan data mahasiswa baru Pengarsipan data mahasiswa baru dalam Buku Induk Mahasiswa

14 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HERREGISTRASI & KRS ONLINE MAHASISWA LAMA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Registrasi ulang/herregistrasi adalah proses pendaftaran kembali mahasiswa yang akan aktif pada setiap awal pergantian semester. Setiap mahasiswa wajib melakukan herregistrasi dan KRS online sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk memenuhi persyaratan akademik dan administrasi keuangan. Manual prosedur ini dibuat untuk menerangkan proses registrasi ulang mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Dosen Wali b. Biro Administrasi Akademik c. Biro Administrasi Keuangan d. Pusdasim e. Mahasiswa 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : a. Setiap mahasiswa harus melakukan herregistrasi/daftar ulang diawal semester yang akan berlangsung b. Herregistrasi dan KRS dilakukan secara online melalui c. Waktu pelaksanaan herregistrasi sesuai dengan kalender akademik yang telah ditentukan waktunya dengan penyusunan KRS (Kartu Rencana Studi) d. Syarat-syarat herregistrasi mahasiswa lama adalah : 1) Menunjukkan KTM 2) Menunjukkan keterangan izin cuti bagi mahasiswa habis masa cuti 3) Lunas SPP/Angsuran sesuai ketentuan 4) Mengisi Kartu Rencana Studi secara online di dan divalidasi oleh Dosen Wali e. Pengisian KRS mengikuti ketentuan yang berlaku yaitu : 1) Mengisi mata kuliah yang diprogram pada semester yang akan diikuti 2) Jumlah SKS dalam pengisian KRS tidak boleh lebih dari 24 SKS (atau mengikuti IP Semester sebelumnya) 3) Keterlambatan pengisian KRS dianggap tidak memprogram mata kuliah pada semester yang akan diikuti 4) Jumlah SKS per semester ditetapkan 20 SKS, jumlah maksimal SKS yang diprogram oleh mahasiswa semester berikutnya didasarkan pada Indeks Prestasi Semester (IPS) sebagaimana pada tabel berikut ini :

15 IPS SKS maskimal yang diambil 3, SKS 2,50 2, SKS 2,00 2, SKS < 2,00 12 SKS f. Mahasiswa yang telah menghabiskan masa izin cuti studi dan mahasiswa yang masih dalam status BK (Bebas Kuliah) juga diharuskan melakukan herregistrasi sebagaimana mahasiswa aktif lainnya, dengan membayar biaya herregistrasi atau ketentuan lain dari BAK g. Bagi mahasiswa yang telah habis masa izin cuti studi harus mengaktifkan kembali status mahasiswa aktif di BAA h. Bagi mahasiswa yang terlambat atau tidak melakukan herregistrasi akan dikenai sanksi sebagi berikut : 1) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi dari jadwal yang ditetapkan oleh BAA, dikenakan denda administrasi sesuai dengan ketentuan 2) Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi lebih dari 1(satu) semester sejak perkuliahan dimulai dinyatakan mahasiswa tidak aktif, dan tetap akan dikenai biaya SPP 3) Mahasiswa yang tidak melakukan herregistrasi selama 2 (dua) semester berturutturut dianggap mengundurkan diri sebagai mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 4) Mahasiswa yang tidak melaksanakan herregistrasi tidak diperkenankan mengikuti kuliah, ujian tengah semester, ujian akhir semester, termasuk bimbingan skripsi dan layanan akademik lainnya.

16 Prosedur registrasi dan KRS online mahasiswa lama. SOP Her Registrasi & KRS Online Mahasiswa Lama BAA Fakultas/Prodi BAK Mulai Menentukan Pelaksanaan KRS Online Memplotting Mata Kuliah dan Dosen Pengampu MK Rekap Mengajar Dosen Mahasiswa melakukan KRS online di sim.umsida.ac.id/ Tidak Konsultasi & Validasi KRS Online ke Dosen Wali Ya Pembayaran SPP/UKK/SKS Cetak Presensi Kuliah

17 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA CUTI AKADEMIK 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Mahasiswa cuti adalah mahasiswa yang tidak memprogram studi pada semester tertentu atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka. BAA, karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik secara rutin. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan tentang syarat syarat dan prosedur pengajuan cuti akademik yang benar. 2. PIHAK PIHAK YANG TERKAIT : a. Dosen Wali, Kaprodi, Kepala Perpustakaan b. Ka.Biro Administrasi Akademik c. Biro Administrasi Keuangan d. Mahasiswa. 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : Cuti kuliah adalah hak mahasiswa untuk tidak memprogram studi pada semester tertentu, karena adanya keperluan/kepentingan yang tidak memungkinkan untuk mengikuti kegiatan akademik secara rutin. Izin Cuti dapat diberikan dengan ketentuan; a. Melakukan konsultasi dengan Dosen Wali dan Kaprodi. Syarat cuti yaitu mahasiswa telah mengikuti kuliah sedikitnya 2 (dua) semester. b. Mengunduh formulir cuti di website BAA : c. Mengisi formulir izin cuti dan mengajukan permohonan izin cuti kepada Dekan yang diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) d. Permohonan izin cuti studi diajukan selambat-lambatnya 2 minggu setelah herregistrasi berakhir, selanjutnya akan diterbitkan Surat Keterangan Izin Cuti kepada yang bersangkutan. e. Izin Cuti diberikan kepada mahasiswa selama-lamanya 4 (empat) semester f. Mahasiswa yang sedang menjalani masa cuti studi dibebaskan dari kewajiban membayar SPP, tetapi dikenai biaya herregistrasi g. Pada akhir masa cuti studi mahasiswa yang bersangkutan diwajibkan melakukan herregistrasi pada waktu yang sudah ditentukan dan mengaktifkan kembali status kemahasiswaannya di BAA h. Cuti Studi tidak berlaku bagi mahasiswa semester 1 (satu) dan di atas semester 7 (tujuh)

18 Prosedur Pengajuan Cuti Akademik : SOP Cuti Akademik BAA Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan Mulai Mengunduh form cuti akademik di website baa.umsida.ac.id/ Konsultasi dengan Dosen Wali dan Kaprodi Mengisi Formulir Cuti Akademik Persetujuan Dekan Penyelesaian Administrasi Keuangan Penyelesaian Bebas Pinjam Buku Verifikasi Ka BAA Penerbitan Surat Keterangan Ijin Cuti Perubahan status mahasiswa di SIM BAA Pengarsipan Surat Keterangan Ijin Cuti

19 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MUTASI (KELUAR, PINDAH KE PERGURUAN TINGGI LAIN) 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Mutasi mahasiswa adalah perubahan status mahasiswa yang terjadi karena pindah, keluar atau kehilangan hak studi. Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Sidoarjo karena sesuatu hal dapat mengajukan pindah ke Perguruan Tinggi lain. Manual prosedur ini akan menjelaskan tentang syarat dan prosedur mahasiswa yang akan keluar atau mengajukan pindah ke perguruan tinggi lain. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Rektor / Warek I b. Dekan/Ka Prodi c. Biro Administrasi Keuangan d. Biro Administrasi Akademik e. Mahasiswa yang bersangkutan 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : a. Mahasiswa yang pindah dari Universitas Muhammadiyah Sidoarjo ke Perguruan Tinggi lain dapat menerima surat keterangan pindah atau keluar dari BAA disertai transkrip nilai yang telah dicapai dengan mengajukan permohonan pindah kepada Rektor UMSIDA dengan disertai; 1) Surat Keterangan diterima dari PT yang dituju 2) Tidak mempunyai tanggungan administrasi keuangan, perpustakaan, dan lain-lain di Universitas Muhammadiyah Sidoarjo. b. Pengajuan mutasi (pindah) dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan Herregistrasi Mahasiswa c. Pengajuan mutasi (pindah) di luar waktu herregistrasi yang sudah ditentukan, tidak dilayani. d. Mahasiswa yang kehilangan hak studi dapat menerima surat keterangan pindah/keluar dari BAA disertai transkrip nilai yang telah dicapai

20 Prosedur Mutasi (Keluar, Pindah Ke Perguruan Tinggi Lain) SOP Mutasi (Pindah, Keluar Ke Perguruan Tinggi Lain) Mahasiswa Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan BAA Mulai Ya Konsultasi ke Dosen Wali & Kaprodi Tidak Melaksanakan Her Registrasi & KRS Online sim.umsida.ac.id/ Pengisian Formulir Pindah Kuliah Rekomendasi Dekan dan Kaprodi Penyelesaian Administrasi Keuangan Penyelesaian Bebas Pinjam Buku Verifikasi Form Pindah dan Transkrip Sementara Penerbitan Surat Keterangan Pindah dan Transkrip Sementara Perubahan status mahasiswa di SIM BAA Pengarsipan Surat Keterangan Pindah KETERANGAN ; 1. Sebelum mahasiswa mengajukan surat pindah ke Perguruan Tinggi lain, mahasiswa harus menunjukkan surat bahwa yang bersangkutan sudah diterima di Perguruan Tinggi lain. 2. Mahasiswa mengunduh formulir pindah melalui website BAA dan mengisi formulir tsb serta melengkapi dengan syarat-syarat yang sudah ditentukan. 3. Mahasiswa mengajukan surat permohonan pindah ke Rektor dilampiri Formulir Pindah yang sudah diketahui oleh Dekan/Ka.Prodi dan BAA 4. Setelah disetujui dibuatkan surat pindah dengan dilampiri Transkrip Sementara.

21 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR REVISI KARTU RENCANA STUDI/KRS 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Revisi Kartu Rencana Studi (KRS) merupakan proses perbaikan KRS apabila mahasiswa mengalami masalah dalam mengikuti kegiatan perkuliahan. Revisi KRS dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah perkuliahan dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses revisi KRS bagi mahasiswa yang bermasalah dalam mengikuti perkuliahan. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Dosen Wali Akademik b. Ketua Prodi c. Staf Biro Administrasi Akademik d. Mahasiswa. 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : SOP Revisi Kartu Rencana Studi (KRS) Fakultas/Prodi Mulai Konsultasi Dosen Wali Merubah KRS pada Buku Saku BAA Merubah KRS pada SIM BAA 1. Mahasiswa yang mempunyai masalah dalam melaksanakan perkuliahan misalnya waktu kuliah berbenturan dengan mata kuliah lain dapat merevisi KRS nya. 2. KRS dapat direvisi setelah mendapat persetujuan dari dosen wali akademik. 3. Setelah mendapat persetujuan dosen wali akademik, Biro Administrasi Akademik akan merevisi KRS sesuai persetujuan Dosen Wali Akademik. 4. Revisi dilayani maksimal 2 minggu setelah perkuliahan dimulai.,

22 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT NILAI UTS 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input nilai UTS. Input nilai UTS dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian tengah semester dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses input nilai bagi dosen pengampu mata kuliah 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Dosen Pengampu Mata Kuliah b. Fakultas/Prodi c. Biro Administrasi Akademik d. Pusdasim e. Mahasiswa 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : SOP Input Nilai UTS BAA Mulai Penetapan Jadwal Input Nilai UTS Verifikasi nilai UTS yang telah diinput oleh dosen Fakultas/Prodi Pengumuman ke Dosen Pengampu Batas Waktu Input Nilai UTS Dosen Input Nilai UTS ke SIADO dosen.umsida.ac.id/ a. BAA menetapkan jadwal input nilai UTS b. Dosen pengampu melakukan input nilai hasil ujian tengah semester melalui SIADO (Sistem Informasi Akademik Dosen) paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan UTS. c. BAA melakukan verifikasi nilai yang telah diinput dosen ke SIADO

23 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR INPUT & PENYERAHAN NILAI AKHIR 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur input dan penyerahan nilai Akhir. Input nilai akhir dilaksanakan maksimal 2 minggu setelah kegiatan ujian akhir semester dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses input dan penyerahan nilai akhir bagi dosen pengampu mata kuliah 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Dosen Pengampu Mata Kuliah b. Fakultas/Prodi c. Biro Administrasi Akademik d. Pusdasim e. Mahasiswa 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : SOP Input & Penyerahan Nilai Akhir BAA Mulai Penetapan Jadwal Input & Penyerahan Nilai Akhir Penyerahan Salinan Nilai Akhir Verifikasi nilai akhir yang telah diinput oleh dosen Pengarsipan Salinan Nilai Akhir sesuai prodi/fakultas Cetak KHS (Kartu Hasil Studi) Fakultas/Prodi Pengumuman ke Dosen Pengampu Batas Waktu Input dan Penyerahan Nilai Akhir Dosen Input Nilai Akhir ke SIADO dosen.umsida.ac.id/ Distribusi KHS ke Mahasiswa a. BAA menetapkan jadwal penyerahan nilai akhir b. Dosen pengampu melakukan input nilai hasil akhir melalui paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan UTS. c. BAA melakukan verifikasi nilai akhir yang telah diinput dosen ke SIM d. Salinan nilai hasil ujian tengah semester (UTS) dan ujian akhir semester (UAS) atau nilai akhir dari dosen pengampu mata kuliah diserahkan ke BAA paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan ujian. e. BAA mengarsip salinan nilai akhir sesuai prodi dan fakultas f. BAA mencetak KHS/Transkrip Sementara. g. BAA menyerahkan KHS/Transkrip Sementara ke Fakultas/Prodi.

24 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERBAIKAN NILAI 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Mahasiswa dapat minta remidi nilai bilamana nilai mahasiswa yang bersangkutan kurang dari standar yang ditentukan. Perbaikan nilai dapat dilaksanakan maksismal 1 bulan setelah penerimaan KHS. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa mengetahui proses dan waktu pelaksanaan remidi nilai. 2. PIHAK PIHAK YANG TERKAIT : a. Mahasiswa b. Dosen Pengampu Mata Kuliah c. Ka Prodi d. Biro Administrasi Akademik 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : Mahasiswa yang pada ujian akhir semester mendapatkan nilai di bawah nilai C+ diijinkan memperbaiki nilai dengan ketentuan sebagai berikut : a. Mahasiswa mengajukan perbaikan nilai ke Dosen Pengampu Mata Kuliah b. Dosen Pengampu Mata Kuliah meminta persetujuan Ka.Prodi. c. Bila disetujui Ka Prodi, menerbitkan surat pengantar Revisi Nilai ke Dosen Pengampu, Dosen Pengampu mata kuliah selanjutnya melaksanakan perbaikan nilai. d. Bila ditolak, mahasiswa harus mengikuti kuliah kembali. e. Nilai perbaikan selanjutnya diserahkan ke Ka.Prodi. f. Waktu penyerahan nilai paling lambat 1 (satu) bulan setelah KHS dibagikan ke mahasiswa.

25 PROSEDUR REVISI NILAI SOP Revisi Nilai BAA Fakultas/Prodi Mulai Pengajuan Revisi Nilai ke Kaprodi Tidak Ya Menerbitkan Surat Pengantar ke Dosen MK Mengulang Mata Kuliah Perbaikan Nilai oleh Dosen Pengampu Penyerahan Nilai dan Input Nilai ke SIM BAA Penyerahan Nilai ke Kaprodi Cetak KHS

26 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR MAHASISWA YANG HABIS MASA STUDINYA DAN INGIN AKTIF KEMBALI (RE-NIM) 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Mahasiswa yang masa studinya habis adalah mahasiswa yang belum menyelesaikan masa studi sampai batas waktu yang ditentukan. (Mahasiswa Pascasarjana = 8 semester; mahasiswa S1 = 14 semester dan mahasiswa D3 = 10 semester ). Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin melanjutkan studi mengetahui prosedur aktif kembali. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Rektor/Warek I b. Dekan/Ka.Prodi c. Biro Admintrasi Keuangan d. Biro Administrasi Akademik e. Mahasiswa. 3. MEKANISME DAN PROSEDUR. Mahasiswa yang belum menyelesaikan masa studi sampai dengan batas waktu yang sudah ditetapkan dan ingin melanjutkan studi harus mengikuti prosedur sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan surat permohonan aktif kembali ke Rektor b. Bila disetujui mahasiswa membayar biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika ditolak mahasiswa berstatus DO (Drop Out) c. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan registrasi di BAA sebagai mahasiswa baru dan mendapatkan NIM baru d. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi mata kuliah yang ditentukan Kaprodi dan menyusun KRS (kurikulum yang dibebankan adalah kurikulum yang terbaru) e. Setelah nilai konversi mata kuliah disahkan oleh Kaprodi, mahasiswa membayar biaya konversi di Bank sesuai dengan ketentuan Biro Administrasi Keuangan f. Nilai konversi dan bukti pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses sambil memprogram mata kuliah yang akan diambil pada semester tsb g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik dan aktif kembali. h. Masa studi mahasiswa Re-NIM minimal dua kali pelaporan PDDIKTI (2 semester).

27 Prosedur Mahasiswa yang habis masa studinya dan ingin aktif kembali (Re-NIM): SOP Mahasiswa Yang Habis Masa Studinya & Ingin Aktif Kembali (Re-NIM) Rektor/Warek I PMB Fakultas/Prodi BANK/BAK BAA Mulai Pengajuan Aktif Kembali Ya Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru secara Online di pmb.umsida.ac.id/ Pembayaran Biaya Registrasi Herregistrasi dan Penerbitan NIM Baru Tidak Penerbitan Surat DO & Transkrip Konversi Nilai dan MK ke Kaprodi Penyelesaian/ Pembayaran Biaya Konversi Penyerahan Nilai Konversi dan KRS Online DO KETERANGAN 1. Mahasiswa Mengajukan Aktif kembali ke Rektor 2. Bila disetujui Mahasiswa mendaftar sebagai calon mahasiswa baru secara online di dan melunasi biaya pendaftaran dan biaya registrasi ke Bank, jika ditolak mahasiswa berstatus Drop Out/DO 3. Setelah dari Bank Mahasiswa Menuju BAA untuk registrasi sebagai mahasiswa baru dan mendapatkan NIM baru 4. Setelah mendapatkan NIM, mahasiswa melakukan konversi Matakuliah yang diditentukan olek Ka.Prodi dan menyusun KRS 5. Setelah nilai konversi matakuliah disahkan oleh Ka.Prodi, kemudian membayar biaya konversi ke Bank sesuai dengan ketentuan Administrasi Keuangan 6. Nilai konversi dan kwitansi pembayaran konversi diserahkan ke BAA untuk diproses sambil memprogram matakuliah yang akan diambil pada semeseter tersebut 7. Jika semua proses sudah dilalui maka Mahasiswa dapat mengikuti Kegiatan akademik dan aktif kembali

28 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CETAK IJAZAH & TRANSKRIP 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Manual Prosedur ini dibuat untuk menjelaskan tentang prosedur cetak ijazah dan transkrip. Cetak ijazah dan transkrip dilaksanakan maksimal 1 bulan setelah kegiatan wisuda dilaksanakan. Manual prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk menerangkan proses cetak ijazah dan transkrip dan pihak-pihak yang terkait dengan proses tsb. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Prodi/Fakultas b. Biro Administrasi Akademik c. BPH 3. MEKANISME DAN PROSEDUR. Proses cetak ijazah dan transkrip mengikuti alur sebagai berikut : a. Prodi/Fakultas melakukan koreksi nilai mahasiswa semester akhir b. BAA memverifikasi/finalisasi nilai mahasiswa semester akhir c. Prodi/Fakultas memplotting mahasiswa yang lulus skripsi/tugas akhir dan input nilai skripsi/tugas akhir d. Fakultas menerbitkan SK Yudisium dan persyaratan cetak ijazah (salinan ijazah SMA, foto berwarna ukuran 3x4 2 lembar, 4x6 2 lembar, lembar pengesahan skripsi/tugas akhir, surat keterangan bebas tanggungan) e. BAA melakukan koreksi data mahasiswa, foto, dan judul skripsi/tugas akhir. f. BAA melakukan cetak ijazah dan transkrip g. BAA menggandakan ijazah dan transkrip dan melakukan legalisir

29 Prosedur Cetak Ijazah & Transkrip SOP Cetak Ijazah dan Transkrip Fakultas/Prodi BAA Mulai Koreksi Nilai Mahasiswa Semester Akhir Plotting Mahasiswa Lulus Skripsi dan Input Nilai Finalisasi Nilai Mahasiswa Semester Akhir Penerbitan SK Yudisium& Persyaratan Cetak Ijazah Koreksi Data Mahasiswa, Foto, Judul Skripsi Cetak Ijazah dan Transkrip Penggandaan dan Legalisir Ijazah & Transkrip

30 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGAMBILAN IJAZAH 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Mahasiswa yang telah menyelesaikan program studinya dan dinyatakan lulus dalam Yudisium Fakultas berhak untuk memperoleh ijazah. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang telah mengikuti yudisium mengetahui proses pengambilan ijazah. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. Dekan/Ka.Prodi b. Biro Admintrasi Keuangan c. Biro Admintrasi Umum d. Biro Administrasi Akademik e. Perpustakaan f. Mahasiswa. 3. MEKANISME DAN PROSEDUR. Mahasiswa yang tercantum di dalam SK Yudisium Fakultas wajib untuk dicetak ijazahnya dan mengikuti prosedur pengambilan ijazah dengan persyaratan berikut : a. Mahasiswa namanya tercantum dalam SK Yudisium b. Mahasiswa menyiapkan formulir pengambilan ijazah yang sudah didownload sistem informasi mahasiswa dan melengkapi persyaratan yang ada di formulir c. Meminta persetujuan Dekan/Kaprodi d. Meminta surat keterangan bebas tanggungan administrasi keuangan e. Meminta surat keterangan telah menyerahkan skripsi dalam bentuk hardcopy maupun softcopy dan bebas pinjam dari perpustakaan. f. Menyerahkan foto copy sertifikat TOEP dengan skor sesuai ketentuan

31 Prosedur Pengambilan Ijazah SOP Pengambilan Ijazah Mahasiswa Fakultas/Prodi BAK Perpustakaan BAA Mulai Nama Tercantum dalam SK Yudisium Formulir Pengambil Ijazah Persetujuan Dekan/Kaprodi Bebas Tanggungan Administrasi Keuangan Penyerahan Skripsi (Hardcopy & Softcopy) & Bebas Pinjam Perpustakaan Penyerahan Sertifikat TOEP Pengambilan Ijazah & Transkrip

32 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN PDDIKTI FEEDER 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Laporan PDDikti Feeder dimaksudkan untuk evaluasi kinerja program studi yang dilakukan oleh pihak eksternal dalam hal ini adalah Kopertis & Kemenristek Dikti, dengan tujuan monitoring dan evaluasi terkait dengan kondisi prodi dan universitas. Bentuk layanan yang diberikan adalah laporan seluruh rangkaian kegiatan perkuliahan selama satu semester. Laporan yang sudah dikirim oleh Perguruan Tinggi akan dimuat di internet yang dapat diakses oleh publik dengan alamat Laporan PDDikti Feeder menjadi bagian yang tak terpisahkan ketika program studi mengajukan akreditasi kepada BAN-PT/LAM PTKes dan beasiswa BBM, PPA. a. Tertibnya pelaporan PDDikti Feeder mulai persiapan sampai dengan pengiriman dokuman b. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan PDDikti Feeder sampai ke Kopertis c. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan PDDikti Feeder d. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi Ukuran Baku Mutu PDDikti Feeder No Parameter Baku Standard 1 Jumlah mahasiswa / prodi / angk. > 30 2 Ketersediaan dosen ber NIDN 95% 3 Rasio mahasiswa : dosen A. IPA B. IPS < 30 : 1 < 45 : 1 4 Jumlah mahasiswa DO / tahun < 8% 5 Lama studi mahasiswa (semester) Rerata IPS > 2,00 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA (Operator PDDikti Feeder) b. Fakultas/Prodi c. Pusdasim 3. RUANG LINGKUP a. Pelaporan kegiatan akademik setiap semester ke Kopertis b. Ukuran kinerja program studi c. Monitoring kinerja akademik program studi 4. MEKANISME DAN PROSEDUR. Proses pelaporan PDDikti Feeder dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain :

33 a. Penetapan periode laporan PDDikti (November dan April) b. Fakultas/Prodi melakukan validasi MK, dosen pengampu, KRS dan nilai MK c. Proses pengolahan data dan input data ke sistem lokal feeder d. BAA melaksanakan sinkronisasi data ke Forlap PDDikti e. BAA melaksanakan verifikasi input data laporan f. Apabila input data laporan belum sesuai dilakukan pengecekan data ulang, apabila data sudah benar dilakukan print out laporan g. Mengirimkan dokumen laporan ke Kopertis 7 untuk dilakukan proses verifikasi, apabila sudah valid maka Kopertis akan mencetak surat keterangan validasi. h. BAA melakukan pengarsipan laporan

34 Prosedur Pelaporan PDDikti Feeder SOP Pelaporan PDDikti Feeder BAA Fakultas/Prodi Mulai Penetapan Periode Laporan PDDikti Feeder Validasi MK, Dosen Pengampu, KRS, Nilai Pengolahan Data Input Data ke Sistem Lokal Feeder Sinkronisasi Data ke Forlap PDDikti Verifikasi Input Data Laporan Tidak Ya Print Out Laporan Proses Verifikasi oleh Kopertis 7 Pengarsipan Laporan

35 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN SIMKOPTA (SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KOPERTASI) 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Pelaporan SIMKOPTA dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa baru dan penerbitan NIRM (Nomor Induk Registrasi Mahasiswa) dan input nilai UKM oleh pihak eksternal yaitu KOPERTAIS dengan tujuan monitoring dan evaluasi data mahasiswa baru seluruh prodi yang ada dibawah Fakultas Ilmu Agama (FAI). Bentuk laporan yang dilakukan adalah laporan seluruh mahasiswa baru dan nilai UKM semester ganjil dan genap melalui a. Tertibnya pelaporan data mahasiswa baru dan input nilai UKM b. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan SIMKOPTA sampai ke Kopertais c. Terkendalinya penerbitan NIRM d. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan SIMKOPTA e. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA (Operator SIMKOPTA) b. Fakultas/Prodi c. Kopertais 3. RUANG LINGKUP a. Pelaporan data mahasiswa baru dan nilai UKM setiap semester b. Ukuran kinerja program studi c. Monitoring kinerja akademik program studi 5. MEKANISME DAN PROSEDUR. Proses pelaporan SIMKOPTA dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain : a. Penetapan periode laporan SIMKOPTA (NIRM = Oktober s/d November, UKM = Agustus & Februari) b. Fakultas/Prodi melakukan pengumpulan ijazah SMA yang sudah dilegalisir c. Input data mahasiswa baru S1 sesuai dengan format di SIMKOPTA pada periode Oktober s/d November d. Herregistrasi dan validasi hasil input data mahasiswa baru yang sudah didaftarkan dikemahasiswaan SIMKOPTA e. Penyerahan berkas ijazah berlegalisir, copy/print cetak hasil input pendaftaran mahasiswa baru f. Proses cetak data (ijazah, data online) kemudian divalidasi oleh tim Pangkalan Data Kopertais

36 g. Penerbitan NIRM di SIMKOPTA h. Proses pembayaran NIRM yang sudah keluar i. Pelaporan nilai UKM dilaksanakan pada periode Agustus dan Februari j. BAA melakukan pengarsipan laporan Prosedur Pelaporan SIMKOPTA SOP Pelaporan SIMKOPTA BAA Fakultas/Prodi Kopertais Mulai Penetapan Periode Laporan SIMKOPTA Pengumpulan Ijazah SMA Berlegalisir Input Data MABA ke SIMKOPTA Validasi Hasil Input data MABA Print Out Hasil Input Pendaftaran MABA Penyerahan Berkas Ijazah Berlegalisir & Print Out Hasil Input Proses Cetak Data (Ijazah, Data Online) Validasi Tim Pangkalan Data Kopertais Pembayaran NIRM Rp Penerbitan NIRM di SIMKOPTA Pengarsipan Laporan

37 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAPORAN EMIS (EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM) 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN. Pelaporan EMIS dimaksudkan untuk melaporkan data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku seluruh prodi yang ada dibawah Fakultas Ilmu Agama (FAI). Laporan dilaksanakan dua kali semester ganjil dan genap melalui a. Terkendalinya pelaksanaan pelaporan EMIS b. Menjamin terpenuhinya seluruh komponen pelaporan EMIS c. Meningkatkan dukungan layanan administratif terhadap kinerja pengelolaan program studi/fakultas 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA b. Fakultas/Prodi (Operator EMIS) c. Kopertais 3. RUANG LINGKUP a. Pelaporan data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku setiap semester b. Ukuran kinerja program studi c. Monitoring kinerja akademik program studi 6. MEKANISME DAN PROSEDUR. Proses pelaporan EMIS dilaksanakan oleh operator dalam periode semester tertentu. Mekanisme dan langkah-langkah pelaporan antara lain : a. Penetapan periode laporan EMIS (semester ganjil dan genap) b. Validasi data mahasiswa, dosen, non dosen, lulusan, penelitian pengabdian masyarakat, dan buku c. Pengolahan data EMIS d. Input/upload data ke EMIS e. Dowload data EMIS yang sudah benar f. Verifikasi data EMIS g. Melakukan validasi laporan dan tanda tangan pimpinan PTKIS h. Upload data yang sudah ditanda tangani pimpinan PTKIS i. BAA melakukan pengarsipan laporan

38 Prosedur Pelaporan EMIS SOP Pelaporan EMIS BAA Fakultas/Prodi Mulai Penetapan Periode Laporan EMIS Validasi Data Pelaporan EMIS Pengolahan Data Input Data ke EMIS Tidak Download Data EMIS Verifikasi Data EMIS Ya Validasi Data & Tanda Tangan Pimpinan PTKIS Upload Data Yang Sudah Valid ke EMIS Pengarsipan Laporan

39 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KETERLAMBATAN HER REGISTRASI/ KRS ONLINE 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN Mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/krs online adalah mahasiswa yang belum melaksanakan herregistrasi/krs online sampai batas waktu yang ditentukan. Manual prosedur ini dibuat agar mahasiswa yang terlambat melakukan herregistrasi/krs online dan ingin aktif mengetahui prosedur pengurusan keterlambatan herregistrasi/krs online. Pengurusan keterlambatan herregistrasi/krs online dilayani maksimal sebelum UTS. Apabila lewat dari periode UTS, mahasiswa dinyatakan tidak aktif dan tetap akan dikenakan biaya SPP. 2. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT : a. BAA b. Fakultas/Prodi c. Bank/BAK 3. MEKANISME DAN PROSEDUR. Mahasiswa yang belum melaksanakan herregistrasi/krs online sampai dengan batas waktu yang sudah ditetapkan dan masih ingin aktif harus mengikuti prosedur sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan keterlambatan herregistrasi/krs online ke BAA b. Bila disetujui mahasiswa mengurus surat pengantar ijin keterlambatan herregistrasi/krs yang ditandatangani Kaprodi, jika ditolak mahasiswa berstatus non aktif / tidak aktif c. Melakukan perwalian dan mengisi KRS di Buku Saku d. Menyelesaikan pembayaran SPP/UKK/SKS dan denda keterlambatan sesuai ketentuan e. Setelah menyelesaikan pembayaran, mahasiswa melakukan KRS online di BAA f. BAA mencetak presensi susulan g. Bila semua proses sudah dilalui maka mahasiswa dapat mengikuti kegiatan akademik dan aktif kembali.

40 Prosedur Keterlambatan Herregistrasi/KRS Online SOP Keterlambatan Her Registrasi & KRS Online BAA Fakultas/Prodi Bank/BAK Mulai Pengajuan Keterlambatan Herregistrasi/ KRS Ya Surat Pengantar Ijin Keterambatan Herregistrasi/KRS Tidak Mahasiswa Non Aktif Perwalian dan Validasi KRS di Buku Saku Pembayaran SPP/ UKK/SKS dan Denda Keterlambatan KRS Online oleh BAA Cetak Presensi Susulan

41 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH KELAS 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Pindah kelas adalah perpindahan mahasiswa dari kelas pagi ke kelas sore atau sebaliknya atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka BAA, karena adanya alasan/kepentingan yang mengharuskan pindah kelas. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan pindah kelas yang benar. Pengurusan pindah kelas dilayani bersamaan dengan herregistrasi, maksimal sebelum UTS. Apabila lewat dari periode UTS, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan harus menunggu periode semester berikutnya. 2. PIHAK PIHAK YANG TERKAIT : a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan b. Biro Administrasi Akademik c. Biro Administrasi Keuangan d. Mahasiswa. 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : Pindah kelas dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan alasan/kepentingan. Mahasiswa yang menghendaki pindah kelas harus mengikuti prosedur sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah kelas ke BAA b. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah kelas, jika ditolak mahasiswa berstatus tetap dikelas lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy KTM / Surat Keterangan Aktif Kuliah c. Mengunduh formulir rekomendasi pindah kelas di website BAA : d. Mengisi formulir rekomendasi pindah kelas dan mengajukan pindah kelas kepada Dekan dan Kaprodi yang diketahui oleh Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) e. Permohonan pindah kelas diajukan bersamaan periode herregistrasi, maksimal pada saat peiode UTS f. Melengkapi persyaratan pindah kelas yaitu tidak memiliki tanggungan administrasi keuangan dan perpustakaan g. Melunasi biaya pindah kelas (kelas pagi ke sore Rp 500,000, pindah kelas sore ke pagi tidak dikenakan biaya) h. BAA melakukan perubahan data kelas mahasiswa di SIM BAA i. BAA melakukan pengarsipan surat pindah kelas

42 Prosedur Pengajuan Pindah Kelas SOP Pindah Kelas BAA Fakultas/Prodi Bank/BAK Perpustakaan Mulai Pengajuan Pindah kelas Tidak Mahasiswa Tetap di Kelas yang Lama Ya Mengunduh Form Rekomendasi Pindah Kelas di di website baa.umsida.ac.id/ Membuat Surat Alasan Pindah Kelas Dilampiri KTM Rekomendasi Dekan & Kaprodi Pembayaran Biaya Pindah kelas Penyelesaian Bebas Pinjam Buku Verifikasi Surat Rekomendasi Pindah Kelas Perubahan Status Mahasiswa di SIM BAA Pengarsipan Surat Pindah Kelas

43 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PINDAH PROGRAM STUDI 1. PENGERTIAN DAN TUJUAN : Pindah program studi adalah perpindahan mahasiswa antar prodi dalam lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo atas ijin Dekan yang diketahui oleh Ka BAA, karena adanya alasan/kepentingan yang mengharuskan pindah program studi. Dengan prosedur ini diharapkan dapat memberikan penjelasan terkait syarat-syarat dan prosedur pengajuan pindah program studi yang benar. Pengurusan pindah program studi dilayani bersamaan dengan herregistrasi, selambat-lambatnya 2 minggu setelah periode herregistrasi. Apabila lewat dari periode tsb, mahasiswa tidak diperkenankan pindah dan harus menunggu periode semester berikutnya. 2. PIHAK PIHAK YANG TERKAIT : a. Dekan, Kaprodi, Kepala Perpustakaan b. Biro Administrasi Akademik c. Biro Administrasi Keuangan d. UPT PMB e. Mahasiswa. 3. MEKANISME DAN PROSEDUR : Pindah program studi dimungkinkan dengan beberapa pertimbangan dan alasan/kepentingan. Mahasiswa yang menghendaki pindah program studi harus mengikuti prosedur sebagai berikut: a. Mahasiswa mengajukan permohonan/pengajuan pindah program studi ke BAA b. Koordinasi dengan UPT PMB terkait hasil test PMB dan aturan pindah prodi c. Bila disetujui mahasiswa membuat surat alasan pindah program studi, jika ditolak mahasiswa berstatus tetap di prodi lama. Surat alasan pindah kelas dilampiri foto copy KTM / Surat Keterangan Aktif Kuliah dan transkrip sementara yang disahkan BAA d. Mengunduh formulir rekomendasi pindah program studi di website BAA : e. Mengisi formulir rekomendasi pindah program studi dan mengajukan pindah program studi kepada Dekan dan Kaprodi (Tujuan) yang diketahui oleh Dekan (Asal) dan Kepala Biro Administrasi Akademik (BAA) f. Program studi (Tujuan) melakukan konversi nilai dan disahkan oleh Kaprodi g. Permohonan pindah program studi diajukan bersamaan periode herregistrasi, selambatlambatnya 2 minggu setelah periode herregistrasi h. Melengkapi persyaratan pindah program studi yaitu tidak memiliki tanggungan administrasi keuangan dan perpustakaan i. Melunasi biaya pindah program studi j. BAA melakukan perubahan data mahasiswa di SIM BAA