BAB 2 TINJAUAN TEORITIS

Transkripsi

1 BAB 2 TINJAUAN TEORITIS 2.1 Tinjauan Teoritis Pengertian Audit Pengertian audit menurut para ahli ekonomi dapat diartikan secara umum menurut Konrath (2002:5) sebagai suatu proses sistematis untuk secara objektif mendapatkan dan mengevaluasi bukti mengenai asersi tentang kegiatan-kegiatan dan kejadian-kejadian ekonomi untuk meyakinkan tingkat keterkaitan antara asersi tersebut dan kriteria yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak yang berkepentingan. Berbeda dengan Arens dan Beasley (2011:4) lebih menjelaskan bahwa audit merupakan pengumpulan serta evaluasi bukti atas informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Audit harus dilakukan oleh orang yang memiliki kompetensi dan merupakan pihak independen. Dari definisi yang dikemukakan Arens dan Beasley (2011:4) dapat diuraikan bahwa unsur-unsur auditing meliputi beberapa konsep penting antara lain : 1. Informasi dan kriteria yang ditetapkan (information and established criteria). 2. Mengumpulkan dan mengevaluasi bukti (accumulating and evaluating evidence). 3. Orang yang kompeten dan tidak memihak (competent, independent person). 4. Pelaporan (reporting).

2 Sukrisno Agoes (2011:4) berpendapat audit adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. Begitu juga Siagian (2004:14) menyatakan bahwa audit diselenggarakan untuk menilai tingkat efisiensi, efektivitas, dan produktivitas perusahaan, terlepas dari pendekatan apakah yang diaudit adalah perusahaan sebagai keseluruhan atau hanya terbatas hanya pada satu tujuan kerja tertentu bidang fungsional tertentu saja Tujuan Audit Terdapat tujuan audit secara umum menurut Erwin Suryatama (2014:62) dapat diklasifikasikan sebagai berikut: a. Kelengkapan (completeness). Untuk meyakinkan bahwa seluruh transaksi telah dicatat atau dalam jurnal secara aktual telah dimasukkan. b. Ketepatan (accurany). Untuk memastikan transaksi dan saldo perkiraan yang ada telah dicatat berdasarkan jumlah yang benar, perhitungan yang benar, diklasifikasikan, dan dicatat dengan tepat. c. Eksistensi (existence). Untuk memastikan bahwa semua harta dan kewajiban yang tercatat memiliki eksistensi atau keterjadian pada tanggal tertentu, jadi transaksi tercatat tersebut harus benar-benar telah terjadi dan tidak fiktif. d. Penilaian (valuation). Untuk memastikan bahwa prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum telah ditetapkan dengan benar.

3 e. Klasifikasi (classification). Untuk memastikan bahwa transaksi yang dicantumkan dalam jurnal diklasifikasikan dengan tepat. Jika terkait dengan saldo maka angka-angka yang dimasukkan didaftar klien telah diklasifikasikan dengan tepat. f. Ketepatan (accuracy). Untuk memastikan bahwa semua transaksi dicatat pada tanggal yang benar, rincian dalam saldo akun sesuai dengan angka-angka buku besar. Serta penjumlahan saldo sudah dilakukan dengan tepat. g. Pisah batas (cut-off). Untuk memastikan bahwa transaksi transaksi yang dekat dengan tanggal neraca dicatat dalam periode yang tepat. Transaksi yang mungkin sekali salah saji adalah transaksi yang dicatat mendekati akhir suatu periode akuntansi. h. Pengungkapan (disclosure). Untuk meyakinkan bahwa saldo akun dan persyaratan pengungkapan yang berkaitan telah disajikan dengan wajar dalam laporan keuangan dan dijelaskan dengan wajar dalam isi dan catatan kaki laporan tersebut Jenis-Jenis Audit Menurut Arens dan Beasley (2011:16) audit digolongkan menjadi tiga kelompok, yaitu : 1. Audit operasional Audit operasional mengevaluasi efisiensi dan efektivitas setiap bagian dari prosedur dan metode operasi organisasi. Pada akhir audit operasional, manajemen biasanya mengharapkan saran-saran untuk memperbaiki operasi. Dalam kegiatan audit operasional, review atau penelaahan yang dilakukan

4 tidak terbatas pada akuntansi, tetapi dapat mencakup atas struktur organisasi, operasi komputerm metode produksi, pemasaran, dan semua bidang lain dimana auditor menguasainya 2. Audit ketaatan (compliance audit) Audit ketaatan dilaksanakan untuk menentukan apakah pihak audit telah mengikuti prosedur, aturan atau ketentuan tertentu yang ditetapkan oleh otoritas yang lebih tinggi. 3. Audit laporan keuangan (financial statement audit) Audit laporan keuangan dilakukan untuk menentukan apakah laporan keuangan (informasi yang diverifikasi) telah dinyatakan sesuai dengan kriteria tertentu. Biasanya kriteria yang berlaku adalah prinsip-prinsip akuntansi yang berterima umum (PABU). Walaupun auditor mungkin saja melakukan audit atas laporan keuangan disusun dengan menggunakan akuntansi dasar kas atau beberapa dasar lainnya yang cocok untuk organisasi tersebut. Dalam menentukan apakah laporan keuangan telah dinyatakan secara wajar sesuai standar akuntansi yang berlaku umum, auditor mengumpulkan bukti untuk menetapkan apakah laporan keuangan itu mengandung kesalahan yang vital atau salah saji lainnya Audit manajemen dan Tujuannya Menurut Bayangkara (2008:2) audit manajemen merupakan pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasional perusahaan. Dalam konteks audit manajemen, manajemenmeliputi seluruh operasi internal. Menurut Sukrisno (2004 :175) tujuan audit adalah :

5 1) Untuk menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2) Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia,mesin,dana,harta,dan lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisiensi dan ekonomis. 3) Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mengenal tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. 4) Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi,ekonomis dan efektifitas dari kegiatan perusahaan. Menurut Bayangkara (2006:3) audit manajemen bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktifitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktifitas pada perusahaan Jenis-Jenis Audit Manajemen Berbagai jenis audit dilakukan untuk memastikan bahwa proses operasi di dalam perusahaan telah berjalan sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku serta pengolahan terhadap sumber daya proses tersebut berjalan secara efisien dan efektif. Menurut Bayangkara (2008:2) ada empat jenis kategori audit, yaitu: 1) Audit Kepatuhan (compliance audit) Dalam audit internal, auditor berusaha mendapatkan dan mengevaluasi informasi untuk menentukan apakah pengelolahan keuangan, operasi, atau

6 aktivasi yang lain dari suatu entitas telah sesuai dengan criteria, kebijakan,atau regulasi yang mendasarinya. 2) Audit Internal (internal auditing) Dalam auditing internal, auditor melakukan penilaian secara independen terhadap berbagai aktivasi dalam memberikan jasanya kepada perusahaan. Pemeriksa yang dilakukan internal auditor biasanya lebih rinci dibandingkan dengan pemeriksa yang dilakukan oleh KAP. Internal auditor biasanya tidak memberikan opini terhadap kewajaran laporan keuangan, karena pihak-pihak diluar perusahaan menganggap bahwa internal auditoryang merupakan orang dalam perusahaan tidak independen. 3) Auditor Operasional (operational auditing) Memfokuskan penilaiannya pada efisiensi dan efektifitas operasi suatu entitas. Menekankan penilaian terhadap prosedur operasi dalam meningkatkan efisiensi audit ini merupakan perluasan dari audit internal, sehingga dalam audit ini penilaian terhadap pencapaian tujuan pengendalian internal juga menjadi tujuan audit yang sangat penting. 4) Audit Keuangan (financial audit) Merupakan audit yang paling tua dan paling popular. Audit ini dilaksanakan dengan melakukan pengujian dan penilaian terhadap sistem pelaporan akuntansi dan keuangan Teknik Audit Manajemen Menurut Alexander Hemilton (dalam Jung, 2002: 6-7) bahwa teknik- teknik dalam melakukan audit manajemen adalah sebagai berikut:

7 1. Mendefinisikan ruang lingkup proyek. Dalam beberapa hal ruang lingkup audit bersifat umum dan audit akan meliputi penilaian terperinci atas setiap segi operasional perusahaan, sedangkan dalam hal lain bidang operasional dapat dibatasi. Dalam hal ini adanya kesatuan persepsi antara manajemen puncak dan pelaksana audit tentang ruang lingkup proyek atau kegiatan audit merupakan hal yang sangat penting, bahkan dapat dikatakan mutlak. a. Perencanaan, persiapan dan pengorganisasian. Rencana kerja tersebut berisi langkah-langkah yang akan dijalankan dan memperkirakan waktu yang diperlukan untuk melakukan setiap langkah. Hal-hal yang perlu terlibat jelas dalam rencana ini antara lain adalah identifikasikan komponen perusaahaan yang akan menjadi sumber data, jangka waktu pelaksanaan audit, pengorganisasian kegiatan audit, penentuan instrumen pengumpulan data dan teknik analisis yang akan digunakan. b. Pengumpulan fakta dan pendokumentasian terbaru. Langkah yang segera mengikuti perencanaan ini adalah pengumpulan fakta. Data ini dapat diperoleh dari surat menyurat, kebijakan prosedur dan berbagai informasi informal lainnya yang diperoleh melalui wawancara dengan karyawan. Beberapa teknik yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan antara lain adalah mempelajari dokumen resmi perusahaan tentang bidang fungsional atau komponen yang akan diaudit, melakukan wawancara dengan manajemen dan para karyawan yang menangani bidang fungsional atau satuan kerja tertentu.

8 c. Riset dan analisis Memilih dan menggunakan teknik analisis data yang tepat sehingga menghasilkan informasi yang relevan, mutakhir, lengkap dan dapat dipercaya. Tahap ini merupakan tahap yang paling penting, pada tahap ini disusun bukti dan fakta yang diperlukan untuk mendukung laporan akhir pada manajemen yang lebih tinggi. d. Pelaporan. Tahap ini meliputi pembuatan rangkuman dari audit yang dilakukan, penjelasan ruang lingkup audit, uraian terperinci mengenai penemuan utama dan suatu keterangan mengenai alternatif yang dapat dilakukan oleh manajemen untuk mengatasi persoalan yang ada. Untuk kepentingan tindak lanjut, suatu laporan kegiatan audit dapat dikatakan baik apabila : a. Menurut resumetentang kegiatan yang telah diselenggarakan yang berarti puncak sudah mempunyai gambaran menyeluruh tentang isi laporan. b. Terdapat uraian tentang cakupan kegiatan audit yang mencerminkan adanya kesatuan persepsi antara manajemen puncak dan pelaksanaan audit. c. Batang tubuh laporan mengandung uraian yang rinci tentang temuantemuan dalam melaksanakan audit. d. Pembahasan yang sistematik tentang berbagai alternatif yang mungkin ditempuh dengan menunjukkan keunggulan dan kelemahan setiap alternatif.

9 e. Laporan bersifat faktual dan objektif Definisi Audit Mutu Dalam bukunya, Indranata (2006:1) menyebutkan bahwa audit mutu adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematik, objektif, terdokumentasi dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan hasil yang berkaitan telah sesuai dengan pengaturan yang direncanakan apakah pengaturan-pengaturan tersebut telah diterapkan secara efektif dan sesuai dengan komitmen, kebijakan, tujuan serta sasaran mutu yang telah direncanakan atau dhetapkan untuk mencapai tujuan. Sedangkan Bayangkara (2008:225) menyebutkan bahwa audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Audit ini dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam operasinya Tipe dan Jenis Audit Mutu Audit sistem mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar sistem mutu yang telah ditentukan sertaefektivitas dari penerapan sistem tersebut. Indranata (2006:24) membagi audit mutu berdasarkan dua hal: 1. Berdasarkan pihak yang melaksanakan: a. Audit Pihak Pertama (First Party Audits)

10 Biasa dikenal dengan istilah audit mutu internal adalah audit mutu yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk menentukan efektivitas dari penerapan sistem mutu yang mereka gunakan. b. Audit Pihak Kedua (Second Party Audits) Adalah audit yang dilakukan oleh suatu organisasi (atau yang mewakilinya) terhadap pemasok/vendornya. Biasanya dikerjakan oleh atau atas nama organisasi sebagai pelanggan terhadap pemasok. Tujuan dilakukan audit pihak kedua antara lain: a. Melakukan penilaian terhadap pemasok baru b. Untuk mengetahui efektivitas sistem mutu pemasok apabila pelanggan merasa tidak yak in terhadap kemamuan pemasok c. Jika terjadi perubahan sistem mutu pemasok c. Audit Pihak Ketiga (Third Party Audits) Merupakan audit eksternal dan independen, yaitu adalah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang independen atau badan registrasi. Tujuan dari audit ini, untuk melihat kesesuaian sistem mutu organisasi dengan standar sistem yang dipersyaratkan pelanggan. 2. Berdasarkan Kedalaman Audit: a. Audit Kecukupan/audit sistem/audit meja/adequacy audits Lebih merupakan pekerjaan kantor yang menjelaskan sejauh mana sistem terdokumentasi cukup memenuhi persyaratan standar. Audit ini bertujuan untuk menentukan apakah organisasi telah memiliki sistem dalam melakukan operasinya.

11 Audit Kesesuaian/audit pemenuhan/compliance audits Jenis audit ini lebih mendalam daripada audit kecukupan. Audit ini dilakukan untuk melihat apakah prosedur, instruksi kerja, formulir dan rencana diimplementasikan. c. Audit Produk/Product audits Audit ini dapat dianggap sebagai audit vertikal, karena melihat ke semua sistem yang dimasukkan ke dalam produksi suatu produk atau jasa akhir yang khas dan jangan dirancukan dengan inspeksi barang. Jenis audit ini dilakukan menentukan apakah produk sesuai dengan spesifikasi. Dengan kata lain, audit menentukan derajat pencapaian kepuasan pelanggan. Audit produk biasanya digunakan untuk mengukur keefektifan sistem mutu dengan melakukan pemeriksaan pada produk yang merupakan output dari proses Manfaat Audit Mutu Internal Bayangkara (2008:227) menguraikan bahwa manfaat dari dilakukannya audit ini antara lain : 1. Membantu mengembangkan sistem manaiemen kualitas terpadu yang efektif 2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen 3. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal 4. Mencegah timbulnya masalah yang dapat mengganggu 5. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu 6. Mengurangi biaya-biaya tambahan yang tidak perlu 7. Meningkatkan produktivitas

12 8. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan pasar Sedangkan Indranata (2006:35) menegaskan bahwa audit mutu internal memberikan manfaat ke dalam dan ke luar organisasi. 1. Manfaat ke luar: a. Kepada pelanggan, karena fokus manajemen mutu adalah memberikan kepuasan pelanggan. Audit mutu internal adalah proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidakpuasan pelanggan dan dilanjuti dengan tindakan perbaikandan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dapat benarbenar tercapai. b. Kepada pemasok, dengan adanya kegiatan audit mutu pada aspek terkait dengan kegiatan pemasok dapat memberikan sedikit banyak umpan balik terhadap kinerja pemasok dari sudut pandang organisasi yang berkepentingan untuk menjamin barang yang dipasok memenuhi semua persyaratan. 2. Ke dalam, jelas audit mutu internal banyak memberikan manfaat khususnya bagi pimpinan puncak (top management),kepada unit-unit operasi, kepada unit pengelola mutu (quality assurance),bagi karyawan bahkan auditor mutu internal itu sendiri merupakan proses pembelajaran dan pertumbuhan yang selanjutnya lebih merupakan proses pengkaderan auditor sebagai tenaga profesional.

13 Teknik Audit Mutu Internal Bayangkara (2008:237) mengadopsi model PDSA (Plan-Do-Study- Act)yang dipopulerkan oleh Deming, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Perencanaan audit Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti pernyataan tujuan ini perencanaan audit dapat mengidentifikasi 5W+1H: siapa (who),apa (what),di mana (where), kapan (when),mengapa (why),dan bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit. 2. Pelaksanaan audit Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit, tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit diawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit melibatkan wawancara dan investigasi untuk mengembangkan temuan yang didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. 3. Tindakan perbaikan Organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi dan kesimpulan yang dibuat auditor dan didukung dengan rencana tindakan perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan peningkatan yang berkelanjutan.

14 Sejarah perkembangan ISO Awal kemunculan penilaian sistem mutu bermula ditandai dengan adanya lembaga standar internasional dimulai dengan didirikannya The International Federation Of The National Standardizing Association (ISA) pada tahun 1926 yang bertujuan untuk menjamin standar dalam bidang permesinan. Namun, institusi ini menghentikan aktivitasnya pada tahun Pada perkembangannya, saat pecah Perang Dunia II, program jaminan mutu yang dimulai dengan mutu bahan peledak mulai dipikirkan dan dikembangkan kembali. Oleh karena itu, antara lain, Amerika dan Inggris, bertemu di London dan memutuskan untuk mendirikan organisasi internasional baru yang bertujuan untuk memfasilitasi, mengkoordinasi dan menyatukan standar industry secara internasional. Dan akhirnya, organisasi yang diberi nama ISO mulai resmi beroperasi pada 23 Februari Untuk pertama kalinya, ISO didirikan di Jenewa, Swiss dan sampai saat ini masih berkedudukan disana. Organsisasi ini merupakan organisasi yang bergerak di luar pemerintahan (Non Government Oganization atau NGO), dan kini telah mengoordinasi lembaga-lembaga standar mutu internasional yang berjumlah 150 negara, termasuk Indonesia. Dari sejumlah negara yang turut aktif dalam ISO, tampak jelas bahwa sebuah negara era globalisasi tidak bisa lepas dari eksistensi negara lain dalam hal bisnis dan layanan publik lainnya. Adapun produk-produk ISO yang terkenal antara lain : ISO 9000 series yang memuat tentang standar sistem manajemen mutu. ISO series yang memuat tentang standar sistem manajemen

15 lingkungan. ISO TS yang memuat tentang standar pengujian dan kalibrasi di laboratorium. ISO TS yang memuat tentang standar audit sistem manajemen mutu di industri otomotif. ISO yang memuat tentang standar audit sistem manajemen mutu dan lingkungan, standar ini digunakan untuk menggantikan ISO (audit sistem manajemen mutu) dan ISO 14010, ISO 14011, IAO (audit sistem manajemen lingkungan) Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: Ruang Lingkup 1.1 Umum Standar ini menentukan persyaratan sistem manajemen mutu, apabila sebuah perusahaan: a) Perlu untuk mendemonstrasikan secara konsisten kemampuannya untuk menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundangundangan. b) Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif termasuk proses untuk perbaikan sistem secara berkesinambungan dan jaminan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan, regulasi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 1.2 Aplikasi Semua persyaratan standar ini generik dan dimaksudkan agar dapat diterapkan pada semua organisasi, apa pun jenis, ukuran dan produk yang disediakan. Apabila persyaratan mana pun dari standar ini tidak dapat

16 diterapkan karena sifat sebuah organisasi atau produknya, maka ini dapat dipertimbangkan untuk dikecualikan. 2. Acuan Normatif Klausul ini memuat dokumen acuan yang tidak dapat diabaikan dalam penerapan dokumen ini (9001:2008). Dijelaskan pula dalam klausul ini bahwa untuk acuan yang bertanggal hanya edisi yang dikutip yang berlaku, tetapi untuk acuan yang tidak bertanggal maka yang harus digunakan adalah edisi yang terkini (termasuk setiap amandemennya). 3. Istilah dan definisi Klausul ini menyatakan bahwa istilah dan definisi yang diberikan dalam ISO 9000 berlaku pada dokumen ini (ISO 9001:2008). Disamping ini dijelaskan pula dalam klausul ini bahwa istilah produk tidak hanya bersifat barang tetapi juga berarti jasa. 4. Sistem manajemen mutu 4.1 Persyaratan umum Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan standar ini. 4.2 Persyaratan dokumentasi Umum Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: a) Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu.

17 b) Pedoman mutu. c) Prosedur dan rekaman terdokumentasi yang disyaratkan oleh standar internasonal ini. d) Dokumen, termasuk rekaman yang ditentukan oleh organisasi perlu untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif Manual Mutu Organisasi harus menetapkan dan memelihara sebuah manual mutu yang mencakup: a) Lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian pengecualian dari dan alasan pengecualian apa pun. b) Prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu, atau mengacu kepada prosedur tersebut. c) Uraian dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu Pengendalian dokumen Harus dibuat suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan untuk: a) Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan. b) Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen. c) Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan.

18 d) Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. e) Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali. f) Perlu untuk perencanaan dan operasi dari sistem manajemen mutu, diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan. g) Mencegah pemakaian dokumen kedaluwarsa yang tak disengaja dan menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut, apabila disimpan untuk maksud tertentu Pengendalian rekaman Rekaman ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Organisasi harus menetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan, dan pembuangan rekaman. Rekaman harus tetap mudah dibaca, siap ditunjukkan, dan ambil. 5. Tanggung jawab manajemen 5.1 Komitmen manajemen Pimpinan puncak harus memberi bukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan :

19 a) Mengkomunikasikan ke organisasi pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan. b) Menetapkan kebijakan mutu. c) Memastikan sasaran mutunya ditetapkan. d) Melakukan tinjauan manajemen. e) Memastikan tersedianya sumber daya. 5.2 Fokus pada pelanggan Pimpinan puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. 5.3 Kebijakan mutu Pimpinan puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu: a) Sesuai dengan sasaran organisasi. b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu. c) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. d) Dikomunikasikan dan dipahami dalam organisasi. e) Ditinjau agar terus-menerus sesuai. 5.4 Perencanaan Sasaran mutu Pimpinan puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan

20 pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu Perencanaan sistem manajemen mutu Pimpinan puncak harus memastikan bahwa: a) Perencanaan sistem manajemen mutu dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan umum dan sasaran mutu. b) Integritas sistem manajemen mutu terpelihara bila terjadi perubahan sistem manajemen mutu yang direncakan dan diterapkan. 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Tanggung jawab dan wewenang Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi Wakil manajemen Pimpinan puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen yang, di luar tanggung jawab lain, harus memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: a) Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara. b) Melaporkan kepada pimpinan puncak tentang kinerja sistem manajemen mutunya dan kebutuhan apa pun untuk perbaikan. c) Memastikan promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan di seluruh organisasi.

21 5.5.3 Komunikasi internal Pimpinan puncak harus memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam organisasi, dan bahwa terjadi komunikasi mengenai keefektifan sistem manajemen mutu. 5.6 Tinjauan manajemen Umum Pimpinan puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada selang waktu terencana, untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya terus berlanjut. Tinjauan ini harus mencakup penilaian peluang perbaikan dan keperluan akan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu Masukan untuk tinjauan manajemen Masukan untuk tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang: a) Hasil audit b) Umpan balik pelanggan c) Kinerja proses dan kesesuaian produk d) Status tindakan preventif dan tindakan korektif e) Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu f) Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu g) Saran-saran untuk perbaikan

22 5.6.3 Keluaran dari tinjauan manajemen Keluaran dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apa pun yang berkaitan dengan: a) Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya. b) Perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan. c) Sumber daya yang diperlukan. 6. Pengelolaan sumber daya 6.1 Penyediaan sumber daya Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan: a) Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya. b) Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. 6.2 Sumber daya manusia Umum Personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai.

23 6.2.2 Kompetensi, pelatihan, dan kesadaran a) Menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk. b) Bila diperlukan, menyediakan pelatihan atau melakukan tindakan lain untuk mencapai kompetensi yang diperlukan. c) Menilai keefektifan tindakan yang dilakukan. d) Memastikan bahwa personelnya sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutu. e) Memelihara rekaman yang sesuai tentang pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. 6.3 Prasarana Organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. prasarana mencakup, jika berlaku: a) Gedung, ruang kerja dan sarana penting terkait. b) Peralatan proses, (baik perangkat keras maupun perangkat lunak). c) Jasa pendukung (seperti angkutan, komunikasi atau sistem informasi). 6.4 Lingkungan kerja Organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yangdiperlukan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk.

24 7. Realisasi produk 7.1 Perencanaan realisasi produk Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi produk. Perencanaan realisasi produk harus konsisten dengan persyaratan proses-proses lain dari sistem manajemen mutu. Dalam merencanakan realisasi produk,borganisasi harus menetapkan yang berikut, jika sesuai: a) Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk. b) Kebutuhan untuk menetapkan proses dan dokumen, untuk menyediakan sumber daya yang khas bagi produk itu. c) Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan uji yang khas bagi produk dan kriteria keberterimaan produk. d) Rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan. 7.2 Proses yang berkaitan dengan pelanggan Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk, organisasi harus menetapkan: a) Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan. b) Persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi perlu untuk pemakaian yang ditentukan atau yang dimaksudkan, bila diketahui.

25 c) Persyaratan peraturan perundang-undangan yang dapat diterapkan terhadap produk. d) Persyaratan tambahan apa pun yang dianggap perlu oleh organisasi Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan produk Organisasi harus meninjau persyaratan berkaitan dengan produk. Tinjauan ini harus dilakukan sebelum komitmen organisasi untuk memasok produk kepada pelanggan (misalnya penyampaian penawaran, penerimaan kontrak atau pesanan, penerimaan perubahan pada kontrak atau pesanan) dan harus memastikan bahwa: a) Persyaratan produk ditentukan. b) Persyaratan kontrak atau pesanan yang berbeda dari yang dinyatakan sebelumnya, diselesaikan. c) Organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditentukan Komunikasi pelanggan Organisasi harus menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan pelanggan berkaitan dengan: a. Informasi produk. b. Pertanyaan, penanganan kontrak atau pesanan, termasuk perubahan. c. Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.

26 7.3 Desain dan pengembangan Perencanaan desain dan pengembangan Organisasi harus merencanakan dan mengendalikan desain dan pengembangan produk. Selama perencanaan desain dan pengembangan, organisasi harus menetapkan: a) Tahapan desain dan pengembangan. b) Tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai bagi tiap tahap desain dan pengembangan. c) Tanggung jawab dan wewenang untuk desain dan pengembangan Masukan desain dan pengembangan Masukan berkaitan dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannyadipelihara. Ini harus mencakup: a) Persyaratan fungsi dan kinerja. b) Persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku. c) Jika dapat, informasi yang diturunkan dari desain sebelumnya yang serupa. d) Persyaratan desain dan pengembangan lain yang esensial Keluaran desain dan pengembangan Keluaran desain dan pengembangan harus dalam bentuk yang sesuai untuk verifikasi terhadap masukan desain serta harus disetujui sebelum dikeluarkan.keluaran desain dan pengembangan harus:

27 a) Memenuhi persyaratan masukan bagi desain dan pengembangan. b) Memberi informasi sesuai untuk pembelian, produksi dan penyediaan jasa. c) Berisi atau mengacu pada kriteria keberterimaan produk. d) Menentukan karakteristik produk yang penting untuk pemakaian yang aman dan benar Tinjauan desain dan pengembangan Pada tahap sesuai, harus dilakukan tinjauan sistematis pada desain dan pengembangan sesuai dengan pengaturan yang direncanakan. a) Untuk menilai kemampuan hasil desain dan pengembangan memenuhi persyaratan. b) Untuk mengidentifikasikan masalah apa pun dan menyarankan tindakan yang diperlukan Verifikasi desain dan pengembangan Harus dilakukan verifikasi sesuai dengan pengaturan yang direncanakanuntuk memastikan bahwa keluaran desain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukan perancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara Verifikasi desain dan pengembangan Harus dilakukan validasi desain dan pengembangan menurut pengaturan yang telah direncanakan untuk memastikan bahwa

28 produk yang dihasilkan mampu memenuhi persyaratan aplikasi yang ditentukan atau pemakaian yang dimaksudkan, bila diketahui. Apabila mungkin, validasi harus diselesaikan sebelum penyerahan atau implementasi produk. Rekaman hasil validasi dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara Pengendalian perubahan desain dan pengembangan Perubahan desain dan pengembangan harus ditunjukkan dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan dibenarkan,secara sesuai, dan disetujui sebelum diimplementasikan. Tinjauan perubahan desain dan pengembangan harus mencakup evaluasi pengaruh perubahan pada bagian produk dan produk yang telah diserahkan. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan tindakan apa pun yang perlu harus dipelihara. 7.4 Pembelian Proses pembelian a. Organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang ditentukan. Jenis dan jangkauan pengendalian pada pemasok dan produk yang dibeli harus bergantung pada pengaruh produk yang dibeli pada realisasi produk berikutnya atau produk akhir. b. Organisasi harus menilai dan memilih pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Kriteria pemilihan, evaluasi dan evaluasi

29 ulang harus ditetapkan. Rekaman hasil penilaian dan tindakan apa pun yang perlu yang timbul dari evaluasi itu harus dipelihara Informasi pembelian Informasi pembelian harus menguraikan produk yang dibeli, termasuk bila sesuai : a) Persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan, b) persyaratan kualifikasi personel. c) persyaratan sistem manajemen mutu Verifikasi produk yang dibeli Organisasi harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang ditentukan. 7.5 Produksi dan penyediaan jasa Produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali. Kondisi terkendali harus mencakup, jika berlaku: a) Ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik produk. b) Ketersediaan instruksi kerja, secukupnya. c) Pemakaian peralatan yang sesuai. d) Ketersediaan danpemakaian sarana pemantauan danpengukuran.

30 e) Implementasi pemantauan dan pengukuran. f) Implementasi kegiatan pelepasan, penyerahan dan pasca penyerahan produk Validasi proses produksi dan penyediaan jasa Organisasi harus memvalidasi suatu proses produksi dan penyediaan jasa, apabila keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan dan sebagai konsekuensinya, kekurangannya hanya terlihat setelah produk dipakai atau jasa telah diserahkan.organisasi harus menetapkan pengaturan proses ini termasuk, bila berlaku: a) Kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses. b) Persetujuan peralatan dan kualifikasi personel. c) Pemakaian metode dan prosedur tertentu. d) Persyaratan rekaman. e) Validasi ulang Identifikasi dan mampu telusur Organisasi harus mengidentifikasi status produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran sepanjang realisasi produk Milik pelanggan Organisasi harus memelihara dengan baik milik pelanggan, selama dalam pengendalian organisasi atau dipakai oleh organisasi. Organisasi harus mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi dan

31 menjaga milik pelanggan yang disediakan untuk dipakai atau disatukan ke dalam produk. Jika milik pelanggan hilang, rusak atau ditemukan tak layak pakai, Organisasi harus melaporkan hal ini kepada pelanggan dan memelihara rekaman Preservasi produk Organisasi harus memelihara produk selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang dimaksudkan untuk memelihara kesesuaiannya terhadap persyaratan. Jika memungkinkan, pengawetan harus mencakup identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan. Penyimpanan harus berlaku juga untuk bagian produk. 7.6 Pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran a. Organisasi harus menetapkan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan dan peralatan pemantau dan pengukur yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang ditetapkan. b. Organisasi harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan dengan cara konsisten dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran. 8. Pengukuran, analisis, dan perbaikan 8.1 Umum Organisasi harus merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk:

32 a) Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk. b) Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu. c) Terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu. 8.2 Pemantauan dan pengukuran Kepuasan pelanggan Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, organisasi harus memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan memakai informasi ini harus ditetapkan Audit internal Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu. Memenuhi pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1), pada persyaratan standar ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi. Dan diterapkan dan dipelihara secara efektif Pemantauan dan pengukuran proses Organisasi harus menerapkan metode pemantauan yang sesuai, jika memungkinkan dilaksanakan dengan pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode ini harus memperagakan kemampuan proses untuk mencapai hasil yang direncanakan. Apabila hasil

33 yang direncanakan tidak tercapai, harus dilakukan koreksi dan tindakan korektif, seperlunya Pemantauan dan pengukuran produk Organisasi harus memantau dan mengukur karakteristik produk untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk tersebut terpenuhi. Hal ini harus dilakukan pada tahap yang sesuai dari proses realisasi produk menurut pengaturan yang sudah terencana (lihat 7.1). Bukti atas kesesuaian dengan kriteria keberterimaan harus dipelihara. 8.3 Pengendalian produk yang tidak sesuai Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau penyerahan yang tidak dikehendaki. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian dan tanggung jawab terkait dan kewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai. 8.4 Analisis data Organisasi harus menetapkan, menghimpun dan menganalisis data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu serta mengevaluasi apakah perbaikan berkesinambungan dari sistem manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini harus mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran serta sumber lain yang relevan.analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan:

34 a) Kepuasan pelanggan b) Kesesuaian pada persyaratan produk c) Karakteristik dan kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk tindakan pencegahan d) Pemasok 8.5 Perbaikan Perbaikan berkesinambungan Organisasi harus terus-menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan preventif dan tinjauan manajemen Tindakan korektif Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya. Tindakan korektif harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi : a) Peninjauan ketidaksesuaian. b) Penetapan penyebab ketidaksesuaian. c) Penilaiankebutuhantindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang. d) Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan. e) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan.

35 f) Peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan Tindakan pencegahan Organisasi harus menetapkan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian potensial untuk mencegah terjadinya. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh masalah potensial itu.harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan persyaratan bagi: a) Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya. b) Penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian. c) Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan. d) Rekaman hasil tindakan yang dilakukan. e) Peninjauan efektifitas tindakan preventif yang dilakukan Penelitian Terdahulu Sebagai bahan referensi dan rujukan terhadap analisis hasil penelitian ini, maka diperlukan beberapa penelitian terdahulu diantaranya penelitian menurut Palmeria, (2005) dengan judul Penerapan Sistem Manajemen Mutu Berbasiskan ISO 9001:2000 Dalam Jasa Konstruksi Pada PT. WIjaya Karya Cabang Jawa Barat, dalam penelitiannya yaitu untuk mendapatkan informasi tentang penerapan Sistem Manajemen Mutu yang berbasis ISO 9001:2000, hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan Sistem Manajemen Mutu berbasiskan ISO 9001:2000 PT. Wijaya Karya berdampak meningkatan mutu terus menerus serta peningkatan mutu yang dilakukan antara lain mengenai prosedur

36 penyimpanan rekaman, prosedur pengendalian dokumen, instruksi kerja pengendalian gambar di bidang konstruksi. Sedangkan penelitian yang dilakukan oleh Laila, (2015) dengan judul Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 Pada PT. Metabisulphite Nusantara, dalam penelitiannya yaitu untuk mengetahui dampak implementasi Iso 9001:2008, hasil penelitian menunjukkan bahwa proses transformasi ISO dari ISO 9001:2000 ke ISO 9001:2008 diperoleh keberhasilan atas sertifikasi ISO 9001:2008 sebanyak 2 kali. Didapatkan penembahan atas kejelasan yang ada di setiap klausul ISO 9001:2008 yang mengakibatkan membantu mengurangi perbedaan interpretasi sekaligus memberi arahan yang jelas atas tujuan yang ingin dicapai dari setiap klausul ISO 9001:2008. Kedua penelitian tersebut diatas memiliki persamaan dan perbedaan dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti saat ini, persamaan dari penelitian ini adalah sama sama meneliti penerapan sistem manajemen mutu untuk mengetahui keberhasilan masing-masing perusahaan dalam menerapkan sistem berbasis ISO 9001:2008. Sedangkan perbedaannya adalah penelitian terdahulu melakukan penelitian di perusahaan yang bergerak di bidang jasa konstruksi dan yang satunya di bidang produsen sodium metabisulphite, sedangkan penelitian yang dilakukan oleh peneliti dilakukan di industri manufaktur sepeda. Berdasarkan masalah masalah dari penelitian sebelumnya, penulis tertarik untuk melakukan penelitian penerapan sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008. Penerapan sistem manajemen mutu sangat diperlukan bagi perusahaan

37 agar bisa memberikan bentuk produk dan jasa serta pelayanan berkualitas, sehingga mendapatkan nilai lebih terhadap citra perusahaan Rerangka Pemikiran Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan sistem manajemen mutu internal pada PT. Insera Sena berdasar ISO 9001:2008. Dalam hal ini dikarenakan pentingnya sistem manajemen mutu pada semua fungsi perusahaan, maka perlu dilakukan evaluasi atas penerapan sistem manajemen audit mutu yang telah dilakukan oleh pihak intern perusahaan. Hal ini di fokuskan untuk mengukur efektivitas penerapan sistem manajemen mutu PT. Insera Sena.