Komite Audit Pasak. 1. Tujuan. 2. Organisasi. Dokumen ini menguraikan tujuan, organisasi, tugas- tugas, dan pertanggungjawaban

Transkripsi

1 Dokumen ini menguraikan tujuan, organisasi, tugas- tugas, dan pertanggungjawaban komite audit pasak. Catatan: Dalam dokumen ini, istilah presiden pasak, auditor pasak, dan juru tulis pasak juga merujuk pada jabatan yang sama dalam distrik dan misi. Istilah komite audit pasak juga merujuk pada komite audit distrik dan misi. Istilah juru tulis merujuk pada juru tulis atau asisten juru tulis yang ditugasi untuk membantu dengan pencatatan keuangan. Istilah pemimpin unit merujuk pada uskup, presiden cabang, presiden pasak, atau presiden distrik. Istilah pasak juga merujuk pada distrik. Istilah lingkungan juga merujuk pada cabang. 1. Tujuan Presiden pasak memastikan bahwa semua dana Gereja ditangani secara benar dan dipertanggungjawabkan sesuai instruksi keuangan Gereja (lihat Buku Pegangan 1: Presiden Pasak dan Uskup [2010], 14.6). Dia juga memastikan bahwa pemimpin unit dan juru tulis mempelajari tugas- tugas mereka mengenai keuangan dan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur keuangan Gereja (lihat Buku Pegangan 1: Presiden Pasak dan Uskup [2010], ). Dia mengorganisasi sebuah komite audit pasak untuk membantu dia dalam memenuhi tanggung jawab ini. Komite audit pasak mengidentifikasi, mengevaluasi, dan menangani risiko- risiko keuangan pasak terutama risiko penyalahgunaan dana Gereja. Komite audit pasak memastikan bahwa pemimpin unit dan juru tulis mengikuti kebijakan dan prosedur keuangan Gereja. Presidensi Utama membentuk komite- komite audit area untuk melindungi dana sakral, memastikan penggunaannya yang tepat, dan memperkuat para pemimpin imamat dan juru tulis. Komite audit pasak memainkan peranan penting dalam memenuhi tujuan yang sama ini sewaktu mereka belajar dan melaksanakan tugas- tugas serta fungsi mereka sebagai sebuah dewan. Penatua M. Russell Ballard, berbicara tentang pentingnya komite dan dewan dalam Gereja, menuturkan: Allah, sang Pengelola Utama, telah mengilhami penciptaan suatu sistem komite dan dewan. Apabila dipahami dan dimanfaatkan secara tepat, sistem ini akan mengurangi beban pada semua pemimpin individu dan akan memperluas jangkauan serta dampak pelayanan mereka melalui bantuan gabungan dari orang lain ( Counseling with Our Councils, Ensign, Mei 1994, 24). Bagi komite audit pasak agar benar- benar efektif, para anggotanya harus bekerja bersama. Ketua komite dan seorang anggota komite hendaknya tidak berusaha untuk melakukan semua pekerjaan sendirian. Bertindak sendiri mengurangi manfaat, kuasa, dan berkat- berkat yang tersedia ketika komite audit pasak yang bersatu berembuk dan bekerja bersama. 2. Organisasi Presiden pasak membentuk sebuah komite audit pasak yang terdiri dari salah satu penasihatnya sebagai ketua komite dan dua pemegang Imamat Melkisedek yang dapat dipercaya yang memegang rekomendasi bait suci yang berlaku. Adalah membantu jika dua brother ini memahami masalah- masalah keuangan. Ketua komite sebaiknya tidak menandatangani cek atau formulir persetujuan pembayaran atau tidak juga terlibat dalam pencatatan keuangan pasak. Anggota komite hendaknya bukan auditor pasak dan hendaknya tidak melakukan pencatatan keuangan pasak atau lingkungan. (Lihat Buku Pegangan 1, ). 1

2 3. Tugas Komite audit pasak memiliki empat tugas utama: 1. Mengelola proses audit keuangan. 2. Melatih para auditor pasak. 3. Mengawasi pelatihan keuangan pasak lainnya. 4. Berembuk bersama untuk mengidentifikasi, mengevaluasi, dan menangani risiko- risiko keuangan pasak. 3.1 Mengelola Proses Audit Keuangan Komite audit pasak mengelola proses audit keuangan dengan: 1. Secara tepat mempersiapkan para auditor pasak untuk melaksanakan audit yang teliti, akurat, dan tepat waktu. Para auditor pasak menerima pelatihan rutin untuk memastikan mereka memahami kebijakan dan prosedur keuangan Gereja, maksud dari setiap pertanyaan audit, dan bagaimana menangani semua risiko yang diidentifikasi untuk setiap unit yang mereka audit. (Lihat 3.2 Melatih Auditor Pasak belakangan dalam dokumen ini). 2. Mengawasi kualitas audit yang dilaksanakan. Komite audit pasak meninjau ulang setiap audit yang telah tuntas untuk ketelitian dan keakuratan. Komite hendaknya memerlukan koreksi terhadap audit apabila diperlukan. 3. Mengawasi kualitas tindakan korektif. Komite audit pasak meninjau ulang setiap tindakan korektif dan mengevaluasi keefektifannya dalam mengatasi pengecualian audit, termasuk keefektifannya dalam menghilangkan penyebab utama pengecualian tersebut. Komite bekerja dengan para pemimpin lingkungan dan pasak untuk merevisi tindakan- tindakan korektif apabila diperlukan. Ada dua siklus audit setiap tahun. Audit akhir tahun dapat dimulai pada tanggal 15 Januari, hendaknya dikirimkan sebelum tanggal 15 Maret, dan mencakup transaksi dari tanggal 1 Juli sampai 31 Desember dari tahun sebelumnya. Audit tengah tahun dapat dimulai pada tanggal 15 Juli, hendaknya dikirimkan sebelum tanggal 15 September, dan mencakup transaksi dari tanggal 1 Januari sampai 30 Juni dari tahun berjalan. Audit dilaksanakan menggunakan baik Local Unit Financial Auditing System (LUFAS) ataupun formulir kertas yang dicetak dari LUFAS. Tiga pertemuan komite audit pasak setiap siklus audit dan sejumlah pekerjaan individu oleh setiap anggota komite biasanya diperlukan untuk memenuhi tugas- tugas komite. Apabila perjalanan sulit atau memakan biaya, para pemimpin area dan lokal boleh memilih untuk mengadakan satu atau lebih dari pertemuan- pertemuan ini melalui panggilan konferensi video atau telepon. Apabila telepon, Internet, atau sumber komunikasi lainnya tidak memadai, penyesuaian- penyesuaian lain mungkin diperlukan (lihat Buku Pegangan 2: Mengelola Gereja [2010], ). Kerahasiaan hendaknya ditekankan dalam semua pertemuan komite audit pasak. Pertemuan Pertama Perencanaan Audit Untuk mempersiapkan agar audit yang teliti dikirimkan tepat waktu, komite audit pasak mengadakan pertemuan perencanaan audit sekurangnya satu atau dua minggu sebelum audit dimulai (sebelum tanggal 15 Januari dan 15 Juli). Pertemuan ini menyertakan komite audit pasak, para auditor pasak, juru tulis pasak, dan asisten juru tulis pasak yang ditugasi untuk keuangan. Pokok- pokok agenda untuk pertemuan ini dapat mencakup tindakan- tindakan yang berikut: Memberikan kepada para auditor penugasan mereka. Melatih para auditor. 2

3 Meninjau ulang pertanyaan- pertanyaan audit dan instruksi- instruksi yang menyertainya. Menggunakan alat Audit Latihan dalam LUFAS untuk sebuah tinjauan yang efektif dari pertanyaan-pertanyaan audit. Meninjau ulang catatan rilis LUFAS untuk perubahan- perubahan dalam kemampuan dan penggunaan sistem. Meninjau ulang hasil- hasil audit sebelumnya untuk menilai risiko atau kelemahan apa pun yang mungkin memerlukan perhatian tambahan dalam audit terkini. Meninjau ulang pengecualian audit yang berulang dan membahas apa pengujian tambahan yang mungkin diperlukan dalam audit ini untuk memastikan bahwa tindakan- tindakan korektif sebelumnya efektif. Mengevaluasi unit- unit yang memiliki riwayat tanpa pengecualian audit. Riwayat panjang dari tanpa pengecualian tidak mungkin terjadi apabila audit dilakukan secara teliti. Memberi tahu para auditor tentang perubahan kepemimpinan misalnya seorang penasihat baru dalam keuskupan atau juru tulis baru. Perubahan kepemimpinan dapat mendorong auditor untuk menguji sejumlah transaksi dengan lebih teliti. Membahas kebijakan- kebijakan pasak atau keputusan- keputusan audit pasak sebelumnya yang mungkin memengaruhi bagaimana para auditor melaksanakan pengujian mereka. Pertemuan Kedua Tinjauan Ulang Audit Komite audit pasak mengadakan sebuah pertemuan tinjauan ulang audit setelah audit- audit tersebut ditandatangani oleh pemimpin unit tetapi sebelum ketua komite audit pasak menandatanganinya. Pertemuan ini diadakan di awal bulan Maret untuk audit akhir tahun dan di awal bulan September untuk audit tengah tahun. Menuntaskan audit pada akhir bulan Februari untuk audit akhir tahun dan akhir bulan Agustus untuk audit tengah tahun yang memberi komite audit pasak 15 hari untuk meninjau ulang dan mengirimkan audit. Audit selesai ketika itu telah ditandatangani oleh auditor pasak dan pemimpin unit. Audit lingkungan dikirimkan setelah ditandatangani oleh presiden pasak. Audit pasak dikirimkan setelah ditandatangani oleh ketua komite audit pasak. Pertemuan tinjauan audit menyertakan komite audit pasak, para auditor pasak, juru tulis pasak, dan asisten juru tulis pasak yang ditugaskan untuk keuangan. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk meninjau ulang hasil- hasil audit dan berembuk bersama mengenai setiap pengecualian audit. Komite audit pasak menentukan keefektifan dari setiap tindakan korektif dan merekomendasikan perbaikan- perbaikan terhadap tindakan korektif apabila diperlukan. Ketua komite audit atau seorang anggota komite audit yang ditugaskan hendaknya meminta pemimpin unit untuk merevisi tindakan korektif jika itu lemah atau tidak memperbaiki penyebab utama masalah. Ini adalah bagian penting dari tugas komite untuk mengidentifikasi dan menangani risiko. Sementara meninjau ulang pengecualian audit dan tindakan korektif, para anggota komite audit pasak berembuk bersama untuk menentukan apa pelatihan keuangan yang diperlukan, siapa yang akan mendapat manfaat dari pelatihan tambahan itu, dan siapa yang akan paling pantas menyediakan pelatihan. Ketika ketua komite audit pasak menandatangani sebuah audit, tanda tangannya menegaskan bahwa dia dan para anggota komite telah meninjau ulang dan menyetujui tindakan- tindakan korektif yang direncanakan unit dan bahwa dia akan menindaklanjuti untuk memastikan tindakan- tindakan korektif dituntaskan dan dilaporkan tepat waktu. 3

4 Pertemuan Ketiga Penutupan dan Penilaian Audit Komite audit pasak mengadakan sebuah pertemuan penutupan dan penilaian audit pada bulan April untuk audit akhir tahun dan pada bulan Oktober untuk audit tengah tahun. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk menilai dan meningkatkan kualitas audit dan untuk mengevaluasi serta menangani risiko- risiko keuangan. Hanya ketua dan para anggota komite audit pasak yang menghadiri pertemuan ini. Ini adalah waktu untuk pembahasan yang jujur mengenai semua aspek dari proses audit pasak dan risiko- risiko keuangan. (Lihat 3.4 Berembuk Bersama untuk Mengidentifikasi, Mengevaluasi, dan Menangani Risiko- Risiko Keuangan Pasak berikutnya dalam dokumen ini.) Pokok- pokok agenda untuk pertemuan ini dapat mencakup tindakan- tindakan yang berikut: Meninjau ulang dan menindaklanjuti penugasan- penugasan yang diberikan dalam pertemuan tinjauan audit. Memutuskan apakah tindakan- tindakan korektif telah dituntaskan secara memadai. Jika sebuah tindakan korektif tampak tidak efektif dalam mengatasi sebuah pengecualian audit, membahas solusi- solusi alternatif dan membuat penugasan. Meninjau ulang kualitas audit untuk menentukan apa pelatihan tambahan yang mungkin diperlukan bagi para auditor pasak, pemimpin unit, atau juru tulis. Membahas dan mendokumentasikan perubahan apa pun dengan orang, penugasan, atau proses yang perlu dibuat untuk siklus audit berikutnya. Menilai risiko terutama risiko dana Gereja yang disalahgunakan dan menentukan bagaimana mengurangi risiko. Ketika ketua komite audit pasak puas bahwa sebuah pengecualian audit telah diatasi, dia menandainya sebagai telah diatasi dalam LUFAS. 3.2 Melatih Auditor Pasak Komite audit pasak secara rutin melatih semua auditor pasak untuk memastikan mereka memahami: 1. Tujuan dan proses audit. 2. Kebijakan dan prosedur keuangan Gereja. 3. Peranan mereka sebagai auditor pasak dan tanggung jawab mereka untuk melaksanakan semua audit dalam semangat kasih dan di bawah arahan Roh Kudus. 4. Risiko ditangani dengan setiap pertanyaan audit. 5. Bagaimana menggunakan Local Unit Financial Auditing System (LUFAS). Kemungkinan topik- topik pelatihan mencakup: Tujuan audit keuangan Gereja. Bagaimana mengenali dan mengikuti Roh selama melakukan audit. Bagaimana asas di balik setiap pertanyaan audit melindungi dana dan para pemimpin Gereja. Mengapa penting, sementara melaksanakan sebuah audit, untuk: Mengajukan setiap pertanyaan audit tepat sebagaimana itu tertulis. Dengan saksama membaca dan mengikuti semua instruksi. Membaca dengan lantang semua pertanyaan pendukung dalam bagian Peninjauan Ulang Prosedur dan Penilaian Risiko. Pertanyaan-pertanyaan pendukung mungkin disertakan dalam instruksi yang mengikuti beberapa pertanyaan audit. Pertanyaan- pertanyaan pendukung membantu auditor mengidentifikasi risiko- risiko tertentu untuk ditangani selama audit. Memparafrasakan pertanyaan atau mengabaikan instruksi dapat menuntun pada jawaban yang tidak benar dan audit yang kurang efektif. 4

5 Keuangan dan Mengelola Kesejahteraan Gereja, bab 14 dan 5 dari Buku Pegangan 1. Bagaimana melaksanakan audit berkualitas tinggi dan mengapa audit berkualitas tinggi biasanya menemukan pengecualian audit. Bagaimana pengecualian audit menyediakan kesempatan untuk belajar; mengapa pengecualian audit hendaknya diterima, bukan ditakuti; dan bagaimana audit memperkuat para pemimpin unit dan juru tulis sementara membantu mereka untuk maju. Tujuan dari bagian Peninjauan Ulang Prosedur dan Penilaian Risiko audit dan bagaimana jawaban terhadap pertanyaan- pertanyaan penilaian risiko hendaknya menentukan pengujian auditor. Komponen- komponen dari sebuah tindakan korektif yang efektif. Bagaimana menggunakan alat Audit Latihan dalam LUFAS untuk pelatihan. Ketua komite audit pasak memimpin dalam melatih para auditor pasak. Komite juga mengimbau para auditor untuk menelaah secara individu. Help Center di LDS.org memuat banyak artikel mengenai keuangan dan audit Gereja. Melaksanakan audit latihan dalam LUFAS merupakan metode yang baik untuk pelatihan diri. 3.3 Mengawasi Pelatihan Keuangan Pasak Lainnya Presiden pasak memastikan bahwa pemimpin unit dan juru tulis mempelajari tugas- tugas mereka mengenai keuangan dan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur keuangan Gereja (lihat Buku Pegangan 1, ). Untuk membantu presiden pasak dalam tanggung jawab ini, komite audit pasak menggunakan hasil audit, observasi dari para auditor pasak, dan observasi anggota komite sendiri untuk mengevaluasi seberapa efektif pelatihan keuangan pasak sebelumnya dan untuk menentukan perlunya lebih banyak pelatihan. Komite audit pasak merekomendasikan kepada presidensi pasak isi dari pelatihan keuangan, waktunya, siapa yang hendaknya menerima instruksi, dan siapa yang paling baik memberikan instruksi tersebut. Sebagai contoh, pelatihan keuangan bagi uskup mungkin paling efektif ketika diberikan oleh seorang anggota presidensi pasak. Pelatihan keuangan diberikan di bawah arahan presidensi pasak oleh: Para anggota presidensi pasak. Juru tulis pasak. Asisten auditor area. Individu- individu yang mumpuni lainnya sebagaimana ditugaskan oleh presiden pasak. 3.4 Berembuk Bersama untuk Mengidentifikasi, Mengevaluasi, dan Menangani Risiko- Risiko Keuangan Pasak Para anggota komite audit pasak mempersiapkan diri mereka untuk berembuk bersama secara efektif dengan meningkatkan pemahaman mereka tentang praktik- praktik keuangan pasak dan proses serta kebijakan keuangan Gereja. Persiapan pribadi dapat mencakup menelaah buku pegangan Gereja dan bagian Keuangan dari laman Pencatatan di Help Center pada LDS.org. Persiapan juga dapat mencakup dengan saksama meninjau ulang auditaudit yang telah tuntas dan menganalisis informasi riwayat audit yang terdapat di Local Unit Financial Auditing System (LUFAS). 5

6 Komite audit pasak bertemu bersama untuk dengan doa yang sungguh- sungguh mengidentifikasi dan membahas risiko- risiko keuangan pasak dan berembuk bersama untuk menemukan solusisolusi terilhami yang menangani risiko- risiko ini secara efektif. Penilaian risiko adalah proses menentukan apa hal- hal buruk yang dapat terjadi dan bagaimana kemungkinan hal itu dapat terjadi. Ini mencakup kemungkinan bahwa sesuatu yang buruk telah terjadi. Penilaian risiko dari keuangan Gereja sering kali dimulai dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan berikut: Apa yang bisa keliru? Mengapa itu akan keliru? Apa yang bisa kita lakukan untuk mencegahnya? Ketua komite audit pasak hendaknya mempertimbangkan setidaknya tanda- tanda risiko keuangan berikut: Bukti bahwa para pemimpin secara sengaja atau tidak sengaja menempatkan dirinya dalam situasi di mana mereka dapat tergoda untuk menyalahgunakan dana untuk kepentingan pribadi mereka atau di mana mereka dapat dituduh melakukan demikian. Kemungkinan bukti mencakup: Sejumlah besar pembayaran kepada pemimpin unit atau istrinya atau pemimpin lain atau pasangan mereka. Sejumlah besar pembayaran tanpa dokumentasi pendukung. Tidak mengikuti asas kerekanan ketika memproses dan menyetorkan sumbangan. Setoran yang terlambat. Presiden pasak tidak secara rutin dan efektif meninjau ulang bersama uskup mereka Pernyataan Keuangan Unit. Para pemimpin unit atau juru tulis tidak dengan saksama meninjau ulang Pernyataan Keuangan Unit mereka setiap bulan. Pembayaran persembahan puasa yang tidak lazim atau bantuan persembahan puasa dalam jumlah yang besar. Pengecualian audit dalam jumlah yang besar. Pengecualian audit yang berulang. Riwayat tanpa pengecualian audit. Para pemimpin unit tidak memahami pengecualian audit atau cara menanganinya. Dana atau catatan keuangan Gereja yang tidak aman. Komite audit pasak mungkin mempertimbangkan tanda- tanda lain dari risiko misalnya tekanan ekonomi pada para anggota dan pemimpin imamat pasak, tingkat pengetahuan dan pengalaman para pemimpin, budaya wilayah, lokasi bank, dan keamanan fisik dari dana dan gedung Gereja. Kemungkinan cara- cara untuk mengurangi risiko keuangan mencakup: Meningkatkan keseluruhan kualitas audit melalui ketelitian, keakuratan, dan ketepatan waktu yang lebih besar. Membantu para auditor memberi komite audit pasak gambaran yang jelas mengenai masalahmasalah keuangan yang mereka amati dan mengapa masalah timbul. Membantu para pemimpin unit merumuskan tindakan- tindakan korektif yang mencegah terjadinya kembali dan menanggapi akar masalah. Mengajarkan asas- asas kesejahteraan Gereja yang benar dan memastikan hal itu diikuti (lihat Mengelola Kesejahteraan Gereja, Buku Pegangan 1, bab 5). Pertanyaan- pertanyaan audit mengidentifikasi banyak dari risiko utama yang hendaknya dipertimbangkan. Hasil dan laporan audit, karenanya, merupakan sumber informasi risiko yang baik bagi komite audit pasak. 6

7 4. Pertanggungjawaban Komite audit pasak melapor langsung kepada presiden pasak. Ketua komite audit pasak melapor secara rutin mengenai kegiatan- kegiatan komite. Laporannya dapat mencakup: Hasil- hasil audit seperti status pengiriman audit, observasi dari audit, ringkasan pengecualian audit, dan penyelesaian terhadap pengecualian audit. Risiko- risiko keuangan yang diidentifikasi, termasuk pengeluaran yang tidak tepat dari dana Gereja. Bagaimana risiko ditangani melalui pelatihan, pemantauan, audit, dan cara- cara lainnya. Pelatihan yang tengah dilakukan atau perlu dilakukan. Kebutuhan staf/anggota dari komite audit pasak dan auditor pasak. Presiden Marion G. Romney mengajarkan, Ingatlah, brother sekalian, mengembalikan dan melaporkan adalah tindakan akhir dari pengurus yang setia dan bijaksana ( Welfare Services: The Savior s Program, Ensign, November 1980, 93). 5. Kesimpulan Komite audit pasak yang terorganisasi dan berfungsi sepenuhnya merupakan bagian tak terpisahkan dari pengelolaan dan pengawasan dana Gereja yang benar dan untuk memberkati Orang- Orang Suci. Tujuan audit pasak dan lingkungan diuraikan dengan baik dalam Buku Pegangan 1: Auditor memastikan bahwa persepuluhan dan sumbangan lainnya dicatat dengan benar, dana Gereja dihitung dengan benar dan dilindungi, dan catatan keuangan lengkap dan akurat (14.9.3). Sewaktu para anggota komite audit pasak melaksanakan tanggung jawab mereka dengan benar, mereka akan melindungi dana sakral Gereja dan memperkuat mereka yang menanganinya by Intellectual Reserve, Inc. All rights reserved. Persetujuan bahasa Inggris: 9/16. Persetujuan penerjemahan: 9/16. Terjemahan dari Stake Audit Committee. Bahasa Indonesia. PD