SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO KISARAN

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO KISARAN Siti Rahmayuni dan Muhammad Rusli Staf Pengajar AMIK INTeL Com GLOBAL INDO ABSTRAK Persediaan merupakan sejumlah bahan baku yang digunakan untuk memenuhi permintaan konsumen atau bagian perusahaan pada periode tertentu. Jika jumlah permintaan tidak dapat ditentukan secara pasti ( probabilistik ) maka akan timbul kemungkinan berupa kekurangan atau kelebihan persediaan. Kemudian, setiap barang yang dipesan memiliki kemungkinan mengalami kerusakan atau memiliki kualitas yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengendalian yang dapat mengoptimalkan persediaan dengan memperhitungkan kondisi permintaan yang berfluktuatif dan kemungkinan terdapatnya barang yang rusak Key words : Persediaan, Probabilistik I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi pada masa sekarang semakin meningkat. Persaingan antara perusahaan sering terjadi. Persaingan tersebut mengakibatkan permasalahan yang ada dalam sebuah perusahaan semakin kompleks. Masih sering terjadinya pengolahan data secara manual. Agar penyajian informasi dapat dihasilkan secara cepat, akurat dan relevan maka di butuhkan suatu sistem akuntansi yang bisa menunjang aktifitas perusahaan. Penulis melakukan penelitian di KOSIKA (koperasi sivitas akademika) dimana dalam melakukan kegiatan atau pencatatan persediaan masih menggunakan sistem manual, sehingga penulis ingin membantu cara kerja KOSIKA agar tidak terjadi kesalahan. Mengingat pemasok dan barang begitu banyak serta transaksi yang berhubungan dengan persediaan intensitasnya tinggi serta melibatkan banyak bagian dalam penyebaran dokumen hasil dari transaksi, standar akuntansi yang digunakan tidak sepenuhnya mengacu pada Standar Akuntansi Keuangan (SAK) sehingga dalam pencatatan transaksi sulit untuk dipahami pengguna II. TINJAUAN UMUM 2.1. Pengertian Persediaan Persediaan barang adalah barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau memproduksi barang-barang yang akan dijual. Istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan. Istilah yang dipergunakan dapat dibedakan untuk usaha dagang yaitu perusahaan yang membeli barang dan menjualnya kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, dan perusahaan manufaktur yaitu perusahaan yang membeli bahan dan mengubah bentuknya untuk dijual. Dalam perusahaan manufaktur persediaan barang terdiri dari beberapa jenis yaitu: 1. Bahan baku dan bahan penolong, adalah barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Sedangkan bahan penolong merupakan barang barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya relatif kecil atau sulit diikuti biayanya. 2. Suplies pabrik, merupakan barang-barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi. 3. Barang dalam proses, merupakan barang-barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang-barang tersebut belum selesai dikerjakan untuk dapat dijual (masih diperlukan Pengerjaan lebih lanjut). 4. Produk selesai, merupakan barang-barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualan. (Zaki Baridwan,2005). Persediaan barang baik dalam usaha dagang maupun dalam perusahaan manufaktur merupakan jumlah yang akan mempengaruhi neraca maupun laporan rugi laba perusahaan, oleh karena itu persediaan barang yang dimiliki selama satu periode harus dapat dipisahkan mana yang sudah dapat dibebankan sebagai biaya (harga pokok penjualan) yang akan dilaporkan dalam laporan rugi laba dan mana yang masih belum terjual yang akan menjadi persediaan dalam neraca Metode Pencatatan Persediaan Barang Metode yang dapat digunakan dalam kaitannya dengan pencatatan persediaan barang adalah : AMIK INTeL Com GLOBAL INDO - 14

2 Metode Fisik Dalam metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan (stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku, setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan tidak dapat diketahui sewaktuwaktu. Permasalahan yang timbul bila digunakan metode fisik adalah jika diinginkan menyusun laporan keuangan jangka pendek misalnya bulanan, yaitu keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang. Bila barang yang dimiliki jenis dan jumlahnya banyak, maka perhitungan fisik akan memakan waktu lama dan akibatnya laporan keuangan juga akan terlambat. Dengan tidak diikuti mutasi persediaan dalam buku, menjadikan metode ini sangat sederhana baik pada saat pencatatan pembelian maupun pada waktu melakukan pencatatan Metode Buku (perpectual) Dalam metode buku setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendirisendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rincian dalam buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening persediaan. Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan neraca dan laporan rugi laba jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir. Walaupun neraca dan laporan rugi laba dapat segera disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang, setidaktidaknya setahun sekali perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah dalam rekening persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya perbedaan itu. Apakah selisih itu normal dalam arti susut atau rusak, ataukah tidak normal, yaitu diselewengkan. Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya adalah rekening persediaan barang. Bila jumlah gudang lebih kecil dibandingkan dengan saldo rekening persediaan maka rekening persediaan dikurangi, dan sebaliknya. (Zaki Baridwan,2005) Metode Harga Pokok Persediaan Untuk dapat menghitung harga pokok penjualan dan harga pokok persediaan akhir dapat digunakan berbagai cara, diantaranya yaitu : 1. Metode identifikasi khusus yaitu Didasarkan pada anggapan bahwa arus barang harus sama dengan arus biaya, sehingga perlu dipisahkan tiap-tiap jenis barang berdasarkan harga pokoknya dan untuk masing-masing kelompok dibuatkan kartu persediaan sendiri sehingga masing-masing harga pokok bisa diketahui. 2. Metode masuk pertama keluar pertama (FIFO) yaitu Harga pokok persediaan dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau pemakaian barang-barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga pokok yang paling terdahulu, disusul yang masuk berikutnya. 3. Rata-rata tertimbang yaitu Barang yang dipakai untuk produksi atau dijual akan dibebani harga pokok rata-rata dilakukan dengan cara membagi jumlah harga perolehan. 4. Masuk terakhir keluar pertama (LIFO) yaitu Barang-barang yang dikeluarkan dari gudang akan dibebani harga pokok pembelian yang terakhir disusul dengan yang masuk sebelumnya. Persediaan akan dihargai dengan harga pokok pembelian yang pertama dan berikutnya. 5. Persediaan besi (minimum) yaitu Persediaan minimum dianggap sebagai elemen yang harus selalu tetap, sehingga dinilai dengan harga pokok yang tetap. 6. Biaya standar (standar cost) yaitu Persediaan barang dinilai dengan biaya standar yaitu biayabiaya yang seharusnya terjadi. Biaya ini ditentukan sebelum proses produksi dimulai, untuk bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung. Apabila terdapat perbedaan antara biaya-biaya yang sesungguhnya terjadi denga biaya standarnya. Perbedaan ini akan dicatat sebagai selisih. 7. Harga pokok rata-rata sederhana (simple average) yaitu Harga pokok persediaan ditentukan dengan menghitung rata-ratanya tanpa memperhatikan jumlah barangnya. Apabila jumlah barang yang dibeli berbedabeda maka metode ini tidak menghasilkan harga pokok yang dapat mewakili selruh persediaan. 8. Harga beli terakhir (latest purchase price) yaitu Persediaan barang yang ada pada akhir periode dinilai dengan harga pokok pembelian terakhir tanpa mempertimbangkan apakah jumlah persediaan yang ada melebihi jumlah yang dibeli terakhir. AMIK INTeL Com GLOBAL INDO - 17

3 9. Metode nilai penjualan relatif yaitu Metode ini dipakai untuk mengalokasikan biaya bersama (joint cost) kepada masing-masing produk yang dihasilkan atau dibeli. Pembagian biaya bersama dilakukan berdasarkan nilai penjualan relative dari masing-masing penjualan tersebut. 10. Metode biaya variabel (direct cost) yaitu Dalam metode ini harga pokok produksi dari produk yang dihasilkan oleh perusahaan hanya dibebani dengan biaya produksi yang variabel yaitu bahan baku, upah langsung dan biaya produksi yang variabel. Biaya produksi tidak langsung yang tetap akan dibebankan sebagai biaya dalam metode yang bersangkutan dan tidak ditunda dalam persediaan. (Zaki Baridwan, 2005) 2.3. Pengertian Kas Kas adalah suatu alat pertukaran dan juga digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Dalam neraca kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering berubah. Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. (Baridwan, 2005) Berdasarkan dari konteks tersebut yang dimaksud sistem akuntansi pengeluaran kas adalah merupakan kesatuan yang melibatkan bagian-bagian yang saling berkaitan satu sama lain, yang digunakan dalam perusahaan untuk menangani pengeluaran yang berasal dari pembelian barang atau jasa baik secara tunai maupun kredit. III. SISTEM AKUNTANSI 3.1. Deskripsi Sistem Akuntansi Persediaan Pencatatan persediaan pada perusahaan konstruksi selama ini masih manual, kalaupun sudah digunakannya komputer, penggunaannya masih sangat terbatas, yaitu hanya pada penginputan data dan pembuatan laporan yang tidak representatif. Masih banyak data yang harus dicek ulang secara fisik dan laporan harus dibuat dengan cara mengetik kembali data dari laporan yang sudah dibuat sebelumnya dengan cara manual. Di samping itu, data dan informasi tidak dapat ditransfer ke bagian lainnya dengan cepat, data yang sama bisa diinput oleh dua bagian yang berbeda, dan informasi disajikan sering tidak akurat dan tepat waktu. Pemasukan data yang dilakukan dua kali tentunya membutuhkan waktu yang lama, tidak efektif, dan tidak efisien Sistem dan Prosedur pada Sistem Akuntansi Persediaan Prosedur yang dimiliki untuk persediaan adalah prosedur pengadaan barang, prosedur pengeluaran barang, dan prosedur perhitungan fisik. Prosedur pengadaan barang digunakan untuk pembelian barang, prosedur pengeluaran untuk pengeluaran barang dari gudang kepada bagian proyek, dan prosedur perhitungan fisik untuk mengecek jumlah persediaan yang masih tersisa pada akhir periode. Sistem pencatatan yang digunakan masih lebih banyak manual, walaupun sudah digunakan komputer, penggunaannya masih terbatas Unit-unit Yang Terkait Dalam sistem akuntansi persediaan barang, melibatkan unit organisasi yang terkait, mulai dari masuknya barang sampai pencatatan akuntansi. Unit-unit organisasi dalam sistem akuntansi persediaan barang adalah : 1. Fungsi Gudang, pada bagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang di simpan di gudang. Selain itu juga bagian gudang menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada penyimpanan barang. 2. Fungsi Akuntansi, pada bagian akuntansi diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar. (Mulyadi, 2008) IV. PEMBAHASAN 4.1. Neraca Saldo Tabel 4.1. Neraca Saldo KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO (Per 1 Januari 2013) No. Account Nama Account Debit Kredit Kas Ditangan BNI' Piutang Dagang Persediaan Barang Pendapatan Rehab Hutang Dagang Pajak Keluaran Pajak Masukan Uang Muka Penjualan Modal Saham Laba Ditahan Total AMIK INTeL Com GLOBAL INDO - 18

4 4.2. Data Pelanggan Tabel 4.2. Data Pelanggan No Nama Saldo No. Invoice 1. Mahasiswa Prodi Akuntansi Prodi Manajemen Informatika Prodi Teknik Komputer 4.3. Data Pemasok Tabel 4.3. Data Pemasok NO. Nama Saldo No. Invoice 1 IMAM MARKET UD. KEDJORA Data Persediaan Tabel 4.4. Data-data Persediaan Kode Nama Qty Cost Amount Selling Price P Pulpen K Kertas Kc Kacang Pembahasan Transaksi Transaksi 1 Januari Membeli 10 Rim kertas, 10 buah buku pada UD. Kedjora a. Aktifkan modul purchases b. Enter purchases Tampilan Pembelian Barang : Gambar 4.1. Pembelian Barang Transaksi 4 Januari Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi Manajemen Informatika Tampilan Penjualan Barang B Buku Transaksi transaksi Yang Terjadi Tanggal 01 Jan 04 Jan 10 Jan 11 Jan 12 Jan 14 Jan 18 Jan 21 Jan 22 Jan Tabel 4.5. Transaksi-Transaksi Keterangan Membeli 10 Rim kertas, 10 buah buku pada UD. Kedjora Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi manajemen informatika Membeli Kacang 25 buah kepada Imam market Menjual Pulpen 20 buah kepada Menjual kertas sebanyak 5 rim kepada Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi teknik komputer Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi komputerisasi akuntansi Menjual Pulpen 20 buah kepada Menjual Kacang 20 buah kepada Gambar 4.2. Penjualan Barang Transaksi 10 Januari Membeli Kacang 25 buah kepada Imam market. a. Aktifkan modul purchases b. Enter purchases Tampilan Pembelian Barang Gambar 4.3. Pembelian Barang secara Tunai AMIK INTeL Com GLOBAL INDO - 19

5 Transaksi 11 Januari Menjual Pulpen 20 buah kepada Transaksi 18 Januari Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada Prodi Komputerisasi Akuntansi. Gambar 4.4. Penjualan Barang Transaksi 12 Januari Menjual kertas sebanyak 5 rim kepada. Tampilan Penjualan Barang Gambar 4.7. Penjualan Barang Transaksi 21 Januari Menjual Pulpen 20 buah kepada. Gambar 4.5. Penjualan Barang Transaksi 14 Januari Menjual 12 buah pulpen, 1 rim kertas, 1 buah buku kepada prodi teknik komputer. Gambar 4.8. Penjualan Barang Transaksi 22 Januari Menjual Kacang 20 buah kepada. Gambar 4.6. Penjualan Barang Gambar 4.9. Penjualan Barang AMIK INTeL Com GLOBAL INDO - 20

6 4.7. Laporan Keuangan DAFTAR PUSTAKA Baridwan Zaki, Intermediate Accounting, Yogyakarta, 2003 Carl. S. Warren, James M. Reeve, dan Philip E. Fess, Pengantar Akuntans, Edisi 21, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, Gambar 4.8. Trial Balance Carol Costa dan C. Wesley Addison, Accounting Dalam 24 Jam, 2001, Jakarta : Alpha Teach Yourself. Harahap, S. S Teori Akuntansi. PT Raja Grafindo. Jakarta Moeliyati, Soecipto, Suyoto dan Sumardi, Siklus Akuntansi, Penerbit Yudhistira, Jakarta, Gambar 4.9. Profit and Loss V. KESIMPULAN DAN SARAN Mulyadi, Sistem Akuntansi:. Salemba Empat. Jakarta, 2008 R. Soemita, 2001, Dasar-dasar Akuntansi Revisi 1, Jakarta : Rhineka Cipta. S.R, Soemarno, 2003, Pengantar Mananjemen Keuangan, Jakarta : Rhineka Cipta Kesimpulan 1. Metode pencatatan sistem akuntansi persediaan barang pada KOSIKA INTeL Com GLOBAL INDO menggunakan system fisik dan masih manual. 2. Cara mengaplikasikan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagang pada KOSIKA AMIK INTeL Com GLOBAL INDO yaitu dengan menggunakan MYOB Accounting agar lebih mudah dan menghemat waktu 5.2. Saran 1. Diharapkan kepada KOSIKA INTeL Com GLOBAL INDO pencatatan persediaan menggunakan system komputerisasi 2. Membuat daftar persediaan barang setiap hari. 3. Kepada KOSIKA INTeL Com GLOBAL INDO agar menggunakan SDM yang memahami system pencatatan persediaan. AMIK INTeL Com GLOBAL INDO - 21