PERAN HUMAS PEMERINTAHAN MELALUI KEGIATAN INTERNAL DAN EKSTERNAL DI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGANYAR TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 i PERAN HUMAS PEMERINTAHAN MELALUI KEGIATAN INTERNAL DAN EKSTERNAL DI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGANYAR TUGAS AKHIR Disusun Untuk Memenuhi Syarat Memperoleh Gelar Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan Minat Utama Public Relations Oleh : RETNOWATI D PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009 i

2 ii PERSETUJUAN Tugas Akhir berjudul: PERAN HUMAS PEMERINTAHAN MELALUI KEGIATAN INTERNAL DAN EKSTERNAL DI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGANYAR Karya: Nama : Retnowati NIM : D Konsentrasi : Public Relations Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Surakarta, 2009 Menyetujui Dosen Pembimbing, Mahfud Anshori, S.Sos NIP ii

3 iii PENGESAHAN Tugas Akhir Ini Telah Diujikan dan Disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Hari : Tanggal : Panitia Ujian Tugas Akhir : 1. Drs. Alexius Ibnu Muridjal, M.Si NIP Mahfud Anshori, S.Sos NIP Dekan, Drs. H. Supriyadi SN, SU NIP iii

4 iv MOTTO Akar prestasi sejati adalah niat mencapai yang terbaik (Harold Taylor) Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan (QS. Alam Nasyrah: 6) Jalan-jalan kebaikan adalah jalan Tuhan sehingga orang-orang yang berjalan di jalan kebaikan sesungguhnya ia berjalan di jalan Tuhan Maka serahkanlah diri kita untuk berjalan di jalan kebaikan Perhatikan apa yang terjadi (Mario Teguh Golden Ways) iv

5 v PERSEMBAHAN Karya ini kupersembahkan untuk : Allah SWT sumber segala Inspirasi Bapak, Ibuku tercinta Keluarga besarku Bapak/Ibu Guru dan Dosen-dosenku Teman-teman semua yang kusayangi Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar Almamater yang kubanggakan v

6 vi KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat, taufik, hidayah, dan inayah-nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir Kuliah Kerja Media (KKM) ini dengan baik. Dari hasil menimba ilmu di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar, Penulis dapat mempersembahkan sebuah karya tulis berbentuk laporan yang berjudul Peran Humas Pemerintahan Melalui Kegiatan Internal dan Eksternal di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar. Penyusunan laporan praktek kerja ini sebagai kelengkapan pemenuhan persyaratan akademis guna memperoleh sebutan profesional Ahli Madya konsentrasi Public Relations program DIII Komunikasi Terapan di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, Surakarta. Dari awal pelaksanaan hingga terselesaikannya laporan ini, Penulis banyak mendapat dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini dari lubuk hati yang terdalam Penulis mengucapkan terimakasih kepada: 1. Bapak dan ibuku tercinta dengan jerih payah serta keringatnya aku bisa menempuh semua ini 2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta vi

7 vii 3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Komunikasi terapan FISIP UNS 4. Bapak Mahfud Anshori, S.Sos selaku Dosen Pembimbing yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan arahan, bantuan, serta bimbingan kepada Penulis selama ini 5. Bapak Drs. Hamid Arifin, M.Si selaku Penasehat Akademik yang telah memberikan bimbingan kepada Penulis selama ini 6. Seluruh Dosen, Staf, dan karyawan FISIP UNS yang telah membantu Penulis dalam menuntut ilmu selama 3 tahun menjalani masa perkuliahan 7. Bapak Iskandar, SH selaku penanggungjawab magang yang merupakan Kepala Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika (Dishubkominfo) Kabupaten Karanganyar 8. Bapak Warsidi selaku Kepala Seksi Pemberitaan Dishubkominfo, pak Wisata, bu Chomsa, pak Slamet, bu Endang, bu Aini, pak Heru, bu Eko yang banyak memberikan informasi, bimbingan, serta arahan kepada Penulis selama menjalani Kuliah Kerja Media (KKM) 9. Seluruh Staf Dishubkominfo lainnya yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu terimakasih atas sambutannya yang ramah 10. Seluruh keluarga besar yang selalu mendoakan dan memberi semangat 11. Semua teman-teman PR angkatan 2006 yang kusayangi dan semua pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari sempurna, baik isi maupun teknis penyajiannya. Maka dari itu, Penulis mengharapkan segala kritik dan vii

8 viii saran yang membangun agar laporan ini menjadi lebih baik setidak-tidaknya mendekati kesempurnaan dan semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak. Surakarta, 2009 Retnowati viii

9 ix DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... HALAMAN PENGESAHAN... HALAMAN MOTTO... HALAMAN PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... i ii iii iv v vi ix BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Tujuan... 5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Hubungan Masyarakat... 7 B. Peran Humas C. Tugas dan Fungsi Humas D. Internal dan Eksternal Public Relations E. Hubungan Masyarakat Pemerintahan F. Peran Humas Pemerintahan G. Tugas dan Fungsi Humas Pemerintahan BAB III DESKRIPSI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KARANGANYAR B. Gambaran Umum Dinas Perhubungan Komunikasi dan ix

10 x Informatika C. Visi dan Misi Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika D. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika E. Struktur Organisasi Dishubkominfo F. Kegiatan Internal dan Eksternal Humas Dishubkominfo BAB IV PELAKSANAAN MAGANG A. Tempat Pelaksanaan Magang B. Bidang Pelaksanaan Magang C. Penanggungjawab Magang D. Kegiatan Magang E. Kesulitan Selama Melaksanakan Magang dan Cara Mengatasi Kesulitan BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN x

11 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring perkembangan jaman di era Globalisasi seperti sekarang ini yang semuanya serba canggih dan modern yang ditunjang dengan berbagai kemajuan teknologi menimbulkan berbagai masalah atau krisis di berbagai lembaga atau organisasi. Dapat kita lihat di berbagai lembaga, baik di lembaga politik, ekonomi, sosial maupun budaya yang seringnya tidak dapat menyamakan atau menyatukan pandangan dengan masyarakat sehingga keserasian dan keselarasan hubungan dengan masyarakat tidak dapat terbina dengan baik. Padahal sikap serta aspirasi dari masyarakat atau publik juga memiliki peranan penting dalam menentukan kemajuan atau kemunduran suatu lembaga maupun organisasi. Karena apabila timbul suatu masalah dalam sebuah lembaga, otomatis publik atau masyarakat akan memunculkan berbagai opini yang seolah-olah memang itulah yang terjadi. Maka dibutuhkan suatu kepercayaan antara lembaga atau organisasi dengan publik. Karena kepercayaan yang diperoleh sebuah organisasi merupakan modal dasar untuk mendapatkan dan mempertahankan dukungan publik. Tanpa kepercayaan, hampir dipastikan tidak mungkin ditumbuhkan kemauan baik (good will) dari publik atau terciptanya saling pengertian (mutual understanding). Publik yang senantiasa curiga atau sungguh-sungguh tidak percaya lagi dapat menjadi 1

12 2 lawan pasif maupun aktif yang terus-menerus mengancam eksistensi organisasi atau lembaga. (Emeraldy Chatra dan Rulli Nasrullah, 2008: 13) Setiap lembaga ataupun organisasi pasti pernah dirundung suatu masalah, sangat wajar jika timbul kesadaran dari lembaga akan perlunya kesiapan tersendiri dalam menghadapinya. Oleh karena itu, lembaga membutuhkan seorang Humas atau Praktisi PR melalui tugas, fungsi serta perannya di bagian kehumasan (informasi dan pemberitaan). Dalam hal ini, apabila terjadi kesimpangsiuran berita atau kesalahan pemberitaan, seorang Humas atau PR dapat menggunakan perannya lewat klarifikasi masalah terhadap kebenaran berita sebenarnya yaitu meluruskan opini yang keliru tentang lembaga dan memanfaatkan tugasnya untuk membangun citra yang baik. Selain itu dalam mengatasi masalah, seorang Humas atau PR menerapkan fungsinya yaitu memelihara hubungan baik dengan masyarakat melalui komunikasi timbal balik antara lembaga dengan publik atau masyarakat. Selanjutnya hubungan baik merupakan kunci sukses bagi organisasi dalam menjalankan misinya karena dapat melahirkan sinergi dan kepercayaan publik. Tanpa hubungan yang baik dan harmonis, keahlian individual, kecanggihan konsep, persediaan kapital yang melimpah, tingginya daya beli masyarakat, dukungan elit pengusaha, atau kehebatan teknologi tidak akan memberi manfaat optimal karena tidak ada tempat yang kondusif untuk berkembang. Tanpa hubungan baik, setiap pihak sibuk dengan aksi jegal-menjegal, kecil-mengecilkan, sampai injak-menginjak. (Emeraldy Chatra dan Rulli Nasrullah, 2008: 27). 2

13 3 Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika bukanlah suatu lembaga yang mengeruk laba atau keuntungan tetapi lembaga tersebut memberikan jasa berupa informasi kepada publik atau masyarakat. Dalam lembaga pemerintahan ini tidak lepas dari peranan seorang Humas atau PR yang bertugas sebagai jembatan penghubung komunikasi antara pemerintah dengan publik atau masyarakat. Melalui kegiatan internal dan eksternal peranan Humas di lembaga pemerintahan ini, transparansi kegiatan pemerintah dapat diketahui masyarakat. Dengan ketrbukaan (transparansi), masalah dapat dengan mudah diatasi karena kepercayaan serta kesepakatan bersama antara pemerintah dengan publik dibangun secara berkesinambungan. Di jaman yang serba modern sekarang ini informasi sangat dibutuhkan. Sebagai Mahasiswa yang berbekal pendidikan formal bidang komunikasi diharapkan mengetahui berbagai informasi penting sehingga dapat mengantisipasi dan mengatasi masalah yang seketika bisa muncul di era globalisasi seperti sekarang ini. Peran Humas informasi dan pemberitaan dengan besarnya publik terkait Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika tersebut penting untuk diketahui lebih jauh lagi dan sangat bermanfaat untuk menerapkan ilmu teoritis yang diperoleh di bangku kuliah dan dijadikan sebagai pengalaman yang berharga. Dengan program Kuliah Kerja Media (KKM), Mahasiswa diharapkan mampu mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh salama 3 tahun menempuh studi perkuliahan melalui praktek lapangan agar gambaran 3

14 4 atau realita di dunia kerja nyata dapat dipahami dan tidak merasa asing nantinya. Karena antara praktek dengan teori itu kadang berbeda. Walaupun demikian dari praktek itulah tingkat kreativitas kita sangat dibutuhkan dalam kegiatan internal maupun eksternal. Sehingga setelah lulus perguruan tinggi dapat menjadi tenaga ahli yang siap dalam profesinya sebagai Ahli Komunikasi yang memiliki etos kerja tinggi dalam menghadapi berbagai tuntutan di jaman modern seperti sekarang ini. Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika kabupaten Karanganyar khususnya di bagian kehumasan (informasi dan pemberitaan), dimana pada bagian tersebut kegiatan di dalam maupun di luar lembaga atau dinas tersebut sangat berkaitan. Sehingga hubungan timbal balik antara pemerintah dengan publik dapat terjalin dengan baik melalui transparansi kegiatan pemerintah yang diliput dan diberitakan. Penulis memilih Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika yang berlokasi di Kabupaten Karanganyar sebagai objek penelitian karena Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika merupakan lembaga pemerintahan yang memerlukan pentingnya peranan seorang Humas atau PR untuk melaksanakan kegiatan-kegiatannya baik internal maupun eksternal serta operasi-operasinya di berbagai tempat dan bidang dalam kehidupan masyarakat modern seperti sekarang ini. Selain itu, karena sesuai dengan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah jurusan Hubungan Masyarakat atau Public Relations dimana penulis bisa mengaplikasikan ilmunya di 4

15 5 lembaga tersebut terutama di bidang kehumasan (informasi dan pemberitaan). Oleh karena itu, penulis mengambil judul laporan tugas akhir ini Peran Humas Pemerintahan Melalui Kegiatan Internal dan Eksternal di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar. B. Tujuan Tujuan dari program Kuliah Kerja Media ini adalah: 1. Tujuan Teoritis a. mengetahui peran Humas atau Public Relations melalui kegiatan internal dan eksternal di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika kabupaten Karanganyar b. mengetahui kinerja Humas atau Public Relations dalam menjalankan tugas dan fungsinya di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika kabupaten Karanganyar c. mengetahui gambaran dunia komunikasi secara nyata pada bidang informasi dan pemberitaan di lembaga pemerintahan d. meningkatkan pemahaman mengenai hubungan antara teori dan penerapannya sehingga nantinya dapat menjadi bekal bagi mahasiswa untuk terjun langsung ke masyarakat setelah lulus 2. Tujuan Praktis a. memenuhi kegiatan akhir dari perkuliahan yang merupakan salah satu syarat kelulusan untuk memperoleh sebutan professional Ahli Madya, Program Diploma III Public Relations Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta 5

16 6 b. memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk menerapkan ilmu yang didapat selama duduk di bangku perkuliahan ke dalam lapangan kerja yang sesungguhnya. 6

17 7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Hubungan Masyarakat (Humas) Makna Humas atau Public Relations itu terkesan relatif karena begitu banyak orang yang mencoba menafsirkannya sendiri sehingga justru sering menimbulkan salah pengertian. Terdapat begitu banyak definisi Humas, namun pada intinya Humas atau PR tersebut senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan, dan melalui kegiatankegiatan tersebut diharapkan akan muncul suatu dampak yakni berupa perubahan yang positif. Dengan demikian PR adalah suatu bentuk komunikasi yang berlaku terhadap semua jenis organisasi, baik yang bersifat komersial maupun non-komersial, di sektor publik (pemerintah) maupun privat (pihak swasta). Untuk menghindari salah pengertian, sebaiknya melihat makna atau definisi PR tersebut langsung dari kamus. Sebagian besar salah kaprah yang beredar atas pengertian PR itu sebenarnya disebabkan oleh keengganan untuk melihat isi kamus. (Frank Jefkins, 1995: 2) Disini dapat ditinjau tiga definisi PR dalam buku Public Relations karangan Frank Jefkins (1995: 8) yang secara internasional telah dianggap sebagai batasan pengertian bagi orang-orang yang setiap harinya menggeluti dunia PR, yakni sebagai berikut: 7

18 8 1. Definisi menurut (British) Institute of Public Relations (IPR) Humas adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (goodwill) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. 2. Definisi menurut penulis (Frank Jefkins) Humas adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. 3. Pernyataan Meksiko (The Mexican Statement) praktek Kehumasan adalah suatu seni sekaligus ilmu sosial yang menganalisis berbagai kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan konsekuensinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan kepentingan khalayaknya. Selain itu pendapat lain dari seorang ahli Edward L. Bernays (Public Relations University of Oklohoma Press) dalam buku KOMUNIKASI Komunikasi dan Hubungan Masyarakat karangan Drs.A.W.Widjaja (1993: 54) mengemukakan 3 pengertian Humas, antara lain: 1. Memberi penerangan kepada masyarakat 7 8

19 9 2. Pembujukan langsung terhadap masyarakat guna mengubah sikap dan tindakan 3. Usaha-usaha mengintegrasikan sikap dan tindakan dari permasalahan dengan masyarakat dan dari masyarakat terhadap permasalahannya. Sebuah panitia yang anggotanya terdiri dari para ahli Public Relations yang terkenal dalam buku Dasar-dasar Public Relations karangan Oemi Abdurrachman, M.A. (2001: 24-25) telah mengambil tiga definisi yang mereka anggap terbaik dari definisi-definisi yang disampaikan itu, sebagai berikut: 1. J.C.Seidel, Public Relations Director, Division of Housing State of Newyork Humas adalah proses yang kontinu dari usaha-usaha management untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para langganannya, pegawainya dan publik umumnya, kedalam dengan mengadakan analisa dan perbaikanperbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataanpernyataan. 2. W.Emerson Reck, Public Relations Director, Colgate University Humas adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan-pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan goodwill dari mereka. 3. 9

20 10 Howard Bonham, Vice Chairman, American National Red Cross Humas adalah suatu seni untuk menciptakan pengertian publik yang lebih baik, yang dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap seseorang atau sesuatu organisasi /badan. B. Peran Humas Peran Humas yaitu sebagai wahana komunikasi kedalam maupun keluar. Kedalam berusaha menyelenggarakan komunikasi ke dalam tubuh organisasi, keluar memberikan informasi kepada masyarakat dan lingkungan. Penyelenggaraan komunikasi kedalam dan keluar berfungsi menyaring (filterisasi), mengelola, dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikasi dari kelompok sasaran yang dituju. Mengelola dan menyaring masukan dari luar menyelenggarakan komunikasi yang sehat kepada masyarakat sehingga mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan. (Drs.A.W.Widjaja, 1993: 52) Selain itu Humas berperan menjadi mediator yang mampu menserasikan antara apa yang diharapkan dan apa yang diwujudkan, mempertemukan kepentingan bersama lembaga / instansi dan khalayak. (Drs.A.W.Widjaja, 1993: 101) C. Tugas dan Fungsi Humas Tugas Humas Tugas Humas hampir sama dengan kegiatan Humas, baik kegiatan internal maupun eksternal. Menurut Drs.A.W.Widjaja dalam bukunya KOMUNIKASI 10

21 11 Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (1993: 57) menyebutkan tugas pokok Humas antara lain: 1. Pengumpulan dan pengolahan data a. Mengumpulkan data untuk keperluan informasi b. Mengolah data c. Menyajikan data sehingga siap digunakan d. Mengarsipkan data sehingga sewaktu-waktu dapat digunakan kembali e. Melayani kebutuhan data bagi yang memerlukan f. Membuat kliping dari seluruh media massa 2. Penerangan a. Menyebarkan informasi dengan jelas b. Mengadakan hubungan dengan media massa (siaran pers, konferensi pers, dan wawancara pers) c. Mengadakan pemberian kehumasan (rapat kerja) d. Membuat dokumentasi kegiatan lembaga (dokumentasi foto, rekaman pidato, film movie, sambutan-sambutan, siaran televise dalam bentuk video) e. Menyelenggarakan pameran f. Memberikan pelayanan informasi dngan menyajikan berita-berita dan kliping g. Mentranskripkan rekamn pidato dan mengarsipkannya h. Mengalbumkan foto-foto kegiatan i. Mengikuti kunjungan kerja Pejabat/ Pimpinan 11

22 12 j. Mengadakan wisata pers (pers tour) ke obyek yang telah ditentukan 3. Publikasi a. Menerbitkan warta harian, mingguan, majalah bulanan, dan folder (leaflet) b. Menerbitkan buku kerja c. Menerbitkan kalender kerja d. Ikut serta menyelenggarakan pameran antra lain pameran pembangunan Proses Pelaksanaan Tugas Humas : Menurut Drs.A.W.Widjaja dalam buku karangannya yang berjudul KOMUNIKASI Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (1993: 56) menyatakan proses pelaksanaan tugas humas antara lain: 1. Meyelidiki dan mendengar (Fact Finding) Meliputi penelitian pendapat, sikap, dan reaksi publik, dapat diketahui masalah apa yang sedang dihadapi 2. Mengambil ketentuan dan merencanakan (Planning) Setelah pendapat, sikap, dan reaksi publik dianalisa lalu diintegrasikan atau diserahkan dengan kebijaksanaan dan kegiatan organisasi 3. Melaksanakan komunikasi (Communicating) Rencana-rencana di atas dikomunikasikan dengan semua pihak yang bersangkutan dengan metode yang sesuai 4. 12

23 13 Penilaian (Evaluation) Dinilai segi berhasil dan tidaknya, apa sebab-sebabnya, apa yang sudah dicapai, apa resep kemanjurannya, dan apa factor penghambatnya Fungsi Humas Humas atau Public Relations pada dasarnya berfungsi menghubungkan publik-publik atau pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu instansi atau perusahaan dimana hubungan hubungan yang efektif antara pihak-pihak yang berkepentingan itu adalah penting sekali demi tercapainya kepentingan dan kepuasan bersama. (Oemi Abdurrachman,M.A., 2001: 29) Fungsi Humas yang lain untuk menimbulkan iklim yang dapat mengembangkan tanggung jawab da partisipasi seluruh sasarn Humas untuk ikut serta mewujudkan tujuan. (Drs.A.W.Widjaja, 1993: 101) Dapat disimpulkan tujuan dan fungsi Humas adalah menciptakan keharmonisan antara lembaga/ instansi dengan khalayak (masyarakat) maka keharmonisan tersebut akan menciptakan pula iklim yang terus-menerus positif dalam pengertian kreatif, produktif, progresif antara kedua belah pihak. (Drs.A.W.Widjaja, 1993: 101) Tujuan Humas Tujuan Humas yaitu untuk menciptakan, membina, dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik. (Drs.A.W.Widjaja, 1993: 55) 13

24 14 Charles S.Steinberg mengemukakan bahwa tujuan Public Relations atau Humas adalah menciptakan opini piblik yang favourable tentang kegiatankegiatan yang dilakukan oleh badan yang bersangkutan. (Oemi Abdurrachman,M.A., 2001: 26) Selain itu pendapat dari Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations (1995: 63-64) menyebutkan tujuan pokok Humas yang lain yakni sebagai berikut: 1. Mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan 2. Meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai 3. Menyebarluaskan cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan 4. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta membuka pasar-pasar ekspor baru 5. Mempersiapkan penerbitan saham tambahan atau karena adanya perusahaan yang akan go public 6. Memperbaiki hubungan antara perusahaan dengan khalayaknya sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan khalayak terhadap niat baik perusahaan 7. Mendidik para pengguna/ konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan 8. Meyakinkan khalayak bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis 14

25 15 9. Meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan (take-over) 10. Menciptakan identitas perusahaan yang baru 11. Menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas da partisipasi para pimpinan perusahaan/ organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari 12. Mendukung keterlibatan perusahaan sebagai sponsor dari penyelenggaraan suatu acara 13. Memastikan bahwa politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, Undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan 14. Menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan parusahaan. D. Internal dan Eksternal Public Relations Menurut Drs.A.W.Widjaja dalam bukunya KOMUNIKASI Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (1993: 73-74) menyatakan terdapat beberapa kegiatan internal dan eksternal Public Relations yakni sebagai berikut: Internal Public Relations meliputi : 1. Employee Relations Memelihara hubungan khusus antara manajemen dengan karyawan dalam kepegawaian secara formal 2. Human Relations 15

26 16 Memelihara hubungan khusus antara sesama warga dalam perusahaan secara informal sebagai manusia 3. Labour Relations Mengadakan tindakan preventif mencegah kesulita- kesulitan yang timbul, turut melancarkan hubungan yang harmonis antara direksi/ manajer dengan serikat buruh 4. Stochokler Relations, Industrial Relations Mengadakan hubungan dengan para pemegang saham. Eksternal Public Relations meliputi : 1. Press Relations Mengatur dan memelihara hubungan dengan pers umumnya dengan mass media seperti pers, radio, film, dan televisi yang utama adalah pers 2. Government Relations Mengatur dan memelihara hubungan dengan pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah 3. Community relations Mengatur dan memelihara hubungan masyarakat setempat 4. Supplier Relations Mengatur dan memelihara hubungan dengan leveransir (pemborong), kontraktor, agar segala kebutuhan perusahaan dapat diterima secara teratur serta dengan harga dan syarat-syarat yang wajar 5. Customer Relations 16

27 17 Mengatur dan memelihara hubungan dengan para langganan sehingga hubungan itu selalu dalam situasi bahwa langgananlah yang sangat membutuhkan perusahaan, bukan sebaliknya. E. Humas Pemerintahan Setiap lembaga atau instansi tentu ingin berhasil mencapai tujuannya, keberhasilan tersebut tidak dapat dicapai hanya berdasarkan kemampuan yang ada pada lembaga itu saja. Disamping itu perlu adanya pengertian, penerimaan, dan keikutsertaan publiknya (publik intern maupun ekstern). Adanya unit Kehumasan pada setiap instansi pemerintah merupakan suatu keharusan fungsional dalam rangka penyebaran tentang aktivitas instansi tersebut baik kedalam maupun keluar yaitu kepada masyarakat pada umumnya. Humas merupakan suatu alat untuk memperlancar jalannya interaksi serta penyebaran informasi melalui pers, radio, televisi, dan media lainnya. Singkatnya, Humas sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda yaitu: keluar memberikan informasi kepada khalayak sesuai dengan kebijaksanaan instansinya dan kedalam wajib menyerap reaksi dari khalayak untuk kepentingan instansinya. (Drs.A.W.Widjaja, 1993: 63) Dalam hubungan masyarakat di pemerintah, perlu sekali diadakan penelitianpenelitian tentang opini publik terhadap instansi-instansi itu secara keseluruhan.sebagai Humas pemerintahan, berbagai kegiatan yang perlu diperhatikan antara lain membina pengertian pada khalayak/publik terhadap kebijaksanaan pimpinan termasuk pemberian dan pelayanan informasi, menyelenggarakan dokumentasi kegiatan-kegiatan pokok instansi pemerintah 17

28 18 terutama menyangkut publikasi, memonitor dan mengevaluasi tanggapan dan pendapat masyarakat, mengumpulkan data dan informasi yang dating dari berbagai sumber, bentuk produk Humas yang dihasilkan seperti majalah, bulletin, press release, poster, folder,pamflet, selebaran,dll. F. Peran Humas Pemerintahan Peran Humas di lembaga pemerintahan yakni mengorek berbagai bentuk informasi dan bahkan diharapkan untuk memberikan saran-saran positif untuk perkembangan lembaga tersebut. Sebaliknya, aparat Humas juga dituntut untuk mengembangkan diri. Hal ini penting karena Humas diharuskan menyerap informasi sebanyak mungkin dan selanjutnya disebarkan ke masyarakat, baik melalui media cetak maupun media massa lainnya. Sebab tugas Humas tidak sekedar memfoto atau tukang kliping koran, tetapi lebih dari itu. (Drs.A.W.Widjaja, 1993: 141) Pentingnya peran Humas di lembaga-lembaga pemerintah dalam masyarakat modern yaitu dalam melakukan kegiatan-kegiatanya dan operasi-operasinya di berbagai tempat dan bidang. (Oemi Abdurrachman,M.A., 2001: 112) G. Tugas dan Fungsi Humas Pemerintahan Tugas Humas Pemerintahan Menurut Drs.A.W.Widjaja dalam bukunya KOMUNIKASI Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (1993: 63) menyatakan tugas Humas pemerintahan dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: 1. 18

29 19 Tugas Strategis Ikut serta dalam Decision Making Process 2. Tugas Taktis a. Memberikan informasi b. Memberikan motivasi c. Menjalankan komunikasi timbal balik d. Membuat citra yang baik Pendapat lain dari Onong Uchjana Effendi dalam bukunya yang berjudul Hubungan Masyarakat Sebagai Studi Komunikologis (1986: 26) menyebutkan bahwa Humas pada departemen-departemen Pemerintahan mempunyai tugas sebagai berikut : 1. menyebar informasi secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan, dan hasil yang telah dicapai; kedua menerangkan dan mendidik publik mengenai perundang-undangan, peraturan-peraturan, dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan rakyat sehari-hari 2. menasehati pimpinan departemen dalam hubungan dengan reaksi atau tanggapan publik terhadap kebijaksanaan yang dijalankan. Fungsi Humas Pemerintahan Dalam bukunya yang berjudul KOMUNIKASI Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (1993: 127), Drs.A.W.Widjaja menyebutkan fungsi Humas Pemerintahan pada dasarnya adalah: 1. Mengamankan kebijaksanan pemerintah 19

30 20 2. Memberikan pelayanan/menyebarluaskan informasi dalam rangka meyakinkan masyarakat 3. Menerima atau menampung informasi dari masyarakat 4. Menjadi jabatan atau komunikator aktif dalam rangka komunikasi dua arah 5. Ikut menciptakan iklim untuk mengamankan politik pembangunan. 20

31 21 BAB III DESKRIPSI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KABUPATEN KARANGANYAR A. Gambaran Umum Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika (Dishubkominfo) 1. Sejarah Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar merupakan lembaga atau dinas pemerintahan yang baru saja diresmikan pada tanggal 12 Januari Dahulunya bernama Kantor Informasi dan Komunikasi yang kemudian digabung dengan Dinas Lalu Lintas Angkutan Jalan (DLLAJ) menjadi Dishubkominfo seperti sekarang ini. Sebelumnya Kantor Informasi dan Komunikasi ini bernama Departemen Penerangan yang pada akhirnya ditiadakan atau tidak difungsikan lagi. Dalam Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 2 Tahun 2009 tentang penyusunan SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) Dinas Daerah Kabupaten Karanganyar yang baru dan melalui SK. Bupati Nomor 15 Tahun 2009 yangg menguraikan Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Struktural maka terbentuklah Dinas Perhubungan, Komunkasi dan Informatika yang membidangi perhubungan komunikasi dan informatika yang menjadi jembatan penghubung antara pemerintah, publik atau masyarakat, swasta, dan pers atau media. 21

32 22 2. Pengertian Menurut Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar, Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika merupakan unsure pelaksana otonomi daerah di bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. B. Visi dan Misi Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar 1. Visi : Terciptanya pelayanan umum masyarakat bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika yang meliputi perhubungan, pengendalian operasional keselamatan jalan, komunkasi, dan informatika serta kesekretariatan untuk mewujudkan Karanganyar Tenteram. Maka diperlukan adanya peningkatan partisipasi masyarakat di bidang politik, ekonomi, sosial, dan budaya. Menjalin kerjasama, hubungan yang harmonis, serta menjalin komunikasi sosial melalui berbagai media komunikasi untuk mewujudkan aspirasi dan partisipasi masyarakat. Pemerintah Daerah memberikan kesempatan tidak hanya kepada karyawan Dishubkominfo tetapi seluruh masyarakat luas untuk mengakses informlasil dari berbagai media baik secara langsung maupun tidak langsung karena di jaman modern seperti sekarang ini informasi sangatlah penting

33 23 Misi : a. Memberikan pelayanan umum bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika kepada masyarakat lewat berbagai media yang ada b. Memberdayakan kelompok informasi dan pemberitaan masyarakat yang berkembang di daerah c. Mendorong kegiatan promosi daerah untuk menciptakan iklim usaha dan mengenalkan potensi daerah d. Meningkatkan pelayanan perijinan dan pemberdayaan usaha di bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika e. Meningkatkan koordinasi dalam bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika. C. Tugas Pokok dan Fungsi Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 2 Tahun 2009 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Karanganyar. 1. Tugas Pokok Dishubkominfo : Tugas pokok Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar yaitu membantu Bupati dalam melaksanakan urusan pemerintahan daerah di bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan 2. Fungsi Dishubkominfo : a. Perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika yang meliputi 23

34 24 perhubungan, pengendalian operasional keselamatan jalan, komunikasi dan informatika serta kesekretariatan b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelaksanaan pelayanan umum di bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika yang meliputi perhubungan, pengendalian operasional keselamatan jalan, komunikasi, dan informatika serta kesekretariatan c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perhubungan, komunikasi, dan informatika yang meliputi perhubungan, pengendalian operasional keselamatan jalan, komunikasi, dan informatika serta kesekretariatan d. Pembinaan terhadap unit pelakasana Teknis dalam Lingkup Dinas Perhubungan, komunikasi, dan informatika e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya. D. Struktur Organisasi Dishubkominfo 1. Susunan Struktur Organisasi Menurut SK.Bupati Karanganyar Nomor 15 Tahun 2009, Susunan Organisasi Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika terdiri dari: a. Kepala Dinas b. Sekretariat Dinas c. Kelompok Jabatan Fungsional d. Bidang Perhubungan e. Bidang Pengendalian Operasional Keaselamatan Jalan 24

35 25 f. Bidang Komunkasi dan Informatika g. Sub Bagian Perencanaan h. Sub Bagian Keuangan i. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian j. Seksi Angkutan k. Seksi Teknik dan Prasarana l. Seksi Pengelolaan Terminal dan Parkir m. Seksi Pengendalian dan Operasional Lalu Lintas n. Seksi Pengawasan dan Pengamanan Jalan o. Seksi Komunikasi p. Seksi Informasi dan Pemberitaan q. Seksi Penyiaran 2. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Struktural Susunan Organisasi Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar mempunyai tugas dan fungsi jabatan masing-masing, antara lain sebagai berikut: a. Kepala Dinas Membantu Bupati dalam menyelenggarakan urusan Pemerintahan di bidang Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika b. Sekretariat Dinas Membantu Kepala Dinas dalam merumuskan kebijakan mengkoordinasikan, membina, dan mengendalikan urusan 25

36 26 perencanaan, keuangan, umum, dan kepegawaian di lingkungan Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika c. Sub Bagian Perencanaan Membantu Sekretaris Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi, pembinaan, dan pengendalian kegiatan di bidang perencanaan d. Sub Bagian Keuangan Membantu Sekretaris Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika dalam pengkoordinasian pengelolaan keuangan Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika e. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Membantu Sekretaris Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika dalam pengelolaan rumah tangga dari kepegawaian Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika f. Bidang Perhubungan Membantu Kepala Dinas dalam merumuskan kebijakan, mengkoordinasikan, membina, dan mengendalikan kegiatan di bidang perhubungan g. Seksi Angkutan 26

37 27 Membantu Kepala Bidang Perhubungan dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,pembinaan, dan pengendaliankegiatan Angkutan h. Seksi Teknik dan Prasarana Membantu Kepala Bidang Perhubungan dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengendalian teknik dan prasarana i. Seksi Pengelolaan Terminal dan Parkir Membantu Kepala Bidang Perhubngan dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengendalian kegiatan pengelolaan Terminal dan Parkir j. Bidang pengendalian Operasional Keselamatan Jalan Membantu Kepala Dinas dalam merumuska kebijakan, mengkoordionasikan, membina, dan mengendalikan kegiatan di bidang pengendalian operasional keselamatan jalan k. Seksi Pengendalian dan Operasional Lalu Lintas Membantu Kepala Bidang Pengendalian Operasional Keselamatan Jalan dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi, pembinaan, dan pengendalian kegiatandan operasional lalu lintas l. 27

38 28 Seksi Pengawasan dan Pengamanan Jalan Membantu Kepala Bidang Pengendalian Operasional Keselamatan Jalan dalam melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengendalian kegiatan pengawasan dan pengamanan jalan m. Kepala Bidang Komunikasi dan Informatika Membantu Kepala Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika dalam penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, dan pelaksanaandi bidang Komunikasi dan Informatika n. Kepala Seksi Komunikasi Membantu Kepala Bidang Komunikasi dan Informatika dalam pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan pengendalian kegiatan seksi komunikasi o. Kepala Seksi Informasi dan Pemberitaan Membantu Kepala Bidang Komunikasi dan Informatika dalam pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan koordinasi pembinaan dan pengendalian kegiatan seksi informasi dan pemberitaan p. Seksi Penyiaran Membantu Kepala Bidang Komunikasi dan Informatika dalam pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengendalian kegiatan seksi penyiaran q. Kelompok Jabatan Fungsional 28

39 29 Sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. E. Kegiatan Internal dan Eksternal Humas Dishubkominfo Berbeda dengan Humas swasta, Humas pemerintahan memiliki budgeting atau anggaran yang minim maka tidak melakukan kegiatan promosi dan periklanan produk yang memiliki tujuan informasi profit bisnis yaitu pemasaran produk. Akan tetapi lebih mengarah untuk mendukung kegiatan pemerintah yaitu menjadi jembatan penghubung antara pemerintah dengan publik melalui kegiatan internal dan eksternal Humas atau PR, adapun kegiatan internal dan eksternal PR yakni sebagai berikut: 1. Kegiatan Internal PR: a. Pengumuman-pengumuman semua jadwal kegiatan kantor ditulis pada papan pengumuman atau ditempel b. Buku pegangan pegawai: setiap staf memiliki buku pegangan pegawai yang berisi tugas masing-masing c. Kontak pribadi d. Pertemuan berkala dibentuk koperasi pegawai yang mengadakan pertemuan secara berkala e. Darmawisata: kegiatan darmawisata yang diikuti oleh semua pegawai, diadakan tiap tahun sekali yang bertujuan untuk menghilangkan ketegangan serta menjalin hubungan yang lebih akrab diantara para pegawai f. Penyediaan tempat ibadah 29

40 30 2. Kegiatan Eksternal PR: a. Mengadakan analisa dan penilaian terhadap sikap dan opini publik b. Memberikan kritik dan koreksi kepada pimpinan sehubungan dengan tujuan PR c. Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif terhadap publik d. Membantu pimpinan dalam melakukan perubahan formasi staf agar lebih efektif e. Mengadakan penelitian dan penyelidikan tentang kebutuhan, kepentingan, dan selera publik. Kegiatan utama Humas di Dishubkominfo antara lain: 1. Kliping Pers Kliping Pers merupakan kegiatan Humas yang rutin dilakukan setiap harinya di seksi informasi dan pemberitaan berguna untuk mengevaluasi pemberitaan media. Selain itu kliping juga berfungsi untuk mengontrol kebenaran berita-berita barangkali tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan dari pemberitaan media massa. Maksudnya apabila terjadi kesalahan pemberitaan dan informasi terhadap suatu kejadian yang tidak sesuai dengan kenyataan sebenarnya maka pihak Pemerintah berhak melakukan klarifikasi kroscek dengan pembuktian kliping tersebut. Pengklipingan bersifat mengerucut mulai dari berita yang sangat penting, penting, dan kurang penting. 30

41 31 2. Liputan Pers Liputan Pers merupakan kegiatan Humas yang berfungsi untuk meliput segala aktivitas yang dilakukan oleh Bupati maupun dinas-dinas di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karanganyar. Kemudian dari hasil peliputan tersebut dibuat ke dalam sebuah laporan yang berbentuk Press Release dan disertai dengan bukti foto. Tujuan dari peliputan itu sendiri sebagai dokumentasi informasi yang berhubungan dengan segala aktivitas Bupati untuk dipublikasikan kepada masyarakat luas yang dapat dijadikan sebagai pembentukm opini publik, dalam hal ini menuju kea rah yang lebih baik. 3. Konferensi Pers atau Jumpa Pers Konferensi Pers atau jumpa pers merupakan suatu kegiatan hubungan pers yang hamper setiap instansi atau dinas sudah mengenalnya. Jumpa Pers biasanya dilakukan menjelang, menghadapi, ataupun setelah terjadi peristiwa atau kegiatan penting dan besar. Jumpa Pers ini penyelenggaraannya bisa atas inisiatif lembaga humas, bias pula atas permintaan wartawan yang menginginkan informasi lebih lengkap tentang suatu peristiwa yang menarik yang terjadi di masyarakat agar pihak pers atau wartawan mendapatkan keterangan mengenai pemberitaan tersebut dengan sejelas-jelasnyalangsung dari nara sumber yang bersangkutan dan mendapat kesempatan untuk mengajukan pertanyaan sehingga memperoleh informasi yang dibutuhkan secara detail. 31

42 32 Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam jumpa pers antara lain mempersiapkan bahan tertulis sehingga kalangan pers memiliki data yang akurat dari materi yang dijumpaperskan. Selain itu, yang perlu diingat yaitu jangan mengundang wartawan secara mendadaksebab biasanya wartawan sudah memiliki jadwal kerja yang padat kecuali undangan untuk kasus-kasus besar yang amat mendesak. 4. Liputan TV Liputan TV merupakan tampilan program-program atau acara dari kegiatan Bupati maupun dinas-dinas pemerintahan yang ditayangkan melalui stasiun televisi. Tampilan acara biasanya berupa talk show yaitu semacam tanya jawab dengan penonton di studio maupun interaksi melalui via SMS atau telepon dengan pemirsa layar kaca di rumah. Tujuan dari acara liputan TV yaitu agar masyarakat luas semkin mudah mendapatkan informasi yang memadai tentang internal pemerintahan beserta program-programnya. Selain itu untuk menjalin kesepahaman antara pemerintah dengan stasiun televisi agar program-program yang dimaksud dapat tersampaikan dengan baik dan tepat. 5. Dokumentasi Dokumentasi merupakan suatu kegiatan untuk memperkuat isi materi liputan pers dan biasanya dilakukan paska liputan. Bentuk dokumentasi ada yang berupa press release maupun foto. Selain itu kliping pers juga bisa disebut sebagai salah satu bentuk dokumentasi karena berfungsi mengontrol berita-berita dan sebagai bahan 32

43 33 evaluasi kegiatan terhadap opini publik dan pemberitaan pers (sebagai bukti bila terjadi kesimpangsiuran isi berita dengan kenyataan sebenarnya). Dokumentasi pers release juga memiliki peranan penting yakni sebagai sarana penyampaian atau publikasi berita maupun informasi kepada publik atau masyarakat. Sedangkan foto merupakan dokumentasi dalam bentuk gambar dari kegiatanyang berfungsi memperjelas narasi atau isi materi liputan kegiatan sebagai media publikasi kepad masyarakat luas. 6. Forum Komunikasi Tingkat Kabupaten Forum komunikasi tingkat kabupaten merupakan sarana komunikasi penyebaran berita atau informasi dari Dishubkominfo sebagai bentuk pelayanan kebutuhan penjangkauan komunikasi bagi masyarakat wilayah kabupaten Karanganyarmengenai program-program atau kegiatan-kegiatan baru dari pemerintah. Biasanya penyebaran informasi melalui siaran keliling sampai ke wilayah kabupaten Karanganyar yang kurang terjangkau. Sehingga hubungan komunikasi yang harmonis antara pemerintah dengan masyarakat luas dapat terjalin dengan baik. 33

44 34 BAB IV PELAKSANAAN MAGANG A. Tempat Pelaksanaan Magang Penulis melaksanakan kegiatan Kuliah Kerja Media (KKM) di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar yang berlokasi di jalan Lawu Kompleks Perkantoran Cangakan Kabupaten Karanganyar. Jangka waktu pelaksanaan kegiatan kuliah kerja media (KKM) selama 1,5 bulan terhitung mulai tanggal 2 Februari sampai dengan 12 Maret Pelaksanaan kegiatan magang di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika (Dishubkominfo) Kabupaten Karanganyar dimulai pukul WIB sampai WIB sesuai dengan jam kerja yang berlaku. B. Bidang Pelaksanan Magang Selama melaksanakan magang di Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar, penulis ditempatkan di seksi informasi dan pemberitaan. Karena pada seksi inilah yang paling tepat dan sesuai dengan pilihan program studi Diploma III Public Relations dimana penulis dapat menerapkan segala ilmu teoritis yang telah diperoleh selama menjalani masa perkuliahan. C. Penanggungjawab Magang Penanggungjawab dalam pelaksanan kegiatan Kuliah Kerja Magang (KKM) pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika 34

45 35 (Dishubkominfo) Kabupaten Karanganyar ini langsung dipegang oleh Kepala Dinas yaitu Bapak Iskandar, SH. Berkat segala fasilitas dan bantuan yang telah diberikan, penulis dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan dalam pelaksanaan magang ini dengan baik. Selain itu, banyak pengalaman berharga yang didapat penulis, dibidang Humas (Informasi dan pemberitaan) khususnya. D. Kegiatan Magang Selama 1,5 bulan melaksanakan magang di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar, penulis memperoleh berbagai ilmu pengetahuan dan pengalaman melalui kegiatan atau tugas yang dikerjakan setiap harinya. Kegiatan penulis selama menjalankan Kuliah Kerja Media di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika, antara lain: 1. Mengikuti Apel Pagi Apel pagi dilaksanakan rutin setiap harinya pukul WIB sebelum kegiatan kerja dimulai yang bertujuan melatih kedisiplinan. Kegiatan apel diikuti oleh seluruh staf Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika termasuk para peserta magang. 2. Mengisi Papan Jadwal Kegiatan Seksi Kehumasan (Informasi dan Pemberitaan) Mengisi papan jadwal kegiatan seksi informasi dan pemberitaan merupakan kegiatan yang wajib dilakukan untuk mengingatkan kepada seksi informasi dan pemberitaan, khususnya kepada petugas liputan untuk 35

46 36 meliput kegiatan Bupati, maupun dinas-dinas lain di lingkungan Pemerintah Kabupaten Karanganyar. Dari papan jadwal kegiatan seksi informasi dan pemberitaan jadwal kegiatan liputan dicatat di buku kegiatan informasi dan pemberitaan yang kemudian data tersebut dimasukkan ke file komputer sebagai rekap setiap bulannya. Pengisian papan jadwal kegiatan seksi informasi dan pemberitaan, informasinya diperoleh dari keprotokolan, TU Bupati dan ajudan. Informasi berupa kegiatan bupati, wakil bupati, atau pejabat lain yang menjadi agenda kegiatan Bupati Karanganyar. 3. Membuat Kliping Pers Kliping pers merupakan kegiatan yang wajib dilaksanakan di seksi informasi dan pemberitaan pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar. Selama melaksanakan magang di Dishubkominfo Kabupaten Karanganyar, membuat kliping pers merupakan kegiatan rutin yang dilakukan penulis setiap hari. Dalam pembuatan kliping pers, berita atau informasi yang dimuat merupakan seluruh peristiwa atau kejadian yang terjadi di wilayah Kabupaten Karanganyar baik menyangkut pemerintah kabupaten maupun warga masyarakat di wilayah Kabupaten Karanganyar. Berita atau informasi pengklipingan tersebut diperoleh dari media massa. Ada beberapa ketentuan dalam pembuatan kliping pers antara lain berita yang akan dikliping tidak ditempel begitu saja tetapi harus dipilahpilah sesuai nama media massa atau harian surat kabar, mulai dari berita 36

47 37 yang sangat penting, penting sampai dengan yang kurang penting sebab pengklipingan bersifat mengerucut. Selain itu, berita disusun berdasarkan urutan waktu (tanggal, bulan, dan tahun). Setelah pengklipingan selesai, hasilnya difotokopi sebanyak 5 (lima) rangkap untuk dikirim kepada Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Assisten I Sekda, dan Inspektorat. Pembuatan kliping pers bertujuan untuk mengontrol berita-berita yang barangkali antara peristiwa atau kejadian tidak sesuai dengan kenyataan sebenarnya. Maka dapat dibuktikan dengan menunjukkan kliping pers tersebut melalui klarifikasi atau kroscek langsung sehingga kekeliruan berita dapat dibenahi. 4. Melakukan Liputan Pers Selama menjalani magang di Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Karanganyar, penulis semakin tahu bagaimana peran seorang Humas, melalui kegiatan internal maupun eksternal. Hal ini dapat dilihat dari tugas-tugas yang diberikan kepada penulis terhadap pemenuhan kebutuhan informasi dan pemberitaan dari kegiatan-kegiatan Bupati maupun dinas-dinas lain di lingkungan Pemkab Karanganyar. Melalui kegiatan peliputan selanjutnya akan dibuat menjadi sebuah laporan atau berita. Penulis melaksanakan kegiatan peliputan bersama para staf liputan dan beberapa tugas liputan yang pernah dikerjakan penulis antara lain: 37

48 38 a. Meliput penyampaian bantuan Presiden RI kepada korban bencana alam di Ngargoyoso b. Meliput pelantikan Ketua Tim Penggerak PKK di Pendapa Rumah Dinas Bupati c. Meliput sosialisasi Pemili Caleg DPRD di gedung DPRD d. Meliput Kunjungan Kerja Komisi E DPRD di Podang VIP e. Meliput Pamitan Kontingen Pesta Siaga Binwil Surakarta di halaman Setda f. Meliput Rapat Koordinasi TP.PKK Kabupaten Karanganyar di Pendapa Rumah Dinas Bupati g. Meliput Mukercab (Musyawarah Kerja Cabang) PMI di Aula PMI Karanganyar h. Meliput Sidang Paripurna DPRD i. Meliput Upacara Serah Terima Jabatan Kapolres Karanganyar j. Meliput Kunjungan Kerja Dinas Pertanian Sumatera Selatan di Podang VIP k. Meliput Sosialisasi Arsip Masuk Desa di Pendapa Rumah Dinas Bupati l. Meliput pelatihan pendidikan anti korupsi bagi sekolah di Pendapa Rumah Dinas Bupati 5. Membuat Dokumentasi Dokumentasi ada yang berbentuk tulisan yaitu pers release maupun gambar yaitu foto, pembuatan dokumentasi setelah kegiatan peliputan 38

49 39 sangat penting dan harus dilakukan. Pers release atau disebut juga siaran pers harus memiliki nilai-nilai jurnalistik agar layak dimuat. Pers release atau siaran pers biasanya berupa lembaran siaran berita yang berisi segala bentuk informasi tentang kegiatan atau program-program bupati maupun dinas-dinas lain di lingkungan pemkab. Setelah pers release selesai dibuat kemudian dikirim lewat faximili ke Pemda dan BIKK (Badan Informasi Komunikasi dan Kehumasan) Semarang untuk dimuat di majalah internal BIKK. Selain itu, dibagikan kepada para wartawan atau media massa agar dimuat di media cetak. Dalam penulisan dan pengiriman pers release banyak hal penting yang harus diperhatikan seperti dalam menulis pers release harus ringkas, jelas, dan padat, memuat unsur 5W + 1H (What, When, Where, Who, Why dan How), ditulis pada kertas yang berkop resmi, mencantumkan nama petugas atau pejabat yang berwenang menyiarkan pers release sehingga isinya dapat dipertanggungjawabkan. Sebaiknya pengiriman pers release harus secepat mungkin (hari itu juga), jangan ditunda kecuali jika pelaksanaannya malam hari, pengiriman bisa melalui faxsimili atau . Dan lebih baik dikonformasikan kembali lewat telepon apakah siaran pers tersebut sudah diterima atau belum. Sebab ada kalanya tidak sampai pada alamat yang dituju atau cetakan faksimili amat sulit untuk dibaca. Semua itu, harus diperhatikan karena pers release sangat penting sebagai media publikasi sekaligus pembentuk opini publik berkaitan dengan peran 39