PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PRE ORDER DAN PENJUALAN PADA KHASAN LABELS INDONESIA NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PRE ORDER DAN PENJUALAN PADA KHASAN LABELS INDONESIA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Nur Fitrianingsih Hasan kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2 2

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PRE ORDER DAN PENJUALAN PADA KHASAN LABEL INDONESIA Nur Fitrianingsih Hasan 1), Armadyah Amborowati 2), 1,2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia nur.hasan@students.amikom.ac.id 1), armadyah.a@amikom.ac.id 2) Abstract - Along with the rapid development of the times and the more modern encourage a wide range of changes to the system, either directly or indirectly. Such as trading systems, production systems, presentation of information, how to trade and marketing systems. The application of computer-based information systems are increasingly required by companies in today's era of globalization, particularly in improving the health of the flow of information within the enterprise and quality control. Application programming pre-orders and sales - based desktop, using the Java programming language. The program is based on the analysis of the needs that exist in Khasan Labels Indonesia, where after paying customer orders, customer data will be included in the list of pre-order if the product is not yet available. The program is expected to help Khasan Labels Indonesia in the process of pre-orders and sales management. Keywords - Management Information Systems, Pre Order, Sales 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Pengaplikasian Sistem Informasi berbasis komputer semakin dibutuhkan oleh perusahaan di era globalisasi dewasa ini, khususnya dalam meningkatkan kesehatan aliran informasi dalam perusahaan dan kontrol kualitas. Proses-proses manajemen pada Khasan Labels Indonesia yang masih manual kemudian memunculkan kendala. Semakin banyaknya pesanan dari pelanggan yang masuk menjadikan banyaknya pencatatan rekap pesanan dan transaksi penjualan dengan manual memakan waktu lama, kesalahan terkait keakuratan data seperti proses pendataan yang keliru disebabkan oleh kelalaian yang berdampak pada proses produksi hingga pemasukan bulanan perusahaan. Manajemen produksi dan pendataan serta tarnsaksi yang masih manual tersebut akan di kembangkan dalam sebuah sistem serta aplikasinya, dengan tujuan proses pendataan Pre Order pelanggan dan transaksi penjualan lebih efektif dan efisien dari segi ekonomi, waktu dan pelayanan. Dengan demikian sangat di butuhkannya sebuah perancangan sistem informasi yang dapat dimanfaatkan sebagai pengumpulan data, mengolah data dan meyimpan data. Dengan penjabaran masalah yang ada, maka penulis melakukan analisis dan penelitian pada objek untuk penulisan penelitian dengan mengangkat judul Perancangan Sistmem Informasi Manajemen Pre Order dan Penjualan Pada Khasan Labels Indoneisa. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, maka perlu dirumuskan suatu masalah yang akan diselesaikan pada penelitian ini, yaitu Bagaimana merancang sebuah sistem informasi pre order dan penjualan produk di Khasan Labels Indonesia yang mempermudah pengguna melakukan pendataan dan penyajian data? 1.3 Batasan Masalah Adapun ruang lingkup permasalahannya antara lain: 1. Sistem Informasi Manajemen Pre Order dan penjualan ini akan di rancang menjadi sebuah aplikasi berbasis Desktop. 2. Perangkat lunak yang digunakan untuk membangun Sistem Informasi Manajemen Pre Order dan penjualan adalah Netbean, database Mysql dan bahasa pemrograman Java. 3. Aplikasi ini hanya untuk mendata serta menyajikan informasi pemesanan pre order, transaksi dan stok produk. 4. Pada penelitian ini Waterfall model hanya sampai pada tahap implementasi dan pengujian. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah: 1. Memperoleh desain sistem manajemen dan program aplikasi yang memudahkan brand Khasan Labels Indonesia dalam melakukan pengecekan data Pre Order, melihat detail transaksi dan melakukan perhitungan transaksi penjualan yang secara otomatis akan tercatat langsung pada database. 2. Menjadi solusi untuk Khasan Labels Indonesia yang sedang mengembangkan bisnis busana muslim dengan memanfaatkan teknolgi komputerisasi dan sistem informasi agar lebih efektif dan efisien dalam mengolah data. 1.5 Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah SDLC salah satu metode pengembangan sistem informasi yang populer pada saat sistem informasi pertama kali berkembang, dalam penulisan ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpuluan 2. Analisis 3. Perancangan 4. Implementasi 5. Pengujian 3

4 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya[1]. 2.2 Definisi Pre Order Sistem pre order atau yang sering disebut sistem adalah sistem penjualan dimana pembeli harus memesan dan membayar terlebih dahulu barang atau produk yang akan dibelinya kepada penjual. Penjual dengan sistem pre order hanya memiliki katalog barang online ya ng ada di website atau media sosial yang digunakan sebagai media berjualan [2]. 2.3 Definisi Penjualan Penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan yang biasanya dilakukan secara teratur[3]. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Proses Bisnis Khasan Labels Indoneisa Tidak Admin Sistem Manj. Produksi Daftar ID Pesan (Id + Order) konfirmasi Lanjut? Ya Bayar Konfirmasi bayar Batal Rdy/tdk Tidak Daftar ID Pesan (Id + Order) konfirmasi Lanjut? Ya Bayar Konfirmasi bayar Batal Rdy/tdk Input data barang daftar (P + A) ID (P + A) pesanan Cek Konfirmasi + invoice Konfirmasi bayar Cetak nota pembayaran Cetak Laporan produksi Rdy & Ya ID Plg Ready Tidak Gambar 1. Proses Bisnis ID Laporan Produksi 3.2 Analisis Analisis PIECES Analisis Fungsional Setelah mengetahui permasalahan, penyebab, serta peluang dari sistem lama, maka data tersebut dapat kita manfaatkan untuk menentukan kebutuhankebutuhan fungsional yang dibutuhkan. Berikut ini adalah kebutuhan fungsional yang harus dimiliki oleh sistem: 1. Pemilik a. Login sistem b. Mengelola data admin/hak akses c. Dapat melihat data pelanggan d. Dapat melihat data agen e. Dapat melihat data barang f. Dapat melihat data transaksi g. Dapat melihat data Pre Order h. Logout system 2. Admin a. Login sistem b. Mengelola dan mencetak data agen (CRUD) c. Mengelola dan mencetak data pelanggan (CRUD) d. Mengenlola dan mencetak data barang (CRUD) e. Mengelola dan mencetak data transaksi (CRUD) f. Mengelola dan mencetak data Pre Order (CRUD) g. Logout Sistem Analisis Non-Fungsional 1. Perangkat Keras Untuk mendukung berjalannya sistem ini, ada beberapa perangkat keras yang dibutuhkan. Berikut adalah daftar perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem: 1.Personal Komputer a. Prosesor Intel Pentium 4 b. RAM >= 1 GB c. Harddisk >= 80 GB d. Printer 2. Perangkat Lunak Selain perangkat keras, sistem juga membutuhkan perangkat lunak agar dapat berjalan dengan baik. Berikut adalah daftar perangkat lunak yang dibutuhkan oleh sistem: a. Sistem Operasi Windows Seven b. Adobe Reader 3. Kebutuhan Pengguna a. Karakteristik user yang ada saat ini yaitu berumur 20 tahun. b. Mampu mengoprasikan komputer. c. Pemilik, bertindak sebagai super admin yang mengelola hak akses ke sistem. d. Admin, bertindak sebagai pengelola data sistem. 3.3 Perancangan Pemodelan Entity Relationship Diagram (ERD) password status username Hak_akses keterangan wilayah ukuran stok harga id_agen alamat status gambar id_barang nama_agen 1 Melakukan nama_barang warna no_telp n po n nama_pelanggan id_pelanggan n 1 Melakukan n tanggal alamat no_hp no_tr kd_pos id_agen id_pelanggan Gambar 2. Entity Relationship Diagram (ERD) Relasi Tabel 4

5 4. Tabel po 5. Tabel hak_akses 6. Tabel transaksi Pemodelan Sistem Flowchart Sistem Barag Gambar 3. Relasi Tabel 4.3 Implementasi Program 4.4 Manual Program 1. Login Sistem Dalam sistem infomrasi manajemen pre order dan penjualan ini user yang menggunakan harus memiliki hak akses berupa username dan password untuk Login ke dama sistem. Ini adalaha salah satu fitur keamanan di dalam sistem ini. Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan L. L. L. Nota L. Pre Order Gambar 4. Flowchart Sistem Kontaks Diagram L. L. L. Nota L. Pre Order Input Input Admin SIM Input Kelola Pemilik Pre Order & Penjualan Input Input Pre Order Gambar 10. Tampilan Login 2. Form Menu Dashboard Setelah user berhasil masuk form dashboard ini akan muncul dan membrukan user pilihan menu juga memberikan user informasi bahwa user tersebut login sebagai admin atau lainnya. L. L. L. Nota L. Pre Order mbar 5. Konteks Diagram Ga Flow Diagram (DFD Level 0) Pemilik User & Pass Input Username & Pswd Admin 1 L. Login Verifikasi Input L. Input L. L. Input L. L Simpan Kirim Simpan Kirim Simpan Kirim Gambar 11. Tampilan Menu Dashboard 3. Form Salah satu menu adalah data agen. User dapat melihat data-data agen yang ada. Input L. L. L. 5 Simpan Kirim L. Pre-Order 6 Simpan Ore Order L. Pre-Order Kirim Pre Order Nota Gambar 6. DFD Level 0 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi 4.2 Implementasi Basis Struktur Tabel dan Atribut Basis 1. Tabel agen 2. Tabel pelanggan 3. Tabel barang Gambar 12. Tampilan Form data agen 4. Form CRUD Masuk sebagai admin akan memberikan hak akses user sebagai admin untuk membuat, mengubah, menghapus data agen seperti dibawah. 5

6 membuat, mengubah, menghapus data barang seperti dibawah. Gambar 13. Tampilanform CRUD data agen 5. Form Salah satu menu adalah data pelanggan. User dapat melihat data-data pelanggan yang ada. Gambar 17. Tampilan form crud data barang 9. Form, user dapat melihat data-data transaksi yang ada. Berikut dengan detail transaksinya. User juga dapat mencetak transaksi. Gambar 14. Tampilan form data pelanggan 6. Form CRUD Masuk sebagai admin akan memberikan hak akses user sebagai admin untuk membuat, mengubah, menghapus data pelanggan seperti dibawah. Gambar 18. Tampilan form transaksi 10. Form CRUD Masuk sebagai admin akan memberikan hak akses user sebagai admin untuk membuat, mengubah, menghapus data transaksi seperti dibawah. Gambar 15. Tampilan form CRUD data palanggan 7. Form barang, user dapat melihat data-data barang yang ada. Berikut dengan detail barangnya. Gambar 19. Tampilan form CRUD transaksi 11. Form Pre Order Pada form Pre order, user dapat melihat data-data transaksi pre order yang ada. Berikut dengan detail transaksinya. User juga dapat mencetak data pre order. Gambar 16. Tampilan form data barang 8. Form CRUD Masuk sebagai admin akan memberikan hak akses user sebagai admin untuk Gambar 20. Tampilan form pre order 6

7 12. Form Bantuan Form bantuan berfungsi untuk membantu user untuk menggunakan sistem informasi ini. Mencari informasi mengenani tools dalam sistem informasi manajemen pre order dan penjualan. Gambar 24. Tampilan Form Logout Gambar 21. Tampilan Form Bantuan 13. Form Tentang Form tentang adalah deskripsi singkat tentang aplikai sistem informasi ini. 4.5 Uji Coba sistem 1. White Box Testing a. Fungsi Login Jika user salah memasukka username dan password maka sistem akan memberikan feedback. Bahnwa user harus memeriksa kembali username dan password sebelum login sistem. Gambar 25. Fungsi Login Gambar 22. Tampilan Form Tentang 14. Form User Form user hanya memberikan hak akses kepada user yang menjadi pemilik perusahaan atau sistem informasi ini. Form user berfungsi untuk megubah, menambah dan menghapus admin. b. Fungsi User () Ada beberapa menu pada sistem informasi manajemen ini yang di khususkan untuk beberapa user saja, jika user tersebut tidak memiliki hak akses, maka akan ada peringatan dari sistem. Gambar 26. Fungsi User Gambar 23. Tampilan Form User 15. Form Logout Menu keluar pada sistem informasi ini berfungsi untuk user yang akan logout dari sistem. Untuk faktor keamanan, sebelum keluar dari sistem user harus mengkonfirmasi. c. Fungsi Logout Untuk faktor keamanan, sebelum keluar dari sistem user harus mengkonfirmasi. Gambar 27. Fungsi Logout 7

8 2. Black Box Testing Berikut adalah hasil dari black box testing : Nama Menu Login Pre Order Tabel 1. Hasil Black Box Testing Pengujian Masuk ke dalam program menggunakan username dan password yang sudah terdaftar. Menambah data agen Melihat data agen Mengubah data agen Menghapus data agen Menambah data pelanggan Melihat data Mengubah data Menghapus Menambah data barang Melihat data barang Mengubah data barang Menghapus data barang data Menambah data transaksi Melihat data transaksi Mengubah data transaksi Menghapus data transaksi Mencetak data transaksi Menambah data pre order Melihat data pre order Mengubah data pre order Menghapus data pre order Mencetak data pre order Hasil 5. Penutup 5.1 Kesimpulan 1. Berdasarkan analisis sistem menggunakan metode PIECES, sistem manajemen yang lama di nilai kurang efektif dan efisien. Alasan paling mendasar adalah karena sistem yang lama membutuhkan waktu dan biaya yang lebih banyak dan bersifat continue untuk mengolah data transaksi, pre order dan data barang. 2. Sistem informasi manajemen ini di rancang untuk pihak intern perusahahaan Khasan Labels Indonesia, yaitu admin dan pemilik. Proses yang bisa di lakukan oleh admin adalah mengolah data agen, pelanggan, barang, transaksi dan pre order. Sedangan proses yang bisa dilakukan oleh pemilik adalah membaca semua data diatas dan memberikan hak akses kepada admin. 3. Hasil dari uji coba sistem menggunakan white dan black box testing terhadap sistem informasi manajemen ini adalah baik. Dinilai baik karena semua proses yang dilakukan oleh sistem berjalan sesuai dengan rancangan basis data, algoritma sampai pada laporan-laporan yang di butuhkan. 5.2 Saran 1. Sistem informasi manajemen ini belum online atau belum terintergasi dengan intranet, penulis menyarankan kedepannya lebih baik jika sistem ini dapat di integrasi dengan jaringan intranet agar lebih memudahkan kerja admin, pemilik dan manajer produksi. 2. di dalam sistem informasi manajemen ini hanya memiliki 1 jenis transaksi. Untuk pengembangan, akan lebih baik transaksi di bedakan berdasarkan karakteristik pembeli yaitu transaksi dan. 3. Status Pre order dalam sistem informasi manajemen saat ini adalah jika barang 0 maka. Untuk pengembangan selanjutnya status sebaiknya juga menghitung dari barag yang sudah Ready. 4. Report manajemen di dalam sistem informasi manajemen saat ini belum memiliki fitur atau hasil print out tanggal cetak dan pencetak. Untuk pengembangan selanjutnya sebaiknya hasil pront out tersebut di tambahkan. Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI. [2] Adi, Rifqi, Nugroho Analisis Faktor-faktor yang Mempengaruhi Keputusan Pembelian dengan sistem Pre-Order secara Online. Semarang. [3] Chairul Marom, (2002), Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang, Edisi ke-dua. Jakarta: Grasindo Biodata Penulis Nur Fitrianingsih Hasan, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Armadyah Amborowati, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun Memperoleh gelar Master of Engineering (M.Eng) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 8