PENDAHULUAN. Latar Belakang

Transkripsi

1 PENDAHULUAN Latar Belakang Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat menimbulkan kesalahan atau kekeliruan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa saja, kapan saja dan dimana saja dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang teratur ini disebut Standard Operating Procedures (SOP). Standard Operating Procedure memiliki peran penting dalam sebuah organisasi, dengan adanya Standard Operating Procedure pekerjaan dapat disederhanakan supaya langsung berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat. Dengan adanya Standard Operating Procedure, keuntungan mudah diraih, pemborosan dapat diminimalisasi, dan kebocoran keuangan bisa dicegah. (Ekotama, 00:0) Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (DP GKJ) berdiri pada tanggal Agustus 975 sebagai bentuk kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dengan diterbitkannya Undang-Undang Dana Pensiun nomor tahun 99, maka bentuk badan hukum Yayasan Dana Pensiun GKJ diubah menjadi Dana Pensiun GKJ. Melalui proses penyesuaian selama dua tahun dari tahun 99 sampai tahun 994 Dana Pensiun GKJ disahkan tanggal 8 Juni 994. Dana Pensiun GKJ adalah salah satu Lembaga Keuangan non Bank. Dana Pensiun GKJ merupakan DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya. Karakteristik DP GKJ yaitu menerima iuran pensiun, lalu mengelola iuran pensiun tersebut dalam bentuk investasi yang nantinya akan dibayarkan dalam bentuk manfaat pensiun kepada peserta. Aktivitas tersebut berhubungan dengan

2 pengelolaan uang. Sehingga sangat penting bagi DP GKJ untuk memiliki sistem keuangan yang baik, standar, konsisten dan sistematis. Sejauh ini belum ada suatu prosedur standar yang mengatur mengenai aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga. Padahal aktivitas keuangan merupakan aktivitas utamadi Dana Pensiun GKJ. Apabila tidak ada aturan standar dalam aktivitas keuangantentu dapat menimbulkan salah persepsi antar karyawan, tidak dapat mengevaluasi pekerjaan, apakah pekerjaan sudah berjalan secara efektif atau belum. Selain itu prosedur standar juga bertujuan agar setiap karyawan memiliki pembagian tugas yang jelas dan tidak ada rangkap tugas maupun saling lempar tanggung jawab. Dengan semakin berkembangnya aktivitas di Dana Pensiun GKJ, dan adanya peraturan dari Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pengawas Pasar Modal Dan Lembaga Keuangan Nomor KEP-36/BL/006 tentang Pedoman Tata Kelola Dana Pensiun, maka diperlukan Standard Operating Procedure untuk mendukung aktivitas di Dana Pensiun GKJ. Standard Operating Procedure merupakan modal yang penting bagi organisasi untuk mengendalikan kegiatan dalam koridor yang efektif, efisien, konsisten, standar dan sistematis serta dalam pengambilan keputusan. Semakin besar organisasi, semakin besar tuntutan untuk memiliki perangkat kontrol yang memadai. Semua itu bisa terwujud pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ Salatiga apabila Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki panduan yang jelas dalam melaksanakan aktivitas keuangan dan investasinya. Menyusun pedoman Standard Operating Procedure (SOP) yang baik pada dasarnya menunjukkan bahwa organisasi mempunyai kemauan memperbaiki langkah-langkah kegiatan dan memperbaharuinya sesuai dengan perkembangan yang ada. Masalah Penelitian Aktivitas utama di Dana Pensiun GKJ berkaitan dengan sistem keuangan, seperti penerimaan iuran pensiun, pembayaran manfaat pensiun, penempatan dan pelepasan dana investasi. Bahkan aktivitas keuangan di Dana Pensiun GKJ hampir mencakup semua aktivitas yang ada. Belum adanya Standard Operating Proceduredi

3 Dana Pensiun GKJ, mengakibatkan Dana Pensiun GKJ tidak memiliki pedoman dalam pengambilan keputusanterutama dalam menjalankan aktivitas rutinnya. Sehingga sulit mengevaluasi apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan. Misalnya saja dalam pembayaran biaya operasional kantor, siapakah yang seharusnya melakukan pembayaran, apakah boleh setiap bagian melakukan pembayaran. Jika tidak ada SOP tentu saja sulit untuk menetapkan hal-hal seperti ini. Sekarang ini para karyawan yang ada sudah terbilang lama bekerja di Dana Pensiun GKJ, sehingga mereka sudah terbiasa dengan alur pekerjaan yang ada. Tetapiapabila nantinya terjadi rotasi karyawan atau pergantian karyawan, hal ini dapat menimbulkan masalah bagi karyawan baru apabila tidak ada pedoman Standard Operating Procedure, karena karyawan baru tersebut masih belum mengetahui apa yang menjadi tanggungjawabnya, bagaimana alur pekerjaan yang ada sehingga fungsi mereka tidak dapat berjalan dengan maksimal serta aktivitas-aktivitas di Dana Pensiun GKJ menjadi kurang efektif. Serta memungkinkan adanya rangkap tugas antara satu bagian dengan bagian yang lain,misalnya saja dalam pembuatan kwitansi yang seharusnya dikerjakan oleh kasir terkadang dikerjakan oleh bagian administrasi, lalu dalam urusan pendataan peserta yang seharusnya dilakukan oleh bagian administrasi terkadang masih dilakukan oleh kepala kantor. Karena tidak terdapat aturan baku sehingga memungkinkan para karyawan untuk bertukar-tukar tugas. Persoalan Penelitian. Bagaimana sistem keuangan Dana Pensiun GKJ?. Bagaimana struktur organisasi, job description, pedoman pengendalian internal, kebijakan-kebijakan operasional dan administratif, pedoman operasional, pedoman administratif, formulir atau dokumen yang digunakan, laporan-laporan yang dihasilkan, untuk Bagian Kasir, Bagian Administrasi, dan Bagian Pembukuan di Dana Pensiun GKJ? Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk membuat desain Standard Operating Procedure pada Sistem Keuangan di Dana Pensiun GKJ sehingga Dana Pensiun GKJ 3

4 memiliki pedoman operasional yang dapat digunakan untuk pelaksanaan kegiatan sehingga kegiatan yang dilakukan oleh anggota-anggota organisasi berjalan efektif, terstandarisasi, dan sistematis. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi masukan untuk memperbaiki Sistem Keuangan DP GKJ supaya DP GKJ memiliki sistem yang lebih efektif dan efisien. Telaah Teoritis Standard Operating Procedure Menurut Tambunan (008:79-80) Standard Operating Procedure adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu organisasi yang adalah anggota-anggota organisasi, dapat berjalan secara efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis. Unsur-unsur Standard Operating Procedure (Tambunan, 008:0-43) adalah :. Tujuan, untuk kepentingan apa Standard Operating Procedure ini dibuat.. Kebijakan, sebagai pedoman dan rujukan yang harus ditaati dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Petunjuk Operasional, untuk mengarahkan pengguna dalam memahami berbagai bentuk tampilan dan simbol-simbol yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan. 4. Pihak Terlibat, pihak atau unit atau fungsi-fungsi yang terlibat dalam prosedur yang bersangkutan. 5. Formulir, bentuk standar dari dokumen-dokumen kosong atau lazim juga disebut blanko atau dokumen, yang digunakan dalam menjalankan prosedur tertentu dalam Standard Operating Procedure sebagai media yang menghubungkan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di antara pihak-pihak terlibat. 4

5 6. Masukan, seperti pengisian formulir, blanko, atau dokumen. 7. Proses, data dan informasi yang terdapat di dalam masukan diubah menjadi informasi yang dibutuhkan organisasi untuk mengambil keputusan dan melaksanakan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan dan target-target yang ditetapkan, baik untuk jangka pendek maupun untuk jangka panjang. 8. Laporan, hasil pengolahan yang memiliki makna tertentu dan dapat dimanfaatkan sebagai sumber pengambilan keputusan di dalam organisasi. 9. Validasi, untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan telah absah atau valid. 0. Kontrol, tindakan yang dilakukan untuk menjaga agar setiap keputusan dan tindakan dalam organisasi berjalan sesuai standar dan aturan yang sudah ditetapkan. Manfaat Standard Operating Procedure (SOP) Manfaat Standard Operating Procedure (Tambunan, 008:96-04) adalah :. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatankegiatan organisasi, operasional, dan administratif. Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan untuk membuat kebijakan-kebijakan organisasi menjadi lebih layak terap dan mencapai manfaat yang optimal.. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun administratif. Dengan adanya Standard Operating Procedure, organisasi diharapkan mampu berperan mengurangi pengulangan kerja yang tidak perlu. 3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi. Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan mampu membuat birokrasi kegiatannya menjadi lebih jelas dan tidak berbelit-belit. 4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, blanko, dan laporan-laporan yang terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi. Dengan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan organisasi mampu mengadminiastrasikan kegiatannya secara baik. 5

6 5. Menjadi pedoman penilaian efektifitas kegiatan organisasi. Denngan adanya Standard Operating Procedure, diharapkan organisasi memiliki ukuranukuran kinerja yang lebih baik. 6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu dalam konteks mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya Standard Operating Procedure, organisasi diharapkan memiliki rangkaian alur kerja yang terpadu satu sama lain. Metode-metode Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) Metode penyusunan Standard Operating Procedure (Tambunan, 008:59-67) adalah :. Penyusunan Baru Penyusunan baru adalah pilihan metode yang diterapkan untuk membuat Standard Operating Procedure yang baru, yang sebelumnya belum ada pada organisasi. Yang dimaksud belum ada, dapat berupa dua kondisi yaitu : a. Standard Operating Procedure memang benar- benar belum ada di dalam organisasi, dalam arti baru dijalankan setelah Standard Operating Procedure bersangkutan selesai dibuat. Untuk kondisi ini, biasanya terjadi di organisasi yang baru sama sekali, atau yang baru saja menambah cakupan operasional, atau bisa juga mengubah cakupan operasionalnya secara drastis yang sama sekali berbeda dengan sebelumnya. Ketika belum ada manual atau pedoman yang dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan kegiatan, biasanya organisasi atau perusahaan akan meniru apa yang biasanya dilakukan oleh organisasi atau perusahaan lain yang sejenis atau dianggap sejenis yang sudah menjalankan pola operasional yang sama. Bahkan beberapa organisasi, menggunakan buku manual atau buku pedoman Standard Operating Procedure yang dimiliki oleh 6

7 organisasi lainnya dengan cara menggandakan saja tanpa mengubah atau menyesuaikannya sedikitpun. Dan apabila ternyata Standard Operating Procedure yang ditiru dari organisasi lain tidak cocok atau tidak efektif, maka organisasi harus segera menyusun Standard Operating Procedure sesuai kebutuhan organisasinya. Dalam kondisi inilah dilaksanakan penyusunan prosedur operasional yang baru sekaligus dituangkan ke dalam buku pedoman Standard Operating Procedure yang baru. b. Standard Operating Procedure, secara praktek ada atau sudah ditetapkan di dalam organisasi tetapi belum ada Standard Operating Procedure tertulis yang disajikan secara sistematis dalam bentuk pedoman Standard Operating Procedure, sehingga di dalam praktek penerapannya sering berbeda-beda, baik dilakukan oleh unit-unit atau anggota-anggota organisasi, atau malah bisa terjadi unit atau anggota yang sama melakukan langkah berbeda saat dilakukan dalam kesempatan berbeda. Untuk kondisi ini, sangat mirip dengan kondisi dimana organisasi dapat menggunakan prosedur operasional dari organisasi lainnya, yaitu secara praktek prosedur sudah ada dan cocok, meskipun konsistensinya rendah karena belum dibuatnya pedoman baku. Karena itu yang perlu dilakukan adalah segera menyusun buku pedoman Standard Operating Procedure, agar menjadi formal dan standar. Perlu dipahami bahwa yang dimaksud dengan penyusunan baru dalam penjelasan ini adalah penyusunan buku pedoman Standard Operating Procedure yang baru, terlepas dari apakah prosedur-prosedur operasional standarnya secara praktek sudah jalan atau belum, serta juga terlepas dari apakah prosedur operasional standar dimaksud meniru atau berasal dari praktek organisasi lainnya atau yang 7

8 dilakukan sendiri oleh organisasi, tetapi belum disusun dalam bentuk buku manual atau buku pedoman.. Pengembangan Sebagian Pengembangan atau dapat disebut juga perbaikan sebagian adalah metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk Standard Operating Procedure yang sudah dijalankan dalam sebuah organisasi. Jadi yang dilakukan dalam metode ini bukan menambah Standard Operating Procedure yang baru tapi memperbaiki salah satu atau lebih Standard Operating Procedure yang telah ada dalam buku pedoman Standard Operating Procedure. 3. Pengembangan Keseluruhan Pengembangan atau dapat disebut perbaikan keseluruhan adalah metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure yang sudah ada. Metode ini hanya diterapkan untuk prosedurprosedur operasional yang sudah dilaksanakan. 4. Pengembangan Berkala Pengembangan atau perbaikan secara berkala adalah metode yang diterapkan untuk memperbaiki manual atau pedoman Standard Operating Procedure yang sudah ada, seperti pengembangan sebagian dan pengembangan keseluruhan. Tetapi pada pengembangan berkala yang lebih ditekankan adalah rutinitas kegiatan pengembangan dan pemeliharaan Standard Operating Procedure, yang sifatnya sudah terjadwal (scheduled). Cakupan pengembangan berkala bisa dilakukan secara sebagian maupun secara keseluruhan, tergantung pada kondisi saat pengembangan berkala dilakukan. 8

9 Teknik-teknik penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan, 0:80-98) Dalam menyusun Standard Operating Procedure harus memahami teknik-teknik, ada tiga dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure yaitu :. Teknik Naratif Teknik ini menggunakan kekuatan kata dan kalimat dalam menyusun Standard Operating Procedure untuk menjelaskan langkah-langkah kegiatan di dalam organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun administrasi. Teknik naratif ini semakin baik cara penyampaian, semakin baik pula potensi kemudahan pemahaman oleh pelaksana prosedur. Prinsip-prinsip tentang keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi sangat penting agar tidak ada perbedaan persepsi di antara para pembaca dan pelaksana prosedur. Narasi prosedur yang efektif adalah yang segera dapat dipahami oleh orang yang membacanya dan ketika dibaca oleh orang lain memberikan pemahaman yang sama. Kegagalan menyajikan narasi yang efektif akan menyebabkan Standard Operating Procedure dengan teknik ini diabaikan pengguna atau kalau dipraktekkan selalu menjadi perdebatan karena perbedaan pemahaman. Kegunaan penerapan terbaik teknik naratif dalam penyusunan Standard Operating Procedure adalah : Untuk menjelaskan kebijakan-kebijakan atau penjelasan yang bersifat peraturan. Untuk prosedur yang memiliki cakupan langkah-langkah yang sederhana. Untuk prosedur dengan Pihak Terlibat yang tidak banyak. Untuk prosedur dengan cakupan formulir, blanko, dokumen dan laporan-laporan yang tidak banyak variasinya. 9

10 . Teknik Bagan Arus (flowchart) Teknik bagan arus ini adalah teknik spesifik yang sangat dikenal dalam pengembangan sistem informasi dan penyusunan prosedur operasional standar. Teknik bagan arus menggunakan simbol-simbol khas yang memiliki makna atau merepresentasikan makna yang berbeda satu dengan yang lainnya. Teknik bagan arus adalah teknik yang sangat spesifik yang banyak digunakan dalam pengembangan Standard Operating Procedure. Teknik bagan arus sangat jelas cirinya dibandingkan teknik naratif, karena menggunakan banyak gambar berupa simbol dan kolom-kolom. Pembuatan kolom-kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan arus yang digunakan. Dalam praktek, ada beberapa teknik bagan arus yang dikenal, yaitu : Teknik Bagan Arus. Merupakan teknik bagan arus yang menggunakan simbol-simbol dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan arus data, informasi dan urutan-urutan operasi suatu sistem. Teknik ini paling tepat digunakan oleh auditor, analisis sistem, perancang sistem, dan juga pemrogaman aplikasi. Bagan Arus Analitis. Merupakan teknik bagan arus yang menggunakan simbol-simbol di dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan aliran dokumen dan proses yang terjadi di antara entitas atau unit yang berbeda-beda dalam organisasi. Teknik Bagan Arus Dokumen. Adalah teknik bagan arus yang hanya menggambarkan aliran dokumen di dalam sistem sehingga simbol yang digunakan adalah simbol dokumen saja. Teknik Bagan Arus Distribusi Dokumen. Agak berbeda dengan teknik bagan arus dokumen, dalam teknik ini yang ditekankan adalah distribusi dokumen-dokumen yang memiliki banyak kopi atau rangkapan. Teknik ini dapat digunakan sebagai pendukung teknik bagan arus dokumen. 0

11 Teknik Bagan IPO (Input Process Output). Ini adalah teknik bagan arus yang menekankan kepada penjelasan suatu proses, yang menunjukkan masukan dan keluaran sistem. Teknik Bagan HIPO (Hierarchical Input Process Output). Teknik bagan arus ini adalah kumpulan teknik IPO, yang menggambarkan tidak hanya satu proses, tapi lebih dari satu proses. Di dalam suatu organisasi, pada dasarnya sedikit sekali proses yang berdiri sendiri, dan oleh karena itu bagan HIPO ini membantu menunjukkan hubungan dan rangkaian dari berbagai proses. Seperti yang telah dijelaskan, rangkaian proses dalam organisasi bekerja sebagai suatu satu sistem yang harmonis. Teknik DFD (Data Flow Diagram).Teknik bagan arus ini sangat khas, baik penggunaan simbol atau alirannya dan digunakan oleh para analisis sistem dan perancang sistem. Teknik Bagan Arus Program. Teknik ini merupakan pendukung teknik DFD, yang menggambarkan fungsi-fungsi pemrosesan dalam sistem. Teknik Bagan Arus Blok. Ini adalah teknik bagan arus yang sama dengan teknik bagan arus program, dengan pemisahan menurut masing-masing fungsi pemrosesan. Teknik Bagan Arus Sistem. Teknik ini merupakan cara penggambaran yang khas, dengan grafis atau piktoralm untuk menujukkan keseluruhan alur kerja yang meliputi aliran-aliran dokumen dan operasi atau pemrosesan di dalam sistem aplikasi. Dalam teknik bagan arus, dikenal berbagai kelompok simbol, sesuai kegunaannya, dimana setiap simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran tertentu. Pemanfaatan simbol-simbol secara efektif sesuai langkah prosedur yang diwakili, akan menentukan efektifitas bagan arus. Kelompok simbol ini terdiri atas:

12 Simbol bagan arus dasar (basic flowchart symbols) Simbol penyimpanan untuk penyimpanan (storage flowchart symbols) Simbol bagan arus penghubung kegiatan-kegiatan (activity connector flowchart symbols) Simbol bagan arus kegiatan rinci di dalam proses (detail activity in process flowchart symbols) Simbol bagan arus alur atau garis penghubung (flowlines flowchart symbols) Simbol bagan arus untuk menunjukkan perangkat keras yang digunakan di dalam sistem dan prosedur (computer hardware symbols) Kegunaan penerapan terbaik bagan arus dalam penyusunan Standard Operating Procedure adalah: Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkahlangkah yang banyak. Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup langkahlangkah yang kompleks dalam variasi yang banyak. Untuk Standard Operating Procedure yang melibatkan banyak departemen, bagian atau unit dalam organisasi. Untuk Standard Operating Procedure yang mempunyai kaitan proses dengan prosedur-prosedur lain di dalam organisasi. Untuk Standard Operating Procedure yang mencakup banyak kopi atau rangkapan dokumen, formulir, blanko, dan laporan yang didistribusikan untuk banyak pihak di dalam maupun di luar organisasi. 3. Teknik Tabular Teknik tabular menggunakan bentuk tabel untuk membuat Standard Operating Procedure tertentu. Teknik ini sangat spesifik karena tidak semua Standard Operating Procedure dapat disajikan dalam bentuk tabel. Teknik

13 ini pada umumnya efektif untuk Standard Operating Procedure sebagai berikut : Kegiatan yang bersifat analisis Kegiatan yang sangat standar Kegiatan yang berupa penjadualan Teknik ini dalam beberapa kondisi tidak dapat berdiri sendiri, karena digunakan sebagai alat bantu untuk teknik penyajian lain. Teknik tabular ini juga lazim digunakan untuk Standard Operating Procedure jurnal standar dalam kegiatan akuntansi perusahaan. 4. Teknik Campuran (Gabungan) Teknik ini merupakan gabungan dari ketiga teknik yang telah dijelaskan di atas yaitu teknik naratif, teknik bagan arus dan teknik tabular. Dalam prakteknya, gabungan atau kombinasi ketiga teknik ini memang banyak digunakan, terutama dengan tujuan menyajikan SOP yang dapat dipahami oleh semua yang terlibat dan juga berkepentingan. Masing-masing teknik memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat saling menutupi ketika diterapkan bersama-sama. Penggunaan campuran teknik naratif, teknik bagan arus, serta teknik tabular dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu: Digunakan bersamaan untuk semua Standard Operating Procedure yang ada di dalam pedoman Standard Operating Procedure. Dengan cara ini, maka setiap prosedur mencakup teknik naratif dan teknik bagan arus dan tambahan teknik tabular sesuai dengan kebutuhan. Digunakan sesuai kebutuhan setiap Standard Operating Procedure. Bila menggunakan cara campuran ini, maka akan ada prosedur yang hanya menggunakan teknik naratif, ada yang hanya menggunakan teknik bagan arus, dan ada yang menggunakan gabungan dari keduanya. Tabulasi digunakan sebagai pendukung 3

14 kelengkapan informasi untuk meningkatkan efektifitas Standard Operating Procedure. Dalam hal ini, teknik tabular memang bukan merupakan subtitusi atau pengganti salah satu teknik naratif atau bagan arus melainkan sebagai pendukung. Bagian-bagian Standard Operating Procedure (SOP) (Tambunan, 008:97-334) Bagian-bagian penyajian Standard Operating Procedure adalah : Headings (Kepala Judul) Headings atau Kepala Judul merupakan format tampilan standar yang ditetapkan oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi suatu Standard Operating Procedure. Headings ini terletak di bagian atas setiap halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi halaman prosedur yang bersangkutan. Menurut Tambunan ada tiga kelompok bentuk Headings, yaitu :. Simple Headings Dalam Headings sederhana ini hanya ditampilkan tiga jenis informasi saja, yaitu : Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur. Controllable Headings Dalam Headings yang informatif tentang masalah penerbitan dan revisi ini, ditampilkan lebih banyak informasi dibadingkan sebelumnya, termasuk tanggal penerbitan dan revisi prosedur, yaitu secara lengkap mencakup : Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur Tanggal Penerbitan 4

15 Revisi yang Ke Informasi tentang Revisi yang Ke ini menunjukkan apakah prosedur yang bersangkutan telah mengalami revisi atau belum, dan sudah berapa kali. Informasi ini sangat bermanfaat untuk mendukung evaluasi dan kontrol terhadapprosedur tersebut. Informasi tanggal penerbitan adalah tanggal awal masa berlaku prosedur yang bersangkutan. 3. Accountable Headings Dalam Headings ini, penekanan informasi banyak terletak pada masalah penanggungjawab dari prosedur. Informasi yang tampil dalam Headings tidak hanya tanggal terbit, tetapi lebih banyak tetang siapa atau pihak mana (Unit, Departemen, atau Bagian) yang melaksanakan prosedur dan juga siapa yang menyusun dan menyetujui penulisan dan penerbitan prosedur tersebut. Informasi yang terdapat dalam Headings ini adalah: Logo Organisasi Nama Organisasi Nama Prosedur Pengguna Prosedur Tanggal Penerbitan Penyusun Prosedur Penyetuju Prosedur Penjelasan Terkait Isi Prosedur Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah :. Tujuan Prosedur Pernyataan tujuan dari Standard Operating Procedure merupakan hal yang sangat penting. Tujuan prosedur berbeda dengantujuan buku pedoman, karena adanya lingkup dan cakupan. Tujuan buku 5

16 pedoman lebih umum, tujuan Standard Operating Procedure lebih spesifik, sesuai masing-masing prosedur.. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi Standard Operating Procedure, agar para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami dengan baik, sebelum melaksanakannya dengan efektif. 3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur. Tidak hanya yang bersifat spesifikasi teknis prosedur tertentu, tetapi juga peraturan dan kebijakan yang berlaku umum dalam organisasi. 4. Teknik yang Digunakan Dalam bagian ini, yang disajikan adalah teknik yang digunakan dalam penyusunan Standard Operating Procedure. Jika diperlukan dapat saja ditampilkan makna dari simbol-simbol yang digunakan dalam Standard Operating Procedure. Tetapi, jika makna simbol-simbol yang digunakan telah disajikan di awal buku pedoman Standard Operating Procedure, tidak perlu lagi melakukan ulang saji dalam setiap Standard Operating Procedure. 5. Pihak Terlibat Pihak-pihak terlibat adalah orang, bagian, departemen, divisi, atau fungsi-fungsi lain yang ada di dalam organisasi. Dalam teknik naratif, penjelasan dilakukan secara mengalir mengikuti arus data dan informasi, tanpa harus membagi-bagi berdasarkan pihak-pihak terlibat, seperti halnya pada teknik bagan arus. Dengan teknik bagan arus, banyak organisasi yang merasa perlu untuk membuat kolom tersendiri untuk pihak luar organisasi. Bisa juga dengan 6

17 cara tidak membuat kolom khusus untuk pihak luar, tetapi memanfaatkan simbol yang dapat mewakili tindakan dengan tepat. 6. Formulir, Blanko, dan/atau Dokumen yang Digunakan Dalam bagian ini, yang disajikan adalah daftar dan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang berbeda dengan Standard Operating Procedure lainnya. Tetapi setiap formulir, blanko, dan/atau dokumen dapat digunakan di lebih dari satu Standard Operating Procedure. Alur formulir, blanko, dan/atau dokumen inilah yang akan menentukan ke prosedur mana saja akan mengalir. Sama dengan pada penyajian pihak teribat, maka daftar formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan dalam suatu Standard Operating Procedure harus disajikan lengkap, sedangkan formatnya sendiri disajikan dalam bagian lampiran. 7. Laporan-laporan yang Dihasilkan Laporan-laporan yang Dihasilkan ini fungsinya hampir sama dengan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan tetapi untuk laporan-laporan yang dihasilkan suatu Standard Operating Procedure. Perbedaannya adalah proses yang dilalui. Laporan adalah hasil akhir dari proses atau subproses, sedangkan formulir, blanko, dan/atau dokumen yang digunakan sebagai masukan. 8. Kaitan dengan Prosedur Lain Hampir selalu setiap prosedur memiliki kaitan dengan prosedur lainnya di dalam organisasi ataupun prosedur lain yang ada di luar sistem organisasi. Bagian penjelasan ini adalah wadah yang disediakan untuk menunjukkan hubungan antara suatu prosedur dengan prosedur lainnya. Kaitan dengan prosedur lain ini penting sekali disajikan, karena memberikan dua manfaat, yaitu pada saat penyusunan membantu tim penyusun memahami posisi prosedur, sedangkan pada saat penggunaan membantu para pengguna untuk kerja berulang (reworks) atau birokrasi yang tidak perlu. Hubungan prosedur tidak hanya terjadi dengan prosedur lain yang 7

18 ada di dalam organisasi, tetapi juga yang terdapat di luar organisasi. 9. Lampiran-lampiran Biasanya, bagian paling akhir dari penjelasan adalah tentang lampiran-lampiran yang digunakan di dalam Standard Operating Procedure yang bersangkutan. Dalam bagian ini, yang disajikan adalah daftar lampiran-lampiran yang diperlukan untuk memperjelas prosedur, sedangkan isi dan format lampiran disajikan di bagian akhir prosedur. Lampiran dapat berupa formulir, blanko, dokumen, laporan, dan kutipan peraturan yang terkait harus disajikan yaitu jika dalam prosedur lain sebelumnya, format-format yang bersangkutan telah disajikan atau apabila berkaitan dengan peraturan dan kebijakan ekstern. Cara ini dilakukan untuk meningkatkan efisiensi penyajian Standard Operating Procedure. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern (dari luar organisasi) yang berkaitan dengan Standard Operating Procedure disajikan dalam bagian terpisah (atau khusus) meskipun pada bagian lampiran sudah disajikan alasan yang mendasari adalah karena tidak semua prosedur memiliki kaitan dengan peraturan dan kebijakan-kebijakan dari luar organisasi. Peraturan dan kebijakan-kebijakan ekstern yang disajikan adalah yang memiliki pengaruh terhadap Standard Operating Procedure, yang apabila diabaikan akan mengurangi efektifitas prosedur. Isi Prosedur Setelah selesai dengan bagian-bagian penjelasan yang diperlukan oleh Standard Operating Procedure, selanjutnya adalah penyajian Standard Operating Procedure sesuai dengan teknik yang digunakan. Apa yang digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh 8

19 pengguna dengan menggunakan teknik dan simbol yang benar. Efektifitas suatu prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta bagaimana prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan maksudnya oleh setiap pembacanya. Lampiran-lampiran Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedure lebih tepat disajikan tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata formulir, blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan kebijakan yang terkait dengan Standard Operating Procedure yang bersangkutan. METODE PENELITIAN Objek penelitian Objek penelitian yang akan diteliti adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga yang beralamat di Jalan Yos Sudarso Nomor 5 Salatiga. Jenis data dan sumber data Data primer berupa data dari hasil wawancara dengan staff di setiap bagian mengenai alur kerja, kebijakan yang berlaku, dokumen yang digunakan dan laporan yang dihasilkan. Sedangkan data sekunder berupa data tentang profil, job description, peraturan dan kebijakan terkait prosedur, validasi, pihak-pihak yang terlibat, dokumen-dokumen yang digunakan dan struktur organisasi dalam sistem keuangan Dana Pensiun GKJ, serta laporan-laporan yang dihasilkan. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data dengan melakukan wawancara kepada staff mulai dari kepala kantor, staff bagian kasir, bagian administrasi umum dan bagian akuntansi di Dana Pensiun GKJ Salatiga yang bertujuan untuk mendapatkan informasi. Mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan kelengkapan informasi. 9

20 Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis didasarkan pada interprestasi logis dari sifat dan hubungan antar fenomena yang diteliti sehingga dapat memnerikan gambaran yang jelas atas suatu objek secara sistematis, faktual. Deskriptif sendiri berarti menggambarkan denngan jelas situasi yang ada. Sedangkan teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedure di Dana Pensiun GKJ adalah teknik campuran yaitu menggabungkan teknik naratif dengan teknik bagan arus (flowchart).teknik naratif dipilih karena di Dana Pensiun GKJ terdapat banyak kebijakan dan peraturan, dengan menggunakan teknik naratif kebijakan dan peraturan tersebut dapat dijelaskan dengan baik dibandingkan dengan menggunakan teknik yang lain. Sedangkan teknik bagan arus (flowchart) dipilih supaya dalam menggambarkan langkah-langkah kerja yang ada di Dana Pensiun secara rinci dan tepat.langkah analisis terdiri dari:. Menganalisia kecukupan data dan informasi, apakah data yang diperoleh sudah cukup menjadi dasar untuk menyusun Standard Operating Procedure (SOP).. Menetapkan sistematika penyajian Standard Operating Procedure (SOP), bagaimana sistematika yang paling tepat dan sesuai dengan ciri dan karakter organisasi. 3. Menetapkan media penyajian Standard Operating Procedure (SOP). 4. Menyusun dan menyajikan Standard Operating Procedure (SOP). ANALISIS DATA Objek penelitian yang akan dibahas adalah Dana Pensiun GKJ Salatiga. Dana Pensiun GKJ Salatiga didirikan pada tanggal Agustus 975 sebagai bentuk kelanjutan dari Yayasan Dana Pensiun Gereja-gereja Kristen Jawa (YDP-GKJ). Dana Pensiun merupakan salah satu lembaga DPPK (Dana Pensiun Pemberi Kerja) yang didirikan oleh Sinode Gereja-gereja Kristen Jawa (Sinode GKJ) yang bertindak sebagai pemberi kerja. Dana Pensiun GKJ merupakan lembaga yang bergerak dalam bidang usaha jasa pelayanan, yaitu dengan membantu para anggotanya mengurus 0

21 dan mengelola premi dan melakukan pembayaran manfaat pensiun kepada para anggotanya. Sistem Keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ Salatiga memiliki tiga bagian yaitu bagian kasir, bagian administrasi, dan bagian pembukuan, dengan dikepalai oleh seorang kepala kantor. Sistem keuangan di Dana Pensiun GKJ memiliki tiga prosedur yang berkaitan dengan keuangan, yaitu prosedur penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, danprosedur investasi. Ketiga prosedur tersebut sudah mencakup aktivitas yang ada di Dana Pensiun GKJ. Prosedur penerimaan kas berkaitan dengan semua kegiatan penerimaan kas di Dana Pensiun GKJ, contohnya : Prosedur Penagihan Iuran Pensiun, Prosedur Penerimaan Sewa Kos. Sedangkan prosedur pengeluaran kas berkaitan dengan semua kegiatan pengeluaran kas di Dana Pensiun GKJ Salatiga, contohnya : Prosedur pembuatan Surat Perintah Membayar Uang, Prosedur Pembayaran Manfaat Pensiun, Prosedur Membayar Pajak. Prosedur investasi berkaitan dengan penempatan maupun penarikan investasi. Sistem keuangan Dana Pensiun GKJ masih belum memiliki SOP dan job description dari tiap-tiap bagian masih saling tumpang tindih sehingga berpotensi terjadi penggelapan dan penyelewengan. Serta sulit untuk mengevaluasi apabila terjadi kesalahan.

22 Struktur organisasi yang terdapat di Dana Pensiun GKJ Salatiga : Sinode GKJ Sebagai Pemilik Sinode Gereja Lain Sebagai Mitra Pendiri Deputat Lain Sinode Deputat Penatalayanan Sinode GKJ Sebagai Pendiri Rapat Tahunan Deputat Sinode Gereja Sebagai Mitra Pendiri Lembaga GKJ Yayasan GKJ Sebagai Mitra Pengurus DP GKJ Dewan Pengawas DP GKJ Kepala Kantor Bagian Administrasi Kasir Bagian Pembukuan Gambar 4. Struktur Organisasi Dana Pensiun GKJ Job Description di Dana Pensiun GKJ Salatiga Pengurus Dana pensiun GKJ berfungsi sebagai penyelenggara dan pengelola dana pensiun dengan keputusan yang ditetapkan rapat tahunan serta kebijakan umum pendiri. Pengurus dana pensiun berkewajiban : a. Mengelola Dana Pensiun GKJ dengan mengutamakan kepentingan anggota dan pihak yang berhak atas manfaat pensiun.

23 b. Bertindak teliti, terampil, bijaksana, dan cermat dalam melaksanakan tanggungjawabnya mengelola Dana Pensiun GKJ. c. Mengelola kekayaan Dana Pensiun GKJ sesuai dengan arahan investasi yang digariskan pendiri dengan berpedoman pada ketentuan investasi dan menteri keuangan. d. Menyampaikan secara berkala kepada menteri keuangan :. Laporan keuangan dan Laporan Investasi yang telah diaudit akuntan publik. Laporan yang disusun oleh pengurus dan aktuaris sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan menteri. 3. Laporan aktuaria yang disusun sekurang-kurangnya tiga tahun sekali atau setiap kali terjadi perubahan manfaat pensiun dan perubahan penghasilan dasar yang mengakibatkan perubahan pendanaan. e. Menyampaikan keterangan kepada anggota mengenai :. Neraca dan perhitungan hasil usaha menurut bentuk dan susunan dan waktu yang ditetapkan menteri.. Hal-hal yang timbul dalam rangka kepesertaan dalam bentuk, susunan, dan waktu yang ditetapkan menteri. 3. Setiap terjadi perubahan peraturan dana pensiun. f. Merahasiakan keterangan pribadi yang menyangkut masing-masing anggota. Dalam mengelola organisasi dan usaha Dana Pensiun GKJ, pengurus berwenang untuk : a. Melakukan tindakan yang diperlukan dalam rangka melaksanakan ketentuan atau peraturan yang berlaku. b. Menjalin kerjasama dengan pihak ketiga dalam hal pengelolaan administrasi dan investasi dana pensiun dengan mengutamakan efisiensi dan efektivitas kerja. c. Mewakili Dana Pensiun GKJ secara langsung dan menurut hukum didalam dan diluar pengadilan dalam setiap dan semua masalah dengan Dana Pensiun GKJ. 3

24 d. Mengikat perjanjian dengan pihak lain dengan Dana Pensiun GKJ untuk melakukan segala tindakan hukum berkenaan dengan kegiata usaha maupun pemilikan dana pensiun. e. Menilai danmengusulkan penerimaan, pengangkatan dan promosi karyawan Dana Pensiun GKJ kepada deputat penatalayanan untuk ditindaklanjuti. Struktur kepengurusan dan uraian tugas pengurus yayasan Dana Pensiun GKJ terdiri dari Ketua Pengurus, Sekretaris Pengurus, Bendahara Pengurus, dan dua orang anggota. Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, ditetapkan uraian tugas sebagai berikut : A. KETUA PENGURUS. Tugas dan Wewenang : a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan di dalam pengadilan bersama dengan salah seorang Pengurus lainnya yang terkait; b. Mempersiapkan konsep-konsep pengembangan organisasi Dana Pensiun GKJ; c. Memimpin Rapat Pengurus Dana Pensiun GKJ; d. Mengkoordinir pelaksanaan keputusan yang menyangkut kebijakan dan operasional Dana Pensiun GKJ; e. Menandatangani surat-surat keluar bersama dengan Sekretaris atau Bendahara; f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lainnya bersama Bendahara; g. Menunjuk salah seorang atau lebih Pengurus untuk melakukan tugas tertentu; h. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas; i. Memantau penerbitan Buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ. 4

25 . Hubungan tanggung jawab : a. Ketua Pengurus bertanggung jawab kepada Badan Pelaksana Sinode GKJ selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif. B. SEKRETARIS PENGURUS. Tugas dan Wewenang : a. Mewakili Dana Pensiun GKJ di luar dan dan di dalam pengadilan bersama dengan Ketua; b. Menyiapkan dan menandatangani surat-surat keluar bersama dengan Ketua; c. Mengelola administrasi surat-surat masuk dan keluar; d. Mengadministrasikan data kepesertaan dan pemuktakhiran data secara berkala; e. Menghitung penerimaan iuran pensiun dan pembayaran manfaat pensiun; f. Menyiapkan konsep-konsep yang berkaitan dengan kepesertaan; g. Melakukan sosialisasi dan menetapkan tata cara penyampaian pendapat dari peserta; h. Membuat notula rapat Pengurus; i. Mengkoordinasikan laporan-laporan; j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua; k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas.. Hubungan tanggung jawab : a. Sekretaris Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif. C. BENDAHARA PENGURUS. Tugas dan Wewenang : a. Mempersiapkan konsep pengembangan dana milik Dana Pensiun GKJ; 5

26 b. Memonitor dan menganalisis perkembangan pasar keuangan dan indikator makro lainnya; c. Membuat konsep Rencana Investasi untuk waktu yang akan datang; d. Melaksanakan dan mengevaluasi realisasi Arahan Investasi; e. Menandatangani surat-surat keluar yang berkaitan dengan keuangan dan investasi bersama dengan Ketua; f. Menandatangani cek, giro bilyet dan surat berharga lain bersama dengan Ketua; g. Mempersiapkan konsep rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Dana Pensiun GKJ; h. Membuat projected cash flow Dana Pensiun GKJ; i. Mempersiapkan informasi dan data untuk Aktuaria; j. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua; k. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas.. Hubungan tanggung jawab : a. Bendahara Pengurus bertanggung jawab kepada Ketua; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif. D. ANGGOTA PENGURUS I. Tugas dan Wewenang : a. Mengelola penerbitan buletin Jembatan Dana Pensiun GKJ; b. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan kerohanian di lingkungan Dana Pensiun GKJ; c. Memimpin renungan dan doa pada rapat Pengurus; d. Menjadi penghubung Pengurus dengan Badan Pelasana Sinode GKJ selaku Pendiri Dana Pensiun GKJ; e. Menyiapkan rekruitmen, penempatan, promosi, monitoring dan evaluasi kinerja pegawai Dana Pensiun GKJ; f. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua; 6

27 g. Mempergunakan fasilitas kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas.. Hubungan tanggung jawab : a. Anggota Pengurus I bertanggung jawab kepada Ketua; b. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif. E. ANGGOTA PENGURUS II. Tugas dan Wewenang : a. Mempersiapkan legal draft untuk kepentingan internal dan eksternal Dana Pensiun GKJ; b. Memantau perkembangan dan mempelajari peraturan perundangan Dana Pensiun GKJ; c. Memantau pelaksanaan kontrak-kontrak dan peraturan yang berkaitan dengan aktivitas Dana Pensiun GKJ; d. Mengelola inventarisasi dan penyimpanan semua aset kekayaan milik Dana Pensiun GKJ; e. Melaksanakan tugas tertentu yang diberikan Ketua; f. Mempergunakan fasilitas Kantor Dana Pensiun GKJ dalam rangka pelaksanaan tugas.. Hubungan tanggung jawab : c. Anggota Pengurus II bertanggung jawab kepada Ketua; d. Hubungan dengan Pengurus yang lain koordinatif dan konsultatif. F. KEPALA KANTOR. Menerima tugas atau pekerjaan dari Pengurus. Mengatur tugas atau pekerjaan di kantor. 3. Mengarahkan pegawai di dalam melaksanakan tugas. 4. Mendistribusikan pekerjaan. 5. Membuka surat-suratatau masuk. 6. Meneruskan surat-surat atau masuk kepada Pengurus sesuai bidangnya. 7. Mengkonsep surat-surat atau keluar. 7

28 8. Mengoreksi surat-surat atau keluar. 9. Mengoreksi daftar pembayaran pensiun. 0. Melayani pendaftaran peserta.. Menghitung Iuran Pensiun dan PS peserta baru.. Menghitung manfaat pensiun Pensiunan baru. 3. Menyiapkan undangan rapat Pengurus 4. Menyiapkan materi rapat Pengurus. 5. Menyiapkan daftar hadir rapat Pengurus. 6. Melayani rapat Pengurus. 7. Membuat konsep notula rapat Pengurus. 8. Melayani tamu : a. Peserta (perorangan, lembaga, gereja, klasis). b. Pemerintah. c. Kantor Pajak. d. Bank. e. Akuntan. f. Appraisal. g. Umum 9. Memberikan informasi dan pertimbangan kepada Pengurus hal-hal yang perlu segera dilaksanakan. 0. Menyampaikan kegiatan kantor kepada Pengurus.. Membantu pengurus dalam hal investasi : a. Membuat daftar deposito. b. Mencari informasi untuk penempatan investasi. c. Setelah ada keputusan pengurus, melaksanakan penempatan, perpanjangan dan pemindahan investasi. d. Memantau perkembangan kondisi keuangan bank. e. Membantu pengurus dalam hal berhubungan dengan perusahaan sekuritas dan Bank.. Membuat konsep Rencana Anggaran Pembayaran Pensiun. 3. Membuat konsep Rencana Anggaran Penerimaan Iuran Pensiun. 8

29 4. Membuat konsep Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja. 5. Membantu Pengurus, menyiapkan data untuk penyusunan Rencana Investasi (Triwulan dan Tahunan). 6. Membuat perbandingan Rencana vs Realisasi Pendapatan dan Belanja. 7. Mengoreksi Buku Kas. 8. Mengoreksi Buku Bank. 9. Memfiat atau paraf kuitansi penerimaan dan pengeluaran untuk diteruskan kepada Pengurus. 30. Menyiapkan data untuk aktuaris. 3. Membantu Dewan Pengawas : a. Membuat undangan rapat Dewan Pengawas. b. Menyiapkan materi rapat Dewan Pengawas. c. Melayani rapat Dewan Pengawas. d. Menyampaikan informasi yang diperlukan Dewan Pengawas triwulan. e. Menghubungi Auditor. f. Menghubungi Appraisal. g. Manghubungi Aktuaris. 3. Kepegawaian : menyampaikan informasi kepegawaian kepada Pengurus, Kantor Sinode (Penilaian, Kenaikan berkala, kenaikan golongan). G. ADMINISTRASI. Mengagenda surat (masuk dan keluar).. Mengarsip surat (masuk dan keluar). 3. Meneliti kelengkapan data calon peserta. 4. Mengetik Surat Keputusan Peserta baru. 5. Mengetik Surat Keputusan Pensiun Pensiunan baru. 6. Mengetik perhitungan IP peserta baru. 7. Menyiapkan pengiriman Surat Keputusan Peserta atau Pensiun. 8. Proses Pensiun Peserta : a. Meneliti kelengkapan data Peserta. b. Menghitung masa kerja Peserta. 9

30 c. Menghitung jumlah Pensiun Peserta. d. Menyiapkan Surat Keputusan Pensiun Peserta. e. Mengirim Surat Keputusan Pensiun kepada Peserta. 9. Mengetik surat keputusan kenaikan pensiun. 0. Mengetik daftar kenaikan pensiun.. Mendokumentasi peraturan-peraturan.. Mencatat mutasi perubahan peserta (Aktif, Pasif, BK). 3. Tugas-tugas penggandaan. 4. Membantu tugas kuriratauekspedisi. 5. Membuat tagihan tunggakan IP. H. KASIR. Menerima dan membuat kuitansi setoran IP dan PS (tunai, bank).. Meneruskan kuitansi setoran IP dan PS ke bagian keuangan. 3. Membuat kuitansi penerimaanataupengeluaran kas. 4. Menerima setoran Sewa Kos. 5. Membantu tugas pengurus dalam mengambil atau setor uang keatau dari bank. 6. Membayar uang pensiun baik tunai maupun melalui bank. 7. Menyiapkan biaya transport Pengurus, Dewan Pengawas, Pendiri : a. Rapat rutin. b. Program perkunjungan. c. Kegiatan Badan Kerjasama Dana Pensiun Kristen se Indonesia (BKS). d. Kegiatan Pemerintah (Departemen Keuangan, ADPI). e. Kegiatan PT. Jisawi Finas. f. Kegiatan Pendiri. g. dll. 8. Membayar biaya pegawai, pengurus, pengawas : a. Gaji, tunjangan, dan honor Pegawai. b. Honor Pengurus dan Dewan Pengawas. 30

31 9. Membayarkan uang langganan : a. Air. b. Listrik. c. Telepon. d. Koran. 0. Menyiapkan SPMU.. Menyimpan kas kecil.. Membuat rekap kas harian beserta bukti pembayaran dan penerimaan. Diteruskan kepada kepala kantor untuk diparaf, kemudian dimintakan tanda tangan Bendahara Pengurus. 3. Membuat buku kas harian. 5. Membayar pajak. 6. Menyediakan kebutuhan Peralatan dan Perlengkapan kantor. 7. Membayar pengeluaran kegiatan kantor lainnya. 8. Menyimpan buku giro atau cek, tabungan, bilyet deposito. 9. Melayani pemeriksaan (Pengurus atau Pengawas, Auditor). I. PEMBUKUAN. Menerima berkas bukti penerimaan dan pengeluaran dari Keuangan.. Membendel, menyimpan berkas bukti penerimaan dan pengeluaran. 3. Membuat laporan kas bulanan. 4. Membuat laporan investasi bulanan. 5. Membuat laporan Keuangan dan penjelasan (semesterandantahunan). 6. Membuat laporan Investasi dan penjelasan tahunan. 7. Urusan pajak : menyusun laporan fiscal. 8. Meminta tanda tangan atas pekerjaan yang perlu disahkan oleh yang berwenang. 3

32 Komponen SOP Komponen SOP yang akan dibahas terdiri dari 0 komponen. A. Penjelasan Terkait Isi Prosedur Bagian ini memuat berbagai hal yang terkait dengan isi prosedur secara langsung. Bagian ini memuat informasi paling banyak tentang suatu prosedur operasional standar. Yang termasuk dalam bagian ini adalah:. Tujuan Prosedur Dalam bagian ini dijelaskan mengenai tujuan dibuatnya Standard Operating Procedure untuk setiap prosedur yang ada di DP GKJ. Tujuan Prosedur Penerimaan Kas. Menjamin terlaksananya semua kegiatan penerimaan kas sesuai dengan kebijakan penerimaan kas yang ditetapkan organisasi, yaitu penerimaan kas dari Iuran Pensiun dan penerimaan kas yang berasal dari kegiatan investasi.. Menjamin terlaksananya pemrosesan penerimaan kas, pembuatan laporanlaporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan penerimaan kas oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan pengurus. Contohnya : setiap terjadi transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas harus dilaporkan kepada Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus. Tujuan Prosedur Pengeluaran Kas. Menjamin terlaksananya kegiatan pengeluaran kas yang meliputi kegiatan pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan untuk operasional DP GKJ.. Menjamin terlaksananya pemrosesan pengeluaran kas, pembuatan laporanlaporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi secara cermat. 3

33 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan pengeluaran kas, berupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh kepala kantor dan Bendahara Pengurus untuk pengeluaran kas. Tujuan Prosedur Investasi. Menjamin terlaksananya semua kegiatan investasi sesuai dengan kebijakan investasi yang ditetapkan DP GKJ.. Menjamin terlaksananya pemrosesan investasi, pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan, dan dokumentasi. 3. Menjamin terlaksananya aspek pengendalian internal seluruh kegiatan investasi oleh kasirberupa verifikasi oleh kasir dan bagian administrasi, validasi dan persetujuan yang memadai oleh Kepala Kantor dan Pengurus. Meliputi: setiap penempatan dana untuk investasi harus melalui persetujuan Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Bagian ini disajikan untuk menjelaskan isi dari Standard Operating Procedure, agar para pembaca dan pelaksana prosedur dapat memahami prosedur dengan baik sebelum melaksanakannya dengan efektif. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Penerimaan Kas Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan penerimaan kas dari Iuran Pensiun. Prosedur ini mencakup semua jenis penerimaan melalui kas maupun bank. Seperti penerimaan kas dari Iuran Pensiun yang diberikan oleh pemberi kerja maupun peserta. Setiap transaksi penerimaan harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Pengeluaran Kas Prosedur ini adalah sebagai penuntun pelaksanaan pembayaran Manfaat Pensiun, penggajian karyawan, pembayaran pajak maupun pengeluaran yang dibutuhkan 33

34 untuk operasional DP GKJ. Mencakup semua jenis transaksi pembayaran melalui kas, baik pengeluaran rutin maupun tidak rutin.. Pengeluaran rutin contohnya pengeluaran BBM, biaya ekspedisi, membayar tagihan telepon,listrik dan air.. Sedangkan pengeluaran tidak rutin contohnya pengeluaran untuk sumbangansumbangan. Penjelasan Singkat tentang Prosedur Investasi Prosedur ini adalah pedoman pelaksanaan investasi. Prosedur ini mencakup semua kegiatan investasi baik dana yang diinvestasikan di bank, sekuritas, maupun investasi yang berupa aset tetap seperti tanah dan bangunan. Setiap transaksi investasi harus mengikuti prosedur ini, dan jika tidak dilakukan, dianggap tidak absah. 3. Peraturan dan Kebijakan Terkait Prosedur Bagian ini menunjukkan semua peraturan dan kebijakan yang berasal dari internal organisasi yang terkait dan mempengaruhi jalannya prosedur. Peraturan dan Kebijakan Internal terkait Prosedur Penerimaan Kas Peraturan dan kebijakan internal terkait prosedur penerimaan kas adalah:. Harus terdapat pemisahan tugas, contohnya : fungsi kasir harus terpisah dengan fungsi pembukuan. Fungsi pembukuan harus terpisah dari fungsi administrasi. Fungsi kasir, fungsi administrasi dan fungsi pembukuan harus diotorisasi oleh Kepala Kantor dan Bendahara Pengurus.. Setiap transaksi kas masuk akan dibuatkan Nota Penerimaan yang disetujui oleh Bendahara Pengurus. 3. Pengelolaan Kas Kecil dalam kondisi normal, Cash on hand maksimal Rp , Rekonsiliasi secara periodik laporan bank dan laporan kas harian. Dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas. 34