Kode Etik dan Perilaku

Transkripsi

1 Sojitz Group Kode Etik dan Perilaku Bekerja dengan integritas. Membangun kepercayaan.

2 Rekan-Rekan Kerja Yang Kami Hormati, Sambutan dari Chief Executive Officer Sojitz Corporation Selama lebih dari seabad, Perusahaan kita telah menunjukkan komitmen kokoh untuk melaksanakan bisnis dengan penuh integritas. Dengan memegang teguh komitmen ini, kita telah membangun sebuah reputasi global sebagai perusahaan yang mematuhi hukum dan berperilaku etis, dan mendapatkan kepercayaan dari para pemangku kepentingan kita. Karena kita percaya bahwa cara kita melakukan bisnis adalah sama pentingnya dengan hasil yang kita raih, kita selalu berusaha keras untuk mendayagunakan perspektif global dan fungsi kita yang beragam untuk membangun bisnis yang turut berkontribusi terhadap masyarakat setempat dan bertanggung jawab secara sosial. Saya ingin Anda semua bangga menjadi anggota Grup Sojitz, dan merefleksikan kebanggaan itu dalam cara Anda menjalankan tugas. Apa pun peran Anda dalam Perusahaan kita, keputusan yang Anda ambil mencerminkan reputasi kita dan sangat penting untuk mempertahankan pertumbuhan dan perkembangan kita. Kode Etik dan Perilaku (Kode) ini menetapkan prinsip-prinsip fundamental dan standar-standar etik yang tinggi, yang mengatur semua karyawan perusahaan dalam grup kita di seluruh dunia, dan mengarahkan agar semua anggota Sojitz Group mematuhi kandungan dan semangat dari undang-undang dan peraturan yang berlaku terhadap aktivitas bisnis kita. Saya sarankan agar Anda mengambil manfaat dari berbagai sumber daya dan referensi yang terdapat dalam Kode ini untuk membantu Anda memahami bagaimana prinsip-prinsip ini berkaitan dengan pekerjaan Anda. Dengan menerapkan prinsip-prinsip Kode dan standar etika di seluruh Grup Sojitz, kita mencoba menjadi warga korporat yang bertanggung jawab dan baik, melindungi kesehatan, keselamatan, dan kehormatan karyawan, mengelola tempat kerja secara bertanggung jawab dan terhormat, serta menurunkan risiko yang dihadapi oleh Perusahaan, termasuk potensi kerusakan nama baik dan reputasinya. Kita berkomitmen untuk membina dan memelihara sebuah lingkungan kerja yang positif, dan sebuah budaya komunikasi terbuka di mana kita bisa mengajukan pertanyaan dan mengemukakan masalah yang terjadi. Saya minta Anda semua meluangkan waktu untuk membaca dan memahami Kode kita, dan merujuk pada Kode ini ketika menghadapi situasi yang menantang. Dengan bekerja dengan penuh integritas dan tetap fokus dengan penuh semangat dalam menyelaraskan hasil bisnis dengan kepuasan pemangku kepentingan, kita memastikan reputasi kita sebagai mitra bisnis yang tepercaya akan semakin kokoh, dan kita akan menjadi perusahaan yang sukses dan dinamis sampai bertahun-tahun ke depan. YOJI SATO PRESIDEN & CEO 2

3 PERILAKU BISNIS KITA 11 Kontrol Perdagangan 12 Daftar Isi Kepatuhan di Seluruh Rantai Pasokan Tanggung Jawab Produk Permintaan Informasi dari Pemerintah 27 * Kode Etik dan Perilaku (Kode) ini memuat informasi umum, diikuti dengan peraturan Perusahaan perihal aktivitas kerja Anda, dan dijabarkan dalam PANDUAN DASAR. Kode ini berlaku untuk semua karyawan perusahaan dalam grup. ketika Kode ini merujuk pada kata Perusahaan kita, kita atau kami, ini berarti semua unit-unit bisnis dan cabang-cabang dari perusahaan grup kita di seluruh dunia. Sambutan dari Chief Executive Officer Pernyataan dan Slogan Sojitz Group Prinsip-Prinsip Pemandu Sojitz Tanggung Jawab Sosial Korporat Sojitz Persaingan Konflik Kepentingan Bertukar Hadiah dan Hiburan Penyuapan dan Korupsi Pencegahan Tindak Kejahatan dan Pencucian Uang Aktivitas Kemasyarakatan dan Politik Perdagangan Orang Dalam KEMAMPUAN KITA UNTUK MENGAMBIL KEPUTUSAN YANG ETIS DAN MELAPORKAN KEKHAWATIRAN Mengambil Keputusan yang Etis Mengajukan Pertanyaan, Mengemukakan Kekhawatiran, dan Melaporkan Pelanggaran PENERAPAN DAN PERTANGGUNG JAWABAN KODE ETIK DAN PERILAKU INI Tentang Kode Etik dan Perilaku Kita 7 ASET DAN INFORMASI KITA 22 KARYAWAN KITA 8 Informasi Rahasia dan Informasi Milik Perusahaan 23 Lingkungan yang Positif 9 Privasi Data 24 Kesehatan dan Keselamatan 10 Keamanan Teknologi Informasi (TI) 25 Pembuatan dan Pengelolaan Catatan Usaha 26 Hubungan Investor dan Media 27 3

4 Pernyataan Grup Sojitz Grup Sojitz menciptakan nilai dan kesejahteraan dengan menghubungkan dunia melalui semangat integritas. Slogan Grup Sojitz 4

5 Prinsip-Prinsip Pemandu Sojitz GP Grup Sojitz bertujuan untuk menciptakan nilai bagi para pemangku kepentingan kita dengan menyelaraskan SDM kita yang kuat dan berkemampuan di bawah lima prinsip berikut: Kepercayaan Membangun kepercayaan yang langgeng. KEGIGIHAN inovasi Gigih hingga berhasil. Melakukan inovasi dengan wawasan. TANTANGAN KECEPATAN Mengambil risiko yang Berjuanglah untuk sudah diperhitungkan. meraih kecepatan. 5

6 Tanggung Jawab Sosial Korporat (CSR) Sojitz Kebijakan CSR Grup Sojitz Kita berusaha keras untuk melakukan bisnis secara harmonis dengan masyarakat dan lingkungan, dan senantiasa menjunjung tinggi Pernyataan Grup Sojitz. Dalam semangat Pernyataan Grup Sojitz dan Kebijakan CSR Grup Sojitz, kita telah mengidentifikasi CSR sebagai prioritas manajemen dan suatu nilai korporat, dan menyadari bahwa pemenuhan tanggung jawab ini merupakan bagian dari misi korporat kita. Menjadi bertanggung jawab secara sosial bukan hanya memenuhi ekspektasi hukum, tetapi juga bertindak melebihi syarat kepatuhan, dan berinvestasi lebih banyak dalam modal sumber daya manusia, lingkungan dan hubungan baik dengan para pemangku kepentingan. CSR Dengan CSR, menjadi bertanggung jawab secara sosial bukan hanya memenuhi ekspektasi hukum, tetapi juga bertindak melebihi syarat kepatuhan, dan berinvestasi lebih banyak dalam modal sumber daya manusia, lingkungan dan hubungan baik dengan para pemangku kepentingan. Bertindak melebihi kewajiban hukum yang paling mendasar juga dapat berdampak langsung pada produktivitas - ini membuka jalan untuk mengelola perubahan dan membina pembangunan sosial dengan daya saing yang lebih baik. Sebagai anggota masyarakat global dan sebagai warga korporat yang baik dan bertanggung jawab, kita harus berusaha dengan itikad baik untuk: Turut berkontribusi untuk membangun sebuah masyarakat yang berdaya tahan dan berkelanjutan melalui integrasi CSR ke dalam strategi bisnis inti, struktur manajemen, serta operasi kita; mendukung pemeliharaan lingkungan global dan penyelesaian masalah kemiskinan dan pelanggaran hak asasi manusia; Melaksanakan dan menitikberatkan keadilan dalam aktivitas bisnis kita, dan menentang semua intimidasi dan diskriminasi ilegal terhadap karyawan berdasarkan pada ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, kehamilan, asal kebangsaan, usia, kecacatan atau dasar lain yang dilarang oleh hukum; dan Mencegah penyuapan dan korupsi dalam segala bentuknya yang mungkin timbul dalam aktivitas korporat kita. Untuk informasi tambahan mengenai CSR, harap tekan tautan (link) Corporate Social Responsibility di atau di 6

7 Tentang Kode Etik dan Perilaku kita Seperti yang dinyatakan dalam bagian-bagian berikut, kita berkomitmen untuk menghidupkan dan bekerja menggunakan nilai-nilai tertentu yang membuat Grup Sojitz dan para karyawannya menjadi mitra luar biasa dan tepercaya dengan seluruh pemangku kepentingan mereka. Sangatlah penting bagi kita untuk menjadi warga korporat yang baik dan bertanggung jawab, dan mengalokasikan waktu dan sumber daya untuk memberi dampak perubahan sosial melalui perdagangan global yang kita lakukan. Terpisah dari nilai-nilai kita ditetapkan peraturan dan regulasi Perusahaan dengan menggunakan nilai-nilai kita, peraturan-peraturan dan regulasiregulasi ini dapat mudah dipatuhi. Bagian-bagian Kode berikut berisi peraturan dan regulasi Perusahaan yang harus diikuti: Karyawan Kita; Kode Bisnis Kita; dan Aset dan Informasi Kita. Bagian terakhir Kode kita, Kemampuan Kita untuk Mengambil Keputusan Etis dan Mengemukakan Kekhawatiran bersifat informasi dan hendaknya ditinjau dan dibuka lagi saat menghadapi tantangan-tantangan di tempat kerja kita. Kita berkomitmen untuk menghidupkan dan bekerja menggunakan nilai-nilai tertentu yang membuat Grup Sojitz dan para karyawannya menjadi mitra luar biasa dan tepercaya dengan seluruh pemangku kepentingan mereka. 7

8 Karyawan Kita Salah satu aset kita yang paling inti dan berharga adalah tenaga kerja kita. Kita menerima dengan tangan terbuka kombinasi unik dari berbagai talenta, pengalaman, dan perspektif dari masingmasing karyawan, yang memungkinkan kita mencapai sukses. Kita berdedikasi untuk membina suatu lingkungan kerja yang inklusif, saling menghormati, aman dan sehat, dan memungkinkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan dengan sebaik-baiknya. 8

9 Lingkungan yang Positif Kita berusaha menyediakan sebuah lingkungan kerja yang positif, dan menghormati privasi dan hak asasi manusia. Kita juga berusaha membina sebuah tempat kerja yang bebas dari pelecehan, dan bebas dari diskriminasi terhadap semua orang berdasarkan ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, kehamilan, asal kebangsaan, usia, kecacatan, status sosial atau karakteristik lain yang dilindungi oleh hukum. Selain itu, kita selalu berusaha meningkatkan keterbukaan di tempat kerja dengan menitikberatkan komunikasi antara karyawan dengan manajer mereka dan antara seluruh karyawan, khususnya melihat latar belakang kita yang beragam, sehingga semua orang dapat melakukan tugas mereka dengan lebih baik dan dengan rasa saling percaya dan hormat-menghormati yang lebih baik pula. Kita memahami pentingnya untuk mencapai keseimbangan antara kerja dengan hidup dan kita mendukung seluruh karyawan kita dalam upaya ini. PANDUAN DASAR Kesempatan Kerja yang Setara. Kebijakan kita adalah menyediakan sebuah kesempatan kerja yang setara bagi karyawan dan kandidat sesuai dengan peraturan dari masing-masing negara tempat kita melakukan usaha. Praktik Kerja. Kita melaksanakan praktik kerja yang adil, dan khususnya kita tidak menggunakan tenaga kerja anak-anak baik secara paksa maupun berdasarkan kontrak. Saling Menghormati. Kita berkomitmen untuk membina suatu lingkungan kerja di mana semua orang dihormati, dan tidak mentoleransi pelecehan, yang termasuk namun tidak terbatas pada: pernyataan, , sikap tubuh atau tindakan yang menghina, tidak dikehendaki, mengancam, mengganggu prestasi kerja, atau menyebabkan rasa tidak nyaman yang tidak perlu, rasa malu atau melukai orang lain. Kita memahami pentingnya untuk mencapai keseimbangan antara kerja dengan hidup dan kita mendukung seluruh karyawan kita dalam upaya ini. 9

10 Kesehatan dan Keselamatan Melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan merupakan salah satu nilai inti kita. Melalui kepemimpinan manajemen dan kerja sama dari karyawan, kita berkomitmen untuk menyediakan sebuah tempat kerja yang aman dan kondusif untuk bekerja. Kita semua mempunyai tanggung jawab - termasuk mereka yang terlibat dalam manufaktur langsung - untuk mematuhi segala Undang-Undang dan peraturan kesehatan dan keselamatan yang berlaku, serta praktik kerja dan tindakan pengamanannya untuk melindungi diri sendiri, para rekan kerja, dan para pelanggan kita. Kita percaya bahwa penting bagi kita semua untuk menyelesaikan setiap hari secara aman dan dalam keadaan sehat. PANDUAN DASAR Tindakan yang Tidak Aman. Penting untuk mengemukakan setiap tindakan tidak aman, perilaku yang berisiko, insiden yang nyaris terjadi, atau pemaparan bahaya yang tidak diinginkan dan mengancam kesehatan atau keselamatan seseorang kepada manajer Anda sesegera mungkin. Jika Terjadi Cedera. Segera laporkan semua insiden cedera secara akurat. Laporan yang cepat dan akurat membantu kita melakukan tindakan untuk mencegah terulangnya insiden tersebut. Kegagalan untuk melaporkan cedera dapat meningkatkan risiko terulangnya insiden, dapat menunda perawatan medis yang tepat, dan dapat menyebabkan perusahaan kita terkena tuntutan hukum dan denda yang besar. Kelayakan Bekerja. Kita tidak mengizinkan kepemilikan, penggunaan, atau penjualan obat-obatan ilegal dalam lokasi milik Perusahaan, atau melakukan pekerjaan dalam pengaruh alkohol atau obat-obatan terlarang. Kekerasan di Tempat Kerja. Kita melarang ancaman, tindakan kekerasan atau intimidasi atau kepemilikan atau penjualan senjata api atau senjata lain di dalam lokasi Perusahaan, atau saat melakukan usaha Perusahaan yang manapun juga. Melalui kepemimpinan manajemen dan kerja sama dari karyawan, kita berkomitmen untuk menyediakan sebuah tempat kerja yang aman dan kondusif untuk bekerja. 10

11 Perilaku Bisnis Kita Kepercayaan, saling menghormati, dan perilaku etis sangat penting bagi hubungan baik kita dengan para mitra usaha, pelanggan, karyawan, dan para pemangku kepentingan lainnya. Dalam hubungan ini, kita harus melaksanakan usaha dengan standar etik dan integritas tertinggi - selalu memastikan bahwa perilaku kita konsisten dengan apa yang tersurat dan tersirat dalam kebijakan Perusahaan, Undang-Undang, dan peraturan yang berlaku - dan dengan melakukan pertimbangan bisnis yang baik. 11

12 Kontrol Perdagangan Kita berkomitmen untuk mematuhi kontrol perdagangan yang berlaku dan peraturan terkait lainnya di negara tempat kita beroperasi, serta program-program regulasi nasional dan regional yang berfokus pada keamanan dan perdamaian internasional. Peraturan kontrol perdagangan mengatur pergerakan barang, jasa, dan teknologi dalam melewati perbatasan negara, dan berlaku pada berbagai aspek operasi kita - bukan hanya dalam hal pengiriman produk. Pertukaran informasi di dalam suatu negara dan ketika melewati perbatasan negara, termasuk dan akses web, juga menjadi subyek kontrol perdagangan. Peraturan kontrol perdagangan mengatur pergerakan barang, jasa, dan teknologi dalam melewati perbatasan negara, dan berlaku pada berbagai aspek operasi kita. PANDUAN DASAR Penggolongan yang Akurat. Golongkan dan tetapkan nomor tarif (HTS) yang benar agar dapat menentukan pajak dan bea terutang yang benar. Ingatlah selalu bahwa menurunkan nilai barang dalam dokumen perdagangan dan berusaha mendapatkan keuntungan ekonomi melalui partisipasi tidak patut dalam program pajak preferensial dalam upaya menurunkan pajak dan bea adalah hal terlarang. Penggolongan Ekspor. Verifikasi nomor penggolongan pengawasan ekspor mengenai produk, peranti lunak, atau teknologi sebelum mengekspor untuk menentukan apakah diperlukan otorisasi khusus, misalnya lisensi ekspor. Pemeriksaan Transaksi. Periksa transaksi Anda terhadap peraturan yang berlaku dan daftar publikasi pengawasan pihak yang terkena sanksi yang melarang transaksi dengan negara dan orang yang terkena sanksi tertentu dan dengan pengguna akhir dan penggunaan akhir yang dilarang. Pemeriksaan Mitra Usaha. Periksalah para mitra usaha Anda, pemasok, dan pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi Anda pada daftar pengawasan pemerintah terhadap pihak yang terkena sanksi, dan laksanakan uji tuntas yang memadai terhadap para pengguna akhir dan terhadap penggunaan akhir produk. Selain itu, periksalah bahwa transaksi tidak dibuat dengan perantara untuk tujuan mengelak dari peraturan kontrol perdagangan. Penggunaan Perantara Pabean Pihak Ketiga. Perantara. Karena kita pihak yang paling bertanggung jawab, janganlah terlalu mengandalkan perantara dan penyedia jasa pabean pihak ketiga, dan lakukan tindakan yang sebaikbaiknya untuk memastikan bahwa kita atau para agen kita memberikan informasi yang akurat dan lengkap kepada pihak berwenang pemerintah mengenai nilai barang, negara asal, dan unsur data lainnya yang diharuskan khususnya untuk transaksi-transaksi di mana kita mengemban risiko sebagai importir atau eksportir. 12

13 Kepatuhan di Seluruh Rantai Pasokan Kita mengandalkan jaringan pemasok dan vendor/penjual di rantai pasokan kita untuk mengirimkan produk dan jasa yang berkualitas bagi para pelanggan kita. Sangatlah penting bagi para pemasok dan vendor di rantai pasokan kita untuk turut menjunjung komitmen kita untuk melaksanakan usaha dengan penuh integritas, dengan cara yang aman, dan berdasarkan pada praktik yang mematuhi hukum, efisien, dan adil. Mematuhi komitmen ini akan membantu memastikan bahwa hubungan kita dengan para pemasok dan vendor di rantai pasokan tidak merusak reputasi kita. PANDUAN DASAR Kepatuhan pada Hukum. Bekerja dengan para pemasok dan vendor/ penjual di rantai pasokan untuk memastikan kepatuhan dengan peraturan tenaga kerja, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja, antipenyuapan dan korupsi, serta kontrol perdagangan internasional. Tindakan pengamanan berbasis risiko atau rekomendasi negara impor yang memadai harus dijalankan di seluruh rantai pasokan, mulai dari titik manufaktur produk, transportasi global, sampai ketika produk tiba di tempat tujuan. Pemeriksaan. Periksalah para pemasok dan vendor/penjual di rantai pasokan Anda untuk memastikan mereka bereputasi baik, memenuhi kualifikasi dan mampu memenuhi persyaratan keamanan fisik yang berlaku, dengan cara melakukan evaluasi dan persetujuan terhadap pemasok dan vendor/penjual di rantai pasokan sebelum membeli bahan, komponen, produk, atau jasa apa pun dari mereka. Setelah Sangatlah penting bagi para pemasok dan vendor di rantai pasokan kita untuk turut menjunjung komitmen kita untuk melaksanakan usaha dengan penuh integritas, dengan cara yang aman dan terjamin. vendor/penjual terpilih, pastikan ruang lingkup keterlibatannya jelas dan didokumentasikan dalam kontrak vendor yang benar. Jangan Ada Konflik Kepentingan. Pastikan keterlibatan seorang pemasok atau vendor/penjual di rantai pasokan tidak menciptakan konflik kepentingan, baik aktual maupun hanya dugaan atau perkiraan. Mengamankan Informasi Rahasia dan Informasi Milik Perusahaan. Amankan data pribadi kita dan informasi rahasia dan informasi milik perusahaan lainnya dengan perjanjian kerahasiaan, dan lindungilah semua data pribadi yang diberikan pemasok dan informasi lain yang dilindungi oleh perjanjian kerahasiaan. 13

14 Tanggung Jawab Produk Kita berusaha memastikan bahwa produk yang diberikan kepada para pelanggan kita yang berharga adalah aman dan berkualitas tinggi. Sering kali, kita tidak terlibat langsung dalam manufaktur produk yang kita pasok dan distribusikan kepada para pelanggan global kita. Dalam keadaan seperti ini, penting bagi kita untuk memikirkan bagaimana cara kita untuk memastikan keamanan dan kualitas produk, dan bagaimana mengelola potensi liabilitas produk melalui kontrak di antara para produsen, pelanggan dan kita, dalam setiap tahap di rantai pasokan. Penting bagi kita untuk memverifikasi keamanan dan kualitas produk, dan bagaimana mengelola potensi liabilitas produk melalui kontrak di setiap tahap rantai pasokan. PANDUAN DASAR Kepatuhan pada Hukum. Dengan cara mengetahui berbagai peraturan yang berlaku, persyaratan label produk, standar jaminan, standar kontrol kualitas dan kontrol keamanan, prosedur klaim liabilitas produk, dan peraturan perlindungan konsumen yang berkaitan dengan produk yang Anda dapatkan dari produsen dan Anda pasok dan distribusikan kepada para pelanggan kita. Menangani Liabilitas Produk. Memastikan bahwa semua produk yang Anda pasok dan distribusikan kepada para pelanggan telah dilengkapi dengan jaminan produk standar dari produsen - memiliki asuransi Perusahaan bukanlah pengganti untuk mendapatkan perlindungan jaminan yang benar dalam transaksi bisnis Anda. Klaim Liabilitas Produk. Ketika menerima suatu klaim liabilitas produk, sebarkan semua informasi dengan personel internal Perusahaan yang tepat, termasuk Departemen Hukum dan/atau Kepatuhan wilayah Anda dan segera beri tahu semua fakta penting, khususnya untuk klaim-klaim yang melibatkan keselamatan publik, serta usahakan untuk melakukan tindakan yang tepat seperti yang disetujui oleh personel yang berwenang di internal perusahaan, yang biasanya bertujuan mencegah ancaman lebih lanjut terhadap keselamatan publik dan klaim liabilitas produk lain. Penggunaan Nama Perusahaan pada Produk. Pahami sepenuhnya makna hukum untuk menunjukkan nama Perusahaan kita pada produk sebagai penjual, agen penjualan, distributor, produsen, importir, dan sejenisnya. Permintaan dari mitra usaha untuk memanfaatkan nama Perusahaan kita harus dikaji bersama perwakilan dari Departemen Hukum dan/atau Departemen Kepatuhan regional Anda, untuk menghindari liabilitas hukum yang tidak perlu. 14

15 PANDUAN DASAR Persaingan Kita percaya dalam persaingan yang bebas dan adil. Sebagian besar negara tempat kita beroperasi telah membuat peraturan persaingan usaha yang dirancang untuk mendukung sebuah pasar kompetitif yang bebas dan terbuka, dan: Melarang kesepakatan atau kesepahaman antara para pesaing yang merusak persaingan, seperti kartel dan permainan lelang; Mengatur perilaku buruk perusahaan yang mendominasi pasar, seperti pengaturan harga untuk merusak pasar, pengaturan harga yang curang (price fixing); dan Mewajibkan pelaporan, pengkajian di muka dan dalam beberapa hal pemeriksaan atas kesepakatan merger, akuisisi, dan beberapa jenis transaksi lainnya, untuk mencegah transaksi yang dapat menghilangkan atau mengurangi persaingan secara drastis. Peraturan tentang persaingan ini kompleks dan berlaku global. Peraturan ini dapat berlaku berbeda dalam situasi tertentu dan, oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk melibatkan perwakilan Departemen Hukum dan/atau Departemen Kepatuhan regional Anda sejak awal proses pembuatan inisiatif komersial yang baru. Pelanggaran atas peraturan persaingan usaha dapat berpotensi menyebabkan konsekuensi serius bagi Perusahaan dan karyawan kita. Hukumannya dapat berupa denda yang besar sampai pidana penjara dan dapat mengakibatkan Perusahaan kita mendapat tuntutan ganti rugi yang sangat besar. Ketika Berinteraksi dengan Siapa pun. Patuhi semua undang-undang dan peraturan persaingan yang berlaku. Jangan mengusulkan atau menandatangani perjanjian atau kesepahaman apa pun - tersurat atau tersirat, formal atau informal, tertulis atau lisan - atau memberi tahu siapa pun, termasuk pesaing, agen, perantara, pelanggan, dan semisalnya, mengenai: Mengajukan penawaran atau mempersiapkan syarat penawaran untuk tujuan selain memenangkan bisnis; dan Membatasi atau bersama orang lain menetapkan harga (price fixing), mengalokasikan konsumen atau lini produk, membagi teritori atau pasar, atau menetapkan syarat-syarat lain di mana kita atau konsumen dapat menjual kembali atau menyewakan produk atau jasa ke pihak ketiga. Panduan Tambahan Saat Berinteraksi dengan Pesaing. Selain poin-poin di atas, jangan mengusulkan atau menandatangani perjanjian atau kesepahaman apa pun tersurat atau tersirat, formal atau informal, tertulis atau lisan tentang, atau menyampaikan, meski tidak secara langsung, informasi apa pun kepada, atau menerima informasi apa pun dari pesaing mengenai aspek aktivitas komersial apa pun: Harga, metode penetapan harga, harga minimal ataupun maksimal, dan upaya menstabilkan harga; Tingkat persediaan barang, tingkat produksi, kapasitas ataupun volume penjualan (baik yang dahulu, sekarang atau di masa depan), termasuk kesepakatan untuk menghentikan kapasitas; Pangsa pasar; Syarat atau ketentuan penjualan, persyaratan kredit; Biaya, keuntungan atau marjin keuntungan; dan Penawaran produk atau jasa, metode distribusi. Undang-undang persaingan bersifat kompleks dan berlaku global. 15

16 Konflik Kepentingan Konflik kepentingan dapat timbul ketika kepentingan pribadi Anda bersinggungan atau tampak bersinggungan dengan kepentingan Perusahaan kita. Semua keputusan bisnis harus dibuat demi kepentingan terbaik Perusahaan kita, dan bukan untuk keuntungan pribadi apa pun. Anda harus bekerja secara objektif dan efektif bagi Perusahaan kita. Semua keputusan bisnis harus dibuat demi kepentingan terbaik Perusahaan kita. PANDUAN DASAR Kepentingan Finansial Pribadi. Konflik kepentingan dapat timbul ketika Anda atau keluarga Anda mempunyai kepentingan finansial, pekerjaan, atau jabatan di dewan direktur pada salah satu perusahaan pesaing, pemasok, distributor, atau vendor kita. Selain itu, konflik kepentingan dapat terjadi ketika Anda atau keluarga Anda secara langsung ataupun tak langsung mempunyai investasi finansial yang besar di perusahaan yang bersaing, berbisnis, atau akan berbisnis dengan Perusahaan kita. Anda harus mengungkapkan kepentingan finansial, pekerjaan, atau jabatan Anda dan keluarga Anda di perusahaan pesaing, pemasok, distributor, dan vendor kepada manajer Anda. Urusan Pihak Terkait. Konflik kepentingan dapat timbul ketika anggota keluarga atau seseorang yang memiliki hubungan pribadi yang dekat dengan Anda bekerja dalam departemen Anda atau di dalam tim manajemen Anda. Setiap potensi konflik kepentingan harus diungkapkan kepada manajer Anda atau perwakilan Departemen Hukum dan/atau Kepatuhan wilayah Anda untuk mendapatkan panduan lebih lanjut. Aktivitas Bisnis Di Luar. Konflik kepentingan dapat timbul ketika Anda terlibat dalam pekerjaan sampingan atau punya bisnis sendiri yang mungkin bertentangan dengan tanggung jawab Anda pada Perusahaan kita. Anda tidak boleh mengambil pekerjaan lain yang bersinggungan dengan kemampuan Anda untuk melakukan tugas Anda di Perusahaan kita, dan Anda dapat diminta untuk mendapatkan persetujuan Perusahaan dahulu sebelum terlibat dalam aktivitas seperti itu. Ini dapat mencakup tindakan melakukan bisnis luar selama jam kerja, menggunakan hak milik, peralatan atau informasi Perusahaan untuk penggunaan non Perusahaan, dan mengambil pekerjaan sampingan dengan pemasok, pesaing, atau vendor Perusahaan kita. Harap berkonsultasi dahulu dengan perwakilan Sumber Daya Manusia lokal Anda atau bacalah buku pedoman karyawan dan kebijakan lokal Anda untuk mendapat panduan. Peluang Korporat. Konflik kepentingan dapat timbul ketika Anda memanfaatkan peluang pribadi berdasarkan informasi yang didapatkan melalui Perusahaan pemasok, kontraktor, konsultan, atau mitra usaha kita lainnya. Anda tidak boleh bersaing dengan Perusahaan kita, atau secara pribadi mengambil peluang yang ditemukan atau dihasilkan melalui penggunaan hak milik, informasi, atau posisi Perusahaan. 16

17 Bertukar Hadiah dan Hiburan Hadiah dan hiburan mencakup semua hal yang berharga, seperti uang tunai, tanda terima kasih, diskon, pinjaman, layanan, hadiah lomba, transportasi, penggunaan kendaraan perusahaan lain, penggunaan fasilitas liburan, saham atau surat berharga lain, acara makan, acara olah raga, golf, tiket, dan sertifikat atau voucher hadiah. Memberi atau menerima hadiah dan hiburan yang tidak patut berpotensi merusak bisnis dan reputasi kita, dan dapat diperlakukan sebagai korupsi dan melanggar hukum. Memberi dan/atau menerima hadiah dan hiburan tidak akan pernah patut jika menciptakan suatu kewajiban, menempatkan pemberi atau penerima dalam situasi di mana salah satu pihak menjadi tampak bias/berat sebelah, atau dilakukan dengan tujuan memengaruhi suatu keputusan bisnis. PANDUAN DASAR Kepatuhan dengan Hukum yang Berlaku, Standar Industri dan Panduan Perusahaan. Anda harus mematuhi hukum setempat, peraturan, industri standar dan norma yang berlaku, Panduan Kebijakan Antikorupsi Grup Sojitz dan kebijakan departemen bisnis atau regional yang lebih ketat di operasi lokal Anda. Ruang Lingkup Penerapan Kebijakan Hadiah dan Hiburan. Peraturan untuk memberikan atau menerima hadiah dan hiburan ini berlaku sepanjang tahun, termasuk saat hari libur, apakah melibatkan pegawai pemerintah atau rekanan swasta, dan tidak hanya berlaku pada diri Anda, tetapi juga pada suami/istri, pasangan, agen dan anggota keluarga Anda, dll. Ini merupakan tanggung jawab anda untuk membuat keputusan dan mengikuti peraturan meskipun anda menggunakan dana sendiri dan tidak meminta penggantian untuk hadiah dan hiburan. Hadiah dan hiburan tidaklah tepat jika dimaksudkan untuk memengaruhi siapa saja secara tidak patut. Hadiah dan Hiburan Tidak akan Pernah Patut. Hadiah dan hiburan tidak pernah patut jika dimaksudkan untuk memengaruhi seseorang secara tidak patut, sebagai penukar keuntungan atau kepentingan yang tidak patut, atau diberikan dengan melanggar hukum atau regulasi atau, sepengetahuan Anda, peraturan perusahaan penerima. Pembukuan dan Catatan yang Akurat. Dalam segala hal, hadiah atau hiburan harus didokumentasikan dan didukung secara akurat dengan kuitansi, sesuai dengan kebijakan Perusahaan terkait. Ketika Menerima Hadiah yang Tidak Patut. Jika Anda ditawari hadiah atau hiburan yang tidak patut, Anda hendaknya menolak dan kemudian melaporkannya kepada manajer Anda atau, jika diwajibkan oleh Panduan Kebijakan Antikorupsi Grup Sojitz, ke Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah Anda. Hindari Anggapan yang Tidak Baik. Dalam banyak situasi, memberikan hadiah dan hiburan sepenuhnya adalah tindakan tepat. Hadiah atau hiburan tersebut hendaknya diberikan secara terbuka, sehingga akan menghindari setiap kemungkinan anggapan bahwa keputusan bisnis atau tindakan pemerintah telah dipengaruhi olehnya, bahwa penyuapan, pamrih, atau balas jasa telah diberikan atau diterima, atau bahwa kemampuan Anda untuk mengambil keputusan objektif demi kepentingan Perusahaan Anda telah dikorbankan. 17

18 Penyuapan dan Korupsi Kita melarang penyuapan dan korupsi dalam semua urusan bisnis di semua negara. Sebagian besar negara mempunyai peraturan yang melarang penyuapan dan korupsi, yang akan berlaku meskipun dilakukan di luar negara tersebut. Pelanggaran atas peraturan ini merupakan tindakan kejahatan berat, yang dapat mengakibatkan denda bagi perusahaan dan karyawan, dan pidana penjara terhadap karyawan yang bersangkutan. Bahkan hanya anggapan akan adanya pelanggaran peraturan ini mempunyai dampak reputasi yang serius bagi Perusahaan kita. PANDUAN DASAR Berinteraksi dengan Siapa pun. Anda tidak boleh memberi, menawarkan, atau berjanji memberikan uang tunai atau sesuatu yang berharga, baik langsung atau tidak langsung, kepada seseorang untuk memengaruhi keputusan orang itu, untuk menjamin keuntungan komersial yang tidak patut, untuk masuk ke dalam kesepakatan yang tidak jujur, atau membantu Perusahaan kita mendapatkan atau mempertahankan bisnis. Berinteraksi dengan Pejabat Pemerintah. Anda tidak boleh memberikan, menawarkan, atau berjanji untuk memberikan pembayaran yang tidak sah, manfaat atau keuntungan lain, atau hal berharga lain kepada pejabat pemerintah atau orang yang bertindak dalam kapasitas pejabat resmi yang setara, baik secara langsung atau tidak langsung. Pembayaran Untuk Memudahkan Usaha. Pembayaran untuk memudahkan usaha umumnya dilarang berdasarkan kebijakan Perusahaan dan sangat mungkin melanggar hukum negara tertentu tempat kita beroperasi. Pembayaran untuk memudahkan usaha didefinisikan dalam kebijakan ini sebagai pembayaran kecil, tidak resmi untuk mendapatkan percepatan atau fasilitas pelaksanaan oleh pejabat publik atas tindakan atau layanan rutin yang seharusnya memang berhak didapatkan oleh Perusahaan. Dalam situasi langka, yakni sebuah situasi timbul ketika pembayaran untuk memudahkan usaha sangat diperlukan untuk mengelakkan bahaya yang mengancam jiwa atau kesehatan personel Perusahaan atau penghancuran segera yang tidak sah terhadap properti pribadi atau Perusahaan dan tidak ada kemampuan lain selain melakukan pembayaran, maka personel Perusahaan tidak akan menerima tindakan disipliner karena melakukan pembayaran untuk memudahkan usaha karena keadaan luar biasa untuk menghindari bahaya yang mengancam tersebut. Namun, dalam contoh-contoh tersebut, Anda harus segera melaporkan pembayaran tersebut dan situasi sekelilingnya kepada Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah Anda. 18

19 Penyuapan dan Korupsi (bersambung) Penggunaan Agen Pihak Ketiga. Kita sering kali memenuhi kewajiban melalui kemitraan dengan pihak ketiga seperti agen, representatif, kontraktor independen, konsultan, distributor, dan pemasok. Kita dapat menghadapi pertanggungjawaban berdasarkan perilaku pihak ketiga yang tidak patut jika kita ikut serta dalam atau menyetujui perilaku tidak patut tersebut, atau mengetahui probabilitas tinggi bahwa tindakan pihak ketiga atas nama Perusahaan dapat melanggar hukum antipenyuapan. Oleh karena itu, kita mengambil langkah-langkah yang tepat untuk membantu memastikan bahwa hubungan bisnis dibentuk hanya dengan pihak ketiga yang tepercaya dan berkualifikasi. Dalam memilih dan memantau hubungan agen pihak ketiga, Anda tidak boleh melibatkan agen pihak ketiga atas nama Perusahaan kecuali jika pelibatan tersebut telah disetujui sesuai dengan Panduan Kebijakan Antikorupsi Grup Sojitz, yang mewajibkan: Melakukan uji tuntas (due diligence) yang memadai pada para mitra pihak ketiga untuk memastikan mereka memiliki reputasi dan kualifikasi yang baik dan bahwa kompensasi yang diminta adalah wajar dan dalam kisaran tarif pasar yang normal; Persetujuan sebelumnya dari Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah tersebut; Persetujuan tertulis berisi aturanaturan tertentu untuk melindungi Perusahaan dari risiko bahwa agen tersebut akan melakukan penyuapan dalam rangka melakukan pengikatan, termasuk ketaatan pada hukum terkait antipenyuapan dan antikorupsi yang berlaku; Bahkan hanya anggapan akan adanya pelanggaran peraturan ini mempunyai dampak reputasi yang serius bagi Perusahaan kita. Bergantung level risikonya, mensyaratkan agen yang diajukan agar mematuhi Kode, Kebijakan Antikorupsi Grup Sojitz (atau kebijakan antikorupsinya sendiri), atau kebijakan antipenyuapan dan antikorupsi wilayah Anda; untuk ikut serta dalam pelatihan antikorupsi; dan menyatakan kepatuhannya terhadap Kebijakan Antikorupsi Grup Sojitz, di antara ketentuan-ketentuan lain; dan Pemantauan berkelanjutan akan kemungkinan bendera merah dalam perilaku agen pihak ketiga dan potensi perubahan dalam ruang lingkup pelibatan. 19

20 Penyuapan dan Korupsi (bersambung) Kontribusi Politik. Kontribusi politik terhadap pejabat pemerintah mungkin mengandung risiko penyuapan. Semua kontribusi politik atas nama Perusahaan harus disetujui sebelumnya oleh Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah tersebut. Sumbangan Amal. Sumbangan ke lembaga amal dapat menjadi cara yang tepat bagi Perusahaan untuk membangun niat baik dalam masyarakat setempat. Sumbangan tidak boleh diberikan untuk tujuan yang tidak patut. Misalnya, tidak boleh ada sumbangan untuk organisasi amal yang berafiliasi dengan lembaga pemerintah, rekanan swasta, atau perwakilan rekanan jika sumbangan dilakukan dengan tujuan untuk menjamin keuntungan bisnis bagi Perusahaan atau orang Semua sumbangan amal atas nama Perusahaan harus disetujui sebelumnya oleh Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah tersebut. lain dengan membujuk pihak pemerintah, rekanan swasta, atau perwakilan rekanan untuk melakukan atau tidak melakukan tindakan. Semua sumbangan amal atas nama Perusahaan harus disetujui sebelumnya oleh Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah tersebut. Investasi dan Kemitraan. Perusahaan dapat bertanggung jawab atas penyuapan dan pelanggaran korupsi lain yang dilakukan perusahaan target yang diperoleh melalui merger atau akuisisi, atau atas penyuapan dan pelanggaran korupsi yang dilakukan oleh berbagai macam mitra. Personel perusahaan yang bekerja di bidang investasi dan kemitraan harus menghubungi Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah tersebut untuk memulai uji tuntas Antikorupsi yang patut sebelum melakukan investasi atau mengadakan suatu kemitraan. Investasi atau kemitraan tidak boleh dilakukan jika tidak menerima persetujuan sebelumnya dari Penanggung Jawab Masalah Antikorupsi wilayah tersebut. Pembukuan dan Catatan yang Akurat. Pembukuan, catatan, dan rekening Perusahaan harus disimpan secara teperinci agar secara akurat dan jelas mencerminkan transaksi dan disposisi aset. Semua pejabat, karyawan, dan agen Perusahaan wajib mengelola dan menyediakan informasi yang akurat mengenai transaksi yang menjadi tanggung jawab mereka, termasuk hadiah dan hiburan yang diizinkan, sesuai dengan sistem kontrol akuntansi internal kita. Entri (isian data) yang salah, menyesatkan, tak lengkap, tak akurat, atau palsu dalam pembukuan dan catatan Perusahaan adalah dilarang. 20

21 Aktivitas Kemasyarakatan dan Politik Pencegahan Tindak Kejahatan dan Pencucian Uang Kita berkomitmen untuk mematuhi sepenuhnya semua peraturan anti pencucian uang, anti tindak kejahatan, dan anti terorisme di seluruh dunia. Pencucian uang terjadi ketika seseorang atau suatu perusahaan yang terlibat dalam aktivitas kriminal (misalnya penipuan, terorisme, narkotika, kartel, penyuapan, dan penggelapan) berusaha membersihkan hasil kejahatan mereka untuk menyembunyikannya atau menjadikannya tampak sah. PANDUAN DASAR Aktivitas Bisnis yang Sah. Kita melakukan bisnis hanya dengan pelanggan dan pemasok yang bereputasi baik dan terlibat dalam aktivitas bisnis yang sah, dengan dana yang didapatkan dari sumber-sumber yang sah pula. Kita tidak bertransaksi bisnis dengan organisasi manapun yang pernah atau sedang terpengaruh atau terlibat dengan kejahatan terorganisir atau terorisme. Kegagalan untuk mendeteksi hubungan kerja dan transaksi yang menempatkan Perusahaan kita dalam risiko dapat merusak parah integritas dan reputasi kita. Uji Tuntas yang Benar. Setiap bisnis Perusahaan diwajibkan menerapkan prosedur uji tuntas (due diligence) yang benar untuk mengkaji berbagai risiko, termasuk yang melibatkan pelanggan baru, dan melakukan langkah-langkah yang sepatutnya untuk mencegah dan mendeteksi bentuk-bentuk pembayaran yang tidak diperkenankan dan mencurigakan. Melaporkan Aktivitas yang Mencurigakan. Jika Anda mendeteksi ada transaksi yang mencurigakan, laporkan masalah ini kepada perwakilan Departemen Hukum dan/atau Departemen Kepatuhan regional Anda, dan bekerja samalah dengan pihak penegak hukum setempat sesuai kebutuhan. Saat kita melakukan bisnis di seluruh dunia, kita berusaha membangun dan memelihara hubungan kepercayaan dengan para pemangku kepentingan lokal kita dengan cara terlibat dalam dialog dan turut berpartisipasi dalam berbagai aktivitas yang memberi dampak bagi masyarakat lokal. Kita percaya dalam partisipasi dan kontribusi kepada masyarakat kita, dan mendorong para karyawan untuk melakukan hal yang sama. PANDUAN DASAR Aktivitas Kemasyarakatan. Kami mendukung Anda untuk menjadi anggota masyarakat yang aktif dan untuk turut berpartisipasi dalam aktivitas kemasyarakatan, namun harap diingat bahwa aktivitas Anda harus sepenuhnya bersifat pribadi dan tidak atas nama Perusahaan serta harus selalu mematuhi peraturan yang terkait. Aktivitas dan Kontribusi Politik. Peraturan tentang partisipasi dalam proses politik berbeda-beda bergantung pada negara, bersifat kompleks, dan sering kali mengandung hukuman yang berat bagi yang melanggar. Konsultasikan dan koordinasikanlah dengan perwakilan Departemen Hukum dan/atau Departemen Kepatuhan regional Anda sebelum Anda terlibat dalam aktivitas politik atau melakukan kontribusi politik atas nama Perusahaan kita. Kita berkomitmen untuk mematuhi sepenuhnya semua undang-undang antipencucian uang, tindak kejahatan yang terorganisasi, dan antiterorisme. 21

22 Aset dan Informasi Kita Kita semua berkewajiban untuk melindungi aset dan informasi Perusahaan kita dan untuk menggunakannya dengan benar, dengan integritas dan demi kepentingan Perusahaan kita, dan untuk memenuhi kebutuhan dan ekspektasi dari para pemangku kepentingan kita. Sangatlah penting untuk memelihara akurasi, kelengkapan, kerahasiaan, dan ketersediaan informasi untuk digunakan para pemangku kepentingan dan kita sendiri, demi kesuksesan bersama. Kita dapat mencapai sasaran ini dengan memahami pentingnya dan nilai asetaset dan informasi seperti itu, dan menerapkan tindakan pengamanan yang efektif. Melalui tindakan-tindakan pengamanan ini, kita berusaha meningkatkan hubungan kepercayaan dengan para pemangku kepentingan kita dan dengan masyarakat pada umumnya. 22

23 Informasi Rahasia dan Informasi Milik Perusahaan Informasi rahasia dan informasi milik perusahaan merupakan aset yang berharga bagi Perusahaan kita. Informasi milik Perusahaan mencakup hak kekayaan intelektual seperti rahasia dagang, paten, merek dagang dan hak cipta, serta berbagai rencana bisnis, gagasan rekayasa dan manufaktur, rancangan, basis data, dan catatan. Informasi rahasia mencakup informasi seperti strategi bisnis, transaksi saat ini dan transaksi potensial, kontrak yang belum didapat, pendapatan yang belum diumumkan, produkproduk baru, informasi gaji, data keuangan, dan hasil-hasil riset yang belum diungkap ke publik, serta informasi nonpublik lainnya, termasuk, namun tidak terbatas pada rahasia negara yang mungkin dimanfaatkan pesaing atau merugikan Perusahaan atau pelanggan kita jika diungkapkan. Informasi rahasia juga mencakup informasi tentang pihak-pihak lain, misalnya pemasok, di mana Perusahaan kita telah sepakat untuk menyimpan informasi seperti itu secara rahasia. Banyak dari informasi milik Perusahaan juga dianggap sebagai informasi rahasia. Anda semua berkewajiban untuk melakukan semua langkah-langkah yang diperlukan untuk mengoptimalkan nilai aset dan/atau menjaga kerahasiaan aset-aset ini. Banyak dari informasi milik Perusahaan juga dianggap sebagai informasi rahasia. PANDUAN DASAR Hak-Hak Pihak Ketiga. Lakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk memahami hak-hak milik dan kerahasiaan pihak ketiga, khususnya ketika melakukan transaksi bisnis yang baru. Jika Anda menduga bahwa informasi pihak ketiga telah diungkapkan atau ditawarkan kepada Anda secara tidak patut, Anda harus menghubungi Departemen Hukum dan/ atau Kepatuhan wilayah Anda untuk mendapatkan petunjuk lebih lanjut. Pengungkapan Informasi. Jika Anda mengetahui atau memiliki akses ke informasi rahasia dan informasi milik Perusahaan, Anda tidak boleh mengungkapkan informasi itu kepada orang lain, kecuali kepada pihak internal kita yang perlu mengetahuinya dan telah diberi tahu tentang sifat kerahasiaan atau hak kepemilikannya. Informasi rahasia dan informasi milik Perusahaan tidak boleh diungkap ke luar Perusahaan tanpa otorisasi dan tanpa ada perjanjian kerahasiaan dengan pihak yang akan mengetahui pengungkapan informasi seperti itu. Penggunaan Informasi. Anda tidak boleh menggunakan informasi rahasia dan informasi milik Perusahaan untuk keuntungan pribadi atau keuntungan pihak terkait, misalnya teman dan saudara Anda. Ketika Anda Berhenti Sebagai Karyawan. Semua kewajiban kerahasiaan yang mengikat Anda selama bekerja dalam Perusahaan kita akan tetap berlaku pada Anda meskipun Anda telah berhenti bekerja di Perusahaan kita. 23

24 Privasi Data Sejumlah negara kini semakin ketat mengatur pengambilan dan penggunaan informasi pribadi seseorang, seperti informasi medis, keuangan, dan informasi sensitif lainnya. Selain itu, banyak negara mempunyai peraturan tentang data pribadi karyawan dan mitra usaha. Data pribadi adalah semua informasi yang dapat digunakan untuk secara spesifik mengidentifikasi seseorang (dan di beberapa negara tertentu untuk mengidentifikasi suatu badan resmi), termasuk namun tak terbatas pada alamat pos, nomor kartu kredit, nomor identifikasi nasional, nomor paspor, informasi sumber daya manusia yang sensitif, tanggal lahir atau usia, nomor telepon pribadi, atau alamat pribadi. Semakin banyak jumlah negara yang mengeluarkan undang-undang dan peraturan tentang pengumpulan, pengolahan, dan pengiriman informasi sensitif dan rahasia negara. Kita berkomitmen untuk menangani data pribadi dengan bertanggung jawab dan mematuhi peraturan privasi yang berlaku. PANDUAN DASAR Memahami Batasan dalam Penggunaan Data Pribadi. Perhatikan dan berhati-hatilah dengan data pribadi di area tempat Anda bekerja, dan pahami batasan hukum dan kontraktual mengenai penggunaan data pribadi. Waspadalah tentang Perlindungan Data Pribadi. Lakukan tindakan yang diperlukan untuk mengamankan data pribadi menurut peraturan yang berlaku, kebijakan terkait dan kebiasaan dalam praktek (misalnya dengan enkripsi, perlindungan kata sandi, disimpan di area terkunci, disimpan di bagian yang aman pada sistem komputer Perusahaan, dsb). Kita berkomitmen untuk menangani data pribadi dengan bertanggung jawab dan mematuhi peraturan privasi yang berlaku. Mematuhi Peraturan Privasi Data. Kumpulkan dan gunakan data pribadi dengan mematuhi seluruh ketentuan Undang-Undang dan peraturan privasi data yang berlaku, dan kebiasaan dalam praktek dan hanya untuk tujuan bisnis yang sah. Sesuai dengan kebijakan penyimpanan data regional, musnahkan data pribadi yang tidak diperlukan lagi untuk tujuan bisnis sebagaimana mestinya. Ungkap data pribadi dengan karyawan lain hanya jika wajib untuk melaksanakan tugas mereka, dan dengan vendor atau pemasok hanya jika diperlukan dan semua tindakan pengamanan telah dilakukan untuk melindungi data pribadi tersebut. Perhatikan dan berhati-hatilah dengan Undang-Undang dan Peraturan Tentang Pengumpulan, Pengolahan, dan Pengiriman Informasi. Pengiriman Informasi Pribadi Lintas-Batas. Negara-negara tertentu melarang pengiriman data pribadi lintas-batas tanpa persetujuan tegas dari karyawan atau persetujuan hukum atau regulasi secara tersurat. Hukum-hukum tersebut mungkin berlaku bagi setiap informasi pribadi yang ditangani melalui sistem informasi, yang dapat mencakup perangkat seluler. Rahasia Negara. Hukum-hukum tertentu melarang pengungkapan dan pengiriman rahasia negara lintas-batas dan mendefinisikan istilah ini secara sangat luas. Rahasia negara bahkan dapat mencakup data terkait komersial tertentu, seperti informasi yang berkaitan dengan perekonomian nasional dan pembangunan sosial. 24

25 PANDUAN DASAR Keamanan Teknologi Informasi (TI) Sumber daya TI Perusahaan kita (Sumber Daya Informasi) sangat penting bagi bisnis kita, dan harus dilindungi dengan semaksimal mungkin. Sumber Daya Informasi kita mencakup, misalnya, komputer laptop dan komputer meja yang disediakan Perusahaan, alat komputasi bergerak seperti Blackberry, dan alat-alat sejenis, serta sistem telepon dan voic Perusahaan. Anda bertanggung jawab untuk melindungi Sumber Daya Informasi Perusahaan kita yang dipercayakan pada Anda dan untuk membantu melindungi asetaset Perusahaan kita secara umum. Kebijakan dan Prosedur Keamanan TI Perusahaan. Ketahui dan patuhilah kebijakan dan prosedur TI Perusahaan di tempat Anda, dan konsultasikanlah dengan perwakilan TI Perusahaan Anda jika ada pertanyaan dan/ atau masalah. Aktivitas MencurigakanSegera hubungi manajer atau perwakilan TI Perusahaan Anda jika merasa tidak yakin apakah suatu adalah asli atau beri tahukan aktivitas tak biasa pada komputer Anda. Lakukan secara berhatihati saat memutuskan untuk membuka lampiran dan tautan. Penggunaan dan Kepemilikan Sumber Daya Informasi. Anda harus menggunakan pertimbangan dan kebijaksanaan yang tepat saat menggunakan Sumber Daya Informasi Perusahaan kita. Sumber Daya Informasi dimaksudkan digunakan untuk tujuan bisnis Perusahaan, namun penggunaan pribadi yang terkadang dan sekali-sekali masih diperkenankan. Sumber Daya Informasi Perusahaan kita sepenuhnya merupakan milik Perusahaan. Mengamankan Sumber Daya Informasi dan Melaporkan Setiap Kehilangan atau Pencurian. Sumber Daya Informasi harus diamankan dari akses yang tidak berwenang dan tidak boleh ditinggal tanpa penjagaan ketika bepergian. Segera laporkan jika ada kehilangan atau pencurian kepada manajer Anda, perwakilan TI Perusahaan, dan kepada kepolisian setempat atau pihak berwenang terkait lainnya. Kata Sandi dan Pengaman Akses Lainnya. Lindungi informasi rahasia dan Sumber Daya Informasi Perusahaan kita (dengan enkripsi atau perlindungan kata sandi pada data), dan jangan memberi tahu berbagai akun personal dan kode sandi Anda kepada siapa pun juga. Pemantauan Perusahaan dan Akses ke Sumber Daya Informasi. Sesuai dengan hukum yang berlaku, Perusahaan kita berhak untuk mengakses dan memantau semua penggunaan Internet dan , melacak semua situs Internet yang Anda kunjungi, dan mendengarkan pesan-pesan surat suara (voice mail) yang disimpan. 25

26 Pembuatan dan Pengelolaan Catatan Usaha Semua data yang dibuat karyawan Perusahaan harus secara akurat mencerminkan transaksi dan kejadian yang mendasarinya, dan catatan hasilnya harus dikelola dengan baik untuk mendukung berjalannya aktivitas dan kewajiban Perusahaan kita. Manajemen, pemegang saham, kreditur, dan pemangku kepentingan kita lainnya mengandalkan integritas dan ketersediaan catatan usaha yang kita buat. Ketika kita gagal mencatat informasi secara akurat dan mengelola catatan usaha dengan baik, kita berisiko merusak reputasi kita, kehilangan bisnis, dan menurunkan kepercayaan dari para pemangku kepentingan. Manajemen, pemegang saham, kreditur, dan pemangku kepentingan kita lainnya mengandalkan integritas dan ketersediaan catatan usaha yang kita buat. PANDUAN DASAR Pembuatan dan Pelaporan Catatan Usaha. Anda harus sangat berhati-hati dalam membuat, mengajukan, melaporkan, atau melakukan bentuk pengungkapan lain untuk catatan usaha Perusahaan, baik dalam bentuk kertas ataupun elektronik. Khususnya, semua pembukuan, catatan, dan rekening keuangan harus secara akurat mencerminkan transaksi dan kejadian, dan secara lengkap dan adil mengungkapkan semua informasi yang bersangkutan. Misalnya, keterangan pembayaran dalam setiap catatan Perusahaan harus secara jelas dan akurat menggambarkan aktivitas, transaksi, dan disposisi aset Perusahaan. Catatan-catatan ini harus juga memenuhi prinsipprinsip akuntansi yang diakui umum dan sistem kontrol internal kita untuk negara tempat Anda melakukan bisnis. Pengelolaan Catatan yang Benar. Anda diwajibkan untuk menyimpan catatan usaha Anda sesuai dengan kebijakan Perusahaan yang berlaku untuk unit bisnis, kawasan atau fungsi Anda, dan untuk secara rutin mengkaji catatan-catatan yang berada dalam pengawasan Anda dan memastikan bahwa catatancatatan tersebut dimusnahkan sesuai dengan masa penyimpanan yang berlaku menurut hukum. Selain itu, jika Anda diberi tahu akan adanya tuntutan hukum, penyelidikan atau audit (baik yang sedang berjalan, akan dilakukan, ataupun yang diperkirakan), Anda harus menyimpan semua dokumen yang berkaitan dengan kejadian tersebut. 26

27 Hubungan Investor dan Media Dalam melaksanakan bisnis, karyawan Perusahaan secara teratur berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan kita, para investor, pejabat pemerintah, analis keuangan, pihak bursa saham, media, dan kontak eksternal penting lainnya. Reputasi kita bergantung pada penyediaan komunikasi dan informasi yang benar, bijak, akurat, dan tepat waktu. PANDUAN DASAR Pengungkapan oleh Orang yang Berwenang. Kita hanya memberi wewenang pada beberapa orang tertentu untuk berbicara dengan media dan kalangan finansial. Jika Anda tidak mendapat wewenang tersebut tetapi dihubungi oleh wartawan berita atau pihak lain tentang aktivitas Perusahaan, hasil-hasil usaha, rencana, atau posisi resmi Perusahaan pada suatu topik, arahkan pertanyaan tersebut ke manajer Anda dan ke Departemen Hubungan Masyarakat (Public Relations) di Tokyo. Ketepatan Waktu dan Keakuratan Pengungkapan Informasi. Jika Anda bertanggung jawab atas pengungkapan informasi Perusahaan, Anda harus membuat pengungkapan mengenai kebijakan manajemen, aktivitas bisnis, posisi keuangan, dan aktivitas korporat lain di Perusahaan kita secara tepat waktu, akurat, dan konsisten sesuai dengan Undang- Undang dan peraturan yang berlaku. Selain itu, kita sangat percaya bahwa pengungkapan yang tepat waktu, akurat, dan konsisten sangatlah positif agar para pemangku kepentingan kita bisa mendapat pemahaman yang lebih baik tentang Perusahaan kita, meskipun jika pengungkapan tersebut tidaklah bersifat wajib. Permintaan Informasi dari Pemerintah Bisnis kita memiliki peraturan yang sangat ketat dan berjangkauan luas, dan pemerintah sering kali meminta informasi dari kita. Merupakan niatan kita untuk senantiasa bekerja sama dengan semua permintaan yang wajar dan sah oleh organisasi pemerintah yang manapun. Namun pada saat yang bersamaan, kita berharap karyawan kita bertindak dengan benar agar kita dapat melindungi dan mengamankan hak Perusahaan kita semaksimal mungkin sejauh yang diizinkan oleh hukum, termasuk perwakilan oleh penasehat hukum jika dipandang perlu. PANDUAN DASAR Penyimpanan Catatan. Pastikan bahwa catatan dan informasi yang relevan dengan pertanyaan/permintaan dari lembaga pemerintah atau lembaga regulasi atau terkait proses litigasi, disimpan dengan baik dan semua sistem otomatis, termasuk sistem elektronik untuk pemusnahan catatan telah dihentikan untuk menghindari penghapusan catatan yang relevan dan informasi yang terkait dengan keadaan tersebut. Cara Menanggapi Permintaan Pemerintah. Semua permintaan rutin akan informasi oleh lembaga pemerintah manapun serta surat panggilan, perintah pengadilan dan permintaan akan deposisi, kesaksian, wawancara, atau dokumen harus dilaporkan dahulu ke perwakilan Departemen Hukum dan/atau Departemen Kepatuhan regional Anda sehingga Perusahaan dapat menyiapkan jawaban yang tepat. Pemeriksaan Pemerintah. Setiap permintaan untuk memeriksa fasilitas kita atau untuk melaksanakan perintah pencarian/penggeledahan harus segera diarahkan ke perwakilan Departemen Hukum dan/atau Departemen Kepatuhan regional Anda. Anda harus mengizinkan akses jika diwajibkan oleh hukum setempat. 27