SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DODOL

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DODOL Ahmad Tahkiq 1, Luthfi Nurwandi 2, Partono 3 Jurnal Konstruksi Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut Indonesia jurnal@sttgarut.ac.id 1 tahkiq@gmail.com 2 luthfisttg@gmail.com 3 partonomkom@gmail.com Abstrak - Pada penelitian sistem persediaan ini, sistem persediaan Dibangun oleh tiga sub sistem, yaitu sub sistem Pemasaran, Sub sistem Keuangan, sub sistem Gudang dan akomodasi. Selama ini proses arus data pengelolaan antar sub sistem belum terintegrasi, pencatatan data Transaksi pada buku agenda yang mengakibatkan terjadinya penumpukan catatan sehingga ketika data persediaan diperlukan proses pencarian tidak bisa dilakukan dengan cepat, dan secara fisik media penyimpananan arsip pemesanan dan penerimaan memerlukan media yang luas dan besar, contohnya lemari, akibatnya terjadinya penumpukan arsip. Upaya yang dilakukan untuk mengintegrasikan antar sub sistem menjadi satu kesatuan pada system persediaan adalah dengan merancang system menjadi system berbasis komputerisasi. Proses perancangan system informasi ini, untuk melihat gambaran arus data masuk dan keluar pada sistem digunakan alat bantu menggunakan workflow, diagram konteks dan data flow diagram. Tujuan dari perancangan sistem informasi adalah untuk membangun Sistem informasi persediaan berbasis komputer dan terintegrasi antar sub sistem serta untuk memudahkan dalam pencatatan, penyimpanan, dan pelaporan data Persdiaan. Kata kunci - Sistem Informasi, Data Flow Diagram, Diagram Konteks I. PENDAHULUAN Setiap perusahaan membutuhkan persediaan untuk kestabilan pengendalian, begitu pula perusahaan yang bergerak dibidang produk makanan. akan tetapi dalam menetapkan besar kecilnya persediaan perlu di perhatikan faktor-faktor yang mempengaruhi, karena bila melakukan kesalahan akan mengakibatkan tidak terpenuhinya permintaan atau kelebihan persediaan sehingga tidak semuanya terjual yang akan menimbulkan kerusakan akibat terlalu lama disimpan di gudang. Faktor lain yang juga mempengaruhi persediaan diantaranya adalah waktu, cara penanganan dan biaya pesediaan. Berkenaan dengan waktu, persediaan perlu memperhatikan sifat fisik dari, karena sifat fisik dipengaruhi oleh lingkungan yang dapat mempengaruhi kualitas (rasa, warna dan bentuk), sehingga memiliki masa pakai/konsumsi yang terbatas. Terdapat juga yang memiliki sifat fisik yang tidak dipengaruhi oleh lingkungan sehingga masa pakainya tidak terbatas.

2 ISSN : Vol. 09 No Cara penanganan pada saat digudang juga sangat mempengaruhi terhadap masa kadaluarsa, perlu di perhatikan tempat penyimpanan, kelebaban ruangan, intensitas cahaya matahari dan cara penumpukan. Berkenaan dengan biaya persediaan, semakin lama berada di tempat penyimpanan biaya persediaan semakin tinggi yang tentunya akan mempengaruhi terhadap keuntungan yang didapat pada penjualan. yang dipengaruhi oleh waktu pemakaian diantaranya adalah produk makanan, salah satu diantaranya adalah dodol. Dodol merupakan hasi produksi/ jadi yang mempunyai masa kadaluarsa terbatas yaitu antara 3-4 minggu. Oleh karena itu, jumlah persediaan di gudang akan dipengaruhi oleh masa kadaluarsa, yang tentunya akan mempengaruhi terhadap jangka waktu penyimpanan dan mempengaruhi proses keluar masuk dari/ke gudang. Proses masuk ke gudang dan pengeluaran dari gudang dan hal-hal yang berkenaan dengan persediaan perlu penaganan khusus, untuk memudahkan sumua bagian yang terlibat dalam persediaan maka di butuhkan sistem informasi pesediaan yang dapat menangani setiap proses persediaan. II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengendalian Pengendalian persediaan yaitu suatu usaha memonitor dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang kelancaran dan efektivitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan [4]. B. Sistem Informasi sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [2]. Setiap membangun sistem informasi perlu diperhatikan kualitas informasi yang dihasilkan, kualitas informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan [2]. C. Pemodelan Sistem Setiap perancangan sistem terlebih dahulu diperlukan analisis terhadap sistem. Analisis dan perancangan sistem yaitu menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data, menyimpan data dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. [3] Dalam setiap perancangan simtem diperlukan alat bantu yang digunakan dalam perancangan desain sistem, yaitu work flow, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), dan Kamus Data. Data flow diagram adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan datayang keluar dari sistem dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. [1] 2

3 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut III. METODE PENELITIAN Gambaran umum mengenai langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian berdasarkan urutan pelaksanaannya. Penentuan metodologi penelitian ini perlu dilakukan terlebih dahulu sehingga arah dan pelaksanaan kegiatan penelitian yang akan dilakukan menjadi jelas. Start Studi Pendahuluan Studi Pustaka Analisis dan Desain Sistem Informasi Implementasi Kesimpulan End Gambar 1. Metodologi Penelitian IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis sistem perlu dilakukan untuk mengetahui kegiatan dan komponen apa saja yang berkaitan dengan sistem persediaan di CV. Duta Priangan sebelum dilakukan perancangan sistem. Pada proses persediaan di CV. Duta Priangan terdapat 3 entitas internal, yaitu: Bagian pemasaran,, Bagian Gudang dan Bagian keuangan, sedangkan untuk entitas luar yang sangat mempengaruhi persediaan yaitu dan Produsen. Untuk lebih jelasnya kegiatan dan komponen yang terlibat dalam proses persediaan dapat digambarkan melalui workflow sebagai berikut: Jurnal STT-Garut All Right Reserved

4 ISSN : Vol. 09 No Konfirmasi Purchase order (PO) F aktur pemasaran pesan kurang Surat jalan Produsen Yang terpenuhi Pembayaran Order D ari produsen Gudang Dan Pengembalian akomodasi Kirim Penagihan Bukti Keuangan dikirim Gambar 2. Model Workflow Dodol Hubungan antara entiti luar, masukan dan keluaran pada Sistem Dodol dapat ilihat pada diagram konteks di bawah ini: P u r c h a s e o(p r do) e r K o n s u m e n F a k tu r p e n g ir im a n P r o d u s e n K o n f ir m a s i p e n g ir im a n B u k ti p e m b a y a r a n K ir im b a r a n g F a k t u r P e n a g ih a n S is t e m P e r s e d ia a n B a r a n g p e s a n b a r a n g p e n g ir im a n b a r a n g d a r i p r o d u s e n P e n g e m b a lia n b a r a n g Gambar 3. Diagram Konteks Dodol Gambaran mengenai arus data masuk dan keluar, serta proses interaksi data pada persediaan dodol dapat dilihat pada DFD level 0 dibawah ini: 4

5 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut K on fir m a si p eng irim an Ko n sum en Pu rch a se o rd(po) e r pesan P ro d u se n F aktu r pe n g ir im a n Record 1.0 P e m asa r a n K o nsu m e n P e rse d ia a n ku ra n g S ur a t Or de r ja lan b a r a ng P e r m in ta a n Y an g te r p e n u h i D a ta P e m b a ya r a n K o nsu m e n Kirim b a r an g F a ktu r B ukti P e na g ih a n p e m b a ya r a n Record Jumlah 2.0 G u da n g D an A ko m o d a si K eu a n g a n D ari produsen Pengem balian b a r a n g B a ra n g D a fta r dikirim 3.0 K e u an g a n U p d a te p e m b a ya r a n D a fta r P er m in ta a n B a r a ng Gambar 4. DFD level 0 Sistem Informasi Dodol Tabel 1. Deskripsi Proses DFD Level 0 Sistem Informasi Dodol Nama Proses Deskripsi Proses Meliputi proses permintaan dari dan melakukan proses pemasaran pemesanan ke produsen jika terjadi kekurangan persediaan di gudang. Proses gudang Meliputi proses persediaan dan. Menerima dan dan akomodasi Proses keuangan memeriksa dari produsen. Meliputi proses penagihan terhadap yang telah dikirim ke. Setiap proses pada DFD level 0 jika diperlukan, dapat diturunkan ke level berikutnya yang bertujuan untuk dapat merepresentasikan setiap proses ke dalam spesifikasi proses yang lebih jelas. Gambar dibawah ini adalah dfd hasil penurunan dari dfd level Jurnal STT-Garut All Right Reserved

6 ISSN : Vol. 09 No Konfirmasi Purchase order (PO) Produsen Kriteria baru Tambah Informasi pesan Kosumen tetap / tidak tetap penagihan Tambah data Tidak ada Pembayaran atau Titak sesuai dengan Total pesanan ditunda atau Dibatalkan Membuat surat ditunda atau dibatalkan 1.6 Pesan Bukti permintaan Tidak tetap Pembayaran 1.5 Pemenuhan Tidak terpenuhi Order Yang terpenuhi kurang dari produsen 3.1 Kirim Membuat penagihan Data Pembayaran Pemenuhan permintaan Surat jalan Pengembalian permintaan Utang 2.2 dikirim 3.2 Keuangan Jumlah Record Kriteria tidak sesuai Kriteria Update Membuat surat konfirmasi Gambar 12. DFD Proses V. KESIMPULAN Dalam merancang sistem persediaan, yang perlu diperhatikan adalah integrasi antar sub sistem, sehingga dapat memudahkan dalam mengola data permintaan, data pemesanan, data, data keluar masuk, data dan penagihan. Diharapkan sistem informasi persediaan dapat membantu Bagian Pemasaran, Bagian Keuangan, Bagian Gudan dan Akomodasi dalam mendapatkan informasi persediaan yang di butuhkan dengan cepat dan tepat. Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari hasil kajian terhadap teori yang ada, analisa dan rancangan Sistem Informasi CV. Duta Priangan adalah sebagai berikut: 6

7 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut 1. Dengan adanya pengembangan Sistem Informasi CV. Duta Priangan, maka proses penyimpanan data, dan proses pengolahan data transaksi lebih mudah, dan cepat, sehingga meningkatkan efisiensi kerja dalam hal pelayanan terhadap maupun Supplier. 2. Dari Sistem Informasi yang dirancang ini dapat diperoleh laporan permintaan, Laporan pemesanan ke Supplier, Laporan Penagihan ke, dan laporan setiap hari ataupun bulannya dengan mudah. DAFTAR PUSTAKA [1] A. Kristanto. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gaya Media, Yogyakarta. [2] J. Hartono. (1999). Analisis Dan Disain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. [3] Kendall, K.E dan Kendall, J.E. (2006). Analisis Dan Perancangan Sistem. Jilid 1, Edisi kelima Bahasa Indonesia. PT.INDEKS, Jakarta. [4] Ristono, A. (2009). Manjemen. Graha Ilmu, Yogyakarta Jurnal STT-Garut All Right Reserved