PENDAHULUAN LOGIN 3-1. MyPayroll Manual Book

Transkripsi

1 3-1 PENDAHULUAN Software MyPayroll dibuat untuk mencatat semua transaksi yang berkaitan dengan proses dan pencetakan slip gaji untuk karyawan. LOGIN Pertama kali masuk sistim MyPayroll anda diharuskan mengisi login dan password yang telah anda seting sebelumnya, untuk percobaan sistim anda bisa memasukan login admin dan password admin, kemudian tekan tombol OK

2 3-2 Setelah anda tekan tombol OK selanjutkan program akan menampilkan layar utama program MyPayroll tampak sebagai berikut: Pada tampilan awal tersebut anda bisa memilih dengan cara doubleklik menu yang ada di sebelah kiri atau pada menu diagram atau shortcut untuk proses yang anda inginkan. Pertama kali menggunakan software MyPayroll tentu anda harus mengosongkan data-data contoh yang ada dalam software ini yang nantinya akan dipakai untuk perusahaan anda, menu untuk mengosongkan data transaksi dan data master pegawa adalah Master Setting->System- >Hapus Data Transaksi atau Hapus Data Master kemudian contreng semua transaksi yang anda ingin hapus..

3 3-3 Sebelum memulai transaksi atau input data master yang lainnya anda perlu setting data periode penggajian dengan click tombol Periode Penggajian PERIODE PENGGAJIAN Setelah anda tekan tombol periode penggajian kemudian akan tampil daftar table periode yang telah dibuat, seperti berikut ini: untuk mulai membuat periode baru klik tombol New,tombol ini ada di pojok kiri atas menu.

4 3-4 Formulir ini dipakai untuk input data periode sistim payroll ini yang nantinya akan dipakai dalam proses generate absensi, generate gaji dan proses yang lainya. PeriodID (Auto) field ini anda tidak usah input karena akan di bikin oleh sistim sebagai nomor urut data autoincreament. Keterangan field keterangan isi dengan kode periode yang akan di set sebagai contoh kita membuat periode yang mencirikan ada tahun dan periode dimana 2012 adalah tahun dan 01 adalah bulan, untuk bulan selanjutnya silahkan isi sesuai dengan format ini misal, , dst. Tanggal diisi dengan tanggal hari ini DateStart dan DateEnd diisi dengan tanggal awal periode dan akhir periode Setelah data diisi kemudian anda klik tombol Save

5 3-5 SETTING JABATAN DAN LEVEL PEGAWAI Seting jabatan diperlukan untuk membuat struktur gaji, pendapatan dan potongan gaji berdasarkan kriteria yang kita inginkan. Dari menu dekstop anda bisa klik tombol Jabatan dan Level Dalam daftar jabatan and bisa klik tombol Form untuk mengubah contoh jabatan yang anda inginkan, seperti jabatan untuk direktur, manager, sales dan lain sebagainya, untuk membuat struktur gaji dan jabatan baru anda bisa menekan tombol New Formulir ini dipakai untuk membuat struktur jabatan dan struktur penggajian, sebagai contoh diatas adalah struktur gaji untuk level Sales, untuk menambah komponen gaji yang anda inginkan dapat anda klik tombol Add, dan untuk mengubah baris anda bisa pilih barisnya kemduian klik tombol Edit atau anda ingin menghapus barisnya klik tombol Delete

6 3-6 Untuk mengubah atau edit baris bisa anda langsung ketika dibaris tersebut dikolom formula string. Level Code isi field ini dengan kode struktur gaji / level / jabatan dengan kode yang singkat dan jelas. Id (Auto) digenerate oleh sistim anda tidak boleh isi field ini Nomor Urut isi dengan nomor urut yang akan tampil dalam slip gaji sesuai urutan field ini Komponen Gaji pilih dengan salah satu komponen gaji yang sudah terdefinisi dalam setting komponen pendapatan dan pemotongan gaji. Formula String isi dengan angka tetap atau anda bisa menggunakan rumus dengan komponen gaji yang didefinisikan, apabila diiisi dengan rumah harus diisi dengan diawali dengan =, contoh =HARI_HADIR*10000 berarti komponen uang makan adalah jumlah hari hadir dikali dengan 10 ribu rupiah, silahkan anda berkreasi sendiri menggunakan formula yang anda inginkan atau bisa pelajari dari contoh struktur gaji. Take Home Pay contreng apabila ini akan ditampilkan dalam slip gaji atau tidak.

7 3-7 DATA MASTER PEGAWAI Seting data master pegawai diperlukan untuk mencatat data-data karyawan yang meliputi divisi, department, jabatan dan informasi-informasi lain yang diperlukan. Anda bisa klik tab-tab untuk masing detailnya data yang ingin dicatat kedalam sistim. Untuk mulai input data pegawai klik tombol New maka akan tampak formulir input seperti dibawah ini : NIP diisi dengan kode pegawai atau nomor induk pegawai, isilah dengan singkat dan jelas Level pilih dengan level kode yang telah anda buat dihalaman sebelumnya, ini diperlukan untuk membuat slip gaji dan struktur gaji yang akan ditampilkan. Status harus diisi untuk keperluan penghitungan PPH21 EmpType dipilih dengan salah satu jenis pegawai seperti BLN (bulanan) HRN (harian) Silahkan isi data-data yang lainnya seperti, nama, alamat, atasan, kodepos, pilih gambar. Kemudian tekan tombol Save untuk menyimpan data karyawan tersebut.

8 3-8 Langkah selanjutnya anda boleh input untuk bagian detail dari karyawan tersebut yang meliputi: - Pendidikan - Riwayat Jabatan - Riwayat Training yang diikuti - Pengalaman Kerja - Penghargaan dan Peringatan - Informasi Medical dan Pemakaian - Skil dan Kecakapan - Family atau hubungan keluarga - Nomor KTP atau SIM Dan informasi lainnya seperti: - Cuti - Absensi - Slip Gaji (Paycheck) - Pendapan - Potongan - Informasi Pendidikan (Sekolah atau Kuliah) Informasi ini digunakan untuk mencatat tentang sekolah dari tingkat SD sampai kuliah yang diikuti, klik tab Pendidikan kemudian klik tombol Add untuk memulai input tentang pendidikan. Pada formulir input sejarah pendidikan ini anda bisa isi field-field berikut ini: Pendidikan field ini dipilih dari mulai tingkat SD sampai perguruan tinggi. Jurusan/Fakultas diisi dngan nama jurusan atau fakultas di perguruan tinggi pegawa tersebut. Nama Sekolah diisi dengan nama sekolah Kota/Alamat diisi dengan alamat sekolah. Kemudian tekan tombol Simpan dan tekan Refreh

9 3-9 Pendapatan Informasi tentang pendapatan yang diterima oleh pegawai, informasi ini dipakai sebagai dasar nilai untuk struktur level yang telah didefinisikan dan harus diisi. Gaji Pokok isi dengan gaji pokok pegawai yang bersangkutan, field ini harus diisi agar bisa masuk ke dalam level pegawai dan slip gaji. ABSENSI Sistim pencatatan absensi dalam software MyPayroll bisa menggunakan 4 cara yaitu: - Input secara manual absent karyawan perhari - Import data absensi dari excel - Import data absensi dari mesin - Generate otomatis absensi kehadiran semua karyawan Proses import data absensi dari file microsoft excel harus mengikuti kolom-kolom yang disediakan dalam template file excel (absensi.xls), kolom tersebut meliputi Nip, Tanggal, TimeIn, TimeOut, TimeInOt,TimeOutOt dan Status. Setelah file excel tersedia anda bisa melakukan proses import lewat tombol desktop Import Absensi from excel.

10 3-10 Untuk memulai proses import data absensi dari file excel anda klik tombol Upload XLS File, nanti akan tampil formulir untuk import file excel. *pastikan file excelnya sudah di buka terlebih dahulu dan nampak di layar sebelum tekan tombol Load Setelah tampil dan berhasil ambil data dari excel yang sedang terbuka aktif, klik tombol Proses untuk mulai memasukan ke database.

11 3-11 Import file DAT mesin absensi (fingerprint) MyPayroll bisa mengambil data file mesin absensi / fingerprint yang berupa output filenya DAT. Tentunya persiapkan file DAT yang dihasilkan oleh mesin absensi kemudian copy ke flashdisk. Dari menu desktop anda klik Import File DAT Setelah tampil formulir untuk memilih file data, silahkan klik tanda panah, kemudian pilih nama file data yang telah anda copy ke flasdisk dari mesin absensi Kemudian klik tombol Load selanjutnya sistim akan membaca isi file DAT tersebut dan ditampilkan kedalam table, silahkan dicek sebelum disimpan Ditabel bawah adalah NIP_ID yang tidak terdaftar didalam master karyawan, silahkan cek NIP_ID ini di master karyawan mungkin belum diisi di data karyawan dengan nomor NIP_ID ini. Apabila sudah yakin benar maka silahkan tekan tombol Save, selanjutnya sistim akan menyimpan file data ini sebagai data absensi yang bisa anda lihat dengan menekan tombol Absensi kemudian mengadakan edit atau koreksi secara manual

12 3-12 Generate Otomatis Data Absensi Prose menciptakan data absensi karyawan bisa dilakukan secara otomatis dengan cara generate otomatis dengan asumsi semua karyawan dianggap masuk setiap harinya, anda hanya perlu mengedit data status absent apabila karyawan itu overtime, pulang cepat, alpha, sakit dan lain sebagainya. Dari menu desktop anda bisa klik tombol Generate Absensi, kemudian akan tampil proses untuk generate untuk periode tertentu atau untuk department tertentu. Tekan tombol Next akan tampil tampil criteria lain yang harus diisi periode dan jam kerja kemudian tekan tombol Proses

13 3-13 Edit Data Absensi Data absensi yang masuk dapat anda edit secara manual dengan clik tombol Absensi kemudian input kritera pencarian data absensi, setelah itu double klik pada baris yang anda ingin ubah data absensinya secara manual. Pilih periode absensi dan nomor induk karyawan yang akan di cari kemudian tekan tombol Refresh untuk melihat data absensi. Setelah tampil maka table absensi bebas untuk diedit secara manual, dibawah ini adalah keterangan tentang kolom dan fungsi untuk table absensi diatas: - TimeIn, TimeOut : adalah jam masuk dan jam keluar - OtIn, OtOut : adalah jam awal overtime dan jam keluar overtime - Not OT : adalah fungsi untuk menghapus data overtime pada baris yang bersangkutan, dan kolom TimeOut akan diupdate dengan kolom OtOut - Split Day : adalah untuk menandai bahwa baris ini berada diantara dua tanggal yang berbeda - Del : berfungsi untuk menandai baris ini akan dihapus ketika menekan tombol simpan - Hari Libur : berfungsi untuk mengubah baris ini sebagai hari libur dan menghitung ulang overtime calculation / TTC 1 s/d 4 - TTC 1 s/d 4 : adalah hitungan factorial untuk overtime calculation yang nanti dijumlahkan sebagai kolom amount -

14 3-14 Kemudian tekan tombol Save untuk menyimpan data absensi yang diedit secara manual ini kedalam sistim. Tombol Print berfungsi untuk mencetak data absensi ini. Anda bisa mengedit data absensi dengan ini dengan double klik pada baris yang bersangkutan maka akan tampil form input untuk mengedit data absensi. Setelah data absen masuk selanjutnya anda akan membuatkan slip gaji diberikan kepada karyawan.

15 3-15 SLIP GAJI / PAYCHECK Proses pembuatan dan penghitungan gaji didasarkan kepada data absensi yang sudah dibuat baik secara manual atau otomatis, penghitungan data gaji meliputi hari kerja, overtime, cuti, pinjaman dan lain sebagainya. Generate Slip Gaji Berfungsi untuk memproses data absensi dan data lainnya sehingga terbentuk slip gaji sesuai dengan criteria dan struktur penggajian yang telah ditetapkan pada level pegawai pada halaman sebelumnya. Pastikan sebelum generate gaji anda telah mempersiapkan periode penggajiannya. Setelah anda klik tombol generate gaji, pilihlah periode penggajian yang diingin, kemudian klik tombol Pilih tunggu beberapa saat untuk memproses penggajian karyawan yang nantinya dapat anda lihat dalam slip gaji untuk dicetak. Untuk melihat slipgaji yang dibuat tekan menu Slip Gaji kemudian anda filter pencarian nip karyawan yang anda ingin lihat slip gaji atau yang akan anda cetak menggunakan tombol Print

16 3-16

17 3-17 Membuat data perhitungan pajak penghasilan / PPH21 - Input tahun dan bulan - Pilih NIP karyawan - Kemudian klik tombol Hitung - Kemudian klik tombol Simpan - Untuk memproses semua NIP karyawan bisa anda klik tombol Proses Semua - Tombol Add Template untuk membuat template baru, misalnya Pph21 Atas Gaji, Pph21 Atas Lembur dan lainnya - Pada kolom Rumus dapat anda pilih komponen gaji yang akan dihitung pada baris yang bersangkutan - Apabila anda ingin menjumlahkan baris x bisa menambahkan +R pada kolom rumus ini - Proses ini akan menghitung Pph21 kemudian menambahkan hasil perhitungan Pph21 kedalam slip gaji pada karyawan yang bersangkutan, silahkan anda bisa mengeceknya pada slipgaji / paycheck karyawan tersebut.

18 3-18 LAPORAN-LAPORAN Laporan yang disediakan dalam program ini diantaranya adalah:

19 3-19

20 3-20

21 3-21

22 3-22

23 3-23 PANDUAN INSTALASI SOFTWARE Pada halaman ini anda akan kami pandu untuk memasang atau install software mypayroll ke dalam computer anda Pertama yang harus dipersipkan tentunya file-file setup yang diperlukan, dibawah ini adalah daftar file setup tersebut: - SETUP-CR8-RUNTIME.exe - SETUP-MS-RUNTIME.exe - SETUP-TDBGRID-RUNTIME.exe - SETUP-TSSKINFORM-RUNTIME.exe - MyPAYROLL-PRO exe Empat file pertama silahkan jalankan atau doubleklik, atau apabila menggunakan windows 7 gunakan administrator mode dengan cara klik kanan run as administrator. Kemudian terakhir mulai install file MyPayroll-pro-xxxx.exe, apabila memakai windows 7 run as administrator juga. Setelah di doubleklik akan tampak layar setup pertamakali sebagai berikut: Kemudian anda klik tombol Next untuk meneruskan ke layar berikutnya untuk memilih folder yang akan dipakai,sebaiknya anda tidak mengubah folder ini cukup dengan menekan tombol next, maka sistim akan menyimpan programnya di folder c:\ mypayroll

24 3-24 Selanjutnya klik saja tombol next 4 kali sampai finish Terakhir hapus dulu contrengan untuk menjalankan mypayroll, karena selanjutnya kita harus membuat ODBC koneksi terlebih dahulu ke SERVER mypayroll, lihat halam berikutnya untuk membuat koneksi database ke server. Klik tombol Finish, maka program sudah terinstall di desktop

25 3-25 MEMBUAT DATABASE KONEKSI KE SERVER Kali ini kita akan membuat database koneksi ke server payroll agar software yang barusan anda install dapat berjalan dengan data sesungguhnya. Ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Klik menu Start->Control Panel->Administrative Tools->DataSource ODBC untuk windows xp, atau klik Start kemudian ketik ODBC carilah Datasource ODBC 2. Setelah itu akan tampil layar ODBC seperti berikut ini 3. Selanjutkan klik tombol Add, maka akan tampil layar berikut ini 4. Pilihlah SQL Server kemudian klik tombol Finish

26 Selanjutnya adalah form isian untuk seting koneksi ke server SQL, isi sesuai setingan server yang anda miliki, contohnya: - Name: Harus diisi dengan nama simak_payroll - Deskropsi isi bebas - Server: diisi dengan server 6. Kemudian klik tombol next, selanjutnya anda pilih untuk With SQL Server authentication.. kemudian isi login ID dengan kis password kis 7. Kemudian klik tombol next untuk mencoba konesinya, apabila koneksi belum berhasil silahkan coba lagi menggunakan tombol Client Configuration pakai name pipe Selanjutnya pilih databasenya mydata kemudian klik tombol next kemudian tekan tombol Finish 10. Apabila masih belum bisa konek coba ulang membuat odbc ini dengan option yang lainnya.