I. Pengantar II. UNSUR-UNSUR DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI

Transkripsi

1 PENTINGKAH KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Oleh : TARNO, S.Sos, M.Si Kepala Bagian Kelembagaan Biro Organisasi Setda Provinsi Sumatera Barat dan Dosen Luar Biasa Pada Beberapa Perguruan Tinggi I. Pengantar Pentingkah komunikasi dalam suatu Organisasi? Jawaban jelas penting, bukan dalam suatu organisasi dan diluar organisasi pun sangat penting. Manusia hidup harus melalui organisasi dan untuk mencapai tujuan organisasi diperlukan komunikasi antar unsur organisasi, yakni antara manusia. Pertanyaan ini sering dilontarkan oleh mereka yang concern terhadap ingin mendalami tentang ilmu komunikasi atau mereka yang tertarik pada proses yang ada dalam organisasi. Pada kenyataan banyak masalah komunikasi muncul dalam proses-proses pengorganisasian, misalnya terkendala dalam pencapaian tujuan organisasi, seteleh ditelusuri ternyata yang menjadi penyebabnya adalah tidak efektifnya komunikasi yang ada dalam organisasi atau koordinasi yang tidak jalan. Banyak para ahli mengatakan, bahwa komunikasi mempunyai andil dalam membangun iklim organisasi, yang berdampak kepada pembangunan budaya organisasi. Tujuan komunikasi dalam organisasi pada hakekatnya adalah dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual anderstanding) atau terjadinya penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman. II. UNSUR-UNSUR DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI Secara leksikal, komunikasi adalah kata benda yang statis (tetap), dan yang dinamisnya adalah prosesnya, yang artinya adalah merupakan suatu siklus atau putaran (lop) yang melibatkan paling tidak dua orang. Komunikasi sendiri berasal dari dari bahasa latin yaitu communicare, yang berarti sama. Dengan melihat arti ini dapat dikatakan, bahwa sebelum dilakukan komunikasi dengan pihak lain, terlebih dahulu harus menentukan sasaran, sebagai dadar untuk memperoleh pengertian yang sama dan pengertian lainnya adalah upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain (to make opinions, feelings, information etc, known or understood by others). Kemudian Goldhaber (1986) memberikan definisi, bahwa Komunikasi Organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lainnya untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-rubah. Berangkat dari pengertian komunikasi atau komunikasi organisasi maka dapat diambil beberapa konsep antara lain : a. Proses, dimana organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar informasi diantara anggota-anggota yang ada dalam organisasi, karena dalam sistem juga akan ada beberapa indikator yang umum antara lain Input,

2 proses, dan out put, semua inilah yang diproses melalui komunikasi organisasi. Gejala menciptakan dan menukar informasi akan berjalan terus menerus dan tidak ada hentinya, maka itulah yang dikatakan sebagai Proses. b. Pesan, berupa susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang lain. Dalam komunikasi organisasi akan mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi. Pesan dalam organisasi juga dapat dibedakan berdasarkan bahasa yang ada, penerima pesan atau pemberi pesan, metode penyampaian dan arus tujuan pesan. Contoh bentuk pesan dilihat dari segi bahasa, ada yang disebut dengan pesan verbal dan non verbal. Pesan verbal adalah pesan yang jelas dan mudah dimengerti, kalau didalam organisasi pemerintah lebih banyak menggunakan Verbal dan ini bisa dijadikan sebagai bukti hukum, misalnya suart, memo, pidato dan percakapan. Sedangkan pesan non verbal dalam organisasi adalah pesan yang tidak diucapkan atau ditulis, seperti bahasa gerak tubuh, sentuhan, nada suara, ekspresi wajak dan lain sebagainya. c. Jaringan, pada hakekatnya organisasi terdiri atas banyak orang yang masing-masingnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi sesuai dengan Struktur Organisasi dan Tata Kerjanya. Proses suatu pesan dalam suatu organisasi inilah yang dinamakan dengan Jaringan Komunikasi, ada yang mencakup antar 2 (dua) orang saja atau lebih atau seluruh yang ada dalam organisasi. Hakekat dan luas jaringan komunikasi dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain hubungan peranan, arah dan arus pesan, termasuk isi pesan yang sudah disampaikan. d. Keadaan saling ketergantungan yang ada dalam organisasi dan hal ini sangat mempengaruhi terhadap keputusan-keputusan yang diambil oleh suatu organisasi. Seperti yang sudah disampaikan diawal tadi organisasi merupakan suatu sistem yang terdiri atas beberapa unsur dalam organisasi dan saling terkait antara satu sama lainnya, maka itu tingkat ketergantungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain akan mempengaruhi komunikasi dalam organisasi. e. Hubungan, untuk terjalinnya komunikasi dalam organisasi sangat ditentukan juga oleh hubungan yang ada dalam organisasi, dimana untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada manusia yang ada dalam organisasi, dengan arti kata dapat dijelaskan bahwa untuk hubungan terfokus pada hubungan antara manusia dengan manusia yang sangat erat kaitannya dengan prilaku yang ada dalam organisasi. Karena pada hakekatnya baik buruknya prilaku individu yang ada dalam organisasi dapat dilihat dari prinsip-prinsip dasar sifat manusia, yakni : 1. Manusia berbeda prilakunya, karena kemampuannya tidak sama, 2. Manusia mempunyai kebutuhan yang berbeda, 3. Orang berfikir tentang masa depan, dan membuat pilihan-pilihan bagaimana untuk bertindak, 4. Seseorang memahami lingkungannya dalam hubungannhya dengan pengalaman masa lalu dan kebutuhannya. 5. Seseorang itu mempunyai reaksi-reaksi senang atau

3 tidak senang. 6. Banyak faktor yang menentukan sikap dan perilaku seseorang. Terhadap ke enam inilah yang mempengaruhi prilaku seseorang dalam organisai dan ini jelas akan berdampak terhadap pemrosesan tujuan organisasi. f. Lingkungan, secara umum ada 2 (dua) yakni lingkungan internal dan lingkungan eksternal, yang keduanya merupakan semua totalitas secara fhisik dan faktor-faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu yang ada dalam organisasi. Lingkungan internal adalah lingkungan yang ada dalam organisasi seperti personal/anggota, tujuan, produk dan lainnya, sedangkan faktor eksternal adalah langganan, saingan baik kompetitif maupun komparatif, kemajuan teknologi, dan lainlain. Komunikasi organisasi yang berkenaan dengan transaksi yang terjadi dalam lingkungan internal organisasi yang terdiri dari organisasi dan kulturnya, dan antar organisasi dengan lingkungan eksternalnya. Kultur organisasi disebut juga dengan budaya organisasi yang diartikan sebagai pengalaman, sejarah, keyakinan dan normanorma bersama yang menjadi ciri khas dari perusahaan atau organisasi. Taliziduhu Ndraha (Pakar Organisasi) menyebutkan Budaya Organisasi adalah potret atau rekaman hasil proses budaya yang berlangsung dalam suatu organisasi atau perusahaan saat ini. Ada beberapa faktor yang dapat membentuk budaya organisasi antara lain adanya : Share Thing, misalnya pakaian seragam menjadi otentik/ciri khas PNS dengan pakaian KORPRInya, batik PGRI oleh guru, dan lain sebagainya. Share saying, misalnya ungkapan-ungkapan yang ada dalam dunia pendidikan terdapat istilah Tut Wuri Handayani, dan lain sebagainya. Share doing, misalnya pertemuan, kerja bhakti, kegiatan sosial sebagai bentuk aktivitas rutin yang menjadi ciri khas suatu organisasi seperti adanya istilah pada daerah masing-masing, badoncek daerah Minang Kabau, mapalus di Sulawesi dan nguopin di Bali. Share feeling, turut belasungkawa, aniversary, ucapan selamat, pada cara wisuda, dan lain sebagainya. Melihat apa yang telah diungkapkan diatas tadi, perbedaan budaya akan mempengaruhi terhadap keefektifan dalam berkomunikasi, sebab komunikasi akan efektif apabila dapat menguraikan nilai-nilai dasar, motivasi, aspirasi dan asumsiasumsi yang didasarkan kepada geografi/letak suatu daerah/negara, fungsi dan status sosial seorang pegawai/pejabat. Perbedaan bahasa juga dapat menyebabkan hambatan dalam berkomunikasi, akan tetapi perbedaan budaya akan lebih banyak menghambat daripada faktor bahasa. Dengan demikian bahwa kultur organisasi adalah pola kepercayaan dan harapan-harapan anggota organisasi yang menghasilkan norma-norma yang membentuk tingkah laku manusia (individu dan kelompok) dalam organisasi. Organisasi sebagai sistem terbuka harus berinteraksi dengan lingkungan eksternal seperti teknologi, ekonomi, Undang-Undang, dan faktor sosial lainnya. Faktor

4 lingkungan berubah-rubah, maka organisasi memerlukan informasi baru yang dapat mengatasi perubahan dalam lingkungan dengan menciptakan dan pertukaran pesan baik secara internal dalam unit-unit yang relevan maupun terhadap kepentingan umum secara eksternal. g. Ketidakpastian, yang dapat menimbulkan permasalahan, salah satunya adanya perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Apalagi pada saat sekarang ini banyak terjadi masa transisi dampak dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah sebagai pengganti Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004, dimana sampai saat ini Peraturan Pemerintah terkait dengan pelaksanaannya belum keluar termasuk turunan dari Undang-Undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Apartaur Sipil Negara, hal ini dapat menimbulkan ketidakpastian informasi dan dampaknya akan mempengaruhi terhadap jalannya roda pemerintahan. Wajar saja dengan masa transisi saat ini akan banyak informasi yang datang dan tidak ada dasar hukumnya. Banyaknya informasi yang tidak jelas, juga dapat menimbulkan ketidakpastian dalam suatu organisasi, dimana lebih banyak informasi yang tidak pasti diterima daripada informasi yang sesungguhnya atau sebaliknya informasi yang diterima juga sedikit dari informas yang sebenarnya. III. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DALAM ORGANISASI. PENTINGNYA KOMUNIKASI Komunikasi mempunyai arti penting dalam organisasi, sangat tergantung kepada individu seorang pegawai/pejabat, misalnya seorang pejabat untuk melakukan koordinasi dengan pejabat lainnya harus komunikatif, kalau tidak koordinasi tidak akan jalan, dan harus diingat juga koordinasi yang baik harus ditunjang dengan komunikasi yang dilakukan oleh unsur-unsur yang ada dalam organisasi, dan yang tertulis misalnya surat, memo dan sebagainya hanya sebagai alat untuk berkomunikasi. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi kelancaran dalam berkomunikasi antara lain : 1. Faktor Pengetahuan, makin luas pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang, maka akan makin banyak perbendaharaan kata yang dapaat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan berkomunikasi dengan lancar. 2. Faktor Pengalaman, pengalaman adalah modal terbesar dalam organisasi, makin banyak pengalaman yang dimiliki oleh seseorang akan terbiasa menghadapi sesuatu. Mungkin pernah kita melihat, seseorang disuruh berbicara didepan, kakinya gemetaran, mukanya pucat dan sebagainya, hal ini menandakan tidak terbiasa untuk berdiri dimuka umum. Orang yang sering menghadapi massa, sering berbicara dimuka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun, dengan siapapun yang dihadapinya. 3. Faktor Inteligensi, hal ini sangat besar juga pengaruhnya, orang yang memiliki inteligensi yang rendah, biasanya kurang lancar dalam berbicara, karena kurang memiliki banyak perbendaraan kata dan istilahnya yang banyak kita dengar adalah

5 Kurang PD (Percaya Diri), dan kadang-kadang penyebutana antara kata yang satu dengan kata yang lainnya kurang relevansi dan cara berbicaranya terputus-putus. 4. Faktor Kepribadian, orang yang mempunyai sifat pemalu dan kurang pergaulan (KUPER) biasanya kurang lancar berbicara dan akan menghambat untuk berkomunikasi, misalnya untuk berbicara atau berkoordinasi tidak berani berhadapan langsung. 5. Faktor Biologis, kelainan yang ada pada diri individu dan kelumpuhan pada organ berbicara juga mempengaruhi terhadap kelancaran dalam berkomunikasi, sehingga akan menghambat proses dalam komunikasi, misalnya : Sulit mengaatakan kata desis (lipsping), karena ada kelainan pada rahang, bibir dan gigi. Berbicara tidak jelas (sluring) yang disebabkan oleh bibir sumbing, rahang, lidah tidak aktif. Berbicara ragu-ragu, gagap yang disebabkan tidak biasa berbicara dengan orang banyak dan mempunyai sifat pemalu. Untuk mewujudkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan bersama-sama dan merupakan suatu komitmen organisasi, memang harus ditunjang oleh komunikasi yang dilakukan oleh pegawai/pejabat yang ada dalam organisasi baik secara verbal maupun non verbal dengan memperhatikan unsur-unsur yang ada dalam komunikasi dan faktor yang mempengaruhinya. Tanpa komunikasi Tujuan Organisasi tidak akan tercapai, begitunya arti penting komunikasi dalam Te e