Pelayanan Informasi Publik

Transkripsi

1 Page1 Pelayanan Informasi Publik Latar Belakang Di era transparansi dan perkembangan teknologi informasi telah menjadikan masyarakat kita menjadi lebih kritis. Kondisi seperti ini menuntut setiap lembaga pemerintahan, baik di tingkat pusat dan daerah dapat mengakomodir keinginan masyarakat tersebut dalam memperoleh informasi. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik adalah salah satu produk regulasi dari paradigma baru tersebut yang mengusung prinsip transparansi dalam penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara yang demokratis, transparan, dan akuntabel. Keberadaan UU No. 14 Tahun 2008 sangat penting sebagai landasan hukum yang berkaitan dengan (1) hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik; (2) kewajiban badan publik dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proporsional, dan cara sederhana. Dengan membuka akses publik terhadap informasi, badan publik akan termotivasi untuk bertanggung jawab dan berorientasi pada pelayanan masyarakat dengan sebaikbaiknya. Dengan demikian, hal itu akan dapat mempercepat terwujudnya pemerintahan yang baik (good governance). Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi merupakan kewajiban bagi badan publik sebagaimana amanat UU KIP nomor 14 tahun PPID tentunya berperan penting dalam melayani informasi publik, mulai dari mendokumentasikan, menyediakan, menyajikan dan memberikan kepada pemohon informasi bagi yang meminta. PPID merupakan salah satu ujung tombak dalam pengelolaan dan pelayanan informasi serta mempermudah akses informasi bagi masyarakat, selain itu PPID juga diharapkan menjadi garda terdepan dalam menyampaikan program dan kinerja pemerintah.

2 Kebijakan Pelayanan Informasi Publik Sebagai pelaksanaan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), Kementerian Kelautan dan Perikanan telah melakukan hal-hal sebagai berikut: Dalam rangka memberikan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat, dan sederhana sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik, Menteri Kelautan dan Perikanan menetapkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dan Koordinator PPID di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan melalui Keputusan Menteri Kelautan Dan Perikanan No. 35/KEPMEN-KP/SJ/2014 Tentang Pengelola Informasi Dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. Terkait pelaksanaan tugas memberikan layanan informasi publik, PPID di lingkungan Kementerian Kelautan Dan Perikanan berpedoman pada Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 19/PERMEN-KP/2013 Tentang Pelayanan Informasi Publik Di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan Menerbitkan Keputusan Menteri Nomor 81/KEPMEN-KP/SJ/2014 Tentang Klasifikasi Informasi Yang Dikecualikan Di Lingkungan Kementerian Kelautan Dan Perikanan. Selanjutnya guna mendukung pelaksanaan tugas tersebut maka disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai berikut: 1. SOP Pelayanan Informasi Publik 2. SOP Pengajuan Keberatan 2

3 Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik a. Sarana dan Prasarana Fasilitas yang tersedia dalam rangka memberikan layanan informasi publik terdiri atas: Desk Informasi Publik Dalam rangka memberikan pelayanan informasi kepada pemohon informasi yang datang langsung, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan desk informasi publik yang dilengkapi dengan: i. 3 set meja kerja beserta kursi petugas ii. 1 set meja komputer dan kursi iii. 1 set kursi tamu, iv. 2 unit PC merk Dell yang terhubung dengan internet; v. 1 unit printer merk HP; vi. 1 unit scanner merk HP; vii. 1 line Telepon/Fax merk Panasonic; viii. 1 line ekstensi telpon internal; ix. 1 lemari pamer x. 2 lemari dokumen xi. 1 kipas angin merk cosmos Gambar 1 dan 2. Ruangan 3

4 b. Penyediaan Informasi Publik Selain memberikan pelayanan informasi secara langsung, penyediaan serta pelayanan informasi juga dilakukan melalui saluran media baik melalui saluran telefon dan faksimili juga dengan menyediakannya melalui media online/website dengan konten sebagaimana yang diamanatkan dalam peraturan Komisi Informasi Pusat No.1 Tahun Selain dapat mengakses melalui website pemohon juga mengajukan permintaan informasi melalui ke kkp.go.id dan telpon/fax di Gambar 3. Web PPID pada c. Sumber Daya Manusia dan Anggaran Pelayanan Informasi Pelayanan informasi publik di KKP terdiri dari 1 orang PNS golongan III yang tugasnya mencakup pelayanan informasi atau front desk sekaligus juga di back office. Anggaran operasional pelayanan informasi dibebankan pada DIPA Pusat Data, Statistik dan Informasi Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun Anggaran 2015, khususnya di Sub Bagian Komunikasi Lembaga, Bidang Komunikasi Pusdatin yang besarannya berdasarkan standar biaya umum sebagaimana yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku Statement of Comprehensive Income (Profits and Losses). 4

5 d. Orientasi PPID Menyelenggarakan orientasi PPID lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan dengan tema "Sinkronisasi dan Sosialisasi Aplikasi Pelayanan Informasi dan Dokumentasi bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)". Kegiatan Orientasi PPID Lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2015 dilaksanakan selama 2 (dua) hari mulai tanggal 1-2 Oktober 2015 di Kantor Balai Penelitian dan Pengembangan Budidaya Air Tawar Bogor, Sempur-Bogor, Jawa Barat. Peserta yang diundang seluruhnya berjumlah 50 orang Peserta berasal dari PPID lingkup KKP dan pejabat kehumasan dari masing-masing unit Eselon I lingkup KKP serta jabatan fungsional yang terkait. Gambar 4 dan 5. Orientasi PPID 2015 Tujuan dari penyelenggaraan Orientasi PPID ini antara lain: 1. Memberikan pemahaman mengenai ketentuan-ketentuan UU KIP dan penyediaan dan pelayanan informasi publik; 2. Memberikan sosialisasi dan informasi tentang peran penting PPID; 3. Memberikan pemahaman mengenai ketentuan-ketentuan prosedur penyelesaian sengketa informasi publik 4. Memberikan sosialisasi terkait aplikasi PPID dalam memenuhi hak publik atas informasi melalui aplikasi berbasis teknologi informasi; 5. Meningkatkan kinerja, kelancaran dan koordinasi penyelenggaraan pelayanan informasi publik dan dokumentasi di lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan kepada masyarakat. 5

6 Materi dan pokok bahasan dalam Orientasi PPID lingkup KKP adalah sebagai berikut : 1. Mengoptimalkan Layanan Informasi Publik melalui PPID (pembicara Dirjen Informasi dan Komunikasi Publik, Kominfo); 2. Penyelesaian Sengketa Informasi (pembicara: Abdulhamid Dipopramono Ketua Komisi Informasi Pusat RI); 3. Sistem Informasi Lingkup KKP (pembicara: Andreas Dipi Patria, Kepala Bidang Sistem Informasi, Pusdatin) 4. Knowledge Repository Perpustakaan lingkup KKP (pembicara: Ari Nugraha) 5. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Lingkup KKP melalui Aplikasi PPID (Pembicara: Agi Perkasa) 6. Pelatihan Penggunaan Aplikasi PPID e. Prestasi di Tahun 2015 Dalam Penilaian Mandiri Keterbukaan Informasi Publik Tahun 2015 yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat, Kementerian Kelautan dan Perikanan mendapat peringkat ke-7 pada Kategori Kementerian dalam Keterbukaan Informasi Publik

7 Data Pelayanan Informasi Publik a. Manual dan Pendataan pelayanan informasi secara manual dilakukan pada permintaan informasi dengan datang langsung, surat maupun melalui yang diterima oleh petugas desk layanan informasi publik Kementerian Kelautan dan Perikanan. Hasil rekapitulasi Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik dari Bulan Januari hingga akhir Desember di Sekretariat PPID Utama Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagai berikut: Bulan Jumlah Pemohon Informasi Publik Jumlah Informasi Publik yang dimohon (dokumen) Total Waktu Penyelesaian (Jam) Jumlah Permohonan yang Dipenuhi Jumlah Permohonan yang Ditolak Alasan Penolakan Keterangan Januari Februari Maret pemohon belum memberikan kartu identitas yang berlaku - April Mei Juni Juli Data dikuasai Data dikuasai tidak tidak Pemohon belum melengkapi dokumen persyaratan Pemohon belum melengkapi dokumen persyaratan Agustus September Oktober November Desember Jumlah

8 Dari tabel diatas dapat dilhat bahwa: Jumlah pemohon informasi publik sebanyak 62 orang dengan jumlah permintaan informasi publik sebanyak 144 informasi. Jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya adalah sebanyak 59 pemohon informasi. Rata-rata waktu yang diperlukan Badan Publik untuk memenuhi permintaan informasi sejumlah jam dibagi dengan 144 jumlah informasi sebesar 54 jam per informasi. Jumlah permohonan informasi publik yang ditolak sebanyak 7 pemohon (dilengkapi sebagian datanya) dengan alasan sebagai berikut: a. Pemohon informasi tidak memberikan kartu identitas (KTP/SIM/Passport) yang masih berlaku dan beberapa pemohon tidak melampirkan atau melengkapi dokumen yang dipersyaratkan (tidak mengembalikan formulir permohonan informasi dan tidak melampirkan KTP). b. Permohonan informasi yang disampaikan tidak dikuasai oleh PPID Kementerian Kelautan dan Perikanan. Dalam hal ini petugas layanan informasi memberikan rujukan informasi kepada pemohon untuk memohon informasi tersebut kepada lembaga yang dinilai menguasai dokumen yang berisi informasi tersebut. c. Permohonan informasi ditolak karena merupakan Informasi Dikecualikan berdasarkan Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 81/KEPMEN-KP/SJ/2014 tentang Informasi Publik yang Dikecualikan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan. 8

9 Series 1 Series 2 Series 3 Series Keterangan Grafik: Series 1: Jumlah Pemohon Informasi Publik Series 2: Jumlah Informasi Publik yang dimohon (dokumen) Series 3: Jumlah Permohonan yang Dipenuhi Series 4: Jumlah Permohonan yang Ditolak Dari grafik diatas dapat dilhat bahwa: Jumlah pemohon informasi publik terbanyak adalah bulan Juni sebanyak 12 pemohon, dengan Jumlah informasi publik yang dimohon sebanyak 35 informasi. Hal ini mengakibatkan waktu penyelesaian dalam menyediakan informasi lebih besar dibandingkan bulan-bulan lainnya. Jumlah permohonan informasi publik yang dipenuhi pada bulan Juni juga terbesar yaitu 10 permohonan, sedangkan 2 permohonan ditolak karena pemohon belum melengkapi dokumen yang di persyaratkan. 9

10 b. Portal PPID ( Dalam rangka mengimplementasikan UU KIP No. 14/2008 Pasal 7 yang menyebutkan Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah, dalam hal ini Biro Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat telah mengembangkan aplikasi PPID agar setiap informasi publik lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan dapat di akses dengan mudah, efektif, efisien dan terkoordinir. Pengembangan aplikasi Tahun 2015: a) Registrasi pemohon dan permintaan Informasi serta pemberian informasi melalui aplikasi; b) Pengembangan sistem informasi PPID dengan melakukan interkoneksi dengan seluruh PPID di lingkungan KKP. 10

11 Tahap Persiapan dan mengakses aplikasi sebagai berikut: a) Browser Untuk tahap persiapan yang pertama, pastikan PC/Laptop terinstal aplikasi browser yang telah dianjurkan seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, dan Internet Explorer; b) Masukan Alamat/Link PPID: ppid.kkp.go.id; c) Halaman Utama Aplikasi PPID Maka tampilan yang akan muncul adalah halaman utama dari aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan (PPID). Petunjuk Teknis Operasional Aplikasi PPID: a) Log in Untuk masuk ke dalam halaman administrator aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan, Log In terlebih dahulu kedalam aplikasi tersebut. a) Halaman Utama Administrator PPID Setelah itu maka muncul halaman utama dari halaman administrator aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan. b) Cara Mengirim Dokumen Untuk mengirim dokumen demi tercapainya kebutuhan publik akan adanya sebuah informasi, pada aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan ini terdapat menu Layanan Dokumen PPID. c) Cara Input Tulisan Pada aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan terdapat menu Tulisan dimana menu ini merupakan media untuk menambahkan Tulisan, mengedit Tulisan yang sebelumnya diinput, ataupun menghapus Tulisan. d) Cara Input Tautan Pada aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan terdapat menu Tautan dimana menu ini merupakan media untuk menambahkan Link terkait dengan PPID. 11

12 e) Cara Input Teks Berjalan Pada aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan terdapat menu Teks Berjalan dimana menu ini merupakan media untuk menginput kata-kata mutiara, ataupun yang lainnya. f) Cara Mengedit Profil Pengguna Untuk mengedit Profil dari pengguna tersebut bisa dilakukan pada menu Profil. g) Manajemen User Menu Manajemen User, menu ini menyediakan fasilitas untuk menambahkan ataupun menghapus User yang ada pada aplikasi Portal Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kementerian Kelautan dan Perikanan. Petunjuk penggunaan aplikasi PPID tersedia dalam bentuk softcopy maupun hardcopy (manual book). Pengembangan aplikasi PPID ini telah diselesaikan pada September Pendataan pelayanan informasi melalui portal PPID dari Bulan September hingga akhir Desember sebagai berikut: Bulan Jumlah Pemohon Informasi Publik Jumlah Informasi Publik yang dimohon (dokumen) Total Waktu Penyelesaian (Jam) Jumlah Permohonan yang Dipenuhi Jumlah Permohonan yang Ditolak Alasan Penolakan Keterangan Juni Tahap Pengembangan Juli Tahap Pengembangan Agustus Tahap Pengembangan September Oktober Data tidak dikuasai Permintaan informasi dipenuhi sebagian November Desember Jumlah

13 Dari tabel diatas dapat dijelaskan sebagai berikut: Jumlah pemohon informasi publik sebanyak 6 orang dengan jumlah permintaan informasi publik sebanyak 23 informasi. Jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan baik sebagian atau seluruhnya adalah sebanyak 6 pemohon informasi. Rata-rata waktu yang diperlukan Badan Publik untuk memenuhi permintaan informasi sejumlah 486 jam dibagi dengan 23 jumlah informasi sebesar 21 jam per informasi Jumlah permohonan informasi publik yang ditolak sebanyak 1 pemohon (dilengkapi sebagian datanya) dengan alasan sebagai berikut: a. Permohonan informasi yang disampaikan tidak dikuasai oleh PPID Kementerian Kelautan dan Perikanan. Dalam hal ini petugas layanan informasi memberikan rujukan informasi kepada pemohon untuk memohon informasi tersebut kepada lembaga yang dinilai menguasai dokumen yang berisi informasi tersebut. b. Tidak tersedianya data teknis, karena data yang diminta bersifat terlalu spesifik Series 1 Series 2 Series 3 Series Juni Juli Agustus September Oktober November Desember 13

14 Keterangan Grafik: Series 1: Jumlah Pemohon Informasi Publik Series 2: Jumlah Informasi Publik yang dimohon (dokumen) Series 3: Jumlah Permohonan yang Dipenuhi Series 4: Jumlah Permohonan yang Ditolak Dari grafik diatas dapat dilhat bahwa: Jumlah pemohon informasi publik terbanyak adalah bulan Oktober sebanyak 2 pemohon, dengan Jumlah informasi publik yang dimohon sebanyak 16 informasi. Hal ini mengakibatkan waktu penyelesaian dalam menyediakan informasi lebih besar dibandingkan bulan-bulan lainnya. Sedangkan Jumlah permohonan informasi publik yang dipenuhi terbesar adalah bulan September yaitu 2 permohonan, sedangkan pada bulan Oktober meskipun jumalah permintaan informasi terbesar, namun ada beberapa data yang tidak dapat dipenuhi karena data tidak tersedia. 14

15 Penutup a. Kendala Kendala yang masih dirasakan dalam memberikan layanan informasi kepada masyarakat adalah: Penyediaan informasi yang sangat lama dan masih tergantung dengan supply data dari masing-masing satuan kerja eselon I dan II lingkup Setjen, mengingat waktu yang diperlukan hanya 10 hari kerja dan tambahan 7 hari kerja untuk menjawab permintaan pemohon informasi, maka resiko adanya sengketa informasi masih sangat besar. Hal ini biasanya menyangkut informasi yang dilakukan oleh organisasi seperti Lembaga Swadaya Masyarakat terkait dengan dokumen yang berhubungan dengan proses pengadaan barang yang berada di satuan kerja penghasil informasi; Adanya keraguan dari satuan kerja pemilik informasi dalam memberikan informasi kepada PPID meski informasi yang dibutuhkan tidak termasuk dalam informasi yang dikecualikan. Selain itu panjangnya birokrasi dalam mengajukan informasi kepada satuan kerja acapkali membuat pemberian jawaban atas permohonan informasi melampaui waktu sebagaimana diatur dalam peraturan perundangan; Belum dikelolanya data informasi publik secara baik di setiap unit kerja; Minimnya sarana, parasarana serta sumberdaya manusia menjadikan tingkat pelayanan informasi publik di KKP masih sangat rendah. b. Saran dan Rekomendasi 1) Perlu adanya peningkatan koordinasi antara PPID Utama dan PPID pelaksana di masing-masing eselon 1 untuk memudahkan penyediaan data dan informasi yang diminta; 2) Sehubungan dengan adanya perubahan organisasi dan tata kerja di Kementerian Kelautan dan Perikanan dan untuk memudahkan dalam koordinasi dalam permintaan data dan informasi publik ke unit kerja teknis terkait, maka 15

16 diperlukan adanya revisi Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan No. 35/KEPMEN-KP/SJ/2014 tentang Pengelola Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan 3) Berdasarkan Kepmen tentang Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan yang telah direvisi, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pelaksana di masing-masing eselon I perlu membentuk tim karena juga terkait dengan petugas yang menjadi admin ataupun operator untuk aplikasi PPID untuk masing-masing eselon I; 4) Para PPID perlu membangun sistem pengelolaan dan pelayanan informasi, salah satunya membuat SOP terkait permintaan data ke masing-masing unit kerja sehingga penyediaan dan pelayanan permohonan informasi publik dapat dilakukan secara cepat, tepat waktu, efektif, efisien dan sederhana; 5) Perlu adanya pemuktahiran daftar informasi publik di masing-masing unit eselon I lingkup Kementerian Kelautan dan Perikanan secara berkala; 6) Perlu adanya sosialisasi peran dan tugas PPID di masing-masing Unit Pelayanan Teknis (UPT) di daerah, termasuk pemahaman terhadap peraturan-peraturan yang terkait dengan Pelayanan Informasi Publik. Jakarta, 31 Desember 2015 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Kelautan dan Perikanan ttd Lilly Aprilya Pregiwati 16