Modul. 1. Sistem. Keputusan MODUL OLEH

Transkripsi

1 Modul 1. Sistem dan Teori Pengambilan Keputusan ANALISAA SISTEM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN MODUL I: KONSEP SISTEM DAN TEORI PENGAMBILAN KEPUTUSAN OLEH : Prof. Dr. Ir. Marimin, M.Sc DEPARTEMEN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2 I. KONSEP SISTEM DAN TEORI PENGAMBILAN KEPUTUSAN A. SISTEM A.1. Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kesatuan usaha yang terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan secara teratur satu sama lain yang berusaha mencapai suatu tujuan dalam suatu lingkungan kompleks. Pengertian tersebut mencerminkan adanya beberapa bagian dan hubungan antara bagian, ini menunjukkan kompleksitas dari sistem yang meliputi kerja sama antara bagian yang interdependen satu sama lain. Hubungan yang teratur dan terorganisir merupakan hal yang penting. Selain itu dapat dilihat bahwa sistem berusaha mencapai tujuan. Pencapaian tujuan ini menyebabkan timbulnya dinamika, perubahan-perubahan yang terus-menerus perlu dikembangkan dan dikendalikan. Definisi tersebut menunjukkan bahwa sistem sebagai gugus dari elemen-elemen yang saling berinteraksi secara teratur dalam rangka mencapai tujuan atau subtujuan. Pengertian sistem secara skematis dapat dilihat pada Gambar 1.1 Elemen Tujuan/ Sub Tujuan Interaksi Gambar 1.1. Pengertian sistem Sifat-sifat dasar dari suatu sistem antara lain: 1. Pencapaian tujuan, orientasi pencapaian tujuan akan memberikan sifat dinamis kepada sistem, memberi ciri perubahan yang terus menerus dalam usaha mencapai tujuan. 2. Kesatuan usaha, mencerminkan suatu sifat dasar dari sistem dimana hasil keseluruhan melebihi dari jumlah bagian-bagiannya atau sering disebut konsep sinergi. 3. Keterbukaan terhadap lingkungan, lingkungan merupakan sumber kesempatan maupun hambatan pengembangan. Keterbukaan terhadap 2

3 lingkungan membuat penilaian terhadap suatu sistem menjadi relatif atau yang dinamakan equifinality atau pencapaian tujuan suatu sistem tidak mutlak harus dilakukan dengan satu cara terbaik. Tetapi pencapaian tujuan suatu sistem dapat dilakukan melalui berbagai cara sesuai dengan tantangan lingkungan yang dihadapi. 4. Transformasi, merupakan proses perubahan input menjadi output yang dilakukan oleh sistem. Proses transformasi diilustrasikan pada Gambar 1.2 Input Transformasi output Gambar 1.2. Proses transformasi input menjadi output 5. Hubungan antar bagian, kaitan antara subsistem inilah yang akan memberikan analisa sistem suatu dasar pemahaman yang lebih luas. 6. Sistem ada berbagai macam, antara lain sistem terbuka, sistem tertutup, dan sistem dengan umpan balik. 7. Mekanisme Pengendalian, mekanisme ini menyangkut sistem umpan balik yang merupakan suatu bagian yang memberi informasi kepada sistem mengenai efek dari perilaku sistem terhadap pencapaian tujuan atau pemecahan persoalan yang dihadapi. Skema proses transformasi sistem dengan mekanisme pengendalian disajikan pada Gambar 1.3 Input Transformasi output Pengendalian Gambar 1.3. Skema proses transformasi sistem dengan mekanisme pengendalian A.2. Pendekatan Sistem Pendekatan sistem adalah suatu pendekatan analisa organisatoris yang menggunakan ciri-ciri sistem sebagai titik tolak analisa. Dengan demikian 3

4 manajemen sistem dapat diterapkan dengan mengarahkan perhatian kepada berbagai ciri dasar sistem yang perubahan dan gerakannya akan mempengaruhi keberhasilan suatu sistem. Pada dasarnya pendekatan sistem adalah penerapan dari sistem ilmiah dalam manajemen. Dengan cara ini hendak diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku dan keberhasilan suatu organisasi atau suatu sistem. Metode ilmiah dapat menghindarkan manajemen mengambil kesimpulankesimpulan yang sederhana dan simplistis searah oleh suatu masalah disebabkan oleh penyebab tunggal. Pendekatan sistem dapat memberi landasan untuk pengertian yang lebih luas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku sistem dan memberikan dasar untuk memahami penyebab ganda dari suatu masalah dalam kerangka sistem. Menurut Eriyatno (1998), karena disebabkan pemikiran sistem selalu mencari keterpaduan antar bagian melalui pemahaman yang utuh, maka diperlukan suatu kerangka fikir baru yang terkenal sebagai pendekatan sistem (system approach). Pendekatan sistem merupakan cara penyelesaian persoalan yang dimulai dengan dilakukannya identifikasi terhadap adanya sejumlah kebutuhan-kebutuhan sehingga dapat menghasilkan suatu operasi dari sistem yang dianggap efektif. Terdapat dua hal umum yang menandai pendekatan sistem, yaitu (1) dalam semua faktor penting yang ada dalam mendapatkan solusi yang baik untuk menyelesaikan masalah dan (2) dibuat suatu model kuantitatif untuk membantu keputusan secara rasional. Untuk dapat bekerja secara sempurna, suatu pendekatan sistem mempunyai delapan unsur yang meliputi: metodologi untuk perencanaan dan pengelolaan, suatu tim yang multidisipliner, pengorganisasian, disiplin untuk bidang yang non kuantitatif, teknik model matematik, teknik simulasi, teknik optimasi dan aplikasi komputer. Dalam melakukan pendekatan sistem dapat menggunakan komputer atau tanpa menggunakan komputer. Akan tetapi adanya komputer memudahkan penggunaan model dan teknik simulasi dalam sistem, terutama sangat diperlukan jika menghadapi masalah yang cukup luas dan kompleks dimana banyak sekali peubah, data dan interaksi-interaksi yang mempengaruhi. A.3. Tahapan Pendekatan Sistem Metode penyelesaian persoalan yang dilakukan melalui pendekatan sistem terdiri dari tahapan proses. Tahapan tersebut meliputi analisa, rekayasa model, impelementasi rancangan, implementasi dan operasi sistem tersebut. Metodologi sistem pada prinsipnya melalui enam tahap analisa yang meliputi: analisa kebutuhan, identifikasi sistem, formulasi masalah, 4

5 pembentukan alternatif sistem, determinasi dari realisasi fisik, sosial politik dan penentuan kelayakan ekonomi dan keuangan. Tahapan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.4. Analisa kebutuhan merupakan permulaan pengkajian dari suatu sistem. Analisa ini akan dinyatakan dalam kebutuhan-kebutuhan yang ada, baru kemudian dilakukan tahapan pengembangan terhadap kebutuhan-kebutuhan yang dideskripsikan. Analisa kebutuhan selalu menyangkut interaksi antara respon yang timbul dari seorang pengambil keputusan terhadap jalannya sistem. Analisa ini dapat meliputi hasil suatu survei, pendapat ahli, diskusi, observasi lapang dan sebagainya. Pada tahap analisa kebutuhan, dapat ditentukan komponen-komponen yang berpengaruh dan berperan dalam sistem. Komponen-komponen tersebut mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda sesuai dengan tujuannya masingmasing dan saling berinteraksi satu sama lain serta berpengaruh terhadap keseluruhan sistem yang ada. Berikut akan diberikan dua contoh dari pendekatan sistem yaitu pendekatan sistem dalam pengembangan Sistem Informasi Personalia Daerah yang dikembangkan oleh Prabowo (2004) dan pendekatan sistem dalam Sistem Penunjang Keputusan Pra Rancang Bangun Industri Intermediate Minyak Pala yang dikembangkan oleh Gunawan (2004). 1. Pendekatan Sistem dalam Sistem Informasi Personalia Daerah Sebagai contoh dari analisa kebutuhan, pelaku atau stakeholder yang berpengaruh dan berperan dalam Sistem Informasi Personalia Daerah yang dikembangkan oleh Prabowo (2004) adalah Bupati, Baperjakat, Badan Kepegawaian, Instansi/Unit Kerja, Bagian Keuangan dan Pegawai. Analisa kebutuhan dari masing-masing komponen (pelaku) tersebut adalah sebagai berikut : 1. Bupati/Walikota : Sebagai Pimpinan Eksekutif tertinggi di tingkat kabupaten, Bupati/Walikota memerlukan informasi kepegawaian yang dapat mendukung penyelenggaraan Pemerintahan di daerah. Selain itu Bupati/Walikota juga bertindak sebagai Pembina Kepegawaian di daerah, sehingga ikut andil dalam kebijakan pengaturan, perencanaan karir, pengembangan, pengadaan dan penempatan pegawai di daerah. 2. Tim Baperjakat (Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan): sebagai sebuah tim yang berfungsi dalam penentuan pangkat dan jabatan menginginkan kemudahan untuk mengetahui pegawai yang berpotensi, memiliki kemampuan di bidang tertentu dan informasi lainnya sehingga memudahkan dalam menempatkan pegawai pada 5

6 jabatan tertentu berdasarkan kemampuan dan background yang dimiliki pegawai kebutuhan Analisa sistem Informasi normatif dan positif Lengkap? ya Gugus solusi yang layak tidak Permodelan sistem Cukup? tidak ya Model abstrak optimal Rancang bangun implementasi Cukup? ya Spesifikasi sistem detail tidak Implementasi Sesuai? tidak ya Sistem operasional Operasi ya Sesuai? tidak Gambar 1.4. Tahapan pendekatan sistem (Eriyatno, 1998) 6

7 3. Badan Kepegawaian : sebagai lembaga pengelola kepegawaian di daerah menginginkan adanya kelengkapan, kemudahan dan keakuratan dalam pengolahan data kepegawaian. Mempermudah pengelolaan pegawai di daerah yang meliputi pengadaan dan penempatan pegawai, perencanaan karir, pengembangan (pendidikan dan latihan) serta kelengkapan administrasi pegawai. Laporan-laporan kepegawaian yang berasal dari Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten/Kota juga diperlukan dan disampaikan kepada Badan Kepegawaian Daerah di Propinsi dan Badan Kepegawaian Nasional. 4. Instansi/Unit Kerja : Menginginkan adanya kemudahan memperoleh dan mengolah data kepegawaian bagi pegawai yang bekerja pada instansi/unit kerja, mempermudah dalam pembuatan laporan kepegawaian secara rutin maupun berkala ke BKD, Bagian Keuangan dan unit kerja lain. 5. Bagian Keuangan : Menginginkan kemudahan dalam penentuan penggajian dan tunjangan yang diperoleh tiap-tiap pegawai di daerah berdasarkan pangkat, jabatan dan ketentuan-ketentuan lain yang berlaku. 6. Pegawai : Menginginkan kemudahan untuk mengetahui biodata kepegawaian yang dimiliki oleh pegawai bersangkutan serta peraturanperaturan kepegawaian yang ada. Bila suatu keputusan dibuktikan dapat berjalan secara kontinyu, sehingga kebutuhan yang sesuai akan dibawa pada tahap identifikasi sistem. Identifikasi sistem merupakan suatu rantai hubungan antara pernyataan dari kebutuhan-kebutuhan dengan penyataan khusus dari masalah yang harus diselesaikan untuk mencukupi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Hal ini sering digambarkan dalam bentuk diagram lingkar sebab-akibat (causal loop), seperti dapat dilihat pada Gambar 1.5. Diagram lingkar dapat menggambarkan hubungan sebab-akibat antar faktor dominan dalam sistem. Terdapat dua macam hubungan, yaitu hubungan positif dan hubungan negatif. Hubungan positif mencerminkan adanya perbaikan/penambahan suatu faktor meyebabkan perbaikan/ penambahan faktor lainnya, dan sebaliknya pada hubungan negatif, penambahan atau perbaikan suatu faktor menyebabkan pengurangan/ penurunan faktor lainnya. Hal yang terpenting dalam mengidentifikasi sistem adalah melanjutkan interpretasi diagram lingkar kedalam konsep kotak gelap (black box). Para analis harus mampu mengkonstruksi diagram kotak gelap. Gambar 1.6. menunjukkan diagram kotak gelap. 7

8 Kebijakan Pemerintah Disiplin Kerja Kesejahteraan Pegawai Kinerja Pegawai Kondisi Keuangan Daerah Efisiensi dan Efektivitas Pegawai Ketersediaan Data Kepegawaian Motivasi Pegawai Kualitas SDM - Kebutuhan Pegawai Kesesuaian Perencanaan SDM Gambar 1.5. Diagram lingkar sebab akibat Sistem Informasi Personalia Daerah Input lingkungan Input tidak terkontrol Input terkontrol Sistem Output yang dikehendaki Output yang tidak dikehendaki Manajemen pengendalian Gambar 1.6. Diagram kotak gelap 8

9 Dalam penyusunan kotak gelap, perlu diketahui macam informasi yang dikategorikan menjadi tiga golongan yaitu peubah input, peubah output dan parameter-parameter yang membatasi struktur sistem. Input terdiri dari dua golongan yaitu eksogen atau yang berasal dari luar sistem (input dari lingkungan) dan overt input yang berasal dari dalam sistem dan ditentukan oleh fungsi dari sistem itu sendiri. Sedangkan output terdiri dari dua golongan yaitu output yang dikehendaki dan yang tidak dikehendaki, output yang dikehendaki biasanya dihasilkan dari adanya pemenuhan kebutuhan yang ditentukan secara spesifik pada waktu analisa kebutuhan. Output yang tidak dikehendaki berasal dari dampak yang akan ditimbulkan bersama-sama dengan output yang dikehendaki. Contoh diagram input output Sistem Informasi Personalia Daerah disajikan pada Gambar 1.7. Identifikasi sistem akan menghasilkan spesifikasi yang terperinci tentang peubah yang menyangkut rancangan dan proses pengendalian. Identifikasi sistem ditentukan dan ditandai dengan adanya determinasi kriteria jalannya sistem yang akan membantu dalam evaluasi alternatif sistem. Teknik dan metode pengambilan keputusan yang mungkin layak untuk mendukung perumusan dan operasionalisasi sistem mulai di identifikasi dan dianalisa. Output Dikehendaki Input Tidak Terkendali Human Error Conflict of interest manajemen puncak Kekurangan/Keterlambat an Data Input Lingkungan Kebijakan Pemerintah Formasi Pegawai Kondisi Keuangan Daerah Perencanaan SDM yang baik Informasi PNS yang lengkap, akurat & Cepat The Right man for the right place on the right time Pengelolaan PNS yang fair SISTEM INFORMASI PERSONALIA DAERAH (SIPERDA) Input Terkendali Laporan Kepegawaian Berkala dari Instansi Laporan Kepegawaian Rutin dari Instansi Output Tak Dikehendaki Ketidakpuasan PNS Hilangnya motivasi kerja Kecemburuan antar PNS Manajemen Perencanaann Kepegawaian Gambar 1.7. Diagram input output Sistem Informasi Personalia Daerah (SIPERDA) 9

10 2. Pendekatan Sistem dalam Sistem Penunjang Keputusan Pra Rancang Bangun Industri Intermediate Minyak Pala Analisa kebutuhan, pelaku (stakeholder) yang terlibat dan berperan dalam Sistem Penunjang Keputusan Pra Rancang Bangun Industri Intermediate Minyak Pala yang dikembangkan oleh Gunawan (2004) adalah investor, lembaga keuangan, pemerintah, konsumen, pelaku industri, penyedia bahan baku, dan lembaga litbang. Analisis kebutuhan dari masingmasing komponen (pelaku) tersebut adalah sebagai berikut : a. Investor Investor menginginkan informasi usaha yang mempunyai prospek yang baik dalam berinvestasi dan memberikan keuntungan yang maksimal. b. Lembaga Keuangan Lembaga keuangan menginginkan kelancaran dalam pengembalian kredit, dapat memantau perkembangan usaha secara langsung, peningkatan jumlah nasabah dan meminimalkan kredit macet c. Pemerintah Pemerintah menginginkan terciptanya lapangan pekerjaan, penurunkan angka pengangguran, peningkatkan pendapatan daerah, dan mendukung pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi melalui proyek investasi. d. Konsumen Konsumen menginginkan kemudahan mendapatkan produk intermediate dari minyak atsiri pala dengan harga yang sesuai dan berkualitas sehingga tidak perlu mengimport dari luar negri. e. Pelaku Industri Pelaku industri menginginkan keuntungan yang maksimal dari usaha yang dikembangkannya, terpenuhinya permintaan konsumen, kemudahan memperoleh bahan baku dan modal, dan industri yang dikembangkan memiliki potensi untuk menjadi lebih besar. f. Penyedia Bahan Baku Penyedia bahan baku menginginkan kemudahan dalam mendapatkan pembeli bahan bakunya dengan harga yang sesuai dan memperoleh keuntungan yang sesuai. g. Lembaga Litbang Lembaga penelitian dan pengembangan menginginkan adanya upaya pengembangan teknologi intermediate minyak pala, pengembangan dan 10

11 inovasi produk, mengerjakan proyek pengembangan dayaguna nilai-nilai produk agroindustri dan menyiapkan sumber daya ahli. Diagram lingkar sebab-akibat (causal loop) Sistem Penunjang Keputusan Pra Rancang Bangun Industri Intermediate Minyak Pala dapat dilihat pada Gambar 1.8. Gambar 1.8. Diagram lingkar sebab akibat Sistem Penunjang Keputusan Pra Rancang Bangun Industri Intermediate Minyak Pala Contoh diagram input output Sistem Penunjang Keputusan Pra Rancang Bangun Industri Intermediate Minyak Pala yang dikembangkan oleh Gunawan (2004) disajikan pada Gambar

12 Input Lingkungan: Kebijaksanaan pemerintah Kondisi sosial dan ekonomi Input tidak terkendali: a. Tingkat suku bunga b. Permintaan pasar c. Harga bahan baku d. Harga produk Output dikehendaki: a. Investasi yang untung dan layak b. Memilih kelembagaan yang efisien c. Kontinuitas produksi d. Pemilihan investasi yang tepat SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN PRA RANCANG BANGUN INDUSTRI INTERMEDIATE MINYAK PALA Input terkendali: a. Jumlah produksi b. Jumlah bahan baku c. Jumlah tenaga kerja d. Nilai modal pinjaman Output tidak dikehendaki: a. Investasi agroindustri gagal b. Pencemaran lingkungan c. kegagalan produksi Manajemen Investasi Gambar 1.9. Diagram Input-Output Sistem Penunjang Keputusan Pra Rancang Bangun Industri Intermediate Minyak Pala A.4. Keunggulan Pendekatan Sistem Pendekatan sistem diperlukan karena persoalan yang dihadapi makin lama makin kompleks, dinamis dan probalisistik sehingga interdependensi berbagai komponen dalam mencapai tujuan sistem semakin rumit. Masalahmasalah yang dihadapi pada waktu ini tidak lagi sederhana dan dapat menggunakan peralatan yang menyangkut satu disiplin saja, tetapi memerlukan peralatan yang lebih komprehensif, yang dapat mengidentifisir dan memahami berbagai aspek dari suatu permasalahan dan dapat mengarahkan pemecahan secara menyeluruh. Pendekatan sistem sangat penting untuk menonjolkan tujuan yang hendak dicapai, dan tidak terikat pada prosedur koordinasi atau pengawasan dan pengendalian itu sendiri. Dalam banyak hal pendekatan manajemen tradisional seringkali mengarahkan pandangan pada cara-cara koordinasi dan 12

13 kontrol yang tepat, seolah inilah yang menjadi tujuan manajemen, padahal tindakan-tindakan koordinasi dan kontrol ini hanyalah suatu cara untuk mencapai tujuan, dan harus disesuaikan dengan lingkungan yang dihadapi. Konsep sistem terutama berguna sebagai cara berfikir dalam suatu kerangka analisa, yang dapat memberi pengertian yang lebih mendasar mengenai perilaku dari suatu sistem dalam mencapai tujuannya. Sehingga kaitan antara faktor-faktor teknologi, ekonomi, sosial dan politik makin lama makin erat, gerakan disalah satu bidang akan mempunyai pengaruh pada bidang lain. Hal tersebut mencerminkan kompleksitas dari lingkungan. Disinilah diperlukan keterpaduan antara pengolahan-pengolahan data yang makin rumit menjadi informasi yang diperlukan untuk pembuatan keputusan. Pengolahan data ini makin lama makin rumit yang perlu dilaksanakan dengan melalui peralatan yang lebih kompleks dan keahlian yang lebih mengkhususkan diri untuk menanganinya. Spesialisasi ini makin menjadikan pengolahan data menjadi suatu kegiatan tersendiri yang kadangkadang terpisah dari kegiatan manajemen organisasi sebagai keseluruhan, karena itu perlu pengintegrasian pengolahan informasi ini dengan pengambil keputusan sehinggga keputusan-keputusan yang dibuat akan mempunyai landasan yang kokoh dan berdasarkan kenyataan. A.5. Kelemahan Pendekatan Sistem Pendekatan sistem memang memberikan gambaran yang lebih luas mengenai veriabel-variabel yang harus ditangani dalam mengelola suatu sistem organisasi, akan tetapi dilain pihak pendekatan sistem memiliki kelemahan yaitu menambah kompleksitas analisa yang kadang pendekatan sistem mengakibatkan kebingungan terutama bagi peneliti atau pemakai pemula. Pendekatan sistem juga menghendaki sikap yang kritis dan pendekatan ilmiah, suatu hal yang terdapat dalam diri manajer-manajer yang jarang menghadapi setumpuk masalah rutin yang mendesak sehari-hari. Para manajer praktek ini biasanya menuntut resep yang dapat segera diterapkan tanpa pengolahan lebih jauh lagi. Justru hal inilah yang tidak bisa diberikan oleh pendekatan sistem. Pendekatan sistem justru menghendaki seseorang untuk bersikap kritis dan mempunyai kemampuan diagnostik yang dapat memahami setiap permasalahan dalam kaitannya dengan lingkungan yang dihadapi. 13

14 B. TEORI KEPUTUSAN B.1. Permasalahan Keputusan Dalam mengambil keputusan sering kali dihadapkan pada berbagai kondisi antara lain unik, tidak pasti, dinamis, jangka panjang dan komplek. Yang dimaksud dalam kondisi unik adalah masalah tersebut tidak mempunyai preseden dan di masa depan mungkin tidak akan berulang kembali. Tidak pasti maksudnya bahwa faktor-faktor yang diharapkan mempengaruhi dan memiliki kadar ketahuan atau informasi yang sangat rendah. Jangka panjang maksudnya bahwa implikasinya memiliki jangkauan yang cukup jauh ke depan dan melibatkan sumber-sumber usaha yang penting. Sedangkan kompleks yaitu dalam pengertiannya preferensi pengambilan keputusan atas resiko dan waktu memiliki peranan yang besar. Sifat komponen dan keterkaitannya sering bersifat dinamik yang berubah menurut waktu. Sifat dan karakteristik permasalahan manajemen usaha dan proyek dapat digolongkan dalam 4 kategori, yaitu: direktif, strategis, taktis dan operasional dengan ciri khasnya dijabarkan pada Tabel 1.1. Tabel 1.1. Permasalahan manajemen Jangka Lingkungan Sifat Direktif Panjang Dinamis dan probalistik intuitif Arahan-arahan strategis yang kadang bersifat intuitif Strategis Panjang Dinamis dan Tidak bisa diprogram mempengaruhi faktorfaktor dengan pengambil keputusan perlu karena preferensi kepastian yang sangat masuk secara utuh rendah Taktis Menengah -pendek Operasional Pendek Dianggap statik dan tidak mempengaruhi faktor-faktor Dinamis dan Bisa dibuat program mempengaruhi faktorfaktor dengan asumsi pengambil keputusan dengan masukan preferensi kepastian yang tinggi Bisa dibuat program karena sifatnya berulang Pendekatan seperti ini sering disebut sebagai pendekatan yang normatif. Pendekatan ini dapat dirasakan bahwa kriteria yang tepat digunakan untuk menyatakan bahwa suatu keputusan itu baik, adalah apabila seluruh informasi 14

15 telah dimanfaatkan secara penuh, dasar-dasar rasionalitasnya telah diikuti dengan baik dan proses perpindahan dari satu tahap ketahap lainnya telah berjalan dengan konsisten. B.2. Lingkup Keputusan Pada prinsipnya terdapat dua basis dalam pengambilan keputusan, yaitu pengambilan keputusan berdasarkan intuisi dan pengambilan keputusan rasional, berdasarkan hasil analisis keputusan (Mangkusubroto dan Trisnadi, 1985). Skema pengambilan keputusan dengan intuisi disajikan pada Gambar Unsur intuisi seseorang mengambil peran yang besar. Logika bahwa suatu keputusan telah dipilih/diambil tidak dapat diperiksa secara logis. Skema pengambilan keputusan dengan analisis keputusan disajikan pada Gambar Komponen dan langkah utama mirip dengan pengambilan keputusan dengan intuisi kecuali pada tahap analisa keputusan yang secara normatif tergambar jelas. Alasan suatu alternatif terpilih dapat ditelusuri dengan jelas dan mudah dimengerti. Teknik yang dipakai dalam analisa dapat dipelajari dan diterapkan pada kasus yang berbeda baik perihal maupun lokasi dan waktunya. LINGKUNGAN Tidak pasti Kompleks Dinamis Persaingan Terbatas Kecerdasan Persepsi Falsafah Pilihan Informasi Preferensi Intuisi. Logika tidak dapat diperiksa Keputusan Hasil bingung, cemas berfikir REAKSI rasa tidak enak aksi puji, cela sukses tidak Gambar Diagram pengambilan keputusan dengan intuisi (Mangkusubroto dan Trisnadi, 1985) 15

16 LINGKUNGAN Tidak pasti Kompleks Dinamis Persaingan Terbatas Kecerdasan Persepsi Falsafah Pilihan Informasi Preferensi ANALISA KEPUTUSAN Alternatifalternatif Penetapan kemungkinan Struktur Model Penetapan Nilai Preferensi Waktu Preferensi Risiko Logika Keputusan Hasil Sensitifitas Nilai informasi bingung, cemas berfikir puji, cela pandangan ke dalam aksi sukses tidak REAKSI Gambar Diagram pengambilan keputusan dengan analisa keputusan (Mangkusubroto dan Trisnadi, 1985) B.3. Tahapan Keputusan Mengambil atau membuat keputusan adalah suatu proses yang dilaksanakan orang berdasarkan pengetahuan dan informasi yang ada padanya pada saat tersebut dengan harapan bahwa sesuatu akan terjadi. Keputusan dapat diambil dari alternatif-alternatif keputusan yang ada. Alternatif keputusan tersebut dapat dilakukan dengan adanya informasi yang diolah dan disajikan dengan dukungan sistem penunjang keputusan. Sedangkan informasi terbentuk dari adanya data yang merupakan bilangan dan terms yang bermakna khusus yang disusun, diolah dan disajikan dengan dukungan sistem informasi manajemen. Kemudian keputusan yang diambil perlu ditindak lanjuti dengan aksi yang dalam pelaksanaannya perlu mengacu pada standar prosedur operasi (Standard Operational Procedure) dan akan menghasilakan data terbaru, begitu seterusnya yang terjadi dalam siklus data, informasi, keputusan dan aksi, seperti dapat dilihat pada Gambar 1.12 Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem yang berfungsi meneruskan/transfer data menjadi informasi. Decision Support System (Sistem Penunjang Keputusan) merupakan sistem yang berfungsi mentransformasi data dan informasi menjadi alternatif keputusan dan prioritasnya. Standard Operational Procedure merupakan pedoman operasi standar dalam mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat dipertanggung jawabkan. Monitoring dan Evaluasi berfungsi untuk 16

17 selalu memonitor dan mengevaluasi kualitas, kelancaran operasi dan pemanfaatan dari komponen siklus. Melalui Monitoring dan Evaluasi diharapkan dinamika proses dalam siklus dapat diikuti dan pemanfaatan sistem dapat optimal. Bilangan Terms SIM Informasi DSS Data Monev Alternatif keputusan Aksi Keputusan Keterangan: SIM DSS SOP Monev SOP : Sistem Informasi Manajemen : Decision Support System : Standard Operational Procedure : Monitoring dan Evaluasi Gambar Siklus data, informasi, keputusan dan aksi Pengambilan keputusan dapat melalui dua kerangka kerja meliputi (1) pengambilan keputusan tanpa percobaan dan (2) pangambilan keputusan yang berdasarkan suatu percobaan. Pengambilan keputusan tanpa berdasarkan eksperimen, dilakukan dengan cara menyusun secara sistematis cara kerja umum sebelum mencari solusi bagi masalah yang diharapkan. Teori ini dikembangkan sejalan dengan pendekatan statistik dimana secara sederhana, keputusan yang dihasilkan diupayakan mempunyai pengaruh kesalahan seminimum mungkin. Penerapan teori ini dalam menghadapi perihal yang kompleks dengan berbagai peubah dan berbagai output yang diharapkan dari suatu sistem, biasanya tidak menunjukkan kinerja yang memuaskan. Teknik yang dapat dipakai untuk menganalisa alternatif keputusan secara konvensional diantaranya adalah teori Bayes dan Teknik Perbandingan Eksponensial. Dalam kehidupan sehari-hari pengambil keputusan sering menggunakan intuisi, padahal kita mengetahui bahwa dengan intuisi banyak sekali memiliki kekurangan sehingga dikembangkan sistematika baru yang disebut dengan analisa keputusan. Ada tiga aspek yang memiliki peranan dalam analisa keputusan yaitu kecerdasan, persepsi dan falsafah. Setelah menggunakan kecerdasan, persepsi dan falsafah untuk membuat model, menentukan nilai 17

18 kemungkinan, menetapkan nilai pada hasil yang diharapkan dan menjajagi preferensi terhadap waktu dan preferensi terhadap resiko, maka untuk sampai pada suatu keputusan diperlukan logika. Gambar menjelaskan garis besar langkah-langkah siklus analisa keputusan. Dari informasi awal yang dikumpulkan, dilakukan pendefinisian dan penghubungan variabel-variabel yang mempengaruhi keputusan pada tahap deterministik. Setelah itu dilakukan penetapan nilai untuk mengukur tingkat kepentingan variabel-variabel tersebut tanpa memperhatikan unsur ketidakpastian. Pada tahap probabilistik, dilakukan penetapan nilai ketidakpastian secara kuantitatif yang meliputi variabel-variabel yang sangat berpengaruh. Setelah didapatkan nilai-nilai variabel, selanjutnya dilakukan peninjauan terhadap nilai-nilai tersebut pada tahap informasional untuk menentukan nilai ekonomisnya pada variabel-variabel yang cukup berpengaruh, sehingga didapatkan suatu keputusan Informasi Awal Tahap Deterministik (Perumusan Alternatif dan kriiteria Tahap Probabilistik (Penetapan nilai dan variasinya Tahap Informasional Pengambilan Keputusan Tindakan Informasi Baru Pengumpulan Informasi Pengumpulan Informasi Baru Gambar Garis besar langkah-langkah siklus analisa keputusan Keputusan yang dihasilkan dari tahap informasional dapat langsung ditindaklanjuti berupa tindakan, atau dapat dikaji ulang dengan mengumpulkan informasi tambahan dengan tujuan untuk mengurangi kadar ketidakpastian. Adanya kaji ulang dapat menurunkan risiko ketidak keberhasilan dari keputusan yang diambil. Dan jika hal ini terjadi, maka akan kembali mengikuti ketiga tahap tersebut, begitu seterusnya. 18

19 B.4. Komponen Keputusan Komponen-komponen yang harus ada dalam pengambilan keputusan berbasis rasional atau analisa antara lain : Alternatif Keputusan Alternatif keputusan adalah pilihan-pilihan keputusan yang jumlahnya lebih dari satu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebagai contoh suatu perusahaan ingin mengiklankan produk barunya dengan menggunakan sebuah media sehingga perusahaan tersebut harus memilih satu media dari beberapa media yang ada seperti radio, televise dan surat kabar. Pilihan dari beberapa media yang ada inilah yang disebut sebagai alternative. Kriteria Keputusan Kriteria keputusan adalah pertimbangan dalam penetapan alternative keputusan. Dalam memilih satu media iklan yang tepat untuk mempromosikan produk dari ketiga alternatif yang ada dibutuhkan beberapa pertimbangan antara lain jangkauan, efektivitas dan biaya. Pertimbangan inilah yang disebut kriteria keputusan. Bobot Kriteria Bobot kriteria adalah skor setiap criteria yang menggambarkan tinggi rendahnya kepentingan criteria tersebut dalam pengambilan keputusan. Sebagai contoh efektivitas merupakan criteria yang dinilai lebih penting daripada jangkauan dan biaya, maka pengambil keputusan dapat memberikan bobot efektifitas lebih besar dari yang lain. Misalnya efektivitas diberi bobot 0.4, jangkauan 0.3 dan Biaya 0.3. Total dari bobot yang dinilai dengan skala decimal harus 1. Model Penilaian Model penilaian merupakan model untuk mengevaluasi dan memilih alternative terbaik berdasarkan kriteria yang ditetapkan. Model penilaian dapat berupa skala ordinal, interval, rasio ataupun perbandingan berpasangan. Penggunaan skala penilaian didasarkan pada model perhitungan yang digunakan. Struktur Keputusan Struktur keputusan adalah hubungan antar elemen-elemen keputusan yang membantu melakukan pengambilan keputusan. Struktur keputusan terdiri dari matriks keputusan dan hirarki keputusan. - Matrik Keputusan Matriks keputusan adalah table untuk membandingkan berbagai alternative berdasarkan criteria. Matriks keputusan dapat digunakan untuk melakukan pemilihan diantara beberapa alternative yang mungkin memenuhi atau tidak memenuhi criteria. Matriks keputusan dalam bentuk table dengan jumlah baris sebanyak jumlah alternative 19

20 ditambah satu dan jumlah kolom sebanyak jumlah kriteria penilaian ditambah satu. Selanjutnya jabarkan semua alternative secara vertical pada kolom paling kiri mulai dari baris kedua dan kriteria penilaian secara horizontal pada baris pertama. Kemudian beri penilaian terhadap setiap alternative prioritas berdasarkan criteria yang telah ditetapkan. Contoh dari matriks keputusan pemilihan pemasok adalah sebagai berikut : Tabel 1.2. Matriks Keputusan Pemilihan Pemasok Alternatif Tepat Waktu Kriteria Kontinyuitas Tepat Jumlah 1. Pemasok A Pemasok B Pemasok C Hirarki Keputusan Hirarki adalah alat yang paling mudah untuk memahami masalah yang kompleks dimana masalah tersebut diuraikan ke dalam elemenelemen yang bersangkutan, menyusun elemen-elemen tersebut secara hirarkis dan akhirnya melakukan penilaian atas elemen-elemen tersebut sekaligus menentukan keputusan mana yang akan diambil. Proses penyusunan elemen-elemen secara hirarkis meliputi pengelompokan elemen-elemen dalam komponen yang sifatnya homogen dan menyusun komponen-komponen tersebut dalam level hirarki yang tepat. Hirarki juga merupakan abstraksi struktur suatu sistem yang mempelajari fungsi interaksi antara komponen dan juga dampak-dampaknya pada sistern. Abstraksi ini mempunyai bentuk saling berkaitan, tersusun dan suatu puncak atau sasaran utama (ultimate goal) turun ke sub faktor lalu ke pelaku (aktor) yang memberi dorongan, turun ketujuan-tujuan pelaku, kemudian kebijakankebijakan, strategi-strategi tersebut yang dinamakan sebagai alternatif. Dengan demikian hirarki adalah sistem yang tingkatan-tingkatan (level) keputusannya berstratifikasi dengan beberapa elemen keputusan pada setiap tingkatan keputusan. Abstraksi susunan hirarki keputusan dapat dilihat dibawah ini: Level 1 : Fokus/Sasaran Utama Level 2 : Faktor (F1 F2 F3) 20

21 Level 3 : Aktor (Al A2 A3) Level 4 : Tujuan (O1 O2 O3) Level 5 : Alternatif (SI S2 S3) Setiap hirarki tidak perlu selalu terdiri dari 5 level, banyaknya level tergantung pada permasalahan yang sedang dihadapi. Tetapi untuk setiappermasahan, level 1 (fokus/sasaran), level 2 (faktor/kriteria), dan level 5 (alternatif) harus selalu ada. Tiap tingkatan dan hiraki keputusan mempengaruhi faktor puncak atau tujuan utama dengan intensitas yang berbeda. Melalui penerapan teori matematika pada hirarki dapat dikembangkan suatu metode yang mengevaluasikan dampak dari suatu tingkat keputusan terdekat diatasnya, yaitu berdasarkan komposisi kontribusi relatif (prioritas) dan tiap elemen pada tingkat keputusan terhadap setiap elemen dan tingkat keputusan terdekat. Hirarki AHP 3 Level dengan n Kriteria dan m Alternatif pada kasus pemilihan media adalah sebagai berikut Memilih Media Promosi Goal Jangkauan Efektivitas Biaya Kriteria Radio Televisi Surat Kabar Alternatif Gambar Hirarki AHP Pemilihan Media Promosi Model Penghitungan Model perhitungan adalah metode yang digunakan untuk pengambilan keputusan dari beberapa alternative keputusan dengan criteria majemuk. Model Perhitungan memiliki beberapa tahapan penilaian yang pada prinsipnya terdiri dari tiga tahap, yaitu menentukan tingkat kepentingan dari setiap kriteria, melakukan penilaian terhadap semua alternatif pada setiap kriteria, menghitung skor setiap alternatif dan menentukan urutan prioritas keputusan didasarkan pada skor atau nilai total masing-masing 21

22 alternatif. Model perhitungan dipilih berdasarkan beberapa pertimbangan antara lain jumlah level hirarki kriteria, keseragaman penilaian alternatif pada setiap kriteria, dan skala penilaian. Contoh dari model perhitungan antara lain Bayes, MPE (Metode perbandingan eksponensial), Perbandingan indeks kinerja, dan AHP (Analytical Hierachy Process). Tipe Pengambil Keputusan Tipe pengambil keputusan terdiri dari tiga level, yaitu manajemen level Atas (Top Management), manajemen level menengah (middle management) dan manajemen tingkat bawah (lower management). Pada manajemen level atas, keputusan-keputusan menyangkut kebijakankebijakan tingkat atas yang bersifat strategis dan jangka panjang. Manejemen level menengah mengambil keputusan yang bersifat taktis dan jangka menengah. Dapat juga dikatakan bahwa keputusan taktis merupakan rencana dan pengendalian operasional serta taktikal. Manejemen tingkat bawah mengambil keputusan yang bersifat teknis, yaitu keputusan yang digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari atau untuk perencanaan dan pengawasan operasi. Keputusan yang dibuat dalam tingkat operasional hanya menyangkut performa kerja. C. SOAL LATIHAN C.1. Pilih Jawaban Yang Paling Tepat! 1. Philosopi sistem mencakup tiga substansi utama, yaitu a. Penyelesaian masalah, holistic dan efektif b. Pencapaian tujuan, holistic dan efisien c. Pencapaian tujuan, holistic dan efektif. 2. Tahapan dalam kajian yang menggunakan pendekatan sistem adalah: a. Identifikasi dan analisis kebutuhan, perumusan tujuan, formulasi permasalahan, identifikasi sistem dan pemodelan untuk perumusan alternatif solusi. b. Identifikasi dan analisis kebutuhan, perumusan masalah, analisa sistem dan pencarian solusi. c. Formulasi permasalahan, perumusan tujuan, perumusan alternatif solusi. 3. Berdasarkan kejelasan komponen input, proses, output dan lingkup bahasanya, terdapat empat tipe sistem, yaitu: a. Sistem analisis, sistem sintesis, sistem disain dan sistem terbuka b. Sistem analisis, sistem sintesis, sistem disain dan sistem tertutup c. Sistem analisis, sistem sinesis, sistem disain dan sistem control 22

23 4. Pengambilan keputusan dapat dikelompokkan dalam dua cara, yaitu pengambilan keputusan secara rasional (normatif) dan pengambilan keputusan secara intuisi. Pembeda antara kedua tipe pengambilan keputusan tersebut utamanya adalah: a. Pengambilan keputusan rasional tidak memperhatikan aspek ketidak pastian, sedangkan pengambilan keputusan secara intuisi memperhatikan sifat ketidak pastian b. Kedua tipe pengambilan keputusan memperhatikan aspek ketidak pastian dan didasarkan pada pertimbangan logis dan terukur dalam merumuskan keputusannya. c. Kedua tipe pengambilan keputusan memperhatikan aspek ketidak pastian. Keputusan rasional didasarkan pada pertimbangan logis dan terukur dalam merumuskan keputusannya, sedangkan keputusan intuitif lebih didasarkan pada intuisi pengambil keputusan sehingga sulit untuk ditelusuri. 5. Yang membedakan sistem sistesis dan sistem disain adalah: a. Input, proses pada sistem sintesis sudah jelas sedangkan outputnya tergantung dari perubahan nilai input dan kondisi prosesnya. b. Input dan target outputnya sudah jelas, sedangkan prosesnya harus dirancang untuk mencapai target output dengan memperhatikan variasi dari input. c. Input, proses pada sistem disain sudah jelas sedangkan outputnya tergantung dari perubahan nilai input dan kondisi prosesnya. C.2. Jawablah dengan singkat! 1. Sebutkan komponen yang menyusun definisi sistem? 2. Sebutkan empat jenjang dalam pengambilan keputusan manajerial? 3. Sebutkan ciri khas dari keputusan yang bersifat strategis? 4. Sebutkan komponen utama dari suatu sistem? 5. Menurut saudara, pada kondisi yang bagaimana, pendekatan sistem akan sesuai diterapkan? 23