BkkbN SURATEDARAN NOMOR: 995/1/KU.201/B3/2015

Transkripsi

1 Yth. BkkbN 1. Para Pejabat Eselon I, selaku Kuasa Pengguna Anggaran 2. Para Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi, selaku Kuasa Pengguna Anggaran 3. Para Eselon II, selaku penanggung jawab kegiatan 4. Para Pejabat Pembuat Komitmen dilingkungan BKKBN. TENTANG TATA KELOLA PERMINTAAN, PENYIMPANAN DAN PENGELUARAN ALKON/NON ALKON 01 LlNGKUNGAN BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL A. Latar Belakang Salah satu upaya menjamin keberlangsungan pelayanan KB diperlukan dukungan tata kelola alkon dan non alkon yang profesional efektif dan efisien melalui pengelolaan logistik sesuai standard yang berlaku. Perwakilan BKKBN Provinsi sebagai kepanjangtanganan BKKBN Pusat diharapkan mampu berperan di wilayah kerjanya sebatas kewenangan termasuk dalam hal pengelolaan permintaan, penyimpanan dan pengeluran alkon dan non alkon untuk menjamin ketersediaan alkon dan non alkon yang sangat dibutuhkan untuk memenuhi pelayanan KB. Mengingat alkon dan non alkon memiliki nilai yang sangat strategis dalam menunjang operasional Program Kependudukan dan KB, maka alkon dan non alkon tersebut harus dikelola dengan baik sesuai standard penyimpanan yang baik. Agar pengelolaan alkon dan non alkon dapat dilakukan dengan baik, maka diperlukan suatu tata kelola yang dapat dijadikan acuan dalam permintaan, penyimpanan, dan pengeluaran sampai dengan pengeluaran alkon dan non alkon sehingga terjamin kelayakan persediaan (buffer stock) di gudang. B. Maksud dan Tujuan SURATEDARAN NOMOR: 995/1/KU.201/B3/2015 Maksud dan tujuan penyusunan tata kelola permintaan, penyimpanan dan pengeluaran alkon dan non alkon lingkungan BKKBN, sebagai berikut: 1. Maksud a) Terlaksananya permintaan, penyimpanan dan pengetuaran atkon dan non alkon secara tertib, aman dan tancar taat azas sesuai standard tata kelola sehingga alkon dan non alkon dalam keadaan siap pakai; Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional JI. Permata No.1, Halim Perdanakusuma, Jakarta Timur PO.BOX: 296 JKT 13Q13 Telp.: (021) Fax.: (021) Website: bkkbn.go.id

2 D. Dasar b) Sebagai acuan dalam monitoring dan pengendalian permintaan dan pengeluaran alkon dan non alkon. 2. Tujuan a) Terlaksananya permintaan alkon dan non alkon sesuai ketentuan yang berlaku; b) Terciptanya penyimpanan alkon dan non alkon sesuai dengan standard penyimpanan; c) Terkendalinya pengeluaran alkon dan non alkon sesuai tepat jenis, tepat waktu, dan tepat sasaran. c. Ruang Lingkup Surat Edaran ini meliputi tata kelola permintaan, penyimpanan dan pengeluaran alkon dan non alkon di gudang BKKBN Pusat dan Perwakilan BKKBN Provinsi yang bersumber dari dana APBN. 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47). Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286; 2. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan Barang Milik Negara; 3. Peraturan Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Nomor 72/PER/B5/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional yang telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Nomor 273/PER/B4/2014; 4. Peraturan Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Nomor 82/PER/B5/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Provinsi; 5. Peraturan Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Nomor 286/PER/B3/2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penerimaan, Penyimpanan, dan Penyaluran AlatlObat Kontrasepsi dan Non Kontrasepsi Program Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional; E. Ketentuan Permintaan, Penyimpanan, dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon di lingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional, sebagai berikut: 1. Permintaan adalah sejumlah alkon dan non alkon yang diminta (request system) pada suatu waktu tertentu. Permintaan berkaitan dengan stok alkon dan non alkon yang ingin dipenuhi.

3 2. Permintaan (non request) berdasarkan atas rencana distribusi (rensi) atau berdasarkan kontrak masing-masing Perwakilan BKKBN Provinsi 3. Pengeluaran merupakan rangkaian kegiatan perpindahan alkon dan non alkon dari gudang pusat ke gudang provinsi, dan dari gudang provinsi ke gudang/tempat penyimpanan di Kabupaten/Kota berdasarkan atas kebutuhan karena kondisi stock sudah mencapai pada posisi minimum. 4. Pengiriman/penyaluran adalah kegiatan pengiriman alkon dan non alkon ke tempat-tempat penyimpanan (gudang) dan pelayanan berdasarkan pemesanan/permintaan, tanpa permintaan (request, non request atau pull dan push system) dan atau distribusi dinamis yang bersifat horizontal. 5. Push Distribution System adalah sistem distribusi yang dilakukan berdasarkan Dropping/Non Request. 6. Pull Distribution System adalah sistem distribusi yang dilakukan berdasarkan permintaan/request. 7. Lead Time adalah waktu yang diperhitungkan untuk proses permintaan alkon dan non alkon mulai surat permintaan alkon dan non alkon diproses sampai alkon dan non alkon tersebut diterima. 8. Penyimpanan adalah kegiatan penempatan, penataan, pencatatan, dan pemeliharaan alkon dan non alkon di gudang disemua tingkatan wilayah. 9. Dalam penyimpanan alkon dan non alkon sebaiknya mengikuti standarisasi penyimpanan seperti: a. Susunan alatlobat kontrasepsi pada pallet berdasarkan jenis dan sifat alatlobat kontrasepsi dengan suhu ruang derajat antara celcius dan tinggi susunan tidak lebih dari 2 m dan jarak antara pallet dan tembok 30 cm atau disesuaikan dengan kapasitas gudang. b. Ruang tempat penyimpanan harus dibersihkan dari segala sesuatu yang dapat mempercepat proses kadaluarsa/rusak (debu, bahan kimia, barang bekas). c. Persiapan ruang harus memperhatikan sistem First In First Out (FIFO). d. Kapasitas ruang yang dipersiapkan harus mampu menyimpan seluruh alkon dan non alkon yang akan diterima, apabila tidak, siapkan tempat untuk penyimpanan sementara dan diberi tanda. 10. Memeriksa kelayakan perlengkapan dan peralatan gudang, termasuk gudangnya terutama di ruang tempat penyimpanan yang disiapkan antara lain: a. Kelayakan bagunan gudang : pastikan atap gudang tidak bocor dan pintu/jendela gudang tidak rusak serta dipasang teralis untuk mendukung pengamanan gudang.

4 b. Jumlah pallet atau almari/rak alkon dan non alkon yang akan digunakan sudah cukup, dan layak pakai. c. Alat pemadam kebakaran apakah masih layak pakai dan dilakukan pemeriksaan secara rutin. d. Alat pengukur suhu dan kelembaban apakah masih berfungsi. IUD maksimum 25 derajat celcius Kondom maksimum 25 derajat celcius Pil maksimum 25 derajat celsius Suntikan maksimum 15 sid 25 derajat celcius Implant maksimum 15 sid 25 derjat celcius 11. Semua pihak terkait harus melakukan penghitungan minimum dan maksimum stock disesuaikan dengan sistem distribusi yang digunakan; Pull Distribution System (Request System) atau Push Distribution System (Dropping). 12. Buffer Stock adalah tingkat ketersediaan suatu alkon dan non alkon untuk waktu tertentu. 13. First In First Out (FIFO) adalah proses pengeluaran alkon dan non alkon berdasarkan waktu, bila masuk pertama maka harus dikeluarkan lebih awal. 14. First to Expire Date, First Out (FEFO) adalah proses pengeluaran alkon dan non alkon berdasarkan batas kadaluarsa, bila alkon dan non alkon yang batas kadaluarsanya lebih awal maka harus dikeluarkan lebih awal. 15.Pengeluaran alkon dan non dari gudang harus dilakukan dengan menggunakan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) yang ditanda tangani oleh Bendahara Barang dan pengirim (ekpedisi), dasar penerbitan SBBK tersebut adalah SPMB yang dibuat berdasarkan rensi atau surat permintaan alkon dan non alkon dari provinsi/bagian/komponen serta memperhatikan perhitungan stock alkon/non alkon yang masih tersedia. 16. Formulir yang dipergunakan dalam permintaan dan penyaluran alkon dan non alkon adalah sebagai berikut : a. Formulir permintaan alkon dan alkon untuk Perwakilan BKKBN Provinsi dan Dinas Pengendalian Penduduk dan KB Kabupaten dan Kota; b. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB), SPMB yang dikeluarkan oleh Pembantu Kuasa Barang merupakan dokumen yang dipergunakan sebagai dasar untuk mengeluarkan alkon dan non alkon dari gudang; c. Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB), Dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat ke dalam buku barang masuk, baik yang bersumber dari APBN maupun APBD serta Hibah; d. Surat Bukti Barang masuk (SBBM), Dokumen yang dibuat oleh Bendahara Barang sebagai tanda bahwa alkon dan non alkon telah diterima secara resmi;

5 e. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK), Dokumen yang dibuat oleh Bendahara Barang sebagai bukti telah dikeluarkannya alkon dan non alkon dari gudang; 17. Buku dan Kartu yang dipergunakan dalam pencatatan alkon dan non alkon a. Buku Barang Masuk (BBM), Buku yang dipergunakan untuk mencatat setiap alkon dan non alkon yang diterima sebagai agenda untuk penomoran SBBM; b. Buku Barang Keluar (BBK), Buku yang dipergunakan untuk mencatat setiap alkon dan non alkon yang dikeluarkan dari gudang sebagai agenda untuk penomoran SBBK; c. Kartu Persediaan Barang, kartu yang dibuat per jenis barang untuk mencatat dan mengetahui setiap penerimaan dan pengeluaran serta sisa pesediaan akhir. Kartu Persediaan Barang ini merupakan kontrol bagi Atasan Langsung Bendahara Barang. d. Kartu Barang, Kartu yang dibuat per jenis alon dan non alkon yang ditempelkan pad a barang yang bersangkutan, dipergunakan untuk mencatat setiap penerimaan, pengeluaran serta sisa persediaan akhir. F. Tata Kelola Permintaan dan Pengeluaran Alkon dan Non Alkon di lingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional, sebagai berikut: Tingkat Pusat a. RequestiPermintaan 1. Kepala/Sekretaris Perwakilan BKKBN Provinsi mengajukan kebutuhan/permintaan alkon dan non alkon kepada Deputi Bidang KB KR tembusan Direktorat Pelayanan KB Jalur Pemerintah (Ditjalpem) BKKBN Pusat dengan suratlformulir permintaan alkon dan non alkon. 2. Ditjalpem mengkaji permintaan tersebut dengan PPM sesuai dengan kontrak kinerja masing-masing provinsi dan kondisi ketersediaan stock alkon dan non alkon di gudang BKKBN. 3. Ditjalpem membuat Nota Dinas Kepada BIKUB perihal permintaan dan pengeluaran alkon dan non alkon sebagai dasar pembuatan Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB). 4. Apabila tersedia, alkon dan non alkon yang diminta oleh Bikub ditindaklanjuti sesuai dengan permintaan tersebut dilengkapi dengan administrasi pengeluaran barang dan memberitahukan kepada Ditjalpem tembusan Perwakilan BKKBN Provinsi yang bersangkutan. Apabila tidak tersedia Bikub memberitahukan ketidaktersediaan alkon dan non alkon tersebut kepada Ditjalpem tembusan Perwakilan BKKBN Provinsi. b. Non Request 1. Alkon dan non akon berdasarkan Rencara Distribusi (rensi) dari kontrak pengadaan alkon dan non alkon Ditjalpem membuat Nota Dinas kepada

6 Kepala Bikub untuk mendistribusikan BKKBN Provinsi. alkon dan non alkon ke perwakilan 2. BIKUB cq Kepala Bagian Pengelolaan Sarana Program menandatangani SPMB dengan diketahui oleh Kepala Biro Keuangan dan Pengelolaan BMN sebagai dasar pengeluaran alkon dan non alkon. 3. Bendahara Barang atas dasar SPMB mengeluarkan/mengirimkan alkon dan non alkon provinsi/bagian/komponen yang mengajukan permintaan dengan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK). tersebut kepada disertai Tingkat Provinsi a. Request 1. Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi selaku Kuasa Pengguna Barang Wilayah melalui Sekretaris Perwakilan BKKBN menyetujui SPMB atas permintaan dari Kabid KB mengetahui Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pengelolaan BMN selaku Atasan Langsung Bendahara Barang. Dasar mengeluarkan SPMB adalah permintaan dari Kabupaten dan Kota atau perhitungan stock alkon. 2. SPMB dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Bidang KB selaku pengguna dan distujui oleh Sekretaris Badan untuk disampaikan kepada Bendahara Barang, asli SPMB disampaikan kepada Bendahara Barang dengan satu tembusan Bidang KB selaku pengguna barang dan satu tembusan disampaikan kepada Sekretaris Badan Cq. Kasubag Keuangan dan BMN. atas perintah mengeluarkan barang tersebut Bendahara Barang membuat dan menandatangani SBBK. 3. Setiap penyerahan/pengiriman alkon dan non alkon dari gudang Provinsi ke gudang SKPD-KB/(Dinas Pengendalian Penduduk dan KB Kabupaten dan Kota) harus disertai dengan Berita Acara Penyerahan dan Penerimaan alkon dan non alkon. 4. Bendahara barang harus memberikan tembusan SBBK kepada atasan langsungnya sebagai bukti bahwa alkon dan non alkon telah dikirim oleh ekspedisi pada tanggal, bulan, tahun sesuai yang tercantum pada SBBK kepada: Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pengelolaan BMN selaku Atasan Langsung Bendahara Barang, Sekretaris untuk cross check FNIKB, dan dilaporkan kepada Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi. 5. Sebagai bukti barang telah diterima di Kabupaten dan Kota tujuan pengiriman, maka pihak pengirim (ekspedisi) harus mengembalikan SBBK

7 yang telah ditandatangani dan distempel oleh Bendahara barang Kabupaten dan Kota yang bersangkutan kepada : Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pengeloaan BMN selaku Atasan langsung Bendaharawan Barang, Sekretaris untuk cross check FN/KB, dan dilaporkan kepada Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi. c. Non Request 1. Berdasarkan Rencara Distribusi (rensi) dari Bidang KB, selanjutnya Kabid KB membuat Nota Dinas kepada Sekretaris Perwakilan BKKBN Provinsi untuk mendistribusikan alkon dan non alkon yang telah disetujui tersebut. 2. Sekretaris cq Kasubag Keuangan dan Pengelolaan BMN menandatangani SPMB dengan diketahui oleh Kabid KB Perwakilan BKKBN Provinsi sebagai dasar pengeluaran alkon dan non alkon. 3. Bendahara Barang atas dasar SPMB tersebut mengeluarkan/mengirimkan alkon dan non alkon kepada kabupaten/kota yang mengajukan permintaan disertai dengan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK). Demikian disampaikan untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung-jawab. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal,1g Juni Tembusan:, Sekretaris Utama (sebagai laporan) 2. Para Pengelola Anggaran BKKBN 3. Arsip.