@Hak Cipta dilindungi oleh Undang-Undang Dilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

Transkripsi

1

2 PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PROGRAM INTERNASIONAL Tim Penyusun: Muhamad Agil Edy Hartulistiyoso Eko Hari Purnomo Nachrowi Ajen Mukarom Rahadian Pratama Hudri Uceu Nurmalia Soleh Hidayat Tata Letak Isi dan Desain Sampul: Ajen Mukarom Andri Alamsyah Diterbitkan oleh: Institut Pertanian Bogor Gedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Dramaga Bogor Telp/faks. (0251) Cetakan pertama, Desember Cipta dilindungi oleh Undang-Undang Dilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

3 KATA PENGANTAR Sejalan dengan visi Institut Pertanian Bogor (IPB) untuk menjadi perguruan tinggi bertaraf internasional, IPB terus meningkatkan jumlah dan mutu kerjasama internasional. Untuk menunjang hal tersebut, buku Prosedur Operasional Baku Program Internasional (POB-PI) disusun sebagai panduan bagi unit kerja di lingkungan IPB dalam merencanakan dan melaksanakan program internasional. Buku yang berisi 19 POB terkait mahasiswa asing, peneliti asing, dan dokumen kerjasama merupakan bagian dari program (KSPI) IPB untuk meningkatkan mutu pelayanan. Ucapan terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan buku POB-PI ini. Semoga buku ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh semua pihak yang memerlukannya. Bogor, Desember 2013 Tim Penyusun

4

5 DAFTAR ISI POB PI 001 Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri... 1 POB PI 002 Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri POB PI 003 Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Asing Reguler di IPB POB PI 004 Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB POB PI 005 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VITAS/KITAS POB PI 006 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB POB PI 007 Mendatangkan Mahasiswa Asing Dan Tenaga Ahli Asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 (Lima) Bulan ( 150 Hari) dengan VKSB POB PI 008 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB POB PI 009 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) bagi Tenaga Ahli Asing di IPB POB PI 010 Perpanjangan Izin Penelitian bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB POB PI 011 Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/ VISA Indeks 211) menjadi KITAS bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing POB PI 012 Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang POB PI 013 Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional... 59

6 POB PI 014 Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API) dan Pembebasan Bea Masuk dan Cukai...72 POB PI 015 Inisiasi dan Pembentukan Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda...89 POB PI 016 Pengajuan Izin Kerjasama Penyelenggaraan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI)...97 POB PI 017 Mahasiswa Inbound Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda POB PI 018 Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda POB PI 019 Pengajuan Permohonan Tinggal di Asrama Internasional bagi Mahasiswa Asing...113

7 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI KODE: POB-PI-01 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Memudahkan dosen untuk mendapatkan dokumen perjalanan ke luar negeri Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen perjalanan dinas. 2. Ruang lingkup Proses pengurusan dokumen perjalanan dinas staf IPB yang akan berangkat ke luar negeri meliputi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di DIKTI dan BPKLN, KEMDIKBUD 2.3. Pengurusan administrasi di SETNEG 2.4. Pengurusan administrasi di KEMLU 2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar Negara Tujuan 3. Definisi 3.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri yang dimaksud dalam hal ini adalah keberangkatan dosen ke luar negeri dalam rangka tugas belajar, kunjungan singkat, seminar dan lain sebagainya yang memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.3. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.4. BKTLN adalah Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara 3.5. SETNEG adalah Sekretariat Negara 3.6. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi 3.7. KEMLU adalah Kementerian Luar Negeri 4. Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri harus mendapatkan ijin dari unit tempat bekerja di IPB, DIKTI, BPKLN, SETNEG dan KEMLU Dosen yang akan ke luar negeri untuk kunjungan singkat dapat menggunakan paspor hijau atau paspor dinas (biru) namun disarankan proses ijin keberangkatan (SP SETNEG) dan exit permit dari KEMLU tetap diproses walaupun menggunakan paspor hijau (sangat dianjurkan menggunakan paspor dinas). Untuk kunjungan dalam jangka waktu lama (> 90 hari) harus menggunakan paspor dinas dan administrasi harus tercatat di Direktorat SDM IPB. 1

8 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri) AREA KODE: POB-PI-01 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Proses adminsitrasi keberangkatan dosen ke luar negeri memerlukan waktu 15 (lima belas) hari kerja terhitung sejak pengusulan surat dari Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan IPB ke DIKTI sampai diperolehnya exit permit dari KEMLU Proses pengajuan visa di Kedutaan Besar (KEDUBES) negara tujuan sangat beragam dari 3 sampai 15 hari kerja untuk negara selain USA. Pengajuan visa untuk USA memerlukan waktu antara 10 hari kerja sampai tak terhingga Pengajuan visa ke KEDUBES negara tujuan harus mengikuti ketentuan yang berlaku di masing-masing KEDUBES (lihat lampiran persyaratan visa) Dokumen yang digunakan dalam proses pengurusan dokumen perjalanan luar negeri bagi staf IPB antara lain: surat pengajuan, surat ijin/rekomendasi, formulir isian, surat pengantar dari WRAK, Surat persetujuan DIKTI, Surat pengantar dari KEMDIKBUD, dokumen/surat ijin dari SETNEG, paspor, exit permit, dan rekomendasi visa. 5. Referensi 5.1. Undang-Undang Nomor 9 tahun 1992 yang sudah diperbaharui dengan Undang-Undang Nomor 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian Peraturan Pemerintah Nomor 36 tahun 1994 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia 5.3. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional PP Nomor 36 tahun 1994 pasal 12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri Nomor 089 tahun 1995 tentang Paspor Dinas. 6. Lampiran 6.1. Diagram alir pengurusan dokumen perjalanan dinas luar negeri bagi staf IPB Contoh surat permohonan paspor dinas 6.3. Contoh daftar riwayat hidup 6.4. Contoh surat persetujuan keberangkatan ke luar negeri 6.5. Contoh surat pernyataan 6.6. Contoh surat perjanjian bagi staf yang akan berada di luar negeri lebih dari 3 bulan 2

9 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri) AREA KODE: POB-PI-01 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Prosedur 7.1. Staf IPB mengajukan usul keberangkatan kepada pimpinan di unit kerja 7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi 7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO 7.4. Dit. KSPI/ICO meneliti kelengkapan berkas staf yang akan berangkat 7.5. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar yang ditandatangani oleh WRAK untuk ditujukan ke DIKTI 7.6. WRAK atas nama Rektor menandatangani surat pengantar (untuk masa tugas lebih dari 3 bulan, tembusan ke Direktur SDM sebagai pemberitahuan) 7.7. Petugas Dit. KSPI mengirimkan dokumen ke DIKTI 7.8. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat persetujuan 7.9. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN membuat surat pengantar ke BKTLN SETNEG SETNEG mengeluarkan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) (1 berkas fotokopi kepada yang bersangkutan, 1 berkas fotokopi ke Direktur SDM untuk masa tugas >3 bulan, 2 berkas fotokopi untuk arsip ICO) KEMLU mengeluarkan paspor, exit permit dan rekomendasi visa Staf IPB mengajukan permohonan visa ke KEDUBES negara yang dituju KEDUBES negara tujuan memproses dan menerbitkan visa bagi staf IPB 3

10 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 001 LAMPIRAN Diagram Alir Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri STAF IPB IPB DIKTI/KEMDIKBUD SETNEG KEMLU KEDUBES Mulai 1 Usul keberangkatan dari staf/dosen Ijin & rekomen dasi Persetujuan dari Dikti Penyampaian berkas ke Dit.KSPI Surat ijin & rekomendasi Surat persetujuan Berkas keberangkatan Dit. KSPI menerima berkas keberangkatan Sekjen Kemdikbud mengeluarkan surat pengantar ke BTKLN SETNEG tidak lengkap Penelaahan di Dit. KSPI Surat pengantar Persetujuan lengkap Dit. KSPI membuat surat pengantar di ttd WRAK Surat persetujuan SETNEG KEMLU mengeluarkan paspor, exit permit dan rekomndasi Visa Paspor, exit permit, rekomendasi Petugas Dit.KSPI mengirimkan berkas ke Dikti 1 Paspor, exit permit, rekomendasi 2 Proses Visa di KEDUBES 2 4

11 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 001 LAMPIRAN Contoh Permohonan Paspor Dinas DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL INSTITUT PERTANIAN BOGOR Kampus IPB Dramaga, Bogor Telp. (0251) / ext. 214, Faksimile (0251) PERMOHONAN PASPOR DIPLOMATIK/DINAS Nama lengkap :... Pekerjaan/jabatan :... Tempat dan tanggal lahir :... Alamat rumah sekarang :... Alamat kantor/instansi :... Alamat keluarga di Indonesia :... TANDA - TANDA Rambut :... Kumis :... Alis :... Janggut :... Mata :... Tinggi :... Hidung :... Lain lain :... Surat keputusan dari :... Tanggal dan No. surat keputusan :... Negara yang dituju :... Keperluan :... Berangkat paling lambat :... Lamanya di luar negeri :... Visa transit yang diperlukan :... Keterangan lain lain :... Jakarta, Tanda tangan pemohon, NIP. PERHATIAN : Diisi dengan lengkap dan jelas (tidak ada singkatan nama) 5

12 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 001 LAMPIRAN Contoh Daftar Riwayat Hidup DAFTAR RIWAYAT HIDUP 1. Nama lengkap (pakai gelar) : Departemen/Direktorat Jenderal : Alamat kantor dan No. Telepon : Alamat rumah dan No. Telepon : Tempat dan tanggal lahir : a. Jabatan/golongan :... b. NIP : a. Kawin/belum kawin :... b. Tanggungan keluarga : Kemampuan bahasa : Riwayat pendidikan dan tahun : Negara yang dituju : Lapangan pelajaran yang diinginkan : Lamanya belajar di luar negeri : Untuk tugas ini belum/sudah pernah diminta bantuan juga dari negara donor :... badan asing :... Kapan : Sudah pernah ke luar negeri :... Negara :... Kapan :... Untuk apa : Surat keputusan No. dan tanggal :... Bogor, Mengetahui Rektor/Dekan, Dibuat dengan sebenarnya Calon yang bepergian, NIP. NIP. Mengetahui, Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Perencanaan dan KLN 6...

13 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 001 LAMPIRAN Contoh Surat Persetujuan Keberangkatan ke Luar Negeri Nomor : /I3.31/LN/20... Lampiran : 1 (satu) berkas Perihal : Keberangkatan dosen ke luar negeri Kepada Yth. Direktur Ketenagaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan Nasional Jl. Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta Kami beritahukan dengan hormat bahwa: Nama :...NIP :... dosen pada Fakultas :... Institut Pertanian Bogor, mendapat tugas ke luar negeri untuk, melaksanakan program :... dalam bidang :... berlangsung selama :... sejak tanggal :... di negara/universitas :... biaya/sponsor dari :... Oleh karena itu kepergiannya tersebut sangat penting untuk perkembangan pendidkan di Institut Pertanian Bogor, maka kamimohon bantuan Saudara agar dapat memberikan persetujuan bagi kepentingan termaksud di atas serta proses selanjutnya. Atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih. A.n. Rektor Wakil Rektor, Bidang Akademik dan Kemahasiswaan, Prof. Dr. Ir. Yonny Koesmaryono, MS NIP Tembusan : 1. Yth. Dirjen Dikti Jakarta 2. Yth. Karo. Perencanaan dan KLN, Depdiknas Jakarta 3. Kasubdit. KPT Dit. P2TK2PT Jakarta 4. Yth. Dekan Fakultas...IPB 5. Yth. Direktur Sumberdaya Manusia IPB 6. Arsip 7

14 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 001 LAMPIRAN Contoh Surat Pernyataan PERNYATAAN Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama :... NIP :... Jabatan :... Alamat :... Menyatakan bahwa selama di luar negeri dalam rangka : Biaya perjalanan pulang pergi dan biaya hidup di luar negeri di tanggung sendiri; 2. Biaya perawatan jika menderita sakit, kecelakaan dll, di tanggung sendiri; 3. Akan menyampaikan laporan ke Sekretariat Negara RI setelah kembali ke Indonesia Demikian agar yang berkepentingan maklum adanya. Jakarta,... Materai NIP. Mengetahui Departemen Pendidikan Nasional Kepala Biro Perencanaan dan KLN... 8

15 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 001 LAMPIRAN Contoh Surat Perjanjian SURAT PERJANJIAN Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Pangkat/Jabatan : Departemen/non dept : Dengan ini sungguh sungguh atau kehendak saya sendiri dan semata mata untuk mendapatkan tugas belajar di luar negeri, bahwa saya menerima syarat syarat dan perjanjian dan memenuhi kewajiban kewajiban dalam peraturan Presiden No. 12 tahun 1961 dan Surat Keputusan Menteri pertama tanggal 16 Mei 1961 Nomor : 24/MP/1961, dan berjanji pula bahwa saya akan menghindarkan segala perbuatan tercela baik sebagai pegawai /pelajar maupun sebagai anggota masyarakat (misalnya tidak memenuhi kewajiban untuk membayar hutang hutang) dan apabila dikemudian hari terjadi perbuatan tercela tersebut, maka saya bersedia mendapatkan sesuatu hukuman jabatan menurut peraturan peraturan pemerintah No. 30 tahun 1980 atau menurut peraturan peraturan yang berlaku bagi anggota angkatan bersenjata. Mengetahui : Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kepala Biro Kerjasama Luar Negeri, Jakarta, Materai 6000 (...) (...) NIP. NIP. 9

16 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI KODE: POB-PI-02 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 AREA NO. REVISI : Tujuan 1.1. Membantu pengurusan ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra di luar negeri 1.2. Melancarkan proses studi staf IPB 2. Ruang lingkup Proses pengajuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi dosen IPB mencakup : 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di SETNEG 3. Definisi 3.1. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.2. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan 3.3. SETNEG adalah Sekretariat Negara Republik Indonesia 3.4. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi 4. Ketentuan Umum Staf IPB yang mengajukan perpanjangan ijin/tugas belajar harus menyertakan: 4.1. Laporan kemajuan studi 4.2. Rencana studi lanjutan 4.3. Surat rekomendasi dari supervisor dan surat keterangan beasiswa dari sponsor Referensi 5.1. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 48 tahun 2005 Tentang Pengangkatan Tenaga Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

17 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI KODE: POB-PI-02 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 AREA NO. REVISI : Lampiran Diagram alir perpanjangan tugas belajar bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra luar negeri 7. Prosedur 7.1. Staf IPB mengajukan perpanjangan tugas belajar di luar negeri ke unit kerja 7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi bagi staf yang mengajukan perpanjangan ijin tugas belajar di luar negeri 7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO 7.4. Petugas Dit.KSPI meneliti berkas persyaratan dan menyiapkan draf surat permohonan yang untuk ditandatangani WRAK 7.5. WRAK atas nama Rektor membuat surat permohonan ke DIKTI 7.6. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat persetujuan 7.7. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN KEMBDIKBUD membuat surat pengantar ke SETNEG 7.8. SETNEG (atas nama pemerintah) mengeluarkan surat ijin perpanjangan Tugas Belajar di luar negeri 7.9. Surat ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri diterima oleh staf/dosen (tembusan kepada Dir. SDM IPB sebagai pemberitahuan). 11

18 Institut Pertanian Bogor POB PI 002 LAMPIRAN Diagram Alir Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB Yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri STAF IPB IPB DIKTI/KEMDIKBUD SETNEG mulai Pengajuan ijin tugas belajar ke unit kerja Berkas persyaratan Surat rekomendasi Rekomen -dasi dari unit kerja Penyampaian berksa ke Dit. KSPI cq. ICO Penelaahan berkas oleh Dit. KSPI dan pembuatan draf surat WRAK a.n Rektor membuat surat permohonan ke Dikti Surat permohonan Persetuju an Surat persetujuan dari Dikti Surat perpanjangan tugas belajar Surat Pengantar Sekjen Kemdikbud Keputusan tugas belajar 12

19 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB AREA KODE: POB-PI-03 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor. 2. Ruang lingkup 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di Biro PKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di Institut Pertanian Bogor Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan SEKJEN KEMDIKBUD adalah kependekan dari Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Ditjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi STTB adalah Surat Tanda Tamat Belajar 4. Ketentuan Umum 4.1. Calon Mahasiswa Asing Calon mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB dibedakan atas dua kelompok: Calon mahasiswa asing yang mendaftar masuk mulai tahun pertama program pendidikan yaitu yang baru lulus SLTA atau setara dengan lulusan program diploma di luar negeri dan akan mendaftar ke program Program Diploma, Sarjana atau Sekolah Pascasarjana (SPs) IPB. 13

20 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB AREA KODE: POB-PI-03 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Mahasiswa asing yang telah menjadi mahasiswa di salah satu perguruan tinggi di luar negeri dan akan pindah mengikuti pendidikan di IPB dengan tujuan (1) melanjutkan (mentransfer) pendidikan, (2) mengambil mata kuliah tertentu atau (3) melaksanakan tugas khusus/penelitian Persyaratan Warga negara asing dapat melanjutkan pendidikan di IPB dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut: Lulusan sederajat SLTA dan memiliki STTB dengan prestasi yang dipandang cukup. Khusus bagi mahasiswa transfer harus memiliki transkrip dari perguruan tinggi asal yang telah terakreditasi/terdaftar pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) RI Memperoleh izin belajar dari Kemdikbud RI yang dimohonkan melalui perwakilan RI di negaranya bagi yang tinggal di luar negeri, atau melalui perwakilan negaranya di Indonesia bagi yang tinggal di Indonesia Lolos seleksi dan atau ujian masuk 4.3. Proses penerimaan Calon mahasiswa atau mahasiswa asing dapat mendaftar ke IPB dengan membuat surat lamaran kepada Rektor IPB dengan melampirkan suatu rangkap berkas-berkas sebagai berikut: a. Fotokopi paspor yang masih berlaku minimal 1 (satu) tahun b. Daftar Riwayat Hidup c. Surat Ijin belajar dari KEMDIKBUD RI d. Fotokopi ijazah termasuk daftar prestasi yang sudah dilegalisasi pejabat yang berwenang, atau transkrip matakuliah yang telah diambil di PT asalnya, serta bagi mahasiswa transfer menyertakan pasfoto ukuran 4 x 6 cm sebanyak 3 lembar. e. Surat keterangan jaminan biaya hidup dan biaya pendidikan orangtua/instansi penjamin dana f. Surat pernyataan tidak akan bekerja selama menjadi mahasiswa di Indonesia g. Surat pernyataan tidak akan ikut campur dalam kegiatan politik di Indonesia dan akan mematuhi perundang-undangan yang berlaku di Indonesia. h. Surat keterangan berbadan sehat i. Memiliki visa

21 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB AREA KODE: POB-PI-03 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Berkas persyaratan yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran (berkas persyaratan) adalah: a. Surat permohonan menjadi mahasiswa di IPB ditujukan ke Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAK) untuk program diploma dan sarjana, sedangkan untuk program pascasarjana ditujukan kepada Dekan Sekolah Pascasarjana b. Daftar riwayat hidup (curriculum vitae) c. Fotocopy/salinan ijazah termasuk transkrip akademik yang dilegalisir d. Surat keterangan jaminan biaya pendidikan dan biaya hidup selama pendidikan 4.4. Status dan Rencana Studi Mahasiswa Asing Dengan mempertimbangkan kesulitan dalam menyesuaikan penggunaan Bahasa Indonesia selama mengikuti pendidikan di IPB, mahasiswa asing pertama kali akan diterima sebagai mahasiswa berstatus khusus. Selama berstatus khusus mahasiswa asing wajib mengikuti perlatihan Bahasa Indonesia baik di IPB maupun di luar IPB yang diakui oleh IPB Setelah dinyatakan lulus dari pelatihan Bahasa Indonesia yang diberi bobot setara 2 sks dan meraih IPK 2.00 dalam waktu maksimum 4 (empat) semester, status mahasiswa asing beralih dari status khusus ke status reguler dan apabila IPK kurang dari 2.00, maka mahasiswa tersebut dikeluarkan dari IPB Mahasiswa asing yang dapat mencapai nilai IPK minimum dalam waktu yang ditetapkan diberi kesempatan untuk menyelesaikan seluruh pendidikan tidak lebih dari 16 semester Mahasiswa asing yang mengambil Program Sarjana tidak wajib mengambil matakuliah PPKN, Bahasa Indonesia, Agama, serta Olahraga dan seni. Ketentuan matakuliah yang wajib diambil diatur dalam ketentuan khusus dan ditetapkan oleh Ketua Departemen atau Tim yang ditunjuk. Total jumlah sks minimum yang harus diambil oleh mahasiswa asing tanpa matakuliah pengecualian di atas adalah 144 sks. Bagi mahasiswa pindahan dengan mempertimbangkan matakuliah yang dapat ditransfer/diakreditasi dari PT asalnya. Jumlah maksimum kredit yang dapat ditransfer adalah 50 persen dari total kredit yang harus dipenuhi di IPB. 15

22 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB AREA KODE: POB-PI-03 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19 tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9tahun 2005) Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia 5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram alir penerimaan warga negara asing untuk menjadi mahasiswa reguler di IPB 7. Prosedur 7.1. Warga Negara Asing (WNA) mengajukan permohonan untuk menjadi mahasiswa IPB ditujukan ke WRAK untuk S0 dan S1, dan ke Dekan Sekolah Pascasarjana (SPs) untuk program Pascasarjana WNA menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/SPs/Rektor cq. WRAK 7.3. Tim yang ditetapkan oleh WRAK (PPMB & Dit. AP) atau Dekan SPs melakukan seleksi terhadap berkas aplikasi mahasiswa dan WRAK menerbitkan letter of acceptance bagi WNA yang diterima Rektor cq. WRAK atau Dekan SPs membuat permohonan ijin belajar ke Dikti 7.5. Dit. KSPI mengirimkan surat permohonan ijin belajar bagi calon mahasiswa asing beserta data pendukungnya ke Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen Dikti 7.6. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen DIKTI mengeluarkan surat rekomendasi ijin belajar ke BPKLN (tembusan Rektor IPB) 7.7. BPKLN mengadakan clearence dan mengeluarkan persetujuan ijin belajar 7.8. Petugas Dit. KSPI mengambil persetujuan ijin belajar ke BPKLN 7.9. Petugas Dit. KSPI mengajukan calling visa bagi calon mahasiswa asing tersebut ke Ditjen Imigrasi 16

23 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB AREA KODE: POB-PI-03 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Ditjen imigrasi mengeluarkan surat rekomendasi Vitas (calling visa) dan Dit. KSPI menyampaikan kepada calon mahasiswa asing Calon mahasiswa asing mengajukan Vitas ke Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asalnya Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing mengeluarkan Vitas Mahasiswa asing berangkat ke IPB, setiba di IPB yang bersangkutan melapor ke Dit. KSPI untuk diberikan pengarahan terkait perijinan Dit. KSPI memberikan pengarahan kepada mahasiswa asing (proses pembuatan Kitas di Kantor Imigrasi Bogor maksimal 7 hari setelah tiba di Indonesia) Petugas Dit. KSPI membantu mahasiswa asing melakukan konversi visa ke Kantor Imigrasi Bogor Kantor Imigrasi Bogor akan mengeluarkan Kitas untuk yang bersangkutan dan diberikan melalui petugas Dit.KSPI Petugas Dit. KSPI akan menyerahkan Kitas kepada mahasiswa asing dan menahan buku biru keimigrasian yang bersangkutan Mahasiswa asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri. 17

24 Institut Pertanian Bogor POB PI 003 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI Mulai Pengajuan berkas Penerimaan berkas Stop Seleksi berkas Letter of Acceptance Pengiriman letter of Acceptance Pengajuan ijin belajar ke Dikti Permohonan ijin belajar Surat Rekomendasi Surat penolakan Surat penolakan Clearan ce Surat persetujuan Surat persetujuan Pengajuan calling visa Dokumen persyaratan Memproses rekomendasi calling visa Surat rekomendasi Pengambilan surat rekomendasi Surat rekomendasi Pengajuan visa Penerbitan visa 1 18

25 Institut Pertanian Bogor POB PI 003 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI 1 visa 2 2 visa Berangkat ke Indonesia Melapor ke Dit. KSPI Memberikan pengarahan KITAS Membantu proses konversi KITAS Penerbitan KITAS KITAS Pengajuan SKLD Berkas persayaratan Dit. KSPI Membuat surat pengantar Surat Pengantar Membantu pengajuan SKLD Pembuatan SKLD SKLD SKLD 19

26 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB KODE: POB-PI-04 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di KEMRISTEK 2.3. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.4. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing Pengurusan konversi VKSB ke VISA penelitian melalui persetujuan Kanwil Imigrasi Jawa Barat dan Ditjen Imigrasi 2.6. Pengurusan visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara terdekat untuk peneliti yang sudah masuk Indonesia dengan visa on arrival. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas. 4. Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti di IPB harus mendapatkan izin penelitian dan VISA penelitian, yang akan di ubah menjadi KITAS setelah tiba di Indonesia sesuai lama tinggal di Indonesia. 20

27 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB KODE: POB-PI-04 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti harus melalui proses pengajuan izin penelitian ke Sekretariat Izin Peneliti Asing Kementerian RISTEK 2 (dua) bulan sebelum kedatangan Pengajuan VISA ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing peneliti tersebut dilakukan setelah mendapatkan izin penelitian dari RISTEK dan rekomendasi VISA dari Ditjen Imigrasi Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti yang sudah tiba di Indonesia sebelum izin penelitiannya diperoleh, dapat mengajukan izin penelitian dan dapat melakukan konversi VKSB ke VISA penelitian dengan merubahnya menjadi KITAS Jenis VISA yang dapat dikonversi menjadi VISA penelitian adalah hanya VKSB. Peneliti yang sudah masuk ke Indonesia dengan visa on arrival sebelum izin penelitian diajukan, maka yang bersangkutan harus keluar Indonesia terlebih dahulu untuk mendapatkan visa penelitian setelah izin penelitiannya disetujui dan memperoleh calling visa Persayaratan: Pengajuan Surat Izin Penelitian: Surat permohonan dan proposal penelitian rinci Persetujuan Vitas : Surat Izin Penelitian, Fotokopi Paspor, dan surat pengantar Pengajuan SKLD: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas, dan foto Izin Kesbang Kemdagri: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas, fotokopi SKJ dan SIP Pengajuan SKJ: surat permohonan, fotokopi paspor, foto dan Visa Pengajuan Simaksi: Surat SPP dari Kesbang Kemdagri, SKJ, SKLD, Kitas, SIP, Surat pernyataan dan proposal penelitian 5. Referensi: 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.3. Keputusan Presiden Republik Indonesia : 21

28 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB KODE: POB-PI-04 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen 5.5. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi : Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.8. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti ke IPB Prosedur 7.1. Unit kerja menyampaikan usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri 7.2. Unit kerja mengirimkan berkas ke Dit. KSPI/ICO untuk diproses lebih lanjut 7.3. Dit. KSPI/ICO mengkonfirmasi ke unit kerja dan counter part peneliti terkait di IPB 7.4. Dit. KSPI/ICO membuat surat permohonan izin penelitian ke KEMRISTEK 7.5. KEMRISTEK mengeluarkan surat izin penelitian 7.6. Ditjen Imigrasi mengeluarkan Vitas (calling visa) dan dikirim ke KBRI/KONJEN dan ke IPB 7.7. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke KBRI/KONJEN setempat KBRI/KONJEN setempat mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti 7.9. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses pembuatan KITAS di Kantor Imigrasi Bogor (tidak boleh lebih dari 7 hari sejak kedatangan)

29 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB KODE: POB-PI-04 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Kantor Imigrasi Bogor menerbitkan KITAS Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke kepolisian, mengajukan izin melakukan kegiatan di lapangan ke Kesbang Kemdagri, dan mengajukan Surat Keterangan Jalan (SKJ) Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan Izin Masuk Kawasan Konservasi 23

30 Institut Pertanian Bogor POB PI 004 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB PENGUSUL IPB KEMRISTEK DITJEN. IMIGRASI KBRI/KONJEN KANTOR IMIGRASI MABES POLRI KESBANG KEMDAGRI PHKA KEMHUT Mulai Pengajuan berkas Penerimaan berkas Konfirmasi ke unit kerja Membuat surat permohonan ijin penelitian Surat permohonan Clear -ance Surat persetujuan Persetu -juan Surat persetujuan 1 24

31 Institut Pertanian Bogor POB PI 004 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB PENGUSUL IPB KEMRISTEK DITJEN. IMIGRASI KBRI/KONJEN KANTOR IMIGRASI MABES POLRI KESBANG KEMDAGRI PHKA KEMHUT 1 Mhs/tenaga ahli asing memproses aplikasi Vitas ke KBRI/KONJEN Proses Penerbitan Visa Mhs/tenaga ahli asing memproses pembuatan Kitas di Kanim Bogor visa Proses Penerbitan Kitas Mhs/tenaga ahli asing melapor ke kepolisian kitas Proses Penerbitan SKJ SKJ SKJ Mhs/tenaga ahli asing mengajukan ijin melakukan kegiatan di lapangan IK Proses Penerbitan Ijin kegiatan IK Mhs/tenaga ahli asing mengajukan ijin memasuki kawasan konservasi Proses Penerbitan Simaksi SIMAKSI SIMAKSI 25

32 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VITAS/KITAS AREA KODE: POB-PI-05 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di beberapa instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI dan/atau LIPI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas SPP adalah kependekan dari Surat Pemberitahuan Praktek/Penelitian SIMAKSI adalah kependekan dari Surat Izin Memasuki Kawasan Konservasi Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau

33 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VITAS/KITAS AREA KODE: POB-PI-05 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : 00 Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-06) Bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk program magang (internship) >4 bulan disarankan untuk menggunakan fasilitas calling visa agar mendapatkan fasilitas VITAS/KITAS Fasilitas VITAS/KITAS harus mendapatkan izin dari Ditjen DIKTI dan persetujuan dari Ditjen Imigrasi. 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas Kitas/Vitas 7. Prosedur 7.1. Usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri 7.2. Mahasiswa/tenaga ahli asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO 7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa/tenaga ahli asing 7.4. Dit. KSPI melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait di IPB 7.5. Bila unit kerja menerima mahasiswa asing untuk magang/praktek kerja maka Dit. KSPI menyiapkan surat penerimaan (Letter of Acceptance) dan dikirimkan 27

34 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VITAS/KITAS AREA KODE: POB-PI-05 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : 00 kepada mahasiswa asing calon peserta magang dan atau ke institusi asal mahasiswa asing. Surat tersebut ditembuskan kepada Rektor, WRAK,WRRK, Dekan terkait, depertemen terkait, pembimbing dari departemen terkait Dit. KSPI selanjutnya membuat surat permohonan izin magang/praktek kerja bagi mahasiswa asing ke Dikti cc. BPKLN 7.7. Dit. Kelembagaan Dikti mengeluarkan rekomendasi dan BPKLN mengeluarkan surat izin magang/praktek kerja lapang bagi mahasiswa asing 7.8. Dit. KSPI mengajukan calling visa ke Ditjen Imigrasi 7.9. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat persetujuan Vitas Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke KBRI/Konjen setempat Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa/tenaga ahli asing mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing yang akan ke IPB Mahasiswa asing/tenaga ahli asing mengajukan permohonan pembuatan Kitas ke Kantor Imigrasi Bogor. Proses pengajuan permohonan dapat dibantu oleh petugas Dit. KSPI Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke Mabes Polri difasilitasi oleh petugas Dit. KSPI Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SPP ke KESBANG KEMDAGRI untuk praktek kerja/magang di luar kampus IPB (jika diperlukan) Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SIMAKSI ke Ditjen PHKA (untuk praktek kerja/magang di kawasan konservasi) 28

35 Institut Pertanian Bogor POB PI 005 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Magang atau Praktek Kerja dengan Fasilitas Vitas/Kitas PENGUSUL IPB DIKTI/BPKLN DITJEN. IMIGRASI KBRI/KONJEN KANTOR IMIGRASI MABES POLRI KESBANG KEMDAGRI PHKA KEMHUT Mulai Pengajuan berkas Penerimaan & pemeriksaan berkas Konfirmasi ke unit kerja Membuat surat permohonan ijin magang Surat permohonan Rekom endasi Surat ijin magang Surat ijin magang Pengajuan calling visa persetujuan calling visa 1 29

36 Institut Pertanian Bogor POB PI 005 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Magang atau Praktek Kerja dengan Fasilitas Vitas/Kitas PENGUSUL IPB KEMRISTEK DITJEN. IMIGRASI KBRI/KONJEN KANTOR IMIGRASI MABES POLRI KESBANG KEMDAGRI PHKA KEMHUT 1 Mhs/tenaga ahli asing memproses aplikasi Vitas ke KBRI/KONJEN Proses Penerbitan Visa Mhs/tenaga ahli asing memproses pembuatan Kitas di Kanim Bogor visa Proses Penerbitan Kitas Mhs/tenaga ahli asing melapor ke kepolisian kitas Proses Penerbitan SKJ SKJ SKJ Mhs asing mengajukan ijin praktek lapangan di luar IPB Proses Penerbitan Ijin kegiatan IK IK Mhs/tenaga ahli asing mengajukan ijin memasuki kawasan konservasi Proses Penerbitan Simaksi SIMAKSI SIMAKSI 30

37 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VKSB AREA KODE: POB-PI-06 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 2 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya Dit. KSPI adalah 3.5. ICO adalah International Collaboration Office 3.6. SIMAKSI adalah Surat Ijin Memasuki Kawasan Konservasi 4. Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atasnama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-07). 31

38 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS VKSB AREA KODE: POB-PI-06 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : 0 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dalam rangka credit earning, magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas VKSB Prosedur 7.1. Usul mendatangkan mahasiswa asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri 7.2. Mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO 7.3. Petugas Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa 7.4. Petugas Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing 7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI 7.6. Mahasiswa asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya 7.7. KEDUBES atau KONJEN RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB 7.8. Mahasiswa mengurus Surat Tanda Melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta) 7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)

39 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 006 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Credit Earning, Magang (Internship), atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB PENGUSUL IPB KEDUBES/KONJEN POLRI PHKA Mulai Usul mendatangkan mahasiswa Penyampaian berkas ke Dit.KSPI Invitation Letter Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter Dit.KSPI membuat surat permohonan VKSB Surat permohonan VKSB Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB VKSB VKSB Berangkat ke IPB Membuat STM di kepolisian setempat Proses pembuatan STM STM STM Mengajukan SIMAKSI Penerbitan SIMAKSI STM STM 33

40 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN ( 150 HARI) DENGAN VKSB AREA KODE: POB-PI-07 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing. 2. Ruang lingkup Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi 2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan VKSB atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <150 hari dan tidak melakukan kegiatan penelitian di luar kampus IPB atau di luar fasilitas milik IPB bisa dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit. KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing.

41 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN ( 150 HARI) DENGAN VKSB AREA KODE: POB-PI-07 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk waktu>150 hari harus menggunakan fasilitas VITAS / KITAS VKSB yang diperoleh dapat diperpanjang selama tinggal di Indonesia kurang dari atau sama dengan 150 hari, dengan catatan perpanjangan yang ketiga harus di proses untuk mendapatkan persetujuan dari Kanwil Imigrasi Bandung. 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan menteri pendidikan nasional republik indonesia nomor 25 tahun 2007 tentang persyaratan dan prosedur bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa pada perguruan tinggi dl indonesia 5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 bulan dengan VKSB 7. Prosedur 7.1. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri mengajukan usul kedatangan mahasiswa asing ke Dit. KSPI/ICO 7.2. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri atau mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO. Berkas dapat disampaikan melalui ico@ipb.ac.id 7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa 7.4. Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing 35

42 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN ( 150 HARI) DENGAN VKSB AREA KODE: POB-PI-07 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI 7.6. Mahasiswa /tenaga ahli asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya 7.7. Kedubes atau Konjen RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB 7.8. Mahasiswa mengurus Surat tanda melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta) 7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi) 36

43 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 007 LAMPIRAN Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing ke IPB Kurang Dari atau Sama Dengan 5 (Lima) Bulan ( 150 Hari) dengan VKSB PENGUSUL IPB KEDUBES/KONJEN POLRI PHKA Mulai Usul mendatangkan mahasiswa Penyampaian berkas ke Dit.KSPI Invitation Letter Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter Dit.KSPI membuat surat permohonan VKSB Surat permohonan VKSB Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB VKSB VKSB Berangkat ke IPB Membuat STM di kepolisian setempat Proses pembuatan STM STM STM Mengajukan SIMAKSI Penerbitan SIMAKSI STM STM 37

44 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB AREA KODE: POB-PI-08 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing di IPB Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing yang sedang melaksanakan studi di IPB. 2. Ruang lingkup Proses perpanjangan ITAS mahasiswa asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 3 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi Bogor 2.3. Pengurusan Perpanjangan ITAS di Kantor Imigrasi Bogor. 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas WRAK adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Informasi dan Ketentuan Umum 4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler pada dasarnya adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB) Pengusulan perpanjangan izin tinggal terbatas bagi mahasiswa asing reguler kepada Kanim Imigrasi Bogor difasilitasi oleh IPB Proses administrasi perpanjangan ITAS diperlukan waktu sekurang-kurangnya 5 hari kerja 4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli : Laporan kemajuan belajar bagi mahasiswa asing dari Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk pertimbangan pembuatan surat rekomendasi Rektor Surat rekomendasi dan persetujuan dari Rektor Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor Foto kopi dan paspor asli Foto kopi kartu KITAS/VITAS

45 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB AREA KODE: POB-PI-08 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Referensi Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.4. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ tentang Persyaratan Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram alir perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler di IPB 7. Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama atau mahasiswa asing mengajukan usulan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.2. Mahasiswa menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan ITAS 7.4. Rektor/WRAK membuat surat pernyataan status aktif mahasiswa untuk perpanjangan ITAS mahasiswa asing (Petugas Dit. KSPI membuatkan draf surat tersebut) 7.5. Mahasiswa dibantu petugas Dit. KSPI mengurus perpanjangan ITAS ke Kantor Imigrasi Bogor 7.6. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS mahasiswa asing 39

46 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 008 LAMPIRAN Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB PENGUSUL Mulai IPB KANTOR IMIGRASI Usul perpanjangan ITAS Persyaratan Pemerik -saan Membuat draf surat pernyataan status mahasiwa Surat pernyataan status mahasiswa Pengajuan ITAS Proses Penerbitan ITAS KITAS KITAS 40

47 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA KODE: POB-PI-09 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing di IPB Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi tenaga ahli asing yang sedang melaksanakan studi dan tugas di IPB. 2. Ruang lingkup Proses perpanjangan izin tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD 2.3. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi atau Kantor Imigrasi 2.4. Pengurusan administrasi di KEMENAKERTRAN 2.5. Pengurusan Perpanjangan VITAS/KITAS di Kantor Imigrasi Bogor. 3. Definisi 3.1. Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas TA-01 adalah rekomendasi untuk mendapatkan visa bagi tenaga ahli asing tenaga ahli asing 4. Ketentuan Umum 4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing pada dasarnya adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB) Pengusulan persetujuan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing kepada Ditjen DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD dan Ditjen Imigrasi dapat oleh IPB Proses Pengurusan TA-01 di Kemenakertrans 4.4. Proses administrasi perpanjangan VITAS/KITAS diperlukan waktu 1,5 bulan apabila pengajuan usul dari Rektor IPB dilakukan sebelum tgl. 5 pada bulan berjalan. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 5 diperlukan waktu 2 bulan untuk prosesnya Berkas persyaratan yang harus disiapkan mhs.asing/tenaga ahli : Kegiatan tenaga ahli asing dan rencana selanjutnya Surat rekomendasi dan persetujuan dari counterpart 41

48 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA KODE: POB-PI-09 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Referensi Surat Izin tugas dari KEMDIKBUD Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor Foto kopi dan passpor asli Foto kopi kartu KITAS/VITAS Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram alir perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing) mengajukan usul perpanjangan ITAS/Izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO 7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan ITAS 7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan perpanjangan penugasan tenaga ahli asing ke Dikti 7.5. Dikti akan mengirimkan surat rekomendasi perpanjangan Izin penugasan tenaga ahli asing ke BPKLN, Kemdikbud 7.6. BPKLN, Kemdikbud mengeluarkan Izin perpanjangan tugas tenaga ahli asing

49 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA KODE: POB-PI-09 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Dit. KSPI membuat surat pengantar permohonan perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Tenaga Ahli Asing ke Kanim Bogor 7.8. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing yang diusulkan oleh IPB 43

50 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 009 LAMPIRAN Perpanjangan ITAS Bagi Tenaga Ahli Asing PENGUSUL IPB DIKTI KANTOR IMIGRASI Mulai Usul perpanjangan ITAS/Tugas TAA Persyaratan Pemerik -saan Membuat draf surat permohonan perpanjangan penugasan Surat permohonan Dikti membuat surat rekomendasi ke BPKLN Surat rekomendasi BPKLN mengeluarkan ijin perpanjangan tugas Surat ijin Surat ijin Pengajuan ITAS Proses Penerbitan ITAS KITAS KITAS 44

51 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA KODE: POB-PI-10 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan 1.1. Membantu pengurusan perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang sedang melaksanakan penelitian di IPB. 2. Ruang lingkup Proses perpanjangan izin penelitian mahasiswa dan tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi: 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurus administrasi di DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di Kementerian Negara Riset dan Teknologi (KEMRISTEK/RISTEK) untuk izin penelitian 2.4. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi ataukantor Imigrasi 2.5. Pengurusan Perpanjangan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa/tenaga ahli asing 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia VKSB adalah kependekan dari Visa Kunjungan Sosial Budaya VITAS/KITAS adalah kependekan dari Visa/Kartu Izin Tinggal Terbatas RISTEK adalah Kementerian Riset dan Teknologi 3.7. SKJ adalah Surat Keterangan Jalan 3.8. SKLD adalah Surat Keterangan Lapor Diri 4. Ketentuan Umum 4.1. Proses administrasi perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu (10 hari kerja) apabila pengajuan usul perpanjangan izin penelitian dilakukan sebelum tanggal 1 pada bulan berikutnya. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 1, maka diperlukan waktu 1 bulan untuk prosesnya. 45

52 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA KODE: POB-PI-10 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Permohonan perpanjangan izin penelitian ke RISTEK harus disampaikan paling lambat 30 hari kalender sebelum berakhirnya jangka waktu izin penelitian yang telah diberikan sebelumnya Proses administrasi perpanjangan ITAS atas perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu dan proses perpanjangan harus melalui persetujuan Kanwil Imigrasi Jawa Barat Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli : Laporan kemajuan penelitianbagi mahasiswa asingatau tenaga ahli asing dan rencana selanjutnya Surat rekomendasi dan persetujuan dari mitra kerja Surat permohonan perpanjangan izin penelitian Foto kopi paspor Foto kopi KITAS/VITAS Pas Foto 4x6 cm, 2 lembar Referensi 5.1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia : Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu 5.3. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi : Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003

53 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB AREA KODE: POB-PI-10 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Lampiran Diagram alir perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tugas tenaga ahli asing di IPB 7. Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing) mengajukan usul perpanjangan ITAS/izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO 7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan 7.4. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar ke KEMRISTEK dan ditandatangani oleh WRAK atas nama Rektor dan dikirimkan ke Kemristek KEMRISTEK mengeluarkan persetujuan 7.6. Ristek membuat surat pengantar yang ditujukan ke Kanim Bogor untuk perpanjangan Kitas, Mabes Polri untuk SKJ/SKLD, Kemdagri untuk SPP 7.7. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses surat ke ke Kanim Bogor untuk Perpanjangan Kitas 7.8. Kanim Bogor mengeluarkan surat rekomendasi ke Kanwil Jawa Barat 7.9. Kanwil Jawa Barat (di Bandung) mengeluarkan persetujuan ke Kanim Bogor untuk perpanjangan izin tinggal ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SKJ dan SKLD bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SPP ke Kemdagri Kemdagri menerbitkan SPP bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing 47

54 Institut Pertanian Bogor POB PI 010 LAMPIRAN Diagram Alir Perpanjangan Ijin Penelitian Bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB PENGUSUL IPB KEMRISTEK KANIM BOGOR KANWIL JABAR MABES POLRI KEMDAGRI Mulai Pengajuan berkas Penerimaan berkas Pemeriksaan berkas 1 Kanim mengeluarkan rekomendasi Surat rekomendasi Persetujuan Dit. KSPI membuat surat pengantar Penerbitan KITAS Surat persetujuan Surat pengantar Kermristek membuat persetujuan KITAS 2 Persetujuan Surat persetujuan 2 Surat pengantar KITAS Memproses SKJ dan SKLD Dit.KSPI/ MA memproses surat perrpanjangan KITAS 1 Penerbitan SKJ &SKLD SKJ/ SKLD SKJ/ SKLD Memproses SPP Penerbitan SPP SPP SPP 48

55 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA DAN TENAGA AHLI ASING AREA KODE: POB-PI-11 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor. 2. Ruang lingkup 2.1. Pengurusan administrasi di IPB 2.2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD 2.4. Pengurusan administrasi di Dirjen Imigrasi 2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa. 3. Definisi: 3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di Institut Pertanian Bogor Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri Sekjen KEMDIKBUD merupakan kependekan dari Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Dirjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi. 4. Ketentuan Umum: Tidak ada 5. Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19 tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9 tahun 2005). 49

56 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA DAN TENAGA AHLI ASING AREA KODE: POB-PI-11 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia 5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA- IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/ Lampiran Diagram alir proses konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi KITAS bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing 7. Prosedur: 7.1. WNA dengan VKSB yang berada di lingkungan IPB melapor ke unit pengampu di IPB 7.2. Unit pengampu di IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas 7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan ijin belajar ke Dikti (diagram alir surat ijin belajar dapat dilihat pada POB 03)/Ijin penelitian ke Kemristek (diagram alir surat ijin penelitian dapat dilihat pada POB 04) 7.5. Dikti/BPKLN melakukan clearance bagi mahasiswa asing yang akan studi di IPB dan clearance di Kemristek bagi tenaga ahli/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area IPB Dikti/BPKLN menerbitkan Surat Ijin Belajar (SIB) bagi mahasiswa asing yang studi di IPB, Kemristek menerbitkan Surat Ijin Penelitian (SIP) bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area kampus IPB Mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing dibantu oleh petugas Dit. KSPI (bila diperlukan) menyampaikan berkas persyaratan konversi Visa ke Kantor Imigrasi Bogor untuk mendapatkan rekomendasi dari Kantor Wilayah Imigrasi Jawa Barat di Bandung Kanwil Imigrasi Jawa Barat membuat surat rekomendasi konversi VKSB ke Dirjen Imigrasi di Jakarta 7.9. Dirjen Imigrasi mengeluarkan surat persetujuan konversi VKSB ke Kantor Imigrasi Bogor Kantor Imigrasi Bogor mengkoversi VKSB ke KITAS 50

57 INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku JUDUL PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA DAN TENAGA AHLI ASING AREA KODE: POB-PI-11 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Mahasisa asing/tenaga ahli asing/ peneliti asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Jalan (SKJ) dan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri Mabes Polri menerbitkan SKJ dan SKLD 51

58 Institut Pertanian Bogor POB PI 011 LAMPIRAN Diagram Alir Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi Kitas Bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing PENGUSUL IPB DIKTI/BPKLN/ KANIM BOGOR KANWIL JABAR DIRJEN IMIGRASI MABES POLRI KEMRISTEK Mulai Pengajuan berkas Penerimaan berkas Pemeriksaan berkas 1 Kanim mengeluarkan rekomendasi Surat rekomendasi Persetujuan Dit. KSPI membuat surat permohonan Surat rekomendasi Surat permohonan Persetujuan stop Surat pemberitahuan Clearance Proses Konversi Surat persetujuan Penerbitan SIB/SIP KITAS 2 SIB/SIP 2 KITAS Memproses SKJ dan SKLD Dit.KSPI/ MA menyampaikan berkas persyaratan ke Kanim Bogor 1 Penerbitan SKJ &SKLD SKJ/ SKLD SKJ/ SKLD 52

59 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG KODE: POB-PI-12 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan Membantu mahasiswa asing IPB dalam pengurusan penerbitan ulang Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) yang hilang. 2. Ruang lingkup Proses penerbitan ulang KITAS mahasiswa asing IPB meliputi: 2.1. Pengurusan administrasi di ICO IPB Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi 3. Definisi 3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB Wasdakim adalah Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian yang bertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang asing KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas 4. Ketentuan Umum Mahasiswa asing yang kehilangan KITAS, harus segera mengurus penerbitan ulang KITAS dengan terlebih dahulu melaporkan kehilangan KITAS kepada petugas Dit. KSPI/ ICO. Pengurusan penerbitan ulang KITAS dilaksanakan oleh mahasiswa asing dibantu Petugas Dit. KSPI IPB di kantor Imigrasi dan Kepolisian Republik Indonesia. Berkas persyaratan yang harus disiapkan untuk penerbitan ulang KITAS: Surat Izin Belajar Salinan KITAS Paspor dan Salinannya Buku Biru dan Salinannya Surat Kehilangan dari Kepolisian RI Surat Permohonan Penerbitan Ulang KITAS yang ditujukan kepada Kepala Imigrasi RI Surat Kuasa Pengurusan KITAS Salinan KTP Penjamin Salinan KTP yang dikuasakan Pengisian Formulir Perdim 24,26 dan 27 53

60 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG KODE: POB-PI-12 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Referensi 5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301); 5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ tentang Persyaratan Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 31 tahun 2013 tentang peraturan pelaksanaan UU No.6 Tahun 2011 tentang keimigrasian. 6. Lampiran 6.1. Diagram alir penerbitan ulang KITAS yang hilang 6.2. Format Formulir Keimigrasian.(Perdim 24, 26, 27) Prosedur 7.1. Mahasiswa asing melaporkan kehilangan KITAS ke Dit. KSPI IPB dengan melampirkan Surat Ijin Belajar, Salinan Paspor, KITAS, dan salinan Buku Biru Petugas Dit. KSPI IPB membuat surat permohonan penerbitan ulang KITAS, Surat Kuasa dan mengisi formulir Perdim 24, 26 dan 27 (lampiran 1,2 dan 3) 7.3. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing mengurus Surat Keterangan Kehilangan dari Kepolisian RI Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengajukan penerbitan KITAS pengganti ke Kantor Imigrasi 7.5. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk membuat Berita Acara Pemeriksaan (BAP) di kantor Imigrasi seksi Wasdakim Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing ke Kanwil Imigrasi Jawa Barat untuk melaporkan kehilangan kitas dengan membawa rekomendasi dari Kanim Bogor dan salinan dokumen persyaratan 7.7. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengambil surat persetujuan dari kanwil 7.8. Mahasiswa Asing didampingi petugas Dit. KSPI menyerahkan surat persetujuan dari Kanwil ke kantor Imigrasi untuk proses pembuatan duplikat KITASi Mahasiswa asing mengambil duplikat KITAS di loket pengambilan Kantor Imigrasi Mahasiswa asing menyerahkan copy duplikat KITAS ke petugas pendamping dari Dit. KSPI

61 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 012 LAMPIRAN Diagram Alir Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang MAHASISWA DIT.KSPI KEPOLISIAN IMIGRASI KANWIL Mulai Pelaporan kehilangan dan penyerahan dokumen persyaratan 6 Duplikat KITAS Berkas Persyaratan pengurusan kehilanga KITAS Membuat surat & Mendampingin mhs mengurus srt. Ket. Kehilangan dr Kepolisian Surat Keterangan Kehilangan Mendampingi mhs mengurus BAP kehilangan KITAS Proses penerbitan surat keterangan kehilangan. Surat Keterangan Kehilangan 1 1 Surat Keterangan Kehilangan Proses penerbitan BAP kehilangan KITAS Surat BAP Kehilangan KITAS 2 3 Surat BAP Kehilangan KITAS Proses penerbitan Ijin penerbitan duplikat KITAS Selesai Surat BAP Kehilangan KITAS Mendampingi mhs mengurus ijin penerbitan Duplikat KITAS Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS 4 Surat Izin Penerbitan Duplikat KITAS 4 Proses penerbitan duplikat KITAS Mendampingi mhs mengurus penerbitan Duplikat KITAS 5 Duplikat KITAS 6 55

62 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 012 LAMPIRAN Format Formulir Keimigrasian a. Formulir Izin Tinggal Terbatas dan Tetap (Perdim 24) 56

63 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 0012 LAMPIRAN b. Formulir Pendaftaran Orang Asing (Perdim 26) 57

64 INSITUT PERTANIAN BOGOR POB PI 0012 LAMPIRAN c. Formulir Perubahan Data Orang Asing (Perdim 27) 58

65 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL KODE: POB-PI-13 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Tujuan Memberikan panduan proses penyusunan dokumen kerjasama seperti MoU dan MoA dengan mitra kerjasama internasional 2. Ruang lingkup: Ruang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan penyusunan naskah kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri. 3. Definisi 3.1. Kerjasama Internasional adalah kerjasama yang dijalin antara IPB dengan pihak mitra kerjasama luar negeri baik berupa lembaga pendidikan tinggi, perusahaan swasta, pusat penelitian, atau institusi lain yang relevan Memorandum of Understanding adalah perjanjian pendahuluan,yang nantinya akan dijabarkan dan diuraikan dengan perjanjian lainnya yang memuat aturan dan persyaratan secara lebih detail Memorandum of Agreement (MoA) adalah bentuk tertulis dari para pihak untuk sepakat (bukan hanya sepaham) untuk melakukan ataupun tidak melakukan sesuatu. 4. Ketentuan Umum Tidak ada 5. Dasar Hukum 5.1. Undang-undang no. 37 Tahun 1999 tentang hubungan luar negeri 5.2. Undang-undang no. 24 tahun 2000 tentang perjanjian internasional 5.3. Permendiknas No 26 Tahun 2007 tentang Kerja sama perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tingg atau Lembaga Pendidikan lai di Luar Negeri 5.4. PP No 41 Tahun 2006 tentang Perizinan melakukan kegiatan penelitian dan Pengembangan asing, badan usaha asing dan orang asing 5.5. Prosedur Operasi Baku Institut Pertanian Bogor 6. Lampiran 6.1. Diagram Alir penandatanganan naskah kerjasama internasional 6.2. Contoh naskah kerjasama internasional (MoU dan MoA) 59

66 JUDUL AREA INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL KODE: POB-PI-13 TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013 NO. REVISI : Prosedur 7.1. Unit kerja atau mitra kerjasama internasional menyampaikan usulan penandatanganan naskah kerjasama internasional kepada Direktorat Kerjasama dan Program Internasional Direktur Kerjasama dan Program Internasional menetapkan tim pengkaji naskah kerjasama internasional Tim pengkaji naskah kerjasama internasional membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional Tim pengkaji menyerahkan naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah ke memproses penandatanganan naskah kerjasama internasional. 7.6 mengarsipkan dan mengirimkan naskah kerjasama internasional kepada pihak terkait. 60

67 Institut Pertanian Bogor POB PI 013 LAMPIRAN Diagram Alir Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional PENGUSUL DIT. KSPI TIM PENGKAJI Mulai Penyampaian pemberitahuan dan atau usulan ke Direktorat Kerjasama dan Program Menerima usulan penyusunan dan penandatanganan dok. legal Dir. KSPI menetapkan tim pengkaji Tim Pengkaji membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional Tim Pengkaji Menyerahkan naskah kerjasama internasional yang sudah di telaah Dit. KSPI menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah tim pengkaji Dit. KSPI memproses penandatangan naskah kerjasama Internasional Pengusul/pihak terkait menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditandatangani Dit. KSPI cq. ICO mengirimkan naskah kerjasama internasional kepada pihak terkait dan mengarsipkan(photo copy dan arsip digital) 61

68 Institut Pertanian Bogor POB PI 013 LAMPIRAN Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoU) GENERAL MEMORANDUM FOR ACADEMIC COOPERATION AND EXCHANGE BETWEEN KYOTO UNIVERSITY AND BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY The President of Kyoto University and the Rector of Bogor Agricultural University hereby conclude an agreement for academic cooperation and exchange between the two universities (referred to hereafter as the two parties ). 1. The two parties will promote in particular the following activities: [1] Exchange of scientific materials, publications, and information [2] Exchange of faculty members [3] Exchange of students [4] Joint research and meetings for research [5] Development and promotion of other academic cooperation as mutually agreed 2. The development and implementation of each program based upon this agreement shall be negotiated and agreed upon by both parties under a separate agreement prior to the initiation of the particular program. All programs and activities under this agreement will be operated in accordance with the laws and regulations of the respective countries. 3. All financial arrangements to pursue any of the above activities are to be negotiated for each specific case. 4. The details of and arrangements for any publication of research results produced through collaboration under this agreement must be decided and agreed upon in advance in writing by the two parties. 5. The two parties agree that, in the event of research collaboration leading to patent rights, copyrights, or other intellectual property rights, a further agreement must be negotiated in each case in accordance with the policies of the two parties on intellectual property. 6. Amendment of this general memorandum is to be effected upon deliberation by the two parties This general memorandum shall be effective upon signature by the two parties and shall remain in force for a period of five years. Thereafter it may be reviewed and extended upon agreement by the two parties.

69 Institut Pertanian Bogor POB PI 0013 LAMPIRAN 8. Termination of this general memorandum may be effected upon deliberation by the two parties. Either party has the right to terminate the memorandum without liability by giving six months notice in writing of such intent. 9. The general memorandum is written in English. Date Date [Signed] [Signed] Hiroshi Matsumoto Herry Suhardiyanto President Rector Kyoto University Bogor Agricultural University 63

70 Institut Pertanian Bogor POB PI 0013 LAMPIRAN Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoA) MEMORANDUM OF AGREEMENT between THE CONSORTIUM OF BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY, UNIVERSITY OF JAMBI AND TADULAKO UNIVERSITY and UNIVERSITY OF GOETTINGEN Concerning Collaborative Research Centre 990: Ecological and Socioeconomic Functions of Tropical Lowland Rainforest Transformation Systems in Sumatra, Indonesia Bogor Agricultural University (IPB) as the coordinator of the consortium of three Indonesian universities: Bogor Agricultural University, University of Jambi(UNJA) and Tadulako University (UNTAD) hereinafter referred to as The Consortium and University of Goettingen (UGOE), together hereinafter referred to as the Parties; Desiring to strengthen scientific research cooperation based on the principle of mutual benefit and to develop research projects under the cooperation of The Consortium and UGOE. Bearing in mind The Agreement between the Government of the Republic of Indonesia and the Government of the Federal Republic of Germany regarding Technical Cooperation dated 9 April 1984, the Agreement on Scientific Cooperation between the Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) and the Directorate General for Higher Education of the Department for National Education of Indonesia (DGHE) and the Joint Guidelines for the Implementation of the Agreement, signed on November 21, 2000 in Bonn, and Jakarta Declaration signed on July 12, 2012 in Jakarta, Referring to the Convention on Biological Diversity that has been signed and ratified by The Government of Indonesia in August 23, 1994and by The Government of Germany in December 21, 1993, as well as the Nagoya Protocol signed by The Government of Indonesia in May 2011 and The Government of Germany in June Pursuant to the prevailing laws and regulations in Indonesia and in Germany, as well as the procedures and policies of both Governments concerning international scientific and technological cooperation; 64