BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM PENGADAAN BARANG DAN JASA

Transkripsi

1 MATERI PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI BIDANG MANAJEMEN AIR MINUM PENGADAAN BARANG DAN JASA PAM.MM BUKU INFORMASI DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI 2009

2 DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI 1 BAB I KATA PENGANTAR Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan berbasis kompetensi Kompeten di tempat kerja Penjelasan materi pelatihan Desain materi pelatihan Isi modul Pelaksanaan materi pelatihan Pengakuan kompetensi terkini (RCC) Pengertian-pengertian 6 BAB II STANDAR KOMPETENSI Peta paket pelatihan Pengertian unit standar Unit standar kompetensi Daftar unit kompetensi Durasi pelatihan Kesempatan mencapai kompetensi Unit kompetensi yang dipelajari Judul unit Kode unit Deskripsi unit Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja Batasan variabel Panduan penilaian Kompetensi kunci 13 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN Strategi pelatihan Metode pelatihan 14 Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 1 dari 60

3 BAB IV PENGADAAN BARANG DAN JASA Perencanaan kebutuhan barang dan jasa Definisi Pedoman pengadaan barang dan jasa Tugas pokok pengguna barang dan jasa Persyaratan penyedia barang dan jasa Identifikasi kebutuhan barang dan jasa Penyusunan usulan pengadaan barang dan jasa Rekapitulasi data usulan Penyusunan harga perkiraan sendiri Pembentukan tim pengadaan barang dan jasa Penyusunan dokumen pengadaan barang dan jasa Dokumen pengadaan barang/jasa pemborongan Dokumen pengadaan jasa konsultansi Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa Metoda pengadaan barang dan jasa Cara pelaksanaan pengadaan barang dan jasa Metoda pemilihan penyedia barang dan jasa Prakualifikasi dan pascakualifikasi Metoda penyampaian dokumen penawaran Pengumuman pada peserta Prosedur proses lelang dan penetapan pemenang Kontrak pengadaan barang dan jasa Realisasi pengadaan barang dan jasa Laporan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa 58 BAB V SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN UNTUK PENCAPAIAN KOMPETENSI Sumber daya manusia Sumber-sumber perpustakaan 60 Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 2 dari 60

4 BAB I KATA PENGANTAR 1.1. Konsep dasar pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan berbasis kompetensi Pelatihan merupakan kumpulan dari unsur-unsur yang dinamis, yang saling berhubungan/berkaitan dalam proses pencapaian tujuan pelatihan. Perumusan tujuan pelatihan berbasis kompetensi merupakan penjabaran dari rangkaian kegiatan yang disyaratkan dalam standar kompetensi untuk menjawab tuntutan dari setiap kriteria unjuk kerja dalam pencapaian kompetensi kerja. Pelatihan kerja diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja, meliputi pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang berkaitan dengan tugas yang dimiliki peserta. Sehingga setelah pelatihan selesai peserta memperoleh peningkatan kompetensi yang dibutuhkan dan mampu mengisi jabatan/profil pekerjaan yang dibutuhkan Kompeten di tempat kerja Kompetensi adalah menyatunya ketiga aspek pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerja atau KSA (knowledge, skill, attitude) yang diterapkan untuk mewujudkan standar kinerja yang disyaratkan di tempat kerja. Kompetensi adalah potensi seseorang yang ditampilkan setelah dilatih melalui pelatihan. Adapun ukuran standar kompetensi tersebut dapat diukur dan dijelaskan oleh Kriteria Unjuk Kerja. Kompeten di tempat kerja adalah seseorang yang telah dapat memenuhi persyaratan jabatan/pekerjaan yang ditetapkan oleh pasar/tempat kerja. Tuntutan kualitas tersebut didasarkan pada perangkat bakuan kompetensi (kriteria unjuk kerja) Penjelasan materi pelatihan Desain materi pelatihan Materi pelatihan merupakan bagian dari suatu program pelatihan kerja berbasis kompetensi yang menguraikan dan menjelaskan secara rinci rangkaian pencapaian kompetensi kerja. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 3 dari 60

5 Pada materi pelatihan, aspek-aspek kompetensi dalam indikator unjuk kerja diuraikan ke dalam bentuk modul pelatihan, agar dapat dipahami, dimengerti dan dikuasai oleh peserta pelatihan. Modul ini didisain untuk dapat digunakan pada pelatihan konvensional/klasikal dan pelatihan individual/mandiri. Yang dimaksud dengan pelatihan klasikal adalah pelatihan yang dilakukan dengan melibatkan bantuan seorang pelatih atau pembimbing, dengan menggunakan proses belajar mengajar sebagaimana biasanya. Sedangkan yang dimaksud dengan pelatihan mandiri adalah pelatihan yang dilaksanakan secara mandiri oleh peserta, dengan menambah unsur-unsur atau sumber-sumber yang diperlukan dengan bantuan pelatih. Selanjutnya dapat dipraktekkan penyelesaian suatu tugas tertentu melalui tahapantahapan latihan yang sistematis Isi modul Modul merupakan uraian terkecil bahan ajar yang dikemas secara utuh dan sistematis untuk membantu peserta pelatihan menguasai tujuan pelatihan. Modul akan memandu pelatih/fasilitator menyampaikan bahan belajar dalam proses pelatihan yang sesuai secara terinci. Modul ini terdiri dari 3 bagian, yaitu: a. Buku informasi Buku Informasi adalah sumber pelatihan, baik untuk pelatih maupun untuk peserta pelatihan. b. Buku kerja Buku kerja ini digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencatat setiap pertanyaan dan kegiatan praktik baik dalam pelatihan klasikal maupun pelatihan individual/mandiri. Buku kerja diberikan kepada peserta pelatihan dan berisi : Kegiatan-kegiatan yang membantu peserta pelatihan untuk mempelajari dan memahami informasi. Kegiatan pemeriksaan yang digunakan untuk memonitor pencapaian kemampuan peserta pelatihan. Kegiatan penilaian untuk menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melaksanakan praktik kerja. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 4 dari 60

6 c. Buku penilaian Buku penilaian ini digunakan oleh pelatih untuk menilai jawaban dan tanggapan peserta pelatihan pada buku kerja. Buku penilaian berisi : Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh peserta pelatihan sebagai pernyataan kemampuan. Metode-metode yang disarankan dalam proses penilaian kemampuan peserta pelatihan. Sumber-sumber yang dapat digunakan oleh peserta pelatihan untuk mencapai kemampuan. Semua jawaban/tanggapan pada setiap pertanyaan yang diisikan pada buku kerja. Petunjuk bagi pelatih untuk menilai setiap kegiatan praktik. Catatan pencapaian kemampuan peserta pelatihan Pelaksanaan materi pelatihan Pada pelatihan klasikal, pelatihan akan: Menyediakan buku informasi yang dapat digunakan peserta pelatihan sebagai sumber pelatihan. Menyediakan salinan buku kerja kepada setiap peserta pelatihan. Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama dalam penyelenggaraan pelatihan. Memastikan setiap peserta pelatihan memberikan jawaban tanggapan dan menuliskan hasil tugas praktiknya pada buku kerja. Pada pelatihan individual / mandiri, peserta pelatihan akan : Menggunakan buku informasi sebagai sumber utama pelatihan. Menyelesaikan setiap kegiatan yang terdapat pada buku kerja. Memberikan jawaban pada buku kerja. Mengisikan hasil tugas praktik pada buku kerja. Memiliki tanggapan-tanggapan dan hasil penilaian oleh pelatihan Pengakuan kompetensi terkini (RCC) Jika anda telah memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk elemen unit kompetensi tertentu, anda dapat mengajukan pengakuan kompetensi terkini (RCC, recognition of current competency). Berarti anda tidak akan dipersyaratkan untuk belajar kembali. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 5 dari 60

7 Anda mungkin sudah memiliki pengetahuan dan keterampilan, karena anda telah: a. Bekerja dalam suatu pekerjaan yang memerlukan suatu pengetahuan dan keterampilan yang sama, atau b. Berpartisipasi dalam pelatihan yang mempelajari kompetensi yang sama, atau c. Mempunyai pengalaman lainnya yang mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang sama Pengertian-pengertian Profesi Profesi adalah suatu bidang pekerjaan yang menuntut sikap, pengetahuan serta keterampilan/keahlian kerja tertentu yang diperoleh dari proses pendidikan, pelatihan serta pengalaman kerja, atau penguasaan sekumpulan kompetensi tertentu yang dituntut oleh suatu pekerjaan/jabatan. Standarisasi Standarisasi adalah proses merumuskan, menetapkan serta menerapkan suatu standar tertentu. Penilaian / uji kompetensi Penilaian atau uji kompetensi adalah proses pengumpulan bukti melalui perencanaan pelaksanaan dan peninjauan ulang (review) penilaian serta keputusan mengenai apakah kompetensi sudah tercapai dengan membandingkan bukti-bukti yang dikumpulkan terhadap standar yang dipersyaratkan (kriteria unjuk kerja). Pelatihan Pelatihan adalah proses pembelajaran yang dilaksanakan untuk mencapai suatu kompetensi tertentu dimana materi, metode dan fasilitas pelatihan serta lingkungan belajar yang ada terfokus kepada pencapaian unjuk kerja pada kompetensi yang dipelajari. Kompetensi Kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk menunjukkan aspek sikap, pengetahuan dan keterampilan serta penerapan dari ketiga aspek tersebut di tempat kerja untuk mencapai unjuk kerja yang ditetapkan. Standar kompetensi Standar kompetensi adalah standar kemampuan yang diperlukan pada rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh pelaku atau pemangku jabatan kerja. Standar Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 6 dari 60

8 kompetensi dinyatakan dalam format tertentu, yaitu: (i) unit kompetensi dari jabatan kerja tersebut; (ii) elemen kompetensi dari tiap unit kompetensi, dan (iii) kriteria unjuk kerja untuk tiap unit kompetensi. Sertifikasi kompetensi Sertifikasi kompetensi adalah proses penerbitan sertifikat kompetensi melalui proses penilaian/uji kompetensi. Sertifikat kompetensi Sertifikat kompetensi adalah pengakuan tertulis yang diberikan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi kepada seseorang yang dinyatakan kompeten, yaitu tenaga kerja trampil atau ahli yang telah menguasai suatu kompetensi tertentu dan telah memenuhi persyaratan berdasarkan disiplin keilmuan dan atau keahlian/ketrampilan tertentu. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 7 dari 60

9 BAB II STANDAR KOMPETENSI 2.1. Peta paket pelatihan Standar kompetensi kerja sektor air minum dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) sub sektor, yaitu perencanaan, pelaksanaan konstruksi, dan pengelolaan. Pada bidang pengelolaan air minum diantaranya meliputi bidang manajemen. Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum, yang dikategorikan dalam: Kelompok kompetensi umum, terdiri dari 2 unit kompetensi. Kelompok kompetensi inti, terdiri dari 15 unit kompetensi. Kelompok kompetensi khusus, terdiri dari 2 unit kompetensi Pengertian unit standar Unit standar kompetensi Standar kompetensi Merupakan pernyataan apa yang harus dikerjakan di tempat kerja, disusun dengan pendekatan bidang pekerjaan. Standar kompetensi terbentuk atas sejumlah unit kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Unit kompetensi Merupakan uraian fungsi dan tugas atau pekerjaan yang mendukung tercapainya standar kompetensi. Setiap unit kompetensi memiliki sejumlah elemen kompetensi. Elemen kompetensi Merupakan bagian terkecil dari unit kompetensi yang mengidentifikasikan sejumlah fungsi tugas atau kegiatan yang harus dikerjakan untuk mencapai unit kompetensi tersebut. Kriteria unjuk kerja (KUK) Merupakan langkah kerja yang harus dilaksanakan dalam pencapaian elemen kompetensi. KUK mencerminkan kegiatan yang menggambarkan 3 aspek, yaitu pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja. Selain itu KUK juga menunjukkan sejauh mana persyaratan elemen kompetensi dapat diukur berdasarkan pada tingkat yang diinginkan. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 8 dari 60

10 2.2.2 Daftar unit kompetensi Terdapat 19 unit kompetensi dalam jabatan manajemen air minum : A. Kelompok kompetensi umum 1. Menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. 2. Melaksanakan manajemen umum. B Kelompok kompetensi inti 1. Melaksanakan manajemen mutu 2. Melaksanakan manajemen strategik 3. Melaksanakan manajemen sumber daya manusia 4. Melaksanakan manajemen aset/barang 5. Melaksanakan manajemen keuangan dan akuntansi 6. Melaksanakan manajemen informasi 7. Melaksanakan manajemen operasi SPAM 8. Melaksanakan manajemen pemeliharaan SPAM 9. Melakukan komunikasi 10. Melaksanakan konseling 11. Melaksanakan negosiasi bisnis 12. Melakukan manajemen bisnis air minum 13. Melakukan manajemen investasi 14. Melakukan manajemen resiko 15. Melaksanakan kemitraan pemerintah badan usaha C Kelompok kompetensi khusus 1. Menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa 2. Melakukan hubungan masyarakat Durasi pelatihan Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan seluruh 19 unit kompetensi adalah 111 JPL, dimana 1 JPL (jam pelajaran) adalah 45 menit. Sedangkan waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan pelatihan unit kompetensi ini adalah 5 JPL Kesempatan mencapai kompetensi Jika anda belum mencapai kompetensi pada usaha/kesempatan pertama, pelatih anda akan mengatur rencana pelatihan dengan anda. Rencana ini akan memberikan anda Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 9 dari 60

11 kesempatan kembali untuk meningkatkan level kompetensi anda sesuai dengan level yang diperlukan. Jumlah maksimum usaha/kesempatan yang disarankan adalah 3 (tiga) kali Unit kompetensi yang dipelajari Judul unit Judul unit kompetensi: Menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa Kode unit Kode unit: PAM.MM Deskripsi unit Unit ini berhubungan dengan keterampilan, pengetahuan dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam melaksanakan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa pada Pengelola SPAM Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja Elemen kompetensi yang harus dikuasai dalam unit kompetensi berikut kriteria unjuk kerja terdapat pada tabel 2.1 di bawah ini. Tabel 2.1 Elemen kompetensi dan kriteria unjuk kerja pada unit kompetensi menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa ELEMEN KOMPETENSI 01. Menyiapkan rencana kebutuhan barang/jasa KRITERIA UNJUK KERJA 1.1 Peraturan/pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku dan wajib dipergunakan dipahami dalam kapasitas sebagai pelaksana pengadaan barang dan jasa 1.2 Kebutuhan barang diidentifikasi dan diinventarisasi berdasar pada usulan kebutuhan barang dan jasa dari seluruh unit yang ada di perusahaan. 1.3 Rincian jenis, spesifikasi, dan jumlah/volume barang dan jasa serta harga perkiraan sendiri (HPS) disusun dengan menggunakan referensi yang valid dan dimintakan persetujuan dan pengesahan dari pihak yang diberi wewenang. 1.4 Tim pengadaan barang dan jasa dibentuk dengan susunan dan formulasi unsur-unsur sesuai dengan kebijakan perusahaan atau ketentuan yang berlaku. 1.5 Dokumen pengadaan barang dan jasa dipersiapkan bersama tim dengan menggunakan form dan prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 10 dari 60

12 ELEMEN KOMPETENSI 02. Melaksanakan pengadaan barang 03. Melaporkan hasil kegiatan pelaksanaan pengadaan barang KRITERIA UNJUK KERJA 2.1 Metode pengadaan barang dan jasa ditetapkan dari alternatif metode yang ada dalam peraturan/pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku dan kebijakan perusahaan. 2.2 Pemberitahuan kepada calon penyedia barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan media sebagaimana diatur dalam peraturan/pedoman serta metode pengadaan yang ditetapkan. 2.3 Proses lelang dan penetapan pemenang dilaksanakan dengan mengikuti tahapan dan prosedur sebagaimana diatur dalam peraturan/pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku. 2.4 Kontrak kerja dalam rangka pengadaan barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan format dokumen dan prosedur sebagaimana diatur dalam peraturan/ pedoman pengadaan barang dan jasa yang berlaku. 2.5 Realisasi pengadaan barang/jasa dari penyedia kepada perusahaan dilakukan dengan tahapan dan prosedur sebagaimana disepakati dalam kontrak kerja. 2.6 Berita acara penyelesaian penyediaan barang/jasa dibuat dengan menggunakan form yang telah ditetapkan setelah direalisasikan sesuai dengan jenis. Jumlah dan spesifikasi sesuai dengan kontrak kerja. 3.1 Format laporan disiapkan. 3.2 Laporan hasil kegiatan pelaksanaan pengadaan barang dibuat dan dilaporkan Batasan variabel 1. Kontek variabel : Unit ini berlaku untuk menyiapkan, melaksanakan, dan melaporkan pelaksanaan best practices, yang digunakan untuk melaksanakan best practices pengadaan barang dan jasa 2. Perlengkapan untuk melaksanakan best practices pengadaan barang dan jasa mencakup : 2.1. Buku referensi/literatur Jurnal dan penerbitan lainnya 2.3. Komputer dan printer Multimedia Alat tulis kantor. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 11 dari 60

13 3. Tugas pekerjaan untuk melaksanakan best practices keuangan mikro pada koperasi jasa keuangan meliputi : 3.1 Menyiapkan bahan best practices. 3.2 Melaksanakan best practices. 3.3 Melaporkan pelaksanaan best practices. 4. Peraturan untuk melaksanakan best practices pengadaan barang dan jasa adalah: 4.1. Keppres 80/2003 dan turunannya 4.2. Peraturan direksi 4.3. Undang-undang persaingan usaha Panduan penilaian 1. Penjelasan prosedur penilaian : Alat, bahan dan tempat penilaian serta unit kompetensi yang harus dikuasai sebelumnya yang mungkin diperlukan sebelum menguasai unit kompetensi ini dengan unit-unit kompetensi yang terkait : 2. Kondisi penilaian : 2.1. Kondisi penilaian merupakan aspek dalam penilaian yang sangat berpengaruh atas tercapainya kompetensi tersebut yang terkait dengan persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan hasil pelaksanaan pelaksanaan pengadaan barang 2.2. Penilaian dapat dilakukan dengan cara : lisan, tertulis, demonstrasi/praktek, dan simulasi di workshop dan atau di tempat kerja. 3. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut: 3.1 Manajemen keuangan. 3.2 Manajemen SDM. 3.3 Manajemen proyek. 3.4 Teori organisasi. 3.5 Manajemen strategik 3.6 Prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa. 4. Keterampilan yang dibutuhkan untuk mendukung unit kompetensi ini sebagai berikut: 4.1. Mengimplementasikan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa Bernegosiasi Menyusun laporan. 5. Aspek kritis yang merupakan kondisi kerja untuk diperhatikan dalam mendukung unit kompetensi ini, sebagai berikut : Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 12 dari 60

14 5.1. Ketelitian dalam menetapkan jenis spesifikasi dan harga/biaya yang rasional Perbedaan lingkungan bisnis Perbedaan kemampuan SDM Kompetensi kunci Kompetensi kunci dalam mencapai unjuk kerja yang disyaratkan terdapat pada tabel 2.2 di bawah ini. Tabel 2.2 Kompetensi kunci dalam pencapaian unjuk kerja menerapkan prinsip pengadaan barang dan jasa NO KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT TINGKAT 1. Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisa informasi 3 2. Mengkomunikasikan ide-ide dan menginformasikan 2 3. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan 3 4. Bekerjasama dengan orang lain dan berkelompok 2 5. Menggunakan ide serta tehnik matematika 2 6. Memecahkan masalah 3 7. Menggunakan teknologi 2 Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 13 dari 60

15 BAB III STRATEGI DAN METODE PELATIHAN 3.1 Strategi pelatihan Persiapan dan perencanaan pelatihan: Membaca bahan/materi yang telah diidentifikasi dalam setiap tahap belajar dengan tujuan mendapatkan tinjauan umum mengenai isi proses belajar anda. Membuat catatan terhadap apa yang telah dibaca. Memikirkan bagaimana pengetahuan baru yang diperoleh berhubungan dengan pengetahuan dan pengalaman yang telah dimiliki. Merencanakan aplikasi praktik pengetahuan dan keterampilan anda. Permulaan dari proses pembelajaran: Mencoba mengerjakan seluruh pertanyaan dan tugas yang terdapat pada tahap belajar. Merevisi dan meninjau materi belajar agar dapat menggabungkan pengetahuan anda. Pengamatan terhadap tugas praktik: Mengamati keterampilan praktik yang didemonstrasikan oleh pelatih atau orang yang telah berpengalaman lainnya. Mengajukan pertanyaan kepada pelatih tentang konsep sulit yang anda temukan. Implementasi dan penilaian: Penilai akan mengumpulkan bukti dan membuat pertimbangan mengenai pengetahuan, pemahaman dan unjuk kerja tugas-tugas anda dan sikap anda terhadap pekerjaan. Penilaian dapat dilaksanakan dengan tujuan sebagai bantuan dan dukungan belajar. Anda akan dinilai untuk menentukan apakah anda telah mencapai kompetensi sesuai dengan standar yang dijelaskan dalam kriteria unjuk kerja. 3.2 Metode pelatihan Terdapat tiga prinsip metode belajar yang dapat digunakan. Dalam beberapa kasus, kombinasi metode belajar mungkin dapat digunakan. Belajar secara mandiri: Belajar secara mandiri memperbolehkan anda untuk belajar secara individual, sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing. Meskipun proses belajar dilaksanakan secara Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 14 dari 60

16 bebas, anda disarankan untuk menemui pelatih setiap saat untuk mengkonfirmasikan kemajuan dan mengatasi kesulitan belajar. Belajar berkelompok Belajar berkelompok memungkinkan peserta untuk datang bersama secara teratur dan berpartisipasi dalam sesi belajar berkelompok. Walaupun proses belajar memiliki prinsip sesuai dengan kecepatan belajar masing-masing, namun sesi kelompok tetap memberikan interaksi antara peserta, pelatih dan pakar/ahli dari tempat kerja. Belajar terstruktur Belajar terstruktur meliputi sesi pertemuan kelas secara formal yang dilaksanakan oleh pelatih atau ahli lainnya. Sesi belajar terstruktur ini umumnya mencakup topik tertentu. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 15 dari 60

17 BAB IV PENGADAAN BARANG DAN JASA 4.1 Perencanaan kebutuhan barang dan jasa Definisi Definisi dan istilah yang digunakan dalam modul ini adalah: Pengguna barang/jasa adalah kepala kantor/satuan kerja/pemimpin proyek yang disamakan sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam lingkungan unit kerja/proyek tertentu. Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/layanan jasa. Panitia pengadaan adalah tim yang diangkat oleh pengguna barang/jasa untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Pemilihan penyedia barang/jasa adalah kegiatan untuk menetapkan penyedia barang/jasa yang akan ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/peralatan, yang spesifikasinya ditetapkan oleh pengguna barang/jasa. Jasa pemborongan adalah layanan pekerjaan pelaksanaan konstruksi atau wujud fisik lainnya yang perencanaan teknis dan spesifikasinya ditetapkan pengguna barang/jasa dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh pengguna barang/jasa. Jasa konsultansi adalah jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang yang meliputi jasa perencanaan konstruksi, jasa pengawasan konstruksi, dan jasa pelayanan profesi lainnya, dalam rangka mencapai sasaran tertentu yang keluarannya berbentuk piranti lunak yang disusun secara sistematis berdasarkan kerangka acuan kerja yang ditetapkan pengguna jasa. Jasa lainnya adalah segala pekerjaan dan atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, jasa pemborongan, dan pemasokan barang Pedoman pengadaan barang dan jasa Pada dasarnya pengadaan barang dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: Pengadaan/pemborongan dengan pembelian/pembelanjaan. Membuat sendiri (swakelola). Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 16 dari 60

18 Penerimaan dari: hibah, bantuan/sumbangan, atau kewajiban pihak ketiga. Tukar-menukar. Guna susun. Pedoman yang diacu adalah Keputusan Presiden no.80 tahun 2003, tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada pokoknya pengadaan dan pemeliharaan barang/aset harus berpedoman pada prinsip-prinsip dasar yang tercantum pada pasal 3 Keppres tersebut, yaitu: Efisien. Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkatsingkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Efektif. Pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. Terbuka dan bersaing. Pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. Transparan. Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. Adil/tidak diskriminatif. Memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan pada pihak tertentu, dengan cara atau alasan apapun. Akuntabel. Harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan, maupun mafaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip dan ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa. Untuk mendukung terlaksananya prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa ini, semua pihak yang terkait harus mematuhi etika pengadaan sebagai berikut: Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa. Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang/jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 17 dari 60

19 Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat. Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan pada pihak terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa. (conflict of interest). Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung dan tidak langsung merugikan Negara. Tidak menerima, tidak menawarkan, atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa. Selain itu juga perlu diperhatikan kebijakan umum pemerintah dalam pengadaan barang/jasa adalah untuk meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri, rancang bangun dan perekayasaan nasional, yang sasarannya adalah memperluas lapangan kerja dan mengembangkan industri dalam negeri dalam rangka meningkatkan daya saing barang/jasa produksi dalam negeri pada perdagangan internasional; serta meningkatkan peran usaha kecil termasuk koperasi kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang/jasa Tugas pokok pengguna barang dan jasa Pengguna barang/jasa dilarang mengadakan ikatan perjanjian dengan penyedia barang/jasa apabila belum tersedia anggaran atau tidak cukup tersedia anggaran yang akan mengakibatkan dilampauinya batas anggaran yang tersedia untuk kegiatan/proyek. Pengguna barang/jasa bertanggung jawab dari segi administrasi, fisik, keuangan, dan fungsional atas pengadaan barang/jasa yang dilaksanakannya. Tugas pokok dari pengguna barang/jasa dalam pengadaan barang/jasa adalah : a. Menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa; b. Mengangkat panitia/pejabat pengadaan barang/jasa; c. Menetapkan paket-paket pekerjaan disertai ketentuan mengenai peningkatan penggunaan produksi dalam negeri dan peningkatan pemberian kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil, serta kelompok masyarakat; Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 18 dari 60

20 d. Menetapkan dan mengesahkan harga perkiraan sendiri (HPS), jadual, tata cara pelaksanaan dan lokasi pengadaan yang disusun panitia pengadaan; e. Menetapkan dan mengesahkan hasil pengadaan panitia/pejabat pengadaan sesuai kewenangannya; f. Menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku; g. Menyiapkan dan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan pihak penyedia barang/jasa; h. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada pimpinan instansinya; i. Mengendalikan pelaksanaan perjanjian/kontrak; j. Menyerahkan aset hasil pengadaan barang/jasa dan aset lainnya dengan berita acara penyerahan; k. Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa dimulai Persyaratan penyedia barang dan jasa Persyaratan penyedia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan adalah sebagai berikut: a. Memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menjalankan usaha/kegiatan sebagai penyedia barang/jasa; b. Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis, dan manajerial untuk menyediakan barang/jasa; c. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam menjalani sanksi pidana; d. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak; e. Sebagai wajib pajak sudah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir, dibuktikan dengan melampirkan fotokopi bukti tanda terima penyampaian surat pajak tahunan (SPT), pajak penghasilan (PPh) tahun terakhir, dan fotokopi surat setoran pajak (SSP)PPh Pasal 29; f. Dalam kurun empat (4) tahun terakhir pernah memperoleh pekerjaan menyediakan barang/jasa baik di lingkungan pemerintah maupun swasta termasuk pengalaman subkontrak, kecuali penyedia barang/jasa yang baru berdiri kurang dari tiga (3) tahun; Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 19 dari 60

21 g. Memiliki sumber daya manusia, modal, peralatan, dan fasilitas lain yang diperlukan dalam pengadaan barang/jasa; h. Tidak masuk dalam daftar hitam; i. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos; j. Khusus untuk penyedia barang/jasa orang perseorangan persyaratannya sama dengan di atas kecuali huruf f. Tenaga ahli yang akan ditugaskan dalam melaksanakan pekerjaan jasa konsultansi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Memiliki nomor pokok wajib pajak (NPWP) dan bukti penyelesaian kewajiban pajak; b. Lulusan perguruan tinggi negeri atau perguruan tinggi swasta yang telah diakreditasi oleh instansi yang berwenang atau yang lulus ujian negara, atau perguruan tinggi luar negeri yang ijasahnya telah disahkan/diakui oleh instansi pemerintah yang berwenang di bidang pendidikan tinggi; c. Mempunyai pengalaman di bidangnya Identifikasi kebutuhan barang dan jasa Perencanaan dan penentuan kebutuhan barang dan jasa sangat penting guna menunjang kelancaran operasional pengelolaan SPAM. Perencanaan yang baik, efisien dan efektif akan dapat menghemat pengeluaran dan belanja PDAM/Pemda. Pelaksanaan perencanaan kebutuhan dan penganggaran perlu terkoordinasi dengan baik dengan memperhatikan standar dan prosedur kerja yang telah ditetapkan. Adapun perencanaan kebutuhan dan penganggaran bukanlah merupakan suatu kegiatan yang berdiri sendiri, tetapi merupakan kegiatan yang tidak terpisahkan dalam pengelolaan barang/aset. Perencanaan dan penentuan kebutuhan sebaiknya diusulkan oleh unit paling bawah (bottom-up planning) karena mereka lebih mengetahui tentang pelaksanaan tugas dan perlengkapan yang dibutuhkan, serta kondisi eksisting. Identifikasi dan inventarisasi kebutuhan barang dilaksanakan berdasarkan pada usulan kebutuhan barang dan jasa dari seluruh unit yang ada di perusahaan. Perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan barang dan jasa merupakan kegiatan perumusan dasar atau pedoman dalam rincian rencana pengadaan barang/jasa yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas dan kegiatan. Perencanaan dan penentuan kebutuhan tersebut harus dapat menjawab pertanyaan berikut: Barang apa yang dibutuhkan: nama, jenis, spesifikasi dsb? Mengapa dibutuhkan? Berapa banyak yang dibutuhkan? Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 20 dari 60

22 Kapan dibutuhkan? Dimana dibutuhkan? Siapa yang akan menggunakannya dan siapa yang akan mengurusnya? Berapa biayanya? Bagaimana cara pengadaannya? Tahapan dalam menyusun perencanaan pengadaan barang dan jasa meliputi: Pengumpulan usulan kebutuhan. Penyusunan rencana kebutuhan. Perhitungan kebutuhan anggaran. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah persiapan untuk identifikasi dan inventarisasi data usulan kebutuhan pengadaan barang dan jasa dari semua unit untuk tahun anggaran depan. Untuk itu harus disiapkan dan disampaikan pada tiap unit: a. Informasi bahwa semua unit diminta untuk menyampaikan usulan pengadaan barang/jasa sebagai rujukan pembuatan anggaran untuk tahun depan. b. Form usulan rencana kebutuhan pengadaan barang/jasa untuk tiap unit. Sebagai contoh dapat dilihat pada tabel 1. c. Petunjuk teknis cara pengisian form, serta dasar pertimbangan bagi unit dalam penyusunan bahan usulan pengadaan kebutuhan barang/jasa. Bahwa barang yang akan diusulkan itu harus jelas jumlah unitnya, spesifikasi serta harganya. Langkah berikutnya adalah pelaksanaan pengumpulan usulan rencana kebutuhan pengadaan barang/aset dari tiap unit. Tabel 4.1. Contoh usulan pengadaan barang DAFTAR USULAN PENGADAAN BARANG TAHUN ANGGARAN... Unit kerja:... No Jenis barang Sudah ada (unit) Usulan tambahan (unit) Harga per unit Rp Total harga Rp Keterangan/ spesifikasi/merk (tanggal)... Kepala unit:... (...) Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 21 dari 60

23 4.1.4 Penyusunan usulan pengadaan barang dan jasa Rekapitulasi data usulan Langkah awal dalam penyusunan rencana kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan barang/aset adalah dengan melakukan rekapitulasi semua usulan yang masuk/diterima dari unit-unit. Dalam me-rekap data usulan tersebut, persiapkan formulir khusus sehingga secara mudah dan jelas dapat memperlihatkan gambaran usulan yang diterima dari masing bagian atau unit kerja. Selain itu juga dengan mudah dapat dilihat jumlah dan kondisi masing-masing barang yang ada saat ini serta usulannya. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penyusunan rencana kebutuhan barang/ jasa agar dicapai daya guna dan hasil guna yang maksimal adalah sebagai berikut: a. Mengetahui dengan pasti data jumlah barang/inventaris pada masing-masing unit/satuan kerja yang diurusnya. b. Mendata dan menghitung jumlah kekurangan atau keperluan barang/inventaris sesuai standar kebutuhan. c. Memberikan spesifikasi barang sesuai dengan standar perusahaan yang telah ditetapkan. d. Menghitung jumlah barang, harga per unit dan total harga atau biaya yang dibutuhkan untuk pengadaannya. e. Melakukan rapat koordinasi dan pembahasan penyusunan rencana pengadaan barang/ inventaris dalam lingkungan unit kerjanya guna menentukan prioritas rencana pengadaan untuk diajukan dalam tahun anggaran ke depan, serta menyusun alternatif skala prioritas yang disesuaikan dengan perkiraan anggaran. f. Mempertimbangkan juga kemungkinan pengembangan organisasi/personil serta barang yang diperkirakan akan rusak atau dihapuskan tahun depan. Setelah rekapitulasi selesai, dilanjutkan dengan penyusunan draft/konsep usulan dengan melakukan penyaringan melalui berbagai pertimbangan kebijaksanaan anggaran dan sebagainya. Konsep ini kemudian dibawakan dalam rapat koordinasi pimpinan untuk membahas usulan pengadaan barang/jasa dan skala prioritas pada tahun anggaran depan, serta mendapatkan pengesahan direksi Penyusunan harga perkiraan sendiri Pengguna barang/jasa wajib memiliki harga perkiraan sendiri (HPS) yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan. HPS disusun Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 22 dari 60

24 oleh panitia/pejabat pengadaan dan ditetapkan oleh pengguna barang/jasa dalam hal ini oleh perusahaan. Nilai total HPS terbuka dan tidak bersifat rahasia. HPS merupakan salah satu acuan dalam menentukan tambahan nilai jaminan. Digunakan sebagai alat untuk menilai kewajaran harga penawaran termasuk rinciannya, dan untuk menetapkan besaran tambahan nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang dinilai terlalu rendah. Tetapi HPS tidak dapat digunakan sebagai alat untuk menggugurkan penawaran. Perhitungan HPS harus dilakukan dengan cermat, dengan menggunakan data dasar dan mempertimbangkan: Analisis harga satuan pekerjaan yang bersangkutan. Perkiraan perhitungan biaya oleh konsultan (EE, engineer s estimate). Harga pasar setempat pada waktu penyusunan HPS. Harga kontrak / surat perintah kerja (SPK) untuk barang/pekerjaan sejenis yang pernah dilaksanakan setempat. Informasi harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS), badan/instansi lainnya, dan media cetak yang datanya dapat dipertanggungjawabkan. Harga/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/agen tunggal atau lembaga independen. Daftar harga standar/tarif biaya yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Dalam HPS harus telah diperhitungkan (i) pajak pertambahan nilai (PPN), serta (ii) biaya umum dan keuntungan yang wajar (overhead cost and profit) bagi penyedia barang/jasa. HPS tidak boleh memperhitungkan biaya tak terduga, biaya lain-lain, dan pajak penghasilan (PPh) penyedia barang/jasa. Penyusunan HPS untuk pekerjaan jasa konsultasi, perlu diperhatikan: HPS dibuat saat akan melaksanakan pengadaan, yang terdiri dari dua komponen pokok, yaitu: 1) Biaya personil (remuneration), 2) Biaya langsung non personil (direct reimbursable cost) yang meliputi antara lain biaya untuk sewa kantor, biaya perjalanan, biaya pengiriman dokumen, biaya pengurusan surat ijin, biaya komunikasi, tunjangan perumahan, dan lain-lain. Dalam penyusunan HPS, biaya langsung non personil tidak melebihi 40% dari total biaya, kecuali untuk jenis pekerjaan yang bersifat khusus seperti: pemetaan udara, pengukuran, survei lapangan, penyelidikan tanah, dan lain-lain. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 23 dari 60

25 Penyusun HPS/OE (owner s estimate) harus mempunyai klasifikasi sebagai berikut: 1) Memahami dokumen pengadaan dan seluruh tahapan pekerjaan yang akan dilaksanakan. 2) Menguasai informasi/kondisi lapangan dan lingkungan di lokasi pekerjaan. 3) Memahami dan menguasai berbagai metoda pelaksanaan dan mengetahui mana yang paling efisien. 4) Tidak pernah terlibat pelanggaran kode etik profesi. 5) Diutamakan yang telah mendapatkan penataran mengenai pengadaan barang/jasa termasuk pembuatan/penyusunan HPS untuk pekerjaan jasa konsultasi. Kerangka acuan kerja (KAK) dan HPS digunakan sebagai acuan dalam evaluasi penawaran, klarifikasi, dan/atau negosiasi dengan calon konsultan terpilih. Dimungkinkan adanya perbedaan hasil negosiasi terhadap KAK dan HPS seperti kualifikasi, jumlah penggunaan tenaga ahli (orang-bulan), satuan biaya personil, sepanjang tidak mengubah sasaran, tujuan, dan keluaran/output yang dihasilkan serta tidak melampaui pagu anggaran, yang dapat dipertanggungjawabkan secara keahlian (profesional) Pembentukan tim pengadaan barang dan jasa Panitia/pejabat pengadaan sebagaimana dinyatakan dalam pasal 10 Keputusan Presiden no.80 tahun 2003 tentang pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Memiliki integritas moral, disiplin, dan tanggung jawab dalam melaksanakan tugas. b. Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan. c. Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia/pejabat pengadaan yang bersangkutan. d. Memahami isi dokumen pengadaan/metoda dan prosedur pengadaan berdasarkan Keputusan Presiden ini. e. Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan menetapkannya sebagai panitia/pejabat pengadaan. f. Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah. Tugas, wewenang, dan tanggung jawab panitia/pejabat pengadaan meliputi sebagai berikut : a. Menyusun jadwal dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan. b. Menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri (HPS). c. Menyiapkan dokumen pengadaan. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 24 dari 60

26 d. Mengumumkan pengadaan barang/jasa melalui media cetak dan papan pengumuman resmi untuk penerangan umum, dan jika memungkinkan melalui media elektronik. e. Menilai kualifikasi penyedia melalui pascakualifikasi atau prakualifikasi. f. Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk. g. Mengusulkan calon pemenang. h. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada pengguna barang/jasa. i. Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa dimulai. Panitia berjumlah gasal beranggotakan sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang yang memahami: a. Tata cara pengadaan. b. Substansi pekerjaan/kegiatan yang bersangkutan dan bidang lain yang diperlukan, baik dari unsur-unsur di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan. c. Hukum-hukum perjanjian/kontrak. Pejabat pengadaan yang ditunjuk hanya 1 (satu) orang yang memahami: a. Tata cara pengadaan. b. Substansi pekerjaan/kegiatan yang bersangkutan dan bidang lain yang diperlukan, baik dari unsur-unsur di dalam maupun dari luar instansi yang bersangkutan. c. Ketentuan-ketentuan perjanjian/surat perintah kerja. Dilarang duduk sebagai panitia/pejabat pengadaan adalah: a. Pengguna barang/jasa dan bendaharawan. b. Pegawai pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP)/Inspektorat Jendral Departemen/Inspektorat Utama Lembaga Pemerintah Non Departemen/Badan Pengawas Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota, pengawasan internal BI/BHMN/BUMN/BUMD kecuali menjadi panitia/pejabat pengadaan untuk pengadaan barang/jasa yang dibutuhkan instansinya Penyusunan dokumen pengadaan barang dan jasa Dokumen pengadaan barang/jasa pemborongan Dokumen pengadaan terdiri dari: Dokumen pasca/prakualifikasi. Dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, panitia harus mencantumkan secara jelas dan terinci semua persyaratan yang diperlukan, baik administratif maupun teknis, Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 25 dari 60

27 penggunaan barang/jasa produksi dalam negeri dan preferensi harga, unsur-unsur yang dinilai, kriteria, formula evaluasi yang digunakan, dan jenis kontrak yang dipilih, termasuk contoh-contoh formulir yang perlu diisi yang dapat dimengerti dan diikuti oleh calon penyedia barang/jasa yang berminat. Panitia juga menyiapkan dokumen pasca/prakualifikasi untuk calon penyedia barang/jasa berupa formulir isian yang memuat data administrasi, keuangan, personil, peralatan, dan pengalaman kerja. Dalam hal pengadaan dilakukan prakualifikasi, dokumen prakualifikasi sekurangkurangnya memuat: a. Pengumuman prakualifikasi yang memuat: lingkup pekerjaan, persyaratan peserta, waktu dan tempat pengambilan dan pemasukan dokumen prakualifikasi, serta penanggungjawab prakualifikasi. b. Tata cara penilaian yang meliputi penilaian aspek administrasi, permodalan, tenaga kerja, peralatan, pengalaman dengan mempergunakan metode sistem gugur atau sistem nilai (scoring system). Dokumen pemilihan penyedia barang/jasa sekurang-kurangnya berisikan: a. Undangan kepada penyedia barang/jasa yang mendaftar; dalam hal dilakukan pascakualifikasi/yang lulus prakualifikasi, memuat: 1) Tempat, tanggal, hari dan waktu untuk memperoleh dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan keterangan lain. 2) Tempat, tanggal, hari, dan waktu pemberian penjelasan mengenai dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dan keterangan lainnya. 3) Tempat, tanggal, hari, dan waktu penyampaian dokumen penawaran. 4) Alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran, 5) Jadwal pelaksanaan pengadaan barang/jasa sampai dengan penetapan penyedia barang/ jasa. b. Instruksi kepada peserta pengadaan barang/jasa, sekurang-kurangnya memuat: 1) Umum: lingkup pekerjaan, sumber dana, persyaratan dan kualifikasi peserta pengadaan barang/jasa, jumlah dokumen penawaran yang disampaikan, dan peninjauan lokasi kerja. 2) Isi dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, penjelasan isi dokumen pemilihan penyedia barang/jasa, dan perubahan isi dokumen pemilihan penyedia barang/jasa. 3) Persyaratan bahasa yang digunakan dalam penawaran, penulisan harga penawaran, mata uang penawaran dan cara pembayaran, masa berlaku Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 26 dari 60

28 penawaran, surat jaminan penawaran, usulan penawaran alternatif oleh peserta pengadaan barang/jasa, bentuk penawaran, dan penandatanganan surat penawaran. 4) Cara penyampulan dan penandaan sampul penawaran, batas akhir waktu penyampaian penawaran, perlakuan terhadap penawaran yang terlambat, serta larangan untuk perubahan dan penarikan penawaran yang telah masuk. 5) Prosedur pembukaan penawaran, kerahasiaan dan larangan, klarifikasi dokumen penawaran, pemeriksaan kelengkapan dokumen penawaran, koreksi aritmatik, konversi ke dalam mata uang tunggal, sistem evaluasi penawaran meliputi kriteria, formulasi dan tata cara evaluasi, serta penilaian preferensi harga. 6) Penilaian kualifikasi dalam hal dilakukan pascakualifikasi, kriteria penetapan pemenang pengadaan barang/jasa, hak dan kewajiban pengguna barang/jasa untuk menerima dan menolak salah satu atau semua penawaran, syarat penandatanganan kontrak, dan surat jaminan pelaksanaan. c. Syarat-syarat umum kontrak: memuat batasan pengertian istilah yang digunakan, hak, kewajiban, tanggungjawab termasuk tanggung jawab pada pekerjaan yang disubkontrakkan, sanksi, penyelesaian perselisihan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam pelaksanaan kontrak bagi para pihak. d. Syarat-syarat khusus kontrak: merupakan bagian dokumen pemilihan penyedia barang/jasa yang memuat ketentuan yang lebih spesifik sebagaimana dirujuk dalam pasal-pasal syarat-syarat umum kontrak, dan memuat perubahan, penambahan, atau penghapusan ketentuan dalam syarat-syarat umum kontrak, yang sifatnya lebih mengikat daripada syarat-syarat umum kontrak. e. Daftar kuantitas dan harga: jenis dan uraian singkat pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan dipasok, negara asal barang/jasa, volume pekerjaan, harga satuan barang/ jasa yang akan ditawarkan, komponen produksi dalam negeri, harga total pekerjaan/barang, biaya satuan angkutan (khusus untuk pengadaan barang/jasa), pajak pertambahan nilai (PPN) dan pajak lainnya. Khusus untuk pengadaan barang, harga barang dalam negeri dan barang impor harus dipisahkan. Jika barang dalam negeri, harus dijelaskan apakah harga tersebut merupakan harga eks pabrik, eks gudang, atau di lapangan (on site stock). Sedangkan untuk barang impor, harus dijelaskan apakah harga tersebut merupakan harga free on board (FOB) atau cost insurance and freight (CIF). Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 27 dari 60

29 f. Spesifikasi teknis dan gambar: tidak mengarah kepada merk/produk tertentu kecuali untuk suku cadang/komponen produk tertentu. Tidak menutup digunakannya produksi dalam negeri. Semaksimal mungkin diupayakan menggunakan standar nasional. Metode pelaksanaan pekerjaan harus logis, jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan metode pelaksanaan. Macam/jenis, kapasitas, dan jumlah peralatan utama yang diperlukan minimal dalam pelaksanaan pekerjaan. Syaratsyarat kualifikasi dan jumlah personil inti yang dipekerjakan. Syarat-syarat material (bahan) yang dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan. Gambar-gambar kerja harus lengkap dan jelas. Dan kriteria kinerja produk (ouput performance) yang diinginkan harus jelas. g. Bentuk surat penawaran: merupakan pernyataan resmi mengikuti pengadaan barang/jasa; pernyataan bahwa penawaran dibuat sesuai dengan peraturan pengadaan barang/jasa; harga total penawaran dalam angka dan huruf; masa berlaku penawaran; lamanya waktu penyelesaian pekerjaan; nilai jaminan penawaran dalam angka dan huruf; kesanggupan memenuhi persyaratan yang ditentukan. Dilampiri dengan daftar volume pekerjaan dan harga pekerjaan, dan ditandatangani oleh pimpinan/direktur utama perusahaan atau yang dikuasakan di atas materai dan bertanggal. h. Bentuk kontrak: memuat tanggal mulai berlakunya kontrak, nama dan alamat para pihak; nama paket pekerjaan yang diperjanjikan; harga kontrak dalam huruf dan angka; pernyataan bahwa kata dan ungkapan yang terdapat dalam syarat syarat umum/khusus kontrak telah ditafsirkan sama bagi para pihak; kesanggupan bagi penyedia barang/jasa yang ditunjuk untuk memperbaiki kerusakan pekerjaan atau akibat pekerjaan; kesanggupan pengguna barang/jasa untuk membayar kepada penyedia barang/jasa sesuai dengan harga kontrak, dan tanda tangan para pihak di atas materai. i. Bentuk surat jaminan penawaran: memuat nama dan alamat pengguna barang/jasa, penyedia barang/jasa, dan pihak penjamin; nama paket pekerjaan yang dilelangkan, besar jumlah jaminan penawaran dalam angka dan huruf, pernyataan pihak penjamin bahwa jaminan penawaran dapat dicairkan dengan segera sesuai dengan ketentuan dalam jaminan penawaran; masa berlaku surat jaminan penawaran, batas akhir waktu pengajuan tuntutan pencairan surat jaminan penawaran oleh pengguna barang/jasa kepada pihak penjamin mengacu kepada Kitab Undang-undang Hukum Perdata, khususnya pasal 1831 dan 1832; serta tandatangan penjamin. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 28 dari 60

30 j. Bentuk surat jaminan pelaksanaan: memuat nama dan alamat pengguna barang/jasa, penyedia barang/jasa, dan pihak penjamin; nama paket kontrak, nilai jaminan pelaksanaan dalam angka dan huruf, kewajiban pihak penjamin untuk mencairkan surat jaminan pelaksanaan dengan segera kepada pengguna barang/jasa sesuai dengan ketentuan dalam jaminan pelaksanaan; masa berlaku surat jaminan pelaksanaan, mengacu kepada Kitab Undang-undang Hukum Perdata, khususnya pasal 1831 dan 1832; dan tandatangan penjamin. k. Bentuk surat jaminan uang muka: memuat nama dan alamat pengguna barang/jasa, penyedia barang/jasa yang ditunjuk, dan pihak penjamin; nama paket kontrak, nilai jaminan uang muka dalam angka dan huruf, kewajiban pihak penjamin untuk mencairkan surat jaminan uang muka dengan segera kepada pengguna barang/jasa sesuai dengan ketentuan dalam jaminan uang muka; masa berlaku surat jaminan uang muka, mengacu kepada Kitab Undang-undang Hukum Perdata, khususnya pasal 1831 dan 1832; dan tandatangan penjamin Dokumen pengadaan jasa konsultansi Panitia/pejabat pengadaan menyiapkan dan menyusun dokumen pengadaan yang terdiri dari dokumen pemilihan penyedia jasa dan dokumen prakualifikasi, yang berupa formulir isian yang memuat data administrasi keuangan, personil dan pengalaman kerja. Dokumen pemilihan penyedia jasa, terdiri dari: a. Surat undangan kepada penyedia jasa konsultansi untuk memasukkan penawaran teknis dan biaya. Dalam surat undangan dicantumkan dengan jelas hal-hal sebagai berikut: 1) Nomer dan tanggal surat. 2) Nama dan alamat seluruh konsultan yang diundang. 3) Nama atau judul paket pengadaan jasa konsultansi. 4) Sumber dana. 5) Jumlah lampiran dan nama lampiran surat. 6) Petugas dan alamat petugas yang dapat dimintakan informasi. 7) Tempat dan waktu pengambilan dokumen pengadaan, rapat penjelasan, dan pemasukan penawaran. 8) Permintaan masa berlaku penawaran. 9) Permintaan konfirmasi kesediaan atau menolak mengikuti pengadaan jasa konsultansi. Judul modul : Pengadaan barang dan jasa Halaman : 29 dari 60