Student Self Service. User Manual. Universitas Pelita Harapan. Oracle Peoplesoft Campus Solution

Transkripsi

1 Student Self Service User Manual Oracle Peoplesoft Campus Solution Universitas Pelita Harapan

2 Contents STUDENT SELF SERVICE Login Change Password FRRS Online (Enrollment) Enrollment Dates Add Classes Drop Classes Swap Classes View Class Schedule View Weekly Schedule View Exam Schedule View Holds (Service Indicator) View My Grades Student Assignment Campus Personal Information My Payment History Account Summary Account Activity Payment History My Course History My Advisors Page 2 of 31

3 STUDENT SELF SERVICE 1. Login No Description 1 User ID Isi dengan NIM 2 Password Isi dengan password yang diberikan 3 Sign In Klik Sign In untuk masuk ke halaman OPCS Page 3 of 31

4 2. Change Password Tujuan Melakukan perubahan password Navigasi Home -> Change My Password No Description 1 Current Password Ketik password lama anda 2 New Password Ketik password baru anda 3 Confirm Password Ketik password baru anda untuk konfirmasi 4 Change Password Klik Change Password untuk melakukan proses 5 OK Klik OK Page 4 of 31

5 3. FRRS Online (Enrollment) 3.1. Enrollment Dates Tujuan Informasi mengenai periode enrollment Navigasi Self Service -> Enrollment -> Enrollment Dates No Description 1 Enrollment Appointments 2 Shopping Cart 3 Add Classes Pada bagian ini terdapat informasi yang berisikan kapan proses enrollment dapat dilakukan dan juga informasi mengenail total maksimal SKS yang dapat diambil. Klik Shopping Cart untuk menyimpan kelas yang ingin diambil sementara sampai waktu untuk enrollment dibuka Klik Add Classess untuk menyimpan kelas yang ingin diambil sementara sampai waktu untuk enrollment dibuka Page 5 of 31

6 No Description 4 Enter Class Nbr Jika sudah tahu class numbernya, dapat langsung dimasukkan dan Klik Enter untuk melakukan penambahan kelas 5 Find Classes Untuk mencari tahu Class Nbr dari mata kuliah yang akan diambil, lakukan pencarian kelas, klik Class Search 6 Search Klik Search untuk melakukan pencarian 7 Delete Klik Delete untuk menghapus, centang mata kuliah yang ingin dihapus 8 Validate Klik Validate untuk melakukan validasi terhadap mata kuliah yang ingin dimasukkan ke dalam shopping cart, centang mata kuliah yang ingin dilakukan validasi 9 Enroll Klik Enroll untuk melakukan proses enroll jika periode enrollment sudah dibuka Page 6 of 31

7 3.2. Add Classes Tujuan Periode Persyaratan Navigasi Melakukan penambahan kelas Selama FRRS Online dan Add/Drop berlangsung Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Add Classes No Description 1 Select Term Pilih di term (semester) berapa mahasiswa akan melakukan FRRS Online 2 Continue Klik Continue untuk melanjutkan No Description 3 Class Number Jika sudah tahu class numbernya, dapat langsung dimasukkan 4 Enter Klik Enter untuk melakukan penambahan kelas Untuk mencari tahu Class Nbr dari mata kuliah yang akan diambil, lakukan pencarian kelas seperti di bawah ini 5 Class Search Klik Class Search 6 Search Klik Search untuk melakukan pencarian Page 7 of 31

8 Pencarian Kelas No Description 1 Course Subject Pilih kode mata kuliah, misalnya untuk mata kuliah jurusan manajemen, pilih EM 2 Course Number Ketik kode angka dari mata kuliah yang ingin dipilih, misalnya Jika tidak tahu kode angkanya, dikosongkan saja, langsung klik tombol Search, nanti akan tampil seluruh mata kuliah dengan kode EM. 3 Course Career Pilih akademik karirnya, misal pilih Strata 1 untuk mahasiswa S1. 4 Search Klik Search untuk melanjutkan pencarian Page 8 of 31

9 No Description 5 Select Class Setelah klik Search, akan tampil beberapa pilihan kelas untuk mata kuliah tersebut, klik Select Class untuk memilih kelas tersebut. Page 9 of 31

10 Jika mata kuliah yang dipilih hanya memiliki 1 komponen (misal hanya Kuliah saja), maka tampilannya seperti berikut : No Description 6 Step 1 Next Jika komponen kelasnya hanya 1, langsung klik Next untuk melanjutkan langkah berikutnya. Jika mata kuliah yang dipilih memiliki 2 komponen (misal Kuliah dan Laboratorium), maka tampilannya seperti berikut : No Description 6.1 Pilih Class Nbr dari komponen lainnya, contoh Select Class 3279 merupakan Class Nbr dari komponen Nbr Laboratorium Jika komponen kelasnya lebih dari 1, pilih 6.2 Step 1.1 Next komponen lainnya dan klik Next untuk melanjutkan langkah berikutnya. 6.3 Step 1.2 Next Klik Next untuk melanjutkan langkah berikutnya. Page 10 of 31

11 No Description 7 Delete 8 Proceed to Step 2 of 3 Klik Delete jika ingin membuang mata kuliah yang sudah dipilih Klik Proceed to Step 2 of 3 untuk melanjutkan langkah berikutnya Page 11 of 31

12 No Description 9 Cancel 10 Previous 11 Finish Enrolling Klik Cancel untuk membatalkan penambahan kelas Klik Previous untuk kembali ke page sebelumnya jika ingin menambahkan kelas lagi Klik Finish Enrolling jika sudah selesai menambahkan Page 12 of 31

13 No Description 12 Message 13 Status My Class Schedule Add Another Class Berisi pesan detail dari status yang ada, jika error akan diberitahu penyebab errornya. Tanda X artinya kelas gagal ditambahkan, Tanda artinya kelas berhasil ditambahkan Untuk melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan Jika ingin menambahkan kelas lainnya. Langkahlangkahnya dapat dilihati kembali dari nomor 1 di atas Drop Classes Tujuan Melakukan pembatalan kelas Periode Selama FRRS Online dan Add/Drop berlangsung Persyaratan Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Navigasi Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Drop Classes No Description 1 Select Pilih kelas mana saja yang ingin dibatalkan 2 Drop Selected Classes Klik Drop Selected Classes untuk melanjutkan proses Page 13 of 31

14 No Description 3 Cancel Klik Cancel untuk membatalkan 4 Previous Klik Previous untuk kembali ke halaman sebelumnya untuk memilih kelas mana saja yang ingin dibatalkan 5 Finish Dropping Klik Finish Dropping untuk melanjutkan proses Page 14 of 31

15 No Description 6 Message 7 Status 8 My Class Schedule Berisi pesan detail dari status yang ada, jika error akan diberitahu penyebab errornya. Tanda X artinya kelas gagal dibatalkan, Tanda artinya kelas berhasil dibatalkan Untuk melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan 3.4. Swap Classes Tujuan Melakukan pergantian kelas Periode Selama FRRS Online dan Add/Drop berlangsung Persyaratan Pembayaran untuk semester yang sedang berlangsung sudah dilakukan Navigasi Self Service -> Enrollment -> Enrollment: Swap Classes No Description 1 Select from your schedule 2 Search for Class 3 Search 4 Select from shopping cart 5 Select Pilih mata kuliah yang ingin diganti Pilih Class Search untuk mencari kelas pengganti melalui filter pencarian kelas Klik Search untuk melanjutkan proses pencarian Pilih mata kuliah untuk mencari kelas pengganti melalui shopping cart Klik Select untuk memilih mata kuliah dari shopping cart Page 15 of 31

16 6 Enter Class nbr 7 Enter Masukkan Class Nbr jika sudah tahu nomor kelasnya Klik Enter untuk melakukan pergantian kelas No Description 8 Cancel Klik Cancel untuk membatalkan pergantian 9 Finish Swapping Kklik Finish Swapping untuk melanjutkan proses pergantian Page 16 of 31

17 3.5. View Class Schedule Tujuan Melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan, dan dapat dicetak sesuai kebutuhan Periode Selama FRRS Online berlangsung Persyaratan Sudah melakukan tambah atau batal kelas Navigasi Self Service -> Enrollment -> My Class Schedule No Description 1 2 Select display option Class Schedule Filter Option 3 Filter Pilih List View untuk melihat history kelas yang diambil berupa daftar Pilih Weekly Calendar View untuk melihat history kelas yang diambil berupa kalender mingguan Centang Show Enrolled Classes untuk melihat hanya kelas yang diambil saja Centang Show Dropped Classes untuk melihat hanya kelas yang dibatalkan saja Centang Show Wailisted Classes untuk melihat hanya kelas yang ingin diambil tetapi statusnya masih menunggu Tekan tombol Filter untuk melakukan proses filter tampilan pada class schedule Page 17 of 31

18 No Description 4 Printer Friendly Page Klik Printer Friendly Page untuk mencetak 3.6. View Weekly Schedule Tujuan Melihat history kelas yang diambil berupa kelas apa saja yang dibatalkan dan ditambahkan berupa kalender mingguan Periode Selama FRRS Online berlangsung Persyaratan Sudah melakukan tambah atau batal kelas Navigasi Self Service -> Enrollment -> My Weekly Schedule No Description 1 Previous Week 2 Next Week 3 Show Week of, Start time, End time 4 Refresh calendar Klik Previous Week untuk melihat jadwal kelas pada minggu sebelumnya Klik Next Week untuk melihat jadwal kelas pada minggu berikutnya Pilih salah satu tanggal dalam 1 minggu yang ingin dilihat jadwalnya disertai waktu mulai dan waktu akhir Klik Refresh Calendar untuk melihat tampilan dengan tanggal dan waktu yang dipilih Page 18 of 31

19 3.7. View Exam Schedule Tujuan Periode Navigasi Melihat jadwal ujian mahasiswa Sebelum Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester berlangsung Self Service -> Enrollment -> View My Exam Schedule No Description 1 Select display option Pilih List View untuk melihat jadwal ujian pada semester yang sedang berlangsung dalam bentuk daftar list. Pilih Weekly Calendar View untuk melihat jadwal ujian pada semester yang sedang berlangsung dalam bentuk kalender mingguan. Page 19 of 31

20 3.8. View Holds (Service Indicator) Tujuan Melihat alasan detil tidak dapat melakukan FRRS Online Periode Selama FRRS Online berlangsung Navigasi Self Service -> Student Center > Holds > Block Enrollment/Transcript Page 20 of 31

21 No Description 1 Details 2 Block Enrollment/Transcript 3 Reason and Contact Klik Details untuk melihat detail keterangan Klik Block Enrollment/Transcript untuk melihat alasan detil tidak bisa melakukan enrollment Tampilan yang berisi alasan tidak dapat melakukan bata/tambah, misal keuangan belum dilunasi 4. View My Grades Tujuan Melihat nilai semua mata kuliah per semester Periode Selama perkuliahan berlangsung Navigasi Self Service -> Enrollment -> View My Grades No Description 1 Change Term Klik Change Term untuk mengganti semester No Description 2 Class Grades 3 Term Statistics Klik salah satu mata kuliah yang diambil untuk melihat detil dari mata kuliah tersebut Berisi keterangan mengenai statistik semester yang sudah diambil berupa banyak sks yang sudah diambil dan IPK Page 21 of 31

22 5. Student Assignment Tujuan Melihat tugas dan ujian dari suatu mata kuliah untuk digunakan dalam perhitungan IPS Periode Selama perkuliahan berlangsung Navigasi Self Service -> Enrollment -> View My Assignments No Description 1 Course Title Pilih mata kuliah yang ingin dilihat, misal klik Kewirausahaan Page 22 of 31

23 No Description 2 Change Class 3 Class Assigments 4 Assigment Klik Change Class jika ingin memilih mata kuliah yang lain Di Tab ini anda dapat melihat Assigment apa saja yang ada untuk mata kuliah tersebut dilengkap dengan nilai maksimum yang diberikan dan tanggal berlangsungnya assigment Pilih salah satu assigment untuk melihat assigment details, misal klik KAT1 Page 23 of 31

24 No Description 5 Assignment Categories Di Tab ini anda dapat melihat detil kategori assignment seperti bobot nilai dan nilai dari assignment tersebut Page 24 of 31

25 No Description 6 Grade Scale Di Tab ini anda dapat melihat skala penilaian No Description 7 8 Instructor Comments Student Assignment Dates Di Tab ini anda dapat melihat komentar dari dosen yang bersangkutan Di Tab ini anda dapat detil tanggal untuk masing-masing assignment beserta nilainya Page 25 of 31

26 6. Campus Personal Information Tujuan Navigasi Melihat informasi personal mahasiswa Self Service -> Campus Personal Information -> Personal Data Summary No Description Personal Information 1 Names Informasi nama mahasiswa 2 Emergency Contacts Informasi kontak yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat 3 Intenet Addresses Informasi alamat Internet mahasiswa 4 Demographic Data Informasi demografi mahasiswa berupa jenis kelamin, tanggal lahir, status pernikahan, dan KTP 5 Contact Information Informasi telepon mahasiswa dan orang tua Description mahasiswa 6 Contact Information Address Informasi mahasiswa 7. My Payment History Tujuan Navigasi Melihat data keuangan pribadi Self Service -> Campus Finances -> Account Inquiry 7.1. Account Summary Pada saat membuka menu Account Inquiry maka user akan dibawa pada tabulasi Summary. Pada halaman ini, ditampilkan rincian tagihan yang masih harus dibayarkan kepada UPH. No Description Pada bagian ini, ditampilkan total kerkurang 1 Summary pembayaran yang masih harus dibayarkan oleh mahasiswa. 2 What I Owe Pada bagian ini ditampilakan rincian dari tagihan yang saat ini masih harus dibayarkan oleh mahasiswa. Page 26 of 31

27 7.2. Account Activity Buka tabulasi Activity untuk melihat detail transaksi yang telah dilakukan. No Description Pada bagian ini, mahasiswa dapat menentukan jangka 1 View By waktu transaksi maupun semester dari transaksi yang ingin dilihat. Pada bagian ini ditampilakan rincian dari transaksi yang telah terjadi berdasarkan jangka waktu transaksi yang sebelumnya telah ditentukan. Keterangan: Item Pada bagian ini ditampilkan jenis transaksi yang terjadi. Term 2 Transactions Pada bagian ini ditampilkan informasi semester dimana transaksi tersebut terjadi. Charge Pada bagian ini ditampilkan jumlah tagihan yang telah diberikan oleh pihak UPH Payment Pada bagian ini ditampilkan jumlah pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa Refund Pada bagian ini ditampilkan jumlah refund yang dilakukan oleh mahasiswa. Page 27 of 31

28 7.3. Payment History Buka tabulasi Payments untuk melihat detail pembayaran yang telah dilakukan. No Description 1 View By Pada bagian ini, mahasiswa dapat menentukan jangka waktu transaksi dari pembayaran yang ingin dilihat. 2 Paid Amount Tekan Hyperlink dari jumlah pembayaran untuk membuka halaman dari rincian detail dari pembayaran tersebut. Pada bagian ini, ditampilkan rincian detail dari pembayaran yang sebelumnya telah dipilih. 3 Payment Breakdown Note: Pada bagian Payment Breakdown terkadang akan muncul item dengan nama Unapplied Payment Amount. Item ini menunjukan jumlah dari kelebihan pembayaran yang telah dilakukan oleh mahasiswa. Page 28 of 31

29 8. My Course History Tujuan Navigasi Melihat history dari mata kuliah yang pernah dimbil mahasiswa Self Service -> Academic Records -> My Course History No Description 1 Select Display Option Pilih Hide courses from My Planner jika ingin menampilkan mata kuliah di luar mata kuliah yang ada di My Planner Pilih Show courses from My Planner jika ingin menampilkan mata kuliah beserta mata kuliah yang ada di My Planner 2 Sort results by, Then by Pilih berdasarkan apa daftar mata kuliah ingin diurutkan Page 29 of 31

30 3 Sort 4 Description Klik button Sort untuk menampilkan mata kuliah hasil sortir Klik salah satu mata kuliah yang ada untuk melihat detilnya 9. My Advisors Tujuan Navigasi Melihat penasihat akademik mahasiswa Self Service -> Academic Records -> My Advisors No Description 1 Notify Selected Advisors Klik Notify Selected Advisors untuk mengirimkan notifikasi kepada penasihat akademik yang dicentang saja 2 Notify All Advisor Klik Notify All Advisors untuk mengirimkan notifikasi kepada semua penasihat akademik Page 30 of 31

31 Page 31 of 31