I BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics : Code of Business Conduct & Ethics - Mengapa Etika Penting - Tinjauan Umum

Transkripsi

1 I BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Mengapa Etika Penting - Tinjauan Umum Di Manulife Financial, kita menghargai nama baik kita dan berusaha keras untuk menerapkan standar integritas yang tinggi terhadap segala sesuatu yang kita lakukan. Mengapa Etika Penting Bagi Anda dan Perusahaan Beroperasi dengan sikap yang beretika sangatlah penting bagi kesuksesan kita. Para nasabah, investor dan pemegang saham berharap agar kita berlaku jujur dan terbuka. Kita harus bertingkah laku sesuai etika di dalam masyarakat tempat kita bekerja dimana perusahaan beroperasi untuk mempertahankan kepercayaan para pemegang saham, pemegang polis dan pihak terkait lainnya yang pada akhirnya akan dapat mempertahankan bisnis mereka. Adalah kepentingan kita untuk menerapkan standar yang tinggi untuk diri kita sendiri setiap saat. Tujuan Etika Etika ini memberikan standar untuk tindakan yang beretika ketika mewakili perusahaan dan saat berhubungan dengan karyawan, agent, klien, supplier, otoritas pemerintah dan masyarakat. Penerapan Etika Etika tingkah laku bisnis Manulife Financial adalah untuk para direktur karyawan, supplier, dan rekan bisnis lain dari Manulife Financial Corporation, anak perusahaan dan afiliasinya. Agen penjualan dan rekan bisnis juga diharapkan terikat dengan seluruh aturan Kode Etik dan mematuhi prinsip-prinsip dan nilai-nilai yang tercantum dalam aturan Kode Etik pada waktu mewakili Manulife dihadapan umum atau melakukan layanan untuk atas nama Manulife. Untuk tujuan Kode Etik ini, Manulife Financial, Manulife atau Perusahaan yang dimaksud adalah MFC dan afiliasinya, Etika ini dapat dilihat pada situs perusahaan dan tersedia dalam bentuk cetakan. Pengecualian dari etika ini hanya diberikan untuk keadaan diluar kebiasaan. Pengecualian untuk pejabat eksekutif dan direktur diberikan hanya dengan persetujuan Dewan Direksi atau Dewan Komite dan setiap pengecualian segera diumumkan sesuai dengan hukum atau peraturan bursa efek. Setiap pengecualian untuk pejabat, karyawan, perwakilan atau Edisi 10 Februari

2 rekanan lain dari Manulife Financial, hanya dapat diberikan dengan persetujuan dari tingkat manajemen atau senior manajer yang berwenang. Etika ini dikategorikan menjadi 7 bagian utama: Menjalankan Nilai-nilai Manulife Financial Etika di tempat kerja Etika dalam hubungan bisnis Anda Konflik kepentingan Penanganan Informasi Etika dan Hukum Pernyataan Pengakuan atas Etika Tingkah Laku Bisnis dan Pernyataan Keterbukaan akan Konflik Kepentingan Pada akhir setiap bagian terdapat daftar kebijakan perusahaan terkait yang harus Anda jadikan acuan untuk informasi lebih lanjut. Juga terdapat daftar lengkap dari kebijakankebijakan tersebut pada bagian VIII, sebagai tambahan dari salinan Pernyataan atas Etika Tingkah Laku Bisnis dan Konflik Kepentingan serta pedoman pengisiannya Bagaimana bila seseorang melanggar Etika ini? Semua aktivitas kita harus dapat menghadapi pengawasan ketat. Untuk melindungi nama baik Manulife Financial, Perusahaan dapat mengambil tindakan disiplin dan/atau memberhentikan hubungan kerja atau kerjasamanya dengan Direktor, karyawan, perwakilan, supplier atau pihak manapun yang melanggar Etika ini atau kebijakan terkait. Bila melanggar Etika Bisnis ini juga berarti melangar hukum, Anda dapat mengalami tuntutan hukum. Ke mana mencari bantuan Sangatlah penting bahwa kita semua yang mewakili Manulife Financial dan anak perusahaannya menggunakan penilaian yang baik dan akal sehat. Hal tersebut adalah cara yang terbaik untuk memastikan bahwa Perusahaan kita dapat terus memenuhi standar Etika Tingkah Laku Bisnis yang tinggi. Karena kita tidak bisa mengantisipasi setiap situasi yang timbul sehingga penting buat kita untuk memiliki cara bagaimana melakukan pendekatan dan penanganan. Jika Anda tidak yakin harus melakukan apa dalam situasi tertentu sebaiknya carilah acuan sebelum melakukan sesuatu. Selalu tanyakan terlebih dahulu baru bertindak. Jika Anda tidak yakin akan apa yang Anda ingin lakukan, bicarakanlah dengan orang yang berkompeten untuk hal tsb. Edisi 10 Februari

3 Jika Anda memiliki: Keraguan terhadap situasi tertentu; Pertanyaan tentang praktek bisnis Pertanyaan tentang potensi konflik kepentingan; atau Kekhawatiran terhadap potensi atau orang yang melakukan tindakan melanggar hukum atau tingkah laku yang tidak sesuai dengan standar etika. Sebagai petugas, karyawan, perwakilan atau rekan bisnis lain Manulife, bicarakanlah dengan manager/atasan Anda, karyawan dari HRD atau Bagian Legal atau Compliance Officer divisi Anda. Keprihatinan terhadap potensi atau orang yang melakukan tindakan melanggar hukum atau tingkah laku yang tidak sesuai standar etika sebaiknya di serahkan kepada HRD atau bagian legal. Sebagai anggota Dewan Direksi Perusahaan, bicarakan kepada Penasihat Umum Perusahaan. Sebagai tambahan, demi menjaga kemandirian Dewan Direksi, sebaiknya Dewan Direksi dan anggotanya meminta bantuan penasihat luar jika dianggap perlu. Masing-masing Direktur diperbolehkan menggunakan jasa penasihat dari luar dengan biaya perusahaan untuk memberikan saran mengenai setiap hal kepada Dewan Direksi atau Dewan Komite dengan persetujuan sebelumnya dari Corporate Governance & Nominating Committee. Anda dapat melaporkan kecurigaan atau pelaku tindakan yang melanggar hukum atau tindakan yang tidak etis tanpa merasa takut ada ancaman. Perusahaan tidak mengijinkan balas dendam atau tindakan apapun terhadap direktur, manager, karyawan, perwakilan dan rekan bisnis Manulife Financial atas pelaporan dengan niat baik tersebut. Kemana mencari bantuan Melaporkan Keluhan/Keprihatinan Mengenai Akuntansi & Auditing Kekhawatiran yang disampaikan oleh Direktur, manager, karyawan, perwakilan dan rekan bisnis Manulife Financial: Direktur, manager, karyawan, perwakilan dan rekan bisnis Manulife Financial sebaiknya melaporkan hal-hal yang berhubungan dengan masalah akuntansi dan audit kepada Sekretaris Perusahaan dalam amplop tertutup serta ditujukan kepada Ketua Komite Audit. Laporan tersebut dapat diberikan secara anonym. Amplop tersebut. sebaiknya ditulis Confidential Internal Manulife Concern. Sistem pengiriman surat internal dapat digunakan untuk pengiriman kepada Sekretaris Perusahaan untuk memastikan anonimitas. Edisi 10 Februari

4 Selanjutnya Sekretaris Perusahaan akan mengirim dalam amplop tertutup rapat kepada Ketua Komite Audit. Keluhan yang disampaikan oleh masyarakat: Semua keluhan atau penyampaian oleh masyarakat tentang akuntansi, kontrol akuntansi dan hal-hal yang berkaitan audit dapat dikirim kepada Sekretaris Perusahaan. Dan selanjutnya Sekretaris Perusahaan akan meneruskan keluhan tersebut kepada Ketua Komite Audit. Kuiz Singkat Mengenai Etika Etika tingkah laku memang dapat memberikan Anda peraturan yang umum, namun tidak dapat mencakup semua situasi. Etika kadang-kadang menjadi sesuatu yang berasal dari keputusan pribadi seseorang. Untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat, tanyakanlah pertanyaan berikut kepada diri Anda sendiri: Apakah hal tersebut legal? Apakah hal tersebut adil? Apakah saya ingin orang lain mengetahui yang telah saya lakukan? Apakah yang akan saya rasakan bila saya membaca mengenai hal tersebut di koran? Apakah yang akan saya pikirkan tentang diri saya sendiri bila saya melakukan hal tersebut? Apakah yang akan saya katakan kepada anak saya atau sahabat untuk mereka lakukan bila dihadapkan pada situasi yang sama? Edisi 10 Februari

5 II. BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Menjalankan Nilai - nilai Manulife Financial Di Manulife Financial, nilai-nilai Perusahaan mengarahkan segala hal yang kita lakukan, baik perencanaan strategi, pengambilan keputusan rutin atau cara kita memperlakukan para klien dan orang lain yang mempunyai andil bagi Perusahaan. Nilai-nilai tersebut adalah: Profesionalisme Kita akan dikenal karena memiliki standar profesionalitas tertinggi. Para karyawan dan perwakilan kita akan memiliki pengetahuan dan kemampuan yang tinggi untuk kepentingan para klien kita, investor dan pihak-pihak terkait. Profesionalitas kita akan tampak dalam setiap aspek perilaku bisnis kita, termasuk tingkah laku, bahasa, penampilan dan atribut kita. Nilai Nyata Bagi Nasabah Kita berada di sini untuk memuaskan para klien kita. Dengan menyediakan kualitas produk terbaik, pelayanan, saran dan nilai yang dapat dipertahankan, kita akan memastikan bahwa para klien kita menerima solusi yang terbaik yang memenuhi kebutuhan individual mereka. Integritas Semua transaksi kita mencitrakan tingkat kejujuran dan keadilan yang tertinggi. Kita mengembangkan kepercayaan dengan jalan mempertahankan praktek etika tertinggi. Kekuatan di Bidang Keuangan Para klien kita bergantung kepada kita untuk tetap berada di sini di masa yang akan datang agar dapat memenuhi janji keuangan kita. Kita mendapatkan kepercayaan ini dengan memelihara kemampuan pembayaran klaim yang solid, cash flow yang sehat, dan hasil dari kinerja pendapatan investasi yang bagus, yang konsisten dengan filosofi management investasi yang bertanggungjawab. Perusahaan Pilihan Karyawan kita akan menetapkan kesuksesan masa depan kita. Untuk dapat menarik dan mempertahankan karyawan terbaik dan handal, kita akan melakukan investasi dalam Edisi 10 Februari

6 pengembangan sumber daya manusia kita dan memberikan penghargaan terhadap kinerja kerja yang bagus. Edisi 10 Februari

7 III BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Etika di Tempat Kerja Kita tidak dapat memiliki tempat kerja yang positif dan produktif jika kita tidak memperlakukan satu sama lain dengan menghormati dan saling dipercaya. Setiap orang dari kita harus membantu menciptakan dan mempertahankan lingkungan yang sehat dan aman yang menghargai kontribusi karyawan dan menganjurkan pembelajaran. Penghargaan Terhadap Performa dan Kemampuan Di Manulife Financial, kami menghargai keragaman dan memperlakukan semua individu dengan martabat. Kami mempekerjakan dan mempromosikan karyawan berdasarkan kemampuan dan menghargai mereka atas dasar kinerjanya. Kami menghormati hak individu terhadap privasi dan mentaati peraturan ketenagakerjaan setiap saat. Perlakukan Orang Lain Dengan Hormat Kita harus memberikan rekan kerja kita penghormatan dan pelayanan yang sama seperti yang kita berikan kepada para klien. Ketika kita berkomunikasi satu sama lain di dalam organisasi, kita harus terbuka dan jujur. Hal ini adalah salah satu cara untuk memastikan kualitas dalam segala hal yang kita lakukan. Dilarang untuk melakukan tindakan menyalahgunakan wewenang, mengancam dan melakukan tindakan yang curang. Jaga Agar Tempat Kerja Anda Aman Manulife Financial harus memberikan lingkungan kerja yang aman dan sehat untuk semua karyawan. Perlindungan kepada para karyawan dari penyakit atau terluka akibat pekerjaan merupakan komitmen dari perusahaan. Komitmen untuk menjaga kesehatan dan keselamatan ini melibatkan kerjasama dan dukungan dari setiap manager dan karyawan yang berada di perusahaan. Anda mempunyai tanggung jawab untuk membantu memastikan bahwa Perusahaan memenuhi standar perundang-undangan & peraturan tentang kesehatan, keamanan dan lingkungan tempat kerja dengan melaporkan setiap kecelakaan, bahaya yang mungkin terjadi dan kekhawatiran yang lain dengan segera kepada manager Anda atau fihak Management di area anda Jaga Tempat Kerja Anda Dari Tindakan Kriminal Merupakan hal yang sangat penting bagi kita untuk menjaga aset Perusahaan maupun aset pribadi. Walaupun Manulife Financial telah mengambil antisipasi namun kita harus Edisi 10 Februari

8 mengambil bagian dalam proses menjaga keamanan kita. Bila anda mengetahui situasi yang memungkinkan terjadinya suatu kehilangan, penyalahgunaan, pencurian atas aset Perusahaan maupun individu, laporkan segera kepada Manager anda atau bagian keamanan. Berlakulah Profesional Setiap Saat Bersikap penuh tanggung jawab adalah penting ketika mewakili Manulife Financial atau menghadiri acara Perusahaan. Anda harus mewakili Perusahaan dengan sikap positif ketika berhadapan dengan para klien dan klien yang potensial, dan di segala aktivitas bisnis. Kepada mereka yang memiliki kebiasaan minum minuman beralkohol pada suatu acara yang disponsori perusahaan atau acara-acara karyawan lainnya agar tidak melakukannya dengan sikap dan ukuran yang berlebihan. Untuk keterangan lebih lanjut Lihat keterangan berikut sehubungan dengan hal kebijakan: Kebijakan dalam menghadapi perbedaan dan pelanggaran kesusilaan. Kebijakan tentang kesehatan dan keselamatan kerja Kebijakan konsumsi alkohol Edisi 10 Februari

9 IV BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Etika Di Dalam Hubungan Bisnis Anda Bisnis kita tergantung dari hubungan yang baik dengan klien, komunitas dan organisasi dan fihak terkait lainnya. Memelihara hubungan tersebut berarti menangani dengan sangat hati-hati ketika memberikan atau menerima hadiah, ketika memproduksi materi untuk klien dan yang lain dan juga ketika membagi informasi dengan individu dan organisasi di luar perusahaan. Perlakukan Klien dengan Jujur dan Adil Kita berada dalam bisnis untuk memuaskan klien. Hal itu berarti memberikan nilai, menawarkan produk yang berkualitas, pelayanan dan saran dan mendapatkan umpan balik dari klien sehingga kita dapat terus menerus meningkatkan produk dan pelayanan kita. Kita harus menetapkan kebutuhan klien, memberikan rekomendasi yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan tersebut dan menyediakan pelayanan dan dukungan selama hubungan tersebut. Kita harus memperlakukan para klien dengan standar kejujuran, keadilan dan kesopanan yang tertinggi. Para klien harus dapat menyatakan keprihatinan mereka dengan mudah dan kita harus menghadapi keluhan dan perselisihan secara adil dan cepat. Kita ingin mencapai keberhasilan yang lebih baik dibanding pesaing dengan cara yang jujur dan adil. Kita ingin bersaing dengan menunjukkan performance kita yang terbaik, tidak dengan cara-cara praktek bisnis yang tidak etis dan illegal. Materi yang kita sediakan kepada para klien harus memenuhi standar profesionalitas yang tinggi. Iklan dan materi penjualan harus faktual, mudah dimengerti dan berdasarkan pada prinsip transaksi yang adil dan niat baik. Segala usaha promosi, ilustrasi produk dan konsep marketing harus faktual. Semua Direktur, karyawan dan perwakilan dari Perusahaan harus berhati-hati agar tidak memberikan informasi yang salah kepada para klien tentang status keuangan, produk atau pelayanan Perusahaan atau para pesaingnya. Kita tidak boleh membuat janji yang tidak dapat ditepati oleh Perusahaan. Tidak boleh seorang Direktur, karyawan, agen atau bagian lain dari perusahaan mempergunakan kesempatan secara tidak adil termasuk juga Edisi 10 Februari

10 terhadap klien, investor, supplier maupun competitor. Yang dimaksud mempergunakan kesempatan yang tidak adil meliputi manipulasi, penyembunyian, menyalahgunakan informasi tertentu, memberikan penjelasan yang tidaksesuai atau hal-hal lain yang dilakukan secara tidak adil. Tunduk Pada Perundang-undangan Setempat. Agar dapat menjadi professional, kita harus mentaati standar perusahaan kita akan etika tingkah laku bisnis dan pada saat yang sama kita menghargai kebudayaan dan kebiasaan bisnis dari negara dan masyarakat di mana kita beroperasi. Kita harus memastikan kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku di daerah jurisdiksi di mana kita melakukan bisnis. Membina Hubungan dengan Pihak Pemerintah. Dalam hubungan dengan badan-badan pemerintah, kita harus berhati-hati dalam menggunakan jabatan kita di perusahaan terutama untuk hal-hal yang berkaitan dengan politik. Adalah penting untuk mengambil langkah-langkah wajar dalam mengenali dan mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku ketika menawarkan untuk memberikan hiburan, makanan, hadiah, tanda terima kasih dan barang-barang berharga yang lain kepada badan-badan pemerintah. Sementara Perusahaan menyatakan pendapatnya terhadap isu lokal dan nasional yang dapat mempengaruhi operasinya, kita tidak dapat menampilkan diri kita sendiri sebagai juru bicara Perusahaan tanpa otorisasi yang layak dari perusahaan. Perusahaan menghormati dan mendukung hak untuk berpartisipasi di dalam proses politik. Namun, Perusahaan tidak akan mengganti kontribusi politik apapun yang telah diberikan. Waktu kerja dan properti Perusahaan tidak boleh dipergunakan untuk berkampanye bagi partai politik. Membagi Informasi dengan Group Industri Secara Bertanggung Jawab Keanggotaan di dalam organisasi bisnis dapat meningkatkan efektivitas individu, Perusahaan dan industri kita. Perusahaan mendukung keanggotaan di dalam organisasi tersebut, terutama yang membawa kemajuan bagi Perusahaan. Adalah hal yang normal dari keanggotaan ini untuk berbagi kumpulan informasi, fakta-fakta statistik, dan kebijakan. Namun, kita perlu memastikan bahwa kita tidak bertukar informasi yang dapat membahayakan posisi kompetitif Perusahaan. Kita juga harus menjaga agar tidak melanggar kerahasiaan dan informasi pribadi para klien, karyawan, perwakilan, Edisi 10 Februari

11 distributor, supplier dan hal-hal lain yang telah disepakati untuk dirahasiakan. Untuk itu, adalah suatu keharusan bagi kita untuk tidak membocorkan informasi pribadi tentang diri mereka tanpa terlebih dulu mendapat pemberitahuan persetujuan sebagaimana yang diatur oleh hukum Sampaikan Pertanyaan Media kepada Departemen Komunikasi Media memainkan peran yang penting dalam membantu memberikan informasi kepada masyarakat tentang produk dan pelayanan Manulife Financial. Departemen Komunikasi di dalam setiap divisi atau lokasi geografis bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan posisi resmi Perusahaan kepada media. Anda harus menyampaikan semua pertanyaan media ke departemen ini. Memilih Supplier Melalui Kompetisi yang Adil Manulife Financial mempunyai komitmen terhadap kompetisi yang adil dalam setiap transaksinya dengan supplier. Adalah penting untuk mengkomunikasikan persyaratan Perusahaan secara jelas dan seragam kepada semua supplier potensial. Pilihlah supplier berdasarkan prestasi, kompetitif, harga yang dapat diandalkan dan reputasinya. Jika supplier meminta Anda untuk mendukung produk atau pelayanannya dengan menggunakan nama Perusahaan atau posisi Anda sebagai perwakilan Perusahaan, sampaikan permintaan tersebut kepada Executive Vice President atau Senior Vice President divisi Anda. Untuk keterangan lebih lanjut Lihat bagian berikut di dalam Etika ini: Konflik Kepentingan Menangani Informasi Etika dan Hukum Edisi 10 Februari

12 V BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Konflik Kepentingan Anda mempunyai konflik kepentingan bila Anda terlibat dalam aktivitas atau pembuatan keputusan yang dapat menyebabkan Anda bertindak dalam cara yang bukan untuk kepentingan bagi Perusahaan. Situasi konflik kepentingan bisa timbul pada saat anda bertindak atau memiliki kecenderungan yang mempersulit untuk menjalankan tugas-tugas perusahaan secara obyektif dan efektif. Hal ini juga merupakan konflik kepentingan bila aktivitas di luar mempengaruhi penilaian Anda untuk bertindak demi kepentingan terbaik para klien. Konflik kepentingan merusak kepercayaan antara Anda, masyarakat dan Perusahaan. Untuk membantu mencegah konflik kepentingan, Anda harus melengkapi pernyataan keterbukaan akan konflik kepentingan. Anda bertanggung jawab untuk memperbaharui pernyataan tersebut bila kondisi Anda berubah. Jika konflik kepentingan yang potensial muncul, laporkanlah hal tersebut segera. Jika Anda memerlukan saran, lihat bagian kemana Anda mencari bantuan. Berikut ini adalah beberapa dari area yang paling banyak menimbulkan konflik kepentingan, tetapi pedoman yang paling dapat diandalkan adalah akal sehat Anda sendiri. Batasilah Hubungan dengan Supplier Anda tidak boleh dihubungkan dengan cara apapun dalam perjanjian antara perusahaan dan supplier atau organisasi manapun di mana Anda atau anggota keluarga langsung Anda mempunyai kepentingan atau yang mungkin mengakibatkan Anda atau anggota keluarga Anda mendapatkan keuntungan pribadi. Suap Menyuap adalah Dilarang Manulife Financial tidak mengijinkan praktek bisnis yang tidak adil seperti memberikan diskon, atau suap menyuap. Praktek-praktek ini bertentangan dengan kebijakan Perusahaan di semua tempat di mana kita melakukan bisnis. Berhati-hati dengan Hadiah Tawaran hadiah dan hiburan adalah hal yang biasa terjadi di antara rekan bisnis. Namun, tawaran atau menerima hadiah, hiburan atau keuntungan-keuntungan lain dapat menyebabkan pembayaran yang tidak wajar. Untuk alasan ini, Anda tidak boleh memberi Edisi 10 Februari

13 atau menerima hadiah, tanda terima kasih, bantuan atau keuntungan bila hal tersebut lebih dari sekedar penghargaan nominal atau melebihi dari apa yang secara wajar dapat dianggap etis dan diterima dalam praktek bisnis, atau dapat mempengaruhi atau tampak mempengaruhi performa dari tugas anda. Berhati-hati dengan Keuntungan Pribadi Konflik kepentingan bisa saja terjadi jika Anda, atau salah satu dari anggota keluarga Anda, menerima pemberian yang bersifat pribadi karena posisi Anda di Perusahaan. Segala bentuk pemberian yang bersifat pribadi termasuk pinjaman dengan jaminan dari Perusahaan, harus dilaporkan dalam pernyataan kepada perusahaan tentang Konflik Kepentingan dan disetujui oleh Perusahaan. Pinjaman pribadi kepada para eksekutif tidak diperbolehkan kecuali secara khusus diperbolehkan oleh hukum. Taatilah Kebijakan Perusahaan Dalam Mempekerjakan Anggota Keluarga Dalam situasi tertentu, mempekerjakan atau membawahi anggota keluarga dapat mengarah kepada terjadinya konflik kepentingan, praktek kerja tidak sesuai etika dan munculnya perlakuan yang istimewa. Anggota keluarga tidak boleh berada di dalam posisi yang menjadikan mereka bawahan dari anggota keluarga lain baik yang berwenang sebagai atasannya langsung maupun tidak langsung. Anggota keluarga terdiri dari, pasangan(seperti definisi untuk keperluan tunjangan), anak saudara kandung dan orang tua. Hal ini berlaku bagi semua karyawan, termasuk pekerja tetap dan paruh waktu, kontrak dan mahasiswa magang. Seluruh sistim penerimaan tenaga kerja di dalam Manulife Financial harus dijalankan oleh bagian HRD. Berinvestasi dengan Tingkah Laku Sesuai Etika Para karyawan dan direktur harus dengan ketat mentaati semua hukum dan per-undangundangan yang mempengaruhi investasi. Adalah tidak etis dan merupakan hal yang illegal bagi para karyawan dan direktur untuk membeli atau menjual atau memberikan informasi kepada orang lain mengenai surat-surat berharga Manulife Financial dengan memanfaatkan informasi apapun yang belum dipulikasikan secara umum tentang Perusahaan atau affiliasinya kecuali informasi bisnis biasa. Sebagai tambahan, membeli atau menjual surat-surat berharga perusahaan lain dengan memanfaatkan pengetahuan Anda tentang tujuan investasi Perusahaan atau informasi lain yang belum dipublikasikan untuk umum tentang perusahaan lain tersebut dan yang anda dapatkan dalam masa kerja anda dengan Manulife Financial juga merupakan sesuatu yang tidak etis dan hal yang illegal. Edisi 10 Februari

14 Para Karyawan dan direktur juga harus berhati-hati terhadap potensi konflik kepentingan dimana mereka ingin melakukan investasi dalam suatu bisnis yang mereka ketahui bertransaksi dengan Manulife Financial atau dalam investasi yang telah dilakukan oleh Manulife. Bekerja Untuk perusahaan Pesaing Dapat Membahayakan Perusahaan Kecuali telah diberikan ijin sebelumnya oleh senior executive tingkat tinggi, tidak seorangpun karyawan, direktur, atau agen dapat bekerja untuk organisasi manapun yang bersaing dengan perusahaan atau mempunyai hubungan bisnis dengan Perusahaan. Hal itu termasuk bekerja sebagai direktur, komisaris, rekan bisnis, karyawan, konsultan atau agen. Berhati-hatilah dengan Posisi Eksternal Pekerjaan di luar atau hubungan keuangan dalam organisasi eksternal dapat mengarah kepada konflik kepentingan. Hal tersebut dapat mempengaruhi kemampuan Anda untuk memberikan obyektivitas, perhatian yang penuh terhadap pekerjaan Anda di Manulife Financial atau hal tersebut dapat merusak nama Perusahaan. Anda tidak boleh terlibat dengan pekerjaan lain manapun atau pegawai negeri sipil, pemerintahan atau jabatan politik apapun yang dapat menghalangi performa Anda atau penilaian Anda untuk bertindak bagi kepentingan terbaik Perusahaan. Anda hanya boleh menjual barang-barang properti perusahaan dengan kewenangan yang telah diberikan oleh manager Anda atau perwakilan dari bagian HRD. Lindungi Kesempatan Perusahaan Para direktur, karyawan, perwakilan dan fihak lain dilarang dalam hal (a) mengambil keuntungan milik perusahaan dengan menggunakan informasi atau jabatan; (b) menggunakan barang barang kantor, informasi atau posisi untuk kepentingan pribadi; dan (c) berkompetisi dengan Perusahaan. Merupakan tugas Anda mengedepankan kepentingan yang sah apabila kesempatan tersebut muncul. Lindungi Nama Baik dan Aset Perusahaan Nama Manulife Financial harus digunakan hanya untuk memberikan wewenang dalam bisnis Perusahaan dan tidak boleh sekalipun untuk aktivitas pribadi. Jangan memperkenalkan diri Anda dengan menggunakan nama Perusahaan ketika melakukan aktifitas pribadi, politik atau amal, kecuali bila anda mendapatkan wewenang perusahaan sebelumnya. Edisi 10 Februari

15 Setiap Direktur dan seluruh karyawan yang dipercaya dengan akses untuk atau memegang kontrol akan transaksi dan asset Perusahaan harus memastikan bahwa setiap asset digunakan oleh karyawan atas nama Perusahaan diawasi oleh wewenang yang umum dan spesifik dari management dan secara akurat dan adil dicatat dengan rincian yang wajar di buku akunting dan catatan Perusahaan. Kita semua berbagi tanggung jawab untuk melindungi asset Perusahaan. Waktu, property dan pelayanan Perusahaan, termasuk asset seperti alat tulis kantor, komputer dan jasa pos, tidak boleh digunakan untuk aktivitas pribadi, kecuali Anda mempunyai ijin spesifik dari manager. Aktivitas pribadi termasuk politik dan acara amal. Anda tidak boleh memindahkan atau meminjam properti Perusahaan tanpa ijin. Laporkanlah segala penyalahgunaan asset Perusahaan kepada manager Anda atau Departemen Internal Audit. Untuk keterangan lebih lanjut Lihat bagian berikut yang berhubungan dengan kebijakan: Etika Bisnis & kepatuhan Divisi Real Estate Etika Tingkah Laku bagi Investasi Pribadi Kebijakan karyawan Edisi 10 Februari

16 VI BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Menangani Informasi Informasi adalah salah satu asset vital Perusahaan. Informasi rahasia meliputi suluruh informasi yan tidak boleh disampaikan yang mungkin dapat digunakan oleh pesaing atau berbahaya bagi perusahaan atau klien atau pihak-pihak yang berkepentingan apabila diungkapkan. Adalah penting bagi semua karyawan dan perwakilannya mengerti betapa sensitifnya informasi ini, dan bagaimana pentingnya untuk persaingan dan privasi individu. Lindungi Informasi Pribadi dan Rahasia Dalam menjalankan bisnis kita secara wajar, kita mengumpulkan sejumlah informasi penting tentang calon nasabah, pemegang polis, penerima claim, peminjam, karyawan, perwakilan dan investor. Kita harus menangani informasi ini dengan cara yang terbaik untuk menjaga kepercayaan mereka dan melindungi rahasia pribadi mereka. Informasi pribadi harus disimpan secara aman, dengan keyakinan dan digunakan hanya untuk tujuan ketika diperlukan. Hal tersebut dapat diungkapkan hanya untuk mereka yang mempunyai hak akan informasi tersebut atau ketika hukum memerlukannya untuk diungkap. Informasi yang rahasia mengenai Perusahaan itu sendiri harus juga dilindungi. Informasi tentang Perusahaan adalah rahasia jika tidak tersedia secara umum untuk publik. Sebagai contoh adalah laporan keuangan sebelum dipublikasikan, rencana bisnis, ramalan bisnis, inisiatif strategi, rencana akuisisi atau divestasi, dan produk yang ada sekarang atau yang sedang direncanakan. Jika anda mempunyai akses akan informasi rahasia tersebut karena berkaitan dengan pekerjaan Anda, Anda harus menggunakan segala langkah kehati-hatian untuk membuatnya tetap rahasia. Merupakan hal yang penting untuk berbicara secara hatihati ketika mendiskusikan bisnis Perusahaan di tempat umum seperti restoran dan pesawat terbang, atau ketika menggunakan telepon umum atau telepon genggam, internet dan mesin fax. Jika anda dibutuhkan untuk tujuan bisnis yang sah untuk membuka informasi rahasia kepada seseorang di luar Perusahaan, wewenang harus diperoleh dari manager Anda. Anda mempunyai tugas untuk tetap melindungi informasi pribadi dan rahasia bahkan setelah Anda berhenti dari di Perusahaan. Dalam hal ini, anda tidak boleh membawa arsip Manulife apa saja yang ada pada anda saat meninggalkan perusahaan. Edisi 10 Februari

17 Taati Ketentuan-ketentuan Pengungkapkan Manulife diminta untuk terus melanjutkan keterbukaan secara tepat tanpa harus ragu-ragu demi masa depan perusahaan. Berikut prinsip-prinsip untuk melanjutkan keterbukaan/pengungkapan tersebut: Seluruh materi harus disampaikan secara luas pada waktu yang tepat Pengungkapan harus lengkap, adil, dapat dimengerti dan akurat dan hindari penyajian yang keliru tentang perusahaan Pengungkapan tersebut harus diselesaikan secara konsisten dalam keadaan waktu yang tepat atau tidak Seluruh permintaan informasi yang sah harus diperlakukan secara adil. Karyawan harus menyampaikan seluruh permintaan dari komunitas keuangan, pemegang saham dan media kepada juru bicara resmi yang ditunjuk perusahaan. Hormati Hal-Hal Yang Berkaitan dengan Hak Cipta Banyak hal yang Anda gunakan selama masa kerja Anda sebagai karyawan atau perwakilan dari Manulife Financial dilindungi oleh perundang-undangan hak cipta. Beberapa contoh adalah software komputer, buku, audio dan kaset video, buletin dan majalah. Bahkan mungkin juga ada hak cipta pada lembar presentasi, materi pelatihan, model management dan kerangka penyelesaian masalah yang diproduksi oleh konsultan luar. Adalah illegal untuk mereproduksi, mendistribusikan atau mengubah materi tanpa ijin dari pemilik hak cipta atau perwakilan resmi. Anda juga harus patuh dengan hak cipta software yang dipasang di komputer kantor Anda dan di tempat menyimpan di dalam jaringan komputer area yang Anda kontrol. Anda tidak boleh mengkopi, menginstal atau dengan kata lain menggunakan software yang melanggar perjanjian ijin untuk software tersebut. Menyimpan Arsip yang Lengkap dan Akurat Perusahaan memerlukan arsip yang lengkap dan akurat untuk memenuhi kewajiban legal dan keuangannya serta untuk mengelola bisnis secara benar. Semua buku Perusahaan, laporan keuangan, rekening pengeluaran, agenda kerja, catatan administrasi dan dokumen serupa lainnya harus dilengkapi secara akurat, jujur dan sesuai dengan prosedur Perusahaan. Membuat catatan palsu, fiktif atau tidak layak sehubungan dengan suatu transaksi perusahaan atau penggunaan dari asset perusahaan yang ada tidak diperkenankan dan tidak seorang direktur, karyawan, atau fihak lain manapun diperbolehkan melakukan transaksi yang mengharuskan atau mempunyai maksud dalam pembuatan catatan palsu, fiktif dan tidak layak. Edisi 10 Februari

18 Anda bertangggung jawab untuk kelengkapan dan ketepatan semua laporan atau file yang anda harus siapkan dan harus disimpan. Ketidakterbukaan dan ketidaklengapan pelaporan atas Aset, Kewajiban, Penerimaan dan Pengeluaran adalah terlarang. Lebih lanjut, semua direktur, karyawan, perwakilan dan fihak-fihak lainnya harus mematuhi kebijakan penyimpanan catatan Perusahaan. Kebijakan-kebijakan ini menggambarkan berapa lama dokumen dan catatan (apakah dicetak atau formulir elektronik) harus dipertahankan untuk memfasilitasi operasi Perusahaan yang sedang berlangsung dan untuk memenuhi persyaratan keuangan, perundang-undangan dan persyaratan berapa lama sebuah file harus disimpan. Kebijakan-kebijakan ini juga memberikan pedoman mengenai penghancuran yang layak dari arsip yang telah disimpan sampai batas waktu yang ditentukan. Dalam hal proses peradilan atau pengecekan oleh pihak pemerintah silahkan konsultasikan dengan Bagian Legal. Pergunakan Sistem Komunikasi Hanya untuk Bisnis Sistem komunikasi Perusahaan hanya untuk kepentingan bisnis Perusahaan. Hal ini termasuk semua telekomunikasi komputer dan peralatan wordprocessing yang dimiliki atau disewakan Perusahaan termasuk semua pelayanan remote-computing yang digunakan Perusahaan, termasuk internet. Semua surat elektronik dan sistim voice mail Manulife Financial (termasuk data dalam sistem ini), akses internet dan komputer adalah properti Perusahaan. Karyawan yang berwenang dapat secara periodik memeriksa sistem tersebut untuk mengkoreksi masalah jaringan dan memastikan mereka digunakan secara tepat dan aman. Anda tidak dapat mengharapkan setiap privasi pribadi untuk komunikasi dapat anda kirim, terima atau simpan di dalam sistem ini. Untuk informasi lebih lanjut: Lihat bagian berikut di dalam Etika ini: Etika di dalam hubungan bisnis Anda Konflik kepentingan Etika dan hukum Lihat bagian berikut dalam hal kebijakan: Kebijakan pengungkapan Database Program Informasi Keamanan Management untuk: Edisi 10 Februari

19 - Program Informasi Keamanan - Kebijakan Penggunaan Internet dan frekuensi Tanya jawab kebijakan penggunaan internet - Klasifikasi informasi dan standar penanganan Etika privasi Jadwal otorisasi lamanya penyimpanan data Edisi 10 Februari

20 VII BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics - Etika Dan Hukum Manulife Financial mempunyai komitmen untuk beroperasi dengan mematuhi perundangundangan dan ketentuan hukum yang berlaku dinegara dimana Manulife Financial beroperasi. Mengetahui dan Tunduk dengan Hukum Anda seharusnya mengerti mengenai peraturan hukum yang mempengaruhi pekerjaan Anda. Pastikan praktek bisnis Anda sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. Laporkanlah pelanggaran dengan segera dan tanganilah hal tersebut dengan tepat bila pelanggaran itu terjadi di area tugas Anda. Program kepatuhan management (Compliance Management Program) secara formal telah diperkenalkan di Manulife Financial. Hal tersebut dibentuk untuk mempromosikan kebijakan management secara konsisten dan memonitor kepatuhan hukum dan peraturan di semua daerah operasi Perusahaan. Jika Anda mempunyai kekhawatiran yang berhubungan dengan kepatuhan tersebut, konsultasikanlah kepada petugas yang dapat anda temukan pada bagian Kemana mencari bantuan. Jika Anda bergabung pada suatu asosiasi profesional, Anda juga diminta untuk taat dan bertanggung jawab serta tunduk pada peraturan yang berlaku di asosiasi tersebut. Mengelola Aset Secara Benar Para klien mengharapkan uang yang mereka percayakan kepada Perusahaan dapat dikelola secara bertanggung jawab. Jika Anda mempunyai Akses terhadap dana klien, Anda harus memastikan bahwa dana tersebut dikelola dengan sikap penuh kepercayaan. Setiap divisi mempunyai prosedur dan standar untuk membantu melindungi dan mengelola semua dana di bawah pengelolaannya dan untuk mencegah kecerobohan, pemalsuan atau ketidakjujuran. Identifikasi dan Laporkan Pemalsuan dan Pencurian Sebagai penyedia jasa layanan keuangan, Manulife Financial rawan terhadap kerugian sebagai akibat dari ketidakjujuran dan pemalsuan. Pemalsuan dapat terjadi dalam berbagai bentuk, dari menyalahgunakan uang, pencurian dana atau properti, pencucian uang, pembiayaan teroris, mis-representasi dan penyalahgunaan atau pemalsuan dokumen. Edisi 10 Februari

21 Ketidakjujuran, menggabungkan dana pribadi dan bisnis, dan pemalsuan adalah hal yang illegal. Merupakan tanggung jawab management untuk memastikan bahwa ada kontrol internal yang baik untuk mencegah dan mendeteksi pemalsuan dan aktivitas ketidakjujuran lainnya, tetapi semua orang di dalam Perusahaan harus membantu. Jika Anda mengetahui aktivitas yang mencurigakan, Anda mempunyai kewajiban untuk melaporkannya dengan segera kepada manager Anda dan Departemen Internal Audit atau Divisi Spesial Unit Investigasi bila ada.. Melaporkan Setiap Tindakan Yang Melanggar Hukum atau Etika Tingkah Laku Yang Tidak Benar Anda diminta untuk berbicara kepada orang yang tepat berkenaan dengan tindakan yang mencurigakan atau illegal atau tidak etis atau pada saat Anda ragu-ragu tentang hal yang terbaik apa yang Anda lakukan pada situasi tertentu. Konsultasikan kepada bagian yang diberikan tanda Kemana Anda Harus Minta Bantuan berkaitan dengan tindakan yang mencurigakan atau kemungkinan illegal atau tidak etis. Hal ini merupakan kebijakan dari Perusahaan untuk tidak mengijinkan pembalasan karena adanya laporan yang dilakukan oleh seseorang dengan niat yang baik apabila ada pelanggaran kode etik. Seluruh Direktur,karyawan atau fihak lain diharapkan untuk dapat bekerja sama pada saat dilakukan investigasi internal akan adanya pelanggaran kode etik ini. Untuk informasi lebih lanjut Lihatlah bagian berikut di dalam Etika ini: Etika di dalam hubungan bisnis Anda Konflik kepentingan Menangani Informasi Lihatlah kebijakan berikut: Kebijakan anti pemalsuan Kebijakan manajemen untuk mematuhi perundang-undangan. Kebijakan anti Pencucian uang Edisi 10 Februari

22 VIII BAGIAN : Perusahaan SUB BAGIAN : Code of Business Conduct & Ethics TOPIK : Code of Business Conduct & Ethics Hal hal Lain Yang Berkaitan Dengan Dokumen Kebijakan Reputasi Manulife Financial adalah hasil dedikasi, pelayanan kualitas dan transaksi yang sesuai etika selama 100 tahun lebih. Mempertahankan reputasi kita yang baik tergantung sepenuhnya dari keputusan yang Anda buat setiap hari. Etika Tingkah Laku Bisnis ini memberikan standar dan menciptakan harapan yang tinggi untuk para Direktor, karyawan, suppliers dan fihak lainnya. Namun, seperti yang ditekankan di dalam etika ini, penilaian baik Anda sendirilah merupakan hal yang paling penting dalam memastikan Manulife Financial adalah Perusahaan yang mempunyai etika. Dokumen Kebijakan Lain Perusahaan mempunyai kebijakan yang terkait yang dapat membantu Anda menangani isu etika. Berikut kebijakan yang digunakan di jajaran Manulife: Kebijakan anti-penipuan Kebijakan anti pencucian uang Kebijakan manajemen untuk mematuhi perundang-undangan Kebijakan pengungkapan Kebijakan adanya perbedaan dan kebijakan terhadap pemaksaan kehendak. Database Program Informasi Keamanan Management termasuk: (i) Kebijakan penggunaan internet & Kebijakan frekuensi Tanya jawab penggunaan internet (ii) Klasifikasi informasi dan standar penanganan Insider Trading dan kebijakan pelaporan Etika privasi Pengaturan menerima dan memperlakukan keluhan sehubungan dengan masalah akunting atau pemeriksaan keuangan Jadwal penyimpanan data Kebijakan kepegawaian Harap juga mengacu kepada divisi Anda untuk tambahan kebijakan divisi seperti: Etika bisnis agen Kebijakan Tentang Minuman Keras Edisi 10 Februari

23 Etika tingkah laku berinvestasi pribadi Kebijakan kesehatan dan keamanan tempat tinggal Etika bisnis & kepatuhan divisi real estate Kebijakan travel dan entertainment (T&E Policy) Di Amerika Utara, Anda dapat mengakses masalah kebijakan tersebut Atau hubungi bagian HRD Anda. Edisi 10 Februari