Proses Pemasukan Penawaran melalui SePS Client

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "Proses Pemasukan Penawaran melalui SePS Client"

Hadian Santoso
7 tahun lalu
Tontonan:

1 Proses Pemasukan Penawaran melalui SePS Client SePS/Software Client adalah aplikasi yang dipergunakan oleh pengguna layanan (Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa) dalam proses yang berkaitan dengan penawaran (pemasukan penawaran dan pembukaan penawaran). Sebelum melakukan pemasukan penawaran harga yang harus di siapkan oleh Penyedia Barang/Jasa, yaitu : 1.Komputer/PC/Laptop terinstall aplikasi program Java yang disediakan pada saat login di website e-procurement 2.Terdapat SePS/Software Client yang bisa didownload pada website eprocurement 3.Penyedia Barang/Jasa sudah memasukkan Data Perusahaan 4.Penyedia Barang/Jasa sudah menandatangani Pakta Integritas pada paket pekerjaan yang diminati. 5.Penyedia Barang/Jasa harus sudah REGISTRASI PAKET PEKERJAAN 6.Semua dokumen yang disyaratkan di dokumen lelang beserta Berita Acara dan Addendum, berbentuk softcopy dengan format image/pdf (kecuali untuk file jadwal, harus dalam bentuk excel dengan format seperti contoh yang bisa didownload pada website e-procurement) 7.Untuk pemberian nama file tiap tiap dokumen penawaran pada 1 paket pekerjaan tidak boleh sama 8.Dokumen yang disyaratkan simpan dalam satu folder (folder upload), untuk mempermudah pengambilan file, ketika akan memasukkan harga dan dokumen yang akan di upload (dikirim) 9.Penyedia Barang/Jasa harus mempunyai IKP (Infrastuktur Kunci Publik) IKP digunakan sebagai kunci membuka menu penawaran secara online pada portal e-procurement. Dengan cara upload kunci publik (secara otomatis) dan kunci private serta passphrase. Adapun cara untuk membuat IKP dan APPROVE dapat dilihat pada file cara IKP dan Approve. 10.Jumlah file harus sesuai dengan yang dipersyaratkan (persyaratan dokumen yang wajib) tidak boleh kurang. 11.Memastikan jaringan pada saat proses pemasukan penawaran harus STABIL 12.Proses upload file harus memperhatikan hal sebagai berikut: Kapasitas file pada tiap dokumen penawaran di luar sampul maksimal Megabyte sedangkan jumlah kapasitas file untuk total pada dokumen penawaran di dalam sampul 45 Megabyte, Waktu maksimal untuk proses upload 20 menit per file, jika proses upload melebihi batas waktu 20 menit per file tersebut (Failed Uploaded) maka penyedia harus mengulangi kembali proses upload file tersebut sampai muncul keterangan (Uploaded) 1

=Cara untuk Melakukan Penawaran pada SePS Client/Software Client= No 1 Keterangan Gambar buka SePS Client dalam rangka pemasukan dokumen prakualifikasi dan atau pemasukan penawaran, penyedia barang /

2 =Cara untuk Melakukan Penawaran pada SePS Client/Software Client= No 1 Keterangan Gambar buka SePS Client dalam rangka pemasukan dokumen prakualifikasi dan atau pemasukan penawaran, penyedia barang / jasa langsung klik pada file "Penyedia.jar", yang akan membutuhkan waktu beberapa saat karena ada proses "inisialisasi aplikasi" pada setiap kali membuka SePS Client untuk keperluan proses updating file 2 3 Menu Login Lakukan login Masukkan username dan password klik Login Menu Daftar Penawaran Pilih paket pekerjaan yang akan di tawar klik pada kolom paket pekerjaan, hingga muncul warna biru 4 klik lanjut Menu Tahap Penawaran pilih tahapan yang akan dilakukan, hingga muncul warna biru klik lanjut 2

5 Menu Load IKP Masukkan private key, dengan cara di browse Masukkan passphrase Klik Lanjut 6 Menu Dokumen Penawaran 7 Buat folder kerja (folder kerja adalah sampul penawaran) dalam keadaan kosong 8

3 5 Menu Load IKP Masukkan private key, dengan cara di browse Masukkan passphrase Klik Lanjut 6 Menu Dokumen Penawaran 7 Buat folder kerja (folder kerja adalah sampul penawaran) dalam keadaan kosong 8 pilih dan klik salah satu deskripsi yang akan di masukkan dalam sampul, hingga muncul warna biru klik browse file yang diupload untuk setiap dokumen yang dipersyaratkan, TIDAK BOLEH mempunyai nama file yang sama ----> (untuk setiap dokumen yang diupload, nama filenya harus BERBEDA) 3

9 Pemasukan Harga pilih dan klik Penawaran (XML) klik Browse hingga muncul rincian Penawaran, masukkan data : (1) masukkan Nomor SPH (2) Masa Berlaku Penawaran (3) Lama Penyelesaian Penawaran (4)

4 9 Pemasukan Harga pilih dan klik Penawaran (XML) klik Browse hingga muncul rincian Penawaran, masukkan data : (1) masukkan Nomor SPH (2) Masa Berlaku Penawaran (3) Lama Penyelesaian Penawaran (4) Masukkan nilai, dengan cara : i. klik item yang akan dimasukkan harga, hingga muncul warna biru ii. klik nilai iii. lalu masukkan harga (5) Untuk pengadaan silahkan isi jadwal pelaksanaan Klik Simpan 10 Cek pada dokumen penawaran dan folder kerja yang telah dibuat, tergenerate dan tersimpan secara otomatis Penawaran, SPH, SPH Detail (khusus pengadaan terdapat tambahan Jadwal Pelaksanaan) 11 Pemasukan Persyaratan Dokumen Pilih dan klik masing masing dokumen pada tabel, hingga muncul warna biru klik Browse, hingga pada kolom nama file terdapat tulisan keterangan file yang telah dibrowsing Lakukan proses Browse pada tiap persyaratan yang ada keterangan WAJIB dengan status YA 4

14 Silahkan simpan report (bukti) pengiriman anda pada folder kerja yang telah dibuat 15 Untuk memastikan terkirim silahkan cek di Website

5 12 Penyampulan Klik pada sampul, hingga muncul warna biru klik Encrypt, hingga pada kolom status terdapat keterangan zipped. 13 Pengiriman klik Upload, hingga pada kolom status terdapat keterangan uploaded beserta muncul report sukses pengiriman. 14 Silahkan simpan report (bukti) pengiriman anda pada folder kerja yang telah dibuat 15 Untuk memastikan terkirim silahkan cek di Website e-procurement di menu: 1. penawaran pilih => pemasukan penawaran muncul status selesai dan status didalamnya (pemasukan penawaran) tiap file serta sampul muncul keterangan selesai 5

16 2. Statistik => lihat apakah sudah bertambah jumlah penawarnya setelah anda memasukkan nilai penawarannya 17 backup isi "Folder Kerja" anda, dengan

silahkan paste data di dalam folder kerja semula.

6 16 2. Statistik => lihat apakah sudah bertambah jumlah penawarnya setelah anda memasukkan nilai penawarannya 17 backup isi "Folder Kerja" anda, dengan cara copy seluruh isi folder kerja lalu buat folder kerja baru 18 Beri nama folder seperti nama pekerjaan 19 Setelah dibuat folder kerja back up silahkan paste data di dalam folder kerja semula. Fungsi dari back up ini adalah Apabila nanti dokumen anda tidak dapat dibuka oleh panitia (error decrypting/gagal mengekstrak file zip), maka dokumen back up dapat dijadikan sebagai bahan cross check untuk mengetahui kondisi file terupload == S E L E S A I == 6

7 TIPS MENGECILKAN FILE IMAGE (RESIZE IMAGE) Terkait dengan proses upload dokumen penawaran melalui SePS client yang beberapa penyedia mengeluhkan lamanya proses dikarenakan kapasitas file yang besar, maka ada beberapa solusi teknis yang dapat kami berikan : 1. Untuk file yang harus discan terlebih dahulu sebelum diupload : Terjadi hasil scan yang berupa file image dengan ukuran besar, hal ini dikarenakan pada saat proses scan menggunakan resolusi tinggi; Oleh karena itu, scanlah dengan resolusi rendah dan kalau perlu hitam putih. Perhatikan petunjuk penggunaan scanner Anda. Atau Anda dapat melakukan resize sendiri dengan software sehingga file yang berukuran besar dapat diperkecil hingga 95%. File yang mula-mula berukuran 3MB berkurang hingga 95% menjadi hampir 150KB. Resize dapat dilakukan dengan program PhotoResize yang dapat didownload di Adapun petunjuk penggunaannya adalah sebagai berikut: Download dan simpan program PhotoResize dalam Desktop ; Klik kanan pada icon program PhotoResize yang ada di Desktop, kemudian pilih Rename; Ubahlah nama program menjadi PhotoResize800H; Buka windows explorer, kemudian buka folder tempat anda meletakkan foto/image (jpeg, bmp, gif) yang ingin dikecilkan. Jangan me-maximize jendela windows explorer anda. Usahakan agar icon program Photoresize dapat terlihat jelas ; Pilih foto yang ingin anda kecilkan. Anda bisa memilih lebih dari satu foto /image (jpeg, bmp, gif) yang akan dikecilkan; Caranya: klik kiri mouse anda dari daerah kosong kemudian sambil tetap menahan klik kiri, geser kotak seleksi sehingga mengenai file-file yang anda inginkan. Jika file yang ingin dipilih terlihat tidak berurutan, anda dapat mengunakan cara alternatif berikut: Tekan dan tahan tombol Ctrl pada keyboard, kemudian klik kiri satu persatu file yang anda inginkan Langkah berikut adalah langkah terpenting. Setelah anda menseleksi file-file yang ingin dikecilkan, tarik-dan-jatuhkan (drag-and-drop) file-file tersebut ke icon program PhotoResize yang ada di desktop anda. Caranya: klik kiri mouse anda pada salah satu file yang telah diseleksi. Sambil menahan klik kiri, geser mouse menuju icon program. Setelah anda melakukan langkah ini, sebuah jendela dengan latar belakang hitam akan muncul. Ini menunjukkan bahwa program tengah bekerja. File-file foto dengan ukuran yang baru akan dihasilkan di folder yang sama, dengan nama file yang sama namun ditandai dengan akhiran -800.File yang dihasilkan akan berukuran sekitar Kb sehingga mudah didistribusikan via internet. UNTUK LANGKAH LANGKAH LEBIH JELAS YANG DISERTAI DENGAN GAMBAR, SILAHKAN BUKA LINK 2. Untuk file yang tidak perlu di scan (tidak dalam bentuk image), maka bentuk file dalam pdf atau xls (untuk jadwal pelaksanaan pekerjaan). 7

dokumen-dokumen yang mirip

Proses Pemasukan Penawaran melalui Software Client

Proses Pemasukan Penawaran melalui Software Client Software Client adalah aplikasi yang dipergunakan oleh pengguna layanan (Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa) dalam proses yang berkaitan dengan