Pentingnya Pelatihan Dalam Persoalan Kinerja SDM

Transkripsi

1 Pentingnya Pelatihan Dalam Persoalan Kinerja SDM Pentingnya Pelatihan Dalam Persoalan Kinerja SDM Oleh Andri Irawan Abstrak Permasalahan kinerja sudah menjadi rahasia umum menjadi bagian penting bagi organisasi dalam menghadapi tantangan perubahan. Salah satu cara yang dilakukan oleh organisasi untuk mengatasinya adalah dengan selalu meningkatkan kemampuan SDM yang dimilikinya. Pelatihan merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dalam meningkatkan kemampuan dan kompetensi SDM yang dimilikinya, diharapkan dengan adanya pelatihan yang terus menerus dan berkesinambungan kesenjangan antara kemampuan dan kompetensi SDM yang harus dimiliki dan tantangan dunia kerja akan selalu dapat diminimalisir atau diperkecil. Kata kunci : Pelatihan, kinerja SDM Abstract Performance problems it is common knowledge an important part of the organization in the face of the challenges of change. One way that is done by the organization to cope is to always improve its human resource capabilities. Training is one of the activities undertaken by the organization in improving the skills and competencies of its human resources, expected with the ongoing training and continuing gap between capability and competence of human resources should be owned and challenges of the world of work will always be minimized or reduced. Keyword: Training, Human Resource Performance 1. Pendahuluan Tuntutan dunia kerja belakangan ini sangat kompleks yang mengharuskan karyawan untuk selalu meningkatkan skill secara terus menerus. Hal ini salah satunya dikarenakan oleh adanya kesenjangan antara kemampuan perusahaan dengan keinginan konsumen. Salah satu cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengatasi kesenjangan tersebut adalah dengan meningkatkan kompetensi SDM yang diperoleh melalui pelatihan. Kebijakan peningkatan SDM Indonesia masih berkutat pada wajib belajar enam tahun hingga sembilan tahun. Padahal hal ini tidak akan mampu meningkatkan kompetensi kerja SDM Indonesia dalam menyongsong AEC (Asean Economic Community) 2015, Bagi tenaga kerja dari negara AEC yang memiliki kompetensi kerja yang lebih tinggi dari anggota lainnya tentunya akan memiliki kesempatan lebih luas untuk mendapatkan 1

2 Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 1-10 keuntungan ekonomi di dalam AEC. Ini yang harus diwaspadai SDM Indonesia setahun ke depan Pendidikan apabila tidak disertai kompetensi yang memadai maka dapat "dikalahkan" oleh tenaga kerja yang terampil dan terlatih sekalipun hanya memiliki ijazah jenjang pendidikan lebih rendah Kondisinya sedang darurat, tenaga kerja terlatih jauh lebih utama dibandingkan dengan tenaga kerja terdidik. Oleh karena itu dibutuhkan lembaga pelatihan dan peningkatan kualitas kurikulum pelatihan yang lebih penting ketimbang lembaga pendidikan yang menghasilkan lulusan yang belum siap kerja, Tenaga kerja yang lebih terlatih dinilai akan memiliki produktivitas yang lebih tinggi di dunia kerja dan dunia usaha sehingga pada akhirnya mampu meningkatkan pendapatan, kesejahteraan dan kualitas hidupnya. Berdasarkan data BPS Februari 2013 dari jumlah angkatan kerja sebanyak 121,19 juta sebagian besar didominasi lulusan SD ke bawah sebanyak 56, 67 juta (46,7 persen), SMP 22,1 juta (18,25 persen), SLTA 11,03 juta (9,10 persen) Diploma 3,41 juta (2,81 persen) dan lulusan universitas 8,36 juta (6,90 persen). Posisi Indonesia dalam persaingan dunia dilihat dari Indeks Pembangunan Manusia (IPM) tahun 2012 berada pada posisi 121 dari 187 negara. Posisi daya saing Indonesia di dunia tahun 2012 berada pada peringkat ke-50 dari 144 negara, atau menurun 5 tingkat dibandingkan setahun sebelumnya. ( Untuk mengatasi masalah minimnya SDM berkualitas tersebut, Pemerintah harus mencari terobosan yang dapat segera terwujud dalam waktu singkat. Guna menjembatani dan mempermudah titik temu antara para pencari kerja dan perusahaan pemberi kerja, pemerintah mendorong terselenggaranya pameran bursa kerja (job fair) di berbagai daerah Di bidang pelatihan, pemerintah menyediakan fasilitas dan program pelatihan kerja yang tersedia di Balai Latihan Kerja di seluruh Indonesia dimana para pencari kerja dan pengangguran dapat berlatih dan belajar kembali untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi kerja yang sesuai dan dibutuhkan oleh pasar kerja dan industri. Dalam sebuah perusahaan, untuk memberikan dasar - dasar membangun etos kerja para karyawan biasanya dibuat suatu pelatihan dasar sumber daya manusia atau training sdm. Kegiatan ini biasanya di lakukan pada awal masuk untuk membekali mereka dengan pengetahuan serta langkah-langkah dalam melakukan sebuah pekerjaan yang diberikan. Terkadang pelatihan yang diberikan juga bisa di lakukan dalam bentuk memberikan kursus pada para karyawan. Sedangkan tujuan utama diadakannya pelatihan ini adalah untuk menambah wawasan para karyawan agar lebih profesional dalam pekerjaanya, dan biasanya dalam pelatihan sdm ini materi yang disampaikan lebih bersifat pada teori dan sikap kerja. 2

3 Pentingnya Pelatihan Dalam Persoalan Kinerja SDM Selain itu pelatihan ini diharapkan dapat menjadikan para karyawan mampu beradaptasi dengan lingkungan kerjanya juga dengan jenis pekerjaanya. Jika hal ini diterapkan maka dalam bekerja mereka dapat lebih terampil, juga efektif dan efisien dalam melakukan tugas yang telah diberikan oleh perusahaan. Durasi untuk menjalankan program pelatihan SDM ini biasanya dilakukan dalam waktu singkat. Untuk memberikan materi pelatihan biasanya pimpinan di semua bagian akan ikut memberikan motivasi, juga para staff khusus yang membidangi bagian sumber daya manusia di perusahaan tersebut. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan program pelatihan SDM ini, diantaranya : 1. Motivasi individu/memotivasi para peserta pelatihan.bertujuan untuk memberikan semangat pada para pesertauntuk mengikuti setiap materi yang diberikan. 2. Pengakuan perbedaan individual/ Pengelompokan peserta berdasarkan bagian. Dengan pengelompokan peserta, konsep kerjasama akan mudah dijabarkan. 3. Kesempatan-kesempatan untuk melakukan kegiatan-kegiatan praktis/ Memberikan waktu untuk mempraktekkan materi yang telah diberikan. Biasanya materi yang telah di berikan akan lebih mudah diingat jika dipraktekan langsung. 4. Penguatan atau Reinforcement 5. Balikan hasil belajar/ Mengulas materi yang telah diberikan. Dengan mengulas materi yang telah diberikan, akan dapat diketahui sampai atau tidak tujuan yang ingin dicapai dari materi yang disampaikan. 6. Tujuan-tujuan belajar yang ingin dicapai/ Memperhatikan tujuan dilaksanakannya pelatihan. Harus dirinci sedetail mungkin sehingga dapat diukur pencapaiannya. 7. Situasi belajar/ Menyediakan tempat yang sesuai dengan tema pelatihan. Tempat sangat mempengaruhi efektifitas pelatihan, dibutuhkan situasi yang tenang dan nyaman oleh para peserta. 8. Transfer of learning, dan / Memberikan materi. Cara yang dilakukan dalam memberikan materi biasanya akan sangat berpengaruh pada hasil akhir. Bisa jadi materi yang sebenarnya bagus ketika salah dalam penyampainnya tidak akan mencapai sasaran dari materi tersebut. 9. Follow-up / Tindak lanjut. Menurut Ike Kusdyah Rachmawati (2008:110) Pelatihan merupakan wadah lingkungan bagi karyawan dimana mereka mempelajari sikap, kemampuan, keahlian, pengetahuan dan perilaku spesifik yang berkaitan dengan pekerjaan. Seringkali terjadi pada karyawan baru bahwa kemampuan dan keterampilan yang mereka miliki belum sesuai dengan yang diharapkan organisasi sehingga biasanya organisasi harus selalu melakukan program pelatihan untuk karyawan. Pelatihan tidak hanya dilakukan pada karyawan baru saja tetapi karyawan lamapun kemampuan dan keahliannya perlu diupgrade untuk memberikan penyegaran serta menyesuaikan tuntutan pekerjaan yang berubah. 3

4 Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 1-10 Pelatihan pada karyawan lama dapat pula dijadikan sebagai sarana untuk mengasah keterampilan mereka dan menghindarkan terjadinya kejenuhan dalam bekerja sebagai akibat perubahan lingkungan atau strategi organisasi karena kejenuhan bekerja akan menyebabkan menurunnya kinerja karyawan sehingga berdampak pada produktivitas kerja. Secara ideal pelatihan harus didesain untuk mewujudkan tujuan-tujuan organisasi yang selaras untuk mewujudkan tujuan-tujuan dari karyawan secara perorangan. Menurut Faustino Cardoso Gomez (2003:197) Istilah pelatihan sering disamakan dengan istilah pengembangan. Pengembangan (development) menunjuk kepada kesempatan-kesempatan belajar (learning opportunities) yang didesain guna membantu pengembangan para karyawan. Kesempatan demikian tidak terbatas pada upaya perbaikan performansi pekerja pada pekerjaannya yang sekarang. Jadi pelatihan langsung berkaitan dengan performansi kerja sedangkan pengembangan tidaklah harus karena pengembangan mempunyai cakupan yang lebih luas dibandingkan dengan pelatihan. Persiapan jenjang karier karyawan inilah yang dimaksud sebagai pengembangan karyawan. Pengembangan didasarkan pada fakta bahwa karyawan akan membutuhkan pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang berkembang untuk bekerja dengan lebih baik dalam suksesi posisi yang ada dalam rekruitmen. Pelatihan sering dianggap sebagai aktivitas yang paling dapat dilihat dan paling umum dari semua aktivitas kepegawaian. Manajemen mendukung kegiatan pelatihan karena diharapkan dengan adanya pelatihan para karyawan akan lebih terampil dan lebih produktif. Pelatihan juga sering dianggap sebagai imbalan dari organisasi, suatu simbol status, atau suatu liburan dari kewajiban kerja sehari-hari. Jadi pelatihan hanya bermanfaat dalam situasi dimana terdapat gap antara kemampuan dan pengetahuan yang ada dengan tuntutan tugas/pekerjaan. Pelatihan tidak dimaksudkan untuk menggantikan kriteria seleksi yang tidak memadai, ketidaktepatan rancangan pekerjaan atau imbalan organisasi yang tidak memadai. Pelatihan lebih sebagai sarana yang ditujukan pada upaya untuk lebih mengaktifkan kerja anggota organisasi yang kurang aktif sebelumnya, mengurangi dampak-dampak negatif yang disebabkan kurangnya pendidikan, pengalaman yang terbatas atau kurangnya kepercayaan diri dari anggota atau kelompok anggota tertentu 2. Pembahasan 2.1. Pengertian Pelatihan Menurut pendapat Dessler, (2003: 187) Training is the process of teaching new employees the basic skills they need to perform their jobs. Training refers to a planned effort to facilitate employees the learning of job-related competencies. 4

5 Pentingnya Pelatihan Dalam Persoalan Kinerja SDM Menurut Faustino Cardoso Gomez (2003:197) pelatihan adalah setiap usaha untuk memperbaiki performansi pekerja pada suatu pekerjaan tertentu yang sedang menjadi tanggung jawabnya atau sutu pekerjaan yang ada kaitan dengan pekerjaannya. Berdasarkan dua pengertian pelatihan diatas dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan suatu usaha yang bersifat positif yang dilakukan dalam rangka meningkatkan kemampuan karyawan dalam sebuah perusahaan. a. Kapan pelatihan dianggap perlu? Menurut Faustino Cardoso Gomez (2003:199) berpendapat bahwa pelatihan sering dipakai sebagai solusi atas persoalan kinerja organisasi. Tabel berikut meringkaskan sebab-sebab persoalan kinerja, tanggapan-tanggapan organisasi yang diinginkan, dan aktivitas kepegawaian yang terlibat. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini: Tabel 1. Persoalan Kinerja Organisasi Situasi Tanggapan Organisasi Aktivitas Kepegawaian Permasalahan yang tidak Abaikan hal tersebut Tidak berarti Kriteria seleksi tidak Meningkatkan perhatian pada Analisis pekerjaan memadai kriteria seleksi mengadakan umpan balik Para pekerja tidak - Evaluasi kinerja mengetahui standar-standar kinerja Para pekerja kurang terampil Mengadakan pelatihan Pelatihan Kinerja yang baik tidak Memberikan imbalan atau Evaluasi kinerja dihargai Kinerja yang jelek tidak hukuman dan kaitkan hal-hal tersebut dengan kinerja Tindakan disiplin dihukum Sumber : Klingner dan Nalbandian Hal 234 b. Sasaran Pelatihan Menurut Surya Dharma (2011:282) sasaran dari sebuah pelatihan adalah agar pada akhir pelatihan mereka yang ikut serta dapat mengerti tentang : 1. Tujuan serta prinsip dari manajemen kinerja 2. Rangkaian aktifitas yang akan terjadi 3. Bagaimana melaksanakan atau ikut serta dalam proses berikut ini: a) Menyepakati tugas-tugas kunci b) Menetapkan sasaran c) Menyepakati persyaratan mengenai keahlian, pengetahuan dan kompetensi d) Mengevaluasi kinerja secara berkesinambungan e) Memberikan umpan balik f) Memberikan konseling dan coanching 5

6 Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 1-10 g) Mempersiapkan rencana kerja dan pengembangan c. Langkah-langkah pelatihan dan pengembangan Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan Tujuan pelatihan dan pengembangan Merencanakan dan mengembangkan program pelatihan dan pengembangan Implementasi program On the job training Off the job training Evaluasi dan monitoring Gambar 1. Langkah-Langkah Latihan dan Pengembangan Sumber : Ike Kusdyah Rachmawati (2008:112) Berdasarkan gambar diatas maka dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan Organisasi harus selalu beradaptasi terhadap lingkungan yang berubah sehingga karyawan perlu melakukan penyesuaian terhadap kondisi lingkungan yang dinamis tersebut. Dalam tahap awal, organisasi perlu membuat identifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan. Siapa saja yang perlu diberikan pelatihan dan pengembangan? Apa yang perlu dipelajari oleh karyawan? 6

7 Pentingnya Pelatihan Dalam Persoalan Kinerja SDM 2. Menentukan tujuan pelatihan dan pengembangan Berbagai bentuk alternatif tujuan lainnya memang harus secara jelas ditentukan untuk mengetahui ke arah mana rekruitmen untuk membentuk sumber daya manusianya dengan aplikasi sebuah program. 3. Merencanakan dan mengembangkan program pelatihan dan pengembangan Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah adanya sebuah Blueprint untuk pengembangan program, bahan pelatihan dan pengembangan yang sesuai dengan sasaran program serta terakhir harus ditangani secara profesional dalam pelaksanaannya. 4. Implementasi Program Organisasi perlu memotivasi peserta program untuk mendorong keberhasilan mereka dalam lokakarya yang berfokus pada penyajian pengetahuan dan keterampilan selain isi pelatihan. Program pelatihan tersebut disosialisasikan pada peserta dan dibuat representatif untuk revisi final pada hasil akhir untuk memastikan efektivitas program. Efektivitas program ini bisa dilakukan dengan dua metode yaitu: a. On the job training bentuk pelatihan ini mempunyai keuntungan karena cukup fleksibel baik dalam hal lokasi dan organisasi. Bentuknya pun dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan berkaitan langsung dengan pekerjaan karyawan. Beberapa bentuk pelatihan ini adalah sebagai berikut : Coaching/understudy dan pelatihan magang/apprenticeship training b. Off the job training Adapun bentuk pelatihan ini adalah sebagai berikut : Lecture, Presentasi dengan video, Vestibuke training, Bermain peran, Studi kasus, Self study, Program pembelajaran, Laboratory training, dan Action learning. 5. Evaluasi dan monitoring program Penilaian program yang dijalankan menurut : reaksi-dokumentasikan reaksi langsung peserta terhadap latihan, belajar gunakan umpan balik dengan pre test dan pasca test untuk mengukur apa yang telah dipelajari peserta, perilaku-catat reaksi kinerja peserta setelah selesai program pelatihan, hasil-tentukan tingkat perbaikan kinerja jabatan dan nilai pemeliharaannya yang dibutuhkan. Menurut Faustino Cardoso Gomez (2003:206) metode pelatihan yang tepat tergantung kepada tujuannya. Tujuan dan atau sasaran pelatihan yang berbeda akan berakibat 7

8 Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 1-10 pemakaian metode yang berbeda pula. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 2. Kaitan Tujuan Pelatihan dengan Metode Pelatihan Tujuan Pelatihan Metode pelatihan yang sesuai Orientasi kerja Kuliah, film-film, surat selebaran Keterampilan pekerjaan Demonstrasi Keterampilan-keterampilan manusia Diskusi kelompok dan permainan peran Keterampilan manajemen Diskusi kelompok dan studi-studi kasus Pendidikan umum Kuliah, kerja, buku-buku, studi dirumah Sumber : Faustino Cardoso Gomez (2003:207) d. Fungsi Pelatihan Terhadap Kinerja Pentingnya suatu pelatihan baik bagi para manajer mengoperasikan manajemen kinerja secara efektif. Sebagian besar, diantara mereka mereka yang terlibat secara tidak sadar telah mempelajari keahlian dalam menentukan sasaran, memberikan umpan balik, memberikan konseling dan coaching. Menurut Surya Dharma (2011:294) terdapat sepuluh cara dimana pelatihan yang berhubungan dengan kinerja ini dapat memberikan kontribusinya kepada peningkatan kinerja organisasi adalah sebagai berikut : 1. Memastikan bahwa pernyataan misi perusahaan tidak hanya dilihat dan didengar oleh para karyawan tetapi juga dipahami, diterima dan ditindak lanjuti. 2. Mengomunikasikan dan mendapatkan komitmen terhadap nilai-nilai organisasi 3. Sebuah alat yang lebih efektif untuk mencapai perubahan budaya. 4. Menyalurkan sikap-sikap serta kepercayaan-kepercayaan kepada arah yang tepat. 5. Membantu perubahan organisasi dengan memperlengkapi orang dengan keahliankeahlian baru yang diperlukan. 6. Meningkatkan fleksibilitas dengan membantu orang mendapatkan keahlian-keahlian baru (Multi skiling) 7. Menyokong inovasi dan pertumbuhan dengan memastikan bahwa orang mampu untuk mengimplementasikan perubahan dan melaksanakan tugas-tugas baru. 8. Mempercepat induksi pada para trainee, pemula dan para karyawan yang baru dipromosikan membawa mereka dengan cepat kepada standar kinerja para pekerja yang berpengalaman serta efektif 9. Menyediakan ruang dan mengembangkan bakat yang dispesifikasikan oleh rencana strategis perusahaan untuk mencapai pertumbuhan jangka panjang dan target profitabilitas. 10. Meningkatkan keefektifan organisasi secara umum dengan mengisi kesenjangan diantara apa yang dapat dilakukan orang dan apa-apa yang seharusnya mampu mereka lakukan. 8

9 Pentingnya Pelatihan Dalam Persoalan Kinerja SDM Surya Dharma (2011:295) juga menyatakan bahwa untuk memastikan bahwa pelatihan yang berhubungan dengan kinerja ini benar-benar memberikan kontribusinya terhadap kinerja organisasi yang lebih baik dapat dilakukan cara-cara sebagai berikut : 1. Kembangkan sebuah strategi pelatihan yang terintegrasi dengan dan menyokong strategi bisnis. 2. Pahami bahwa inovasi dan perubahan selalu menghasilkan kebutuhan pelatihan dan tidak akan dapat berjalan secara sepenuhnya efektif kecuali apabila kebutuhankebutuhan pelatihan tersebut dipenuhi. 3. Analisis kesempatan serta ancaman yang dihadapi organisasi untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang dibutuhkan menghadapi tantangan, ancaman dan kesempatan yang dihadapi organisasi. 4. Analisis budaya organisasi untuk mengidentifikasikan bidang-bidang dimana pelatihan dapat mempengaruhi perubahan budaya. 5. Analisis kinerja organisasi untuk mengidentifikasi kegagalan dan kelemahan yang dapat dihindari di masa mendatang dengan bantuan pelatihan. 6. Menilai rencana sumber daya manusia dan analisis perubahan organisasi yang diusulkan untuk menentukan keahlian yang kemungkinan besar akan dibutuhkan di masa depan dan implikasi-implikasi pelatihan dari pengembangan keahlian-keahlian baru. 7. Menilai implikasi pelatihan dari peningkatan fleksibilitas dalam bidang-bidang seperti multi skilling. 8. Identifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan individu melalui manajemen kinerja, pusat penilaian dan analisis tingkat sejauh mana atribut serta kompetensi yang diminta dimiliki oleh para pemegang pekerjaan secara individu. 9. Pastikan bahwa para manajer dan pemimpin tim sadar sepenuhnya akan tanggung jawab pelatihannya dan diperlengkapi dengan keahlian untuk memenuhinya sebagaimana mestinya. 10. Tangkaplah setiap kesempatan pelatihan sebagai suatu kesempatan untuk membuat suatu dampak yang positif terhadap efektifitas organisasi 3. Penutup Berdasarkan kajian di atas dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan bagian penting dalam permasalahan kinerja organisasi. Hal-hal yang sering muncul adalah adanya ketidak selarasan antara tujuan, sasaran dan pelaksanaan program pelatihan sehingga selalu ada kesenjangan dalam pelaksanaannya. Selain itu juga program pelatihan harus disusun dan dibuat secara berkesinambungan dan berkala sehingga diharapkan SDM yang ada akan selalu siap dalam menghadapi tantangan perubahan. Daftar Pustaka Cardoso Gomez, Faustino, 2003, Manajemen Sumber Daya manusia, Andi Offset, Yogyakarta Dessler, Garry, 2003, Manajemen Personalia, Prenhalindo, Jakarta 9

10 Volume 10 No. 2, Nopember 2013 : 1-10 Dharma, Surya, 2011, Manajemen Kinerja, Pustaka Pelajar, Yogyakarta Ike Kusdyah Rachmawati, 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia, Andi Offset, Yogyakarta Klingner, Donald E & John Nalbandian, 1985, Public Personel Management : Contects and Strategies, Prentice-Hall, Inc., Englewood Cliffs, New Jersey. Biodata Penulis : Andri Irawan, SE.,MM adalah, Dosen Tetap Jurusan Manajemen pada Fakultas Ekonomi Unjani 10