BAB I PENDAHULUAN. berharap adanya transparansi, sehingga dapat mengetahui kondisi dan kinerja

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian Setiap kali ada perusahaan yang akan go public, masyarakat selalu berharap adanya transparansi, sehingga dapat mengetahui kondisi dan kinerja perusahaan dengan benar dan tepat. Kenyataannya transparansi tersebut sangat sulit dilaksanakan baik dari aspek teknis maupun aspek budaya masyarakat pengusaha dan birokrat. Faktor utama yang menjadi penghambat berasal dari pemilik perusahaan atau eksekutif atau pengelola perusahaan. Mereka tidak ingin kelemahan-kelemahan perusahaannya terbongkar dan diketahui masyarakat umum, terutama calon investor. Harus diakui bahwa di Indonesia sebagian besar perusahaan masih belum melaksanakan prinsip transparansi tersebut, bahkan beberapa perusahaan yang telah go public-pun masih ada yang diselimuti tabir. Salah satu buktinya adalah belum diterapkannya pelaksanaan manajemen audit secara menyeluruh. Bagian yang boleh dijadikan bahan audit hanyalah bagian tertentu dari manajemen, bagian tersebut baru boleh diaudit bila ada kebutuhan tertentu. Dengan semakin berkembangnya perekonomian di Indonesia maka semakin banyak perusahaan, baik swasta maupun BUMN, yang telah go public melalui mekanisme pasar modal, mengharuskan dilakukannya peningkatan pengawasan dan dipenuhinya kewajiban sesuai dengan janji yang telah diberikan kepada para pemegang saham publik. Hal ini berarti bahwa 1

2 perusahaan yang go public harus meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kehematan usahanya agar dapat memenuhi janji-janji tersebut. Hasil dari pekerjaan auditor tercermin dalam audit findings (temuan audit) yang dirumuskan dalam laporan hasil pemeriksaan. Temuan audit ini harus jelas mengungkapkan kriteria yang digunakan dalam menilai kenyataan atau kondisi yang dijumpainya, serta mengkaji secara obyektif sebab terjadinya ketidaksesuaian antara kondisi yang dijumpainya, dengan kriteria efisiensi, efektifitas dan kehematan yang digunakan. Internal auditor sekaligus juga diharapkan dapat memberikan rekomendasi mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan manajemen untuk perbaikan dan penyempurnaan guna tercapainya efisiensi dan efektifitas perusahaan. Manajemen audit merupakan alat bantu bagi manajemen puncak untuk dapat mengikuti hal-hal yang tidak teramati secara langsung. Manajemen audit merupakan suatu teknik untuk melakukan penilaian secara sistematis terhadap suatu organisasi atau fungsi apakah sudah dilaksanakan secara efisien, efektif, dan ekonomis. Manajemen audit yang dilaksanakan dapat mengidentifikasikan tingkat efisiensi, efektifitas, dan kehematan yang dicapai perusahaan dan merekomendasikan secara tepat langkah-langkah yang harus ditempuh untuk melakukan perbaikan dalam perusahaan. Hal ini sangat tergantung pada kualitas manajemen audit yang dilaksanakan. Sejauh mana manajemen audit dapat berperan dalam peningkatan efisiensi, efektivitas, dan kehematan ditentukan oleh kualitas audit dan kemauan (will) dari manajemen puncak. 2

3 Dalam penelitian yang dilakukan oleh Muhammad (2005) yang berjudul Pengaruh Struktur Organisasi terhadap Komunikasi dalam Tim Audit menyimpulkan bahwa pertama, terdapat hubungan yang negatif antara variabel struktur organisasi dan variabel-variabel komunikasi dalam tim audit (kelebihan informasi, boundary spanning, kepuasan atas pengawasan, dan keakuratan informasi). Kedua, hanya variabel keakuratan informasi yang memiliki hubungan yang signifikan terhadap variabel struktur organisasi. Sedangkan dalam penelitian yang dilakukan oleh Tugiman (2002) yang berjudul Pengaruh Peran Auditor Internal, Serta Faktor-Faktor Pendukungnya terhadap Peningkatan Pengendalian Internal dan Kinerja Perusahaan (Survai Pada 102 BUMN dan BUMD) menyimpulkan bahwa: 1). Kualitas jasa auditor internal dipengaruhi secara langsung oleh manajer puncak (4,22%), manajer produksi (6,41%), manajer keuangan (0,13). Secara simultan pengaruh manajer puncak, manajer produksi dan manajer keuangan terhadap kualitas auditor internal sebesar 16% (R 2 = ) pengaruh variabel lainnya sebesar 84 %. 2). Pengendalian internal perusahaan dipengaruhi secara langsung oleh manajer puncak (2,63%), manajer produksi (0,14%), manajer keuangan (2,22%), dan kualitas jasa auditor internal (2,72%). Secara simultan pengaruh manajer puncak, manajer produksi dan manajer keuangan dan kualitas jasa auditor internal terhadap efektifitas pengendalian internal sebesar 6,59% (nilai R 2 = ) pengaruh variabel lainnya sebesar 93,41%. 3

4 Penelitian yang dilakukan oleh Bintoro (2000) menyimpulkan: 1). Peranan manajemen audit PT. Indosat sesuai dengan peraturan yang termuat dalam Buku Norma Pemeriksaan Intern PT. Indosat S.K. Direksi NO.35/Direksi/1989 Tanggal 1 Desember ). Berdasarkan kriteria dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemeriksa (auditor internal) dalam Buku Norma Pemeriksaan Internal PT. Indosat S.K. Direksi NO.35/Direksi/1989 Tanggal 1 Desember 1989 dapat dikatakan bahwa kualifikasi pemeriksa PT. Indosat belum sepenuhnya memenuhi kriteria yang ditetapkan. 3). Auditor Internal PT. Indosat kurang melakukan koordinasi dengan unit kerja ynag di audit, bersikap seperti penyelidik dan timbul kesan hanya mencari-cari kesalahan. PT. Telkom Tbk adalah perusahaan yang sudah melakukan go publik yang melalui mekanisme pasar modal, mengharuskan dilakukannya peningkatan pengawasan dan di penuhinya kewajiban sesuai janji kepada pemegang saham publik karena itu baik masyarakat maupun para investor mengharapkan adanya transparansi untuk dapat mengetahui kondisi dan kinerja dari PT. Telkom Tbk tersebut. Untuk dapat tercapainya suatu transparansi adalah dengan melakukan manajemen audit sesuai dengan peraturan, manajemen audit tersebut sebagai teknik atau alat bantu bagi manajemen puncak yang berguna untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas,dan kehematan perusahaan dan merekomendasikan langkahlangkah yang tepat untuk melakukan suatu perbaikan dalam perusahaan. 4

5 Dengan demikian PT. Telkom Tbk harus melakukan suatu manajemen audit yang dilakukan oleh Auditor Internal PT. Telkom Tbk yang sesuai dengan peraturan guna memenuhi janji kapada pemegang saham dan masyarakat untuk tercapainya suatu transparansi publik. Berdasarkan persoalan tersebut, peneliti tertarik untuk meneliti dengan judul Analisa Peranan Auditor Internal dalam Melakukan Manajemen Audit (Studi Kasus PT. Telkom Tbk) B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang ada, maka dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana peranan auditor internal dalam melakukan manajemen audit pada PT. Telkom Tbk? 2. Apakah penerapan manajemen audit sudah benar dan sesuai dengan peraturan? 3. Sejauh mana peranan manajemen audit mampu memberikan informasi yang akurat kepada manajemen puncak? 4. Apakah internal auditor dalam menjalankan fungsinya sudah dapat diandalkan? C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui serta mendalami sejauh mana peranan auditor internal dalam melaksanakan manajemen audit, 5

6 untuk mendukung dan memberikan informasi yang akurat kepada manajemen puncak. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi PT. Telkom Tbk Sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk menjadikan agar kinerja perusahaan menjadi lebih baik dan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kehematan perusahaan. 2. Bagi Penulis Dengan adanya penelitian ini diharapkan penulis dapat menerapkan teoriteori yang telah didapat selama bangku perkuliahan 3. Bagi Pembaca Dengan adanya penelitian ini dapat menambah wawasan pembaca tentang peranan internal auditor dalam melakukan manajemen audit. 4. Bagi internal auditor Hasil penelitian ini dapat dijadikan pegangan auditor internal untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kehematan perusahaan. 6

7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Internal Audit 1. Pengertian Internal Audit Internal auditor sebagai pelaksana tugas-tugas internal audit, dapat berperan besar untuk membantu manajemen puncak agar perusahaan dapat mencapai tujuannya secara efisien, efektif, dan ekonomis. Keberadaan internal auditor sangat diperlukan terutama diperusahaan besar termasuk BUMN. Apalagi dengan diperbolehkannya BUMN untuk melakukan go public internasional, maka implikasinya adalah bahwa manajemen BUMN akan menghadapi keadaan yang sama sekali berbeda, dimana jajaran manajemen harus berani mengubah kebiasaan beserta konsekuensinya untuk menjadi transparan dan lebih profesional. Untuk mendalami pengertian mengenai internal audit, perlu dikemukakan beberapa pendapat dari berbagai ahli dan sumber. Konrath (2000) mendefinisikan internal auditing sebagai berikut: Internal auditing merupakan fungsi penilaian yang independen didalam suatu organisasi yang dilaksanakan untuk memeriksa dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang ada didalam organisasi tersebut sebagai suatu pemberian jasa kepada manajemen Selanjutnya Konrath menjelaskan bahwa terdapat 3 tipe internal auditing yang dapat di identifikasikan, yaitu: 1). Operational Auditing 2). Management Auditing 7

8 3). Financial Auditing Selanjutnya dijelaskan secara ringkas mengenai masing-masing tipe internal auditing sebagai berikut: 1) Operational Auditing Merupakan audit yang berorientasi ke masa depan, independen dan evaluasi secara sistematis yang dilakukan oleh internal auditor terhadap seluruh kegiatan operasional yang dilakukan oleh jajaran manajemen, untuk meningkatkan keuntungan dan kinerja perusahaan. 2) Management Auditing Merupakan suatu proses audit secara sistematis dan independen serta mengevaluasi kegiatan-kegiatan manajemen dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kehematan. 3) Financial Auditing Merupakan audit yang berorientasi kepada catatan historis, yang dilakukan secara sistematis oleh auditor independen, untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif terhadap transaksi keuangan, rekeningrekening dan laporan keuangan. Tetapi banyak penulis yang tidak membedakan pengertian Management Audit dengan Operational Audit. Hal ini disebabkan karena pengertian dari kedua istilah tersebut memberikan gambaran konsepsi yang hampir sama. Mengenai pengertian Internal Auditing beberapa penulis memberikan definisi lebih luas, yang mencakup kewajiban, tanggung jawab, dan peranan Internal Auditor. 8

9 Sawyer, Dittenhofer, Mortiner etc.(2006) memberikan definisi mencakup hal-hal yang lebih luas, yaitu: Internal Auditing adalah suatu penilaian yang objektif dan sistematis yang dilakukan oleh internal auditor terhadap berbagai kegiatan dan pengendalian dalam perusahaan untuk menentukan apakah: 1). Informasi keuangan dan operasional cukup akurat dan dapat diandalkan. 2). Risiko perusahaan dapat diidentifikasikan dan diminimalkan. 3). Kegiatan perusahaan sudah sesuai dengan peraturan-peraturan, undangundang, kebijakan manajemen dan prosedur yang berlaku. 4). Terdapat standar yang cukup memadai. 5). Sumber-sumber yang ada telah digunakan secara efisien, efektif, dan ekonomis. 6). Tujuan perusahaan dapat dicapai secara efektif. Dari definisi tersebut diatas telah tercakup kewajiban, tanggung jawab dan peranan internal auditor dalam menjalankan fungsi internal auditing untuk membantu manajemen. Oleh karena itu, seorang internal auditor harus berorientasi ke masa sekarang dan masa yang akan datang, sesuai dengan kedudukannya untuk memberikan penilaian yang independen baik dalam sikap maupun pemikirannya. Untuk lebih memperjelas pengertian mengenai internal audit, penulis ingin mengemukakan definisi internal audit dari sumber lain. Menurut Agoes (2001): Internal Audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuanketentuan dari ikatan profesi yang berlaku. Internal audit yang modern tidak lagi terbatas fungsinya dalam bidang pemeriksaan finansial tetapi sudah meluas kebidang lainnya seperti manajemen audit, audit lingkungan hidup, sosial audit dan lain-lain. 9

10 Selanjutnya Agoes (2001) menjelaskan bahwa tujuan audit pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah untuk membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran, dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan seperti dibawah ini: 1) Menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, struktur pengendalian intern dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal. 2) Memastikan ketaataan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. 3) Memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggungjawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan. 4) Memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya. 5) Menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. 6) Menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas perusahaan. 10

11 2. Standar Umum Auditor Menurut PSA No. 04, Standar umum bersifat pribadi dan berkaitan dengan persyaratan auditor dan mutu pekerjaannya. 1) Standar Umum Pertama Audit harus dilaksanakan oleh seorang atau lebih yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor Standar umum pertama menegaskan bahwa betapa pun tingginya kemampuan seseorang dalam bidang-bidang lain, termasuk dalam bidang bisnis dan keuangan, ia tidak dapat memenuhi persyaratan yang dimaksudkan dalam standar auditing ini, jika ia tidak memiliki pendidikan serta pengalaman memadai dalam bidang auditing. 2) Standar Umum Kedua Dalam semua hal yang berhubungan dengan perikatan, independensi dalam sikap mental harus dipertahankan oleh auditor. Standar ini mengharuskan auditor bersikap independen, artinya tidak mudah dipengaruhi, karena ia melaksanakan pekerjaannya untuk kepentingan umum (dibedakan dalam hal ia berpraktik sebagai audtor intern). Dengan demikian, ia tidak dibenarkan memihak kepada kepentingan siapapun, sebab bagaimanapun sempurnanya keahlian teknis yang ia milik, ia akan kehilangan sikap tidak memihak, yang justru sangat penting untuk mempertahankan kebebasan pendapatnya. Namun, independensi dalam hal ini tidak berarti seperti sikap seorang penuntut dalam perkara pengadilan, namun lebih dapat disamakan dengan sikap tidak memihaknya seorang 11

12 hakim. Auditor mengakui kewajiban untuk jujur tidak hanya kepada manajemen dan pemilik perusahan, namun juga kepada kreditur dan pihak lain yang meletakkan kepercayaan (paling tidak sebagian) atas laporan auditor independen, seperti calon-calon pemilik dan kreditur. 3) Standar Umum Ketiga Dalam pelaksanaan audit dan penyusunan laporannya, auditor wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama. Standar ini menuntut auditor independen untuk merencanakan dan melaksanakan pekerjaannya dengan menggunakan kemahiran profesionalnya secara cermat dan seksama. Penggunaan kemahiran profesional dengan kecermatan dan keseksamaan menekankan tanggung jawab setiap profesional yang bekerja dalam organisasi auditor independen untuk mengamati standar pekerjaan lapangan dan standar pelaporan. 3. Kedudukan dan Kewenangan Internal Auditor Salah satu faktor keberhasilan internal auditor dalam menjalankan tugasnya ialah bagaimana kedudukan Divisi Internal Audit dalam struktur organisasi perusahaan. Kedudukan Divisi Internal Audit memungkinkan internal auditor untuk dapat melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya secara maksimal. Untuk itu Divisi Internal Audit harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan. Internal auditor secara organisasional harus independen terhadap unit kerja, kegiatan-kegiatan, atau pun proyek-proyek yang diaudit. Independensi internal auditor adalah merupakan prasyarat penting bagi obyektifitas auditnya agar hasil auditnya 12

13 cukup efektif. Namun, harus diingat pula bahwa independensi tersebut tidak harus disamakan dengan pengertian independensi Kantor Akuntan Publik atau eksternal auditor. Independensi Kantor Akuntan Publik sudah seharusnya memiliki derajat kualitas yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan internal auditor yang posisinya sebagai karyawan organisasi perusahaan yang bersangkutan. Menurut istilah Agoes (2001), infact internal auditor dapat bersikap independen, namun in appearance tetap tidak terlihat independen. Kedudukan Divisi Internal Audit dalam suatu organisasi perusahaan, haruslah dikaitkan dengan tanggung jawabnya kepada manajemen puncak. Agar Divisi Internal Audit dapat memberikan manfaat yang optimum dan efektif kepada manajemen, Agoes (2001) menyebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: 1) Mempunyai kedudukan yang independen. 2) Mempunyai job description. 3) Mempunyai internal audit manual. 4) Ada dukungan yang kuat dari manajemen puncak. 5) Memiliki tenaga auditor yang profesional, capable, bersikap obyektif, dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi. 6) Dapat bekerja sama dengan akuntan publik. Mengenai kewenangan internal auditor, hendaknya dapat dilakukan secara lebih rinci. Kewenangan yang ditetapkan harus mencakup segala aspek manajemen perusahaan. Tidak boleh ada pembatasan untuk memasuki semua unit kerja yang ada dalam organisasi perusahaan. Misalnya dapat 13

14 mengembangkan program audit, mengakses semua data dan informasi, mengevaluasi dan menganalisis bukti, membuat laporan hasil pemeriksaan dan lain-lain. 4. Pendidikan dan Keahlian Internal Auditor Internal auditor harus mempunyai pengetahuan dan keahlian yang memadai, untuk melaksanakan manajemen audit. Hal ini berarti bahwa internal auditor diharapkan mempunyai pendidikan dan keahlian yang dibutuhkan untuk menerapkan standar, prosedur dan teknik audit. Mereka pun harus mampu untuk menggunakan laporan keuangan dan catatan keuangan serta prinsip dan teknik akuntansi yang diperlukan. Pemahaman terhadap prinsip-prinsip manajemen sangat diperlukan, karena auditor diharapkan dapat menganalisis dan mengevaluasi sistem perencanaan dan pengendalian manajemen. Penguasaan pengetahuan berbagai bidang ilmu yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, sangat bermanfaat bagi internal auditor untuk dapat mengantisipasi kemungkinan terjadinya masalah. Keahlian dan keterampilan seorang internal auditor merupakan ukuran kualitas pelaksanaan manajemen audit dan merupakan syarat yang ditentukan oleh standar pemeriksaan. Oleh karena itu semua jajaran internal audit dari suatu perusahaan dituntut secara terus-menerus untuk meningkatkan kemampuan dan keahlian dengan cara mengikuti pendidikan dibidang audit dan bidang-bidang lainnya yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya. Internal auditor harus selalu waspada terhadap bukti-bukti yang memberi kesan terjadinya pelanggaran, kesalahan, pemborosan, dan adanya 14

15 konflik kepentingan. Namun, sebagai profesional kewaspadaan tersebut harus dititik beratkan pada kondisi yang secara substansial dapat menimbulkan kemungkinan terjadinya hal tersebut diatas. Auditor harus memperluas ruang lingkup auditnya bila terdapat kondisi yang mempunyai risiko terjadinya kesalahan ataupun penyelewengan. Program auditnya harus segera disesuaikan sehingga dapat diperoleh bukti yang cukup kompeten. Bila dalam audit ditemukan bukti ketidakberesan, maka manajer internal audit harus segera menginformasikan kepada manajer unit kerja yang diaudit. Mungkin diperlukan rekomendasi untuk penyelidikan lebih lanjut. Keahlian jabatan memerlukan penerapan pengalaman dan pertimbangan auditor dalam melaksanakan tugasnya. Pengalaman dan pertimbangan tersebut meliputi pula keputusan untuk menentukan ruang lingkup audit, temuantemuan yang signifikan, efisiensi, dan efektifitas sistem perencanaan dan pengendalian serta kehematan dalam setiap tahap pelaksanaan audit. Selain dari hal tersebut di atas, pengalaman dan pertimbangan auditor diperlukan untuk menentukan kelogisan standar yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk menilai prestasi yang sesuai, maka auditor dengan persetujuan manajer unit kerja yang diaudit, harus mengembangkannya untuk memperoleh standar penilaian yang sesuai. Kualitas auditor dan auditnya merupakan bagian integral dalam usaha melaksanakan internal audit. Kode etik merupakan aspek penting lainnya yang mempengaruhi hubungan manusia dalam internal audit. 15

16 Pengembangan karier staf internal auditor juga memerlukan perhatian yang memadai, oleh karena itu Divisi Internal Audit harus menyusun rencana pengembangan karier staf melalui penugasan, program pendidikan, penilaian prestasi pribadi dan pemantauan perkembangan karier. Program pengembangan karier ini perlu disusun secara teratur dan diawasi secara kontinyu oleh manajer internal audit. 5. Organisasi dan Perencanaan Divisi Internal Audit Kegiatan manajer Divisi Internal Audit harus dititikberatkan pada pencapaian tujuan organisasi yaitu pelaporan terhadap efisiensi, efektivitas, dan kehematan pusat-pusat pertanggungjawaban dalam menggunakan sumbersumber perusahaan yang sifatnya terbatas, sesuai dengan peraturan atau kebijakan yang telah ditentukan. Menurut Konrath (2000), dalam melaksanakan kegiatan tersebut dapat digunakan dua cara pendekatan, yaitu: 1) Divisi Internal Audit menyediakan informasi khusus yang relevan bagi manajemen puncak untuk membuat keputusan atas masalah yang masih belum diselesaikan. 2) Divisi Internal Audit melaporkan kepada manajemen puncak, mengenai efisiensi, efektifitas, dan kehematan pusat pertanggungjawaban unit kerja yang di audit. Tujuan organisai Divisi Internal Audit harus disusun berdasarkan kontribusi atau manfaat yang dapat diberikan kepada perusahaan oleh Divisi Internal Audit. Tujuan Divisi Internal Audit merupakan pernyataan mengenai 16

17 sasaran yang akan dicapai agar memungkinkan untuk menentukan kriteriakriteria terhadap pencapaian tujuan. Rencana kerja pemeriksaan tahunan Divisi Internal Audit disusun sesuai dengan rencana kerja jangka panjang perusahaan. Penyusunan rencana kerja jangka pemeriksaan tahunan ini sangat tergantung kepada anggaran yang disediakan untuk Divisi Internal Audit. Menurut Arens (2003), langkah-langkah untuk menentukan rencana kerja pemeriksaan tahunan meliputi: a. Penentuan prioritas audit. Untuk menentukan prioritas obyek atau unit kerja yang akan diaudit, perlu dipertimbangkan beberapa hal, yaitu: 1). Risiko Relatif Obyek atau unit kerja yang mengelola sumber daya dan dana yang besar, akan mempunyai risiko yang tinggi, Audit terhadap obyek atau unit tersebut diharapkan dapat mengidentifikasikan cara-cara perbaikan pengelolaan, organisasi dan prosedur operasionalnya. 2). Perlunya dilakukan audit oleh akuntan publik Hal tersebut berdasarkan pengalaman dari audit sebelumnya, audit oleh Akuntan Publik dapat memberikan pertimbangan kepada internal auditor mengenai masalah-masalah manajemen dan obyek tertentu yang perlu dilakukan manajemen audit untuk menentukan kelemahankelemahan dan diikuti tindakan perbaikan dan penyempurnaan. 3). Adanya keluhan dari unit kerja. 17

18 Prioritas audit dapat didasarkan kepada adanya keluhan dari unit kerja atau proyek yang sifatnya kontroversial. 4). Kurangnya informasi mengenai unit kerja atau obyek yang akan diaudit. Kurangnya informasi yang diterima oleh manajemen puncak mengenai unit kerja atau obyek tertentu, perlu diprioritaskan untuk dilakukan audit. 5). Perubahan lingkungan yang signifikan. Lingkungan organisasi perusahaan, dapat mempengaruhi penentuan obyek yang akan diaudit. Misalnya kondisi ekonomi, peraturan dan kebijakan pemerintah, persaingan, sosial dan budaya masyarakat, perkembangan teknologi dan lain-lain. Dampak perubahan lingkungan dapat mempengaruhi prioritas audit dan ukuran atau kriteria kepatuhan, efisiensi, efektifitas dan kehematan unit kerja yang akan diaudit. 6). Masukan dari manjemen puncak. Manajemen puncak dapat memberi masukan mengenai prioritas obyek atau unit kerja yang akan diaudit. b. Pemilihan obyek atau unit kerja yang diaudit. Pemilihan obyek atau unit kerja yang diaudit, penunjukan staf internal auditor yang akan melakukan tugas, dan mengintegrasikan berbagai kegiatan audit kedalam rencana kerja pemeriksaan tahunan, merupakan masalah yang cukup rumit yang harus dihadapi oleh manajer 18

19 Divisi Internal Audit. Untuk menentukan penugasan staf internal auditor, perlu diperkirakan jumlah staf dan waktu yang tersedia dalam suatu tahun anggaran tertentu. Seperti misalnya saat hari libur dan cuti, waktu pendidikan dan latihan, waktu untuk kegiatan diluar, waktu yang hilang diobyek audit dan lain-lain. Langkah selanjutnya adalah menaksir lamanya waktu untuk melakukan audit terhadap suatu obyek atau unit kerja yang akan di audit. Bila ternyata masih terdapat tambahan obyek atau unit kerja yang perlu diaudit sesuai dengan skala prioritas, maka manajer internal audit harus mengusulkan kepada manajemen puncak untuk dapat menggunakan Kantor Akuntan Publik melakukan manajemen audit. c. Penentuan usulan rencana kerja pemeriksaan tahunan Manajer internal audit kemudian menentukan usulan rencana kerja pemeriksaan tahunan kepada manajemen puncak. Usulan tersebut hendaknya mencakup obyek atau unit kerja yang diaudit, dan anggota tim audit, ruang lingkup audit, dan anggota tim audit sesuai dengan keahlian staf. d. Pengesahan rencana kerja pemeriksaan tahunan. Setelah usulan tersebut ditelaah oleh manajemen puncak kemudian disetujui dan disahkan dan menjadi pedoman bagi Divisi Internal Audit untuk melaksanakan manajemen audit selama tahun yang bersangkutan. 19

20 B. Manajemen Audit 1. Pengertian Manajemen Audit Dalam lingkungan BUMN, pelaksanaan manajemen audit telah berjalan cukup lama dan dilakukan oleh SPI-BUMN yang bersangkutan dengan memperoleh pengarahan serta bimbingan BPKP. Dilingkungan SPI biasanya digunakan istilah operational audit untuk manajemen audit yang dilaksanakannya. Hal ini disebabkan karena istilah manajemen audit memberi kesan bahwa yang menjadi sasaran audit adalah jajaran manajemen, sehingga dapat menimbulkan keengganan bagi manajemen untuk dijadikan obyek audit. Sampai saat ini masih terdapat pengertian dan konsepsi yang berbeda mengenai istilah manajemen audit. Hal ini terlihat dari masih beragamnya istilah yang digunakan, misalnya operational audit, performance audit, comprehensive audit, effetiveness and efficiency audit dan lain-lain. Istilahistilah tersebut diatas menggambarkan konsepsi yang hampir sama. Karena belum ada pengertian yang seragam mengenai manajemen audit, maka perlu dikemukakan beberapa pendapat dari ahli dan sumber, dalam Handoko (2000), menurut Stoner pengertian dari manajemen adalah: Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usahausaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Perencanaan disini mengandung arti rencana-rencana yang dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan. Aplikasinya merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, 20

21 proyek, program, prosedur, metode, sistem anggaran, dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Menurut Konrath (2000) pengertian manajemen audit adalah: Suatu proses dan evaluasi secara sistematis terhadap kegiatan suatu fungsi dan menetapkan kriteria-kriteria serta mengkomunikasikan hasil akhir kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Menurut Siewert dan Flesher (1999) pengertian operational audit adalah: Suatu tinjauan dan evaluasi secara sistematis atas suatu organisasi atau bagian organisasi yang dilaksanakan dengan tujuan untuk menetapkan apakah organisasi tersebut beroperasi secara efisien. Oleh karena itu operasional audit merupakan suatu penelitian yang terorganisir tentang masalah-masalah yang berkaitan dengan efisiensi organisasi. Agoes (2001) menyatakan pengertian manajemen audit adalah: Sesuatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Selanjutnya Agoes (2001) menjelaskan bahwa tujuan umum dari manajemen audit adalah: 1) Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2) Menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3) Menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. 21

22 4) Dapat memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kehematan dari kegiatan operasi perusahaan. Menurut Agoes (2001), Pendekatan audit yang biasa dilakukan dalam suatu manajemen audit adalah menilai efisiensi, efektifitas, dan kehematan dari masing-masing fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Oleh karena itu prosedur audit yang bisa dilakukan dalam manajemen audit, meliputi: 1) Analytical review procedures. 2) Evaluasi atas manajemen control system. 3) Compliance test atau test of recorded trasnsactions. Prosedur audit tersebut diatas dilakukan untuk mengetahui dan menilai efektifitas struktur pengendalian intern yang ada, sehingga dapat ditentukan apakah transaksi bisnis perusahaan dan pencatatan akuntansinya sudah memadai dan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. 2. Tahap-tahap Pelaksanaan Manajemen Audit Agar manajemen audit dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai tujuannya, maka perlu disusun rencana tahapan audit yang akan dilakukan. Setiap tahap audit harus dirancang sedemikian rupa sehingga setiap tahap merupakan kelanjutan dari tahap sebelumnya. Mengenai tahapan manajemen audit ini, menurut Agoes (2001), dapat digolongkan sebagai berikut: 22

23 a. Survey pendahuluan (Preliminary survey). b. Penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen (Review and testing of manajemen control system). c. Pengujian terinci (Detailed examination).. d. Pengembangan laporan (Report development). Selanjutnya dijelaskan secara ringkas mengenai masing-masing tahapan manajemen audit sebagai berikut: a. Survey Pendahuluan (PreliminarySurvey) Tujuan dari preliminary survey ini adalah untuk mendapatkan informasi umum dan latar belakang dalam waktu yang relatif singkat, mengenai semua aspek dari organisasi, kegiatan program atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai obyek audit. Dari penjelasan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen audit dapat dilaksanakan dengan baik bila auditor memahami semua informasi lingkungan obyek yang akan diaudit. Auditor harus mempelajari, menganalisis, dan mengevaluasi informasi yang tersedia agar mengetahui nilai dan gaya manajemen, anggaran dasar, struktur organisasi, sistem perencanaan dan pengendalian, kebijakan dan prosedur perusahaan, sistem anggaran, laporan keuangan dan laporan manjemen, undangundang dan peraturan pemerintah, serta memo atau notulen Rapat Dewan Komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham perusahaan yang bersangkutan. Pemahaman dan analisis yang telah disebutkan diatas 23

24 sangatlah penting, agar auditor dapat mengidentifikasikan aspek-aspek kritis dan risiko yang mungkin timbul dalam melaksanakan manajemen audit. Dengan demikian dapat membantu auditor untuk memusatkan perhatian kepada masalah-masalah yang tidak efisien, tidak efektif dan terjadinya pemborosan. b. Penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen (Review and testing of manajemen control system) Tujuan dari Review and testing of manajemen control system adalah untuk: 1). Mendapatkan bukti-bukti mengenai ketiga elemen dari tentatif audit objektif dengan melakukan pengetesan terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian managemen. 2). Memastikan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten jika audit diperluas ke dalam detail examination. Dengan mendapatkan bukti-bukti dari masing-masing elemen tentatif audit objektif, auditor dapat menetukan apakah tentatif audit objektif tersebut dapat dijadikan firm audit objective sebagai dasar untuk melakukan tahap berikutnya. Bila auditor dapat memperoleh bukti-bukti yang kompeten dalam melaksanakan Review and testing of manajemen control system berarti auditor meyakinkan dirinya mengenai keandalan informasi yang diperoleh dari sistem pengendalian manajemen. Dengan demikian maka akan memudahkan dalam menganalisis dan memproses informasi dengan maksud membantu manajemen untuk mengkoordinasikan semua unit kerja yang ada didalam perusahaan sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan. 24

25 c. Pengujian terinci (Detailed examination) Dalam tahapan detailed examination auditor harus mengumpulkan bukti yang cukup, kompeten, material, dan relevan untuk dapat menentukan tindakan-tindakan apa saja yang dilakukan manajemen dan pegawai perusahaan yang merupakan penyimpangan-penyimpangan terhadap criteria dalam firm audit objective dan bagaimana effect penyimpangan tersebut yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Bukti-bukti yang dikumpulkan tersebut harus diikhtisarkan, masingmasing yang berkaitan dengan criteria, causes dan effects dalam firm audit objective. Dari ikhtisar tersebut harus bisa ditentukan audit findings yang mengakibatkan terjadinya ketidakefisienan, ketidakefektivan dan pemborosan yang diperlukan untuk penyusunan laporan manajemen audit. Dari penjelasan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa dalam tahap ini auditor harus mengidentifikasikan masalah-masalah secara khusus, memperoleh dan menganalisis bukti-bukti untuk mencari sebab akibat dan mengembangkan rekomendasi untuk perbaikan dan penyempurnaan. Masalah-masalah yang diidentifikasikan harus benarbenar didukung dengan bukti yang cukup dan kompeten dan saling berhubungan satu sama lain. d. Pengembangan Laporan (Report development). Temuan audit harus dilengkapi dengan kesimpulan dan saran, dan harus di review oleh audit manager sebelum didiskusikan dengan manajer unit kerja yang diaudit (auditee). Komentar dari auditee mengenai apa 25

26 yang disajikan dalam konsep laporan harus diperoleh secara tertulis. Auditee bisa saja berbeda pendapat mengenai temuan dan perbedaan pendapat tersebut harus dicantumkan dalam laporan audit. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan ini merupakan tahapan kritis dari suatu manajemen audit. Temuan-temuan dan rekomendasi untuk perbaikan dan penyempurnaan, harus dikomunikasikan dan dibahas bersama manajer unit kerja yang diaudit. Hal ini disebabkan karena yang bertanggung jawab terhadap perbaikan dan tindakan koreksi adalah manajer unit kerja yang diaudit. Manajer yang bersangkutan dapat memilih alternatif cara perbaikan atas rekomendasi yang diajukan oleh auditor. Divisi internal audit tidak dapat memaksa unit kerja yang diaudit untuk melaksanakan rekomendasi-rekomendasi yang diberikannya, karena divisi internal audit merupakan unit staf yang fungsinya memberikan jasa atau pelayanan kepada unit kerja lainnya dalam perusahaan. 3. Manfaat dan Permasalahan Manajemen Audit Menurut Handoko (2000), sesuai dengan tujuannya yaitu untuk meningkatkan fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen, manajemen audit memberikan manfaat sebagai berikut: a. Mengidentifikasikan 1). Tujuan kebijakan, sasaran, prosedur dan peraturan-peraturan yang belum ditentukan sebelumnya. 2). Kriteria pengukuran pencapaian usaha dan penilaian prestasi manajemen. 26

27 3). Hal-hal yang dapat menimbulkan masalah dan cara-cara unutk mengatasinya. 4). Peluang-peluang untuk meningkatkan kinerja perusahaan. 5). Alternatif tindakan dalam berbagai kegiatan operasional perusahaan. b. Menentukan 1). Apakah organisasi mematuhi tujuan, kebaikan, sasaran, peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan. 2). Efisiensi, efektifitas dan kelemahan fungsi perencanaan dan pengendalian manajemen. 3). Masalah-masalah yang timbul dan mencari penyebabnya. c. Menyediakan jalur komunikasi tambahan antara manajemen pelaksana dengan manajemen puncak. Pelaksanaan manajemen audit tidak selalu berjalan dengan mulus, bahkan seringkali dihadapkan kepada berbagai kendala. Faktor eksternal yang sering menjadi kendala adalah: 1) Kurangnya dukungan dari manajemen puncak yang tidak memahami atau ada unsur kesengajaan.hal ini terlihat pada beberapa kasus antara lain: a). Manajemen puncak tidak segera menindaklanjuti rekomendasi yang disampaikan oleh internal auditor. b). Manajemen puncak tidak memberi kesempatan yang memadai kepada internal auditor untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan profesi. c). Tidak ada dana yang cukup untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas tenaga internal auditor. 27

28 2) Adanya kendala psikologis dan kultural. Sebagai atasan, jajaran manajemen enggan dinilai oleh internal auditor, yang sebenarnya adalah merupakan bawahannya. Sementara itu dalam diri internal auditor terdapat rasa sungkan untuk menilai atasannya. 3) Jajaran manajemen sering tidak bersikap terbuka dalam memberikan informasi yang diperlukan oleh internal auditor. 4) Kondisi sistem pengendalian manajemen yang ada masih kurang mendukung sehingga berbagai teknik audit tidak dapat diterapkan oleh internal auditor. 5) Tujuan program kegiatan sering bersifat kualitatif dan kriterianya belum ditetapkan. Hal ini akan menyulitkan internal auditor untuk mengukurnya. Sedangkan faktor internal yang sering menjadi kendala adalah : 1) Pejabat dan staf internal auditor kurang mempunyai pengetahuan dasar audit dan pengalaman dibidang tugasnya. 2) Internal auditor sering merasa puas dengan hasil temuan auditnya, sehingga rekomendasinya hanya mengambang dan tidak ada tindak lanjutnya. 3) Penanggung jawab audit tidak kompeten dan hanya mempercayai bawahan atau tidak berani bertindak karena sungkan kepada jajaran manajemen. a. Tidak ada rotasi tugas dan bekerja secara monoton. b. Penanggung jawab terlalu sibuk dengan urusannya sendiri, sehingga tidak memperhatikan pembinaan bawahannya. 28

29 Dari penjelasan diatas terlihat bahwa manajemen audit sangat diperlukan untuk dapat mengikuti hal-hal yang tidak teramati oleh manajemen secara langsung. Tetapi keberhasilan pelaksanaannya sangat tergantung kepada kemauan atau dukungan dari manajemen. 4. Pengelolaan Manajemen Audit Menurut Tugiman (2002), manajemen audit merupakan salah satu fungsi divisi internal audit, yang juga harus dikelola dengan baik. Oleh karena itu, divisi internal audit harus merancang dengan baik sistem perencanaan dan pengendalian. Ini berarti bahwa kegiatannya dapat menggunakan sumber dana dan daya secara efisien, efektif, dan kehematan dalam rangka untuk mencapai tujuan divisi internal audit. Tujuan yang telah disetujui oleh manajemen puncak, merupakan dasar untuk menyusun rencana kerja jangka panjang divisi ini. Penyusunan program atau rencana jangka panjang merupakan proses pembuatan keputusan rencana kerja utama beserta alokasi sumber dana dan upayanya. Rencana kerja tersebut hendaknya dievaluasi secara sistematis dan periodik. Dalam menyusun rencana kerja perlu dipertimbangkan skala prioritas dengan mendasarkan kepada besarnya dana yang dianggarkan untuk divisi ini. Untuk dapat melaksanakan rencana kerjanya dengan baik, maka divisi ini harus memiliki staf internal audit dengan pengalaman dan kualitas yang sesuai dengan tugasnya. Bila tidak mempunyai staf dengan kualitas yang dibutuhkan, maka dalam menyusun rencana kerja harus ada komitmen dari manajemen puncak, adanya kemungkinan untuk menyewa jasa pihak luar. 29

30 Rencana kerja tahunan divisi internal audit disusun dari rencana kerja jangka panjang. Selanjutnya Tugiman (2002) menjelaskan bahwa kriteria yang digunakan untuk menyusun rencana kerja tahunan adalah sebagai berikut: a. Pendidikan, pengalaman, keahlian, dan pelatihan yang dimiliki oleh staf auditor. b. Sifat kritis auditor pada pusat pertanggungjawaban atau obyek lainnya yang direncanakan untuk diaudit. c. Kesadaran manajemen terhadap perlunya manajemen audit. d. Waktu yang diperlukan untuk audit obyek tertentu dan kapan obyek tersebut diaudit terakhir kalinya. Untuk mewujudkan rencana kerja tersebut, general manager divisi internal audit harus menyusun anggaran rencana kegiatan audit yang akan dilakukan. Anggaran tersebut merupakan proyeksi dana yang dialokasikan untuk mendukung rencana kegiatan audit. Dalam menyusun rencana anggaran perlu disajikan secara rinci mengenai jadwal kegiatan audit, jumlah staf internal audit yang melaksanakan dan dana yang diperlukan untuk setiap kegiatan. Adanya sistem anggaran yang baik sangat mendukung untuk melaksanakan pengendalian manajemen terhadap internal audit. Dalam suatu perusahaan yang mempunyai divisi internal audit yang besar, anggaran tahunan harus dirinci kedalam anggaran bulanan yang mencakup jadwal staf internal auditor untuk melaksanakan audit. Hal ini untuk menjamin bahwa staf yang ditugaskan mempunyai keahlian, pendidikan, dan pengalaman yang cukup. Dalam laporan bulanan harus disajikan mengenai 30

31 perbandingan anggaran dengan realisasinya. Hal ini penting untuk mengetahui: a. Masalah dan hambatan yang timbul dalam pelaksanaan audit, serta cara penyelesaiannya. b. Menganalisa dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. c. Menelaah apakah pelaksanaan anggaran tersebut dapat memberikan sumbangan terhadap pencapaian tujuan divisi internal audit maupun tujuan perusahaan secara keseluruhan. Hal lain yang tidak kalah pentingnya dalam pengelolaan manajemen audit yang baik adalah penyelenggaraan arsip oleh divisi internal audit. Arsip tersebut merupakan fasilitas penyimpanan untuk mengumpulkan dan memelihara informasi yang relevan dengan perusahaan secara keseluruhan. Penentuan informasi yang relevan juga dipengaruhi oleh manfaat informasi tersebut dibandingkan dengan biaya untuk memperoleh dan menyimpannya. Untuk masing-masing perusahaan, informasi yang disimpan oleh divisi internal audit ada kemungkinan berbeda satu sama lain. Arsip tersebut sangat diperlukan sebagai sumber informasi dalam pelaksanaan manajemen audit untuk: 1) Menganalisis dan menelaah tahap pendahuluan dalam rangka untuk mengetahui gambaran umum obyek yang diaudit. 2) Menentukan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit dikomunikasikan dan didiskusikan. 31

32 3) Mempertimbangkan rencana dan prosedur audit terhadap tindakan koreksi yang dilakukan oleh manajemen atas ketidakefisienan yang ditemukan dalam laporan hasil pemeriksaan sebelumnya. 4) Dipelajari oleh anggota staf auditor yang baru sebagai bahan program orientasi dan pelatihan yang menyeluruh. 5) Referensi informasi dalam mempelajari saling hubungan antar unit kerja yang diaudit. Informasi hubungan antar unit kerja ini diperlukan untuk menentukan strategi audit yang cocok. Dalam menyelenggarakan arsip secara efisien, efektif dan ekonomis, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan, yaitu: a. Manajer internal audit harus selalu siap untuk menambah data baru yang belum termasuk dalam arsip. Jika melihat atau mendengar informasi dari suatu sumber, maka manajer departemen internal audit dan semua staf audit harus selalu menyadari informasi yang diperlukannya. b. Oleh karena arsip harus selalu diselenggarakan dengan efektif dan efisien, maka manajer internal audit harus menjaga agar tidak terjadi penyimpangan arsip yang berlebihan. Beberapa pedoman untuk pengelolaan arsip yang baik meliputi: 1) Kebijakan pemilihan data yang tepat untuk diarsipkan dapat mendorong penyelenggaraan arsip yang efisien dan efektif. 2) Arsip yang sudah usang atau tidak dipakai dapat dimusnahkan, karena jika kebijakan pemusnahan tidak diterapkan dapat mengakibatkan arsip terlalu banyak sehingga tidak dapat dikelola dengan efektif dan efisien. 32

33 3) Perlu adanya prosedur untuk merevisi informasi yang ada didalam arsip dan meniadakan informasi yang tidak revelan. Dalam mengelola manajemen audit, kertas kerja pemeriksaan merupakan alat yang sangat penting. Kertas kerja pemeriksaan tersebut merupakan mata rantai yang menghubungkan antara catatan obyek yang diperiksa dengan laporan hasil pemeriksaan. Internal auditor mempergunakan sebagian waktunya untuk menyusun kertas kerja pemeriksaan secara sistematis. Hal ini memudahkan auditor dalam menyusun laporan hasil pemeriksaan. Dalam melaksanakan semua pekerjaan audit yang menjadi tugasnya, seorang auditor harus mengumpulkan bukti yang berhubungan dengan tujuan dan luasnya audit. Bukti audit yang relevan dapat mendukung temuan-temuan khusus, misalnya kelemahan dan kekurangan sistem pengendalian yang mengakibatkan ketidakefisienan, serta dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun rekomendasi perbaikannya. Secara menyeluruh dokumentasi bukti dalam kertas kerja harus cukup dalam kuantitas dan mutunya sehingga kesimpulan yang diambil tidak bias. Secara umum, kertas kerja pemeriksaan yang bermutu mempunyai karakteristik sebagai berikut: a. Untuk meningkatkan efisiensi, kertas kerja yang digunakan hanya satu sisi, jadi tidak boleh digunakan bolak-balik. 33

34 b. Sedapat mungkin bentuk kerja distandarisasi sehingga dapat dicetak dengan rapih lebih dahulu dan secara konsisten dapat memuat informasi penting yang diperlukan untuk audit. c. Rapi dan mudah dibaca sehingga memudahkan penelaahannya. d. Lengkap dalam arti memuat semua informasi penting sehingga pada saat penelaahan tidak memerlukan penjelasan secara lisan. e. Ringkas namun jelas, dalam arti kertas kerja memuat informasi pokok yang relevan dengan tujuan audit dan menyajikan informasi secara sistematik dan dengan istilah-istilah yang jelas. f. Menggunakan metode pemberian nomor indek yang seragam, diberi judul, referensi dan referensi silang, tanggal, dan tanda tangan pemeriksa. Jika kertas kerja dapat disusun sesuai dengan karakteristik tersebut diatas maka pendokumentasian pekerjaan audit dapat diselenggarakan dengan efisien, efektif, dan ekonomis. Program pelatihan staf pemeriksa, penugasan staf yang tepat, dan penelahaan serta pengawasan oleh manajer dapat meningkatkan mutu kertas kerja. 5. Pelaporan Dan Tindak Lanjut Hasil akhir manajemen audit adalah laporan hasil pemeriksaan. Tidak dapat disangkal lagi bahwa tahap pelaporan merupakan proses manajemen audit yang sangat penting. Perencanaan dan pengarahan, temuan-temuan, serta kesimpulan dan rekomendasi audit tidak ada manfaatnya jika manajemen unit kerja yang diaudit tidak termotivasi untuk melaksanakan tindak lanjut atas rekomendasi yang diberikan di dalam laporan tersebut. Kualitas laporan hasil 34

35 pemeriksaan tidak hanya tercipta secara kebetulan, namun dihasilkan dari proses sistematis yang menggunakan pendekatan disiplin tertentu yang secara sadar dilaksanakan oleh seluruh jajaran internal auditor. Waktu merupakan hal penting dalam penyusunan laporan hasil pemeriksaan. Hal ini disebabkan karena pemanfaatan laporan hasil pemeriksaan sangat bergantung pada ketepatan waktunya. Jika disajikan terlambat, maka informasi mengenai temuan-temuan ketidakefisienan, ketidakefektifan, dan ketidakhematan unit kerja yang diaudit menjadi kurang bermanfaat. Keterlambatan tersebut mengakibatkan manajemen unit kerja yang diaudit tidak dapat segera melakukan tindakan koreksi. Sejak awal penugasan audit, semua anggota tim audit harus menyadari bahwa hasil-hasil auditnya akan digunakan untuk melaksanakan tindakan koreksi sehingga proses audit diharapkan dapat selesai tepat pada waktunya. Laporan hasil pemeriksaan yang tidak tepat waktu, akan merugikan seluruh perusahaan. Keterlibatan manajemen sejak awal audit kemungkinan dapat menyadarkan manajemen yang bersangkutan menyetujui perlunya tindakan koreksi dan implementasinya secara tepat. Divisi internal audit harus menyusun dan memantau kebijakan yang diperlukan agar laporan hasil pemeriksaan disajikan tepat waktu. Memang, tahap pelaporan bervariasi secara langsung dengan anggaran waktu audit. Tahap penyusunan laporan dimulai saat diselesaikannya audit secara mendalam dan berakhir dengan dikeluarkannya laporan hasil pemeriksaan final. Tahap pelaporan harus disupervisi secara terbuka oleh supervisor auditor 35

36 dan dikoordinasikan untuk menjamin digunakannya teknik komunikasi yang akurat. Koordinasi dengan unit kerja yang diaudit diperlukan agar dapat menjamin kondisi-kondisi yang menguntungkan untuk mendiskusikan draft laporan hasil pemeriksaan secara tuntas dan agar untuk revisi draft laporan tersebut tersedia waktu yang cukup. Secara formal, biasanya divisi internal audit melalui prosedur yang disusunnya, mengikuti tindak lanjut atas kesimpulan dan rekomendasi yang disajikannya dalam laporan hasil pemeriksaan. Untuk memantau proses pelaporan dapat digunakan checklist. Checklist menjamin dilakukannya pengendalian proses pelaporan secara rinci sehingga tidak ada tugas-tugas audit penting yang tidak dikerjakan. Auditor bertugas untuk melaksanakan semua proses penyusunan laporan yang ada dalam checklist dan supervisor auditor bertugas untuk mengendalikannya. Setelah selesai tahap pelaporan, checklist selesai tahap laporan, checklist menjadi bagian integral kertas kerja. Laporan hasil pemeriksaan dikomunikasikan kepada manajemen puncak yang memberikan penugasan audit dan manajemen unit kerja yang diaudit. Manajemen puncak menggunakan laporan hasil pemeriksaan untuk: a. Memantau efisiensi, efektivitas, dan kehematan setiap unit kerja yang ada di perusahaan. b. Menilai kecocokan sistem perencanaan dan pengendalian manajemen dari setiap unit kerja yang ada diperusahaan. 36

37 Dalam laporan hasil pemeriksaan disajikan rekomendasi untuk meningkatkan prestasi melalui tindakan koreksi sesuai dengan temuan-temuan dan kesimpulan-kesimpulan laporan manajemen audit harus menyatakan secara eksplisit kegiatan-kegiatan yang dapat ditingkatkan efisiensinya dan efektivitasnya serta memberikan rekomendasi yang dirancang untuk meningkatkan prestasinya. Menyajikan temuan-temuan, kesimpulankesimpulan, dan rekomendasi untuk meningkatkan prestasi dalam laporan hasil pemeriksaan merupakan perbedaan pokok dengan laporan pemeriksaan keuangan. Laporan hasil pemeriksaan tidak saja menyajikan temuan-temuan mengenai kelemahan atau ketidaksesuaian, namun juga harus menyajikan temuan-temuan yang positif dan prestasi yang memuaskan dapat mengakibatkan keharmonisan antara auditor dengan manajemen unit kerja yang diaudit. Baik laporan mengenai temuan-temuan yang positif maupun negatif, pelaporan prestasi memuaskan maupun tidak memuaskan semuanya harus didukung oleh dokumentasi kertas kerja yang mencukupi. Oleh karena auditor memahami bahwa struktur pelaporan hasil pemeriksaan memerlukan penjelasan mengenai penyebab timbulnya temuan atau kondisi yang tidak menguntungkan, auditor harus memisahkan pengaruh perubahan lingkungan terhadap prestasi unit kerja yang diaudit. Jika kegiatan telah berjalan dengan memuaskan, namun karena alasan-alasan tertentu prestasinya tidak memuaskan, maka perlu ditelusuri penyebab masalah tersebut. Masalah ini mungkin disebabkan oleh perubahan lingkungan dan bukan disebabkan karena 37