SISTEM INFORMASI MONITORING KEMAJUAN PEKERJAAN PROYEK PEMBANGUNAN SABO DAM GUNUNG MERAPI (054K)

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MONITORING KEMAJUAN PEKERJAAN PROYEK PEMBANGUNAN SABO DAM GUNUNG MERAPI (054K) Nectaria Putri Pramesti Jurusan Teknik Sipil, Universitas Atma Jaya Yogyakarta, Jl. Babarsari No. 44 Yogyakarta ABSTRAK Monitoring dan evaluasi pelaksanaan pekerjaan merupakan bagian penting dari sistem informasi manajemen proyek. Progress/kemajuan pekerjaan proyek menjadi indikator dalam monitoring untuk menilai perkembangan pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan rencana. Berdasarkan proses ini, muncul gagasan untuk membuat Sistem Informasi Monitoring Kemajuan Pekerjaan pada Proyek Pembangunan Sabo Dam Gunung Merapi. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access 2007 dan Microsoft Visual Basic. Sistem ini juga terintegerasi dengan aplikasi GIS dan Database Sabo Dam yang telah ada sebelumnya di Proyek Pengendalian Lahar Gunung Merapi. GIS memberikan informasi peta lokasi pekerjaan, sedangkan Database Sabo Dam merupakan kumpulan data seluruh bangunan sabo dam yang sudah diregistrasi. Hasil dari Sistem Informasi Monitoring Progress Pekerjaan ini memberikan informasi kemajuan pelaksanaan pekerjaan yang di update setiap minggu melalui input data akurat oleh kontraktor. Sistem ini dirancang untuk mudah digunakan (user interface) oleh pihak-pihak yang terlibat dalam proyek yaitu pemilik proyek, konsultan pengawas dan kontraktor. Data-data yang tersimpan selama pelaksanaan proyek akan melengkapi Database Sabo Dam sebelumnya, sangat berguna sebagai acuan perencanaan, perbaikan dan pelaksanaan pekerjaan di masa mendatang. Kata kunci: sistem informasi, manajemen proyek, monitoring, kemajuan pekerjaan, terintegrasi 1. PENDAHULUAN Latar Belakang Gunung Merapi merupakan salah satu gunung berapi yang paling aktif di Indonesia bahkan di dunia. Erupsi gunung Merapi yang mengeluarkan material batu dan pasir, mengalir melalui sungai-sungai dapat membahayakan keselamatan warga dan asetnya khususnya yang tinggal di daerah hilir sekitar sungai-sungai yang bermuara di gunung Merapi. Untuk mencegah potensi banjir lahar dingin tersebut pemerintah Indonesia diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Gunung Merapi melalui Proyek Pengendalian Lahar Gunung Merapi telah membangun sarana sabo dam untuk mengamankan daerah sekitar lereng gunung terhadap bencana aliran lahar sejak tahun Hingga saat ini bangunan sabo dam yang berada di lereng gunung Merapi berjumlah ± 250 sabo dam. Sehingga setiap tahun anggaran dilaksanakan pekerjaan fisik baik pembangunan sabo dam baru maupun perbaikan bangunan lama. Pembangunan sabo dam dikerjakan melalui paket pekerjaan yang terdiri dari beberapa lokasi yang tersebar si sungai-sungai sepanjang lereng gunung Merapi. Pelaksanaan pekerjaan melibatkan banyak pihak yaitu owner, kontraktor dan konsultan. Ditambah dengan lokasi pekerjaan yang tersebar,maka diperlukan suatu koordinasi dan komunikasi yang berkesinambungan antar pihak- pihak yang terlibat dalam suatu proyek untuk monitoring pelaksanaan pekerjaan. Sistem database informasi yang terintegrasi dan mudah diakses dapat dikembangkan untuk menyimpan semua informasi proyek yang diperlukan. Dengan perkembangan teknologi yang ada sistem informasi ini dapat dengan mudah diakses karena menggunakan tampilan yang user interface. Monitoring dan evaluasi pelaksanaan pekerjaan merupakan bagian penting dari sistem informasi manajemen proyek. Progress/kemajuan pekerjaan proyek menjadi indikator dalam monitoring untuk menilai perkembangan pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan rencana. Evaluasi perlu dilakukan terutama bila pekerjaan mengalami keterlambatan. Kemajuan pekerjaan di lapangan ditunjukkan melalui laporan mingguan yang diajukan oleh kontraktor dan disetujui owner/pemilik pekerjaan serta konsultan pengawas. Proyek Pembangunan Sabo Dam yang berada dalam naungan Proyek Pengendalian Lahar Gunung Merapi, merupakan paket pekerjaan dengan banyak pekerjaan konstruksi sabo dam yang dilaksanakan secara bersamaan tersebar pada banyak lokasi, membutuhkan sistem monitoring terpadu untuk memudahkan pemilik proyek dalam monitoring pelaksanaan pekerjaan. K - 59

2 Maksud dan Tujuan Penelitian Untuk memudahkan memonitoring pelaksanaan pekerjaan muncul gagasan untuk membuat Sistem Informasi Monitoring Kemajuan Pekerjaan pada Proyek Pembangunan Sabo Dam Gunung Merapi. Sistem ini juga terintegerasi dengan aplikasi GIS (Sistem Informasi Geografis) dan Database Sabo Dam yang telah ada sebelumnya. Tujuan penelitian ini adalah memberikan informasi Database Sabo Dam yang merupakan kumpulan data seluruh bangunan sabo dam yang sudah teregistrasi, menyediakan informasi kemajuan pelaksanaan pekerjaan yang sedang berjalan dan menyediakan form monitoring yang dapat dicetak sebagai laporan tertulis Manfaat Penelitian Diharapkan data-data yang tersimpan selama pelaksanaan proyek akan melengkapi Database Sabo Dam sebelumnya dan sangat berguna sebagai acuan perencanaan, perbaikan dan pelaksanaan pekerjaan di masa mendatang. Serta menambah pengetahuan tentang pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan sebuah proyek khususnya di bidang konstruksi. Batasan Penelitian Penelitian ini dibatasi pada proses monitoring Proyek Civil Works Package No. 3 Construction Of Sabo Dams And Training Dykes In Mt. Merapi Area yang dilaksanakan tahun Data monitoring kemajuan pekerjaan bersumber pada laporan mingguan, time schedule dan kurva S serta foto-foto pelaksanaan. 2. TINJAUAN PUSTAKA Proyek Definisi proyek dapat diartikan gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan. (Husen, 2009). Menurut PMBOK Guide (2004), proyek memiliki beberapa karakteristik penting, yaitu : 1. Temporer : setiap proyek selalu memiliki jadwal yang jelas kapan dimulai dan kapan diselesaikan. 2. Unik : setiap proyek menghasilkan suatu produk, solusi, service atau output tertentu yang berbeda-beda satu sama lain. 3. Progressive elaboration : kerakteristik proyek yang berhubungan dengan dua konsep sebelumnya yaitu sementara dan unik. Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah yang terus berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir. Setiap langkah semakin memperjelas tujuan proyek. Monitoring Pekerjaan Untuk dapat mencapai suatu rencana jadwal dapat tepat dengan pelaksanaan dilapangan dibutuhkan suatu perencanaan yang amat cermat dan didukung oleh faktor luar (alam), supaya hal tersebut dapat dicapai. Penandaan prestasi pekerjaan dalam alat pengendalian (schedule) dilanjutkan dengan penyesuaian urutan kegiatan disebut updating. Kegiatan ini didukung oleh piranti komputer dikarenakan proses ini cukup rumit dan membutuhkan ketelitian serta kesinambungan secara berkala. (Ervianto, 2004). Sistem Informasi Manajemen Proyek Dalam proyek sistem informasi manajemen dikenal sebagai sistem informasi manajemen proyek (SIMP). Sistem ini direkayasa sedemikian rupa sehingga lebih memperhatikan lingkungan oraganisasi yang bersangkutan dan memenuhi fungsi manajemen proyek pada umumnya, khususnya aspek perencanaan dan pengendalian. J. Tuman memberikan definisi yang lebih spesifik Sistem manajemen proyek adalah kombinasi personil, kebijakan, prosedur dan sistem (manual atau dengan komputer), yang memungkinkan terlaksananya kegiatan-kegiatan merencanakan, mengorganisir, mengarahkan dan mengendalikan biaya, jadwal, mutu dan kinerja proyek. SIMP akan terwujud dan berfungsi sesuai dengan yang diharapkan bilamana tersedia peralatan yang dapat menunjangnya. Peralatan tersebut adalah komputer dan perangkat lunaknya. (Soeharto, 1995). 3. METODOLOGI Metode dan proses penelitian didasarkan pada tujuan penelitian ini yaitu tersedianya database proyek yang dapat menyimpan data dan informasi proyek, yang memberi kemudahan dalam monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek, maka untuk memenuhi tujuan tersebut akan dibuat sebuah rancangan sistem informasi monitoring kemajuan pekerjaan dengan metode sebagai berikut. K - 60

3 MULAI PENGUMPULAN DATA Data Primer dan Data Sekunder PENGOLAHAN DATA PERANCANGAN SIM KEMAJUAN PEKERJAAN IMPLEMENTASI Alat Bantu : Perangkat Keras : PC Perangkat Lunak : Ms. Access, ArcGIS,dll 1 (satu) lokasi konstruksi pembangunan sabo dam KESIMPULAN SELESAI Gambar 1. Metode dan Proses Penelitian Pengumpulan Data Penelitian ini mengambil obyek pada Proyek Civil Works Package No. 3 Construction Of Sabo Dams And Training Dykes In Mt. Merapi Area. Data-data penunjang diperoleh dari PPK Pengendalian Lahar Gunung Merapi yang merupakan Owner dan Shimizu-Wijaya Karya JO selaku. a. Data primer Data-data primer meliputi Weekly Progress Report (Laporan Kemajuan Mingguan), Time Schedule dan Fotofoto pelaksanaan. b. Data sekunder Data-data sekunder terdiri dari Database Sabo Dam, Construction Drawing (Gambar-gambar Pelaksanaan) dan Bill of Quantity (Daftar Volume Pekerjaan) Pengolahan Data Tahapan pengolahan data dalam penelitian ini adalah : 1. Menentukan lokasi pekerjaan Proyek Civil Works Package No. 3 Construction Of Sabo Dams And Training Dykes In Mt. Merapi Area merupakan pekerjaan dengan sistem paket yang terdiri dari pembangunan 23 sabo dam di sepanjang lereng Gunung Merapi. Untuk implementasi sistem informasi kemajuan pekerjaan ini dipilih 1 lokasi yaitu pembangunan sabo dam TR-RD1. 2. Menyusun data progess kemajuan mingguan Data Weekly Progress Report sesuai lokasi yang dipilih, disusun kembali dalam bentuk tabel progress mingguan yang terdiri dari week, date to, weekly schedule, accumulative schedule, weekly progress, accumulative progress dan deviation, mulai dari minggu pertama hingga selesai pekerjaan. 3. Ploting kurva S Untuk mendapatkan kurva S maka masing-masing data accumulative schedule dan accumulative progress diplot dalam bentuk grafik garis pada time schedule dengan warna yang berbeda. Garis biru menunjukkan schedule sedangkan garis merah menggambarkan progress. 4. Memilih foto-foto pelaksanaan K - 61

4 Foto pelaksanaan untuk lokasi terpilih diambil 1 foto setiap minggu yang menunjukkan keseluruhan pekerjaan. Pengambilan foto dari sudut yang sama akan memberikan gambaran perkembangan fisik pekerjaan dari minggu ke minggu. Perancangan Sistem Informasi Kemajuan Pekerjaan Keluaran yang dihasilkan pada sistem ini adalah berupa tampilan antar muka (user interface) yang memudahkan pengguna untuk melihat kemajuan fisik pekerjaan secara cepat ataupun membandingkan jadwal pekerjaan yang direncanakan dan realisasinya. Berikut ini adalah gambaran mengenai layout sistem informasi monitoring yang dihasilkan: Konfigurasi perangkat keras dan lunak Dalam melakukan pengolahan data, menggunakan peralatan berupa perangkat keras dan lunak. Perangkat keras yang digunakan berupa notebook atau personal computer (PC) dengan standard RAM 2gb dengan kapasitas memory yang besar dikarenakan informasi yang dikumpulkan berupa database dari ±250 sabo dam, hal ini dirasa sudah cukup memadai. Perangkat lunak yang digunakan adalah No. Item 1 Sistem Pengoperasian 2 GIS 3 Database Pengguna Gambar 2. Konfigurasi Sistem Tabel 1. Perangkat Lunak Nama Perangkat Lunak Windows XP or Windows 7 ArcGIS 9.3 Microsoft Access 2002 or 2003 Microsoft Excel Sistem informasi ini dapat digunakan oleh semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek khususnya PPK Pengendalian Lahar Gunung Merapi,, dan. Struktur Organisasi secara umum dapat dilihat pada bagan di bawah ini. K - 62

5 Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Sungai A Sungai B Sungai C Proyek A Proyek B Proyek C Proyek D Proyek F Proyek G Gambar 3. Struktur Organisasi 4. ANALISA DAN PEMBAHASAN Analisa Implementasi Sistem Untuk mengimplementasikan sistem ini, diambil salah satu paket pekerjaan pembangunan sabo dam di kali Trising TR-RD1, pembangunan sabo dam ini dimulai 6 Mei 2009 sampai dengan 27 Desember 2009 atau 34 minggu atau 238 hari kalender. Dengan sistem ini akan mempermudah dalam memonitor kemajuan proyek selama 238 hari kalender, monitoring dilakukan per minggu, mengartikan bahwa ada lebih kurang 34 laporan mingguan dan 34 kurva S mingguan yang harus diinput dalam sistem ini. Tampilan antar muka pada sistem ini disusun sedemikan rupa sehingga sistem ini berhubungan langsung dengan aplikasi GIS, dapat terlihat lebih atraktif menunjukkan lokasi-lokasi pembangunan sabo dam dikarenakan lebih kurang 250 sabo dam yang berada di sepanjang aliran sungai-sungai yang berhulu di Gunung Merapi. Hal ini yang akan memudahkan pengguna, untuk mengetahui lokasi pekerjaan sabo dam, dan monitoring laporan mingguan pekerjaan pembangunan sabo dam hanya dengan satu sistem ini. Sistem informasi Geografis (GIS) ini terintegrasi dalam beberapa layer umum yang menunjukkan lokasi dari sabo dam. Gambaran sistem informasi geografis dan layernya adalah sebagai berikut. K - 63

6 Gambar 4. Sistem Informasi Geografis Tampilan antar muka sistem informasi monitoring ini, mudah dipahami dan digunakan oleh pengguna, dalam menu terdapat data atribut yang pengguna umum mengakses informasi yang tersedia. Tampilan menu yang pertama adalah mengenai beberapa tombol pilihan, klik Monitoring Pelaksanaan Pekerjaan untuk menginput data, pilih sungai dan detail monitoring kemudian menginput data progress mingguan TR-RD1, selama 34 minggu. Gambar 5. Tampilan Antar Muka (User Interface) Input Data Grafik berbentuk kurva S merupakan salah satu alat untuk menggambarkan kinerja dari pelaksanaan pekerjaan fisik yang membandingkan antara rencana dengan realisasi. Pengguna hanya mengklik link dari setiap progress mingguan, akan muncul kurva S mingguan yang bisa digunakan untuk evaluasi mingguan. K - 64

7 Gambar 6. Tampilan Kurva S Salah satu fungsi monitoring yang utama adalah monitoring kemajuan pekerjaan terhadap rencana, Pada proyek pembangunan Sabo Dam TR-RD1 ini dari hasil monitoring per minggu dapat dilihat keterlambatan yang signifikan dimulai pada minggu ke 9. Gambar 7. Keterlambatan Minggu Pada minggu ke 13 dapat dilihat rencana mingguan sebesar 4,979% kemudian realisasi mingguan sebesar 6,049%, hal ini menunjukkan bahwa progresss proyek mengejar keterlambatan. Gambar 8. Prosentase Realisasi Proyek dapat diselesaikan tepat waktu meskipun pada kurva S terlihat tidak mencapai 100%, hanya 98,578%. Hal ini dikarenakan adanya pengurangann volume realisasi dari volume rencana. Gambar 9. Kurva S Realisasi dan Rencana K - 65

8 Selain melakukan pengisian data, pengguna juga dapat melakukan pencetakan hasil untuk memudahkan dalam evaluasi dan pengambilan keputusan. Gambar 10. Hasil Cetak Monitoring Kemajuan Pekerjaan Pembahasan Melalui sistem informasi monitoring inii memudahkan pengguna atau pengambil keputusan dalam memonitoring dan mengevaluasi proyek dari minggu ke minggu bukan hanya dari satu lokasi saja tetapi bisa dari berbagai lokasi yang terintegrasi dalam satu database sistem monitoring. Monitoring dan evaluasi pelaksanaann pekerjaan merupakan bagian penting dari sistem informasi manajemen proyek. Progress/kemajuan pekerjaan proyek menjadi indikator dalam monitoring untuk menilai perkembangan pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengann perencanaan. Evaluasi perlu dilakukan terutama bila pekerjaan mengalami keterlambatan. 5. KESIMPULAN Dari hasil perancangan dan implementasi sistem ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Selama proses perancangan dan implementasi sistem informasi berbasis database ini masukan dari pengguna sangatlah diharapkan sehingga kebutuhan sistem informasi bagi pengguna dapat terpenuhi. 2. Implementasi Sistem Informasi Monitoring Kemajuan Pekerjaan pada pelaksanaan pekerjaan sabo dam TRdalam memonitoring RD1 ini berisikan 34 laporan mingguan dan kurva S, akan memudahkan pengguna pelaksanaan pekerjaan. 3. Sistem ini memudahkan pengguna untuk memonitoring pekerjaan pembangunan sabo dam di lokasi lainnya, karena proyek ini memiliki lebih dari satu paket pekerjaan dengan lebih kurang sabo dam yang akan dikerjakan secara serentak. 4. Kesiapan infrastruktur baik dari segi peralatan dan sumber daya manusia sangatlah berpengaruh besar pada pelaksanaan sistem ini. DAFTAR PUSTAKA Husen, Abrar. (2009). Manajemen Proyek; an Penjadwalan dan Pengendalian Proyek. Penerbit Andi, Yogyakarta. Ervianto, Wulfram I. (2004). Teori Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi. Penerbit Andi, Yogyakarta. Soeharto, Imam, (1995). Manajemen Proyek: dari Konseptual sampai Operasional. Penerbit Erlangga, Jakarta. Project Management Institute (2004). A Guide to Project Mangement Body of Knowledge (PMBOK Guide). USA. K - 66