ROADMAP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN TAHUN

Transkripsi

1 ROADMAP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN TAHUN i HALAMAN : I

2 PENYUSUN BUKU ROADMAP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN TAHUN PEMBINA Prof. Dr. Ir. Achmad Jazidie, M.Eng (Direktur Jenderal Pendidikan Menengah) PENGARAH : 1. Dr. Sutanto, SH, MA (Sekretaris Ditjen Dikmen) 2. Ir.Harris Iskandar, Ph.D (Direktur Pembinaan SMA) 3. Drs. Mustaghfirin Amin, M.B.A (Direktur Pembinaan SMK) 4. Drs. Purwadi Sutanto, M.Si (Direktur Pembinaan PTK Dikmen) 5. Drs. Antonius Budi Priadi, MAP (Dirketur Pembinaan PKPLK Dikmen) PENANGGUNG JAWAB Suhadi, S.Pd, MT (Kepala Bagian Perencanaan dan Penganggaran, Setditjen Dikmen) KETUA TIM PENYUSUN : Arie Wibowo Khurniawan,S.Si. M.Ak (Kasubbag Data dan Informasi, Setditjen Dikmen) TIM PENYUSUN : 1. Budi Permana (Subbag Data dan Informasi, Setditjen Dikmen) 2. Bambang Hartono (Subdit Program, Dit. Pembinaan SMA) 3. Winner Jihad Akbar (Subdit Program, Dit. Pembinaan SMK) 4. Wastandar( Subdit Program, Dit. Pembinaan PTK Dikmen) 5. Rini Setyorini (Subdit Program, Dit. Pembinaan PKPLK Dikmen) 6. Saryadi (Subbag Program dan Anggaran, Setditjen Dikmen) 7. Sukari (Narasumber) 8. Suhadi Lili (Narasumber) 9. srizky Januar Akbar (Narasumber) 10. Wijayanti Nurul (Narasumber) 11. Andik Purwanto (Subbag Data daninformasi, Setditjen Dikmen) 12. Nurjolis (Subbag Data daninformasi, Setditjen Dikmen) 13. Nafis Khairul Huda (Subbag Data dan Informasi, Setditjen Dikmen) 14. ZimmyZulkarnaen (Subbag Program dananggaran, Setditjen Dikmen) TIM REVIEWER : 1. I KomangPurwata (SMKN 1 MAS UBUD Gianyar, Bali) 2. Andre Yosi (SMAN 1 Sumedang, Jawa Barat) 3. PrisPriyanto (SMK Batik 2 Solo, Jawa Tengah) 4. Hanafi (SMA Negeri 1 Batam, Kepulauan Riau) 5. Maryanto (SMA Muhammadiyah 1 Yokyakarta) 6. CandraSukandar (SMA Negeri 1 Blitar, JawaTimur) 7. Hendro (SMA Negeri 2 Cibinong Bogor, Jawa Barat) 8. I NyomanPasek (SMAN 2 Amlapura, Bali) 9. HerminErniyati (SMAN 1 JatirotolumajangJawaTimur) 10. GatotSulistyo Budi Hutomo (SMAN 1 BojonegoroJawaTimur) LAY OUT COVER Herman (Subbag Data daninformasi, SetditjenDikmen) ISBN : Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Dilarang memperbanyak karya tulis ini dalam bentuk dan cara apapun Tanpa ijin tertulis dari penerbit ii

3 KATA PENGANTAR Reformasi birokrasi yang telah digulirkan pada Kemdikbud telah mendorong banyak perubahan khususnya dalam pemberian layanan yang menjadi lebih baik. Perubahan penting yang juga merupakan dampak reformasi birokrasi adalah dirubahnya mekanisme pendataan yang sebelumnya menjadi tanggung jawab sepenuhnya Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) dipindahkan ke masing-masing unit utama sesuai dengan Instruksi Menteri nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan. Bagi Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah, Perubahan ini merupakan peluang yang baik untuk menata kembali mekanisme pendataan yang selama ini dirasakan kurang memuaskan. Buku Roadmap Pengembangan Sistem Dapodikmen tahun ini disusun untuk memberikan arahan dalam pelaksanaan pendataan di lingkup Pendidikan Menengah yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Selain itu buku ini memuat penjelasan detil tentang sistem dan mekanisme pendataan yang akan dijalankan pada masa yang akan datang. Poin penting yang dapat diungkapkan dari buku ini bahwa pengembangan sistem dapodikmen akan memfasilitasi penyediaan data yang akan menjadi satu-satunya sumber data persekolahan untuk dasar pengambilan kebijakan dan dasar pelaksanaan kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah. untuk itu, perlu parsitipasi aktif dan dukungan yang nyata dari seluruh satuan pendidikan menengah, Dinas Pendidikan Provinsi/Kabupaten/Kota dan Direktorat Teknis di lingkungan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah untuk melaksanakan semua ketentuan mekanisme pendatan pendidikan menengah ini. Kami menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah menyumbangkan pemikirannya demi terselesaikannya buku ini. Jakarta, November 2014 Direktur Jenderal Pendidikan Menengah Achmad Jazidie iii

4 iv

5 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... iii DAFTAR TABEL ix DAFTAR GAMBAR... xi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Maksud dan Tujuan Sistematika Penulisan... 4 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Rasional Kebutuhan Data Kemdikbud Keterpaduan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pendidikan Efisiensi Pelaksanaan Pendataan Dasar Hukum Kronologi Perkembangan Sistem Dapodikmen Awal Diusulkannya Sistem Dapodikmen Periode Konsolidasi Antar Unit Kerja Periode Integrasi Sistem Periode Pemanfaatan Data Arah Kebijakan Pengembangan Sistem Dapodikmen Pengalihan Tugas Pengumpulan Data Ke Unit Utama Perubahan Tugas dan Fungsi Pusat Data dan Statistik Pendidikan NPSN, NISN, dan NUPTK Referensi Pendataan Pendidikan Peran Direktorat Teknis Dalam Sistem Dapodikmen Peran Dinas Pendidikan Provinsi, Kabupaten, dan Kota Peran Sekolah v

6 2.5 Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Dapodikmen Pengembangan Aplikasi Pengembangan Infrastruktur dan Perangkat Keras Pengembangan Pelayanan Data Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan Pengembangan Mekanisme Sosialisasi/ Implementasi Keterkaitan Pengembangan Sistem Dapodikmen dengan PMU 12 Tahun BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Kondisi Saat ini Aplikasi Infrastruktur Kondisi Yang diharapkan BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Perancangan Database Rancangan Sistem Arsitektur Sistem Penerapan Prinsip Single Source of Data Ruang Lingkup Dapodikmen Dapodik Sebagai Backbone Integrasi (Vertikal) Integrasi Antar Jenjang Pendidikan (Horizontal) Desain Terdistribusi Sinkronisasi Sebagai Metode Distribusi Kodifikasi pada Primary Key Topologi Relasional Strong Reference Skala Nasional Longitudinal Rujukan Persisten Perancangan Infrastruktur vi

7 4.3. Perancangan Pemanfaatan Data Dapodikmen Perancangan Aplikasi Manajemen Administrasi Berbasis TIK BAB V STRATEGI DAN PEMBIAYAAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Pengumpulan Data Sekolah Menengah Melalui Dapodikmen Pemenuhan Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Dapodikmen Peningkatan Kehandalan Perangkat Lunak Pendukung Dapodikmen Peningkatan Kualitas SDM tingkat pusat dan Provinsi yang mampu mengelola Dapodikmen dengan baik Peningkatan Kualitas SDM Sekolah Menengah yang mampu mengelola Dapodikmen dengan baik Peningkatan Kehandalan Jaringan Dapodikmen Pembiayaan Pengembangan Dapodikmen BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN Organisasi Pendataan Mekanisme Pendataan Sistem Dapodikmen Alur Pengiriman Data Sekolah Prosedur Pengumpulan, Update, dan Sinkronisasi Data Mekanisme Pemanfaatan Dapodikmen Untuk Pembinaan Sekolah Menengah BAB VII PENUTUP DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1 : Instruksi Menteri Pendidikan Nasional No. 2 Tahun LAMPIRAN 2 : Surat Edaran Nomor 0293/MPD.A/PR/ LAMPIRAN 3 : Sinkronisasi Data Provinsi LAMPIRAN 4: Digram Alur Sinkronisasi data LAMPIRAN 5 : Diagram Alur Permohonan Kode Regristrasi Baru LAMPIRAN 6 : Diagram Alur Permohonan Perubahan Kode Regristrasi LAMPIRAN 7 : Diagram Alur Penanganan Prefill vii

8 LAMPIRAN 8 : Diagram Alur Perubahan identitas Sekolah LAMPIRAN 9 : Diagram Alur Penghapusan Sekolah LAMPIRAN 10 : Diagram Alur Permohonan Account Dinas Pendidikan LAMPIRAN 11 : Diagram Alur Penanganan Komplain Aplikasi LAMPIRAN 12 : Diagram Alur Penanganan Komplain Sinkronisasi LAMPIRAN 13 : Diagram Alur Penanganan Komplain Data Sinkronisasi LAMPIRAN 14 : Diagram Alur usulan Referensi Aplikasi LAMPIRAN 15 : Diagram Alur Usulan Perbaikan Aplikasi LAMPIRAN 16: Diagram Alur Penanganan Jaringan LAMPIRAN 17 : Mekanisme Penyiapan Daftar Calon UN/US Tahun 2014/2015 oleh PDSP LAMPIRAN 18 : Mekanisme Pendataan Calon UN/US Tahun 2014/2015 oleh Puspendik viii

9 DAFTAR TABEL Tabel 1. Referensi Data Operasional Tabel 2 Peran Unit Organisasi dalam siklus data pokok pendidikan.. 41 Tabel 3 Tahapan Rencana Pengembangan Sistem Dapodikmen ix

10 x

11 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Sistem Informasi Pendataan Online Gambar 2 Laman Manajemen Dapodikmen Gambar 3 Posisi Masing masing Direktorat Jenderal pada Pendataan Gambar 4 Konsep penyatuan data dari hasil pengumpulan (pendataan) Gambar 5 Sistem Integrasi Data Kemdikbud Gambar 6 Klasifikasi data warehouse dan ODS Gambar 7 Data Referensi Pendidikan sebagai fungsi integrator Gambar 8 Konsep Pengelolaan Data Warehouse Gambar 9 Alur penggunaan data dan informasi Gambar 10 Skema backbone data warehouse Gambar 11 Pengelolaan Data pendidikan Oleh PDSP Gambar 12 Tampilan verval satuan pendidikan di PDSP Gambar 13 Tampilan Verval Peserta Didik di PDSP Gambar 14 Mekanisme Verifikasi dan validasi NISN Gambar 15 Tampilan Verval PTK di PDSP Gambar 16 Data Referensi di PDSP Gambar 17 Rancangan pengembangan sistem Dapodikmen Gambar 18 E-Layanan kemdikbud di Pustekkom Gambar 19 infrastruktur Jaringan Pustekkom Gambar 20 Tahapan konsolidasi infrastruktur Pustekkom Gambar 21 Diagram Akses Call Center Gambar 22 Prinsip Dasar Implementasi PMU Gambar 23 Tampilan beranda Aplikasi Dapodikmen Gambar 24 Tampilan aplikasi Dapodikmen Genap/NaN Gambar 25 Tampilan Sinkronisasi online Gambar 26 Aplikasi File Prefill Gambar 27 tampilan manajemen pendataan Gambar 28 Topologi Jaringan Dapodikmen Gambar 29 Topologi jaringan yang ada di Gedung C Gambar 30 Topologi jaringan yang ada di Gedung D Gambar 31 Topologi jaringan yang ada di IDC Duren Tiga Gambar 32 Transaksi mengacu pada dapodik Gambar 33 Hubungan Antara Data Dapodik dengan Sistem-Sistem di Lingkungan Kemdikbud xi

12 Gambar 34 Prinsip single source of data diterapkan secara logis untuk merangkai kelima repository yang ada di unit utama dan PDSP.94 Gambar 35 Evolusi dari basisdata ideal, menjadi 5 basis data yang tersinkronisasi melalui basisdata PDSP Gambar 36 Hubungan relasional Data Pokok Pendidikan Gambar 37 Contoh Struktur Basisdata Dapodik yang Bersifat Strong Reference Gambar 38 Contoh struktur basisdata Dapodik untuk menyimpan data longitudinal Gambar 39 Penggunaan Expiration Control pada Data Referensi Gambar 40 Topologi Pengembangan sistem Dapodikmen Gambar 41 Roadmap Kualitas data Gambar 42 Milestones Sistem Dapodikmen Gambar 43 struktur organisasi Ditjen Dikmen Gambar 44 Organisasi Pendataan Dapodikmen Gambar 45 ruang lingkup Koordinasi Tim Kerja Dapodikmen di Sekolah. 124 Gambar 46 Siklus utama pendataan Dapodikmen Gambar 47 Proses Sinkronisasi Data Gambar 48 Alur Pengiriman Aplikasi Dapodikmen (Frond End Sekolah) Gambar 49 Tahapan Migrasi Pendataan Dapodikmen Gambar 50Tahapan Update Pendataan Dapodikmen Gambar 51 Mekanisme Pemanfaatan Data Pokok Pendidikan xii

13 1.1. Latar Belakang BAB I PENDAHULUAN Ketersediaan data pendidikan yang akurat adalah kondisi yang ingin dicapai oleh Kemdikbud. Banyak alasan mengapa ketersediaan data yang akurat tersebut belum tercapai. Salah satu alasan yang sering disampaikan adalah terlalu banyaknya sistem penjaringan data yang mengklaim sebagai sumber data yang paling akurat di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud). Begitu banyaknya unit kerja yang mengklaim memiliki data paling akurat, sehingga sulit menentukan data mana sebenarnya yang paling akurat mengingat data yang mereka memiliki semuanya berbeda. Banyaknya sistem penajaringan data ini tidak hanya membingungkan pengguna data tetapi dapat juga menyesatkan ketika digunakan untuk pengambilan kebijakan. Alasan lain yang sering diungkapkan adalah tidak pernah lengkapnya data persekolahan yang dimiliki oleh Kemdikbud. Ini terkait dengan begitu luasnya cakupan wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Data yang tidak lengkap mengakibatkan penggunaan data proyeksi. Jika terjadi salah proyeksi, maka data yangdigunakan menjadi kurang akurat. Inisiatif untuk menyatukan sumber data dan upaya untuk sebisa mungkin melengkapi data persekolahan di seluruh wilayah NKRI dicoba dilakukan oleh aplikasi yang diberi nama Dapodik yang dikembangkan oleh Biro Perencanaan dan Kerjasama Luar Negeri (Biro PKLN), Setjen Kemdikbud. Layanan Dapodik (Data Pokok Pendidikan) oleh Biro PKLN Setjen Kemdikbud ini mulai dikembangkan pada tahun Misi yang diembannya waktu itu adalah menyediakan data yang lengkap, akurat dan mudah diakses sebagai bahan penyusunan kebijakan program, evaluasi, dan perencanaan. 1

14 BAB I PENDAHULUAN Dalam perjalanannya, layanan Dapodik oleh Biro PKLN ini tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan. Banyak unit yang tidak menggunakan layanan ini karena sejak dilansir terdapat data ganda yang mencatat satu sekolah dengan memberikan dua nomor identitas (Nomor Pokok Sekolah Nasional). Pada saat itu Dapodik Biro PKLN tidak memiliki mekanisme yang tepat untuk mengatasi data ganda ini.data ganda tidak hanya terjadi di entitas sekolah saja termasuk juga entitas guru dan siswa. Masuknya data ganda ke dalam sistem Dapodik Biro PKLN karena sistemnya mengumpulkan data entitas Sekolah, Guru, dan Siswa secara terpisah. Sebuah sekolah dapat diklaim keberadaannya walaupun tidak menyertakan keberadaan Guru dan Siswa. Sedangkan keberadaan Guru dan Siswa pun dapat diklaim tanpa mempermasalahkan kaitan antara Guru dan Siswa tersebut. Dengan model pendataan seperti ini menyebabkan banyak unit kerja lain kurang memanfaatkan data Dapodik ini. Sehingga pada kurun waktu itu, masing-masing unit kerja melakukan pendataan masingmasing untuk memenuhi kebutuhan datanya. Pada tahun 2008 karena alasan tupoksi pengelolaan dapodik beralih dari biro PKLN ke Pusat Statistik Pendidikan (PSP) Balitbang sampai dengan tahun Pada masa ini pendataan menggunakan Dapodik tidak berjalan lancar karena tidak adanya kontribusi data yang bisa diberikan oleh Dapodik kepada unit terkait yang membutuhkan. Untuk memenuhi kebutuhan data, masing-masing unit teknis tetap melakukan pendataan sendiri-sendiri untuk memenuhi kebutuhan datanya masing-masing. Direktorat Pembinaan SMK mengembangkan program Data Pokok (Dapok) yang melibatkan SMK ICT center. Direktorat Pembinaan SMA dengan Laporan Individu Sekolah Menengah (LISM). Sementara itu PSP Balitbang (saat ini bernama Pusat Data dan Statistik Pendidikan) juga melakukan pendataan tersendiri yang semua sasarannya adalah satuan pendidikan. 2

15 Dalam rangka menyelesaikan permasalahan pengelolaan data pendidikan diatas, maka Menteri Pendidikan dan Kebudayaan (waktu itu masih dibawah naungan Kementerian Pendidikan Nasional) mengeluarkan Instruksi Menteri nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan. Instruksi Menteri ini pada dasarnya menugaskan kepada Direktur Jenderal dan Sekretaris Direktorat Jenderal (dalam buku Roadmap ini konteksnya adalah Pendidikan Menengah) untuk mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas pengumpulan data pendidikan menengah. Instruksi tersebut diamanatkan untuk melakukan pengumpulan data dari satuan pendidikan secara bersama-sama untuk masing-masing unit utama dan memastikan bahwa satuan pendidikan hanya didata minimal sekali dalam satu semester untuk memenuhi semua kebutuhan data Kemdikbud. Dinyatakan pula bahwa hasil pengumpulan data tersebut merupakan satu-satunya sumber acuan data kependidikan dalam rangka kegiatan dan pengambilan keputusan atas entitas pendidikan yang di data. Sebagai unit yang ditunjuk untuk mengkoordinasikan pengumpulan data dari satuan pendidikan menengah secara bersama-sama, Ditjen Dikmen perlu merumuskan tentang : 1) Atribut dari masing-masing entitas yang akan dijadikan formulir dasar pengumpulan data. 2) Struktur database tingkat unit utama yang akan dijadikan dasar pengembangan aplikasi yang bisa terintegrasi antar satuan jenjang pendidikan. 3) Mekanisme pengumpulan data. 4) Strategi sosialisasi. 5) Strategi Monitoring dan Evaluasi. 3

16 BAB I PENDAHULUAN 1.2. Maksud dan Tujuan Buku Roadmap ini disusun untuk tujuan memberikan arah yang tepat bagi pengelola Dapodikmen dalam merencanakan kegiatan, mendiseminasikan aplikasi dapodikmen, mengembangkan infrastruktur, dan aktivitas pendukung lainnya agar implementasi sistem dapodikmen sesuai dengan yang diharapkan. Bagi Sekretariat Direktorat Jenderal buku ini dijadikan sebagai acuan perencanaan dan pelaksanaan program kerja Data Pokok Pendidikan dan pengembangannya. Selain itu buku ini dijadikan sebagai acuan bagi Direktorat Teknis ketika merencanakan kegiatan pendataan di lingkungannya. Direktorat teknis diharapkan tidak lagi melakukan pendataan yang tidak sesuai dengan yang digariskan oleh buku Roadmap Pengembangan Sistem Dapodikmen ini. Buku ini sebagai pedoman bagi Dinas Pendidikan Provinsi dan Dinas Kabupaten/Kota tentang tugas dan fungsinya dalam organisasi Dapodikmen terkait aktivitas verifikasi, validasi, monitoring, dan evaluasi terhadap Satuan Pendidikan Menengah dan pemanfaatan data yang lebih akurat dan kredibel. Bagi satuan pendidikan menengah, buku ini dijadikan rujukan pelaksanaan pendataan menggunakan sistem Dapodikmen. Satuan pendidikan dapat memahami tugas dan fungsinya dalam pelaksanaan pendataan sistem dapodikmen tersebut. BukuRoadmap Pengembangan Sistem Dapodikmen ini juga berisi penetapan prosedur dan mekanisme Pendataan data pokok pendidikan di lingkungan Ditjen Dikmen Sistematika Penulisan Sistematika penulisan BukuRoadmapPengembangan Sistem Dapodikmen dijabarkan sebagai berikut : 4

17 BAB I PENDAHULUAN Berisikan latar belakang, maksud & tujuan, dan sistematika RoadmapPengembangan Sistem Dapodikmen. BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Berisikan tentang rasional Dapodikmen, dasar hukum yang melandasi pendataan Dapodikmen, kronologis perkembangan sistem aplikasi dapodikmen, arah kebijakan dan ruang lingkup sistem aplikasi Dapodikmen serta keterkaitan antara sistem aplikasi Dapodikmen dengna PMU 12 tahun. BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Berisikan tentang kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan dari Pengembangan Sistem Dapodikmen BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Berisikan tentang perancangan Database dan Distribusi data, perancangan infrastruktur, perancangan pemanfaatan dan layanan Dapodikmen serta perancangan aplikasi manajemen administrasi berbasis TIK disekolah. BAB V STRATEGI DAN PEMBIAYAAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Berisikan tentang strategi dan pembiayaan Pengembangan Sistem Dapodikmen dalam jangka pendek, menengah dan panjang. BAB VI ORGANISASI DAN TATA KELOLA SISTEM DAPODIKMEN Berisikan tentang organisasi pendataan, mekanisme pendataan dan mekanisme pemanfaatan Dapodikmen untuk pembinaan sekolah menengah. BAB VII PENUTUP Berisikan tentang Kesimpulan dan rekomendasi pengembangan sistem Dapodikmen 5

18 BAB I PENDAHULUAN 6

19 2.1 Rasional BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Sistem Dapodikmen lahir karena ketidakberdayaan sistem pendataan yang selama ini berjalan untuk melayani kebutuhan kementerian dan stakeholder pendidikan yang semakin meningkat. Beberapa unit kerja yang melaksanaan pendataan kurang mampu meyakinkan pengambil keputusan bahwa data yang disediakan adalah akurat, terbaru, dan disampaikan tepat waktu. Kadangkala data yang telah dikumpulkan oleh unit kerja yang satu sering dianggap tidak valid oleh unit kerja lain yang juga melakukan pendataan pada entitas pendataan yang sama. Hal ini terjadi karena mekanisme yang dilaksanakan berbeda dan tidak lagi sesuai dengan kecepatan kebutuhan data Kebutuhan Data Kemdikbud Sampai dengan tahun 2010, pendataan di lingkungan Kemdikbud bertumpu pada kegiatan pendataan yang dilakukan oleh Pusat Data dan Statistik Pendidikan dan pendataan yang dilaksanakan oleh Direktorat Teknis di lingkungan Kemdikbud. Data yang dijaring bersumber pada instrumen yang diisi oleh Dinas Kabupaten/Kota dan sekolah namun belum lengkap dan belum terintegrasi. Instrumen yang disebarkan ke seluruh satuan pendidikan belum menjaring informasi individu. Data siswa hanya dicatat berdasarkan jumlah menurut jenis kelamin dan tingkat. Demikian juga data PTK yang dicatat hanyalah jumlah menurut mata pelajaran yang diajarkan dan latar belakang pendidikan. Data agregat yang terkumpul melalui instrumen tersebutcukup membantu perencanaan dan penganggaran di lingkungan Kemdikbud. 7

20 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Masalah kemudian muncul ketika Kemdikbud berencana mencanangkan pelaksanaan Pendidikan Menengah Universal. Data yang dimiliki Kemdikbud tidak sepenuhnya dapat mendukung perencanaan program tersebut. Misalnya ketika akan menghitung nilai Bantuan Operasional Sekolah (BOS) untuk seluruh pendidikan menengah di Indonesia. Terdapat banyak sumber data yang dimiliki beberapa satker di lingkungan Ditjen Dikmen. Keseluruhan data tersebut tidak ada yang sama sehingga tidak ada yang dapat dijadikan acuan menentukan data mana yang paling benar. Belum lagi ketika harus menjawab pertanyaan tentang nama-nama siswa miskin yang akan diberi Bantuan Siswa Miskin (BSM) atau Program Indonesia Pintar (PIP) saat ini. Data yang dimiliki Kemdikbud tidak menyediakan data individu siswa secara detail. Ketika itu data siswa hanya berbentuk data agregat berdasarkan jenis kelamin, agama, tingkat dan jurusan. Akibatnya penyaluran dana BSM menjadi terhambat. Permasalahan Angka Partisipasi Kasar (APK) juga sering muncul ketika mempersiapkan perencanaan Pendidikan Menengah Universal (PMU). Permasalahan yang berkaitan tentang banyaknya sumber data menyebabkan sulit menentukan data mana yang paling benar. Dari kondisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Kemdikbud tidak bisa lagi mengandalkan data berbasis agregat. Harus segera dirintis pelaksanaan pengumpulan data persekolahan yang berbasiskan satuan pendidikan dan detail sarana dan prasarana, individu guru, dan individu siswa. Ketika diungkapkan bahwa kebutuhan data kementerian untuk mendukung Pendidikan Menengah Universal bersifat detail individu, banyak kalangan yang meragukan tingkat keberhasilannya. Mengumpulkan data agregat saja mengalami banyak kendala, apalagi mengumpulkan data individu siswa. Belum lagi ketika membahas berapa biaya yang dibutuhkan untuk menjaring data tersebut. Biaya mencetak instrumen, biaya mendistribusikan, dan biaya entri dapat dipastikan akan sangat besar. 8

21 Oleh karena itu dibutuhkan mekanisme pendataan baru yang dapat memenuhi kebutuhan data di lingkungan Kemdikbud sebagai acuan dalam perencanaan dan pelaksanaan program Pendidikan Menengah Universal. Mekanisme pendataan nantinya tidak bisa lagi mengandalkan instrumen yang disebarkan ke satuan pendidikan secara masal, melainkan harus menggunakan aplikasi yang mengelola data individu sekolah secara nasional. Penggunaan instrumen akan memakan biaya besar sementara itu jika menggunakan aplikasi komputer akan terjadi penghematan besar-besaran Keterpaduan Data Untuk Mendukung Perencanaan Pendidikan Sumber data menjadi poin penting ketika data tersebut akan digunakan secara bersama-sama. Tidak mungkin suatu unit kerja menggunakan sumber data yang berbeda untuk pengambilan keputusan yang sama terkait perencanaan pendidikan. Poin ini mendorong seluruh unit kerja untuk memikirkan bagaimana supaya seluruh sumber data tersebut menjadi terpadu diantara unitunit kerja yang ditugaskan untuk melakukan pengumpulan dan pengelolaan data. Makna Terpadu berarti seluruh struktur data yang digunakan di tiap-tiap unit kerja harus sama, tujuannya agar setiap data yang dikumpulkan di suatu unit kerja dengan mudah disinkronisasikan dengan unit kerja lainnya. Dengan kata lain, walaupun disimpan di tempat yang berbeda tetapi item data yang disimpan selalu sama. Keterpaduan data juga memudahkan Kemdikbud dalam melakukan verifikasi dan validasi. Sebagai contoh untuk memverifikasi apakah siswa yang didaftarkan sebagai peserta Ujian Nasional benar-benar siswa yang berhak. Jika data persekolahan tidak terpadu (integrated), maka pihak yang bertugas melakukan verifikasi akan mengalami kesulitan. Disinyalir selama ini terjadi kecurangan bahwa siswa yang 9

22 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN seharusnya masih duduk dibangku kelas XI tiba tiba ikut Ujian Nasional. Jika data Kemdikbud terpadu, akan sangat mudah untuk melacak kecurangan-kecurangan yang akan terjadi. Dalam hal ini Ditjen Dikmen bertanggung jawab sebagai pengumpul data dan memastikan bahwa seluruh data individu sekolah saling terkait. PDSP memvalidasi data dari Ditjen Dikmen tersebut dan Puspendik memanfaatkan data tersebut untuk menetapkan calon peserta Ujian Nasional. Sementara itu PTK Dikmen memanfaatkannya untuk penerbitan tunjangan sertifikasi. Secara umum, keterpaduan data akan memudahkan seluruh stakeholder pendidikan dalam merumuskan kebijakan. Dengan keterpaduan data pokok pendidikan ini akan menuntun kebijakan yang saling sinergi terhadap obyek kebijakan yang sama. Sehingga motto kita dalam menjaring data berupa Satu Nusa, Satu Bangsa, Satu Bahasa, dan Satu Data dapat terwujud Efisiensi Pelaksanaan Pendataan Kegiatan pendataan pada tahun-tahun yang lalu di Kemdikbud membutuhkan biaya yang sangat besar. Komponen pembiayaan meliputi pencetakan instrumen penjaringan data, pengiriman instrumen ke sekolah, pengolahan data, dan pembuatan publikasi. Walau biaya yang dikeluarkan sudah besar, tetap saja data yang terkumpul tidak pernah 100%. Pernah pada satu tahun pembelajaran hanya terkumpul 60% data persekolahan. Ketidakmampuan menjaring data hingga 100% bukanlah masalah aneh. Sepertinya sudah menjadi tradisi dan dijadikan maklum bahwa data persekolahan tersebut tidak akan pernah terkumpul 100%. Selalu saja ada beberapa Provinsi atau Kabupaten/Kota yang datanya tidak sampai ke pusat. Kendalanya beragam diantaranya, mungkin sekolahnya memang tidak mengisi instrumen, atau dinas tidak mengirimkan instrumen yang sudah diisi karena ketidak tersediaan anggaran, atau instrumen berhenti di Provinsi karena akan di olah 10

23 sendiri di tingkat Provinsi. Berbagai macam alasan selalu muncul di setiap tahun pendataan. Belum lagi masalah keterlambatan data. Data yang dikumpulkan tahun ini adalah rekapitulasi data persekolahan tahun lalu. Data persekolahan tahun ini baru akan diolah tahun depan, begitu seterusnya tiap tahun. Keadaan ini terus berulang karena tidak ada solusi lain yang lebih cepat untuk mengejar ketertinggalan. Banyak waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan instrumen, kemudian dilanjutkan pengiriman instrumen melalui jasa pengantaran dokumen. Setelah instrumen tiba di sekolah, perlu waktu untuk melakukan pengisian, kemudian sekolah perlu mengirimkan kembali dokumen yang sudah terisi ke Dinas Kabupaten/Kota. Setelah sampai di Dinas Pendidikan masih harus menunggu lagi instrumen tersebut tiba di Provinsi. Setelah beberapa waktu barulah instrumen tersebut tiba di pusat. Biasanya ketika instrumen tiba di pusat, sudah tidak ada waktu lagi untuk mengolah data di tahun berjalan. Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah peluang yang sangat baik untuk memotong jalur birokrasi dan alur pengiriman data yang selama ini digunakan. Sehingga efisiensi proses pendataan dapat terwujud baik dari segi waktu maupun anggaran yang dikeluarkan. 2.2 Dasar Hukum Dasar Hukum dalam penulisan Roadmap Pengembangan Sistem Dapodikmen ini adalah : 1. Permendiknas nomor 36 tahun 2010 yang diperbarui dengan Permendikbud nomor 1 tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemdikbud. Permendikbud tersebut menjelaskan keterkaitan antara kedudukan, tugas dan fungsi Ditjen Dikmen. Poin penting yang terkait dengan pendataan adalah perubahan tanggung jawab pengumpulan data persekolahan yang tadinya dibebankan kepada Pusat Data dan Statistik Pendidikan, pada permendikbud tersebut dialihkan menjadi tanggung jawab masing-masing unit utama 11

24 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN yang salah satu diantaranya adalah Ditjen Dikmen. Pada Permendikbud nomor 1 tahun 2012 kemudian pada Pasal 328 dinyatakan bahwa Bagian Perencanaan dan Penganggaran mempunyai tugas melaksanakan penyusunan rencana, program, anggaran, evaluasi, dan laporan Direktorat Jenderal. SelanjutnyaPasal 329 dinyatakan juga bahwa dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 328 yaitu Bagian Perencanaan dan Penganggaran menyelenggarakan fungsi diantaranya pada butir (a.) berbunyi pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data dan informasi di bidang pendidikan menengah. Terkahir padapasal 331 ayat (1) Subbagian Data dan Informasi mempunyai tugas melakukan pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data dan informasi serta penyusunan bahan kebijakan di bidang pendidikan menengah. 2. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan, Memperjelas kedudukan Ditjen Dikmen melalui Sekretariat Direktorat Jenderal terkait tugas pendataan. Sekretaris Ditjen Dikmen diberi kewenangan untuk merancang prosedur pengumpulan data, melakukan sosialisasi formulir dan prosedur yang dihasilkan untuk tiap kelompok pendidikan, membangun sistem pengumpulan, dan penyimpanan data, dan mengkoordinir pengumpulan semua data pokok pendidikan dari satuan pendidikan yang berada di bawah pembinaan masing-masing Ditjen Dikmen dengan kriteria : a. Individual artinya data yang dijaring bukan berupa data agregat. Data satuan pendidikan, guru, siswa, dan 12

25 sarana/prasarana didata secara lengkap untuk setiap individu yang ada berikut atribut yang melekat padanya. b. Relasional artinya data individu yang dijaring harus saling terhubung sesuai dengan atribut penghubungnya. Seorang guru harus terhubung dengan nama sekolah tempatnya mengajar. Seorang siswa harus terhubung dengan nama sekolah tempatnya menimba ilmu, dan terhubung dengan guru yang mengajarnya. c. Longitudinal artinya data yang tersimpan dalam sistem pendataan sambung menyambung dengan tahun sebelumnya dan tidak ada data yang dibuang. 3. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Salah satu tujuan dari undang-undang ini adalah untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik. Dengan Undang-Undang nomor 11 tahun 2018 ini maka data hasil Pendataan DAPODIKMEN ini merupakan alat bukti hukum yang sah yang dapat dipergunakan diberbagai kepentingan kebijakan pendidikan menengah. Pada Pasal 4 dinyatakan bahwa Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk: a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia; b. mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat; c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik; d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan 13

26 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggar Teknologi Informasi. Lebih lanjut pada Pasal 5 menjelaskan bahwa Undang-Undang nomor 11 tahun 2008 adalah (1) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. (2) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. (3) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan Sistem Elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang ini. (4) Ketentuan mengenai Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk: a. surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan b. surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta 4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Direktorat Jenderal setelah melakukan Pendataan DAPODIKMEN menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh publik sebagaimana yang diatur oleh Undang-undang Nomor 14 Tahun Adapun Pasal yang mengatur tentang definisi subyek dan obyek informasi publik, yaitu: 14

27 a. Pasal 1 Ayat (1) menyatakan bahwa Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda- tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. b. Pasal 1 Ayat (2) menyatakan bahwa Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. c. Pasal 1 Ayat (3) menyatakan bahwa Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. Di antara informasi yang dikelola oleh Ditjen Dikmen, terdapat beberapa diantaranya adalah informasi yang dikecualikan, yaitu informasi yang tidak boleh diungkapkan ke umum, seperti yang tertulis pada: a. Pada Pasal 17 menyatakan bahwa Setiap Badan Publik wajib membuka akses bagi setiap Pemohon Informasi Publik untuk mendapatkan Informasi Publik, kecuali kecuali pada Point (h): 15

28 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN informasi yang apabila dibuka dan diberikan kepada Pemohon Informasi Publik dapat mengungkap rahasia pribadi, yaitu: Ayat (1) menyatakanbahwa riwayat dan kondisi anggota keluarga; Ayat (3)menyatakanbahwa kondisi keuangan, aset, pendapatan, dan rekening bank seseorang; Ayat (4)menyatakanbahwa hasil-hasil evaluasi sehubungan dengan kapabilitas, intelektualitas, dan rekomendasi kemampuan seseorang; dan/atau Ayat (5) menyatakanbahwa catatan yang menyangkut pribadi seseorang yang berkaitan dengan kegiatan satuan pendidikan formal dan satuan pendidikan nonformal. 5. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor : 0293/MPK.A/PR/2014 tentang Pelaksanaan Instruksi Menteri Pendidikan Nasional nomor 2 tahun 2011 Surat edaran dari Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tentang pelaksanaan intruksi menteri nomor 2 tahun 2011 disampaikan kembali kepada semua unit yang diamanatkan dalam instruksi dimaksud melaksanakan dengan penuh tanggungjawab. (Surat Edaran terlampir). 2.3 Kronologi Perkembangan Sistem Dapodikmen Awal Diusulkannya Sistem Dapodikmen Pada akhir tahun 2011, Ditjen Dikmen menyusun konsep Sistem Pendataan Pendidikan Menengah yang dijadikan dasar pelaksanaan pendataan di lingkungan Ditjen Dikmen. Prinsip kerjanya adalah, Sekolah diminta untuk melaksanakan program pengelolaan sekolah berbasis TIK (ICT Based School Management), data hasil pengelolaan sekolah tersebut disinkronisasi dengan server pusat. Dengan begitu 16

29 kementerian akan memiliki data individu yang lengkap sekaligus valid karena digunakan sebagai data transaksi di sekolah. Untuk jenjang SMA, aplikasi yang digunakan adalah Paket Aplikasi Sekolah (PAS)-SMA. Aplikasi ini dikembangkan oleh Direktorat Pembinaan SMA dan saat itu sudah mencapai versi 6.0. Untuk jenjang SMK dan PKLK aplikasi nya baru dikembangkan pada awal tahun 2012 dan diberi nama PAS-SMK dan PAS-SMALB. Pengembangan kedua aplikasi tersebut merujuk pada fitur aplikasi PAS-SMA. Setelah melalui proses pengembangan aplikasi PAS SMA, SMK dan SMALB selama 4 bulan tepatnya di pertengahan bulan Mei 2012,aplikasi PAS SMA, SMK dan SMALB siap untuk di uji coba untuk yang pertama kali. Dengan berbagai masukan dan saran saat ujicoba maka dilakukan perbaikan-perbaikan mulai dari aplikasi dan sistem sinkronisasinya. PAS sebagai alat penjaring data persekolahan disosialisasikan pada kurun waktu Juli sampai dengan November Data hasil proses penjaringan dikumpulkan di server pusat dengan nama Sistem Informasi Pendataan Online Pendidikan Menengah (SIPO Dikmen). Berbekal SIPO Dikmen ini, Sekretariat Ditjen Dikmen melakukan koordinasi dengan Dinas Pendidikan Provinsi, dan Kabupaten/Kota. Setiap Dinas Pendidikan Provinsi dan Kab/Kota diberi hak akses ke sistem SIPO Dikmen dengan harapan dinas ikut melakukan verifikasi dan validasi data sekolah-sekolah yang berada di wilayahnya. Dinas dapat memonitor secara online sekolah-sekolah yang sudah atau belum melakukan proses pengisian data. Efeknya sangat besar, Dinas melakukan teguran kepada sekolah-sekolah yang tidak mengirimkan data sehingga pada masing-masing dinas terjadi pergerakan dinamis konten data yang dikirim oleh sekolah-sekolah di seluruh Indonesia. 17

30 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 1 Sistem Informasi Pendataan Online Dalam perjalanannya, ada masukan dari beberapa pihak yang intinya meminta agar SIPO Dikmen diubah menjadi Dapodikmen. Ini supaya tidak membingungkan dan supaya sejalan dengan nama pengelolaan di Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar yang saat itu sudah menggunakan istilah Dapodik. Akhirnya mulai saat itu SIPO Dikmen dirubah menjadi Dapodikmen dengan seluruh mekanismenya tetap seperti semula. Pada Bulan Juli 2013 SIPO berubah nama menjadi Dapodikmen. 18

31 Gambar 2 Laman Manajemen Dapodikmen 2013 Setelah dicanangkannya mekanisme pendataan menggunakan Paket Aplikasi Sekolah, sekolah-sekolah mulai bergerak untuk melakukan pengiriman data individu sekolah. Data yang masuk dimonitor terus, jika ada yang belum melakukan pengiriman data, maka dilakukan koordinasi dengan dinas terkait agar segera melakukan pengiriman data. Ditengah-tengah gencarnya sosialiasi pendataan menggunakan Paket Aplikasi Sekolah muncul kegiatan pendataan lain yang dilakukan oleh unit-unit lain. Direktorat Pembinaan SMA juga melakukan penjaringan data sekolah menggunakan instrumen baru pengganti Lembar Isian Sekolah/Madrasah (LISM) yaitu Lembar Informasi Data Individual SMA (LIDI). Direktorat SMK masih menjalankan pendataan menggunakan aplikasi Data Pokok SMK. Sementara itu ada unit lain yang melakukan kegiatan verifikasi dan validasi data guru tetapi disertai dengan 19

32 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN melakukan pendataan individu sekolah lainnya, mereka menggunakan aplikasi Padamu Negeri. Kondisi ini memunculkan kebingungan di kalangan sekolah. Di satu sisi, Sekretariat Ditjen Dikmen telah mencanangkan PAS sebagai satusatunya alat penjaringan data persekolahan sementara unit kerja lain mensosialisasikan aplikasi lain yang fungsinya sama. Kejadian ini menjadikan kegiatan pengumpulan data persekolahan sedikit terhambat. Akhirnya berhasil diatasi setelah Direktur Jenderal Pendidikan Menengah mengirimkan surat edaran yang intinya menetapkan bahwa satu-satunya pendataan individu persekolah di lingkungan Ditjen Dikmen adalah menggunakan aplikasi Paket Aplikasi Sekolah. ada tahun 2013, Ditjen Dikmen melakukan perbaikan sistem dengan cara mengkonversi database yang sudah dikumpulkan melalui PAS menjadi database baru yang telah disesuaikan dengan kebutuhan data Kementerian. Seluruh data tersebut dimigrasi dan aplikasi yang digunakan pun berganti nama menjadi aplikasi Dapodikmen Periode Konsolidasi Antar Unit Kerja Proses transformasi dari pelaksanaan ICT Based School Management untuk menjaring data yang valid menjadi pengembangan sistem Dapodikmen sebagai alat penjaringan data individu sekolah telah merubah tradisi sekolah dalam pengelolaan data di lingkungan sekolah. Awalnya sekolah sudah merasa cukup mengelola database sekolah menggunakan aplikasi non-database, misalnya menggunakan aplikasi kertas kerja (worksheet). Dengan Kata lain, hampir seluruh sekolah menggunakan aplikasi jenis ini untuk mengelola data persekolahan. Ketika aplikasi ICT Based School Management dijadikan alat untuk penjaringan data beberapa sekolah mulai melihat bahwa aplikasi 20

33 spreadsheet yang mereka gunakan banyak menyisakan permasalahan terkait validitas data. Beberapa sekolah mulai menemukan bahwa selama ini mereka mengelola data Nomor Induk Pegawai (NIP) ganda untuk guru, Nomor Induk Siswa (NIS) ganda untuk siswa, dan beberapa data ganda lainnya. Terlepas dari kelemahannya, aplikasi spreadsheet sangat membantu sekolah khususnya pada saat proses awal mengembangkan database awal di suatu sekolah. Data di aplikasi spreadsheet dijadikan sebagai data awal untuk diimpor menjadi database. Proses impor akan gagal jika data awal nya mengandung data ganda. Dengan demikian data sekolah menjadi lebih valid. Selain mengatasi data ganda, proses transformasi ini membuat standar pengelolaan data sekolah menjadi lebih pasti. Jika sebelumnya sekolah tidak yakin terkait dengan model data yang akan dikelolanya. Setelah adanya ICT Based School Management, sekolah menjadi lebih percaya diri dalam menyusun instrumen untuk pengumpulan data awal yang akan dientrikan ke database. Kondisi ini berimbas pada Dinas kabupaten/kota. Dalam beberapa kegiatannya, dinas meminta sekolah untuk mengisi instrumen yang formatnya tidak jauh berbeda dengan format database yang dimiliki sekolah sehingga sekolah sangat cepat dalam memenuhinya. Kesamaan standar dan format database berimplikasi pada kecepatan aliran data. Beberapa dinas kabupaten/kota memiliki inisiatif yang lebih jauh, database yang tersedia di sekolah dicoba untuk dikumpulkan di server dinas dengan harapan terjadi proses agregasi di tingkat kabupaten/kota. Secara teknis hal ini bisa dilakukan tetapi tidak sesuai dengan konsep pendataan yang dikembangkan oleh Kemdikbud. 21

34 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Oleh karena struktur database yang dikembangkan sudah mulai terstandarisasi pada periode ini diusulkan untuk segera memanfaatkan database dapodikmen untuk mendukung pelaksanaan program di lingkungan Kemdikbud. Bantuan operasional sekolah dicairkan berdasarkan data dapodikmen, penyaluran bantuan sosial disalurkan berdasarkan data dapodikmen, bantuan siswa miskin datanya divalidasi dan dicek ulang dengan data dapodikmen, dan banyak program kegiatan Kementerian yang segala sesuatunya selalu berdasarkan data dapodikmen yang terkumpul. Namun demikian, pelaksanaan di lapangan tidak sepenuhnya mulus. Karena data yang terkumpul belum lengkap, beberapa unit kerja tidak berani menggunakan data dapodikmen sebagai dasar penyaluran bantuan. Alasan klasiknya adalah, data dapodikmen belum lengkap sehingga tidak bisa dijadikan dasar penyaluran bantuan. Padahal secara konsep sudah disampaikan bahwa, jika data sekolah tidak lengkap, maka dana bantuannya tidak boleh disalurkan dengan harapan sekolah akan segera melengkapi datanya sehingga data dapodikmen segera lengkap. Justru data dapodikmen tidak akan pernah lengkap jika datanya tidak dijadikan sebagai dasar penyaluran program bantuan oleh unit-unit kerja pengguna data. Kelengkapan dapodikmen data terpenuhi apabila semua pelaksanaan program bantuan di Kemdikbud bertransaksi dengan data dari sekolah. Transaksi antara datas ekolah dengan program bantuan merupakan hubungan yang saling memguntungkan kedua belah pihak. Bagi Kemdikbud, data yang diterima dari sekolah akan digunakan menjadi dasar pengambil keputusan dan kebijakan. Sedangkan bagi sekolah program bantuan yang diberikan dapat tepat sasaran. Pada periode konsolidasi ini, masih banyak unit kerja di lingkungan Ditjen Dikmen, menyebarkan instrumen penjaringan data untuk 22

35 memperoleh data lain selain dapodikmen. Langkah ini justru kontra produktif. Bahkan beberapa satuan pendidikan mempertanyakan kenapa masih ada instrumen-instrumen lain selain aplikasi dapodikmen yang disebarkan oleh unit kerja yang berada di bawah unit kerja Ditjen Dikmen. Setelah melalui proses koordinasi yang panjang, periode ini diakhiri dengan proses satu pemahaman tentang pentingnya penyatuan sumber data untuk pelaksanaan program kerja Kementerian. Beberapa unit kerja mulai memberikan dukungannya untuk segera mewujudkan cita-cita bersama yaitu Satu Nusa, Satu Bangsa, dan Satu Data Periode Integrasi Sistem Periode integrasi sistem terjadi ketika seluruh unit kerja telah menyadari tentang betapa pentingnya penyatuan sumber data di lingkungan Kemdikbud. Dengan satu sumber data, seluruh program kerja yang disusun akan lebih fokus dan tepat sasaran. Ada beberapa keunggulan lain jika sistem integrasi data di lingkungan Kemdikbud dilakukan diantaranya : 1. Sistem yang dapat menyelaraskan data yang berasal dari sejumlah sumber kedalam sebuah bentuk representasi. 2. Adanya kebutuhan untuk saling bekerjasama antar unit utama di Kemdikbud. 3. Terjadinya pengolahan data antar sistem informasi tiap unit utama sehingga untuk melengkapi suatu informasi yang dibutuhkan pertukaran data dengan sistem informasi yang lain. 23

36 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Pada tahap awal, PDSP memaparkan tentang strategi integrasi. Masing-masing unit kerja diminta untuk memahami posisinya dalam strategi integrasi. Penyatuan data membutuhkan teknologi, model database, dan sinergi alur kerja yang sama. Pada periode ini, seluruh tim data di masing-masing unit kerja lebih intensif melakukan koordinasi dipimpin oleh Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP). Gambar 3Posisi Masing masing Direktorat Jenderal pada Pendataan Pada tahap berikutnya, masing-masing unit kerja diminta untuk menyamakan struktur database. Tujuannya agar proses integrasi berjalan mulus. Proses penyamaan database berpengaruh besar terhadap implementasi di lapangan. Perubahan database berpengaruh besar terhadap aplikasi penjaringan data (front end), aplikasi sinkronisasi, dan database server di datacenter masing-masing unit kerja. Penyamaan struktur databasedi lingkungan Kemdikbudini memperhatikan prinsip Single Source Of Data. Bila Ada unit kerja dan atau unit terkait yang membutuhkan atribut tertentu yang belum ada dalam struktur database di Kemdikbud ini untuk bisa mengajukan permohonan kepada PDSP untuk bisa segera ditindaklanjuti dan 24

37 dikoordinasikan.berikut aliran Single Source Of Data dimodelkan pada gambar di bawah ini. Gambar 4 Konsep penyatuan data dari hasil pengumpulan (pendataan) Jika Proses Pengumpulan data sudah menggunakan strutur database yang sama dan masing masing Direktorat Jenderal telah berhasil mengumpulkan data mendekati 100%, maka transformasi data untuk integrasi antar unit utama di Kemdikbud dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 25

38 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 5 Sistem Integrasi Data Kemdikbud Ditjen Dikmen melakukan proses penyamaan database secara bersamaan dengan penerbitan versi baru aplikasi Dapodikmen dan aplikasi Sinkronisasi. Harapannya, prosesnya tidak mengganggu proses pengumpulan data. Pada tahap ini, server pusat data terpaksa harus dimatikan karena proses penyamaan database memerlukan waktu yang cukup lama. Proses penyamaan database juga diikuti dengan proses penyamaan data referensi. Data referensi yang paling dicermati adalah data referensi operasional, dimana beberapa data referensi ini belum tersedia secara nasional. Dibutuhkan upaya yang cukup besar supaya seluruh data referensi operasional ini menjadi tersedia. Tahap berikutnya, PDSP mengembangkan mekanisme pengiriman data dari unit utama ke server PDSP manjadi Operasional Data Store (ODS). 26

39 Mekanisme ini dilanjutkan dengan mekanisme lain yang muaranya adalah untuk pemanfaatan data secara bersama-sama oleh seluruh unit kerja di Kemdikbud. Gambar 6Klasifikasi data warehouse dan ODS Membahas tentang pemanfaatan data yang dilakukan secara bersama-sama, secara umum sistem yang dibangun dibedakan menjadi 4 kelompok besar: 1.) BI (Bisnis Intelligent) : merupakan proses yang sudah mengikutsertakan dengan pimpinan (Pusat dan Daerah) dalam menyusun strategi, prioritas, dan arah/target pengelolaan pendidikan. 2.) EIS (Executive Information System) : Sistem informasi yang berisi capain dan sebaran program dengan menggunakan 27

40 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN indikator-indikator makro yang telah didefinisikan terlebih dahulu. 3.) DSS (Decision Support System) : Sistem penunjang keputusan yang dibedakan menjadi tiga sub sistem, yaitu 1. ODS (Operational Data Store): Sistem yang memiliki fungsi kompilasi dan verifikasi-validasi data transaksi 2. DW (Data Warehouse)sebagai integrated database 3. Analytical Systemsebagai fungsi penelusuran analisis dengan menggunakan mathematical analysis, statistical analysis dan spatial analysis. 4.) Transactionalmenyatakan sistem pengumpulan data dilakukan melalui transaksi program bantuan yang diberikan oleh kemdikbud dengan data dari sekolah. Dari Klasifikasi sistem Data Warehouse dan ODS ada Data Referensi Pendidikan sebagai fungsi integrator semua programpembangunan pendidikan pada entitas data Satuan Pendidikan (NPSN), Peserta Didik (NISN),Pendidik dan Tenaga Kependidikan(NUPTK). Sedangkan Data Master Satuan Pendidikan sebagai fungsi integrator semua program pembangunan pendidikan pada satuan pendidikan yang meliputi 3 unsur yaitu tabular, Citra dan Spasial. 28

41 Gambar 7Data Referensi Pendidikan sebagai fungsi integrator Pengelolaa Data Warehouse oleh PDSP untuk integrasi sistem di Kemdikbud perlu mengantisipasi apabila ada lonjakan akses pengumpulan data dan pemanfaatan dalam waktu yang bersamaan sehingga harus didukung dengan infrastruktur yang handal dan SDM yang memadai. Ketersediaan infrastruktur dan SDM ini akan sangat berpengaruh pada layanan telah dirancang sebelumnya dengan kondisi yang normal. Salah satu contoh untuk Verifikasi dan validasi peserta didik yang harus dilakukan persiswa oleh operator sekolah dengan mencari sampai 5x dengan membandingkan data yang ada di server PDSP dengan jumlah akses yang besar membuat performa server terkadang 29

42 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN tidak bisa di akses, dan prosesnya menjadi sangat lama sekali. Atau disaat Sekolah sudah melakukan upate data di aplikasi namun di verval peserta didik masih belum update. Hal ini yang terkadang menimbukan pertanyaan oleh sebagian operator Sekolah datanya tidak sama dengan yang ada di ODS. Gambar 8Konsep Pengelolaan Data Warehouse Keterangan 1. Satu Sumber Data: Dapodikdas, Dapodikmen, Dapodik Paudni 2. Operational Data Store(ODS), berfungsi melakukansinkronisasi dengan Sumber Data dan Quality Control (QC) Data Entitas. 3. Data Entitas terdiri atas Peserta Didik, Pendidik dan Tenaga Kependidikan, dan Satuan Pendidikan. 4. Proses Verifikasi Validasi (Verval) Data Entitas. 30

43 5. Proses Verval Proses Pembelajaran pada tingkat Entitas Satuan Pendidikan. 6. Proses Verval Data Rangkuman dengan Indikator Makro. 7. Penyusunan Indikator-indikator Makro/Mikro yang disesuaikan dengan Target Analisis. 8. Proses Sosialisasi dan Implentasi disesuikan dengan jenis dan bentuk kebutuhan Informasi. Tahapan 1 sd 6 merupakan tahapan Pengendalian Mutu/Quality Control dengan unit pengelolaan: data individual (SP, PD, dan PTK) sedangkan tahapan 7 sd 8, merupakan tahapan eksplorasi dengan unit pengelolaan berupa data individual (SP, PD, dan PTK) dan Rangkuman Periode Pemanfaatan Data Periode pemanfaatan data adalah fase penting dalam pengembangan sistem Dapodikmen. Pada periode ini seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Dikmen telah menyadari Bahwa pentingnya pemanfaatan yang telah terkumpul dan telah melalui proses verifikasi dan validasi oleh satuan pendidikan. Dengan telah dimanfaatkan pengumpulan data ini secara bertahap akan mendorong terus kualitas data-data lain yang ada di Dapodikmen. Pada bagian di bawah ini dijelaskan alur penggunaaan Data dan infomasi di Kemdikbud. 31

44 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 9Alur penggunaan data dan informasi Mengingat Dinas Pendidikan Provinsi, Kabupaten, dan Kota sudah tidak lagi melakukan penjaringan data di daerahnya, maka dengan data yang akan dimanfaatkan oleh Dinas Pendidikan Provinsi, Kabupaten, dan Kota ini juga bisa mendorong laju pengumpulan data sekolah untuk meningkatkan kualitas data yang ada di kementerian. Beberapa layanan di portal manajemen di unit utama untuk bisa memantau dan memonitor terus akan capaian yang telah dilakukan sekolah di wilayahnya. Disamping itu ada beberapa validasi dan Verifikasi data Sekolah dan PTK yang melibatkan Dinas pendidikan kabupaten/kota. PDSP sebagai pengelola data warehouse menyadari akan pemanfaatan data ini sehingga merancang sebuah data backbone yang data melayani kebutuhan Dinas provinsi dan kabupaten ini secara bertahap dan berjenjang. Tidak semua pemanfaatan data oleh Dinas Pendidikan Kabupaten langsung dilayanai oleh Server yang ada di pusat 32

45 mengingat akan beban layanan yang akan semakin berat, namun distribusi data dilakukan ke Dinas Pendidikan Provinsi dan setelah itu baru Dinas pendidikan provinsi mendistribusikan data ke kabupaten/kota yang ada diwilayahnya sebagaimana tergambar pada gambar 10. Gambar 10Skema backbone data warehouse Empat unsur penting agar terbangunnya Backbone Data Warehouse Pendidikan yang berkelanjutan, yaitu terintegrasinya Pusat-Provinsikabupaten-kota dan satuan pendidikan, dalam hal : 33

46 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 1. Data Pendidikan. 2. Komunikasi Pengelola Data. 3. Infrastruktur Sistem. 4. Mekanisme Pengelolaan Data (SOP = Standar Operational Procedure) Lebih lanjut unit utama sebagai unit kerja yang diberikan tugas sebagai pengumpul data, akan mereplikasi database Dapodikmen yang dimilikinya dengan unit kerja terkait. Langkah mereplikasi database tersebut bertujuan agar unit kerja terkait di lingkungan Ditjen Dikmen memiliki keleluasaan dalam melakukan analisis untuk kebutuhan internal. Selain itu, langkah ini juga dimaksudkan agar unit terkait tidak lagi memiliki alasan melakukan pengumpulan data sendiri untuk kebutuhan internal karena seluruh kebutuhan datanya telah terpenuhi oleh sistem Dapodikmen. Kalau ada atribut data yang belum diakomodir dalam sistem Dapodikmen, unit kerja terkait dapat segera mengusulkan kebutuhan tersebut di masa depan. Ditjen Dikmen akan mengakomodir kebutuhan tersebut dan memberikan dukungan teknologi sinkronisasi kepada seluruh unit kerja terkait. Dengan model sinkronisasi database ini memungkinkan unit terkait untuk mengembangkan aplikasi analisis data (retrieval) yang outputnya disesuaikan dengan kebutuhan internal. Ketentuan replikasi database sistem Dapodikmen ini berlaku juga untuk dinas pendidikan Provinsi maupun dinas pendidikan kabupaten/kota sehingga mereka juga bisa menganalisis data sesuai dengan kebutuhan lokal dan mengembangkan aplikasi retrieval. Dalam beberapa hal, Dinas Pendidikan di daerah masing-masing memiliki akses lebih terhadap sekolah. Ketika data yang tersimpan di sistem Dapodikmen tidak sesuai dengan kondisi lapangan (misalnya jumlah sekolahnya tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan) maka 34

47 dinas pendidikan di daerah harus mendorong sekolah untuk melakukan pengiriman data. Sekolah sebagai sumber data memperoleh banyak keuntungan dengan adanya sistem pendataan ini. Dari sisi pemanfaatan, sekolah dapat memenuhi kebutuhan datanya menggunakan aplikasi yang terpasang di sistem Dapodikmen. Seluruh warga sekolah dapat memantau pelaksanaan pendataan bahkan dapat memberikan informasi yang benar jika terjadikesalahan yang tidak disengaja dalam pelaksanaan pendataan. Sebelum diluncurkannya sistem Dapodikmen ini, tidak semua orang dapat memperoleh informasi yang benar terkait sekolah. Data hanya dimiliki oleh orang-orang tertentu saja sehingga dapat dengan mudah dimanipulasi untuk kepentingan pribadi. Dengan sistem pendataan sekarang semua pihak dapat mengontrol tentang data yang benar dari sekolah.selain itu, ada kalanya sekolah memerlukan informasi mendadak yang harus tersedia dengan cepat. Sistem Dapodikmen ini akan sangat membantu karena informasinya tersedia secara online. Sistem pendataan ini juga dapat dimanfaatkan oleh masyarakat dalam rangka memantau pelaksanaan manajemen berbasis sekolah. Masyarakat dapat dengan mudah memperoleh informasi yang benar terkait sekolah. Jika terjadi ketidakjujuran pihak sekolah, masyarakat dapat dengan mudah menyampaikan informasi tersebut ke pemerintah melalui situs pendataan maupun portal pendataan. Dengan demikian akan terjadi sinergi yang baik sehingga diperolehdata dasar yang akurat dan tersedia setiap saat. 35

48 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 2.4 Arah Kebijakan Pengembangan Sistem Dapodikmen Pengalihan Tugas Pengumpulan Data Ke Unit Utama Permendiknas nomor 36 tahun 2010 yang diperbarui dengan Permendikbud nomor 1 tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemdikbud. Isi dari permendikbud tersebut berkaitan dengan kedudukan, tugas dan fungsi Ditjen Dikmen. Poin penting yang terkait dengan pendataan adalah perubahan tanggung jawab kegiatan pengumpulan pendataan yang tadinya dibebankan kepada Pusat Data dan Statistik Pendidikan, pada permendikbud tersebut dialihkan menjadi tanggung jawab masing-masing unit utama yang salah satu diantaranya adalah Ditjen Dikmen. Instruksi Menteri Pendidikan Nasional nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan, memperjelas kedudukan Ditjen Dikmen melalui Sekretariat Direktorat Jenderal terkait tugas pendataan. Sekretaris Ditjen Dikmen diberi kewenangan untuk merancang prosedur pengumpulan data, melakukan sosialisasi formulir dan prosedur yang dihasilkan untuk tiap kelompok pendidikan, membangun sistem pengumpulan dan penyimpanan data, dan mengkoordinir pengumpulan semua data pokok pendidikan dari satuan pendidikan yang berada di bawah pembinaan masing-masing Direktorat Jenderal. Dengan terbitnya instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tersebut, maka dimulailah era baru kegiatan pengumpulan data pokok pendidikan. Unit utama menjadi lebih berdaya karena memiliki tugas dan wewenang lebih sehingga memberikan arah yang jelas terhadap pendataan di lingkungan Ditjen Dikmen. 36

49 Perubahan Tugas dan Fungsi Pusat Data dan Statistik Pendidikan NPSN, NISN, dan NUPTK Perubahan tugas dan fungsi unit utama berkaitan erat dengan perubahan tugas dan fungsi Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP). Jika sebelumnya, seluruh aktivitas pendataan dilakukan Di PDSP pada permendikbud nomor 1 tahun 2012 memindahkan fungsi pengumpulan data ke unit utama. Dengan demikian PDSP fokus terhadap analisis data yang sumbernya disediakan oleh unit utama. Namun demikian, walaupun PDSP tidak ikut mengumpulkan data pokok pendidikan, PDSP berperan dalam hal penetapan kode referensi yang berkaitan dengan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN), Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), dan Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan (NUPTK). Salah satu tugas dan fungsi Pusat Data dan Statistik Pendidikan sebagaimana amanah yang tertuang pada permendikbud no 1 tahun 2012 dan Intruksi Menteri nomor 2 tahun 2011 adalah merancang basisdata pendidikan relasional, merancang suatu formulir pendataan yang mencakup semuga atribut, membangun suatu pusat data Kementerian, membangun pusat data Kementerian, menentukan data referensi dan memberi informasi semua atribut yang ingin didata sebagaimana gambar dibawah ini : 37

50 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 11 Pengelolaan Data pendidikan Oleh PDSP Bila ada unit utama dan unit yang terkait di Kemdikbud melakukan penerbitan, atau penentuan data referensi pendidikan maka sudah tidak sesuai lagi dengan instruksi menteri nomor 2 tahun Dalam membangun data di Kementerian, Pusat Data dan Statistik Pendidikan melibatkan pihak pihak yang terkait. Verifikasi dan Validasi NPSN untuk satuan Pendidikan serta mekanisme pengajuan NPSN baru melibatkan unsur Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota. Untuk mempercepat Verifikasi dan validasi ini setiap Dinas Pendidikan Kabupaten/kota diberikan hak akses langsung ke web manajemen PDSP. Mengingat NPSN merupakan kunci yang sangat penting dalam sistem integrasi pengelolaan database. Untuk dapat mensinkronkan data yang ada (data hasil pendataan dan data hasil transaksi). Metode pengelolaannya berkoordinasi dengan Kantor Dinas setempat, terkait dengan Surat Ijin Operasional yang dikeluarkan oleh Pemerintah 38

51 Daerah masing-masing dan memastikan satu sekolah dengan satu NPSN. Adapun verifikasi dan validasi data satuan pendidikan meliputi: 1. Administrasi Satuan Pendidikan (identitas Satuan Pendidikan) NPSN, Nama Sekolah, Alamat, Status SK Operasional (dari kantor dinas setempat), Akreditasi dan lainnya. 2. Citra. 3. Spasial. 4. Wilayah. Gambar 12 Tampilan verval satuan pendidikan di PDSP NISN terintegrasi dengan program-program layanan pendidikan dan pembinaan pendidikan sehingga NISN berkolerasi dengan Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) maupun Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan (NUPTK). 39

52 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Demikian pentingnya NISN sehingga NISN perlu dikelola dengan baik agar data peserta didik selalu terjaga validistasnya. Salah satu sistem pengelolaan data peserta didik yang telah dibangun PDSP adalah sistem verifikasi dan validasi data peserta didik yang dipublikasikan melalui laman Sistem tersebut terdapat di dalam salah satu menu Pengelolaan Referensi yang ada di dalam laman Gambar 13Tampilan Verval Peserta Didik di PDSP Tujuan dari verifikasi dan validasi data peserta didik adalah untuk memadankan antara data peserta didik yang ada di DAPODIK dengan di PDSP sehingga satu peserta didik hanya memiliki satu NISN. Data peserta didik dari DAPODIK yang masuk ke PDSP akan dicek kesesuaiannya berdasarkan NISN, nama, dan tanggal lahir. Data peserta didik yang sudah sesuai akan masuk ke referensi sedangkan data peserta didik yang belum sesuai akan masuk ke residu. Sedangkan untuk Verifikasi dan validasi Peserta didik (NISN) mekanisme melalui data pokok pendidikan sebagaimana pada penjelasan gambar berikut : 40

53 Gambar 14 Mekanisme Verifikasi dan validasi NISN Data master lain pada referensi yang dikelola oleh PDSP adalah Nomor unik Pendidik dan tenaga kependidikan (NUPTK). Sistem verifikasi dan validasi data PTK bertujuan untuk membersihkan data PTK yang belum valid, disebabkan double counting atau sudah tidak aktif (pensiun/meninggal). Pada tahap permulaan ini PDSP baru membersihkan data PTK dari segi NUPTK, nama, dan sekolah induk sehingga sasaran verfikasi validasi PTK tahap ini adalah satu orang PTK hanya memiliki satu NUPTK dan satu sekolah induk sebagai satuan administrasi pangkal (SATMINKAL) dimana guru tersebut bertugas. Untuk kedepannya, sasaran verfikasi validasi data PTK akan bergeser pada variable-variable lainnya. Metode pengelolaannya berkoordinasi dengan Kantor Dinas setempat, terkait dengan kepastian surat penugasannya, dengan sumber data dari pendataan DAPODIK.(Memastikan satu PTK dengan satu NUPTK) 41

54 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 15Tampilan Verval PTK di PDSP Referensi Pendataan Pendidikan Selain data referensi NPSN, NISN dan NUPTK, ada data referensi Wilayah dan operasional yang menjadi tangung jawab dari PDSP merumuskan dan menentukannya. Data referensi wilayah dan operasional ini yang sangat dibutuhkan dalam sistem Dapodikmen. 42

55 Gambar 16Data Referensi di PDSP Adapun referensi data operasional pada PDSP bisa dilihat pada laman atau pada table di bawah ini : Tabel 1. Referensi Data Operasional No Jenis Referensi Operasional No Jenis Referensi Operasional 01 Agama 20 Jenjang Kepengawasan 02 Akreditasi 21 Jenjang Pendidikan 03 Akses Internet 22 Keahlian Laboratorium 04 Alat Transportasi 23 Kelompok Yayasan 05 Bidang Studi 24 Lembaga Pengangkat 06 Gelar Akademik 25 Mata Pelajaran 07 Jabatan Fungsional 26 Pangkat Golongan 08 Jabatan Tugas PTK 27 Pekerjaan 09 Jenis Bantuan 28 Penghasilan Orangtua Wali 10 Jenis Beasiswa 29 Peran 11 Jenis Diklat 30 Semester 12 Jenis Kesejahteraan 31 Sertifikasi ISO 13 Jenis Lembaga 32 Status Anak 14 Jenis Pendaftaran 33 Status Kepegawaian 15 Jenis Penghargaan 34 Status Kepemilikan 16 Jenis Prasarana 35 Status Kepemilikan Sarpras 17 Jenis Prestasi 36 Sumber Air 43

56 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN No Jenis Referensi Operasional No Jenis Referensi Operasional 18 Jenis Sarana 37 Sumber Dana 19 Jenis Tunjangan 38 Sumber Gaji Peran Direktorat Teknis Dalam Sistem Dapodikmen Semenjak dikeluarkannya Instruksi Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 2 tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan, direktorat teknis tidak diperbolehkan lagi melakukan pendataan sendiri-sendiri. Seluruhnya diwajibkan menggunakan mekanisme pendataan yang telah ditetapkan Sekretariat Ditjen Dikmen. Dengan dilarangnya proses pendataan sendiri-sendiri ini secara otomatis masing-masing direktorat tekniswajib menggunakan data hasil pendataan yang dilakukan Sekretariat Ditjen Dikmen sebagai dasar pengambilan kebijakan. Oleh karena betapa besarnya manfaat dapodikmen bagi Direktorat Teknis, maka perlu adanya penjelasan detil tentang peran Direktorat Teknis dalam sistem Dapodikmen. Sistem Dapodikmen menghasilkan data dasar yang akan digunakan secara bersama-sama. Pencapaian pengumpulan data secara maksimal akan dicapai jika seluruh Direktorat teknis mendiseminasikan sistem ini ke sekolah secara sinergis. Pertama, sistem dapodikmen bukanlah semata-mata milik Sekretariat Ditjen Dikmen melainkan milik seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Dikmen. Konsekuensinya seluruh unit kerja berkewajiban mensosialisasikan dan mensukeskan sistem dengan baik. 44

57 Adapun Peran Direktorat Teknis di lingkungan Ditjen Dikmen dalam hal pendataan Dapodikmenini adalah: 1. Memasukkan strategi kebijakan panduan pelaksanaan program direktorat teknis. 2. Berperan aktif dalam mensukseskan Pendataan Dapodikmen. 3. Mensosialisasikan peran Dapodikmen dilingkungan pendidikan menengah. 4. Memanfaatkan Dapodikmenuntuk kebutuhan perencanaan dan evaluasi satuan pendidikan Menengah. 5. Mencantumkan kebijakan Dapodikmenpada setiap PANLAK yang dikeluarkan oleh Direktorat teknis untuk satuan pendidikan. 6. Memberikan masukan terhadap Pengembangan dan perubahan kebijakan terhadap layanan Administrasi berbasis TIK menggunakan PAS SMA, PAS SMK, dan PAS SMALB. Namun bila dilihat dari siklus data pokok yang melibatkan dengan unit utama lainnya, maka bisa terlihat pada table dibawah ini peran pada masing masing unit utama dan unit yang terkait. 45

58 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Tabel 2 Peran Unit Organisasi dalam siklus data pokok pendidikan Peran Dinas Pendidikan Provinsi, Kabupaten, dan Kota Peran Dinas Pendidikan Provinsi, Kabupaten dan kota dalam hal pendataan Dapodikmen ini adalah : 1. Mensosialisasikan pendataan Dapodikmen di lingkungan Dinas Pendidikan Provinsi, Kabupaten dan Kota. 2. Melakukan monitoring dan kontrol terhadap sekolah yang melakukan entri data menggunakan aplikasi Dapodikmen dan Sinkronisasi data ke Server Ditjen Dikmen dengan benar dan valid. 46

59 3. Memanfaatkan Sistem Informasi Manajemen Dapodikmenuntuk kebutuhan perencanaan dan evaluasi satuan pendidikan Menengah. 4. Melakukan Verifikasi dan Validasi Data Satuan Pendidikan melalaui Aplikasi yang ada di PDSP dan Aplikasi Aplikasi yang dikembangkan oleh Direktorat teknis serta unit terkait lainya berkenaan data Dapodikmen. 5. Merencanakan dan melakukan pengadaan infrastruktur di Dinas Pendidikan dalam rangka pemanfaatan Pemgembangan sistem informasi manajemen yang sumber data dari Server Data Warehouse yang ada di PDSP. 6. Memotivasi dan mendorong sekolah tetap menggunakan PAS SMA, SMK, dan SMALB untuk menerapkan Administrasi berbasis TIK (Based School Management) Peran Sekolah Peran Sekolah dalam pendataan Dapodikmenini adalah : 1. Kepala Sekolah bertanggung jawab terhadap kelengkapan dan kebenaran data sekolah yang terkirim ke server ditjen Dikmen. 2. Kepala Sekolah menunjuk operator entri data di sekolah dengan tugas melakukan entri data melalui aplikasi Dapodikmen sesuai dengan data isian yang dimiliki sekolah dengan valid mulai dari identitas sekolah, Fasilitas sarana prasarana, peserta didik, pendidik dan tenaga kependidikan. 3. Operator Sekolah melakukan sinkronisasi data pada aplikasi Dapodikmendan melakukan update data jika terjadi perubahan data sehingga data di Ditjen Dikmen juga valid. 4. Sekolah dihimbau mampu mengimpelementasikan administrasi berbasis TIK di sekolah dengan menggunakan PAS SMA,PAS SMK, dan PAS SMALB dalam rangka untuk layanan pendidikan menengah yang lebih. 47

60 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 5. Apabila Sekolah menjadi Pusat layanan TIK/Sekolah Rujukan maka memiliki peran sebagai berikut : a. Melakukan sosialisasi dan workshop Aplikasi Dapodikmen kepada sekolah sekitar. b. Melakukan pendampingan atau asistensi Implementasi Aplikasi Dapodikmendi sekolah sampai data bisa di sinkronisasi ke server Ditjen Dikmen. c. Melakukan pendampingan bagi sekolah yang mengalami kesulitan baik dari segi implementasi dan sinkronisasi data ke server Ditjen Dikmen. 2.5 Ruang Lingkup Pengembangan Sistem Dapodikmen Pengembangan Aplikasi Data pokok pendidikan menengah merupakan data yang sangat besar, terlebih mencakup data pendidikan menengah di Indonesia. Ada banyak sekali data yang dihimpun dan dikelola. Perlu melibatkan orang yang sangat banyak dalam aktivitas-aktivitas data. Perlu menyelaraskan banyak kebijakan untuk saling mendukung terbentuknya data pokok pendidikan yang terintegrasi. Data pokok pendidikan menengah yang sudah bersifat individual juga direncanakan untuk menjadi data referensi untuk aktivitas-aktivitas yang sifatnya transaksional, seperti misalnya penilaian rapor, penilaian Ujian Nasional, penentuan kelulusan siswa, syarat pemberian Bantuan Operasional Sekolah, syarat pemberian hibah, tunjangan dan lain-laindapat tetap sesuai dengan prinsip SingleSource Of Data. Pemanfaatan data individual ini di masa yang akan datang akan meluas dan membutuhkan kualitas data yang tinggi dari aspek kelengkapan, kebenaran dan kemutakhirannya. 48

61 Pengembangan sistem Dapodikmen di lingkungan Ditjen Dikmen meliputi : 1. Aplikasi Dapodikmen. Aplikasi Dapodikmen adalah aplikasi pengumpulan data tingkat sekolah menengah yang merupakan perkembangan dari aplikasi PAS (Paket Aplikasi Sekolah), mendata ulang data data sekolah, namun melengkapi data PAS yang menyesuaikan dengan struktur data Dapodikmen. Dengan tujuan mendapatkan data yang akurat dan lengkap dengan aplikasi Dapodikmen. Aplikasi Dapodikmen oleh tim pengembang lebih dikenal denan aplikasi front end, mengingat aplikasi inilah yan digunakan oleh pengguna/sekolah. Aplikasi Dapodikmen ini 1 paket namun bisa digunakan untuk jenjang SMA, SMK dan SMALB. Jika ada Aplikasi pendukung lain maka aplikasi lain itu menjadi sub sistem dari Dapodikmen dan sumber utamanya data di sekolah tetap menggunakan Aplikasi Dapodikmen. Aplikasi Dapodikmen akan terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan dari Kemdikbud. Sehingga Sekolah tetap bisa mengikuti dan menjalankan aplikasi Dapodikmen sebagai aplikasi penjaringan data di lingkunan pendidikan menengah. 2. Aplikasi Sinkronisasi data dari Sekolah ke Server Dapodikmen. Aplikasi sinkronisasi data sekolah ke server pusat Dapodikmen adalah aplikasi yang menyatu di program aplikasi Dapodikmen/front End yang bertugas mengirim data yang sudah dilakukan oleh operator sekolah. Pengiriman data ini harus bisa mengakomdir Sekolah yang sudah siap dengan infrastruktur dan belum siap dengan infrastruktur. Aplikasi pengiriman data ini harus memastikan data yang terkirim benar dan sesuai dengan perubahan data yang dilakukan oleh 49

62 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN operator sekolah. Bila terjadi kendali terhadap pengiriman data, maka diperlukan pemberitahuan kepada operator pesan terjadinya kesalahan dan apa yang harus dilakukan oleh operator sekolah. Pada Aplikasi Sinkronisasi ini melekat juga pengembangan untuk pengambilan data prefill yan ada deserver pusat. Dan dimungkinkan ke depan dengan data yang akan semakin banyak terkirim ke server pusat, maka perlu pengembagnan aplikasi singkronisasi pengiriman data sekolah lebih mudah dan cepat. 3. Aplikasi Sinkronisasi dari Server Dapodikmen ke data Warehouse PDSP Data yang terkirim ke server Dapodikmen perlu ada aplikasi untuk bisa mengirimkan datanya ke Server ODS (Operational Data Store) PDSP. Hal ini untuk menghindari adanya perubahan data oleh sekolah dari PDSP menunggu sampai 1x24 jam. Dan pengembangan aplikasi sinkronisasi untuk konsolidasi data ini disamping membutuhkan perangkat lunak untuk pengiriman datanya juga membutuhkan infrasutruktur jaringan dan Perangkat Server yangmemadai. Dengan kondisi Data yang mendekati realtime maka operator sekolah akan dengan mudah melakukan pengiriman data, update data dan melakukan verivikasi dan validasi baik yang dilakukan oleh Operator sekolah maupun yang dilakukan oleh operator Dinas kabupaten/kota. 4. Aplikasi Sinkronisasi Dari Server Dikmen ke Server unit utama terkait Aplikasi sinkronisasi konsolidasi dari Server Dikmen ke Server unit utama lain adalah dalam rangka untuk integrasi data antar unit utama. Bila Ditjen Dikmen membutuhkan data PTK dan Peserta 50

63 didik yang ada di Ditjen Dikdas bisa melakukan proses pengecekan Data dan pengabilan data. Dengan Aplikasi sinkronisasi konsolidasi ini, maka Peserta Didik baru di tingkat pendidikan menengah kelas X tidak perlu melakukan entri data manual kembali, tapi cukup mengambil datanya dari server Dapodikdas tingkat IX yang sudah lulus akan bisa masuk dan di entrikan di aplikasai Dapodikmen. Begitu juga untuk data PTK yang mengajar di lintas jenjang. Maka data PTK tersebut bisa saling melengkapi data antar unit utama. Pada sisi lain untuk sinkronisasi konsolidasi data dengan unit utama lain adalah konsolidasi daengan Pendataan di Perguruan tinggi. Program bidik misi, program penilaian dan program lain yang membutuhkan dari dari ditjen Dikmen bisa di cek dan dilakukan pengambilan data yang dibutuhkan oleh perguruan tinggi lagi tanpa harus melakukan pendataan ulang lagi ke sekolah. 5. Aplikasi Sinkronisasi Dari Server Ditjen Dikmen ke Server Direktorat Teknis. Aplikasi sinkronisasi dari Server Ditjen Dikmen ke server Direktorat Teknis digunakan untuk memenuhi kebutuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi program Direktorat Teknis. Data yanda ada dengan aplikasi sinkronisasi ini dapat secara realtime antara server Dapodikmen pusat dengan yang dimiliki oleh server Direktorat Teknis masing masing. Kebutuhan untuk masing-masing Direktorat teknis akan sangat berbeda. Direktorat Pembinaan SMA dan Direktorat Pembinaan SMK akan berbeda kebutuhannya dengan Direktorat P2TK Dikmen. Begitu juga untuk kebutuhan Direktorat PKLK dikmen 51

64 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN juga memerlukan aplikasi sinkroniasi ini pengelolaan data Sekolah, PTK dan peserta didik untuk khusunya sekolah yang satu atap. Proses pengiriman data dengan sinkronisasi konsolidasi dengan direktorat teknis akan bisa berjalan optimal jika Direktorat masing-masing juga didukung denngan infrastrutur jaringan dan perangkat server yang memadai sehingga tidak membebani server utama di Ditjen Dikmen. 6. Aplikasi Sinkronisasi dari Server Ditjen Dikmen ke ServerDinas Pendidikan Propinsi Pada Undang-Undang nomor 23 tahun 2014 pada bagian pendidikan untuk manajemen pengelolaan pendidikan menengah secara bertahap akan dikelola oleh Dinas Pendidikan Propinsi.Bila Dinas Pendidikan Propinsi sudah siap dengan perangkat jaringan dan infrastuktur Server, maka dengan aplikasi sinkronisasi data dari Server Ditjen Dikmen akan mengirimkan datake Server Dinas Pendidikan Propinsi secara otomatis, sehingga Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota tidak lagi memanfaatkan data secara langsung ke Server Pusat, namun cukup mengambil data dari Dinas Pendidikan Propinsi. Namun Jika Dinas Pendidikan Propinsi masih belum siap dengan perangkat jaringan dan infrastruktur Server untuk kebutuhan sinkronisasi data, maka Ditjen Dikmen menfasilitasi penggunakan data melalui aplikasi manajemen pendataan yang ada di Keuntungan yang didapatkan jika Dinas Pendidikan Propinsi siap dengan perangkat jaringan dan Server untuk data dapodikmen ini secara realtime data Pusat dengan Dinas Pendidikan Propinsi adalah dapat mengembangkan sistem informasi manajemen yang 52

65 ada di Dinas Pendidikan Propinsi masing-masing sesuai dengan kebutuhan. 7. Aplikasi Manajemen Pendataan Aplikasi manejemen bisa diakses lebih detail oleh operator Sekolah dan Dinas Pendidikan Propinsi dan Kabupaten/Kota di dengan menggunakan account yang telah didistribusikan oleh Ditjen Dikmen. Fitur yang ada di laman terus di kembangkan seiring dengan usulan dan saran dari pengguna data. Dengan terpenuhinya data yang diharapkan dari Dinas Pendidikan maka sudah tidak ada lagi permintaan data ke sekolah dan cukup mengambil data dari sistem Dapodikmen 8. Aplikasi Helpdesk Dapodikmen Aplikasi Helpdesk dibuat untuk konsultasi pendataan pendidikan menengah dengan operator Dapodikmen, operator Dapodikmen dengan Dinas pendidikan. Aplikasi Dapodikmenini dapat digunakan untuk media share pengalaman penggunaan aplikasi Dapodikmen. Pada Aplikasi Dapodikmen ini masih perlu dikembangkan media komunikasi berupa chat, inbox dan pemberitahaun jika ada operator lain yang melakukan posting sehingga setiap pekembangan yang terjadi di aplikasi Dapodikmen semua operator dapat mengetahuinya. 9. Aplikasi Verifikasi dan Validasi Data di Dapodikmen Aplikasi ini dipergunakan untuk melakukan verifikasi dan validasi data yang akan masuk ke server Dapodikmen pusat. Pada awal 53

66 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN pengembangan aplikasi Dapodikmen dan sinkronisasi, Data yang terkirim ke pusat akan otomatis semua akan terkirim. Namun seiring berjalannya waktu, maka pengiriman data oleh operator sekolah tidak semuanya bisa terkirim dan masuk ke server dapodikmen pusat sebelum dilakukan pengecekan data melalui aplikasi verifikasi dan validasi sehingga nanti data yang akan terkirim ke ODS PDSP sdh tersaring dengan baik dan beberapa perlu di verfikasi dan validasi lagi di PDSP dengan membandingkan data data yang sudah ada diarsip data PDSP. 10. Aplikasi Web Service. Aplikasi Web Serviceini dipergunakan untuk melayani kebutuhan integrasi data repositorydapodikmen pusat dengan unit utama terkait atau Direktorat Teknis yang ada di lingkungan Ditjen Dikmen. Dengan adanya Web Service ini juga dimungkinkan untuk integrase dengan data lain yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan Ditjen Dikmen. Pada kebutuhan yang lain, Web Service untuk menjembatani integrase data antara Dapodikmen dengan aplikasi pengelolaan sekolah berbasis TIK (ICT Based School Management). Bagi sekolah sekolah yang sudah implementasi aplikasi ini diharapkan data yang dimilikinya dapat disinkronisasi dan bisa masuk ke Aplikasi Dapodikmen. Aplikasi ICT Based School Management yang sudah ada dan sudah digunakan di sekolah, dilakukan update/perbaikan struktur menyesuiakan yang ada di Aplikasi Dapodikmen dan Kebijakan Pendidikan yang saat ini sedang berlaku. 54

67 11. Aplikasi Manajemen Administrasi berbasis TIK Sekolah. Pengembangan aplikasi manajemen administrasi berbasis TIK di sekolah menggunakan Paket Aplikasi Sekolah (PAS SMA/SMK/SMALB) diperuntukkan bagi sekolah yang sudah siap baik dari SDM dan infrastruktur di sekolah. Dengan Sekolah mampu implementasi Administrasi berbasis TIK di sekolah dengan menggunakan PAS, maka Sekolah mampu memberikan layanan kepada stakeholder di sekolahnya dengan bantuan Teknologi informasi. Dengan Sekolah mampu menerapkan manajemen administrasi berbasis TIK di sekolah, secara bertahap pula mampu mendorong memanfaatkan Teknologi untuk pembelajaran di kelas. Manajemen Adminstrasi dan manajemen pembelajaran berbasis TIK di sekolah juga merupakan bagian penting untuk bisa membangun budaya pemanfaatan teknologi untuk hal yang positif. Pengembangan manejemen Administrasi berbasis TIK di sekolah yang berkelanjutan oleh Ditjen Dikmen yang disesuaikan dengan kebijakan pendidikan akan sangat membantu sekolah dalam meningkatkat kualitas layanan pendidikan sekaligus mendorong sekolah juga untuk melakukan inovasi layanan layanan yang tidak ada di Ditjen Dikmen untuk kebutuhan sekolah masing masing. Aplikasi Dapodikmen yang ada di sekolah dan sudah berjalan dengan baik harus bisa bersinergi dengan Aplikasi manajemen Administrasi berbasis TIK di Sekolah. Web Service sebagai jembatan data antara aplikasi Dapodikmen dan aplikasi manajemen administrasi berbasis TIK. 55

68 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 17Rancangan pengembangan sistem Dapodikmen Saat ini dari pengembangan sistem Dapodikmen di lingkungan Ditjen Dikmen baru aplikasi Dapodikmen, aplikasi sinkronisasi, manajemen pendataan, dan aplikasi helpdesk Dapodikmen yang sudah berjalan. Dan Untuk aplikasi lain perlu pengembangan secara bertahap dan menyesuaikan dengan kebutuhan di Kemdikbud Pengembangan Infrastruktur dan Perangkat Keras Salah satu kesiapan dalam pendataan Dapodikmen ini adalah adanya dukungan layanan infrastruktur TIK yang memadai. Hal ini dibuktikan saat awal peluncuran aplikasi Dapodikmen pada tanggal 2 Mei 2014 terdapat 2 (dua) subdomain diberikan oleh Pusat Teknologi dan Komunikasi (Pustekkom) yaitu untuk manajemen pendataan Dapodikmen dihttp://dapo.dikmen.kemdikbud.go.id serta 56

69 untuk generate prefill Sekolah dan sinkronisasi offline. Mengingat jumlah layanan yang sudah ada di pustekkom begitu banyak, maka diharapkah dengan pendataan Dapodikmen ini kebutuhan akses oleh sekolah dan Dinas Pendidikan Provinsi, kabupaten, dan Kota tidak terganggu. Berikut layanan yang sudah ada di lingkungan Kemdikbud dibawah pengelolaan Pustekkom. Gambar 18E-Layanan kemdikbud di Pustekkom Dengan E-layanan Kemdikbud yang telah disediakan oleh Pustekkom membutuhkan SDM yang handal, rancangan infrastruktur perangkat keras yang mumpuni dan perangkat lunak yang mampu memenuhi 57

70 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN kebutuhan Kementerian dengan cepat. Disamping itu perangkat kebijakan untuk mendukung terwujudnya E-layanan Kemdikbud perlu mendapatkan dukungan dari stakeholder. Dan untuk memenuhi kebutuhan Pendataan Ditjen Dikmen, Perangkat jaringan dan hardware yang ada di Gedung D lantai 13 juga sudah terkoneksi dengan Pustekkom di Ciputat dan IDC Duren Tiga sebagaimana gambar dibawah ini. Gambar 19infrastruktur Jaringan Pustekkom Melihat perkembangan Teknologi yang berkembang pesat, Pusat Teknologi informasi dan Komunikasi Pendidikan Kemdikbud mulai menerapkan Awan Komputasi. Awan Komputasi (Cloud Computing) adalah model terbaru dalam hal penggunaan dan penyampaian untuk memberdayakan sumber daya komputasi (seperti: jejaring, CPU, RAM, 58

71 penyimpanan, aplikasi) yang dapat dibagi atau didistribusikan secara cepat berdasarkan permintaan yang terbukti lebih ekonomis dalam pelaksanaan proses bisnis. Awan Komputasi memiliki karakteristik utama, yaitu: 1) Layanan mandiri sesuai kebutuhan 2) Dapat diakses melalui jejaring di mana saja 3) Sumber daya dapat dikelompokkan di lokasi independen 4) Permintaan layanannya sesuai ketentuan dan jadwal 5) layanannya terukur Dengan memulai penggunaan awan komputasi ini, untuk Pendataan Dapodikmen diharapkan mulai untuk mengadaptasi dan mengadopsi teknologi yang sudah dilakukan oleh Pustekkom. Banyak layanan yang akan terus dikembangkan oleh pengembangan sistem dapodikmen sebagaimana Teknologi yang digunakan Pustekkom saat ini sebagaimana pada gambar dibawah ini. Gambar 20Tahapan konsolidasi infrastruktur Pustekkom 59

72 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Berdasarkan jenis layanan-nya, awan komputasidibagi menjadi 3 bagian berikut ini: 1. Software as a Service (SaaS) adalah layanan dari awan komputasi dimana pengguna tinggal memakai software (perangkat lunak) yang telah disediakan. Aplikasi dan layanan yang di miliki oleh Ditjen Dikmenberkaitan dengan pengembangan sistem Dapodikmen ini juga diharapkan dapat dengan mudah berjalan di layanan awan komputasi ini. 2. Platform as a Service (PaaS) adalah layanan dari awan komputasi dimana pengguna dapat menggunakan rumah berikut lingkungan-nya (sistem operasi, network, databbase engine, framework aplikasi, dll), untuk menjalankan aplikasi yang kita buat. Jika Platform yang dibangun nanti antara Ditjen Dikmen dengan Pustekkom sama, maka integrasi perangkat yang di miliki bisa saling mendukung dan menguatkan. 3. Infrastructure as a Service (IaaS)adalah layanan dari awan komputasi dimana pengguna dapat menggunakan infrastruktur IT (komputasi, storage, memory, network dsb). Pengguna layanan ini bisa definisikan berapa besar-nya unit komputasi (CPU), penyimpanan data (storage), memory (RAM), bandwith, dan konfigurasi lain-nya yang akan kita sewa. Mudah-nya, IaaS ini adalah menyewa komputer virtual yang masih kosong, dimana setelah komputer ini disewa kita bisa menggunakan-nya terserah dari kebutuhan kita. Dengan pengembangan Perangkat jaringan dan Hardware antara yang dimiliki oleh Pustekkom dengan Ditjen Dikmen yang memiliki kesamaan pengembagannnya ini diharapkan pengembangan sistem Dapodikmen bisa berjalan dengan baik dengan layanan layanan data Dapodikmen yang akan terus berkembang. 60

73 Pengembangan Pelayanan Data Pengumpulan data yang sudah dilakukan oleh Ditjen Dikmen dengan Perolehan mendekati 100% dan kualitas data yang baik akan segera mendorong data untuk dipergunakan sebagai dasar kebijakan program. Oleh karenya perlu memperkuat infrastruktur jaringan dan perangkat hardware agar proses layanan data yang dibutuhkan dalam pengamilan kebijakan program bisa terlayani dengan baik tanpa harus menggantu pengiriman data yang dilakukan oleh sekolah. Kualitas pelayanan data akan semakin baik jika data itu digunakan sebagai dasar kebijakan program. Partisipasi dari Direktorat teknis dan Dinas pendidikan Provinsi sangat besar dalam melakukan sosialisasi, monitoring progress pendataan di lingkungannya. Sehingga Data yang sudah ada bisa menjadi milik bersama Pusat dan daerah. Pengembangan pelayanan data ini juga dapat berkembang untuk memberikan layanan pada unit utama terkait yang membutuhkan data data yang ada di Dapodikmen. Integrasi data antar jenjang pendidikan di linkungan Kemdikbud melalui Pusat Data Dan Statistik pendidikan bisa segera terwujud dengan baik, cepat, tapat dan valid Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan Salah satu kunci sukses dalam pengembangan sistem Dapodikmen ini adalah merencanakan pendidikan dan pelatihan Dapodikmen. Pendidikan dan pelatihan untuk Dapodikmen ini dirancang untuk kebutuhan mulai pusat sampai dengan daerah, agar percepatan, ketepatan dan kevalidan data bisa dapat dipastikan untuk melaju ke server Dapodikmen. Pelaksanaan dan Pelatihan yang sudah pernah berjalan dilakukan evaluasi untuk peningkatan kualitas pendidikan dan pelatihan Dapodikmen ke depan. Berikut ini pengembangan pendidikan dan pelatihan Dapodikmen. 61

74 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 1. Pembentukan Fasilitator Pusat Dalam Pengembangan Pelatihan dan Pendidikan Dapodikmen dibutuhkan Fasilitator Pusat. Tugas utama Fasilitator Pusat adalah membantu Ditjen Dikmen dalam kegiatan diseminasi sistem Dapodikmen sekaligus sebagai pelatih Aplikasi Dapodikmen. Dalam Pengembangan Pelatihan dan Pendidikan Dapodikmen dibutuhkan Fasilitator Pusat. Tugas utama Fasilitator Pusat adalah membantu Ditjen Dikmen dalam kegiatan diseminasi sistem Dapodikmen sekaligus sebagai pelatih Aplikasi Dapodikmen. Fasilitator Pusat dipilih dari admin/operator sekolah yang memiliki kemampuan dalam menjalankan aplikasi dapodikmen dan seputar masalah pendataan di Kemdikbud saat ini. Mereka dilatih terlebih dahulu sebelum diterjunkan untuk membantu Dinas Provinsi, Kabupaten dan Kota dalam melakukan sosialisaai ke sekolah-sekolah dalam mengimplementasikan aplikasi dapodikmen. Fasilitator Pusat juga diharapkan mampu melakukan review aplikasi Dapodikmen mulai dari instalasi, entri data sampai dengan proses sinkronisasi sebelum dilakukan release resmi ke operator Dinas/sekolah. Fasilitator Pusat dapat mengusulkan temuan aplikasi Dapodikmen pada pengembangan melalui mekanisme standar operasional yang telah ditetapkan. Disamping itu, Fasilitator Pusat juga mendampingi para operator Dinas Pendidikan/sekolah yang mengalami kesulitan secara teknis aplikasi dapodikmen. 2. Penentuan SMA,SMK dan SMALB Pusat Layanan TIK Mengingat Cakupan Wilayah NKRI yang begitu luas, Dengan jumlah satuan Pendidikan yang begitu banyak maka Pemerintah pusat akan sangat kesulitan jika melakukan pendidikan pelatihan kepala seluruh sekolah di Indonesia. Untuk mempercepat laju data pada pendataan Dapodikmen ini di setiap kabupaten/kota akan dipilih satu sekolah 62

75 center yang akan mendampingi sekolah di sekitarnya dalam melakukan impelementasi Dapodikmen termasuk didalam proses sinkronisasi data. Masing-masing kelompok satuan pendidikan memiliki satu sekolah center. Sekolah center disebut juga sekolah pusat layanan TIK. Pusat Layanan TIK ini diharapkan ditentukan oleh direktorat Teknis masing masing. Untuk Pusat Layanan TIK jenjang SMA ditentukan oleh Direktorat SMA dan Pusat Layanan TIK SMK ditentukan oleh Direktorat SMK. Sedangkan untuk SMALB mengingat jumlah sekolah terbatas, maka untuk pusat layanan TIK tidak berada di kabupaten/kota namun berada di Provinsi dan sudah berjalan dengan nama program centra PKLK Provinsi. Masing-masing kelompok satuan pendidikan memiliki satu sekolah center. Sekolah center disebut juga sekolah pusat layanan TIK. Pusat Layanan TIK ini diharapkan ditentukan oleh direktorat Teknis masing masing. Untuk Pusat Layanan TIK jenjang SMA ditentukan oleh Direktorat SMA dan Pusat Layanan TIK SMK ditentukan oleh Direktorat SMK. Sedangkan untuk SMALB mengingat jumlah sekolah terbatas, maka untuk pusat layanan TIK tidak berada di kabupaten/kota namun berada di Provinsi dan sudah berjalan dengan nama program centre PKLK Provinsi. 3. TOT Operator Dinas Pendidikan Provinsi/kabupaten/Kota Agar Pendataan Dapodikmen ini bisa mendapatkan dukungan dari Dinas Pendidikan Popinsi dan Dinas Pendidikan kabupaten/kota maka perlu juga adanya TOT untuk Operator Dinas. Pelaksanaan Kegiatan terhadap Operator Dinas ini dilakukan setelah proses pembentukan Fasilitator Pusat dan sebelum TOT untuk Fasilitator Pusat layanan TIK. Pembekalan Teknis Aplikasi Dapodikmen beserta pemanfaatan manajemen pendataan dilakukan agar dapat memantau perkembangan pendataan yang dilakukan di sekolah yang 63

76 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN diwilayahnya sekaligus mendampingi Fasilitator Pusat Layanan TIK dalam melakukan sosialisasi implementasi Dapodikmen. Dengan Operator Dinas dapat mengetahui secara teknis aplikasi Dapodikmen dan mengetahui cara memanfaatkan manajemen data dapodikmen, sudah tidak ada lagi permintaan data / instrumen lain yang dilakukan oleh Dinas pendidikan karena data sudah ada dan mendorong sekolah untuk bisa melengkapinya dengan baik. Selanjutnya setelah dilakukan TOT Dinas Pendidikan ini diharapkan mampu untuk bisa mendesiminasikan Kebijakan Pendataan Dapodikmen dan Aplikasi Dapodikmen kepada bidang lain yang ada di Dinas Pendidikan provinsi dan kabupaten/kota. Dalam TOT Operator Dinas Pendidikan ini, dilakukan pembentuk satuan tugas (satgas) pendataan di masing-masing Dinas Pendidikan Provinsi dalam rangka memudahkan koordinasi dan tindak lanjut terhadap pengembangan sistem Dapodikmen. 4. TOT Fasilitator SMA,SMK dan SMALBPusat Layanan TIK Dalam rangka pemenuhan kebutuhan fasilitator untuk pendataan Dapodikmen, maka perlu adanya rekruitmen fasilitator daerah yang di peruntukan untuk pendampingan teknis di SMA,SMK, dan SMALB center. Tahapan TOT ini dilakukan setelah diselenggarakan TOT Fasilitator Dapodikmen Dinas Pendidikan. Kegiatan ini di mulai dengan penyelenggaraan Training of Trainer (TOT) bagi calon fasilitator daerah yang di selenggarakan oleh Ditjen Dikmen. Peserta TOT merupakan orang yang di kirim dari SMA,SMK, dan SMALB Center. Setelah selesai mengikuti TOT dan dinyatakan sebagai fasilitator daerah, maka fasilitator daerah mempunyai tanggung jawabuntuk pendampingan dan implementasi Dapodikmen di sekolah masing masing dan sekolah sekitar dan melakukan koordinasi dengan Fasilitator Dinas kabupaten/kota yang telah di TOT. 64

77 5. In House Training (IHT) Pengembangan pelatihan dan Pendidikan sistem Dapodikmen ini yang perlu dilakukan adalah adanya kegiatan In House Training (IHT), yaitu pelatihan/workshop aplikasi Dapodikmen yang dilaksanakan di Kantor Sekretariat Ditjen Dikmen dengan alamat: Komplek Kemdikbud, Gedung D, lantai 13, Jl. Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta. Dalam pelaksanaan IHTini bisa terbagi menjadi dua bagian besar, yaitu peserta internal dan eksternal. Peserta dari internal adalah staf dari Kemdikbud baik dari unit utama sendiri atau unit terkait serta direktorat teknis diingkungan Ditjen Dikmen. Sosialisasi dan pelatihan Dapodikmen untuk internal ini juga dalam rangka membekali peserta mulai dari kebijakan pendataan Dapodikmensampai dengan penggunakan aplikasi Dapodikmen. Sedangkan untuk peserta IHTdari eksternal adalah sekolah-sekolah yang mengalami kesulitan dalam implementasi aplikasi Dapodikmen. Peserta dari eksternal ini ada yang terencana kehadirannya dan ada yang tidak. Pelatihan IHT yang terencana adalah waktu ditentukan oleh panitia pelaksana kegiatan IHTdan pesertanya bisa mendaftarkan terlebih dahulumelalui Sedangkan untuk IHTyang tidak terencana adalah melayani peserta pelatihan yang hadir secara langsung ke helpdesk Dapodikmen tanpa melalui konfirmasi terlebih dahulu. 6. Workshop Percepatan Aplikasi Dapodikmen TOT untuk operator Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan Fasilitator untuk SMA, SMK, SMALB Center sudah dilakukan, namun hasil progress pendataan masih belum menggembirakan. Workshop Percepatan aplikasi Dapodikmen dirancang untuk membantu beberapa Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota yang dalam perkembangan pendataan masih belum optimal. Peserta yang 65

78 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN diundang adalah Sekolah yang mengalami kesulitan dalam implementasi Dapodikmen. Koordinasi dengan Dinas Pendidikan Kabupaten/kota dan fasilitator daerah untuk segera menetapkan sekolah yang diundang dengan persiapan data yang akan di entrikan agar pada saat kegiatan workshop percepatan data bisa langsung di sinkronisasi ke server pusat. Kegiatan Workshop percepatan aplikasi Dapodikmen ini di mulai dengan paparan kebijakan pendataan sekaligus capaian perkembanganpendataan. Untuk melihat lebih dekat juga permasalahan pada implementasi pendataan Dapodikmen di daerah apakah karena faktor infrastruktur atau SDM yang perlu mendapatkan perhatian dan dukungan. 7. Workshop Aplikasi Dapodikmen Sekolah Potensial Perkembangan aplikasi Dapodikmen akan terus berkembang dan berubah sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan data di tingkat Kemdikbud. Yang terbaru adalah aplikasi harus segera menyesuaikan dengan implementasi Kurikulum di Sekolah. Struktur kurikulum yang sudah ada harus segera terakomodir di referensi operasional aplikasi Dapodikmen. Begitu juga kebijakan lain yang sudah ada permendikbudnya diantaranya peran guru TIK/KKPI, penyetaraan Guru bukan PNS. Perubahan kebijakan baru terhadap aplikasi ini yang terus berkembang dengan berbagai fitur baru tidak bisa dihindarkan. Oleh karenanya pendidikan dan pelaltihan ini dimungkinkan diberikan kepada sekolah unggulan dan rujukan yang berpotensi untuk bisa impelentasi aplikasi Dapodikmen dengan jumlah siswa yang besar akan dapat menggunakan fasilitas jaringan yang ada di sekolahnya atau belajar mengintegrasikan dengan aplikasi manajemen berbasis 66

79 TIK di sekolah. Bahkan Sekolah yang memiliki potensi ini untuk bisa dibekali dengan melakukan entri data dengan tim kerja yang ada di sekolah bila ruang lingkup entri sudah masuk ke ranah penilaian. Materi lain yang perlu dalam sekolah unggulan dan rujukan ini adalah mendorong sekolah mampu menerapkan adminstrasi berbasis TIK di sekolah secara modern dan teknologi awan guna mewujudkan layanan pendidikan di sekolah yang lebih baik Pengembangan Mekanisme Sosialisasi/ Implementasi Dalam rangka mensukseskan pendataan satu pintu dengan aplikasi Dapodikmen di lingkungan Ditjen Dikmen perlu adanya strategi pengembangan mekanisme sosialisasi/implementasi Dapodikmen.Dalam rangka memberikan dukungan dan kemudahan implementasi aplikasi Dapodikmen, maka Ditjen Dikmen membentuk mekanisme/sosialisasidi antaranya adalah : 1. Sosialisasi Langsung Ditjen Dikmen mengadakan kegiatan sosialisasikepada Direktorat Teknis atau lembaga terkait untuk mempublikasikan dan menginformasikankegiatan kebijakan pendataan Dapodikmen 2. Kegiatan Workshop Dalam rangka memperluas informasi Kebijakan pendataan dengan aplikasi Dapodikmen,maka perlu disosialisasikan melalui kegiatan kegiatan yang di selenggarakan oleh Direktorat Teknis atau lembaga terkait. 67

80 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 3. Pengiriman Surat Edaran ke Lembaga Terkait Ditjen Dikmen mengirimkan surat edaran kepada Direktorat Teknis, Kepala Dinas Pendidikan Provinsi/kabuapten/kota dan Kepala Sekolah, dan lembaga terkait untuk menginstruksikan dan menginformasikan kegiatan kebijakan pendataan dengan aplikasi Dapodikmen berserta informasi pendukungnya. 4. Publikasi Media Ditjen Dikmen melakukan publikasi melalui mediauntuk menginformasikan kepada masyarakat luas tentang pendataan Dapodikmen ini. Sehingga masyarakat bisa mengetahui manfaatpendataan dengan menggunakan sistem Dapodikmen. 5. Buku Panduan Pendukung Aplikasi Dapodikmen Dalam implementasi sistem Dapodikmen ini, Ditjen Dikmen menyiapkan beberapa buku panduan pendukung aplikasi Dapodikmen. Buku pendukung itu berupa buku panduan sukses implementasi Dapodikmen, Pertanyaan Seputar Aplikasi Dapodikmen yang sering muncul (Frequently Asked Questions (FAQ)), dan panduan penggunaan aplikasi Dapodikmen.Buku panduan sukses implementasi dibuat untuk memudahkan operator sekolah dalam impelementasi tahap demi tahap mulai dari persiapan sekolah dalam impelementasi aplikasi Dapodikmen, Pra-Instalasi, Download Aplikasi, Downloadprefill, instalasi aplikasi dan regristrasi aplikasi. Bila operator Dapodikmen membaca dengan cermat per BAB mulai dari Beranda, Sekolah, Sarpras, PTK, Peserta Didik dan Rombongan Belajar akan sangat membantu dalam proses entri data. Dalam buku panduan sukses ini juga dilengkapi cara entri data melalui jaringan dan tips aplikasi Dapodikmen. 68

81 Buku penggunaan aplikasi Dapodikmen berisikan tatacara dan mekanisme dalam melakukan konsultasi pendataan Dapodikmen oleh operator Sekolah, operator Dinas Pendidikan dan Helpdesk Dapodikmen. Tujuan adanya penggunaan aplikasi Dapodikmen ini adalah membantu operator dalam memanfaatkan media konsultasi untuk bisa saling berbagi informasi dan share pengalaman penggunaan aplikasi Dapodikmen. Buku panduan aplikasi Dapodikmen berisikan tatacara dan mekanisme dalam melakukan konsultasi pendataan Dapodikmen oleh operator Sekolah, operator Dinas Pendidikan dan Helpdesk Dapodikmen. Tujuan adanya penggunaan aplikasi Dapodikmen ini adalah membantu operator dalam memanfaatkan media konsultasi untuk bisa saling berbagi informasi dan share pengalaman penggunaan aplikasi Dapodikmen. Sedangkan Buku pertanyaan seputar aplikasi Dapodikmen (FAQ) adalah memuat pertanyaan dan jawaban yang disusun berdasarkan hasil konsultasi dan bimbingan teknis para narasumber dan fasilitator Dapodikmen di lapangan. Melalui buku ini, diharapkan hal-hal yang terkait dengan materi seputar penggunaan aplikasi Dapodikmen dapat dipahami dan dimaknai dengan mudah. Penerbitan buku ini merupakan upaya strategis untuk memberikan kemudahan dalam memberikan informasi yang luas kepada operator tentang penggunaan aplikasi Dapodikmen dalam bentuk tanya jawab. Buku pendukung lain yang perlu mendapatkan perhatian adalah Buku panduan memanfaatkan data Dapodikmen oleh Dinas Pendidikan Provinsi dan Dinas Pendidikan kabupaten/kota. Sehingga semakin banyak buku pendukung aplikasi Dapodikmen akan sangat membantu mewujudkan pendataan satau data digunakan untuk banyak kepentingan di stakeholder pendidikan. 69

82 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 6. Aplikasi Helpdesk Dapodikmen Aplikasi Helpdesk Dapodikmen merupakan subsistem pendataan data pokok pendidikan menengah untuk membantu menangani kebutuhan pengguna/user terkait dengan pertanyaan, pelayanan, support teknis, atau komplain terhadap produk aplikasi dapodikmen dengan memanfaatkan suatu sistem/prosedur untuk memudahkan penelusuran terhadap tindakan penyelesaian dari suatu masalah terkait implementasi pendataan Dapodikmen. Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan atas dasar prinsip untuk memberikan kemudahan komunikasi antara operator dapodikmen di sekolah dengan petugas helpdesk dapodikmen di pusat dalam rangka mengatasi kendala-kendala yang terjadi di lapangan. Aplikasi helpdesk dapodikmen diharapkan dapat menutupi kelemahan-kelemahan model komunikasi yang selama ini digunakan. Berikut ini beberapa keunggulan yang dimilkiki oleh Aplikasi Helpdesk Dapodikmen yaitu: 1. Secara fisik aplikasi helpdesk dapodikmen dapat diakses secara online selama 24 jam per hari. Sehingga pengguna aplikasi Dapodikmen dapat setiap saat mencari informasi solusi terhadap permasalahan implementasi dapodikmen di lapanagan. 2. Pengguna aplikasi dapodikmen dapat berkomunikasi dengan petugas helpdesk dapodikmen melalui topic yang terkategorisasi dengan rapih. Pesan teks yang dikirim oleh operator sekolah dapat dikombinasikan dengan pesan gambar maupun video. 3. Bagi petugas helpdesk, aplikasi ini sangat membatu ketika harus mengkases server dapodikmen secara bersamaan. Aplikasi helpdesk dapodikmen dirancang agar petugas helpdesk dapat langsung mengakses ke server dapodikmen tanpa harus keluar aplikasi ketika petugas tersbeut memerlukan informasi terkait dengan data sekolah yang sudah dilayaninya. 4. Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan dengan menggunakan Single Sign On (SSO). Artinya bahwa operator 70

83 dapodikmen yang sudah terdaftar dalam aplikasi dapodikmen dan sistem PDSP dapat langsung mengakses aplikasi ini tanpa harus mendaftar ulang lagi. Aplikasi helpdesk dapodikmen ini dikembangkan dengan menggunakan Single Sign On (SSO). Artinya bahwa operator dapodikmen yang sudah terdaftar dalam aplikasi Dapodikmen yang telah melakukan sinkronisasi / mengirimkan data ke server Dapodikmen dan sistem PDSP dapat langsung mengakses aplikasi ini tanpa harus mendaftar ulang lagi. 7. SMS/ Broadcast Messenger SMS/ Broadcast Messenger adalah salah satu jenis layanan yang disediakan mengirimkan informasi terbaru berkaitan dengan perkembangan aplikasi Dapodikmen melalui SMS/ Broadcast Messengerkepada seluruh operator Sekolah yang sudah terdaftar di manajemen pendataan Dapodikmen Pusat. Informasi SMS/ Broadcast Messenger yang bisa dikirim adalah berkaitan dengan masalah batas aplikasi dan perubahan kebijakan upgrade database aplikasi yang harus segera ketahui oleh operator sekolah Kecepatan dalam pemberian informasi kepada operator sekolah diharapkan dapat segera dapat di tindaklanjuti dengan melakukan langkah yang harus segera dilakukan. Jika layanan ini tidak dilakukan terkadang operator sudah melakukan entri data, krn tidak mengikuti perkembangan melalui website atau media yang lain menyebabkan data yang sudah di entri menjadi hilang dan harus mengulang dari awal. 8. Group Komunikasi Untuk meningkatkan kualitas kulitas komunikasi dan menekan biaya komunikasi dalam rangka implementasi sistem Dapodikmen ini, mulai dikembangkan komunikasi grup dengan menggunkan media sosial 71

84 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN seperti Facebooks, Whatsapp, Blackberry Messenger (BBM) dan Skype. 9. Call Center Call Center yang disediakan dalam pendataan Dapodikmen mengadopsi teknologi IP PBX. Maksudnya, komunikasi yang dilayani oleh operator call center menggunakan jalur Voice Over Internet Protocol. Di pusat, disediakan server IP PBX yang menghubungkan seluruh IP Phone atau SoftPhone yang terdapat di Sekretrariat Ditjen Dikmen melalui Jaringan Komputer Lokal. Selain itu, IP PBX juga dihubungkan dengan PSTN Telkom supaya IP Phone/SoftPhone yang terpasang dapat berkomunikasi dengan telpon kabel biasa (telpon analog). Selain itu, IP PBX juga dikoneksikan dengan internet, sehingga IP Phone maupun SoftPhone yang terkoneksi dengan internet di luar jaringan komputer lokal dapat juga berkomunikasi dengan IP Phone/SoftPhone di dalam gedung Sekretariat Ditjen Dikmen. 72

85 Berikut ini adalah gambar diagram akses Call Center. Gambar 21Diagram Akses Call Center 2.6 Keterkaitan Pengembangan Sistem Dapodikmen dengan PMU 12 Tahun Pendidikan Menengah Universal adalah program pendidikan yang memberikan layanan yang seluas-luasnya kepada seluruh warga negara Republik Indonesia untuk mengikuti pendidikan menengah yang bermutu. Tujuan Pendidikan Menengah Universal adalah memberikan layanan, perluasan, dan pemerataan kesempatan memperoleh pendidikan menengah yang bermutu bagi setiap warga negara Indonesia dengan sasaran siswa usia 16 tahun sampai dengan 18 tahun yang ingin melanjutkan ke jenjang pendidikan menengah dan mempercepat 73

86 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN pencapaian angka partisipasi kasar (APK) pendidikan menengah menjadi 97% pada tahun Untuk memberikan layanan pendidikan yang berkualitas, diperlukan beberapa langkah, mulai dari menilai kondisi awal layanan yang sudah ada, dilanjutkan dengan memberikan perlakuan-perlakuan yang dibutuhkan untuk mencapai kondisi yang diharapkan. Enam prinsip dasar implementasi Pendidikan Menengah Universal sebagai berikut: Gambar 22Prinsip Dasar Implementasi PMU Seluruh prinsip dasar implementasi dalam bagan di atas sangat erat kaitannya dengan dukungan data yang akurat. Bahkan beberapa diantaranya membutuhkan kualitas data yang lebih baik. Jika pada hal yang lain dapat dipenuhi dengan data agregat, khusus untuk implementasi PMU ini banyak yang membutuhkan data detil individu. Sebagai gambaran, untuk mempertahankan mutu pendidikan dibutuhkan penambahan daya tampung. Untuk dapat menambah daya tampung diperlukan informasi detil tentang banyaknya rombel, banyaknya siswa, dan banyaknya ruang kelas yang dimiliki oleh individu sekolah. 74

87 Selanjutnya untuk melihat tingkat kebekerjaan lulusan, memerlukan data individu lulusan agar dapat merunut dimana tempat mereka bekerja setelah lulus. Jika data yang dimiliki bersifat agregat, sangat tidak mungkin dapat diketahui tingkat kebekerjaannya. Pada masa awal pelaksanaan pendataan di Kemdikbud, pendataan dilaksanakan dengan hanya mendata agregat. Guru hanya didata berdasarkan jumlahnya menurut jenis kelamin maupun jenis mata pelajaran yang diampu. Kondisi ini menjadi penyebab sempitnya cakupan analisis yang bisa di hasilkan. Pada masa itu hanya bisa menampilkan berapa jumlah guru di Indonesia dikategorikan berdasarkan jenis kelamin dan mata pelajaran yang diampu, padahal kebutuhannya lebih dari hanya sekedar rekapitulasi seperti di atas. Ketika sistem dapodikmen dirancang, diutarakan beberapa permintaan dimana data yang dihasilkan dapodikmen harus dapat digunakan untuk menerbitkan surat keputusan tunjangan profesi. Permintaan ini memiliki konsekuensi bahwa data yang dijaring dalam sistem dapodikmen harus bersifat detil. Selain menjelaskan tentang biodata guru, juga harus disertai dengan aktivitas/penugasan mengajar. Selain itu, data guru juga harus dikaitkan dengan satuan pendidikan dan siswa yang diajarnya. Ini berkaitan dengan keingintahuan apakah nilai yang dicapai oleh seorang siswa berkaitan dengan kompetensi gurunya. Beberapa pertanyaan lain juga dikemukakan terkait Bantuan Siswa Miskin (BSM). Jika data yang dikelola oleh dapodikmen bersifat data agregat siswa, sudah dapat dipastikan tidak akan dapat menjawab dengan tepat berapa jumlah siswa miskin di seluruh Indonesia. Bisa jadi jumlah total siswa miskin yang disampaikan oleh sekolah dalam bentuk jumlahnya saja sangat tidak akurat. 75

88 BAB II KONSEP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Secara umum dapat disimpulkan bahwa keberhasilan program Wajib Belajar 12 tahun sangat dipengaruhi oleh perencanaan program dan anggaran yang baik sehingga tujuan program tersebut dapat tercapai. Kegiatan perencanaan tersebut dapat dikatakan baik apabila kegiatan tersebut berlandaskan data yang valid dan akurat serta tepat waktu. Dapodikmen merupakan suatu terobosan pemerintah dalam rangka menyediakan data valid dan akurat serta tepat waktu untuk kepentingan program Wajib Belajar 12 tahun. 76

89 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN 3.1 Kondisi Saat ini Aplikasi Aplikasi Sistem Dapodikmen terbagi menjadi tiga bagian yaitu aplikasi Front End, aplikasi Sinkronisasi dan aplikasi Back End. Aplikasi FrontEnd Aplikasi FrontEnd atau yang lebih dikenal di operator sekolah sebagai aplikasi dapodikmen adalah penyatuan aplikasi pendataan dilingkungan ditjen dikmen dengan arah satu aplikasi bisa digunakan untuk SMA/SMK/SMALB. Pengiriman data dengan menggunakan PAS SMA/SMK/SMALB tidak akan hilang dan dimigrasikan ke server baru dapodikmen untuk bisa digenerate oleh sekolah sebagai data awal aplikasi atau prefill. Sekolah yang telah melakukan pengiriman data dapodikmen dengan menggunakan PAS, maka diaplikasi dapodikmen sekolah melanjutkan dengan validasi dan update data sesuai dengan kondisi yang ada saat ini. Namun jika sekolah sebelumnya belum melakukan pengiriman data ke server maka akan entri data dimulai dari awal mulai dari profil sekolah, Sarana Prasarana, PTK dan Peserta didik. Aplikasi Dapodikmen sebelum disosialisasikan kepada sekolah terlebih dahulu disosialisasikan pada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dan Dinas pendidikan Provinsi pada saat kegiatan Verifikasi data pokok pendidikan menengah tahun Hal ini dilakukan agar Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota bisa melakukan pendampingan dan monitoring aplikasi dapodikmen ke sekolah dengan cepat dan mudah. 77

90 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Pada aplikasi dapodikmen ada sebuah kode registrasi yang harus dimiliki oleh sekolah yang didistribusikan melalui Dinas Pendidikan kabupaten/kota yang telah diberikan akses Kabupaten/ Kota. Kode regristrasi sekolah sekolah dapat di cek / lihat / rekap oleh Dinas Pendidikan kabupaten/kota setelah memiliki account di laman Namun ternyata ada beberapa Dinas Pendidikan kabupaten/kota ada yang belum menerima account tersebut sehingga sekolahpun tidak bisa melakukan entri dan update data ke aplikasi dapodikmen. Bila Sekolah menemukan data yang tidak sesuai dengan prefill yang sudah digenerate dari laman resmi ditjen dikmen di laman segera menyampaikan perihal tersebut kepada dinas pendidikan Kabupaten/kota untuk bisa segera ditindaklanjuti ke datadikmen@kemdikbud.go.id. Faktor lain pada aplikasi dapodikmen saat ini adalah ada sekolah pada kabupaten tertentu sudah memiliki kode regristrasi namun tidak bisa melakukan regristrasi diaplikasi disebabkan karena referensi wilayah yang belum lengkap atau update sebagaimana syarat yang sudah ditentukan oleh aplikasi itu sendiri. Tidak hanya faktor wilayah, ada referensi operasional yang dibutuhkan pada aplikasi dapodikmen ini yang masih belum tersedia, khususnya pada bidang studi pendidikan PTK, Mata pelajaran pada tab pembelajaran dan pengisian sertifikasi PTK. Spesifikasi Aplikasi Dapodikmen yang digunakan sebagai berikut: 1) Model: Web-based 2) Platform: LAMPP Stack 3) Database: Postgre SQL9.2 4) Instalasi di-pack berupa setup.exe 78

91 Adapun Spesifikasi minimal hardware dan softwareyang perlu disiapkan guna mempercepat entri data sekolah adalah : 1) Komputer: PC Desktop Dedicated 2) Processor: Pentium Core Duo 3) OS: Windows XP SP2, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 dan Windows Server 2003 atau yang terbaru 4) RAM minimum: 512MB 5) Harddisk: 250 MB 6) Browser Menggunakan Google Chrome / Mozilla Firefox terbaru 7) Bersih dari virus/program yang dapat menggangu instalasi Dari tampilan aplikasi Dapodikmen yang hampir mirip dengan dapodikdas mulai dari menu beranda, tab Sekolah, Sarpras, PTK, Peserta didik, Rombongan Belajar, PD keluar dan PTK Non aktif maka operator sekolah tertuju pada apa yang sudah dilakukan oleh Ditjen Dikdas dengan menggunakan data yang sudah masuk ke server Kemdikbud dijadikan dasar kebijakan dan mengkritisi progress yang telah dilalui oleh dapodikmen utamanya berkaitan dengan pemanfaatan data dilingkungan ditjen dikmen yang masih masih belum memenuhi harapan dan belum dijadikan dasar kebijakan dan perencaaan program. Gambar 23Tampilan beranda Aplikasi Dapodikmen 79

92 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Dari segi impelentasi aplikasi dapodikmen ini jauh lebih mudah dibandingkan dengan aplikasi pendataan sebelumnya dengan menggunakan PAS, sinkronisasi data yang dilakukan oleh sekolah ke server dapodikmen juga sebagai data backup terakhir yang dimiliki oleh sekolah sehingga bila ada perubahan perangkat komputer sekolah dapat mengambil kembali prefill baru dan regristrasi ulang. Namun ada beberapa sekolah yang masih terkendala dengan instalasi aplikasi pada perangkat yang dimiliki oleh sekolah karena menggunakan antivirus tertentu yang menyebabkan gagal intalasi atau tidak bisa digunakan. Gambar 24Tampilan aplikasi Dapodikmen Genap/NaN Tantangan berikutnya yang menjadi hambatan operator pada implementasi aplikasi Dapodikmen ini adalah entri data PTK dan Peserta didik baru secara manual satu demi satu. Tidak ada fasilitas cepat dan memudahkan agar operator bisa memasukkan datanya ke aplikasi Dapodikmen. Salah satu cara untuk memotivasi operator adalah dengan mengentrikan data dari Client-Server dan tim work 80

93 entri Dapodikmen disekolah. Namun di aplikasi Dapodikmen saat ini masih belum ada level hak akses pengguna. Aplikasi Sinkronisasi Aplikasi Sinkronisasi didesain dan dirancang untuk mengirimkan data yang ada disekolah dengan menggunakan aplikasi dapodikmen. Aplikasi ini tidak berdiri sendiri, melainkan diintegrasikan saat instalasi paket aplikasi dapodikmen. Operator yang ditunjuk oleh sekolah melakukan regristasi aplikasi dengan kode regristrasi yang sudah ada. Jika Komputer operator sekolah terkoneksi dengan internet, maka proses regristrasi menjadi lama karena pada saat yang bersamaan system melakukan sinkronisasi data untuk pengencekan data terbaru termasuk referensinya. Bila operator tidak menggunakan koneksi internet saat regristasi maka prosesnya lebih cepat karena tidak terjadi sinkronisasi sehingga pada saat awal operator untuk melakukan validasi dan sinkronisasi. Tujuan dilakukannya singkronisasi diawal bagi yang regristrasi tanpa koneksi internet adalah untuk memperbaharui referensi terbaru yang ada aplikasi dapodikmen dengan menyesuaikan kondisi referensi yang ada pusat. Pada aplikasi sinkronisasi menyediakan dua cara dalam pengiriman data, yaitu melalui online dan offline. Pengiriman data secara online bisa dilakukan oleh sekolah bila dalam proses pengiriman datanya sudah memiliki infrastruktur jaringan internet disekolahnya. Namun Sekolah yang memiliki keterbatasan dalam jaringan internet masih ada jalan keluar yaitu dengan sinkronisasi offline(pembahasan khusus ada pada mekanisme pengiriman data dapodikmen). Berikut ini adalah tampilan sinkronisasi secara online. 81

94 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Gambar 25Tampilan Sinkronisasi online Selain pengiriman data, tim sinkronisasi juga memiliki tugas untuk pembuatan generate prefill sekolah yang bisa diakses di Gambar 26Aplikasi File Prefill 82

95 Dengan adanya prefill inilah yang terkadang operator sekolah memandang sebagai data backup yang bisa disalin dan digandakan untuk diletakkan di komputer lain tanpa harus generate prefill yang terbaru. Prefill adalah data awal pada aplikasi dapodikmen dan jika ada pergantian perangkat pada aplikasi maka harus dilakukan generateprefill terbaru beserta regristrasi lagi. Bila proses diatas tidak dilakukan, maka yang terjadi adalah kepanikan oleh operator yang datanya serasa kembali ke awal kembali dan melakukan update data kembali padahal sudah melakukan pengiriman data dengan benar melalui sinkronisasi online. Perbedaan data antara lokal komputer dengan yang berada di server atau ada data yang diturunkan ganda dibutuhkan informasi dan solusi yang tepat agar dengan mudah diselesaikan. Kode regristrasi dan prefill pada aplikasi Dapodikmen menjadi kata kunci yang harus diperhatikan dan diamankan, mengingat akan pentingnya akan kode regristrasi ini, maka Sekolah diharapkan untuk membuatkan SK penugasan kepada operator Sekolah untuk bisa menjalankan tugas pendataan ini dengan baik. Bila ada operator Sekolah yang sudah tidak lagi menjalankan tugas sebagai operator pendataan sekolah untuk bisa segera melakukan perubahan kode regristrasi untuk menghindari hal hal yang tidak diinginkan. Aplikasi BackEnd Aplikasi Backend atau aplikasi manajemen pendataan ini adalah aplikasi yang didesain dan dirancang untuk sistem informasi manajemen dan pengelolaan data yang disediakan untuk stakeholder pendidikan. Untuk informasi yang bisa diakses oleh publik bisa mendapatkan informasi mulai dari berita, DonwloadAplikasi, FAQ, peringkat pengiriman, rekap nasional dalam bentuk agregat dan data pokok pendidikan secara Nasional. 83

96 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Bila melihat lebih detail individu informasi yang ada di aplikasi manajemen maka perlu adanya hak akses yang mengatur kewenangan dan tanggung jawab penggunaan data. Pembagian tugas dan level hak akses ini sangat membantu dalam memetakan pemanfatan dan pengelolaan data pendidikan. Pemberian hak akses dalam pemanfaatan dan pengelolaan data pendidikan untuk meningkatkan partisipasi aktif direktorat teknis terkait dan Dinas Pendidikan. Gambar 27tampilan manajemen pendataan Dari tampilan yang sudah disediakan, masih banyak fasilitas layanan yang dibutuhkan oleh direktorat teknis, Dinas Pendidikan dan Sekolah yang harus segera mendapatkan perhatian agar data pokok pendidikan menengah bisa digunakan untuk kebijakan dan perencanaan program. Salat satu contoh layanan yang masih diberikan kabupaten/kota dalam menejemen pendataan adalah unduh kode regristrasi dan fasiltas edit data sekolah. Padahal dinas pendidikan kabupaten/kota berharap lebih dari itu yaitu mendapatkan data yang telah dikirim oleh dinas kabupaten/kota tanpa harus melakukan pendataan lagi. Cukup memanfaatkan data yang sudah ada. 84

97 Infrastruktur Penyediaan infrastruktur untuk mendukung proses pendataan dapodikmen yang ada saat ini tergambar pada topologi dapodikmen dibawah ini. Gambar 28Topologi Jaringan Dapodikmen 85

98 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Gambar 29 Topologi jaringan yang ada di Gedung C 86

99 Gambar 30 Topologi jaringan yang ada di Gedung D 87

100 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN Gambar 31Topologi jaringan yang ada di IDC Duren Tiga 88

101 3.2 Kondisi Yang diharapkan Aplikasi Dapodikmen merupakan satu satunya aplikasi penjaringan pendataan dilingkungan ditjen dikmen, oleh karenanya aplikasi dapodikmen diharapkan mampu memenuhi semua kebutuhan data di Kemdikbud. Bila ada atribut yang masih belum tersedia, maka unit utama yang membutuhkan atribut tersebut untuk segera mengusulkan ke PDSP. Di samping itu Aplikasi Dapodikmen yang dirancang juga harus bisa mengakomodir dari sekolah yang masuk kategori SPM (Standar Pelayanan Minimal) sampai dengan sekolah yang sudah memenuhi SNP (Standar Nasional Pendidikan). Pengembangan fitur yang ada di sistem aplikasi dapodikmen dapat memudahkan operator sekolah dalam memenuhi kebutuhan data yang ada ditingkat sekolah dan Dinas Pendidikan agar tidak terjadi pengulangan entri data oleh operator sekolah. Akan lebih baik lagi jika pendataan Dapodikmen yang sudah dilakukan sosialisasi oleh Ditjen dikmen dan dilakukan entri data oleh operator sekolah bisa secara bertahap digunakan sebagai bahan acuan pelaksanaan program dan perencanaan oleh direktorat teknis terkait. Pada Direktorat PTK dikmen bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan Aneka tunjangan, Kesejahteraan, Penyetaraan guru Bukan PNS, Penilaian Angka Kredit, karir, Penghargaan dan perlindungan PTK serta beasiswa PTK. Dari Direktkorat Teknis SMA/SMK bisa memanfaatkan data dapodikmen untuk Bantuan operasional SEkolah (BOS), Program Ruang Kelas Baru (RKB), Rehap, Bantuan beasiswa Miskin (BSM) dan izin belajar peserta didik. Pelaksanaan ujian Nasioanal yang diselenggarakan oleh puspendik dengan melakukan penjaringan Peserta ujian nasional datanya juga bisa diambil dari data pokok pendidikan nasional yang sudah melalui proses Verifikasi dan validasi oleh PDSP. Demikian juga untuk data PTK yang selama ini 89

102 BAB III KONDISI UMUM SISTEM DAPODIKMEN proses sertifikasi melalui program dari BPSDM bisa langsung datanya diambil melalui Verifikasi dan validasi PTK oleh PDSP. Begitu juga untuk Penilaian hasil belajar peserta didik yang nantinya digunakan untuk perguruan tinggi dan program bidik misi dapat memanfaatkan data yang ada di dapodikmen sebagaimana gambar dibawah ini : Gambar 32Transaksi mengacu pada dapodik 90

103 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 4.1. Perancangan Database Ditjen Dikmen menaungi beberapa direktorat teknis yaitu Direktorat Pembinaan SMA, Direktorat Pembinaan SMK, Direktorat Pembinaan PKLK, dan Direktorat Pembinaan PTK. Dari sudut pandang kebutuhan data, masing-masing direktorat tersebut memiliki fokus berbeda-beda, kondisi ini mengarahkan pihak sekretariat agar memperhatikan lebih detail kondisi masing-masing Direktorat Teknis. Tahap awal perancangan database dimulai dengan mengembangkan formulir Sekolah, PTK, dan Peserta Didik. Ketiga formulir ini dirancang untuk menggambarkan kondisi yang akan dijaring oleh sistem pendataan menggunakan Aplikasi Dapodikmen. Formulir dalam hal ini tidak dimaksudkan untuk digunakan sebagai alat penjaringan, tetapi untuk memastikan apakah database hasil rancangan nanti mampu melayani kebutuhan data seperti yang diharapkan. Jika diamati, perbedaan mendasar antar jenjang di Ditjen Dikmen adalah masalah penjurusan dan peminatan. Jenjang SMA tidak terlalu banyak memiliki jenis jurusan jika dibandingkan dengan jenjang SMK. Sedangkan jenjang PKLK, penjurusannya ditentukan oleh ketunaannya. Cita-cita awal dibangunnya dapodikmen adalah penyatuan struktur database untuk seluruh jenjang dengan tambahan kekhususan jika diperlukan oleh masing-masing jenjang. Pada tahap ini, ditemukan beberapa ciri khusus dari masing-masing jenjang. Di Direktorat Pembinaan SMA, pengakuan sertifikasi ISO melekat pada satuan 91

104 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN pendidikan, sedangkan di Direktorat Pembinaan SMK, pengakuan sertifikat ISO melekat pada jurusan/program studi. Tahap perancangan database juga melibatkan Pusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) karena unit kerja ini yang bertugas untuk menerbitkan seluruh referensi data yang akan digunakan oleh Aplikasi yang dikembangkan oleh unit utama. Struktur database diinisiasi oleh tim yang terdiri dari unsur Unit Utama (Setditjen Dikdas dan Setditjen Dikmen), Pusat Data dan Statistik Pendidikan, dan Direktorat Teknis Terkait di seluruh Unit Utama. Secara garis besar, database yang akan dibangun nanti harus mampu menjawab permasalahan-permasalahan berikut: 1. Dapat menyajikan data satuan pendidikan secara longitudinal dari awal penerapan Dapodikmen sampai tahun terakhir. 2. Dapat menyajikan data individu satuan pendidikan, data individu PTK yang terkait dengan satuan pendidikan, data individu Peserta Didik yang terkait dengan satuan pendidikan dan PTK. 3. Dapat menampung informasi pembelajaran masing-masing individu peserta didik sesuai kurikulum yang berlaku. 4. Dapat menampung informasi nilai hasil belajar (rapor) masingmasing individu peserta didik sesuai kurikulum yang berlaku. 5. Dapat disinkronisasi dengan database Pusat Data dan Statistik Pendidikan. 6. Dapat disinkronisasi dengan database Front End yang terdapat di Sekolah Rancangan Sistem Desain atau perancangan merupakan suatu proses untuk mendefinisikan arsitektur, komponen-komponen, antarmuka, dan beberapa karakteristik suatu sistem. Dengan adanya desain, model 92

105 suatu sistem bisa dievaluasi dan dianalisa apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Secara umum, desain sistem ini ditujukan untuk menjadi pedoman (guideline) dalam rangka mengefektifkan dan mengefisienkan upaya untuk menjadikan data pendidikan tersedia, bermanfaat dan dapat dipercaya. Secara khusus, desain sistem ini dijabarkan dalam bentuk yang lebih praktis. Sesuai dengan kriteria data yang dikehendaki pada Bab Sebelumnya, desain sistem data pendidikan ini merupakan cara menata data pendidikan agar memenuhi kriteria: a. Memenuhi persyaratan data individual, relasional dan longitudinal. b. Memungkinkan untuk pemakaian data secara bersama. c. Tahan terhadap perubahan proses. d. Mampu menangani volume yang sangat besar. e. Kualitas data selalu meningkat. Untuk selanjutnya dalam bab ini akan dijelaskan lebih detail mengenai arsitektur sistem, rancangan struktur basisdata Dapodik, rancangan mekanisme, strategi pemenuhan kualitas data, serta strategi peningkatan kualitas sistem Arsitektur Sistem Arsitektur sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai cara membagi sistem menjadi subsistem-subsistem dan menetapkan cara interaksinya (antar subsistem), sedemikian rupa sehingga sistem secara keseluruhan layak untuk dibangun (feasible), dapat dikembangkan (developable), handal (reliable), aman (secure) dan berkinerja baik (high performance). 93

106 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Penerapan Prinsip Single Source of Data Pengertian sederhana dari prinsip "Single Source of Data" ini adalah bahwa perubahan satu item data hanya dapat dilakukan di satu titik saja. Semua yang memakai item data tersebut tidak perlu melakukan pengetikan ulang data yang berubah tersebut. Dengan demikian satu titik tersebut merupakan sumber tunggal, tidak boleh ada titik lain yang dapat mengubah item data tersebut. Prinsip "Single Source of Data" akan mengefisienkan pengelolaan data. Dengan menyatukan sumber data, tidak perlu lagi melakukan rekonsiliasi data melalui proses matching. Setiap rekonsiliasi data yang berasal dari sumber berbeda membutuhkan upaya yang besar. Sebagian dari data tersebut dapat ditemukan pasangannya melalui pemrosesan kriteria dalam basisdata, tetapi sebagian lagi membutuhkan upaya manual karena data tersebut awalnya diproduksi oleh operator yang tentunya ada ketidakkonsistenan. Untuk jumlah data yang tidak besar, memelihara beberapa sumber data masih dalam batas kemampuan untuk direkonsiliasi. Namun data pendidikan yang berskala nasional merupakan data yang sangat besar. Rekonsiliasi akan sangat mahal. Prinsip "Single Source of Data" harus diterapkan secara tegas. Mekanisme yang kurang tepat dapat berpotensi merusak prinsip tersebut, misalnya penyalinan (copy) data. Tampaknya penyalinan tersebut logis dan masuk akal dapat memenuhi prinsip "Single Source of Data", tetapi karena sifat data yang dapat berubah sewaktu-waktu, salinan data tersebut tidak sama lagi dengan data terbaru. Upaya untuk menjadikan sama kembali, bisa dengan menyalin ulang dari data terbaru. Tetapi data lain, misalnya ada transaksi, yang merujuk pada salinan lama akan kehilangan rujukan. Hal ini dikarenakan proses penyalinan ulang harus menghapus data lama terlebih dahulu. Alternatif lain untuk menyamakan kembali adalah dengan melakukan 94

107 editing pada salinan agar sesuai dengan data terbaru. Tetapi ini juga mengandung potensi menerima human error. Salinan data yang sudah berbeda dengan sumbernya dapat dikategorikan data dengan sumber yang lain. Atau dengan kata lain, sudah melanggar prinsip "Single Source of Data".Basisdata yang mengikuti prinsip "Single Source of Data" harus memenuhi beberapa kriteria, diantaranya: 1. Mampu menampung semua data yang berlingkup nasional. 2. Merupakan rujukan yang persisten, dimana perujuk tidak akan kehilangan rujukan yang dikarenakan perubahan pada sumber data. 3. Kelengkapan data dapat diterima semua pengguna. 4. Validitas data dapat diterima. 5. Operasi data sederhana dan berkinerja baik (responsif) Ruang Lingkup Dapodikmen Idealnya, prinsip Single Source Of Data menyatukan media penyimpanan untuk menyimpan semua data hasil dari kegiatan transaksional maupun pendataan yang tersimpan pada basisdata masing-masing aplikasi, untuk membentuk sebuah basisdata yang terpusat. Masing-masing basisdata aplikasi hanya bersifat sebagai media penampung data sementara, karena semua data nantinya harus dikirimkan ke basisdata pusat baik dengan sistem batch maupun incremental. Untuk menjamin bahwa data yang dikumpulkan oleh masing-masing aplikasi akan dapat dikonsolidasi pada basisdata pusat. Basisdata pusat perlu mengeluarkan data referensi yang yang dijadikan pedoman bagi semua format data yang berlaku pada basisdata-basisdata semua aplikasi. Selanjutnya semua kebutuhan dan pemanfataan data akan dilakukan atau dilayani melalui/oleh basisdata 95

108 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN pusat ini. Pada kenyataannya, penyatuan seluruh basisdata tersebut tidaklah mungkin, mengingat: 1. Volume data pendidikan sangatlah besar. 2. Setiap aplikasi merupakan perwujudan dari kebutuhan informasi yang spesifik (purpose-driven). Aplikasi akan selalu berubah, karena kebutuhan informasi selalu berkembang. 3. Perubahan struktur data bagi aplikasi merupakan "perubahan besar" (major), penyatuan semua data hanya akan memperluas dampak perubahan struktur data. Oleh karena itu, perlu pendekatan yang realistis untuk menerapkan prinsip "Single Source Of Data", yaitu dengan melakukan: 1. Membagi area data menjadi lapisan-lapisan diantaranya : a. Data referensi. Merupakan rujukan format data, mutlak harus ditentukan dari satu titik saja. b. Data pokok. Merupakan entitas utama pendidikan yang menerima "intervensi pembangunan", sehingga entitas ini merupakan unit (sasaran) manajemen terkecil. Data pokok dapat berasal dari banyak titik (misalnya sekolah), tetapi dikumpulkan dalam satu tempat, dan semua proses yang mempengaruhi perubahan data pokok serta status keberadaannya dilakukan di tempat tersebut. c. Data Transaksional. Data transaksional meliputi catatan segala aktivitas yang terkait dengan entitas utama pendidikan; baik entitas utama tersebut sebagai subjek maupun objek. 2. Menetapkan lapisan data referensi dan lapisan data pokok untuk menerapkan prinsip "Single Source Of Data" secara ideal, yaitu diletakkan dalam satu basisdata terpusat. 3. Mengharuskan lapisan data transaksional agar mengacu pada lapisan data referensi dan lapisan data pokok. Data transaksional cukup disimpan di dalam basisdata lokal sistem transaksional 96

109 masing-masing. Apabila ada hasil transaksi yang penting untuk menjadi input bagi aplikasi-aplikasi lainnya, hasil transaksi tersebut sebaiknya disalin dalam basisdata terpusat tersebut. Dengan demikian, jelaslah bahwa basisdata terpusat untuk data pendidikan adalah Data Pokok Pendidikan, yang didalamnya terdapat dua lapis data, yaitu: 1. Data referensi 2. Data pokok Dapodik Sebagai Backbone Integrasi (Vertikal) Pada konsep Single Source Of Data, semua kebutuhan dan pemanfaatan data akan dilakukan atau dilayani oleh basisdata pusat. Dalam hal ini basisdata pusat tersebut adalah basisdata Dapodik. Dapodik sebagai basisdata pusat merupkan backbone dari integrasi. Sistem-sistem yang berada di dalam lingkungan Kemdikbud mengacu pada basisdata Dapodik sebagai backbone integrasi. Skema hubungan antara sistem-sistem yang berada di lingkungan Kemdikbud dengan basisdata Dapodik. Komunikasi antara basisdata Dapodik dengan basisdata yang berada pada sistem-sistem di lingkungan Kemdikbud (sistem #1 sampai sistem #n) bersifat dua arah. Sistem-sistem di lingkungan Kemdikbud tersebut secara berkala melakukan sinkronisasi dengan basisdata Dapodik sehingga data yang ada di dalam sistem adalah data yang sudah terbaharui dan data yang berada di dalam Dapodik adalah data yang lengkap. 97

110 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 33Hubungan Antara Data Dapodik dengan Sistem-Sistem dilingkungan Kemdikbud Integrasi Antar Jenjang Pendidikan (Horizontal) Sebelum basisdata Dapodik ada, data antar jenjang pendidikan terpisah, misal: data seorang siswa A ketika di SD terpisah dengan ketika siswa tersebut di SMP. Sehingga tidak terlihat adanya keterkaitan antar jenjang pendidikan. Padahal kenyataannya jenjang pendidikan yang lebih rendah menjadi prasyarat untuk jenjang pendidikan di atasnya. Misal, jenjang pendidikan SD menjadi prasyarat untuk menempuh jenjang pendidikan SMP, jenjang pendidikan SMP menjadi prasyarat untuk menempuh jenjang pendidikan SMA, dan seterusnya. Agar hal tersebut tidak terjadi maka basisdata Dapodik harus bisa berperan sebagai sarana integrasi antar jenjang pendidikan. Untuk itu di dalam struktur basisdata Dapodik data seorang siswa hanya 98

111 disimpan sebagai satu data. Jika seorang siswa tersebut mengalami perubahan jenjang maka datanya akan dirubah melalui sistem transaksi. Di dalam Dapodik, seorang siswa hanya akan memiliki satu identifier (ID). Identifier ini tidak akan berubah walaupun siswa tersebut pindah sekolah, naik jenjang ataupun yang lainnya. Dengan demikian histori dari seorang siswa akan selalu terekam walaupun sudah terjadi perubahan sekolah ataupun perubahan jenjang pendidikan. <#1: bila ada penambahan data -- simple append, tidak ETL / tambahan atribut> <#3: struktur basisdata harus bisa dipakai untuk mengevaluasi kelengkapan data, meski terbatas> <#4: struktur terbuka untuk melakukan validasi dengan partisipasi luas> Desain Terdistribusi Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Kemdikbud tidaklah mungkin (dengan teknologi yang ada saat ini) memusatkan basisdata pendidikan, dimana semua data tentang pelaku, penerima dan proses pendidikan ada di dalam basisdata tersebut. Selalu ada keterbatasan; mulai dari keterbatasan teknis, misalnya kapasitas penyimpanan, sampai pada keterbatasan kemampuan unit organisasi dalam menggalang, memvalidasi, memverifikasi dan memelihara data. Karena itu perlu ada pembagian atau partisi basisdata, agar didapatkan kinerja aplikasi yang tinggi. Dengan teknologi basisdata yang modern, upaya untuk menjaga integritas data dalam satu basisdata adalah mudah. Akan tetapi, 99

112 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN pengumpulan data telah dinyatakan Inmen nomor 2 tahun 2011 sebagai tanggungjawab unit utama. Artinya, basisdatanya tidak satu lagi.padahal, prinsip single source of data mutlak diperlukan untuk mendasari platform pemanfaatan data secara bersama (shareable). Oleh karena itu, prinsip Single Source Of Data ditarik ke atas menjadi Level Logis, bukan Level Fisik lagi. Kelima repository di keempat unit utama dan data warehouse di PDSP harus dapat dilihat sebagai satu Single Source Of Data. Gambar 34 menunjukkan skema penyelenggaraan basisdata terdistribusi untuk secara bersama-sama mengimplementasikan prinsip Single Source Of Data secara logis. Secara fisik ada repositori terpisah (terdistribusi) Secara logis, semuanya konsisten dan sinkron membentuk satu basisdata. Gambar 34Prinsip single source of data diterapkan secara logis untuk merangkai kelima repository yang ada di unit utama dan PDSP. Basisdata terdistribusi adalah basisdata yang secara logical adalah satu namun secara fisik tersimpan dalam piranti yang terpisah-pisah. Beberapa alasan dipilihnya desain terdistribusi dalam basisdata ini adalah sebagai berikut: 100

113 1) Performanya tinggi: pemrosesan query lebih cepat. 2) Kehandalan: karena data disimpan diberbagai piranti atau node, jika satu node mengalami crash maka tidak menyebabkan node yang lain tidak bisa diakses. 3) Ekspansi mudah: dapat disesuaikan dengan mudah sesuai dengan berkembangnya ukuran basisdata Sinkronisasi Sebagai Metode Distribusi Instruksi Menteri Pendidikan Nasional Nomor 2 Tahun 2011 telah memerintahkan masing-masing sekretariat direktorat jenderal untuk melaksanakan pendataan. Hal ini tidak lain karena direktorat jenderal mempunyai legitimasi yang sangat baik untuk meminta data yang benar ke satuan pendidikan-satuan pendidikan di bawah binaannya. Masing-masing ditjen mempunyai basisdata pendataannya sendiri. Untuk memenuhi presyaratan kondisi Single Source tersebut, mutlak diperlukan adanya satu mekanisme sinkronisasi. Gambar 35 menunjukkan basisdata tunggal yang berevolusi menjadi lima basisdata, tetapi secara logis harus dapat dianggap sebagai satu basisdata. Sinkronisasi dilakukan dalam skema terpusat dengan PDSP sebagai pusatnya. Tanpa menentukan pusat, sangatlah tidak efisien apabila direktorat jenderal melakukan sinkronisasi secara bilateral, karena akan butuh 6 kanal sinkronisasi antar Direktorat Jenderal. 101

114 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 35Evolusi dari basisdata ideal, menjadi 5 basisdata yang tersinkronisasi melalui basisdata PDSP Kodifikasi pada Primary Key Nilai dari primary key pada basisdata Dapodik dibuat sesuai dengan aturan kodifikasi. Dimana kodifikasi primary key tersebut dibuat berdasarkan tingkat ketergantugan data dan laju perubahan data. Berdasarkan tingkat ketergantungan data dengan data lain serta laju perubahan data, data dibagi menjadi 4 kuadran. 1) Kuadran I: Data yang independen dan jarang berubah. Contoh: Agama, Jenjang Pendidikan, Jenis Kelamin. 2) Kuadran II: Data yang dependen dan jarang berubah. Contoh: Mata Pelajaran, Jenis Sarana, Kemampuan Ekonomi. 3) Kuadran III: Data yang independen dan laju perubahannya cepat. Contoh: Program Studi. 4) Kuadran IV: Data yang dependen dan laju perubahannya cepat. Contoh: Peserta Didik, PTK. 102

115 Untuk data yang jarang berubah, data yang berada pada kuadran I dan II, pembuatan primary key dengan menggunakan aturan sebagai berikut: 1) Kode sependek mungkin tetapi masih dapat menampung penambahan di kemudian hari. 2) Meaningful, agar memudahkan verifikasi semua perangkat lunak yang dibangun dengan mengacu data referensi. 3) Tertib urutan, agar memudahkan pencetakan atau pelaporan. Contoh: primary key untuk Agama adalah berupa angka. 1 untuk agama Islam, 2 untuk agama Kristen, 3 untuk agama Katolik, dan seterusnya. Untuk data yang laju perubahannya cepat, data yang berada pada kuadran III dan IV, pembuatan primary key dengan menggunakan aturan sebagai berikut: 1) Kode meaningless. 2) Verifikasi duplikasi menggunakan atribut-atribut selain kode. Jenis primary key yang sesuai adalah dengan menggunakan GUID (Globally Unique Identifier). GUID adalah sebuah susunan angka yang bersifat pseudo-random (acak-semu) yang bisa digunakan untuk primary key. GUID biasanya ditulis dalam bilangan heksadesimal dengan panjang hingga 128 bit (16-byte). Sehingga jumlah maksimum dari GUID yang dapat dibuat adalah Jumlah tersebut cukup banyak untuk dijadikan sebagai primary key. Contoh: primary key dari 103

116 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN peserta didik adalah ID peserta didik dengan tipe data GUID, maka contoh nilainya 3F2504E0-4F89-11D3-9A0C-0305E82C Topologi Relasional Topologi basisdata yang digunakan dalam struktur basisdata Dapodik adalah topologi relasional. Topologi relasional ini menyimpan informasi mengenai data dan relasinya dalam tabel-tabel dua dimensi. Beberapa alasan penggunaan topologi relasional pada struktur basisdata Dapodik adalah: 1) Menghindari adanya redundansi karena struktur data sudah dinormalisasi sebelumnya. 2) Bisa mengeksekusi query yang sangat kompleks. Dengan basisdata relasional query yang melibatkan banyak tabel dapat dibuat dan dijalankan dengan mudah. 3) Tingkat kemanan meningkat. Dengan topologi relasional, data dapat disimpan ke dalam tabel yang terpisah. Tabel tertentu bisa diakses dan tabel tertentu tidak bisa diakses. Contoh: tabel PTK dengan tabel Tunjangan dipisah. Tabel Tunjangan tidak bisa diakses oleh sembarang orang. 4) Memudahkan untuk melakukan manipulasi data, karena data disimpan di dalam tabel yang terpisah-pisah. 5) Hubungan antar data mudah untuk dipahami. Contoh hubungan relasional pada Dapodik ditunjukkan pada Gambar 36. Pada gambar tersebut tampak bahwa entitas PTK mempunyai relasi dengan Satuan Pendidikan dan Proses Belajar Mengajar. Entitas Satuan Pendidikan berelasi dengan PTK, Substansi Pembelajaran, dan Rombel. 104

117 Gambar 36Hubungan relasional Data Pokok Pendidikan Strong Reference Hubungan antara data pokok dan data transaksi dengan data referensi di dalam struktur basisdata Dapodik bersifat kuat (strong). Tujuannya adalah untuk meningkatkan konsistensi data dan kevalidan data. Cara untuk membuat hubungan yang kuat tersebut adalah dengan melakukan standarisasi atribut dengan data referensi. Dengan kata lain, atribut-atribut pada suatu entitas yang nilainya bersifat konsisten dibuat melalui relasi entitas dengan data referensi dari pada berdiri sendiri sebagai atribut baru. Sebagai contoh, Agama merupakan atribut dari Peserta Didik. Namun informasi dari Agama ini bersifat konsisten (Islam, Kristen, Katolik, Hindu, Budha, dan Konghucu). Oleh karena itu Agama tidak dijadikan sebagai atribut dari Peserta Didik melainkan dijadikan sebagai data referensi yang direlasikan dengan entitas Peserta Didik. Dengan demikian isi dari informasi Agama harus berada pada data referensi Agama. Struktur dari basisdata Dapodik yang bersifat strong reference ditunjukkan pada Gambar

118 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 37Contoh Struktur Basisdata Dapodik yang Bersifat Strong Reference Skala Nasional Salah satu tujuan dibuatnya sistem basisdata Dapodik adalah terkumpulnya data pokok pendidikan dalam skala nasional dan lengkap sesuai dengan entitasnya. Selain itu, data Dapodik ini juga bisa dimanfaatkan oleh seluruh organisasi di lingkunagn Kemdikbud dalam skala nasional. Oleh karena itu, struktur dalam basisdata Dapodik dibuat supaya memenuhi berbagai kriteria berikut: 1) Scalable Struktur basisdata dari Dapodik harus bisa menampung data yang laju pertumbuhannya besar karena data Dapodik ini menampung 106

119 data skala nasional. Mengenai kisaran laju pertumbuhan ukuran data Dapodik sudah dijelaskan pada bab sebelumnya. 2) Simetris Struktur basisdata yang berada di kementerian sama dengan struktur basisdata yang ada di satuan pendidikan-satuan pendidikan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses sinkronisasi data antara data yang ada di satuan pendidikan dengan data di Kemdikbud. 3) Object approach Primary key merupakan object id suatu entitas. Oleh karena itu sedapat mungkin suatu entitas menggunakan single primary key dari pada composite primary key. Hal ini akan memudahkan pengembang dalam mengembangkan suatu aplikasi. Selain itu untuk mengefisiensikan penyimpanan data, relasi dependen antar atribut diminimalkan Longitudinal Struktur basisdata Dapodik dibuat untuk dapat menyimpan data longitudinal. Data longitudinal adalah data yang mempunyai banyak nilai karena berjalannya waktu. Data ini bersifat dinamis namun data yang lampau tidak hilang. Adapun tujuan penyimpanan data dalam bentuk longitudinal adalah data dapat digunakan untuk menelusuri riwayat objek yang diamati. Selain itu, data longitudinal juga bisa digunakan untuk membaca trend yang terjadi pada suatu objek. Pada skema yang ada pada Gambar 38 selain terdapat Entitas Prasarana juga terdapat Entitas Prasarana Longitudinal. Entitas Prasarana Longitudinal tersebut berelasi dependen terhadap entitas Tahun Ajaran. Pada kenyataanya tingkat kerusakan suatu prasarana pada suatu sekolah untuk tahun ajaran yang berbeda terus berubah. 107

120 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Dalam desain tersebut, tingkat kerusakan suatu prasarana disimpan dalam entitas Prasarana Longitudinal. Dimana data kerusakan prasarana ditambahkan ke dalam entitas Prasarana Longitudinal tanpa menghapus data kerusakan prasarana pada tahun ajaran sebelumnya. Data ini akan terus bertambah seiring dengan bertambahnya tahun ajaran. Dengan mekanisme penyimpan tersebut maka organisasi dapat melihat trend kerusakan prasarana suatu sekolah dari tahun ke tahun. Gambar 38Contoh struktur basisdata Dapodik untuk menyimpan data longitudinal. 108

121 Rujukan Persisten Data yang berada pada basisdata Dapodik adalah data referensi dan data pokok. Data referensi dijadikan sebagai acuan data pokok dan data pokok dijadikan sebagai acuan data transaksi. Data referensi ini sangat jarang sekali berubah namun bukan berarti data referensi tidak pernah berubah. Jika suatu saat terjadi perubahan data referensi misal data referensi sudah tidak berlaku maka data referensi tidak boleh dihapus. Data referensi yang sudah tidak dipakai di-expired-kan (soft delete). Oleh karena itu dibuatlah skema expiration control seperti yang ditunjukkan pada Gambar 39. Adapun tujuan diberlakukannya soft delete terhadap data referensi adalah untuk menyimpan histori dari data referensi serta menjaga integritas dari data-data pokok yang mengacu pada data referensi tersebut. Misal: data referensi yang ada pada tabel Sumber Dana awalnya berisi Biro PKLN, Pustekkom, Puskurbuk. Karena adanya peraturan baru maka Puskurbuk harus dihapus karena tidak bisa menjadi sumber dana. Jika secara fisik data Puskurbuk dihapus maka data-data pokok yang merefer ke Puskurbuk akan berubah dan akibatnya data pokok tersebut tidak valid. Oleh karena itulah, diperlakukan soft delete pada data referensi yang artinya ketika data referensi dihapus maka data tersebut secara logika akan terhapus (menggunakan expiration control) namun secara fisik data tersebut masih tersimpan di dalam basisdata. Transaksi lama yang mengacu pada "Puskurbuk" masih bisa menampilkan field sumber dananya secara benar (otentik, sesuai dengan datanya dulu saat dimasukkan, tidak mengalami mutasi). 109

122 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 39Penggunaan Expiration Control pada Data Referensi Perancangan Infrastruktur Data yang akan ditampung oleh sistem Dapodikmen berjumlah sangat besar mengingat data yang disimpan tidak pernah dihapus selama bertahun-tahun (longitudinal). Dengan berjalannya waktu, tentu data ini akan semakin membesar dan memerlukan penanganan yang hatihati. Salah satu masalah yang sering muncul ketika berhadapan dengan data besar adalah lamanya proses query data untuk menampilkan rekapitulasi. Oleh karena itu perlu didukungan rancangan 110

123 infrastruktur yang tepat untuk mengatasi ini. digunakan harus mampu mengatasi data besar. Perangkat yang Selain masalah data besar, sistem Dapodikmen akan berhadapan dengan banyaknya user yang akan mengakses data, banyaknya orang yang akan berusaha membongkar keamanan sistem, banyaknya layanan yang harus diberikan ketika terjadi kegagalan sistem. Untuk menjawab permasalahan tersebut, dirancanglah model infrastruktur yang akan dikembangkan di sistem Dapodikmen. Terdapat tiga blok infrastruktur yaitu Server Farm Switch, EnterpriseEdge, dan DRC. Model infrastruktur tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Blok Server Farm Switchberfungsi sebagai jembatan server dengan perangkat jaringan utama. Dimana server farm switch menerima beban data dari semua server yang terdapat di dalam data center, menerapkan aturan dan kebijakan routing, kemudian meneruskannya ke perangkat yang dituju. Dengan adanya server farm, beban yang ada pada core switch akan berkurang. Sebagai server farm switch, diperlukan switch yang memiliki kemampuan routing. 111

124 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Gambar 40 Topologi Pengembangan sistem Dapodikmen ROADMAP PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN TAHUN HALAMAN :

125 Blok Enterprise Edge berisi kumpulan server DMZ meliputi server database dan server Aplikasi. Core Switch Mengingat pentingnya fungsi core switch sebagai perangkat jaringan utama pada Ditjen Pendidikan Menengah, maka dibutuhkan perangkat core switch yang dapat diandalkan. Perangkat ini harus memiliki tingkat kegagalan yang seminimal mungkin. Oleh karena itu dibutuhkan redundansi atau 2 perangkat yang memiliki 1 fungsi yang sama. Perangkat ini akan membackup satu sama lain sehingga tidak terjadi terputusnya jaringan. Perangkat core switch harus memiliki kapasitas yang besar yang dapat memproses seluruh beban jaringan pengguna Ditjen Pendidikan Menengah. Perangkat core switch juga sebaiknya memiliki sistem modular sehingga dapat dengan mudah dikembangkan di kemudian hari. Data Center Environment pada data center harus diperhatikan dengan baik. Perangkat-perangkat yang dimiliki oleh Data Center Ditjen Pendidikan Menengah harus terjamin kontinuitas nya. Dengan environment dan perangkat pendukung pada Data Center yang baik, perangkat-perangkat yang terdapat pada Data Center dapat tahan lama dan memiliki umur perangkat yang panjang. Selain environment data center utama, perlu diperhatikan pula keberadaan Disaster Recovery Center atau DRC. DRC ini dapat berfungsi sebagai data center cadangan apabila terjadi sesuatu hal yang menyebabkan data center utama tidak dapat diakses. Dengan ada nya DRC ini, maka pengguna-pengguna yang sebelumnya terkoneksi dengan data center pusat, dapat terkoneksi ke DRC dan terus menjalankan fungsi nya 113

126 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Server Dengan banyaknya tantangan di depan, maka diperlukan penambahan server untuk memastikan bahwa program-program kerja yang akan dijalankan oleh Ditjen Pendidikan Menengah dapat berjalan dengan maksimal. Server yang dibutuhkan adalah server yang terbaru dengan kapasitas sangat besar, sehingga dapat dikembangkan dengan teknologi virtualisasi. Dengan menggunakan teknologi virtualisasi pemanfaatan perangkat server ini dapat dilakukan secara maksimal. Akan lebih baik pula apabila server bersifat modular, karena dengan sifat modular tersebut apabila ingin dilakukan pengembangan dapat dengan mudah dilakukan. Storage Area Network (SAN)Storage SAN adalah sebuah jaringan yang bertindak sebagai jalur transfer data antara sistem komputer dan elemen penyimpanan. Sebuah SAN terdiri dari infrastruktur komunikasi yang menyediakan koneksi fisik dan lapisan manajemen yang mengatur koneksi, unsur-unsur storage, dan sistem komputer sehingga transfer data jadi jauh lebih aman dan lebih kuat. Sebuah SAN juga dapat menjadi sistem penyimpanan yang terdiri dari perangkat penyimpanan, sistem komputer, peralatan network, dan perangkat-perangkat lunak lainnya yang berkomunikasi melalui jaringan. SAN mampu menyediakan kualitas kecepatan yang baik antara server dan storage. Karena hal inilah terkadang SAN biasa disebut juga sebagai Jaringan di Belakang Server Dengan SAN Storage, data akan diletakan pada satu tempat khusus. Hal ini akan membuat penyimpanan data menjadi lebih aman, karena SAN Storage dirancang dengan memperhatikan pengamanan data. Selain itu, dengan semakin banyaknya disk, maka kecepatan pengambilan data akan meningkat dengan signifikan. 114

127 Router Internet & Firewall Firewall berfungsi mencegah akses yang tidak diinginkan ataupun serangan terhadap jaringan Ditjen Pendidikan Menengah dari pihak luar melalui internet. Di samping itu, firewall juga perlu memiliki fungsi IPS (Intrusion Prevention System) untuk menyaring data yang masuk dari internet. Agar jaringan Ditjen Pendidikan Menengah tidak tersusupi dengan data-data yang bersifat merusak ataupun merugikan Ditjen Pendidikan Menengah seperti virus dan lainnya. Karena fungsinya untuk mencegah serangan, maka perangkat ini seharusnya tidak dibebani dengan fungsi lain. Sebab mungkin serangan yang datang dalam skala besar dapat menyebabkan kebocoran keamanan apabila firewall yang ada tidak mampu mengatasinya. Sebaiknya dipasang juga firewall server farm pada data center, untuk menjaga apabila ada serangan yang berasal dari dalam Ditjen Pendidikan Menengah. Karena data data yang penting berada pada server yang ada di dalam data server farm. Load Balancer Load Balancer adalah perangkat yang berfungsi membagi beban kerja di antara beberapa server. Dengan pesatnya perkembangan pada Ditjen Pendidikan Menengah, yang menyebabkan beban kerja pada server server yang ada semakin berat. Maka selain dilakukan penambahan server, juga dibutuhkan perangkat load balancer yang dapat membagi beban kerja di antara server. Diperlukan load balancer dengan kualitas yang baik dan kapasitas yang besar, sehingga pembagian beban kerja akan lebih cepat. Akan lebih baik jika menggunakan perangkat yang didesain khusus sebagai load balancer. Internet Sebaiknya Ditjen Pendidikan Menengah memiliki lebih dari satu sumber koneksi internet. Sehingga salah satu sumber internet itu 115

128 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN terputus, maka Ditjen Pendidikan Menengah masih dapat terhubung ke internet melalui sumber yang lainnya. Karena koneksi internet merupakan bagian yang vital bagi Ditjen Pendidikan Menengah yang memiliki banyak koneksi ke berbagai titik. Access Point & WLC Access point berfungsi sebagai sarana akses bagi pengguna yang menggunakan perangkat nirkabel (wifi/wireless). Diperlukan access point untuk pegawai Ditjen Pendidikan Menengah, sehingga dapat memenuhi kebutuhan semua pengguna yang mempunyai perangkat nirkabel. Dengan demikian pengguna tidak perlu memasang perangkat sendiri. Sebaiknya digunakan access point yang dapat dikontrol secara terpusat oleh pusat data dan informasi Ditjen Pendidikan Menengah, sehingga keamanan dan kebijakannya dapat diatur dengan baik. Di samping itu, access point yang dikontrol secara terpusat dapat mencegah pengguna memasang perangkat access point milik pribadi, karena tidak dapat terhubung ke jaringan tanpa izin dari pusat data dan informasi. Fitur kontrol terpusat di atas dapat tercapai dengan menggunakan Wireless LAN Controller (WLC). WLC berfungsi sebagai pusat kontrol dan konfigurasi dari access point. Sehingga semua access point yang ada di Ditjen Pendidikan Menengah dapat memiliki keamanan dan kebijakan yang sama. Web Security, Security dan Security Management Appliance Selain perangkat firewall dan IPS, diperlukan juga lapisan pengamanan ekstra. Web Security Applianceakan memastikan bahwa web yang diakses user merupakan halaman website yang aman dan tidak terdapat hal hal yang diinginkan. security akan memastikan keamanan yang keluar dan masuk jaringan Ditjen Dikmen. 116

129 4.3. Perancangan Pemanfaatan Data Dapodikmen Data yang terkumpul di server Dapodikmen pada prinsipnya adalah data bersama yang dapat digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Kemdikbud. Untuk memudahkan akses terhadap sumber data yang sama tersebut diperlukan rancangan yang efektif, supaya masing-masing pihak yang membutuhkan dapat terlayani dengan baik. Simpul pertamatempat berkumpulnya data individu Sekolah adalah server dikmen. Di server ini seluruh data pendidikan menengah untuk jenjang SMA, SMK, dan SMALB.Ditjen Dikmen memanfaatkan data yang sudah terkumpul untuk keseluruhan data baik SMA, SMK dan SMALB, Sedangkan untuk Direktorat Pembinaan SMA diberikan kewenangan hak akses untuk data SMA, Direktorat Pembinaan SMK diberikan kewenganan hak akses untuk data SMK, Direktotat P2TK Dikmen diberikan kewenganan hak akses untuk PTK yang ada dilingkungan Pendidikan Menengah. Direktorat PKLK Dikmen diberikan kewenganan hak akses untuk data SMALB. Untuk Pemanfaatan di Dinas Pendidikan Provinsi, maka hak akses yang diberikan pada provinsi itu adalah data yang berkaitan dengan monitoring dan Perolehan Data Pokok pendidikan yang ada di wilayahnya. Begitu juga untuk Dinas Pendidikan kabupaten/kota juga hanya diberikan hak akses untuk Sekolah yang ada di kabupaten/kota masing masing. Mekanisme pengajuan Permohonan pemanfaatan data baik menggunakan manajemen pendataan Dapodikmen atau yang langsung terkoneksi ke database Dapodikmen dapat melalui surat secara resmi yang diajukan kepada Ditjen Dikmen. 117

130 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 4.4. Perancangan Aplikasi Manajemen Administrasi Berbasis TIK Perkembangan Teknologi yang ada saat ini dapat dimanfaatkan sebaik mungkin agar pekerjaan yang dilakukan secara konvesional dan berulang-ulang dapat diminimalisir serta validitas data yang akurat. Sinergi, komunikasi dan koordinasi pendataan dapat dilakukan dengan menggunakan media teknologi yang ada dan bisa mendorong pihak yang terkait untuk dapat melaksanakan Manajemen Administrasi Berbasis TIK. Transaksi-transaksi harian yang dilakukan oleh sekolah diharapkan akan semakin mudah dilakukan dan membantu operasional sekolah sehari-hari. Harapannya, data yang dikelola sekolah menjadi valid dan layak digunakan sebagai sumber data pendataan. Manajemen Administasi berbasis TIK di sekolah menggunakan PAS yang sudah ada akan dikembangkan oleh Ditjen Dikmen dengan menyesuikan kebijakan pendidikan saat ini. Adapaun pengembangan Administasi berbasis TIK Sekolah menggunakan PAS mencakup seluruh proses akademik sekolah, antara lain : a) Pengelolaan Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) Proses PPDBakan lebih mudah dilakukan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi, sangat membantu dalam proses pemberkasan, analisis dan pengambilan keputusan dalam proses PPDB, data yang berkaitan dengan proses PPDBini antara lain data Peserta didik, Sarana prasarana dan Kurikulum. Penyelenggaraan PPDBbisa disesuaikan hanya untuk internal sekolah ataupun diselenggarakan bersama oleh kabupaten/kota. Proses Penerimaan Siswa Baru sangat berpotensi dikembangkan menggunakan data induk Dapodikmen. 118

131 b) Inventarisasi sarana prasarana sekolah Dapodikmen mencatat sarana dan prasarana yang ada di sekolah. Beberapa instansi pemerintah juga melakukan pendataan yang sama. Modul yang dikembangkan dapat berupa laporan rekap inventarisasi sarana prasarana. c) Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK) Pencatatan data PTK pada Dapodikmen cukup lengkap merekam informasi akademis, kepangkatan dan informasi lain yang berkaitan dengan kepegawaian PTK tersebut. Data yang sudah terdapat di dapodikmen dapat digunakan sebagai data induk untuk modul manajemen administrasi kepegawaian seperti Penilaian Kinerja Guru, Angka kredit Guru, proses Kenaikan Pangkat dan lain lain. d) Data keuangan Sistem Manajemen administrasi sekolah juga mencakup sistem keuangan. Terutama pada proses pelaporan keuangan. Data dapodikmen dapat digunakan sebagai data induk yang menyatu dengan Pelaporan keuangan tersebut misalnya untuk pelaporan dana BOS SM, BSM SM dan seterusnya. e) Administrasi Penilaian Modul penilaian mencatat seluruh proses penilaian yang dilakukan pendidik serta memberikan kesimpulan akhir dari proses penilaian tersebut. Hasil penilaian dapat dikirimkan ke server dapodikmen pusat sebagai bahan analisis dari kondisi akademik masing masing sekolah atau daerah. Data induk yang dapat digunakan sebagai acuan adalah data PTK, Peserta didik. Rombel dan Pembelajaran. Pelaporan Penilaian tidak hanya terbatas pada pelaporan tercetak tetapi dapat juga melalui layanan mobile yang lebih fleksibel. 119

132 BAB IV TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN f) Administrasi penelusuran tamatan Penelusuran tamatan sangat diperlukan sekolah sebagai analisis kualitas tamatan. Data induk yang mengacu pada modul ini adalah data Peserta didik yang sudah tamat (peserta didik Non aktif). g) Administrasi perilaku dan kehadiran siswa Tersedianya data peserta didik dan rombongan belajar dapat dimanfaatkan untuk pencatatan perilaku dan kehadiran siswa. Perilaku siswa mencakup rekaman bimbingan konseling serta penanganannya, sedangkan kehadiran siswa mencakup pencatatan kehadiran siswa serta pelaporannya. Sistem absensi siswa disusun agar bisa diintegrasikan dengan teknologi lain misalnya dengan alat sidik jari. 120

133 BAB V STRATEGI DAN PEMBIAYAAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Strategi pengembangan sistem Dapodikmen dirancang untuk mendapatkan kualitas data di Kemdikbud dengan tahapan tepat dan terarah. Gambar 41Roadmap Kualitas data Indikator menuju kualitas data dapat dinyatakan dalam 3 tingkatan, yaitu: 1. Ketersediaan (availability). Ketersediaan adalah capaian paling rendah dalam upaya pengumpulan data. Ketersediaan data bermakna "pengguna data mendapatkan akses atau pasok data ketika membutuhkan". Ketersediaan data tidak hanya berupa "keberadaan data" semata. 2. Kemanfaatan (usability). Indikator ini menggambarkan seberapa jauh manfaat bisa dihasilkan dari data. Kemanfaatan data ini tidak didasarkan atas "manfaat yang diharapkan", tetapi lebih pada 121

134 BAB V STRATEGI DAN PEMBIAYAAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN sudut pandang "pengguna mendapatkan manfaat dari data melalui pengolahan". Pemanfaatan data adalah capaian di atas ketersediaan. Data tidaklah mungkin dapat dimanfaatkan, kalau ketersediaan minimumnya belum tercapai. 3. Kehandalan (reliability). Capaian tertinggi dari pengumpulan dan penghimpunan data adalah apabila data dapat dipercaya. Data dikatakan dapat dipercaya apabila kelengkapan dan nilai-nilainya sudah benar-benar sesuai dengan kondisi sebenarnya di dunia nyata. Agar indikator yang di tetapkan di atas dapat tercapai sesuai dengan harapan, diperlukan beberapa tujuan antara (Milestone) seperti di bawah ini. Milestone adalah suatu bagian item tahapan pekerjaan yang dibuat seolah-olah menjadi temporary finish atau selesai sementara atas sekelompok atau serangkaian pekerjaan-pekerjaan yang menjadi bagian dari schedule besar yang telah ditetapkan. Gambar 42 Milestones Sistem Dapodikmen 122

135 Milestone ke-1 yang harus dicapai pada tahun 2015 adalah terkumpulnya seluruh data satuan pendidikan secara individual. Data tersebut menjadi dasar pencapaian milestone berikutnya. Milestone ke-2 yang harus dicapai pada tahun 2016 adalah terbentuknya mekanisme pendataan yang terintegrasi dengan sistem pendukung meliputi (1) Sistem pengiriman data penilaian siswa ke sistem dapodikmen; (2) Sistem penyaluran BOS, Program Indonesia Pintar, Tunjangan Guru, Bantuan Sarana dan Prasarana lainnya; (3) Sistem pemanfaatan data dapodikmen sebagai dasar penerbitan daftar nominasi peserta Ujian Nasional. Milestone ke-3 yang harus dicapai pada tahun 2017 adalah terbentuknya mekanisme pendataan yang terintegrasi dengan sistem pengelolaan administrasi sekolah berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (ICT based school management) yang meliputi (1) pengelolaan presensi siswa dan guru; (2) pengelolaan keuangan sekolah; (3) pengelolaan perpustakaan; (4) pengelolaan website sekolah; dan sebagainya. Milestone ke-4 yang harus dicapai pada tahun 2018 adalah terbentuknyamekanisme pendataan yang terintegrasi dengan sistem pengelolaan pembelajaran online (Learning Management System) yang meliputi (1) Akses Sistem Pembelajaran Secara mandiri (Student Self Service) (2) Pembelajaran Online (3) Penilaian siswa secara online (Online Assessment); (4) Pembelajaran kolaboratif antara kepala sekolah, guru, siswa dan orang tua; (5) Pengelolaan sumber daya pembelajaran/pelatihan secara online (Training Resources Management) Milestone ke-5 yang harus dicapai pada tahun 2019 adalah terbentuknya sistem yang menjadikan database dapodikmen sebagai data dasar konektivitas antar sekolah(connected Schools). Secara 123

136 BAB V STRATEGI DAN PEMBIAYAAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN umum definisi Connected Schools adalah jejaring antar sekolah yang terhubung melalui tekhnologi informasi dan komunikasi. Sehingga terbentuk jaringan informasi pengetahuan dan pemanfaatan fasilitas secara bersama-sama. Sehingga yang memiliki kekeurangan fasilitas dapat memanfaatkan fasilitas sekolah lainnya. Selain itu komunikasi antar sekolah (kepsek, guru dan siswa) menjadi gratis melalui Voice over Internet Protocol (VOIP). Agar milestoneryang ditetapkan seperti yang dijelaskan di atas dapat terwujud secara berkesinambungan, maka Ditjen Dikmen telah menyusunindikator kunci keberhasilan pengembangan sistem Dapodikmen dalam kurun waktu tahun seperti dijelaskan pada tabel 3 di bawah ini. NO Tabel 3 : Indikator Kunci Keberhasilan INDIKATOR KUNCI KEBERHASILAN 1 Persentase Terkumpulnya Data Sekolah Menengah melalui Sistem Dapodikmen 2 Persentase Pemenuhan Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Dapodikmen 3 Persentase Kehandalan Perangkat Lunak Pendukung Dapodikmen 4 Persentase SDM tingkat pusat yang mampu mengelola Dapodikmen dengan baik 5 Persentase SDM Sekolah menengah yang mampu mengelola Dapodikmen dengan baik 6 Persentase Kehandalan Jaringan pendukung Dapodikmen TAHUN % 100% 100% 100% 100% 100% 95% 96% 97% 98% 99% 100% 93% 94% 95% 96% 97% 98% 80% 81% 82% 83% 84% 85% 80% 81% 82% 83% 84% 85% 95% 96% 97% 98% 99% 100% Untuk memastikan indikator kunci keberhasilan dapat tercapai dengan baik dan tepat sasaran maka perlu dilakukan beberapa kegiatan utama sebagai berikut : 124

137 5.1. Pengumpulan Data Sekolah Menengah Melalui Dapodikmen Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan data sekolah menengah yang meliputi SMA, SMK dan SMLB terkumpul tepat waktu sehingga dapat digunakan untuk dasar perencanaan pendidikan untuk tahun yang akan datang. Secara umum kegiatan utama kegiatan adalah sebagai berikut: 1. Sosialisasi regulasi pengumpulan dapodikmen 2. In House Training(IHT) dan Bimbingan Teknis Penjaringan Data 3. Workshop Percepatan Pendataan berdasarkan regional 5.2. Pemenuhan Kebutuhan Perangkat Keras Pendukung Dapodikmen Kegiatan pemenuhan perangkas keras menjadi hal yang sangat penting dalam menunjang implementasi sistem Dapodikmen di lapangan. Oleh karena itu untuk menjamin layanan berjalan dengan baik, ada beberapa kegiatan utama yang perlu disiapkan yaitu diantaranya : 1. Penyediaan Server untuk Migrasi dan Sinkronisasi Data. 2. Penyediaan Server untuk Mirroring dan distribusi data Indonesia Wilayah Barat. 3. Penyediaan Server untuk Mirroring dan distribusi data Indonesia Wilayah Tengah. 4. Penyediaan Server untuk Mirroring dan distribusi data Indonesia Wilayah Timur Peningkatan Kehandalan Perangkat Lunak Pendukung Dapodikmen 125

138 BAB V STRATEGI DAN PEMBIAYAAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN Kehandalan perangkat lunak dapodikmen mutlak diperlukan, karena Sistem Dapodikmen berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi. Oleh karena itu serangkaian kegiatan pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak yang digunakan telah direncanakan sebagai berikut : 1. Penyediaan dan Pengembangan portal layanan publik dapodikmen. 2. Pengembangan Database Aplikasi Dapodikmen. 3. Pengembangan aplikasi helpdesk Dapodikmen untuk media konsultasi dan komunikasi. 4. Pengembangan aplikasi sinkronisasi konsolidasi data Dapodikmen dengan Dapodikdas, PDPT, PDSP dan Unit utama terkait. 5. Pengembangan aplikasi sinkronisasi konsolidasi data Dapodikmen dengan Direktorat Teknis di lingkungan Ditjen Dikmen. 6. Pengembangan aplikasi sinkronisasi konsolidasi data Dapodikmen dengan Dinas Pendidikan Provinsi. 7. Pengembangan Web service dengan aplikasi manajeman Administrasi berbasis TIK di Sekolah 8. Pengembangan manajeman Administrasi berbasis TIK di Sekolah dengan menggunakan Aplikasi ICT Based School ManagementdanAplikasi Learning Management Systems. 9. Pengembangan awan komputasi pada pengembangan sistem Dapodikmen. 10. Pengembangan sistem pemanfaatan data oleh Direktorat Teknis (BOS, SIM PTK, Erapor dll). 11. Pengembangan SMS Broadcast Dapodikmen. 12. Ujicoba, Review, Monitoring dan Evaluasi Aplikasi Dapodikmen. 126

139 5.4. Peningkatan Kualitas SDM tingkat pusat dan Provinsi yang mampu mengelola Dapodikmen dengan baik Kegiatan ini dilakukan bertujuan agar kualitas data yang dimasukkan dalam sistem dapodikmen dapat dijaga. Adanya SDM baik di tingkat pusat maupun di propinsi yang berkualitas sangat dibutuhkan untuk mengawal kualitas data yang dikumpulkan melalui dapodikmen. SDM ini yang nantinya akan merlakukan desiminasi kepada seluruh sekolah menengah dalam melakukan pemutakhiran dapodikmen. Oleh karena itu serangkaian kegiatan yang perlu dilakukan sebagai berikut: 1. Pelatihan pengelolaan dan pemanfaatan Dapodikmen tingkat pusat 2. Pelatihan pengelolaan dan pemanfaatan Dapodikmen tingkat Provinsi Peningkatan Kualitas SDM Sekolah Menengah yang mampu mengelola Dapodikmen dengan baik. Salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas dapodikmen adalah data yang masuk dari sumber data dalam hal ini adalah sekolah benar dan valid. Untuk memastikan hal tersebut maka dibutuhkan SDM Sekolah yang mampu mengelola dapodikmen dengan baik. Sehingga semua prosedur dan tahapan sistem dapodikmen dapat dilakukan secara benar. Oleh karena itu berikut ini serangkaian kegiatan yang perlu dilakukan sebagai berikut ini: 1. ToT bagi Fasilitator Pusat, Provinsi dan Kab/Kota 2. Pelatihan pengelolaan dan Pemanfaatan Dapodikmen tingkat sekolah menengah. 127

140 BAB V STRATEGI DAN PEMBIAYAAN PENGEMBANGAN SISTEM DAPODIKMEN 5.6. Peningkatan Kehandalan Jaringan Dapodikmen Kehandalan jaringan dapodikmen perlu dijaga sehingga aliran data dari sekolah menengah dapat dengan lancar masuk kedalam sistem dapodikmen. Oleh karena itu ada baberapa kegiatan yang perlu dilakukan untuk hal tersebut yaitu diantaranya : 1. Koordinasi dan Konsolidasi Jaringan dengan Pustekkom 2. Penyediaan Back Up Jaringan Dapodikmen 3. Pemeliharaan Perangkat jaringan Dapodikmen 5.7. Pembiayaan Pengembangan Dapodikmen Untuk mencapai target yang telah ditetapkan dalam Indikator Kunci Keberhasilan pengembangan Dapodikmen, Ditjen Dikmen harus mengalokasikan pembiayaan pengembangan dapodikmen secara terus menerus yang dituangkan dalam dipa minimal dalam kurun waktu 4 5 tahun. 128

141 BAB VI ORGANISASI DAN TATA KELOLA SISTEM DAPODIKMEN 6.1. Organisasi Pendataan Struktur organisasi pendataan Dapodikmen sangat penting untuk dibentuk di lingkungan Ditjen Dikmen demi terwujudnya tujuan pendataan data pokok pendidikan satu wadah atau satu pintu yang melibatkan Direktorat Teknis dan unsur unsur yang terkait. Mengingat program pendataan melalui Dapodikmen berada di Sekretariat Ditjen Dikmen dan pada Bagian perencanaan dan anggaran yang struktur organisasi bisa dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 43struktur organisasi Ditjen Dikmen Direktorat Teknis yang berada di lingkungan Ditjen Dikmen harus proaktif untuk terlibat baik secara langsung maupun tidak langsung dengan tugas dan tanggung jawab yang jelas terhadap pengembangan 129

142 BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN sistem Dapodikmen. Salah satu bentuk komitmennya adalah menugaskan SDM handal di masing masing Direktorat untuk mengawal secara khusus pendataan Dapodikmen ini, sehingga kebutuhan dimasing masing direktorat teknis bisa diakomodir sesuai dengan kebutuhan dimasing masing direktorat teknis. Gambar 44Organisasi Pendataan Dapodikmen Mengingat proses implementasi pendataan Dapodikmen di lingkungan sekolah agar mendapatkan data yang lengkap dan valid dibutuhkan beberapa persiapan, mulai pengumpulan data, persiapan hardware dan software, sosialisasi ke warga sekolah dan sebagainya, maka perlu untuk ditetapkan Tim Kerja Dapodikmen. Penentapan tim tersebut 130

143 dimaksudkan agar pembagian tugas dan tanggung jawab menjadi jelas. Berikut ini adalah contoh ruang lingkup koordinasi tim pendataan Dapodikmen di sekolah : Gambar 45ruang lingkup Koordinasi Tim Kerja Dapodikmen di Sekolah Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada pendataan Dapodikmen di sekolah adalah : Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Sekolah : 1. Bertanggung jawab terhadap pendataan Dapodikmen yang ada di sekolah 2. Melakukan Sosialisasi aplikasi Dapodikmen dan kebijakan pendataan data pokok pendidikan ke warga sekolah 3. Berkomitmen dan mendukung serta memfasilitasi implementasi aplikasi Dapodikmen di sekolah 4. Mengawasi operator sekolah dalam pengisian Aplikasi Dapodikmen. 5. Mengintruksikan kepada Wakil Kepala Sekolah yang terkait untuk membantu / memudahkan informasi yang dibutuhkan 131

144 BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN oleh operator sekolah berkaitan dengan data profil sekolah, Sarpras, PTK, Peserta Didik dan Substansi Pembelajaran. 6. Menghimbau kepada PTK setelah melakukan proses belajar dan mengajar untuk mengisi formulir individual PTK dan mengecek kebenaran dan kelengkapan data individu yang dientri oleh operator Dapodikmen. 7. Menghimbau pada Peserta Didik untuk mengisi formulir Peserta Didik dimana formulir diserahkan kepada orang tua untuk diisi secara lengkap. Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Tata Usaha atau Administrasi Sekolah : 1. Membantu Kepala Sekolah untuk memastikan pendataan Dapodikmen yang ada di sekolah bisa berjalan 2. Membantu Kepala Sekolah menyiapkan Administrasi Sosialisasi aplikasi Dapodikmen dan kebijakan pendataan data pokok pendidikan ke warga sekolah 3. Membantu kepala Sekolah Mengawasi operator sekolah dalam pengisian Aplikasi Dapodikmen. 4. Menyiapkan dan menggandakan formulir pendataan Dapodikmen baik untuk profil sekolah, PTK dan Peserta Didik 5. Membantu Kepala Sekolah dalam menerbitkan SK Penugasan TIM pendataan Dapodikmen 6. Membantu kepala Sekolah dalam merencanakan kegiatan update data Dapodikmen ke Server pusat. Tugas dan Tanggung Jawab Operator Sekolah 1 [Entri Data] : 1. Melakukan Instalasi Aplikasi Dapodikmen di Komputer/laptop Sekolah 2. Mengentri data sesuai dengan data yang terisi di formulir pendataan. 132

145 3. Mengirim sinkronisasi data ke server melalui Aplikasi Dapodik 4. Melakukan Verivikasi dan Validasi data pokok pendidikan ke PDSP 5. Melakukan koordinasi dan konsultasi pada Kepala SEkolah berkaitan data data yang sudah dilakukakan sinkronisasi data ke server pusat Tugas dan Tanggung Jawab Operator Sekolah 2[Admin Data/Teknis] : 1. Menyiapkan Entri data untuk Client Server agar bisa dilakukan entri data secara bersama sama 2. Membantu entri data sesuai dengan data yang terisi di formulir pendataan. Dalam pembuatan Tim kerja Dapodikmen ini Kepala Sekolah perlu menerbitkan Surat Tugas atau Surat Keputusan pembentukan Tim kerja Dapodikmen. Penerbitan Surat Tugas atau Surat Keputusan ini di perlukan karena pekerjaan Tim Kerja Dapodikmen ini adalah pekerjaan berkelanjutan dan besarnya data yang harus di masukkan ke Dapodikmen. Surat Tugas atau Surat Keputusan juga di perlukan sebagai legalitas Tim Kerja Dapodikmen dalam permintaan data-data ke bagian-bagian di sekolah, dengan adanya Surat Tugas atau Surat Keputusan ini maka secara sah Tim kerja Dapodikmen boleh meminta data-data yang akan di masukkan di sekolah dan akan di masukkan di Dapodikmen. Dalam bekerja Tim kerja Dapodikmen sebagai pengelola data sangat membutuhkan bantuan dari semua pihak di sekolah dalam penyiapan data-data yang akan dimasukkan di Dapodikmen. 133

146 BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN 6.2. Mekanisme Pendataan Sistem Dapodikmen Pada dasarnya pendataan data pokok pendidikan dilingkungan Ditjen Dikmen tidak hanya melakukan sosialisasi untuk pengumpulan data dari satuan pendidikan yang akan digunakan sebagai dasar perencanaan kebijakan program, namun memiliki siklus utama yang terus berjalan mulai dari Planning,Akuisisi, Validasi, Distribusi dan Pemanfaatan Bagan Mekanisme Pendataan Sistem Dapodikmen tergambar pada gambar di bawah ini. Gambar 46 Siklus utama pendataan Dapodikmen Alur Pengiriman Data Sekolah Aktor utama dalam proses pengiriman atau sinkronisasi data ini adalah User Sinkronisasi Data. User Sinkronisasi Data adalah salah satu 134

147 operator sekolah yang bertugas untuk melakukan proses sinkronisasi secara berkala. Operator ini berkewajiban menjaga agar proses sinkronisasi dilakukan secara terjadwal dan tuntas untuk menjaga akurasi dan konsistensi data di lokal dengan data di server. Operator juga berkewajiban untuk menjaga kerahasiaan ID dan password yang dimiliki agar tidak diketahui oleh orang lain. Proses dari Sinkronisasi Data secara garis besar dibagi menjadi 5 proses utama : 1. Proses Prolog 2. Proses Push Data lokal ke server 3. Proses Pull data referensi dari server 4. Proses Pull Data terbaru dari server 5. Proses Epilog Gambar 47Proses Sinkronisasi Data Alur pengiriman pendataan Dapodikmen dimulai dari satuan pendidikan dengan menggunakan Aplikasi Dapodikmen. Aplikasi Dapodikmen (Front End Sekolah) merupakan penyatuan aplikasi 135

148 BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN pendataaan Data Pokok Pendidikan dilingkungan Ditjen Dikmen yang sebelumnya menggunakan PAS. Data yang terkumpul dengan menggunakan aplikasi Dapodikmen di satuan pendidikan dikirimkan ke server Ditjen Dikmen melalui sinkronisasi secara online dan sinkronisasi offline. Adapun penjelasan singkronisasi Online dan Offline sebagai berikut : a. Sinkronisasi Online diperuntukkan bagi satuan pendidikan yang sudah memiliki infrastruktur Koneksi jaringan internet dengan baik. Program sinkronisasi dibuat dan dikembangkan oleh Ditjen Dikmen menyatu dengan aplikasi Dapodikmen. Proses sinkronisasi Online pendataan Dapodikmen terjadi dua arah. Perubahan data yang di kirim ke server Dapodikmen Pusat akan dibandingkan terlebih dahulu dengan data yang ada di satuan pendidikan. Jika ada Perubahan atau Update Data dari aplikasi dapodikmen di satuan pendidikan yang akan di kirim ke Server Dapodikmen Pusat melalui proses validasi terlebih dahulu di aplikasi baru sinkronisasi online. Bila ada perubahan data referensi dari pusat data dan stastistik pendidikan, maka data yang belum ada di satuan pendidikan akan di update ke server lokal atau ke data aplikasi dapodikmen di satuan pendidikan. b. Sinkronisasi Offline diperuntuk bagi satuan pendidikan yang belum dan atau mengalami kesulitan infrastruktur Koneksi internet. Sehingga pendataan Dapodikmen dilakukan dengan mekanisme sinkorinsasi data dengan tidak menggunakan koneksi internet yang akan menghasilkan perubahan data yang terkompresi. Perubahan Data yang terkompresi bisa di upload ke server dapodikmen Pusat. Hasil Upload dari server nanti menghasilkan File kompresi lagi yang siap untuk di masukkan kembali ke Aplikasi Dapodikmen. 136

149 Bagi satuan pendidikan yang melakukan pendataan Dapodik sebelumnya dengan menggunakan PAS melanjutkan update data di Aplikasi Dapodikmen. Sekolah yang menggunakan PAS sebagai sistem administrasi berbasis TIK di sekolah tetap didorong untuk mengimplementasikan di sekolah. Ditjen Dikmen akan melakukan pengembangan web servis dan PAS untuk kebutuhan administrasi berbasis TIK sekolah dan diharapkan bisa terintegrasi dengan aplikasi Dapodikmen sebagaimana tergambar pada alur pengiriman data sekolah ke server Dapodikmen. Gambar 48Alur Pengiriman Aplikasi Dapodikmen (Frond End Sekolah). Ada salah satu tahapan pengembangan sistem Aplikasi Dapodikmen sebagai kelanjutan dari aplikasi pendataan sebelumnya dengan menggunakan PAS adalah dilakukannya migrasi data. Migrasi data dilakukan demi keberlanjutan, integritas dan validitas data. Satuan Pendidikan yang melakukan proses entri data tidak sesuai dengan aturan entri data akan masuk pada data residu dan proses ini membutuhkan kecermatan dan ketelitian agar satuan pendidikan mendapatkan data awal pada aplikasi dapodikmen (prefill) 137

150 BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN sebagaimana yang diharapkan mengingat struktur database yang lama (menggunakan PAS) dengan struktur database aplikasi Dapodikmen sangat berbeda. Perubahan struktur dan desain database dilakukan untuk terciptanya integrasi data antar satuan jenjang pendidikan di Kemdikbud. Berikut ini gambar diagram tahapan migrasi pendataan Dapodikmen : Gambar 49Tahapan Migrasi Pendataan Dapodikmen Prosedur Pengumpulan, Update, dan Sinkronisasi Data Aktivitas pendataan Dapodikmen untuk tiap satuan pendidikan dilakukan minimal sekali dalam satu semester untuk semua entitas pendidikan yang terdapat pada satuan pendidikan tersebut. Pada Semester 1 dilakukan antara bulan Juli Agustus dan Semester 2 dilakukan pada bulan Januari Februari. Untuk satuan pendidikan yang sudah memiliki server online dan infrastruktur yang memadai, operator pada satuan pendidikan dapat melakukan kapanpun bila ada perubahan/update data dan melakukan singkronisasi. Tahapan update yang harus dilakukan oleh satuan pendidikan sebagai berikut : 138

151 Gambar 50Tahapan Update Pendataan Dapodikmen. Adapun aktivitas pengumpulan data untuk satuan pendidikan yang belum online dan infrastruktur yang terbatas, update data aplikasi dapodikmen dilakukan secara offline dan pengiriman data atau upload datanya ke server dapodikmen pusat dapat dilakukan pendapingan oleh dinas pendidikan kabupaten atau SMA/SMK/SMLB pusat layanan TIK Mekanisme Pemanfaatan Dapodikmen Untuk Pembinaan Sekolah Menengah Salah satu aturan yang ditetapkan dalam sistem dapodikmen adalah bahwa seluruh unit di lingkungan kerja Ditjen Dikmen tidak diperkenankan untuk mengumpulkan data dari satuan pendidikan. Yang diberi kewenangan untuk mengkoordinir proses pengumpulan data adalah Sekretariat Ditjen Dikmen. Dengan demikian data individu persekolahan terkumpul seluruhnya di server Ditjen Dikmen. 139

152 BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN Data di server Ditjen Dikmen kemudian disinkronisasikan dengan server yang dimiliki oleh PDSP. Tidak hanya data milik Ditjen Dikmen saja yang di sinkronisasi ke PDSP tetapi seluruh unit utama di lingkungan Kemdikbud datanya di sinkronisasi ke server PDSP. Gambar 51Mekanisme Pemanfaatan Data Pokok Pendidikan Blok sistem transaksional merepresentasikan kedudukan aplikasi yang dikembangkan Direktorat Teknis dalam sistem dapodikmen. Terdapat dua sumber data yang bisa digunakan yaitu Repository Unit Utama dan ODS dari Data Center PDSP. Pemanfaatan sumber data ini secara bersama-sama, bertujuan agar setiap kebijakan yang dikeluarkan oleh suatu satuan kerja selalu sinergi dengan satuan kerja yang lain. Repository dari unit utama pada dasarnya dapat dimanfaatkan langsung oleh satuan kerja di lingkungan Ditjen Dikmen, namun tidak berlaku bagi satuan kerja yang melibatkan data lintas jenjang pendidikan. Misalnya, satuan kerja PTK Dikmen, tidak hanya 140

153 memperhitungkan data jam mengajar dari pendidik di lingkungan Dikmen saja melainkan terdapat beberapa pendidik yang memiliki data jam mengajar di Ditjen Dikdas. Untuk kasus seperti ini, satuan kerja PTK Dikmen tidak boleh menggunakan sumber data dari repository unit utama melainkan harus mengambil langsung dari data center PDSP. Dengan rancangan infrastruktur seperti ini diharapkan seluruh unit kerja di lingkungan Kemdikbud menggunakan sumber data ini sebagai dasar pengambilan keputusan. Direktorat Teknis dapat memanfaatkan Data Dapodikmen yang telah terkumpul di Ditjen Dikmen. Pemanfaatan Data Dapodikmendapat digunakan untuk menganalisisa dan memonitor pelaksanaan program bantuan dan pemenuhan sarana prasarana di lingkungan pendidikan menengah khususnya analisa kebutuhan Ruang Kelas Baru (RKB), Perpustakaan, Peralatan Praktek, Laboratorium dan Unit Sekolah Baru (USB) di sebuah kabupaten/kota secara Nasional. Selain itu, dengan data yang sudah ada di Dapodikmen,Direktorat Teknisdapat merencanakan program bantuan lainnya untuk tahun yang akan dating diantaranya kebutuhan Dana Bantuan Operasional Sekolah, Bantuan Beasiswa Miskin, Program Indonesia Pintar, Pembinaan Siswa berprestasi, Kebutuhan Tunjangan Guru dan sebagainya. 141

154 BAB VI ORGANISASI DAN TATAKELOLA SISTEM DAPODIKMEN 142

155 BAB VII PENUTUP Sistem Dapodikmen memberikan harapan baru untuk memperoleh kualitas data yang lebih baik, terbentuknya integrasi dan konsistensi data pokok pendidikan. Slogan satu nusa, satu bangsa, dan satu data menjadi pendorong semangat baru untuk mewujudkan kebijakan yang saling bersinergi, terpadu antar unit yang satu dengan unit yang lain sehingga terbentuk efisiensi pelaksanaan program kerja. Sehingga tidak ada alasan lagi untuk melakukan pendataan lain selain yang disampaikan dalam mekanisme pendataan pendidikan menengah. Dalam perjalanan pelaksanaannya, roadmap ini dapat saja disempurnakan bila dipandang perlu untuk dapat mencapai tujuan yang diharapkan secara efisien dan efektif. Namun penyempurnaan yang dilakukan tetap selaras dengan tujuan dari pendataan itu sendiri, yaitupendataan satu wadah atau satu pintu yang melibatkan Direktorat Teknis dan unsur-unsur yang terkait lainnya. Pelaksanaan pendataan dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan untuk menghasilkan kinerja reformasi yang maksimal. Keberhasilan pendatan ini memerlukan komitmen dan tanggung jawab pimpinan dan seluruh jajarannnya. Namun demikian, proses pengumpulan data tingkat pendidikan menengah ini tidak akan optimal apabila tidak didukung oleh para pihak yang terkait dengan sektor pendidikan, baik oleh dinas Provinsi, Kabupaten/ Kota, Sekolah, PTK, Peserta didik dan stake holder lainnya. Semoga dengan disusunnya roadmap ini perencanaan pengembangan sistem Dapodikmen akan lebih terarah, akurat dan akuntabel. Selanjutnya dokumen ini diharapkan dapat menjadi acuan bagi seluruh pemangku kepentingan baik di pusat maupun di daerah untuk mewujudkan data pokok pendidikan yang berkualitas. 143

156 BAB VII PENUTUP Sebagai akhir kata, kami ucapkan terimakasih bagi semua pihak atas partisipasinya dalam penyusunan buku roadmap pengembangan sistem dapodikmen tahun ini. 144

157 Daftar Pustaka Kementerian Pendidikan Nasional Direktorat Pembinaan SMA (2010), Panduan Pemanfaatan dan Pengembangan TIK Sekolah Menengah Atas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (2014), Dapodik, Arsitektur dan Rancangan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah (2014), Grand Design Pendidikan Menengah Universal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Menengah (2014), Konsep Pengumpulan Data Dapodikmendari Kementerian Pendidikan dan KebudayaanPusat Teknologi Informasi Dan Komunikasi Pendidikan (2013), Teknologi awan kemdikbuddari Kementerian Pendidikan dan KebudayaanPusat Data dan Statistik Pendidikan (PDSP) (2014), Sistem Pengelolaan Data Pendidikan 145

158 BAB VII PENUTUP 146

159 LAMPIRAN 147

160 LAMPIRAN LAMPIRAN 1 : Instruksi Menteri Pendidikan Nasional No. 2 Tahun

161 149

162 LAMPIRAN 150

163 151

164 LAMPIRAN 152

165 LAMPIRAN 2: Surat Edaran Nomor 0293/MPD.A/PR/

166 LAMPIRAN 154

167 LAMPIRAN 3 : Sinkronisasi Data Provinsi 155

168 LAMPIRAN 156

169 157

170 LAMPIRAN 158

171 LAMPIRAN 4:Digram Alur Sinkronisasi data 159

172 LAMPIRAN Digram Alur error handling putus koneksi dengan server 160

173 Digram Alur Sinkronisasi offline 161

174 LAMPIRAN Digram Alur sinkronisasi offline upload ke server 162

175 Digram Alur sinkronisasi offline upload ke Lokal 163