PT SGS Indonesia Certification & Business Enhancement Author: Fourry Meilano Tanda dan Dokumen V-Legal Issue 5 Approval: Shashibhushan Jogani

Transkripsi

1 Page 1 1. TUJUAN Untuk menjamin bahwa proses penggunaan tanda V-Legal dan Penerbitan Dokumen V-Legal telah memenuhi standar PHPL atau standar VLK dilakukan secara tepat sesuai tata aturan yang diatur dalam prosedur ini. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini diterapkan untuk seluruh proses penggunaan Tanda V-Legal dan penerbitan Dokumen V-Legal telah memenuhi standar PHPL maupun LK yang dilakukan oleh PT SGS SSC Indonesia dibawah akreditasi Komite Akreditasi Nasional (KAN). 3. TANGGUNG JAWAB V-Legal Officer bertanggung jawab untuk menerbitkan dan mengendalikan dokumen V-Legal bagi pelanggan. Natural Resources Manager bertanggung jawab untuk memastikan bahwa penggunaan tanda V-Legal dan penerbitan Dokumen V-Legal telah digunakan secara tepat. Sektor Manager CBE bertanggung jawab untuk secara periodik mengkaji dan memperbaharui prosedur ini. 4. DEFINISI Tanda V-Legal adalah tanda yang dibubuhkan pada kayu, produk kayu atau kemasan, atau dokumen angkutan yang menyatakan bahwa kayu dan produk kayu telah memenuhi standar PHPL atau standar VLK yang dibuktikan dengan kepemilikan S-PHPL atau S-LK. Dokumen V Legal adalah dokumen legalitas terhadap produk industri kehutanan Indonesia yang diangkut antar Negara yang telah memenuhi ketentuan verifikasi legalitas kayu sesuai dengan ketentuan Pemerintah Republik Indonesia. Komite Akreditasi Nasional (KAN) adalah lembaga yang mengakreditasi Lembaga Penilai Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (LPPHPL) dan Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LVLK PT. SGS INDONESIA). LPPHPL adalah lembaga berbadan hukum Indonesia yang melakukan penilaian kinerja pengelolaan hutan produksi lestari. LVLK adalah lembaga berbadan hukum Indonesia yang melakukan verifikasi legalitas kayu. Pemegang izin adalah pemegang IUPHHK-HA, IUPHHK-HT, IUPHHK-HTR, IUPHHK-RE, IUPHHK-HKm, IUPHHK-HD, IUPHHK-HTHR, IPK termasuk IPPKH, IUIPHHK termasuk IPKR, IUI atau TDI, Tempat Penampungan Terdaftar (TPT), industri rumah tangga/pengrajin, Pemegang Hak Pengelolaan dan eksportir Non Produsen/pedagang ekspor.

2 Page 2 Pemegang Hak Pengelolaan adalah badan usaha milik negara bidang kehutanan yang mendapat pelimpahan penyelenggaraan pengelolaan hutan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pemilik Hutan Hak adalah pemilik hutan yang berada pada tanah yang telah dibebani hak atas tanah yang berada di luar kawasan hutan dan dibuktikan dengan alas titel atau hak atas tanah. Sertifikat Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (S-PHPL) adalah surat keterangan yang diberikan kepada pemegang izin atau Pemegang Hak Pengelolaan yang menjelaskan keberhasilan pengelolaan hutan lestari. Sertifikat Legalitas Kayu (S-LK) adalah surat keterangan yang diberikan kepada pemegang izin, pemegang hak pengelolaan, IRT/pengrajin atau pemilik hutan hak yang menyatakan bahwa pemegang izin, Pemegang Hak Pengelolaan, IRT/pengrajin atau pemilik hutan hak telah memenuhi standar legalitas kayu. Kayu adalah bagian dari pohon yang ditebang dan dipotong menjadi batang dengan ukuran tertentu. Produk kayu adalah produk hasil pengolahan hasil hutan kayu. Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu adalah organisasi setingkat subdirektorat yang berkedudukan pada Direktorat Jenderal Bina Usaha Kehutanan Kementerian Lingkungan Hidup & Kehutanan dan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, pelaksanaan kebijakan, bimbingan teknis dan evaluasi pelaksanaan bimbingan teknis di bidang informasi dan lisensi verifikasi legalitas. Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan (EKSPORTIR) adalah perusahaan industri kehutanan yang telah mendapat pengakuan untuk melakukan ekspor produk industri kehutanan. Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan Non-Produsen (EKSPORTIR Non- Produsen) adalah perusahaan perdagangan yang telah mendapat pengakuan untuk melakukan ekspor produk industri kehutanan. 5. PROSEDUR 5.1. Pemilikan Dan Penggunaan Tanda V-Legal Pemilik Tanda V-Legal adalah Kementerian Lingkungan Hidup & Kehutanan Kementerian Kehutanan memberikan kuasa kepada KAN untuk menggunakan Tanda V-Legal Sebagai penerima kuasa, KAN berhak memberikan hak/lisensi penggunaan Tanda V-Legal kepada LPPHPL atau LVLK PT. SGS INDONESIA yang telah diakreditasi sesuai lingkup akreditasi yang diberikan, melalui perjanjian penggunaan Tanda V-Legal, mencakup kewajiban dan hak LPPHPL atau LVLK PT. SGS INDONESIA serta kewajiban dan hak KAN KAN bertanggungjawab untuk memastikan bahwa LPPHPL atau LVLK PT. SGS INDONESIA mematuhi semua ketentuan terkait dengan penggunaan Tanda V-Legal LPPHPL atau LVLK PT. SGS INDONESIA memberikan hak/sub-lisensi penggunaan Tanda V- Legal kepada Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan atau Pemilik Hutan Hak melalui perjanjian penggunaan Tanda V-Legal, mencakup kewajiban

3 Page 3 dan hak LPPHPL atau LVLK PT. SGS INDONESIA serta kewajiban dan hak Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan, atau Pemilik Hutan Hak Kementerian Kehutanan sebagai pemilik Tanda V-Legal, KAN sebagai penerima kuasa penggunaan Tanda V-Legal, LPPHPL atau LVLK PT. SGS INDONESIA sebagai pemegang hak/lisensi penggunaan Tanda V-Legal, dan Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan, dan Pemilik Hutan Hak sebagai pemegang hak/sub lisensi penggunaan Tanda V-Legal, berkewajiban untuk : a. melakukan langkah-langkah untuk menghilangkan salah pengertian dan ketidak jelasan mengenai penggunaan Tanda V-Legal yang dapat berakibat berkurangnya efektivitasnya. b. KAN bersama-sama dengan Kementerian Lingkungan Hidup & Kehutanan melakukan pengawasan penggunaan Tanda V-Legal. b. melakukan segala upaya termasuk tindakan hukum, untuk : 1) menghindarkan terjadinya penyalahgunaan Tanda V-Legal. 2) menangani pembubuhan Tanda V-Legal yang diterapkan secara tidak benar. 3) apabila ditemukan penyalahgunaan Tanda V-Legal, maka KAN bersama dengan Kementerian Lingkungan Hidup & Kehutanan akan mereview kembali lisensi/sub-lisensi penggunaan Tanda V-Legal Format Umum Tanda V-Legal Tanda V-Legal harus sesuai dengan rancangan (design) yang telah ditetapkan oleh Menteri Kehutanan sebagai berikut : Keterangan: x: nomor sertifikat yang diterbitkan oleh LPPHPL atau LVLK y: nomor akreditasi LPPHPL atau LVLK dari KAN Tanda V-Legal diproduksi/diperbanyak menggunakan format digital EPS, JPEG, dan TIFF yang telah disediakan. Bentuk, desain dan komposisi Tanda V-Legal tidak diperkenankan diubah dengan cara dan alasan apapun Pembubuhan, Ukuran Dan Warna Tanda V-Legal Tanda V-Legal dibubuhkan langsung pada kayu atau produk kayu, kecuali jika tidak dimungkinkan baik karena ukuran produk tersebut terlalu kecil atau karena sifat dari produk tersebut, maka dibubuhkan pada kemasan terkecil yang dipergunakan dalam memasarkan kayu dan produk kayu.

4 Page Tanda V-Legal dapat dibubuhkan pada kayu dan produk kayu dalam tumpukan, menggunakan sablon atau stempel atau dicetak pada label atau stiker yang ditempelkan ke produk, atau dicetak dan dimasukkan pada kemasan yang terjaga atau dibungkus plastik Tanda V-Legal dibubuhkan pada tempat yang mudah terlihat dengan ukuran yang proposional, sehingga Tanda V-Legal dan informasi selengkapnya dapat terbaca dengan mudah, menggunakan bahan yang tidak mudah rusak sehingga masih dapat dikenali selama produk tersebut diperdagangkan Tanda V-Legal tidak boleh dibubuhkan terhadap kayu atau hasil produksi yang berasal dari kayu lelang Warna Tanda V-Legal adalah hijau (Pantone 3415), kecuali jika tidak dimungkinkan maka dapat digunakan warna hitam, dengan tipe huruf Arial Bold Pemegang hak/sub lisensi penggunaan Tanda V-Legal dapat mengubah/ menyesuaikan ukuran Tanda V-Legal secara elektronik hingga lebar minimum 36 mm (1,4 ) Bagi IUPHHK-HA yang telah mendapatkan S-PHPL atau S-LK dan menerapkan Sistem Informasi Penatausahaan Hasil Hutan (SI-PUHH) online, Tanda V-Legal dapat dibubuhkan pada kayu bulat bersama dengan ID label barcode Tanda V-Legal dapat digunakan untuk kepentingan promosi di media cetak, brosur, ataupun iklan di televisi Tata Cara Penerbitan Dokumen V-Legal MEKANISME VERIFIKASI PENERBITAN DOKUMEN V-LEGAL a. Permohonan Verifikasi 1) Pemegang sertifikat PHPL/SVLK mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab mengajukan/menandatangani Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal kepada Natural Resources Manager PT SGS Indonesia, yang dibuktikan dengan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akta notaris. 2) Pemegang sertifikat PHPL/SVLK mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada LVLK PT SGS Indonesia penerbit S-LK masing-masing dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal. b. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi EKSPORTIR 1. Pemohon mengirimkan copy dokumen LMK atau laporan persediaan, dokumen/daftar pesanan produk dan dokumen pasokan bahan baku yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, rendemen, dan bila diperlukan berupa contoh produk yang akan diekspor untuk diverifikasi oleh V-Legal Officer PT SGS Indonesia. 2. Dokumen LMK atau laporan persediaan dikirimkan kepada V-Legal Officer PT SGS Indonesia setiap bulan (tanggal pengiriman dokumen LMK dari pemohon kepada SGS harus selalu di cantumkan dalam laporan bulanan penerbitan dokumen V-Legal). LMK atau laporan persediaan yang dikirim pertama kali dicatat sebagai stok awal neraca kayu dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian

5 Page 5 neraca stok kayu setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan dokumen pasokan bahan baku. Apabila terdapat perbedaan antara data pada LMK atau laporan persediaan dengan dokumen pasokan bahan baku maka V-Legal Officer PT SGS Indonesia meminta klarifikasi terlebih dahulu dan apabila diperlukan dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling. 3. Rekapitulasi dokumen pasokan bahan baku dikirimkan kepada V- Legal Officer secara teratur untuk memperbarui data pasokan neraca stok kayu dan /atau mengirimkan copy realisasi rencana pemenuhan bahan baku industri kepada LVLK PT SGS Indonesia bagi industri yang sudah melaksanakan RPBBI online. Apabila diperlukan, Manager Natural Resources PT SGS Indonesia dapat meminta dokumen masing-masing secara langsung seperti Surat Keterangan Sah Kayu Bulat (SKSKB) dan/ atau Faktur Angkutan Kayu Bulat (FA- KB) dan/atau Faktur Angkutan Kayu Olahan (FA-KO) dan/atau Surat Keterangan Asal Usul (SKAU), Nota atau Surat Jalan, dan/atau PIB yang dilengkapi dengan surat keterangan asal usul kayu atau produk berbahan dasar kayu yang disertai keterangan asal negara pemanenan. Rekapitulasi dokumen pasokan bahan baku harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies. 4. Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, LVLK PT SGS Indonesia dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor. 5. LVLK PT SGS Indonesia membuat neraca stok kayu yang memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi. Neraca stok kayu digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V- Legal. 6. V-Legal officer memastikan (melalui verifikasi kepada data base PT SGS Indonesia) bahwa status sertifikasi klien tidak dalam status overdue kunjungan penilikan atau laporan audit belum disetujui oleh pengambil keputusan sertifikasi. Jika terjadi salah satu atau kedua kondisi ini maka pelayanan penerbitan dokumen V-Legal seperti yang diatur dalam 5.5 maupun 5.6 dibawah ini TIDAK BISA dilakukan Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi EKSPORTIR Non-Produsen 1) EKSPORTIR Non-Produsen mengirimkan copy LMK atau laporan persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada V- Legal Officer PT SGS Indonesia. Tanggal pengiriman dokumen LMK dari pemohon kepada SGS harus selalu di cantumkan dalam laporan bulanan penerbitan dokumen V-Legal. 2) EKSPORTIR Non-Produsen mengirimkan copy nota/surat jalan pembelian produk yang berasal dari industri pemasoknya kepada V- Legal Officer PT SGS Indonesia. 3) EKSPORTIR Non-Produsen mengirimkan laporan persediaan produk setiap bulan. Laporan persediaan produk yang dikirim pertama kali

6 Page 6 dicatat sebagai stok awal neraca produk dan bulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok produk setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan nota/surat jalan pembelian produk. 4) Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, LVLK PT SGS Indonesia dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor. 5) LVLK PT SGS Indonesia membuat neraca stok produk yang memuat kecukupan volume pasokan dan pengeluaran produk. Neraca stok produk digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal. 6) V-Legal officer memastikan (melalui verifikasi kepada data base PT SGS Indonesia) bahwa status sertifikasi klien tidak dalam status overdue kunjungan penilikan atau laporan audit belum disetujui oleh pengambil keputusan sertifikasi. Jika terjadi salah satu atau kedua kondisi ini maka pelayanan penerbitan dokumen V-Legal seperti yang diatur dalam 5.5 maupun 5.6 dibawah ini TIDAK BISA dilakukan EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen yang hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan memenuhi, Forestry Administrator PT. SGS INDONESIA menerbitkan Dokumen V- Legal Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal tidak memenuhi, tidak diterbitkan Dokumen V-Legal dan Natural Resources Manager PT. SGS INDONESIA membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk disampaikan kepada EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen dan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan Natural Resources Manager PT. SGS INDONESIA menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan melalui LIU selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan Natural Resources Manager PT. SGS INDONESIA mempublikasikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V- Legal dan Laporan Ketidaksesuaian, dan melaporkan kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri, Kementerian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementerian Perindustrian Penerbitan Dokumen V-Legal 1) Bagi EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non Produsen yang hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan memenuhi, V-Legal Officer PT. SGS Indonesia menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhi persyaratan secara lengkap atau 24 (dua puluh empat) jam setelah laporan inspeksi disahkan. Dalam hal diperlukan pemeriksaan fisik secara sampling untuk EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non Produsen yang telah memiliki S-LK maka LVLK PT. SGS Indonesia menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan pemeriksaan fisik.

7 Page 7 2) Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan tidak memenuhi, LVLK PT. SGS Indonesia tidak menerbitkan Dokumen V-legal dan LVLK membuat Laporan Ketidak sesuaian untuk disampaikan kepada EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen dan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan. 3) Manager Natural Resources PT. SGS Indonesia menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan melalui LIU selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan. 4) EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya Dokumen V Legal. 5) Dokumen V legal yang tidak dapat dipastikan penggunaanya dalam waktu 30 *tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan PEB kepada LVLK, maka pelayanan penerbitan Dokumen V-Legal selanjutnya ditunda sampai dengan EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen menyampaikan laporan PEB yang diminta. 6) Laporan PEB yang sudah disampaikan kepada LVLK wajib dilaporkan rekapitulasi laporan PEB paling lambat tanggal 10 setiap bulannya kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu. 7) Manager Natural Resources PT. SGS Indonesia mempublikasikan ringkasan publik mengenai penerbitan Dokumen V-Legal dan Laporan Ketidaksesuaian, dan melaporkan kepada Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan setiap 3 (tiga) bulan dengan tembusan kepada KAN, Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri, Kementerian Perdagangan dan Direktur Jenderal Industri Agro, Kementerian Perindustrian. V-Legal Officer menyimpan semua dokumen yang diterima minimal selama 4 (empat) tahun. Dalam hal terjadi pergantian LVLK, maka dokumen dipindahkan ke LVLK yang melanjutkan. 5.6 Mekanisme penerbitan Dokumen V-legal secara manual 1) Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar (force majeure), PT SGS Indonesia dapat menerbitkan Dokumen V-Legal secara manual. 2) Keadaan kahar (force majeure) sebagaimana dimaksud dapat berupa : a. Bencana alam berupa banjir, gempa bumi, longsor, bencana bencana lainnya yang terjadi secara alami, dan / atau b. Kebakaran, pemadaman listrik dan pencurianperalatan dan / atau c. Kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung sistem aplikasi Sistem informsi Legalitas Kayu selama lebih dari 4 (empat) jam. 3) Keadaan kahar (force majeure) berupa bencana alam sebagaimana dimaksud pada angaka 2 butir a dinyatakan oleh pejabat berwenang, sedangkan kebakaran dan kerusakan sebagaimana pada angka 2 butir b dan c, melalui surat edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan.

8 Page 8 4) Penerbitan dokume V legal sebagaimana dimaksud pada point 1 dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal yang diperuntukan untuk penerbitan secara manual (ditandai dengan Stempel MANUAL di sebelah kanan atas). 5) Pengisian dapat dilakukan dengan tulis tangan, mesin ketik maupun dengn elektronik lainnya. Dokumen V legal ditanda tangani V-Legal Officer serta dibubuhi cap LVLK PT. SGS Indonesia.. 6) Dokumen V legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan akan disampaikan kepada LIU, Inatrade dan INSW oleh V-Legal Officer.. 7) Dalam keadaan kondisi kahar (force majeure) telah berakhir yang disampaikan melaui surat edaran dan / atau pemberitahuan secara elektronik oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan dokumen V-legal secara manual tidak berlaku lagi. 8) Setelah SILK on-line kembali berfungsi maka V-Legal Officer akan melakukan entry Dokumen V-legal yang dibuat secara manual 5.7. Perpanjangan Dokumen V-Legal 1) Dalam hal terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya di luar kendali EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen yang terjadi setelah produk melalui pabean Indonesia, V-Legal Officer PT. SGS Indonesia dapat memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selama-lamanya 2 (dua) bulan. 2) EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen mengajukan surat permohonan perpanjangan Dokumen V-Legal yang memuat alasan perpanjangan dengan melampirkan copy Dokumen V-Legal Lembar ke-5. 3) administrator-legal Officer PT SGS Indonesia melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut. 4) Setelah dilakukan verifikasi, V-Legal Officer PT SGS Indonesia memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan alasan terjadi force majeure atau sebab-sebab yang sah lainnya dan dilaporkan ke LIU. 5) Dokumen V-Legal perpanjangan waktu harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang diperpanjang, dan diberi tanda "Validated On" pada kotak 18. 6) Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan perpanjangan tersebut tidak dapat diterima, maka V-Legal Officer PT SGS Indonesia tidak memperpanjang masa berlaku Dokumen V-Legal Penggantian Dokumen V-Legal karena Hilang atau Rusak 1) Dalam hal terjadi kerusakan atau kehilangan Dokumen V-Legal Lembar Ke-1 dan/atau Lembar ke-2, EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen atau Perwakilan Resminya dapat mengajukan permohonan penggantian Dokumen V- Legal dengan membuat surat permohonan penggantian Dokumen V-Legal yang memuat alasan penggantian dengan melampirkan copy Dokumen V-Legal Lembar ke-5. 2) V-Legal Officer PT. SGS Indonesia melakukan verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut.

9 Page 9 3) Setelah melakukan verifikasi dan alasan penggantian dapat diterima, maka V- Legal Officer PT. SGS Indonesia menerbitkan penggantian Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak diterimanya permohonan penggantian dan melaporkannya ke LIU. 4) Dokumen V-Legal pengganti harus berisi informasi dan referensi yang sama dengan Dokumen V-Legal yang digantikan, dan diberi tanda Replacement Licence pada kotak 18. 5) Dengan diterbitkannya Dokumen V-Legal pengganti, maka Dokumen V-Legal yang hilang/rusak dinyatakan tidak berlaku. 6) Dalam hal hasil verifikasi terhadap kebenaran alasan penggantian tersebut tidak dapat diterima, maka V-Legal Officer Indonesia tidak mengganti Dokumen V- Legal Pembatalan Dokumen V-Legal 1) Dalam hal terjadi gagal ekspor, EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non-Produsen harus segera melaporkan kepada V-Legal Officer PT. SGS Indonesia untuk membatalkan Dokumen V-Legal dengan menyebutkan alasan pembatalan serta melampirkan Dokumen V-Legal asli Lembar ke-1, 2, 5 dan 7. 2) Dalam hal terjadi barang yang diekspor hilang atau rusak sebelum sampai di negara tujuan, maka Dokumen V-Legal Lembar ke 1, 2, 3 dan 5 dikembalikan kepada V-Legal Officer PT SGS Indonesia. 3) V-Legal Officer PT SGS Indonesia melakukan verifikasi terhadap kebenaran gagal ekspor. 4) Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan terjadi gagal ekspor, maka V-Legal Officer PT SGS Indonesia membatalkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya laporan pembatalan dan melaporkannya ke LIU dan otoritas pabean Indonesia. 5) Dalam hal hasil verifikasi dinyatakan tidak terjadi gagal ekspor, maka V-Legal Officer PT SGS Indonesia tidak membatalkan Dokumen V-Legal Biaya Penerbitan Dokumen V-Legal Biaya Penerbitan Dokumen V-Legal melalui verifikasi dibebankan kepada EKSPORTIR atau EKSPORTIR Non Produsen Persyaratan Umum Dokumen V-Legal 1. Dokumen V-Legal dan lampiran Dokumen V-Legal berbentuk kertas dan/atau dalam bentuk elektronik. 2. Pengisian Dokumen V-Legal menggunakan bahasa Inggris, seluruhnya dalam huruf kapital kecuali untuk penulisan nama ilmiah spesies, dengan cara mengisi seluruh bagian (tamper proof) sedemikian rupa sehingga tidak memungkinkan dilakukan pengisian selain oleh V-Legal Officer PT SGS Indonesia dan tidak boleh terdapat hapusan, tindisan atau perubahan. 3. Panduan pengisian Dokumen V-Legal adalah sebagaimana terlampir (R).

10 Page Dokumen V-Legal ditanda-tangani (dapat berbentuk tanda tangan elektronik) oleh V-Legal Officer PT SGS Indonesia yang ditunjuk dan dibubuhkan cap LVLK PT SGS Indonesia dengan menggunakan stempel biasa atau stempel tekan timbul (embossed) atau stempel perforasi. 5. Dalam hal isian untuk produk yang diekspor tidak mencukupi pada kotak 9, maka dokumen V-Legal dilengkapi lampiran yang memuat keterangan atau informasi rincian produk yang meliputi deskripsi komersial, Kode HS, nama umum dan ilmiah, negara panen dan kode ISO untuk negara panen. 6. Dokumen lampiran merupakan satu kesatuan dengan Dokumen V-Legal dengan spesiifikasi sama dengan Dokumen V-Legal, ditanda-tangani dan dicap sebagaimana Dokumen V-Legal. 7. Dokumen V-Legal berlaku selama 4 (empat) bulan sejak tanggal diterbitkan. 8. Dokumen V-Legal dalam bentuk elektronik disampaikan V-Legal Officer PT SGS Indonesia kepada SILK untuk didistribusikan kepada (a) sistem INATRADE di Kementerian Perdagangan, (b) otoritas pabean Indonesia melalui sistem Indonesia National Single Window (INSW) dan apabila diperlukan kepada (c) otoritas kompeten negara tujuan ekspor. Dalam hal produk yang diekspor hilang/hancur sebelum sampai di negara tujuan ekspor, Dokumen V-Legal dinyatakan tidak berlaku dan dikembalikan kepada LVLK PT. SGS INDONESIA Spesifikasi Blanko V-Legal 1. Blanko V-Legal dan Blanko lampiran Dokumen V-Legal menggunakan kertas ukuran A4 standar, dicetak menggunakan format sebagaimana lampiran 1 dengan Tanda V-Legal timbul serta memiliki tanda air (watermark). 2. Dokumen V-Legal dalam bentuk kertas dibuat 7 (tujuh) rangkap, dengan peruntukan sebagai berikut : a. Lembar ke-1 (warna putih), untuk otoritas kompeten negara tujuan. b. Lembar ke-2 (warna kuning), untuk pabean negara tujuan. c. Lembar ke-3 (warna putih), untuk importir. d. Lembar ke-4 (warna putih), untuk LVLK PT SGS Indonesia. e. Lembar ke-5 (warna putih), untuk eksportir. f. Lembar ke-6 (warna putih), untuk Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu. g. Lembar ke-7 (warna putih), untuk Pabean Indonesia. Dokumen V Legal Lembar ke-1 dan ke-2 disampaikan kepada negara tujuan tempat pelabuhan bongkar melalui importir bersamaan dengan dokumen lainnya terkait pengapalan/ekspor-impor Pengiriman Spesimen Tanda Tangan Dan Cap 1. Manager Natural Resources PT SGS Indonesia mengirimkan daftar petugas yang menandatangani Dokumen V-Legal, beserta spesimen tanda tangan petugas dan cap LVLK PT SGS Indonesia kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu.

11 Page Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu dapat memberikan informasi mengenai daftar petugas yang menandatangani Dokumen V-Legal, beserta spesimen tanda tangan petugas dan cap LVLK PT SGS Indonesia kepada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kementerian Keuangan dan otoritas kompeten negara tujuan ekspor apabila diminta Penanganan Penyalahgunaan Dokumen V-Legal Dalam hal terdeteksi telah terjadi penyalahgunaan penggunaan dokumen V-Legal yang dilakukan oleh baik pemegang sertifikat, petugas internal SGS atau pihak eksternal lainnya, maka Natural Resources Product Manager akan melakukan halhal sebagai berikut: CATATAN 1. Menginformasikan kepada LIU dalam waktu maksimal 3 (tiga) hari kerja setelah terdeteksinya kekeliruan, bahwa telah terjadi penyalahgunaan dokumen V-Legal dengan informasi yang terperinci. 2. Membekukan sementara proses penerbitan dokumen V-Legal terhadap pemegang sertifikat yang terdeteksi melakukan penyalahgunaan untuk kemudian dilakukan permintaan tindakan koreksi. Pembekuan akan dicabut setelah semua pihak memenuhi tindakan koreksi yang disepakati. 3. Natural Resources Product Manager melakukan investigasi terhadap penyalahgunaan ini untuk menentukan tindakan koreksi yang tepat. Hasil investigasi dan progress pemenuhan tindakan koreksi/penyelesaian akan dilaporkan kepada LIU oleh Natural Resources Manager. Nama Laporan/Catatan PIC Periode Format Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal V-Legal Officer 4 Tahun Format Laporan Ketidak sesuaian Hasil Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal Format Ringkasan Publik Penerbitan Dokumen V-Legal dan Laporan Ketidaksesuaian Natural resources Product Manager Natural resources Product Manager 4 Tahun 4 Tahun Blanko V-Legal V-Legal Officer 4 Tahun