PANDUAN PENGGUNA EXTRANET

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNA EXTRANET VERSI 1.7 Copyright 2014 by Sales Planning Team Pegipegi.com Panduan Pengguna Extranet - 1

2 DAFTAR ISI I. Memulai Extranet 1.1 Login dan Pengaturan Password [3] 1.2 Extranet Top [4] 1.3 Pengaturan "Set Hotel Info" [5] 1.4 Pengaturan "Set Basic Booking Info" [13] 1.5 Pengaturan "Upload Pictures" [16] II. Produksi dengan Extranet 2.1 Membuat "Room Type" [18] 2.2 Membuat "Plan" [20] 2.3 Mengatur "Start Sales" [24] 2.4 Mengatur "Rate" [25] III. Operasional harian Extranet 3.1 Manajemen "Availability" [27] Monitoring "Inventory and Rate [27] Mengubah "Inventory lebih detail [28] 3.2 Manajemen "Booking" [30] Memeriksa "Notification " [30] Mencari "Customer / Guest" [31] Mengatur "Cancellation Booking" [33] Memeriksa "Result of Staying" [33] Panduan Pengguna Extranet - 2

3 I. MEMULAI EXTRANET 1.1 Login dan Pengaturan Password Extranet Pegipegi.com dapat diakses melalui browser Internet Explorer (IE), Mozilla Firefox, Chrome dan Safari. Di bawah ini tahap pengaturan login dan set password: Login Set Password Selesai 1. Silahkan login ke Extranet menggunakan link di bawah ini: 1 Sebelum mengakses Extranet pastikan anda sudah memiliki User ID & Temporary Password terlebih dahulu dari Sales Anda. Saat pertama kali Login silahkan klik Change Password (1) untuk merubah Temporary Password Anda. Panduan Pengguna Extranet - 3

4 2. Pengaturan password baru Masukkan User ID Pada Kolom (1) Masukkan Temporary Password pada kolom (2) Masukkan Password baru pada kolom (3) Klik Change Password (4) CATATAN : Huruh Y harus Huruf capital, Contoh : Y12435 Password harus kombinasi dari huruf, angkat dan simbol. Contoh : pegipegi@ Pengaturan password baru selesai 1.2 Extranet Top Halaman ini akan muncul ketika Anda berhasil login ke dalam Extranet. Panduan Pengguna Extranet - 4

5 Halaman ini terdiri dari 4 (empat) menu utama, yaitu: A. Inventory and Rate Control Fitur ini berfungsi untuk mengelola availability dari setiap kamar. Pengelolaan yang ada meliputi pengaturan ketersediaan inventory, status sell / stop, dan pengaturan harga untuk setiap room plan. B. Room and Plan Setting Berisi fitur fitur pembuatan tipe kamar (room type) dan tipe plan (room plan) baru. Dan juga fitur fitur yang dapat digunakan untuk merubah dan atau menghapus setiap tipe kamar (room type) & tipe plan (room plan) yang sudah ada. C. Bookings Berisi fitur fitur untuk melihat data atau informasi dari reservasi yang sudah ada. D. Set Hotel Info Berisi fitur fitur untuk mengatur informasi umum dari hotel. Informasi tersebut antara lain: deskripsi atau keterangan singkat mengenai hotel, lokasi hotel, grade hotel, fasilitas yang ada, gambar hotel dan pengaturan kebijakan pembatalan pemesanan kamar. 1.3 Pengaturan Set Hotel Info Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar hotel. Pada pengaturan Set Hotel Info memiliki 6 (enam) tahap utama, yaitu: Overview Access Info Basic Room Info Amenities Info Special Feature Selesai 1. Overview of the hotel (Deskripsi hotel) Panduan Pengguna Extranet - 5

6 Klik (1) dan (2), kemudian inputkan informasi deskripsi hotel pada form (3) Untuk form yang memiliki keterangan required tidak dapat dikosongkan, harus di isi. 4 Pada Form (4) di atas, Anda dapat mengatur tampilan dari foto foto hotel yang ingin ditampilkan pada search result ketika customer mencari hotel yang diinginkan di website 2. Access and Parking (Informasi akses dan parkir) 5 Panduan Pengguna Extranet - 6

7 Inputkan informasi mengenai akses hotel pada form (5) Untuk form yang memiliki keterangan required tidak dapat dikosongkan, harus di isi. 3. Basic Room Information (Informasi dasar kamar) 6 Panduan Pengguna Extranet - 7

8 Inputkan informasi mengenai Basic of Room dan Basic Facilities in Rooms pada form (6) Panduan Pengguna Extranet - 8

9 4. Amenities, facilities and services (Informasi fasilitas dan layanan) 7 Inputkan informasi mengenai Amenities Rooms pada form (7) 8 Panduan Pengguna Extranet - 9

10 Inputkan informasi mengenai Facilities hotel pada form (8) 9 Inputkan informasi mengenai Service hotel pada form (9) Panduan Pengguna Extranet - 10

11 10 Inputkan informasi mengenai ketersediaan Credit Card dan informasi mengenai ketentuan Reception hotel pada form (10) Untuk form yang memiliki keterangan required tidak dapat dikosongkan, harus di isi. 5. Special Feature (Informasi fitur special) 11 Inputkan Informasi mengenai Recommended Facility and Activity di Hotel pada Form (11) Panduan Pengguna Extranet - 11

12 12 Inputkan Informasi mengenai menu makanan dan informasi tempat menarik di sekitar hotel pada form (12) 13 Inputkan informasi mengenai ketersediaan jenis jaringan Internet di hotel pada form (13) Setelah semua informasi sudah dimasukkan klik tombol Review dan kemudian klik tombol Submit (12) Pengaturan Set Hotel Info selesai Panduan Pengguna Extranet - 12

13 1.4 Pengaturan Set Basic Booking Info Fitur ini berfungsi untuk mengatur informasi dasar booking. Pada pengaturan Set Basic Booking Info, memiliki 5 (lima) tahap utama, yaitu: Cancellation Policy Notification Price Alert Auto Extension Selesai 1. Cancellation Policy Fitur ini berfungsi untuk mengatur kebijakan pembatalan booking yang dilakukan oleh customer / guest. 2 1 Untuk mengatur Set Basic Booking Info, silahkan klik (1) dan (2) 3 Panduan Pengguna Extranet - 13

14 Silahkan set kebijakan Cancelation Policy yang berlaku di Hotel Anda pada form (3) 2. Notification Fitur ini berfungsi untuk mengatur pemberitahuan booking secara otomatis dari customer / guest melalui Inpukan alamat Anda pada form (4) dan klik Send test and get a Passcode (5) Setelah itu Anda akan menerima seperti di bawah ini: Panduan Pengguna Extranet - 14

15 Setelah menerima passcode tersebut, silahkan masukkan passcode pada form (6). Apabila Anda tidak menerima passcode, kemungkinan penyebabnya adalah alamat yang Anda inputkan salah. Mohon cek alamat Anda dan coba kembali. Set kebijakan waktu booking pada form (7) sesuai dengan syarat dan ketentuan Anda. Apabila Anda memiliki alamat lain untuk dijadikan sebagai penerima pemberitahuan booking, silahkan klik link Register multiple addresses of notifications recipients (8), jika tidak silahkan lanjutkan ke step (9) 3. Price Alert Fitur ini digunakan untuk mengatur harga minimum yang digunakan untuk memeriksa setiap harga pada room / plan. Anda akan mendapat peringatan jika harga yang diinputkan pada room / plan di bawah nilai tersebut. 9 Inputkan nilai harga minimum room / plan Anda pada form (9) 4. Auto-Extension period Fitur ini digunakan untuk mengaktifasi pengaturan Auto-Extension of Plan secara otomatis. 10 Silahkan set nilai Auto-Extension pada form (10) Klik Review (11) kemudian Submit Pengaturan Selesai Panduan Pengguna Extranet - 15

16 1.5 Pengaturan Upload Pictures Fitur ini berfungsi untuk mengatur dan mengupload foto hotel yang meliputi Rooms, Meals, Facilities, Services, Appearance, Surroundings / View dan Others. Upload Foto Set Foto Selesai 1. Upload Foto Klik (1) dan (2) Pilih New Registration (3) dan setelah itu akan muncul halaman seperti di bawah ini 4 5 Sebelum Anda mengupload, mohon perhatikan ketentuan dan prosedur pada form (4) Klik Choose File (5) dan pilih file foto yang akan di upload. Kemudian klik Set Picture (6) 6 Panduan Pengguna Extranet - 16

17 2. Set Foto 7 Translate Tool 8 9 Inputkan caption atau keterangan gambar pada form (7) Pilih kategori pengelompokan gambar pada menu pull-down (8) Klik Set Picture (9) Upload foto selesai Catatan: Anda dapat mengupload foto dalam jumlah banyak sekaligus dengan mengarsipkan filefile foto tersebut dalam format file ZIP (.zip) Panduan Pengguna Extranet - 17

18 II. PRODUKSI DENGAN EXTRANET Untuk membuat plan terdiri dari 4 (empat) tahap, yaitu:s Register Room Register Plan Start Sales Set Rate 2.1 Membuat Room Type 1 Klik (1) dan (2) 2 Halaman ini dibawah ini akan muncul setelah mengklik Register Room Type 3 4 Panduan Pengguna Extranet - 18

19 Inputkan nama kamar dalam bahasa Inggris (3) Inputkan nama kamar dalam bahasa Indonesia (4) Inputkan deskripsi kamar dalam bahasa Inggris (5) Inputkan deskripsi kamar dalam bahasa Indonesia (6) Inputkan ketentuan kapasitas kamar (7) Input jenis tempat tidur (8) Input fitur kamar (9) Pilih foto untuk ditampilkan (10) Klik Review dan Register (11) Catatan: Tombol Translate dapat digunakan untuk mengisi form dalam Bahasa Indonesia secara otomatis Panduan Pengguna Extranet - 19

20 2.2 Membuat Plan 1 2 Klik (1) dan (2) Halaman ini dibawah ini akan muncul setelah mengklik Register Plan 3 4 Klik tipe kamar yang akan digunakan untuk Plan (3) Setelah dipilih Klik Next (4) Panduan Pengguna Extranet - 20

21 Tentukan Check-in Period (5) Tentukan Booking Period (6) Tentukan batas terakhir tamu dapat booking. Dari contoh di atas, tamu dapat booking sebelum pukul pada hari yang sama check in (7) Tentukan waktu Check-in (8) Tentukan batas waktu Check-in (9) Tentukan waktu Check-out (10) Tentukan batas minimal menginap / minimum stay (11) Tentukan batas maximum menginap / maximum stay(12) Masukan ketersediaan makanan (breakfast/dinner) (13) Tentukan metode pembayaran untuk Plan yang dibuat (14) Klik Next (15) 15 Panduan Pengguna Extranet - 21

22 Catatan: - Immediate Payment. Pembayaran dari customer akan diterima secara langsung setelah proses booking selesai. Saat ini terdiri Credit Card, CIMB Clicks, Muamalat, XL Tunai - Time Limited Payment. Customer akan diberikan tunjangan waktu (15 60 menit) untuk melakukan pembayaran setelah proses booking selesai. Saat ini terdiri dari Klik BCA. - ATM Transfer. Pembayaran dilakukan dengan cara mentransfer biaya booking menggunakan ATM. Customer akan diberikan tunjangan waktu (3 jam) untuk melakukan pembayaran setelah proses booking selesai Input ketentuan Cancellation Policy untuk Plan yang ada buat. Pada contoh di atas, Plan menggunakan Cancellation Policy tersendiri (beda dari ketentuan umum) (16) Input Charge yang dikenakan untuk Cancellation (17) Klik Next (18) Panduan Pengguna Extranet - 22

23 Tentukan Type Diskon yang akan diberikan, berdasarkan Nominal (amount) atau Persentase(Percentage) (19) Masukan besaran Diskon (20) Tentukan hari hari yang di kenakan diskon, setiap hari atau pada hari terntentu (21) Tentukan Plan ini sebagai Secret plan atau tidak (22) Masukkan Nama Plan dalam Bahasa Inggris (23) Masukkan Nama Plan dalam Bahasa Indonesia (24) Masukkan keterangan/infomrasi Plan dalam bahasa Inggris (25) Masukkan keterangan/infomrasi Plan dalam bahasa Indonesia (26) Klik SUBMIT (27) Panduan Pengguna Extranet - 23

24 2.3 Mengatur Start Sales Setelah selesai mengatur Room type, Plan dan input harga langkah selanjutnya adalah start sale semua room & plan yang sudah di buat. 1 Untuk semua Plan yang di buat harus di Set Start Sell supaya bisa segera di jual di website PEGIPEGI.COM. Klik Start Sales (1) 2 Klik Finish Setting, Start Sale (2) Panduan Pengguna Extranet - 24

25 2.4 Mengatur Rate Ini merupakan halaman Rate Control. Pada halaman ini pengaturan / pengelolaan Harga atau Rates dapat dilakukan dengan lebih detail Silahkan klik Rate Control (1) maka akan muncul tampilah seperti di atas Dropdown menu berfungsi untuk memilih Room Type yang ingin dikelola (2) Dropdown menu berfungsi untuk memilih Room Plan yang ingin dikelola (3) Berfungsi untuk menentukan Periode waktu yang ingin dikelola (4) 8 Panduan Pengguna Extranet - 25

26 Fitur ini berfungsi untuk mengatur Harga / Rates secara keseluruhan (5), bila di klik akan muncul tampilah seperti berikut : a b c d e f Keterangan: Untuk menentukan hari dan periode tanggal yang ingin dirubah (a) Untuk memasukkan jumlah Harga / Rates yang ingin di ubah (b) Untuk memasukkan harga Publish, sebagai pembanding dengan harga Online Trave Agent (c) Form untuk memasukkan keterangan tambahan dari Plan tersebut seperti Harga Extrabed, dalam bahasa Inggris (d) Form untuk memasukkan keterangan tambahan dari Plan tersebut seperti Harga Extrabed, dalam bahasa Indonesia (e) Klik Register (f) untuk mengesekusi perintah Informasi mengenai Tanggal, Hari dan Nominal Harga serta Currency yang digunakan (6) Berfungsi untuk melakukan Stop Sell pada spesifik tanggal tertentu (7) Klik Register (8) untuk mengeksekusi semua perubahan yang dilakukan Panduan Pengguna Extranet - 26

27 3.1 Manajemen Availability Monitoring Inventory dan Rate III. MANAJEMEN HARIAN EXTRANET Ini merupakan fitur baru di extranet Pegipegi.com. Melalui fitur ini Anda dapat lebih mudah untuk memonitor inventory dan rate secara langsung Silahkan klik (1) dan (2) maka akan muncul tampilah seperti di atas Keterangan status Room Plan (3) 12 Fitur untuk memilih kalender sesuai yang kita kehendaki (4) Fitur yang berfungsi untuk memajukan atau memundurkan Kalender selama 30 hari (5) Keterangan informasi tanggal dan bulan (6) Keterangan nama Room Type & Rom Plan (7) Panduan Pengguna Extranet - 27

28 Informasi daily rate (8) Shortcut untuk mengganti / memperbaharui Inventory secara langsung pada hari dan tanggal yang dikehendaki (9) Shortcut untuk mengubah Periode Room Plan yang kita jual secara langsung (10) Shortcut untuk menambah Plan baru pada Room Type tertentu sesuai yang dikehendaki (11) Plan Name ini merupakan SHORTCUT untuk langsung menuju halaman Rate Control (12) Informasi keterangan warna dengan Sales Status (13) Hijau = Jual / Sale Merah = Stop / Close Kuning = Preparing Orange = Sold Out Mengubah Inventory dengan detail Ini merupakan halaman Room Inventory Control. Pada halaman ini pengaturan / pengelolaan Inventory dapat dilakukan dengan lebih detail. Berikut keterangannya Panduan Pengguna Extranet - 28

29 Silahkan klik Room Inventory Control (1) maka akan muncul tampilah seperti di atas Dropdown menu berfungsi untuk memilih Room Type yang ingin dikelola Inventory (2) Berfungsi untuk menentukan Periode waktu yang ingin dikelola (3) Fitur ini berfungsi untuk mengatur Inventory secara keseluruhan (4), bila di klik akan muncul tampilan seperti berikut : b a c Keterangan: - Untuk menentukan hari dan periode tanggal yang ingin dirubah (a) - Untuk memasukkan jumlah inventory yang ingin di ubah (b) - Klik Register (c) untuk mengesekusi perintah Informasi mengenai tanggal, hari dan jumlah inventory yang ada (5) Informasi jumlah Booking (6) Fitur untuk melakukan Stop Sell dan Prohibit Check-in / Out pada spesifik tanggal tertentu (7) Klik Register (8) untuk mengeksekusi semua perubahan yang dilakukan Panduan Pengguna Extranet - 29

30 3.2 Manajemen Booking Memeriksa Notification Deluxe Anda akan menerima seperti di atas dari Pegipegi.com setelah customer / guest melakukan booking Mohon konfirmasi: Check-in date, Room type, plan, etc. Panduan Pengguna Extranet - 30

31 3.2.2 Mencari Customer / Guest Klik Bookings (1) Mencari customer / guest berdasarkan Booking ID (2) Mencari customer / guest berdasarkan Nama (3) Mencari customer / guest berdasarkan Tanggal (4) Silahkan pilih metode mencari customer / guest sesuai keinginan Anda, kemudian klik tombol Search 5 Untuk melihat informasi booking secara lengkap, silahkan klik hyperlink pada kolom Booking ID (5) Panduan Pengguna Extranet - 31

32 6 7 Informasi booking detail (6) Klik Set Cancellation jika Anda akan membatalkan booking (7) Ikuti petunjuk berikutnya sampai selesai Panduan Pengguna Extranet - 32

33 3.2.3 Mengatur Cancellation Booking Setelah step (7), silahkan pilih tipe pembatalan pada form (8) Anda dapat menjual kembali inventory / allotment kamar yang akan dibatalkan dengan memilih Resell (9) Anda dapat mengatur pemberitahuan pembatalan booking pada customer / guest melalui form (10) Klik Charge cancellation fee (11) Memeriksa Result of Staying Panduan Pengguna Extranet - 33

34 Klik (1) dan (2) Anda dapat memilih Result of Staying berdasarkan bulan dan tahun (3) Klik Search untuk menampilkan result (4) Anda dapat melihat laporan actual booking (customer / guest yang akan check in atau check out) pada kolom (5) Panduan Pengguna Extranet - 34