PELAYANAN REFERENSI DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO

Transkripsi

1 PELAYANAN REFERENSI DI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO TUGAS AKHIR Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar vokasi Ahli Madya (A.M.D) dalam Perpustakaan Oleh : SETIYANINGSIH D PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET 2010

2 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, perpustakaan sebagai pusat informasi harus mampu memberikan pelayanan yang seoptimal mungin pada masyarakat. Keberadaan perpustakaan ditengah-tengah masyarakat sangatlah penting karena setiap hari masyarakat membutuhkan informasi, salah satu cara masyarakat memenuhi kebutuhan informasinya adalah dengan datang ke perpustakaan dan mencari informasi yang dibutuhkan. Perpustakaan mempunyai beberapa pelayanan yang dapat dilayanankan kepada pemakai, seperti layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan anak,layanan perpustakaan keliling dan layanan-layanan lain yang ada di perpustakaan. Salah satu pelayanan yang tidak kalah penting adalah pelayanan referensi. Pelayanan referensi merupakan kegiatan pelayanan untuk membantu pemakai perpustakaan dalam menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan menggunakan koleksi referensi serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan menggunakan koleksi referensi. Pada layanan ini terdapat koleksi-koleksi yang bisa digunakan oleh pemakai seperti: kamus, ensiklopedi, indeks dan absrak dan lain sebagainya, koleksi tersebut tidak boleh dipinjam dibawa pulang melainkan hanya bisa dibaca ditempat dan difotokopi, jika ada bagian yang dianggap penting. Untuk

3 bisa memuaskan pemakai, maka koleksi referensi harus legkap dan sesuai dengan kebutuhan pemakai. B. Tujuan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk mengetahui jenis layanan yang ada pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo 2. Untuk mengetahui koleksi apa saja yang ada pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo 3. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo 4. Untuk mengetahui bagaimana cara mengatasi kendala-kendala yang dihadapi pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo C. Pelaksanaan ( Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Pengumpulan Data) Pengumpulan data dilaksanakan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo Jl. Slamet Riyadi No.17 Telp./fax Sukoharjo Kode Pos Kabupaten Sukoharjo pada tangal 22 Februari 31 Maret Waktu pelaksanaan pengumpulan data dilaksanakan

4 setiap hari Senin Kamis : wib hari Jumat: wib hari Sabtu : wib. D. Metode Pengumpulan Data. 1. Metode Observasi Cara dan teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala atau fenomena yang ada proyek penelitian Wawancara / Interview Merupakan metode pengumpulan data dengan cara tanya jawab yang dikerjakan dengan sistematik dan berlandaskan pada tujuan penelitian Studi Pusataka Metode ini dilakukan dengan mempelajari atau mendalami dan literatul yang memiliki sifat relevansi denagn subjek yang dibahas Partisipasi Pengumpulan data yang dilakukan penulis dengan secara langsung terjun ke lapangan. 1 Moh. Pabundu Tika, Metode Penelitian Geografi, Jakarta,Gramedia Pustaka Utama, 1997,hal Ibid, hal 75 3 I Made Wirartha, Pedoman Penulisan Usulan Penelitian Skripsi dan Tesis, Yogyakarta, Andi, 2006, hal 3

5 E. Rumusan Masalah Sesuai dengan judul tugas akhir Pelayanan Referensi Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo, Penulis membatasi masalah yang akan dibahas sebagai berikut: 1. Apa saja jenis layanan yang ada pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo? 2. Koleksi apa saja yang ada pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo? 3. Kendala- kendala apa saja yang dihadapi pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo? 4. Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala yang dihadapi pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo?

6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Perpustakaan Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. 4 Perpustakaan adalah suatu kesatuan unit kerja yang terdiri dari beberapa bagian, yaitu bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan koleksi, bagian pelayanan pengguna, dan bagian pemeliharaan sarana-prasarana. 5 Perpustakaan adalah lembaga yang menghimpun pustaka dan menyediakan sarana bagi orang untuk memanfaatkan koleksi pustaka tersebut. 6 Perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap pogram pendidikan, pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan. 7 B. Fungsi Perpustakaan Fungsi perpustakaan adalah: 1. Sebagai sarana simpan karya manusia Perpustakaan berfungsi sebagai tempat menyimpan karya manusia, khususnya karya cetak seperti buku, majalah, dan sejenisnya serta karya rekam seperti kaset,piringan hitam, dan sejenisnya. 2. Fungsi Informasi 4 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta, Gramedia Pustaka, 1991, Hal 3 5 F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2007, Hal 1 6 Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawanan, Pustakawan, Yogyakarta, Kanisius, 1992, Hal 32 7 Soejono Trimo, Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan, Bandung, Remaja Rosada Karya, 1992, Hal 1

7 Bagi anggota masyarakat yang memerlukan informasi dapat memintanya ataupaun menanyakan ke perpustakaan. 3. Fungsi Rekreasi Masyarakat dapat menikmati rekreasi cultural dengan cara membaca dan bacaan ini disediakan oleh perpustakaan. 4. Fungsi Pendidikan Perpustakaan merupakan sarana pendidikan nonformal dan informal, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar diluar bangku sekolah maupun juga tempat belajar dlam lingkungan pendidikan sekolah. 5. Fungsi Kultural Perpustakaan merupakan tempat untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat. 8 C. Pengertian Pelayanan Referensi Layanan referensi adalah suatu kegiatan untuk dimaksud pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi. 9 Pelayanan referensi adalah kegiatan kerja yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan untuk menemukan informasi. 10 Pelayanan referensi adalah pemberian bantuan secara langsung yang bersifat lebih personal oleh perpustakaan kepada masyarakat yang dilayaninya yang sedang mencari atau membutuhakan keterangan keterangan tertentu. 11 D. Tujuan dan Fungsi Pelayanan Referensi Tujuan Pelayanan referensi adalah: 1. Memungkinkan pengguna menemukan informasi dengan cepat dan tepat 8 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta, Gramedia Pustaka, 1991, Hal F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2007, Hal Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawanan, Pustakawan, Yogyakarta, Kanisius, 1992, Hal Soejono Trimo, Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan, Bandung, Remaja Rosada Karya, 1992, Hal 58

8 2. Memungkinkan pengguna menelusur infor,asi dengan pilihan yang lebih luas. 3. Memungkinkan pengguna menggunakan koleksi referensi dengan lebih tepat guna Sedangkan Fungsi Pelayanan Referensi adalah: 1. Informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau kebutuhan pengguna perpustakan akan informasi. 2. Bimbingan Memberikan bimbingan untuk menemukan bahan pustaka yang tepat sesuai dengan minat pengguna 3. Pengarahan/Instruksi Memberikan pengarahan dan bantuan pada pengguna mengenai cara menggunakan perpustakaan maupun koleksi referensi. 12 E. Koleksi Referensi Koleksi Referensi adalah kumpulan atau kelompok koleksi pustaka yang terdiri dari bahan-bahan pustaka yang berisi karya-karya yang bersifat memberitahu / menunjukkan mengenai informasi-informasi tertentu, yang disusun secara sistematis (biasanya secara alfabetis) untuk digunakan sebagai alat petunjuk atau konsultasi. 13 Buku referensi adalah suatu buku atau sejumlah publikasi kepada siapa orang berkonsultasi untuk mencari fakta-fakta atau informasi tentang latar belakang suatu objek, orang, dan atau peristiwa secara cepat dan mudah 14. Pelayanan referensi adalah pelayanan ini memberikan infomasi singkat tentang nama orang, peristiwa, subjek, geografi, ukuran, kata, pustaka, lambang, dan lainnya yang terdapat dalam sumber-sumber rujukan.sumber-sumber ini 12 F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2007, Hal Ibid, Hal Soejono Trimo, Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan, Bandung, Remaja Rosada Karya,1992, Hal 60

9 tidak harus dipelajari secara keseluruhan seperti halnya buku teks atau buku fiksi. 15 Ciri- cirri buku referensi adalah: 1. Buku referens ditujukan untuk keperluan konsultasi. 2. Buku referens tidak dimaksud untuk dibaca seperti buku biasa 3. Buku referens sering kali terdiri dari entri yang terpotong-potong 4. Di perpustakaan buku referens biasanya tidak dipinjamkan karena buku tersebut diperlukan setiap waktu konsultasi 16. Menurut Soeatminah Buku referensi yang harus disediakan adalah: 1. Kamus Kamus digunakan untuk menjawab pertanyaan antara lain yang berkenaan dengan arti / definisi kata 2. Ensiklopedi Ensiklopedi digunakan untuk menjawab pertanyaan mengenai arti / definisi kata atau istilah, nama orang, negara, tempat, organisasi. 3. Direktori Direktori digunakan untuk menjawab pertanyaan berkenaan dengan alamat pribadi, lembaga, organisasi, dan lain-lain. 4. Sumber Biografi Sumber biografi digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan riwayat hidup seseorang 5. Sumber Geografi Sumber geografi igunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan letak suatu tempat, kota, Negara, dan lain-lain. 6. Kumpulan Indeks dan Abstrak Indeks dan abstrak digunakan untuk menjawab pertanyaan yang berkenaan dengan makalah, artikel, tulisan, dan lain-lain yang pernah diterbitkan dan disebarluaskan. 17 F. Macam Layanan Referensi Macam layanan referensi dibedakan menurut jenis dan macam pekerjaannya, yaitu: 15 Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta, Gama Media, 2005, Hal Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta, Gramedia Pustaka, 1991, Hal Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawanan, Pustakawan, Yogyakarta, Kanisius, 1992, Hal 152

10 1. Layanan referensi pokok a. Memberikan informasi yang bersifat umum,b aik mengenai perpustakaan yang bersangkutan pada umumnya maupun khususnya mengenai unit layanan referensinya. b. Memberikan informasi yang bersifat khusus, untuk itu diperlukan koleksi refernsi yang ada diperpustakaan yang bersangkuttan dan bahkan di perpustakaan lain c. Memberi bantuan untuk menelusur bahan pustaka d. Memberi bimbingan pengunaan koleksi referensi 2. Layanan referensi penunjang a. Memberikan informasi mengenai penggunaan alat-alat penelusur informasi b. Menyelenggarakan pameran koleksi referensi perpustakaan, terutama untuk memperkenalkan bahan pustaka yang baru diterima c. Mengorganisasi koleksi referensi dengan baik sehingga mudah digunakan d. Mencatat dan mengumpulkan data (statistik) kegiatan layanan referensi e. Megadakan kerjasama dengan perpustakaan dan atau jasa informasi lain dalam bidang penggunaan informasi 18 G. Petugas Referensi Menurut Soeatminah petugas referensi harus memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Menguasai koleksi referensi Petugas referensi harus menguasai koleksi referensi terutama koleksi perpustakaan sendiri, dan cara menggunakan sumber referensi tersebut ubtuk menjawab pertanyaan. 2. Cakap Petugas referensi harus dapat menganalisis pertanyaan karena kadang-kadang penanya kurang jelas dalam mengajukan pertanyaan. Apabila pertanyaan sudah jelas, akan lebih mudah untuk menemukan sumber jawabannya. 3. Bersedia membantu orang lain Pengunjung perpustakaan sering rewel, maka petugas referensi harus sabar dan berusaha menolong mereka dengan senang hati 4. Menguasai teknik-teknik bimbingan Petugas referensi yang menguasai teknik bimbingan pembaca akan lebih mudah menghadapi segala macam sifat dan sikap penanya. 5. Ramah dan tekun Sikap ramah dan tekun dari petugas memberikan nilai tambah bagi pelayanan perpustakaan F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2007, Hal Soeatminah, Perpustakaan, Kepustakawanan, Pustakawan, Yogyakarta, Kanisius,1992, Hal

11 BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO A. Sejarah Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo berdiri dengan melalui sejarah yang penuh dengan dinamika, yang mana hal tersebut karena menyesusaikan dengan peratuan yang ada. Diawali dengan pembentukan Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo dengan dasar surat keputusan Bupati Sukoharjo Nomor: 43/541/1987 tanggal 29 Juni Selanjutnya ditinjau kembali berdasarkan keputusan Bupati Sukoharjo Nomor : 0611/1324/1990 Tanggal 19 September 1990 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Terja Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Setelah lima tahun akhirnya Perpustakaan Umum dikelola oleh Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sukoharjo semenjak diterbitkan Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : Tahun 1995 pada tanggal 17 Oktober Pada tahun berikutnya fungsi dan susunan organisasi dan tata kerja Perpustakaan Umum diatur dengan surat Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor: 56 Tahun 1996 tanggal 6 Juni 1996.

12 Pada tahun 1998 Terbit Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor 11 Tahun 1998 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sukoharjo. Penggabungan Antara Kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum terjadi pada tahun Yaitu dengan didasari atas Lembaran Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor 10 Tahun 2001 dan Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor 6 Tahun Penggabungan kedua lembaga tersebut kemudian menjadi Kantor Arsip Daerah dan Perpustakaan Umum Kabupaten Sukoharjo. Pada tahun 2008 terjadi perubahan Susunan Organisasi dan Tatakerja, dan keluarlah Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor 4 Tahun 2008 paragraf 10 tentang pembentukan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Misi dan Visi Misi : 1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana serta Sumber Daya Manusia. 2. Memantapkan tata laksana pengelolaan kepustakaan, kearsipan dan dokumentasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sukoharjo 3. Meningkatkan sistem pengamanan, pemeliharaan dan pelayanan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi dalam rangka pelaksanaan administrasi pemerintah daerah. 4. Meningkatkan minat baca masyarakat Kabupaten Sukoharjo. 5. Meningkatkan koleksi bahan pustaka.

13 Visi : Terwujudnya tertib pengelolaan Asip, Perpustakaan dan mencerdaskan kehidupan bangsa. B. Struktur Organisasi Kantor perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo Adapun struktur organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor 4 Tahun 2008 dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Bagan 1 STRUKTUR ORGANISASI KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUKOHARJO KEPALA KELOMPOK JAB.FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA USAHA SEKSI PERPUSTAKAAN SEKSI KEARSIPAN SEKSI DOKUMENTASI Sumber : Peraturan Daerah Kabupaten Sukoharjo Nomor 4 Tahun 2008

14 Adapun tugas-tugas bagian / unit yang ada pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo adalah sebagai berikut: 1. Kepala Kantor Tugasnya: a. Merumuskan kebijakan Bupati di bidang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi berdasarkan wewenang yang diberikan dan peraturan perundangundangan yang berlaku sebagai bahan arahan operasional kantor; b. Merumuskan program kegiatan Kantor berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksana kegiatan; c. Mengoordinasikan kegiatan di bidang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi berdasarkan peraturan perundang-undnagan yang berlaku; d. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya guna kelancaran pelaksanaan tugas; e. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait untuk kelancaran pelaksanaan tugas; f. Mengendalikan seluruh kegiatan bidang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi sesuai kebijakan yang ditetapkan Bupati; g. Membina pelaksanaan kegiatan di bidang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku; h. Mengevaluasi pelaksana kegiatan di bidang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi;

15 2. Sub bagian tata usaha Tugasnya: a. Menyusun program kegiatan tata usaha berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan; b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan kebijakan atasan; c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya, memberikan arahan dan petunjuk guna meningkatkan kelancaran pelaksanaan tugas; d. Melaksanakan koordinasi dengan seluruh Seksi di lingkungan Kantor Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi untuk mendapatkan masukan, informasi serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal; e. Menyiapkan konsep kebijakan Kepala Kantor sesuai bidang tugas di Sub Bagian Tata usaha; f. Merumuskan program kegiatan berdasarkan hasil rangkuman rencana kegiatan di masing-masing Seksi dalam rangka penyusunan anggaran pendapatan dan belanja Kantor; g. Melaksanakan pelayanan pengelolaan kegiatan administrasi umum, kepegawaian, keuangan, kearsipan, perpustakaan, perlengkapan rumah tangga sesuai ketentuan yang berlaku guna kelancaran tugas;

16 h. Melaksanakan pengelolaan, pengoordinasian dan menyiapkan bahan proses pencairan dana dan administrasi keuangan; 3. Seksi Perpustakaan Tugasnya: a. Menyusun program kegiatan Seksi Perpustakaan sesuai peraturan perundangundangan yang berlaku dan data yang tersedia; b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan ketentuan dan kebijakan atasan; c. Melaksanakan perencanaan, analisis dan menyediakan data statistik perpustakaan guna pengembangan perpustakaan serta mengadakan kerja sama antar perpustakaan, perguruan tinggi, dan instansi terkait dalam kajian perpustakaan dan peningkatan layanan informasi bahan pustaka; d. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya, memberikan petunjuk dan arahan secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas; e. Melaksanakan koordinasi dengan Sub bagian tata usaha dan seksi-seksi di lingkungan Kantor baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan informasi, masukan, serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal.

17 4. Seksi Kearsipan Tugasnya: a. Menyusun program kegiatan Seksi Kearsipan berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman kerja; b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan dan kebijakan atasan; c. Melaksanakan perencanaan, analisis, pengolahan dan penyusunan data statistik yang berkaitan dengan kersipan sebagai acuan informasi dan pengembangan kearsipan; d. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya, memberikan petunjuk dan arahan secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas; e. Melaksanakan koordinasi dengan Sub bagian tata usaha dan seksi-seksi di lingkungan Kantor baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan informasi, masukan, serta untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal

18 5. Seksi Dokumentasi Tugasnya: a. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan yang berlaku agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan dan kebijakan atasan; b. Menyusun program kegiatan Seksi Dokumentasi berdasarkan hasil evaluasi kegiatan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman kerja; c. Melaksanakan perencanaan, analisis, pengolahan dan penyusunan data statistik yang berkaitan dengan dokumentasi sebagai acuan informasi dan pengembangan dokumentasi; d. Melaksanakan kebijakan pengelolaan dokumentasi yang mempunyai nilai informasi vital yang berkaitan dengan kegiatan pemerintahan dan penyelenggaaan pembangunan pemerintah Kabupaten Sukoharjo; e. Melaksanakan kebijakan pelestarian dokumentasi yang mempunyai nilai informasi vital yang berkaitan dengan kegiatan pemerintahan dan penyelenggaaan pembangunan pemerintah Kabupaten Sukoharjo; f. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya, memberikan petunjuk dan arahan secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;

19 C. Sumber Daya Manusia 1. Sumber Daya Manusia berdasarkan pendidikan. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo sampai pada Desember 2009 mempunyai komposisi pegawai dengan rincian sebagai berikut : a. Magister / Strata 2 : 3 orang b. Sarjana Umum : 9 orang c. Sarjana Muda/ D3 : 4 orang d. SMU : 6 orang e. SD : 1 orang Sumber : Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo Tahun Data SDM berdasarkan Kedudukan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo Berdasarkan kedudukan dalam organisasi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo dapat di gambarkan sebagai berikut: a. Kepala Kantor (eselon III) : 1 orang b. Kepala Seksi (eselon IV) : 3 orang c. Kepala Sub Bagian (eselon IV) : 1 orang d. Jabatan fungsional : 5 orang e. Staf : 13 orang Sumber : Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo Tahun 2009

20 D. Gedung / Ruang Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo mempunyai luas 2300m. Kantor Perpustkaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo mempunyai ruangan yang terdiri dari ruang layanan perpustakaan, ruangan referensi, ruangan koleksi bahan pustaka, ruangan kepala kantor, ruangan pengolahan, ruang baca, ruang audio visual, ruang pengolahan arsip, ruangan permainan anak. E. Sumber Dana / Anggaran Anggaran Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo tahun 2009 mengalami penurunan cukup drastis yaitu sampai 72 % ( Rp ) jika dibanding tahun Tapi dari anggaran tahun 2008 banyak terserap untuk pembangunan gedung dan bidang ketatausahaan. Adapun Perbandingan Anggaran total Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

21 Tabel.1 Perbandingan Anggaran Tahun 2008 dan tahun 2009 NO BAGIAN TAHUN 2008 TAHUN 2009 KETERANGAN 1 Ketatausahaan Turun 79 % 2 Perpustakaan Turun 21% 3 Kearsipan Turun 72 % 4 Dokumentasi Total Turun 72 % Sumber: Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Adapun Perbandingan Anggaran untuk masing-masing program dan kegiatan secara rinci dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

22 Tabel.2 Perbandingan Rincian Anggaran Kegiatan Tahun 2008, 2009 dan 2010 NO SEKSI PROGRAM DAN KEGIATAN ANGGARAN 2008 ANGGARAN 2009 ANGGARAN Perpustakaan Pogram Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan a. Pemasyarakatan minat dan kebiasaan membaca 37,855, untuk mendorong terwujudnya masyarakat pembelajaran b. Perencanaan dan penyusunan program budaya 21,743, baca c. Publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca 34,863, d. Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum 39,404, Daerah TOTAL 133,866, Kearsipan Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan a. Pengumpulan Data 8,600,000 0 b. Penyusunan Sistem Katalog Data 18,272,000 0 c. Pengadaan Sarana Penyimpanan 10,000,000 0 Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah a. Pendataan dan penataan dokumen/ Arsip 5,905, Daerah b. 4,849,000 Pindah Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan a. Monitoring, evaluasi dan pelaporan kondisi situasi data 13,244,000 0 Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi a. Penyediaan Sarana layanan informasi arsip 4,847,500 0 b. Sosialisasi/Penyuluhan kearsipan dilingkungan Instansi Pemerintah 14,783, TOTAL 90,500, Dokumentasi Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen/Arsip Daerah a. Penduplikatan dokumen/arsip Daerah dalam Bentuk Informatika Program Kerjasama Informasi dengan media massa a. Penyebarluasan informasi pembangunan Daerah Total Sumber: Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo

23 F. Sarana dan Prasarana Rak buku, papan display, booktroling, software dan hardware perpustakaan dan kearsipan yang memadai, meja diskusi, soundsystem untuk layanan audiovisual, rak arsip yang standar, armada perpustakaan keliling, ruang pengolahan arsip, ruang koleksi perpustakaan, ruang audio visual, ruang referensi, ruang permainan anak, loker untuk menyimpan tas/barang lainya. G. Koleksi Seluruh koleksi perpustakaan dapat berupa koleksi cetak dan non cetak dengan bermacam-macam cerita baik fiksi maupun non fiksi, terbitan berkala, bahan-bahan microfilm maupun alat pandang-dengar (Audiovisual). Keanekaragaman koleksi bahan pustaka sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang cepat menuntut perpustakaan agar terus berkembang dengan menambah koleksi bahan pustaka. Bila koleksi perpustakaan tidak berkembang seiring berkembangnya ilmu pengetahuan maka akan ditinggal oleh pembaca. Jumlah koleksi buku yang dimiliki perpustakaan umum Kabupaten Sukoharjo berjumlah judul dan eksemplar, Majalah, tabloid 9 judul, 259 eksemplar (khusus koleksi tahun 2009), CD dan Film berjumlah 260 keping. Adapun data lebih detail dapat dilihat pada tabel dibawah ini:

24 Tabel.3 Data Koleksi Tahun 2009 No JENIS KOLEKSI JUDUL EKSEMPLAR 1 Buku Non Fiksi Buku Fiksi Referensi Perundang-undangan Skripsi, tugas akhir, Tesis Surat Kabar, tabloid Majalah, Buletin CD/DVD Alat permainan anak Sumber : Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo

25 H. Layanan 1. Jenis Layanan a. Layanan Sirkulasi 1) Melayani pinjam kembali dan perpanjang koleksi 2) Melayani pembuatan Kartu Anggota b. Layanan Referensi 1) Melayani koleksi khusus untuk rujukan 2) Melayani peminjaman koleksi untuk di fotocopy 3) Melayani jasa penelusuran informasi c. Layanan Perpustakaan Keliling 1) Melayani kunjungan perpustakaan keliling ke Sekolah dan Kelurahan 2) Melayani kunjungan perpustakaan keliling pada event-event khusus d. Layanan Audio Visual 1) Melayani Pemutaran film-film sejarah 2) Melayani Pemutaran CD edutainment untuk anak e. Layanan Story Telling 1) Melayani story telling 2) Melayani peminjaman alat-alat peraga story telling f. Layanan Khusus Anak 1) Melayani penggunaan alat peraga untuk anak di tempat 2) Melayani Penggunaan alat-alat permainan anak

26 g. Layanan Pendidikan Pemakai 1) Melayani bimbingan penggunaan katalog 2) Melayani bimbingan penelusuaran informasi 3) Melayani kebutuhan data untuk penulisan makalah, skripsi, tesis h. Layanan Pembinaan dan Bimbingan Perpustakaan 1) Melayani pembinaan dan bimbingan pembuatan perpustakaan untuk perorangan 2) Melayani pembinaan dan bimbingan pengelolaan perpustakaan untuk instansi ( Sekolah, kelurahan/ desa, masjid, dan lain-lain) i. Layanan Hotspot 1) Penyediaan sarana penelusuran informasi gratis untuk masyarakat di wilayah Sukoharjo. 2. Jam Layanan Untuk meningkatkan minat baca masyarakat, Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo menambah jam layanan perpustakaan sesuai dengan Surat Keputusan Bupati Nomor 041.1/24/2008 tentang Penambahan Jam Layanan Umum Perpustakaan di Luar Jam Kerja Kedinasan. a. Jam Kerja Hari Senin Kamis Hari Jumat Hari Sabtu : wib : wib : wib

27 b. Jam Tambahan di luar Jam Kedinasan Hari Senin Kamis Hari Sabtu : wib : wib Jadwal layanan sirkulasi dilaksanakan setiap hari jam kerja ditambah 3 jam setiap harinya, Senin s/d Kamis Jam s.d WIB dan jumat07.00 s/d WIB dan hari Sabtu s/d WIB. Layanan pemutaran film edukatif dilaksanakan hari Senin s/d Rabu, dengan dua kali pemutaran. Untuk Sesi I jam s/d dan Sesi II jam s/d WIB, layanan bercerita atau story telling setiap hari sabtu jam WIB. Sedangkan layanan perpustakaan keliling dilaksanakan setiap hari dengan dua lokasi yang berbeda sesuai dengan jadwal. 3. Layanan Keanggotaan a. Syarat Keanggotaan 1) Penduduk Kabupaten Sukoharjo 2) Mengisi formulir pendaftaran di ketahui oleh kepala Desa/lurah/ Kepala Satker 3) Menyerahkan Foto ukuran 3x4 sebanyak 3 lembar 4) Melampirkan fotocopy identitas diri (KTP/SIM/Kartu pelajar/mahasiswa/pramuka) b. Ketentuan Umum bagi Anggota 1) Anggota dapat meminjam 2 (dua) buah buku selama 1 (satu) minggu dan dapat diperpanjang maksimal 1 (satu) kali

28 2) Kartu Anggota berlaku selama 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang 3) Pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan, pengembalian dan keterlambatan tidak dipungut biaya (gratis) 4) Kerusakan dan kehilangan buku yang dipinjam menjadi tanggungjawab anggota dengan mengganti buku yang sama/subyeknya sejenis c. Tata Tertib Anggota 1) Berpakain sopan dan rapi 2) Mengisi buku daftar pengunjung 3) Barang-barang seperti tas, jaket, topi, dan atau sejenisnya dititipkan diloker, kecuali barang berharga 4) Turut menjaga kebersihan dan ketenangan 5) Tidak membawa tajam 6) Tidak merokok, makan diruang perpustakaan 7) Tidak membawa koleksi perpustakaan tanpa seizin petugas perpustakaan 8) Dilarang merusak koleksi perpustakaan 9) Dilarang meminjamkan kartu anggota kepada orang lain 10) Peminjam buku harus mempertanggungjawabkan segala kerusakan buku yang dipinjam sesuai ketentuan yang berlaku

29 d. Fasilitas Bagi Anggota 1) Locker untuk penyimpanan tas/barang lainnya 2) Penelusuran koleksi dengan katalog kartu, OPAC 3) Ruang baca yang luas dan nyaman 4) Ruang Audio Visual 5) Ruang Baca Anak 6) Ruang Referensi 7) Ruang Permainan Anak 8) Ruang Kegiatan Umum (Pendopo) 9) Ruang Koleksi 10) Tempat parkir luas

30 BAB IV PEMBAHASAN A. Analisa Masalah Pelayanan referensi di Kantor Perpusakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo merupakan pelayanan yang tidak kalah penting dengan pelayananpelayanan yang ada di perpustakaan. Karena pelayanan ini merupakan pelayanan yang memberikan layanan secara langsung kepada pemakai perpustakaan. Pelayanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo menggunakan pelayanan secara terbuka. Pemakai bisa langsung untuk memilih dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan. Pelayanan secara terbuka ini pemakai mendapat kesempatan yang luas dalam mencari atau menemukan koleksi yang dikehendaki tanpa harus melalui petugas, namun apabila mengalami kesulitan dalam mencari dan menemukan koleksi yang dibutuhkan, hendaknya bertanya kepada petugas agar dibantu dalam pencarian. Pada bagian layanan referensi dibutuhkan seorang pustakawan yang menguasai koleksi referensi dan mampu menggunakan sumber-sumber informasi koleksi tersebut sehingga mampu menjawab pertanyaan yang diajukan oleh pemakai. Agar suatu pelayanan referensi dapat tercipta dengan baik dan bisa memuaskan pemakai maka perlu ditingkatkan sumber daya perpustakaan, karena sumber daya perpustakaan merupakan pengelola dan penyampai sumber-sumber informasi dengan pemakai dalam mencari informasi untuk memenuhi kebutuhannya.

31 Pelayanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo belum maksimal, karena belum adanya petugas khusus di bagian referensi. Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo petugasnya sama antara petugas sirkulasi dan referensi. B. Jenis layanan yang ada pada bagian layanan referensi Jenis kegiatan layanan yang ada pada bagian layanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo adalah kegiatan pokok layanan referensi seperti: 1. Melayani koleksi rujukan 2. Melayani peminjaman koleksi untuk difotokopi 3. Melayani jasa penulusuran informasi 4. Memberikan informasi yang bersifat umum 5. Meberikan bimbingan untuk mengenal berbagai jenis koleksi referensi, mengetahui bagaimana cara-cara mrnggunakan masing-masing koleksi. C. Macam koleksi pada bagian layanan referensi Koleksi referensi yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo yang bisa dimanfaatkan oleh pemakai diantaranya : Kamus, ensiklopedi, bibliografi, peta,thesis, skripsi, tugas akhir, majalah, tabloid, bulletin,perundang-undangan, CD/DVD, dan sebagainya. Diantaranya koleksi-koleksi referensi itulah yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten

32 Sukoharjo yang bisa dimanfaatkan oleh pemakai dalam memenuhi kebutuhan informasi. D. Hambatan-Hambatan Hambatan-hambatan yang terdapat pada pelayanan referensi yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo diantaranya adalah: 1. Kurangnya tenaga kerja Salah satu yang menjadi hambatan dalam melakukan pelayanan referensi adalah kurangnya tenaga kerja. Bagian referensi seharusnya ada petugasnya sendiri yang melayani. Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo pada pelayanan referensi belum ada petugas khusus pada bagian referensi. Jadi yang melakukan pelayanan pada pelayanan referensi adalah petugas yang juga melayani di bagian sirkulasi. Pada pelayanan referensi dibutuhkan tenaga kerja yang mempunyai kemampuan dalam menelusur informasi tentang koleksi referensi. Karena tidak adanya petugas yang secara khusus pada bagian referensi maka pelayanan terhadap pamakai referensi kurang maksimal. Apabila ada pemakai yang akan mencari koleksi referensi maka harus mencari petugas terlebih dahulu karena di bagian referensi tidak petugas yang jaga. 2. Koleksi referensi masih kurang lengkap Pada pelayanan referensi untuk dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakainya harus mempunyai koleksi yang lengkap sesuai dengan kebutuhan pemakai. Di kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo koleksi referensinya masih kurang lengkap dan jumlahnya masih sedikit. Dengan koleksi yang masih kurang ini menyebabkan pemakai tidak bisa menemukan

33 koleksi referensi yang dibutuhkan sehingga kebutuhan informasinya tidak terpenuhi. Dengan tidak terpenuhi kebutuhan informasinya pemakai merasa kurang puas dengan pelayanan referensi yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo. 3. Belum mempunyai fotokopi sendiri Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo pada pelayanan referensi juga melayani jasa fotokopi. Pemakai bisa memfotokopi dengan cara pemakai lapor kepada petugas tentang koleksi yang akan difotokopi setelah itu pemakai meninggalkan kartu identitas sebagai jaminan dan pemakai bisa memfotokopi sendiri diluar apabila sudah selesai pemakai bisa mengambil identitas dan mengembalikan koleksi. Karena, Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi belum mempunyai fotokopi sendiri maka pemakai harus memfotokopi keluar dari kantor. Hal ini dapat menjadi hambatan pada pelayanan referensi karena seringkali pemakai tidak mengembalikan koleksi yang dipinjam untuk difotokopi. E. Cara mengatasi hambatan Adapun cara yang dapat dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan yang dihadapi adalah sebagai berikut: 1. Agar pada pelayanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo ada petugasnya sendiri maka perlu diadakan penambahan tenaga kerja.karena selama ini di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo pada bagian referensi belum ada petugas khususnya. Diharapkan dengan adanya penambahan tenaga kerja dibagian referensi diberi

34 petugas yang melayani sehingga ada petugas yang melayani secara khusus. Dengan adanya petugas yang melayani secara khusus dibagian referensi maka pelayanan dapat dimaksimalkan karena petugasnya hanya melayani pada satu bagian saja. 2. Koleksi referensi yang ada di Kantor Perpustakan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo perlu diadakan penambahan koleksi referensi. Hal ini perlu dilakukan karena untuk melengkapi koleksi yang ada sebelumnya. Dengan adanya penambahan koleksi referensi yang sesuai dengan kebutuhan pemakai diharapkan bisa memenuhi kebutuhan pemakai sehingga pemakai bisa merasa puas. 3. Di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi kabupaten Sukoharjo perlu menyediakan fotokopi sendiri. Karena selama ini pemakai bila ingin memfotokopi harus keluar dari Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo walaupun jaraknya dekat ini bisa menghambat pelayanan. Dengan adanya fotokopi di dalam Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo maka pemakai tidak harus keluar untuk memfotokopi. Selain untuk mempermudah pemakai dalam memfotokopi hal ini juga dapat memperkecil resiko kehilangan koleksi.

35 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Dari uraian pembahasan yang telah dikemukakan, akhirnya penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo mempunyai pelayanan referensi yang bisa dimanfaatkan oleh pemustaka. 2. Kegiatan yang dilakukan pada pelayanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo adalah melayani koleksi untuk rujukan, melayani peminjaman koleksi untuk di fotocopi dengan melapor kepada petugas dan meninggalkan kartu identitas, melayani bimbingan pemustaka, pemakai, konsultan, penelitian. 3. Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo mempunyai koleksi referensi seperti: Kamus, ensiklopedi, bibliografi, peta,thesis, skripsi, tugas akhir, majalah, tabloid, bulletin,perundangundangan, CD/DVD yang bisa dimanfaatkan oleh pemakai. 4. Pelayanan referensi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo masih mengalami beberapa hambatan adalah kurangnya tenaga kerja, koleksi referensi masih kurang serta,belum tersedianya fotokopi 5. Usaha mengatasi kendala-kendala yang dihadapi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokementasi antara lain: menambah jumlah tenaga kerja, menambah koleksi referensi, menyediakan fotokopi sendiri.

36 B. Saran Setelah mengemukakan kesimpulan, selanjutnya penulis menyampaikan saran sebagai berikut: 1. Untuk dapat memaksimalkan pelayanan referensi yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sukoharjo perlu ada petugas yang mempunyai latar belakang pendidikan pustakawan yang melayani pada bagian referensi. 2. Penambahan meja dan kursi baca diruang referensi yang masih kurang 3. Menyediakan fotokopi agar mempermudah pemakai dalam memfotokopi

37 DAFTAR PUSTAKA F. Rahayuningsih Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu Lasa HS Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gama media Soeatminah Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius Sulistyo-Basuki Pengantar Ilmu Perpustakaan. Yogyakarta: Gramedia Trimo, Soejono Pedoman Pelakasanaan Perpustakaan. Bandung: Remaja Rosdakarya Wirartha, I Made Pedoman Penulisan Usulan Penelitian Skripsi dan Tesis, Yogyakarta, Andi