Strategi & Upaya Menjadi Sekretaris yang Kompeten dan Profesional

Transkripsi

1 Strategi & Upaya Menjadi Sekretaris yang Kompeten dan Profesional STIKOM, 22 Mei 2012 Dipresentasikan Oleh;

2 PERAN SEKRETARIS SAAT INI > MENGOLAH ARSIP/DATA MENJADI INFORMASI YANG BERMANFAAT MITRA KERJA ATASAN MEMANAGE TAMU DAN TELPON UNTUK ATASAN LIFE ORGANIZER BAGI ATASAN MENGKOORDINASI AGENDA KEGIATAN ATASAN JADUL > MENYIMPAN ARSIP / DATA MEMBANTU ATASAN MENERIMA DAN MELAPORKAN TAMU & TELEPON DI ORGANIZE OLEH ATASAN MENCATAT AGENDA KEGIATAN ATASAN

3 HUKUM PERUBAHAN SETIAP DETIK ISI SEMESTA ALAM SELALU BERUBAH LINGKUNGAN KITA BERUBAH TERUS TUNTUTAN BISNIS PEKERJAAN JUGA BERUBAH TUNTUTAN HIDUP KITA BERUBAH

4 SEKARANG KITA BERADA DI JAMAN COMPETITIVE INTELLIGENCE

5 ADMINISTRATIVE ASSISTANT PROFESSIONAL OFFICE JUNIOR SENIOR EXECUTIVE ADM. ADM. ADM. ADM. ASSISTANT ASSISTANT ASSISTANT ASSISTANT

6 PERUBAHAN FUNGSI SEKRETARIS Perubahan Fungsi dari Sekretaris Tradisional Peningkatan Peluang dan Karir Fungsi sebagai Manager Informasi Pemanfaatan IT untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas

7 MENYONGSONG ERA BARU Peran Sekretaris yang berkaitan dengan fungsifungsiklerikaldanadministrasisemakinmengecil, dan tergantikan oleh peran-peran manajerial dalam bidang ; 1.PemrosesanInformasi, 2. PengelolaanWaktu, 3. Komunikasi dan 4. Human Relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematanganemosi, interpersonal skill, yang didukung oleh penampilan yang profesional

8 PARADIGMA PENTINGNYA SEKRETARIS PROFESIONAL Kompetensi apa saja yang harus dikuasai...? HARD COMPETENCY * SKILL * KNOWLEDGE SOFT COMPETENCY SELF CONCEPT (FLEXIBLE, CONFIDENCE, NEGOSIATE, ASSERTIVENESS) * TRAITS (JUJUR, TELITI, ANTISIPATIVE, RESPONSIVE) MOTIVE (ACHIEVEMENT)

9 SOFT COMPETENCY YG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INI Menurut Data dari IAAP ( (The International Association Of Administrative Professionals ) Kemampuan Organizational 87% Kemampuan Komunikasi Verbal 81% Kemampuan Team Work 78% Kemampuan Problem Solving 60% Kemampuan Strategis & Diplomatis 50% Kemampuan Korespondensi Bisnis 48% Kemampuan Analisis 45%

10 5 RULES FOR EVALUATING PEOPLE CONSIDERED FOR JOB PROMOTION Ambition Attitudes toward policy Attitudes toward colleagues Leadership Skill Attitudes toward pressure on the job

11 PROFIL SEKRETARIS PROFESIONAL 1. MEMILIKI KOMPETENSI YANG TINGGI 2. BERPENAMPILAN MENARIK, MENJIWAI DAN MENCINTAI PROFESINYA 3. MAMPU BERTINDAK PROAKTIF 4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN MELAKSANAKAN TUGAS-2NYA 5. TANGGAP TERHDP SITUASI YANG ADA 6. KREATIF, INOVATIF, TIDAK PUAS DENGAN TUGAS PEKERJAAN ASAL SELESAI 7. MAMPU MERINGANKAN BEBAN PIKIRAN DAN MEMAHAMI JALAN PIKIRAN PIMPINAN

12

13 FAKTOR-FAKTOR STANDAR KOMPETENSI 1. PENGETAHUAN & KEMAMPUAN UNTUK MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI NORMAL DI TEMPAT KERJA 2. KEMAMPUAN MENTRANSFER DAN MENERAPKAN PENGETAHUAN & KEMAMPUAN PADA SITUASI LINGKUNGAN YANG BERBEDA

14 KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 1. Kompetensi Spesialis, kemampuan untuk; Ketrampilan & Pengetahuan Menggunakan Perkakas dan Peralatan dengan sempurna Mengorganisasikan dan Menangani Masalah

15 KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 2. Kompetensi Individu, kemampuan untuk; Inisiatif Dipercaya Motivasi Kreatif 3. Kompetensi Metodik, kemampuan untuk; Mengumpulkan & Menganalisa Informasi Mengevaluasi Informasi Orientasi Tujuan Kerja Bekerja secara sistematis

16 KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 4. Kompetensi Sosial, kemampuan untuk; Berkomunikasi Kerja Kelompok Kerjasama

17 DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, MAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMI 1. BAGAIMANA MENGUASAI TUGAS / PEKERJAAN 2. BAGAIMANA MENGORGANISASIKANNYA AGAR PEKERJAAN TERSEBUT DAPAT DILAKSANAKAN 3. APA YANG HARUS DILAKUKAN, BILAMANA TERJADI SESUATU YANG BERBEDA DENGAN RENCANA SEMULA 4. BAGAIMANA MENGGUNAKAN KEMAMPUANNYA UNTUK MEMECAHKAN MASALAH

18 MEMBANGUN 7 KEBIASAAN EFEKTIF BAGI SEKRETARIS 1. SELF OBSERVATION & ANALYSIS 2. SELF PREPARATION 3. SELF DETERMINATION 4. SELF LEARNING 5. SELF PLANNING 6. SELF ACTION 7. SELF MONITORING

19 TUNTUTAN DAN PELUANG SEKRETARIS MASA DEPAN

20 1. LOW PROFILE KARAKTERISTIK SEKRETARIS MASA DEPAN 2. AMBISIUS / DORONGAN BERPRESTASI 3. BEKERJA DENGAN CERDAS, TIDAK HANYA BEKERJA KERAS SAJA 4. FLEKSIBILITAS / TANGGAP TERHADAP PERUBAHAN 5. PENCARI INFORMASI 6. PEMBENTUK NET WORKING 7. INTERPERSONAL RELATIONSHIP 8. POLA BERPIKIR TERPADU 9. MARKET YOURSELF 10. PUNYA KEYAKINAN KALAU ORANG LAIN BISA, KENAPA KITA TIDAK BISA?

21 MEMBENTUK CITRA PROFESIONAL Professional Commitment Professional Attitude Life Style Social Attitude Moral Attitude

22 PROFESSIONAL COMMITMENT Memegang Komitmen Bekerja Sesuai Kesepakatan Bersedia menunjang kepentingan perusahaan

23 PROFESSIONAL ATTITUDE Mengikuti Sistem Manajemen Berpikir dan Berbuat untuk Perusahaan Tidak Berpikir Personal Memahami Prinsip Dasar Etiket Bekerja

24 LIFE STYLE Cara & Gaya Hidup Anda Berpengaruh Pada Kinerja Anda Bisa Membangun, Bisa Merusak SOCIAL ATTITUDE Bagaimana Bersosialisasi di Kantor Membawakan Diri di Pergaulan Kantor Memahami Perbedaan Lingkungan

25 MORAL ATTITUDE Pekerja harus Bermoral Tanpa Moral, Memicu Kecurangan Moral adalah Dasar Tanggung Jawab Moral Membangun Kepercayaan

26 5B FOR SECRETARY IN THE FUTURE BRAIN BEAUTY BEHAVIOR BELIEF BRAVE