ANALISIS DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI MANAGEMEN PADA APOTEK KINCIR MAS DEPOK. Naskah Publikasi. Diajukan Oleh : Yuli Nugra Yanti

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI MANAGEMEN PADA APOTEK KINCIR MAS DEPOK Naskah Publikasi Diajukan Oleh : Yuli Nugra Yanti kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012

2

3 ANALYSIS AND DEVELOPMENT OF INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM AT APOTEK KINCIR MAS DEPOK ANALISIS DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI MANAGEMEN PADA APOTEK KINCIR MAS DEPOK Yuli Nugra Yanti Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Pharmacy Kincir Mas Depok been manually handle the management so that takes a long time and a lot of the risk of errors in its implementation. This can be facilitated by creating a pharmacy management information system. The system is built using object-oriented approach. The method used to build the system is a method of Object Oriented Analysis and Design (OOAD). This method produces a modeling system for the requirements phase, analysis, and subsequent design is implemented using Visual Basic 6.0 programming language and Microsoft SQL Information system at pharmacy Kincir Mas Depok has the function of pharmachy regulate management in terms of transaction recording drug sales, drug purchases, the addition of drug data, the addition of constumer data, the addition of data suppliers, and making reports. Expected by the pharmacy management information system and simplify database management settings in pharmacy Kincir mas Depok. Key words: Information Systems Management, Pharmacy

4 1. Pendahuluan Pada masa era globaliasi ini, komputer sudah merupakan kebutuhan sebagai alat penunjang untuk mempermudah pekerjaan terutama untuk sebuah instansi pemerintahan atau perusahaan, misalnya pada sebuah badan usaha yaitu apotek. Komputer telah menjadi alat yang sangat penting dalam pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Komputer memiliki keunggulan yang nyata untuk mempercepat pengolahan data, baik dalam skala besar maupun skala kecil. Dengan sistem pengolahan data, komputer bisa menghasilkan sebuah informasi yang lebih baik dan berkualitas sehingga dapat ikan manfaat yang besar bagi pemakai. Meskipun sasaran teknologi mengalami perkembangan yang pesat, tetapi masih banyak perusahaan atau organisasi yang belum memanfaatkan komputerisasi sebagai sarana pembuatan sistem managemen. Apotek merupakan suatu badan usaha yang sering kita jumpai, akan tetapi belum banyak apotek yang menggunakan komputer sebagai alat untuk mengelola data-data mereka. Sebagian besar pemilik apotek masih menggunakan sistem manual, dimana data-data disimpan dalam bentuk buku. Hal ini mengakibatkan tidak tercapainya efisiensi kerja dan hasil laporan yang dikerjakan tidak akurat. Pimpinan apotek sering mengalami kesulitan untuk mengetahui dengan pasti kondisi perusahaan. Sistem pengolahan data pada nya yang sudah ada dan dipakai masih terbatas sehingga dapat dikembangkan lagi. Dalam pembuatan aplikasi ini, akan dibuat sistem yang lebih komplek lagi. Salah satu tugas dari pengolahan data persediaan barang apotek adalah mendata dan menghitung keseluruhan dan proses pendataan penghitungan tersebut dilakukan dengan cara yang sederhana, sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat karena banyak kemungkinan kesalahan dalam proses pendataan dan perhitungan tersebut. Oleh karena itu sebagai alternatif untuk pemecahan dari masalah pengarsipan, perlu kiranya perancangan database yang lebih baik dari software yang digunakan.

5 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Pengertian Sistem Definisi sistem menurut Tavrin Mahyuzir, Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling terkait dan bertanggung jawab memproses masukan atau input sehingga menghasilkan keluaran atau output. 1 Definisi sistem menurut Raymond Mcleod.Jr, Sistem adalah sekelompok eleman yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. 2 Dari definisi-definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan demikian didalam suatu sistem, komponenkomponen ini tidak dapat berdiri sendiri, tetapi saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai. 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. 3 Dikatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Devis definisi dari sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, menyediakan kepada pihak luar akan laporan-laporan yang diperlukan (Jogiyanto, 1995). 1 (Tavrin D.Mahyuzir, Analisis dan perancangan sistem pengolahan data, (jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 1989).hal 1) 2 (Raymond Mcleod.Jr., sistem informasi managemen jilid 1 edisi 7 (jakarta: PT. Prenhallindo, edisi indonesia 2001, 1996) hal 11) 3 (kusrini, Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan Visual basic dan microsoft SQL Server, Andi Offset, Yogyakarta, 2007 hal 5) 4 (hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2007 hal

6 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi managemen (SIM) adalah salah satu dari lima subsistem utama CBIS. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi manager dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Subunit dapat didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan output dari berbagai simulasi model matematika. dan output model dapat disediakan dalam bentuk tabel atau grafik. Pengaruh perilaku selalu penting bagi kinerja sistem informasi, tetapi terutama penting bagi sistem informasi organisasi seperti SIM. Para manajer dan spesialis informasi dapat membuat program yang dirancang untuk mengubah dampak negatif dan pengaruh perilaku menjadi hasil yang positif. 2.5 Microsoft Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup popular dan mudah untuk dipelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Ghraphical User Interface) atau program yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus grafik atau gambar. Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan anda untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek grafis dalam sebuah form. 2.6 Microsoft SQL server 2000 Microsoft SQL Server adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi kecil sampai dengan aplikasi yang besar sekalipun.

7 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Langkah-langkah didalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan ditahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang lingkup tugasnya. Pada analisis sistem, ruang lingkup tugasnya adalah lebih terinci (detail). Pada analisis sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci yang sedang direncanakan oleh sistem yang sifatnya hanya meneliti bagian pendahuluan saja. Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem yaitu sebagai berikut: 1. Identify yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze yaitu menganalisis sistem. 4. Report yaitu membuat laporan hasil analisis. 3.2 Analisis Kelemahan sistem Sistem Untuk mengidentifikasi, mengklasifikasi masalah dan menganalisa sistem yang terdapat pada sistem lama dan sistem yang baru maka digunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economy, Controll, Efficiency, Service). PIECES juga dapat digunakan sebagai dasar analisis tingkat kepentingan suatu masalah atau efektifitas suatu solusi. 1. Performance (Kinerja) Tabel (Performance) Analisis Kinerja Parameter 1. Throughput 2. Response time Hasil Analisis Pemberian pelayanan informasi tentang data obat, data supplier, data konsumen, data golongan serta pembuatan laporan yang dalam kenyataannya masih menggunakan proses manual dalam pengerjaannya sehingga membutuhkan waktu yang lama yang seharusnya bisa mengerjakan pekerjaan lain. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk ikan pelayanan kepada para pelanggan dan pencarian data tentang supplier, obat, golongan dan konsumen masih kurang tepat dan efisien karena masih sangat lama, sehingga perlu dilakukan peningkatan sumber daya manusia untuk mengatasi hal tersebut.

8 2. Information (informasi) Tabel Perbandingan Analisis Informasi Parameter 1. Accuracy 2. Timeliness 3. Relevance Hasil Analisis Informasi yang dihasilkan tidak/ belum akurat terbukti masih banyak terjadi kesalahan terutama pada laporan. Pada saat user atau pimpinan membutuhkan informasi, harus mencari dan hasilnya belum tentu up-to-date. Informasi yang tersedia belum sesuai dengan kebutuhan sehingga misalnya pimpinan mencari data supplier maka belum tentu data tersebut masih ada. 3. Economy (ekonomis) Tabel Analisis Ekonomi Parameter Biaya Bahan Baku Hasil Analisis Biaya biaya untuk bahan baku seperti kertas, kalkulator, alat tulis dll yang dikeluarkan oleh apotek untuk pencatatan dan pengarsipan masih besar. 4. Controll (pengendalian) Tabel Analisis Pengendalian Parameter Control Hasil Analisis Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehingga kehilangan data sering terjadi. Pihak manajemen kurang mampu mengontrol kesalahan dan mengoreksi informasi maupun laporan dengan cepat dikarenakan terlalu banyak data yang tidak beraturan.

9 5. Efficiency (efisiensi) Tabel Analisis Efisiensi Parameter Sumber daya yang digunakan Hasil analisis Sistem yang sedang berjalan dapat dinilai bahwa pendayagunaan waktu dan personil masih kurang efisien. Selain itu lamanya waktu yang diperlukan untuk mencari data yang tersimpan, hal ini juga berakibat tertundanya kegiatan lain yang masih ada kaitannya. 6. Service (pelayanan) Tabel Analisis Pelayanan Parameter Pelayanan Hasil analisis Pelayanan informasi yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan. Kinerjanya menjadi terlihat kurang cekatan. 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional dari sistem yang diharapkan oleh Apotek Kincir Mas adalah sebagai berikut : 1. Informasi tentang data yang meliput data supplier, konsumen, golongan dan obat. 2. Informasi tentang laporan konsumen, laporan suplier, laporan golongan, laporan obat, laporan seluruh pembelian, laporan pembelian per periode, laporan seluruh penjualan, laporan penjualan per periode, laporan seluruh penjualan, dan laporan penjualan per periode kebutuhan non fungsional Kebutuhan non Fungsional menjabarkan apa-apa saja yang harus dimiliki oleh sistem agar dapat berjalan. Kebutuhan non-fungsional meliputi ketersedian perangkat keras, perangkat lunak dan pengguna Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware) Komponen perangkat keras yang digunakan untuk pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut :

10 Tabel 3.7. kebutuhan hardware Prosesor Intel Core i5-460m VGA intel HD Grapichs RAM 2 GB DDR3 Memory Hard Disk 500 GB HDD DVD DVD- Super Multi DL drive Sistem Operasi Windows XP Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Perangkat lunak disini adalah suatu sistem atau program yang digunakan untuk mengendalikan kekuatan dari sistem komputer. Sistem yang mengendalikan komputer atau sering disebut sebagai sistem operasi, merupakan program utama dari sistem pengendali komputer. Untuk sistem operasi ini menggunakan Windows XP. Sedangkan untuk perangkat lunak yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah Ms Visual Basic 6.0 dan Ms SQL Server Pada saat implementasi sistem apikasi dijalankan dengan sistem operasi dengan menggunakan Windows XP Kebutuhan Sumberdaya Manusia (Brainware) Setelah sistem selesai dibangun dan digunakan, maka perlu adanya kegiatan pemeliharaan sistem. Maka sumber daya manusia disini berfungsi sebagai teknisi dari aplikasi yang akan diterapkan. Sebagai pelaksana personal dari sistem yang diusulkan adalah: a. Profesional Komunikasi Bertugas sebagai konsultan sistem yang dibuat atau di rancang oleh spesialis informasi. b. Spesialis Informasi Bertugas mendefinisikan masalah, merancang konsep, merancang isi, menulis naskah, merancang grafik, memproduksi sistem, dan melakukan pengujian sistem c. Admin Bertugas mengoperasikan sistem yang telah dibuat meliputi proses input, edit, delete dan pemeliharaan. d. Teknisi Teknisi diperlukan untuk memelihara perangkat keras dan perangkat lunak yang mendukung aplikasi, merawat dari kerusakan dan merawat perangkat keras.

11 3.4 Analisis Biaya Dan Manfaat Rincian Biaya Manfaat I. Biaya-Biaya 1. Biaya Pengadaan * Tabel Analisis Biaya Manfaat Tahun Ke-0 Biaya perangkat lunak Total Biaya Pengadaan Biaya analisis dan desain 6 Biaya programmer Tahap Analisis & Desain Biaya Dokumentasi Biaya Transportasi Total Biaya Analisis dan Desain o Tahap Penerapan Sistem Biaya Konversi Sistem Biaya Pelatihan Personil Total Biaya Penerapan Sistem Tahun Ke-1 Tahun Ke-2 Total Biaya-Biaya (TB) II. Manfaat-Manfaat 1. Keuntungan Berwujud - Pengurangan Biaya Operasi Pengurangan Kesalahan Proses Total Keuntungan Berwujud Keuntungan Tak Berwujud -Peningkatan Pelayanan Konsumen Total Keuntungan Tak Berwujud Total Manfaat-manfaat (TM) Proceed (Selisih TM dengan TB) September Oktober Okt 2011

12 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Hasil Penelitian Relasi Tabel Suplier Pembelian DetPembelian Kode Suplier * No Faktur * No Faktur** Nama Suplier Tgl Faktur No Batch** Telp Suplier Kode Suplier** Jumlah Alamat Suplier Kota Obat Det Member No Batch * Kd_Penj_Kons * Golongan Nama Obat No batch** Kode Golongan * Jenis Hrg Jual Nama Golongan Satuan Kode Gol** Det Umum Konsumen Harga Satuan Kd_Prnj_Umum** kd * Harga Jual No batch** Nama Kons Exp jumlah Telp Kons Alamat Kons kd_penj_kons * Kd_Penj_Umum * Tgl jual No Batch ** Kd ** Tgl Jual

13 4.1.2 Flowchart Dari Sistem Golongan Obat Supplier Pembelian Konsumen Input Golongan Input Obat Input Supplier Inpit Pembelian Input Input Input Konsumen Pencatatan Golongan Pencatatan Obat Pencatatan Supplier Pencatatan Pembelian Pencatatan Pencatatan Pencatatan Konsumen Golongan Obat Supplier Detail Pembelian Pembelian Detail Detail Konsumen Pembuatan Obat Pembuatan laporan Supplier Pembuatan Pembelian Pembuatan Pembuatan Pembuatan Konsumen Obat Supplier Pembelian Konsumen

14 4.1.3 Flow Diagram (DFD) Admin Input data supplier Input data konsumen Input data obat Input data golongan 1 golongan 2 obat 3 konsumen 4 supplier Kasir Input transaksi penjualan 5 transaksi penjualan golongan obat konsumen supplier Input transaksi pembelian obat golongan golongan obat 6 transaksi penjualan obat obat konsumen 7 supplier transaksi pembelian konsumen supplier Det Transaksi penjualan Det Transaksi penjualan Transaksi pembelian DetPembelian Transaksi penjualan Transaksi pembelian 9 Pengolahan laporan golongan 10 Pengolahan laporan obat 11 Pengolahan laporan konsumen 12 Pengolahan laporan supplier 8 Pengolahan laporan penjualan 13 Pengolahan laporan penjualan obat penjualan 14 Pengolahan laporan pembelian pembelian golongan konsumen penjualan Admin supplier 4.2 Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. 4.3 Kegiatan implementasi Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk ikan pengendalian pengeluaran biaya. Selain fungsi anggaran, terdapat juga penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. Adapun rencana kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi adalah sebagai berikut: a. Pemrograman dan Implementasi base b. Instalasi Program c. Pengetesan Sistem

15 d. Pemilihan dan Pelatihan Personil e. Konversi Sistem f. Penggunaan Sistem 4.4 Form Menu Utama Menu utama merupakan tampilan utama yang menampilkan pilihan-pilihan menu yang dapat diakses oleh pengguna sistem. Menu yang ditampilkan akan berbeda-beda setelah melakukan login. Gambar Menu Utama 4.5 Form Transaksi Pembelian Form pembelian berfungsi untuk memasukkan data transaksi pembelian dari supplier. Untuk menambah barang yang dibeli klik tombol tambah. Setelah memasukkan data klik tombol simpan untuk menyimpan data sebagai nota dan tombol keluar untuk keluar kembali ke Menu Utama. Dan data yang sudah diinputkan akan ditampilkan sementara dan langsung tersimpan di database. Dan data yang sudah diinputkan akan langsung tersimpan di database

16 Gambar Form Pembelian 4.6 Form Transaksi Member Form penjualan berfungsi untuk memasukan data transaksi penjualan dimana datanya yang sudah tersimpan dalam data konsumen. Fungsi tombol-tombol yang ada sama seperti pada form pembelian. Dan data yang sudah diinputkan akan ditampilkan sementara dan langsung tersimpan di database. Gambar Form Member 4.7 Form Transaksi Umum Form penjualan berfungsi untuk memasukan data transaksi penjualan. Fungsi tombol-tombol yang ada sama seperti pada form pembelian. Dan data yang sudah diinputkan akan ditampilkan sementara dan langsung tersimpan di database.

17 . Gambar Form Umum 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan di Apotek Kincir Mas Depok, maka dapat diambil kesimpulan: 1. Pengolahan data yang efisien sangat dibutuhkan guna menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. 2. Pada Apotek Kincir Mas Depok proses pengolahan data dan transaksi diapotek masih dengan sistem manual sehingga berdampak lambatnya perolehan informasi dan tentu saja hal ini menghambat pihak manajemen dalam mengambil keputusan. Dengan adanya sistem baru pada Apotek Kincir Mas Depok dimaksudkan untuk: 1. Mempercepat dalam pelayanan terhadap pelanggan. 2. Menyelenggarakan manajemen apotek yang tepat, cepat dan akurat. 3. Membantu kelancaran, ketepatan, dan efisiensi mekanisme kerja dari pengolahan semua data dan transaksi diapotek sehingga dapat diperoleh informasi yang tepat. 4. Membantu dalam menyusun laporan sehingga dapat ikan informasi yang cepat dan akurat tentang semua data dan transaksi di apotek. Sistem baru yang berjalan di Apotek Kincir Mas Depok mempunyai beberapa kelebihan diantaranya: 1. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data.

18 2. Dapat meningkatakan kinerja sistem dalam menyelesaikan tugas pada bagian pembuatan laporan semua data dan transaksi diapotek. 3. Informasi yang dihasilkan lebih berkualitas sehingga memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan. 4. Tata letak dan bentuk output dari program diatas dibuat sedemikian rupa sehingga mudah dimengerti. 5. Tingkat keamanan data lebih terjamin. Selain memiliki kelebihan-kelebihan diatas, tak dapat dipungkiri pula bahwa sistem baru itu sendiri juga mempunyai kelemahan, yaitu sistem tidak dapat menyesuaikan dengan situasi dan kondisi jika terjadi pembaharuan secara mendasar. 6. Saran Berdasarkan analisis dan kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi Apotek Kincir Mas Depok dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan adalah: 1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan untuk proses pengolahan semua data dan transaksi di Apotek. 2. Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini dapat membantu mengatasi permasalahan walaupun penulis menyadari sistem ini masih jauh dari sempurna. 3. Penerapan sistem baru akan dapat berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem tersebut. 4. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka sistem informasi yang digunakan harus selalu dianalisis apakah masih layak/ tidak, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya pengembangan sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan Apotek Kincir Mas Depok sendiri. Demikian kesimpulan dan saran serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Penulis sangat berharap sistem tersebut dapat membantu meningkatkan kinerja pada pihak Apotek Kincir Mas Depok sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan pertimbangan saran tersebut diatas, penulis berharap sistem yang diusulkan dapat diterapkan serta bermanfaat bagi pihak Apotek Kincir Mas Depok.

19 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI OFFSET. D.Mahyuzir, Tavrin Analisis dan perancangan sistem pengolahan data. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo. Kusrini Tuntunan Praktis membangun sistem informasi akuntansi dengan Visual basic dan microsoft SQL Server Yogyakarta: Penerbit ANDI. Mcleod. Jr, Raymond Sistem Informasi Managemen jilid 1 edisi 7. Jakarta: Penerbit PT. Prenhallindo