LAMPIRAN PERATURAN BUPATI ACEH TIMUR NOMOR 15 TAHUN 2014 TENTANG SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAH KABUPATEN ACEH TIMUR

Transkripsi

1 LAMPIRAN PERATURAN BUPATI ACEH TIMUR NOMOR 15 TAHUN 2014 TENTANG SISTEM DAN PROSEDUR PENGELOLAAN BARANG MILIK DAERAH KABUPATEN ACEH TIMUR I. PEJABAT PENGELOLA BARANG MILIK DAERAH Bupati sebagai pemegang kekuasaan pengelolaan barang milik daerah berwenang dan bertanggung jawab atas pembinaan dan pelaksanaan pengelolaan barang milik daerah. Adapun yang dimaksud dengan Barang Milik Daerah meliputi barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBK dan barang yang berasal dari perolehan lainnya yang sah, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak beserta bagian-bagiannya ataupun yang merupakan satuan tertentu yang dapat dinilai, dihitung, diukur atau ditimbang termasuk hewan dan tumbuh-tumbuhan kecuali uang dan surat-surat berharga lainnya. Barang milik daerah sebagaimana tersebut diatas, terdiri dari: a. barang yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten yang penggunaannya/pemakaiannya berada pada SKPK/Instansi/Lembaga Pemerintah lainnya sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan; dan b. barang yang dimiliki oleh Perusahaan Daerah/Badan Usaha Milik Daerah/Yayasan Milik Daerah yang status barangnya dipisahkan. Pimpinan Perusahaan Daerah/Badan Usaha Milik Daerah/Yayasan Milik Daerah wajib melaporkan daftar inventaris barang milik daerah kepada Bupati, yang berwenang untuk mengendalikan setiap mutasi inventaris barang tersebut. Barang yang berasal dari perolehan lainnya yang sah meliputi: a. barang yang diperoleh dari hibah/sumbangan atau yang sejenis; b. barang yang diperoleh sebagai pelaksanaan dari pengadaan/pembelian berdasarkan perjanjian/kontrak; c. barang yang diperoleh berdasarkan ketentuan undang-undang; atau d. barang yang diperoleh berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap. Pengelolaan barang milik daerah dilaksanakan secara terpisah dari pengelolaan barang milik Negara. Bupati selaku pemegang kekuasaan pengelolaan barang milik daerah dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dibantu oleh: a. Sekretaris Daerah selaku pengelola; b. Kepala Dinas selaku pembantu pengelola; c. Kepala SKPK selaku pengguna; d. Penyimpan barang milik daerah; dan e. Pengurus barang milik daerah. Berikut uraian tugas dan fungsi masing-masing pejabat tersebut diatas dalam pengelolaan barang milik daerah: 1. Tugas dan Fungsi Bupati a. menetapkan kebijakan pengelolaan barang milik daerah; b. menetapkan penggunaan, pemanfaatan atau pemindahtanganan barang milik daerah; c. menetapkan kebijakan pengamanan barang milik daerah; d. mengajukan usul pemindahtanganan barang milik daerah yang memerlukan persetujuan DPRK;

2 e. menyetujui atau menolak usul pemindahtanganan, penghapusan barang milik daerah sesuai batas kewenangannya; f. menyetujui atau menolak usul pemanfaatan barang milik daerah selain tanah dan/atau bangunan; dan g. menyetujui dan menetapkan penjualan barang milik daerah yang tidak melalui kantor lelang negara sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Tugas dan Fungsi Sekretaris Daerah Selaku Pengelola Barang a. menetapkan pejabat yang mengurus dan menyimpan barang milik daerah; b. meneliti dan menyetujui rencana kebutuhan barang milik daerah; c. meneliti dan menyetujui rencana kebutuhan pemeliharaan/perawatan barang milik daerah; d. mengatur pelaksanaan pemanfaatan, penghapusan dan pemindah tanganan barang milik daerah yang telah disetujui oleh Bupati dan/atau yang harus mendapat persetujuan DPRK; e. melakukan koordinasi dalam pelaksanaan inventarisasi barang milik daerah; dan f. melakukan pengawasan dan pengendalian atas pengelolaan barang milik daerah. 3. Tugas dan Fungsi Kepala Dinas selaku Pembantu Pengelola Barang Milik Daerah Bertanggung jawab mengkoordinir penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah yang ada pada masing-masing SKPK. 4. Tugas dan Fungsi Kepala SKPK selaku pengguna a. mengajukan rencana kebutuhan dan pemeliharaan barang milik daerah bagi SKPK yang dipimpinnya kepada pengelola barang; b. mengajukan permohonan penetapan status untuk penggunaan dan/atau penguasaan barang milik daerah yang diperoleh dari beban APBK dan/atau perolehan lainnya yang sah kepada Bupati melalui pengelola barang; c. melakukan pencatatan dan inventarisasi barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya; d. menggunakan barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya untuk kepentingan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi SKPK yang dipimpinnya; e. mengamankan dan memelihara barang milik daerah yang berada dalam penguasaannya; f. mengajukan usul pemindahtanganan barang milik daerah berupa tanah dan/atau bangunan dan selain tanah dan/atau bangunan yang tidak memerlukan persetujuan DPRK; g. menyerahkan tanah dan/atau bangunan dan selain tanah dan/atau bangunan yang tidak dimanfaatkan untuk penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi SKPK yang dipimpinnya kepada Bupati melalui pengelola barang; h. melakukan pengawasan dan pengendalian atas penggunaan barang milik daerah yang ada dalam penguasaannya; dan i. menyusun dan menyampaikan Laporan Barang Pengguna Semesteran (LBPS) dan Laporan Barang Pengguna Tahunan (LBPT) serta Laporan Inventarisasi 5 (lima) tahunan atau sensus yang berada dalam penguasaannya kepada pengelola barang.

3 5. Tugas dan Fungsi Penyimpan Barang a. menerima, menyimpan dan menyalurkan barang milik daerah; b. meneliti dan menghimpun dokumen pengadaan barang yang diterima; c. meneliti jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengadaan; d. mencatat barang milik daerah yang diterima ke dalam buku/kartu inventaris barang; e. mengamankan barang milik daerah yang ada dalam persediaan; dan f. membuat laporan penerimaan, penyaluran dan stock/persediaan barang milik daerah kepada Kepala SKPK. 6. Tugas dan Fungsi Pengurus Barang a. mencatat seluruh barang milik daerah yang berada di masing-masing SKPK yang berasal dari APBK maupun perolehan lain yang sah kedalam Kartu Inventaris Barang (KIB), Kartu Inventaris Ruangan (KIR), Buku Inventaris (BI) dan Buku Induk Inventaris (BII), sesuai kodefikasi dan penggolongan barang milik daerah; b. melakukan pencatatan barang milik daerah yang dipelihara/diperbaiki ke dalam kartu pemeliharaan; c. menyiapkan Laporan Barang Pengguna Semesteran (LBPS) dan Laporan Barang Pengguna Tahunan (LBPT) serta Laporan Inventarisasi 5 (lima) tahunan yang berada di SKPK kepada pengelola; dan d. menyiapkan usulan penghapusan barang milik daerah yang rusak atau tidak dipergunakan lagi. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Kepala SKPK sebagai pengguna bertugas dan bertanggung jawab atas perencanaan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penggunaan, penatausahaan, pemeliharaan/perbaikan, pengamanan dan pengawasan barang dalam lingkungan wewenangnya. Berikut ini adalah Bagan Struktur Pejabat Pengelola Barang Milik Daerah pada Pemerintah Kabupaten Aceh Timur: Pemegang Kekuasaan Pengelolaan BMD Bupati Aceh Timur Pengelola BMD Kab. Aceh Timur Sekretaris Daerah Pembantu Pengelola BMD Kepala DPKKD Pengguna BMD Kepala SKPK Penyimpan dan Pengurus

4 II. PERENCANAAN KEBUTUHAN DAN PENGANGGARAN Perencanaan kebutuhan adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan barang milik daerah untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan pemenuhan kebutuhan yang akan datang. Pelaksanaan perencanaan kebutuhan dan penganggaran perlu terkoordinasi dengan baik, dengan memperhatikan standarisasi yang telah ditetapkan sesuai kondisi daerah masing-masing. Mengenai perencanaan kebutuhan dan penganggaran bukanlah merupakan suatu kegiatan yang berdiri sendiri, tetapi merupakan kegiatan yang tidak terpisahkan dalam pengelolaan barang milik daerah. Dalam perencanaan kebutuhan dan penganggaran barang daerah perlu adanya pemahaman dari seluruh SKPK terhadap tahapan kegiatan pengelolaan barang milik daerah, sehingga koordinasi dan sinkronisasi dalam kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan baik. Berkaitan dengan hal tersebut, aparat Pemerintah Kabupaten perlu memahami wewenang tugas dan fungsinya sebagai berikut: a. Bupati sebagai pemegang kekuasaan pengelola barang milik daerah mempunyai kewenangan untuk mengambil tindakan yang mengakibatkan penerimaan dan pengeluaran barang milik daerah serta mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan pembinaan dalam pengelolaan barang milik Daerah; b. Bupati dalam rangka pelaksanaan, pembinaan dan pengelolaan barang milik daerah dibantu oleh: 1) Sekretaris Daerah selaku pengelola, sebagai koordinator dibantu oleh asisten yang membidangi melakukan pembinaan pengelolaan barang milik daerah, bertugas dan bertanggung jawab atas terselenggaranya koordinasi dan sinkronisasi antara pembina, pengelola dan pengguna barang/kuasa pengguna barang. Apabila dalam pembinaan dan pengelolaan barang milik daerah terdapat perbedaan pendapat antara unsur pembina, pengelola dan pengguna/kuasa pengguna barang yang mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan baik dalam penatausahaan maupun pengkoordinasian BMD, maka Sekretaris Daerah selaku pengelola barang berkewajiban untuk mengambil tindakan pengamanan yang bersifat sementara. Misalnya saja terjadi penafsiran yang berbeda antara kepala SKPK dengan SKPKD/DPKKD tentang penatausahaan BMD baik dimulai dari perencanaan sampai dengan penghapusan aset, maka Sekretaris Daerah dalam hal ini bisa menjadi penengah dengan mengambil tindakan pengamanan yang bersifat sementara, sampai terjadi kesepakatan antara kedua belah pihak. Dalam keadaan demikian, Sekretaris Daerah diminta maupun tidak diminta harus menyampaikan laporan dan saran kepada Bupati untuk mendapatkan keputusan terakhir; 2) Asisten yang membidangi dibantu oleh Pembantu Pengelola bertanggung jawab atas terlaksananya tertib pemenuhan standarisasi sarana dan prasarana kerja Pemerintahan Daerah, standarisasi harga dan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengelolaan barang milik daerah; dan 3) Kepala SKPK sebagai pengguna bertugas dan bertanggung jawab atas perencanaan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penggunaan, penatausahaan, pemeliharaan/perbaikan, pengamanan dan pengawasan barang dalam lingkungan wewenangnya.

5 Dalam melakukan perencanaan kebutuhan barang dilaksanakan berdasarkan pertimbangan yaitu: 1. untuk mengisi kebutuhan barang pada masing-masing SKPK sesuai besaran organisasi/jumlah pegawai dalam satu organisasi; 2. adanya barang-barang yang rusak, dihapus, dijual, hilang, mati atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian; 3. adanya peruntukan barang yang didasarkan pada peruntukan standar perorangan, jika terjadi mutasi bertambah personil sehingga mempengaruhi kebutuhan barang; 4. untuk menjaga tingkat persediaan barang milik daerah bagi setiap tahun anggaran bersangkutan agar efisien dan efektif; 5. pertimbangan teknologi; dan 6. dalam menyusun perencanaan kebutuhan BMD diupayakan agar BMD yang diadakan dapat menunjang pelayanan publik yang dilaksanakan Pemerintah Kabupaten, dengan memperhatikan Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang ada baik SPM dibidang pendidikan, kesehatan maupun dibidang lainnya, misalnya: a. perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana kesehatan (puskesmas maupun rumah sakit) dan peralatan medis dalam rangka menunjang pelayanan kesehatan; b. perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan (sekolah) dan peralatan sekolah dalam rangka menunjang pelayanan pendidikan; dan c. perencanaan kebutuhan sarana prasarana terminal dalam rangka menunjang pelayanan perhubungan. Tidak diperbolehkan membuat perencanaan terhadap pengadaan atau pemeliharaan barang untuk hal-hal sebagai berikut: 1. membuat perencanaan untuk pemeliharaan barang padahal barang tersebut tidak ada dalam daftar Kartu Inventaris Barang SKPK yang bersangkutan. Misalnya merencanakan pemeliharaan untuk kendaraan dinas, padahal SKPK tersebut tidak memiliki kendaraan dinas. Untuk itu Tim Anggaran Pemerintah Kabupaten (TAPK) berhak meminta daftar barang SKPK yang bersangkutan sebelum menyetujui anggaran SKPK tersebut; 2. perencanaan pengadaan barang melebihi jumlah kewajaran yang seharusnya. Misalnya pengadaan komputer dengan jumlah lebih banyak dari jumlah pegawai SKPK yang bersangkutan; 3. perencanaan pengadaan barang dianggarkan dalam belanja modal yang nilai satuannya dibawah nilai kapitalisasi barang. Misalnya apabila kebijakan nilai satuan yang dimasukan dalam barang adalah sebesar Rp ,- per unit maka pengadaan barang yang nilai satuan per unit dibawah Rp ,- tersebut dianggarkan sebagai belanja barang jasa; dan 4. pengadaan barang yang direncanakan untuk dihibahkan kepada instansi vertikal dianggarkan dalam belanja modal SKPK yang bersangkutan, dan barang tersebut tetap dicatat dalam Daftar Barang Pengguna (DBP) kemudian baru ditetapkan Surat Keputusan Hibah dari Bupati Aceh Timur. Fungsi perencanaan penganggaran merupakan rangkaian kegiatan dalam pemenuhan kebutuhan dengan memperhatikan kemampuan/ketersediaan keuangan daerah. Perencanaan penganggaran untuk pemenuhan kebutuhan barang harus terinci dengan memuat

6 banyaknya barang, nama barang, waktu dan jumlah biaya yang diperlukan. Perencanaan kebutuhan barang milik daerah disusun oleh masing-masing SKPK sesuai Rencana Kerja dan Anggarannya (RKA-SKPK) dengan memperhatikan standarisasi sarana dan prasarana kerja instansi Pemerintah Daerah dan standarisasi harga yang telah ditetapkan oleh Bupati. Kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan didasarkan atas beban tugas dan tanggung jawab masing-masing SKPK sesuai anggaran yang tersedia dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a) barang apa yang dibutuhkan; b) dimana dibutuhkan; c) bilamana dibutuhkan; d) berapa biaya; e) siapa yang mengurus dan siapa yang menggunakan; f) alasan-alasan kebutuhan; dan g) cara pengadaan. Cara pengadaan harus memperhatikan standarisasi dan spesifikasi barang-barang yang dibutuhkan, baik jenis, macam maupun jumlah dan besarnya barang yang dibutuhkan. Standarisasi merupakan penentuan jenis barang dengan titik berat pada keseragaman, kualitas, kapasitas dan bentuk yang memudahkan dalam hal pengadaan dan perawatan, yang berlaku untuk suatu jenis barang dan untuk suatu jangka waktu tertentu. Pembantu pengelola melaksanakan koordinasi, menyiapkan/menyusun dan menghimpun: a. rencana kebutuhan barang milik daerah untuk satu tahun anggaran yang diperlukan oleh setiap SKPK; b. standarisasi sarana dan prasarana kerja pemerintah daerah dan standarisasi harga: 1) standar kebutuhan adalah standar jenis, macam, jumlah dan besarnya BMD yang dibutuhkan. Standar kebutuhan juga merupakan standarisasi sarana dan prasarana kerja Pemerintah Daerah melalui pembakuan ruang kantor, perlengkapan kantor, rumah dinas dan kendaraan dinas; dan 2) standar harga merupakan pembakuan harga barang sesuai jenis, spesifikasi dan kualitas dalam satu periode tertentu biasanya 1 (satu) tahun dan ditetapkan oleh Bupati. c. standarisasi sebagaimana dimaksud pada huruf b diatas, disusun oleh Panitia dan/atau Konsultan yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati sesuai dengan peraturan perundang-undangan. SKPK sebagai pengguna barang merencanakan dan menyusun kebutuhan barang dalam Rencana Kerja dan Anggaran SKPK (RKA-SKPK) sebagai bahan dalam penyusunan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Kabupaten (RAPBK). Masing-masing SKPK menyusun Rencana Kebutuhan Barang dan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang kemudian menyampaikan kepada Pengelola melalui pembantu pengelola untuk meneliti dan menyusun menjadi Rencana Daftar Kebutuhan Barang Milik Daerah (RDKBMD) dan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan Barang Milik Daerah (RKPBMD). Pengguna menyampaikan Rencana Kebutuhan BMD dan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan BMD pada tingkat pengguna ke pengelola untuk dikompilasi menjadi Rencana Kebutuhan BMD dan Rencana Kebutuhan Pemeliharaan BMD pada tingkat pengelola.

7 Setelah RAPBK disahkan menjadi APBK, pengelola BMD membuat Daftar Kebutuhan BMD (DKBMD) dan Daftar Kebutuhan Pemeliharaan BMD (DKPBMD) sebagai dasar pengendalian pengadaan BMD. DKBMD dan DKPBMD ini sebagai dasar dalam pelaksanaan pengadaan dan pemeliharaan BMD di masing-masing SKPK. Jika dipandang perlu dalam rangka efisiensi, berdasarkan DKBMD dan DKPBMD, pengadaan BMD tertentu dari beberapa SKPK dapat dilaksanakan oleh pengelola BMD sepanjang mengikuti peraturan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yaitu Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahannya. Kepala Dinas sesuai tugas dan fungsinya duduk sebagai Tim Anggaran Pemerintah Kabupaten dalam penyusunan RAPBK. Berikut adalah Flow Chart Perencanaan Pengadaan Barang Milik Daerah: Sistem dan Prosedur Perencanaan Pengadaan Barang Milik Daerah Uraian 1. SKPK sebagai pengguna BMD merencanakan dan menyusun kebutuhan barang dalam ( RKA- SKPK) SKPK / Pengguna BMD ( RKA- SKPD ) Pengelola BMD 2. Pengguna BMD meneliti dan menyusun RDKBMD dan RKPBMD Penelitian / Penyusunan Penelitian / Penyusunan 3. Pengguna BMD menyampaikan RKBMD RKPBMD ke Pengelola BMD RDKBMD RKPBMD RDKBMD RKPBMD 4. Pengelola meng kompilasi RKBMD & RKPBMDmenjadi RKBMD & RKPBMD pada tingkat pengelola BMD Kompilasi RDKBMD RKPBMD 5. Setelah APBK disahkan, Pembantu pengelola BMD menyusun Daftar Kebutuhan BMD dan Daftar Kebutuhan Pemeliharaan BMD Menyusun DKBMD DKPBMD

8 III. PENGADAAN BARANG MILIK DAERAH Pengadaan adalah kegiatan untuk melakukan pemenuhan kebutuhan barang dan jasa. Pengadaan barang daerah dilaksanakan oleh Panitia/Pejabat/Unit Layanan Pengadaan dengan tujuan: 1) tertib administrasi pengadaan barang daerah; 2) tertib administrasi pengelolaan barang daerah; 3) pendayagunaan barang daerah secara maksimal sesuai dengan tujuan pengadaan barang daerah; dan 4) tercapainya tertib pelaksanaan penatausahaan barang daerah. Pengadaan barang daerah dapat dipenuhi dengan cara: 1) pengadaan/pemborongan pekerjaan; 2) membuat sendiri (swakelola); 3) penerimaan (hibah atau bantuan/sumbangan atau kewajiban Pihak Ketiga); 4) tukar menukar; dan 5) guna susun. Administrasi pengadaan barang daerah yang dilaksanakan oleh Panitia/Pejabat/Unit Pengadaan mencakup seluruh kegiatan pengadaan barang daerah sesuai dengan Daftar Kebutuhan Barang Daerah. Pengadaan barang daerah melalui Panitia/Pejabat/Unit Pengadaan, batasan dan cakupan kegiatan ditetapkan lebih lanjut oleh Bupati sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Bupati dapat melimpahkan kewenangan kepada Kepala SKPK untuk menetapkan Panitia Pengadaan pada masing-masing SKPK yang ditetapkan dengan Keputusan Bupati. Pelaksanaan teknis administrasi lebih lanjut dikoordinasikan dan dikonsultasikan dengan pembantu pengelola. Kepala SKPK bertanggung jawab baik tertib administrasi maupun kualitas barang serta melaporkan pelaksanaannya kepada Bupati melalui pengelola. 1. Tatacara Pelaksanaan Pengadaan Barang Milik Daerah a. Panitia/Unit Pengadaan ditetapkan dengan Keputusan Bupati dengan susunan keanggotaannya melibatkan unsur teknis terkait; b. Panitia/Unit Pengadaan menyelenggarakan tender/lelang dan mengambil keputusan dalam suatu rapat yang dituangkan dalam Berita Acara Lelang mengenai calon pemenang atas dasar harga terendah dikaitkan dengan harga perkiraan sendiri (owner estimate) yang dapat dipertanggungjawabkan untuk kualitas barang yang dibutuhkan, selanjutnya menyampaikan Berita Acara tersebut disertai saran kepada Bupati dan/atau Sekretaris Daerah untuk menetapkan Pemenang Lelang. Dalam Berita Acara Lelang dimaksud memuat antara lain: 1) hari, tanggal dan tempat pelaksanaan lelang; 2) anggota panitia yang hadir; 3) rekanan yang diundang, rekanan yang hadir, rekanan yang memenuhi syarat; dan 4) surat-surat penawaran yang masuk. c. setelah ditetapkan calon pemenang lelang, Bupati atau pengelola atau pengguna, menetapkan pemenang lelang; d. pelaksanaan pekerjaan dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1) membuat Surat Perjanjian yang ditandatangani oleh Bupati atau pengelola atau Kepala SKPK; dan 2) sepanjang pengadaan/pekerjaan tidak dilakukan melalui lelang, maka pelaksanaan pengadaan/pekerjaan dilakukan dengan Surat Perintah Kerja yang ditandatangani oleh Kepala SKPK.

9 Dalam Surat Perintah Kerja tersebut diatas, merupakan dasar untuk penerimaan barang, harus dengan tegas memuat dan menyatakan jumlah barang dan biaya maupun syarat-syarat lain yang diperlukan. e. penerimaan barang dilaksanakan oleh penyimpan barang dan/atau pengurus barang setelah diperiksa oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Barang Daerah dengan membuat Berita Acara Penerimaan Hasil Pekerjaan; dan f. pembayaran hanya dapat dilakukan apabila melampiri dokumen-dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. keseluruhan dokumen kontrak yang bersangkutan harus disusun sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan/atau ketentuan yang tercantum dalam perjanjian yang bersangkutan; b. penyedia Barang/Jasa yang ditunjuk benar-benar mampu dan memiliki reputasi baik, antara lain dibuktikan dari pelaksanaan pekerjaannya pada kontrak yang lain pada waktu lalu di Dinas/Lembaga/SKPK lainnya yang bersangkutan dan ditempatkan pemberi kerja yang lain; dan c. harga yang disepakati benar-benar telah memenuhi persyaratan, menguntungkan daerah dan telah dibandingkan dengan standar harga yang ditetapkan oleh Bupati serta dapat dipertanggungjawabkan. 3. Pengadaan Tanah Pengadaan tanah dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan Tanah. a. asal-usul tanah terdiri dari: 1) tanah Negara (tanah yang langsung dikuasai Negara); 2) tanah hak masyarakat (tanah masyarakat hukum adat); dan 3) tanah hak (tanah kepunyaan perorangan atau Badan Hukum), berbentuk hak milik, hak guna usaha, hak guna bangunan, hak pakai atau hak pengelolaan. b. setiap penguasaan tanah oleh daerah untuk keperluan apapun perlu ada landasan haknya yang sah, yaitu hak atas tanah yang diberikan oleh Pejabat yang berwenang. c. penguasaan tanah oleh Pemerintah Kabupaten dapat ditempuh melalui prosedur: 1) pemberian tanah Negara (tanah yang langsung dikuasai oleh Negara) oleh Pemerintah melalui keputusan pemberian hak; 2) pengadaan tanah hak (tanah yang sudah ada haknya, kepunyaan perorangan atau Badan Hukum) dilakukan secara musyawarah dengan pembayaran ganti rugi kepada pemiliknya; dan 3) penerimaan atau sumbangan (hibah) tanpa disertai pembayaran ganti rugi kepada pihak yang melepaskan tanahnya. d. setelah proses pengadaan tanah atau penerimaan sumbangan/hibah selesai, perlu pengurusan lebih lanjut dalam rangka memperoleh hak atas tanahnya serta sertifikat tanah yang bersangkutan, dengan diperolehnya sertifikat, barulah proses pengadaan tanahnya dapat dianggap selesai, tertib dan aman terhadap kemungkinan tuntutan dari pihak lain. Hak atas tanah yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten sama dengan hak yang dimiliki Instansi Pemerintah, yaitu: 1) hak pakai, apabila tanahnya dipergunakan sendiri untuk

10 keperluan yang langsung berhubungan dengan penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan; dan 2) hak pengelolaan, apabila tanahnya dipergunakan untuk keperluan lain yang tidak langsung berhubungan dengan tugas, seperti pengkaplingan untuk pegawai/anggota DPRK, pola kerjasama dengan Pihak Ketiga atau penggunaannya akan ditentukan kemudian oleh Bupati. e. tata cara pengadaan tanah 1) ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2012, harus dipenuhi dan ditaati dalam rangka melaksanakan pengadaan tanah oleh Pemerintah Kabupaten, baik untuk keperluan instansi ataupun untuk keperluan pembangunan. 2) SKPK yang memerlukan tanah harus mengajukan permohonan pengadaan tanah kepada Bupati dengan mengemukakan maksud dan tujuan penggunaan tanahnya. Permohonan tersebut harus disertai dengan keterangan mengenai: a) status tanah yang akan dibebaskan haknya (jenis/macam haknya, luas serta tanahnya); b) gambar situasi tanahnya; dan c) maksud dan tujuan pengadaan tanah dan rencana penggunaan tanahnya. 3) setelah menerima permohonan, Bupati segera meneruskan permohonan tersebut kepada Panitia Pengadaan Tanah untuk diadakan penelitian terhadap data-data dan keterangan yang berhubungan dengan tanah dimaksud. Susunan Personalia Panitia Pengadaan Tanah terdiri atas unsur-unsur sebagaimana disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2012, diketuai oleh Kepala Kantor Pertanahan Kabupaten/Kota dan dalam hal-hal tertentu Bupati dapat mengetuai sendiri Panitia Pengadaan Tanah dimaksud. 4) tugas Panitia Pengadaan Tanah: a) mengadakan inventarisasi serta penelitian setempat terhadap keadaan tanahnya, tanaman tumbuh dan bangunan-bangunan yang ada di atasnya; b) mengadakan perundingan dengan para pemegang hak atas tanah dan bangunan/tanaman; c) menaksir besarnya ganti rugi yang akan dibayarkan kepada yang berhak; d) membuat Berita Acara Pengadaan Tanah disertai fatwa/pertimbangannya; dan e) menyaksikan pelaksanaan pembayaran ganti rugi kepada yang berhak atas tanah, bangunan dan tanaman. 5) pembayaran ganti rugi dalam rangka pengadaan tanah harus dilaksanakan secara langsung oleh instansi yang bersangkutan kepada pemegang Hak Atas Tanah/Pemilik Bangunan/Tanam Tumbuh. Panitia tidak diperkenankan sebagai juru bayar dan pembayarannya tidak diperbolehkan melalui Kuasa atau Perantara. f. tata cara perolehan hak dan penyelesaian sertifikat hak atas tanah 1) dengan selesainya proses pembebasan tanah, berubahlah status tanahnya menjadi tanah negara (tanah yang dikuasai oleh Negara secara langsung) dan untuk dapat dikuasai sebagai Hak Pakai atau Hak Pengelolaan oleh Pemerintah Kabupaten, harus dipenuhi ketentuan permohonan hak dan penyelesaian sertifikat hak atas tanahnya.

11 2) permohonan untuk mendapatkan Hak Pakai atau Hak Pengelolaan diajukan oleh Pemerintah Kabupaten kepada Pejabat yang berwenang sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 3) setelah sertifikat Hak Atas Tanah tersebut diterima oleh Pemerintah Kabupaten, selesailah proses pengadaan tanahnya. Pengurusan lebih lanjut, sepanjang mengenai inventarisasinya terutama didasarkan kepada penyimpanan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pengadaan tanah tersebut antara lain: a) berita acara pengadaan tanah; b) berkas (pertinggal) permohonan hak pakai/hak pengelolaan; c) salinan surat keputusan pemberian hak pakai/hak pengelolaan; dan d) sertifikat atas tanahnya. 4) Perolehan hak berupa sumbangan/hibah a) penerimaan sumbangan atau hibah atas tanah dari Pihak Ketiga dituangkan dalam Berita Acara Hibah dengan mencantumkan luas tanah, nilai dan status kepemilikan; b) setelah ditandatangani Berita Acara Hibah, Pemerintah Kabupaten segera menyelesaikan status/dokumen kepemilikan; dan c) penerimaan sumbangan atau hibah berupa tanah dan/atau bangunan dan selain tanah dan/atau bangunan baik dari Pemerintah Pusat, Pemerintah Kabupaten, masyarakat atau badan hukum lainnya, dituangkan dalam Berita Acara dan segera diselesaikan status/dokumen kepemilikan. 5) Semua tanah yang pada saat ini statusnya masih dikuasai Pemerintah Kabupaten harus disertifikatkan atas nama Pemerintah Kabupaten untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dikemudian hari, dan masing-masing Pemerintah Kabupaten menyediakan dana untuk kepengurusan sertifikat dimaksud. 4. Kewajiban yang harus dilampirkan pada saat pengajuan SP2D untuk belanja modal Pengadaan barang daerah untuk jenis belanja modal (menambah aset) yang diajukan melalui SP2D LS maupun SP2D GU/Nihil ke DPKKD Kabupaten Aceh Timur wajib melampirkan daftar barang yang akan dibeli melalui formulir Neraca Kekayaan Daerah (NKD) sebanyak 4 (empat) Lembar. Khusus untuk pengadaan belanja modal melalui pengajuan SP2D GU/Nihil adalah dengan nilai dibawah Rp ,- (lima puluh juta rupiah) hal ini didasarkan Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 yang mensyaratkan pengadaan belanja modal diatas Rp ,- (lima puluh juta rupiah) harus dengan Surat Perjanjian Kerja (SPK) atau dokumen lain yang sejenis, yang intinya adalah pengadaan tersebut harus melibatkan pihak ketiga, sehingga belanja modal diatas Rp ,- (lima puluh juta rupiah) harus mengikuti prosedur SP2D LS karena uangnya langsung ditransfer ke pihak ketiga. Khusus untuk SP2D LS yang belum 100% (seratus persen) selesai dibayarkan tidak perlu melampirkan formulir Neraca Kekayaan Daerah (NKD) dan hanya wajib melampirkan pada saat pembayaran sudah 100% (seratus persen) lunas. Apabila sampai dengan berakhir tahun anggaran belum selesai pembayaran 100% (seratus persen), maka formulir Neraca Kekayaan Daerah (NKD) itu juga wajib dibuat dan dilampirkan dengan nilai realisasi sampai dengan total pembayaran terakhir. Adapun formulir Neraca Kekayaan Daerah (NKD) tersebut berfungsi sebagai kontrol terhadap

12 mutasi tambah aset tahun berjalan pada SKPK yang bersangkutan dan mutasi pada Pemerintah Kabupaten Aceh Timur, sehingga mutasi yang ada pada belanja modal seluruhnya akan bisa tercatat dan nampak sebagai penambahan aset di Neraca SKPK maupun Neraca Pemerintah Kabupaten. Formulir Neraca Kekayaan Daerah (NKD) ini juga bisa berfungsi sebagai bahan penyusunan Daftar Hasil Pengadaan Barang Milik Daerah (DHPBMD) yang dibuat pada akhir semester dan setiap akhir tahun. Distribusi formulir Neraca Kekayaan Daerah (NKD) tersebut adalah: a. lembar Pertama sebagai lampiran SP2D; b. lembar Kedua dan Ketiga sebagai tembusan kepada Kepala DPKKD Kabupaten Aceh Timur selaku pembantu pengelola melalui Bidang Kekayaan dan Bidang Akuntansi; dan c. lembar Keempat sebagai arsip SKPK yang bersangkutan. Berikut ini adalah Flow Chart Prosedur Pembuatan Neraca Kekayaan Daerah (NKD): Kewajiban yang harus dilampirkan pada saat pengajuan SP2D untuk belanja Modal Uraian SKPK Ka. DPKKD (Bid.Kekayaan dan Bid. Akuntansi) 1. SKPK menyampaikan SP 2D dan daftar barang melalui formulir NKD sebanyak 4 lembar. Lembar 1 sebagai lampiran SP 2D Lembar 2 Dan 3 ke. Ka. DPKKD (Bid. Kekayaan. dan Akuntansi) Lembar 4 sebagai Arsip SKPK NKD SP2 D NKD NKD Arsip

13 5. Daftar hasil pengadaan barang milik daerah Daftar hasil pengadaan barang milik daerah memuat catatan seluruh barang yang diadakan oleh semua SKPK dalam masa 1 (satu) tahun anggaran. Yang dimaksud dengan pengadaan disini yaitu pengadaan atas beban APBK, dalam hubungan ini, setiap Kepala SKPK bertanggung jawab untuk melaksanakan pembuatan daftar hasil pengadaan barang milik daerah dalam lingkungan kewenangannya dan bertanggung jawab pula untuk melaporkan/menyampaikan daftar hasil pengadaan barang milik daerah tersebut kepada Bupati melalui pengelola. Daftar hasil pengadaan barang inventaris dan barang pakai habis, menjadi salah satu dasar Perhitungan APBK. Prosedur pembuatan Daftar Hasil Pengadaan Barang Milik Daerah (DHPBMD) tersebut adalah sebagai berikut: a. pembantu pengelola menyampaikan formulir DHPBMD kepada seluruh SKPK untuk diisi sesuai dengan barang yang diadakan; b. kepala SKPK meneruskan formulir dimaksud kepada Sekretaris/Kepala Tata Usaha untuk bersama-sama dengan pengurus barang agar diisi sebagaimana mestinya; c. DHPBMD yang telah diisi dengan benar, ditandatangani oleh Kepala SKPK untuk dikirim kembali kepada pembantu pengelola; d. pembantu pengelola menghimpun seluruh DHPBMD SKPK untuk dijadikan buku daftar rekapitulasi hasil pengadaan barang milik daerah; e. daftar tersebut dibuat setiap 6 (enam) bulan; dan f. daftar hasil Pengadaan Barang Milik Daerah dari semua SKPK dikirim ke pembantu pengelola paling lambat 2 (dua) bulan setelah berakhirnya tahun anggaran yang bersangkutan. 6. Kewajiban Pelaporan Sisa Persediaan Barang Habis Pakai pada Akhir Tahun Anggaran Pada akhir tahun anggaran SKPK wajib melakukan pemeriksaan fisik atas persediaan barang habis pakai baik berupa persediaan ATK, persediaan alat listrik, persediaan obat-obatan, persediaan alat kesehatan, persediaan benda pos serta persediaan barang habis pakai lainnya dengan disaksikan oleh unsur Inspektorat Kabupaten. Hasil pemeriksaan tersebut diatas dituangkan dalam bentuk berita acara pemeriksaan fisik persediaan habis pakai untuk penyusunan neraca SKPK. Berita acara pemeriksaan fisik persediaan habis pakai tersebut juga disampaikan kepada Kepala DPKKD Kabupaten Aceh Timur dalam 2 (dua) rangkap, sebagai dasar penyusunan Neraca Pemerintah Kabupaten Aceh Timur. Berikut ini Flow Chart Prosedur Pelaporan Persediaan pada Akhir Tahun

14 Pelaporan Sisa Persediaan Barang Habis Pakai pada Akhir Tahun Anggaran Uraian 1. SKPK membuat Laporan Sisa Persedian Barang Habis Pakai ditujukan ke Bid. Akuntansi dan Bid. Kekayaan untuk kemudian digunakan oleh Bid. Akuntansi untuk membuat neraca. SKPK DHPBMD Pembantu Pengelola DHPBMD Kabid. Akuntansi DHPBMD Kabid. Kekayaan DHPBMD NERACA

15 Pelaporan Sisa Persediaan Barang Habis Pakai pada Akhir Tahun Anggaran Uraian SKPK Bid. Akuntansi DPKKD Bid. Kekayaan. DPKKD 1. SKPK membuat Laporan Sisa Persediaan Barang Habis Pakai, ditujukan ke Bidang Akuntansi dan Bidang Kekayaan, untuk kemudian digunakan oleh Bid. Akuntansi untuk membuat neraca. Laporan Laporan Laporan Neraca

16 IV. PENERIMAAN ASET DARI BANTUAN PIHAK KETIGA Sebagaimana telah dijelaskan pada Pengadaan Barang Daerah, pengadaan barang daerah dapat dipenuhi dengan cara: 1) pengadaan/pemborongan pekerjaan; 2) membuat sendiri (swakelola); 3) penerimaan (hibah atau bantuan/sumbangan atau kewajiban Pihak Ketiga); 4) tukar menukar; dan 5) bangun guna serah atau bangun serah guna. Untuk pengadaan barang yang berasal dari penerimaan (hibah atau bantuan/sumbangan atau kewajiban Pihak Ketiga) maka sistem dan prosedur yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Penerimaan yang langsung diterima oleh SKPK Untuk hibah atau bantuan/sumbangan atau kewajiban Pihak Ketiga yang langsung diserahkan kepada SKPK, maka berita acara serah terima barang atau dokumen sejenis lainnya sebagai bukti penyerahan aset dari Pihak Ketiga kepada SKPK. Selanjutnya Kepala SKPK melaporkan kepada Kepala DPKKD Kabupaten Aceh Timur untuk dicatat dan ditambahkan sebagai barang Pemerintah Kabupaten Aceh Timur. Terhadap barang tersebut, SKPK mencatat dalam Kartu Inventaris Barang (KIB) dan Buku Inventaris Barang (BIB) SKPK yang bersangkutan. Kepala DPKKD meneruskan laporan dimaksud kepada Kepala Bidang Kekayaan, yang selanjutnya memberitahukan kepada Kepala Bidang Akuntansi agar hibah tersebut ditambahkan dalam neraca Pemerintah Kabupaten Aceh Timur. Berdasarkan pemberitahuan tersebut Kepala Bidang Akuntansi membuat jurnal penyesuaian penambahan barang pada SKPK yang bersangkutan yang selanjutnya akan dikompilasi menjadi barang Pemerintah Kabupaten Aceh Timur. 2. Penerimaan barang oleh Pemerintah Kabupaten Aceh Timur dari hibah atau bantuan/sumbangan atau kewajiban Pihak Ketiga dan akan diserahkan kepada SKPK yang bersangkutan, melalui penetapan status pengguna barang. SKPK yang bersangkutan wajib mencatat dalam Kartu Inventaris Barang (KIB) dan Buku Inventaris Barang (BIB). 3. Apabila berita acara serah terima barang atau dokumen sejenis lainnya sebagai bukti penyerahan barang dari Pihak Ketiga kepada SKPK/Pemerintah Kabupaten Aceh Timur tidak mencantumkan nilai barang tetapi hanya berupa jumlah barang dan tahunnya saja, maka terhadap barang tersebut harus dilakukan penilaian terlebih dahulu oleh Bidang Kekayaan dengan pendekatan harga pasar/standar harga yang berlaku. Penilaian barang dimaksud dapat dilakukan dengan melibatkan instansi terkait dengan mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005.

17 Berikut ini adalah Flow Chart Sistem dan Prosedur Penerimaan Aset dari Bantuan Pihak Ketiga yang langsung diterima SKPK: SISTEM DAN PROSEDUR PENERIMAAN ASET DARI BANTUAN PIHAK KETIGA YANG LANGSUNG DITERIMA SKPK Uraian Pihak Ketiga SKPK Bidang Kekayaan DPKKD Bidang Akuntansi DPKKD 1. BA penyerahan barang dari Pihak Ketiga BA BA BA 2. DPKKD mencatat dan menambahkan sebagai aset Pemerintah Kabupaten AcehTimur. Pencatatan Pencatatan Neraca 3. SKPK memasukan dalam Kartu Inventaris Barang (KIB) KIB 4. Bid. Kekayaan DPKKD membuati bukti memorial berupa surat pemberitahuan kepada Bid.. Akuntansi Srt. Pmberitahuan Srt. Pmberitahuan 5. Bid. Akuntansi membuat jurnal memorial dan akan dikompilasi menjadi aset Pemerintah Kabupaten Aceh Timur Jurnal / Kompilasi Aset

18 Berikut ini adalah Flow Chart Sistem dan Prosedur Penerimaan Aset dari Bantuan Pihak Ketiga yang langsung diterima Pemerintah Kabupaten: SISTEM DAN PROSEDUR PENERIMAAN ASET DARI BANTUAN PIHAK KETIGA YANG DITERIMA PEMERINTAH KABUPATEN Uraian Pihak Ketiga SKPK Bidang Kekayaan DPKKD Bidang Akuntansi DPKKD Pemerintah Kabupaten 1. BA penyerahan barang dari pihak ketiga BA BA BA BA 2. SKP K memasukan dalam Kartu Inventaris Barang (KIB) Pencatatan 3. DPKKD men catat dan men ambahkan sebagai aset Pemerintah Kabupaten Aceh Timur. KIB Pencatatan Neraca 4. Bid.Kekayaan DPPKD membuat Bukti memorial berupa surat pemberitahuan kepada Bidang. Akuntansi 5.Bid. Akuntansi DPKKD membuat jurnal memorial dan akan dikompilasi menjadi aset Pemerintah Kabupaten Aceh Timur Srt. Pmberitahuan Srt. Pmberitahuan Jurnal / Kompilasi Aset

19 V. PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PENYALURAN Penerimaan barang milik daerah sebagai tindak lanjut dari hasil pengadaan dan/atau dari Pihak Ketiga harus dilengkapi dengan dokumen pengadaan dan berita acara. Penyimpanan dan penyaluran barang milik daerah sebagai tindak lanjut dari penerimaan barang milik daerah baik melalui pengadaan maupun sumbangan/bantuan/hibah merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka tertib administrasi pengelolaan barang milik daerah. Dalam pelaksanaan penyimpanan dan penyaluran barang milik daerah diperlukan ketelitian sehingga kegiatan penyimpanan disesuaikan dengan sifat dan jenis barang untuk penempatan pada gudang penyimpanan, sedangkan dalam pelaksanaan penyaluran dapat dilakukan sesuai rencana penggunaan untuk memenuhi kebutuhan dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi. 1. Penerimaan a. Pelaksanaan penerimaan barang tersebut antara lain: 1) dasar penerimaan barang adalah surat perintah kerja/surat perjanjian/kontrak pengadaan barang atau dokumen lain yang dipersamakan, yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang; 2) barang yang akan diterima harus disertai dokumen yang jelas menyatakan macam/jenis, banyak, harganya dan spesifikasi barang; 3) barang yang diterima apabila hasil penelitian barang oleh panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan sesuai dengan isi dokumen tersebut pada angka (2) diatas; 4) pernyataan penerimaan barang dinyatakan sah apabila berita acara serah terima hasil pekerjaan telah ditandatangani oleh panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan; 5) apabila berdasarkan penelitian ternyata ada kekurangan atau syarat-syarat yang belum terpenuhi, maka penerimaan barang dilakukan dengan membuat tanda penerimaan sementara barang yang dengan tegas membuat sebab-sebab dari pada penerimaan sementara barang; 6) apabila kekurangan dan syarat-syarat tersebut pada angka (5) sudah terpenuhi sesuai dengan ketentuan pada angka (3), maka dapat dilaksanakan penerimaan barang sesuai ketentuan pada angka (4); 7) apabila barang telah diterima akan tetapi belum sempat diperiksa, maka penerimaan barang dilaksanakan dengan membuat tanda penerimaan barang sementara, dengan diberi catatan barang belum diteliti oleh panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan; 8) apabila penerimaan barang sementara sebagaimana tersebut pada angka (7) terjadi kerusakan, kehilangan dan terbakar atau peristiwa lainnya (force majure) maka menjadi tanggung jawab pihak penyedia barang/jasa; dan 9) pemeriksaan/penerimaan barang oleh panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan dan pejabat lainnya harus dilakukan pada hari dan jam kerja. b. Semua barang bergerak, penerimaannya dilakukan oleh penyimpan barang/pengurus barang, untuk itu penerimaan barang oleh penyimpanan barang/pengurus barang dilaksanakan di gudang penyimpanan/tempat penyimpanan lainnya.

20 c. Penerimaan barang yang berasal dari barang dan jasa yang nilainya dibawah nilai kapitalisasi aset yang ditetapkan tetap dibuatkan KIB nya walaupun tidak dimasukan dalam neraca SKPK yang bersangkutan. d. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan 1) Panitia Penerima Hasil Pekerjaan Daerah (PPHPD) ditetapkan dengan Keputusan Bupati dengan susunan personalia melibatkan unsur teknis terkait, sedangkan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan ditetapkan dengan Keputusan Kepala SKPK; 2) Bupati dapat melimpahkan kewenangan pembentukan panitia penerima hasil pekerjaan kepada Kepala SKPK dengan Keputusan Bupati; dan 3) Tugas Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan: Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan setelah melaksanakan tugasnya membuat Berita Acara pemeriksaan dan Serah Terima Hasil Pekerjaan, jika ternyata bahwa barang yang diperiksa tersebut tidak sesuai dengan persyaratan sebagaimana tertera dalam surat perjanjian dan/atau dokumen pengadaan lainnya, maka Berita Acara dimaksud segera disampaikan kepada Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, Pejabat Pembuat Komitmen dan Kepala SKPK. Berdasarkan Berita Acara tersebut, Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan, Pejabat Pembuat Komitmen dan Kepala SKPK harus segera mengambil tindakan penyelesaian, jika pelaksanaan penyelesaian barang dimaksud memerlukan waktu yang lama, maka barang tersebut dapat diserahkan kepada penyimpan barang/pengurus barang untuk disimpan sebagai barang titipan. Dalam hal ini harus dibuat Berita Acara sementara yang memuat semua data/keterangan yang diperlukan sehubungan dengan kekurangan-kekurangan barang dimaksud. 2. Penyimpanan a. Penyimpanan barang daerah dilaksanakan dalam rangka pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam gudang/ruang penyimpanan sehingga dalam pengurusan barang persediaan agar setiap waktu diperlukan dapat dilayani dengan cepat dan tepat. b. Kegiatan penyimpanan barang milik daerah, yaitu: 1) menerima, menyimpan, mengatur, merawat dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dengan rencana secara tertib, rapi dan aman; 2) menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yang ada dalam gudang. Kondisi ini terselenggara dengan asumsi masing-masing SKPK sudah mempunyai gudang/ruang penyimpanan; 3) melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan yang ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan; dan 4) membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yang ada di gudang. c. Penyimpan Penyimpan/pengurus barang adalah pegawai yang ditugaskan untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan barang milik daerah yang diangkat oleh pengelola untuk masa 1 (satu) tahun anggaran dan bertanggung jawab kepada pengelola melalui atasan langsungnya. Penyimpan barang dapat diangkat kembali pada tahun anggaran berikutnya dengan memperhatikan ketentuan jabatan, dimana jabatan

21 penyimpan barang tersebut dapat dirangkap dengan pengurus barang sepanjang beban tugas/volume kegiatan tidak terlalu besar. Setiap tahun pengelola menunjuk/menetapkan kembali penyimpan barang dalam lingkungan Pemerintah Kabupaten dengan memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut: 1) diusulkan oleh Kepala SKPK yang bersangkutan; 2) serendah-rendahnya menduduki golongan II dan setinggi-tingginya golongan III, mengacu kepada undang-undang kepegawaian. Dalam hal pada SKPK tertentu tidak tersedia PNS golongan II, maka dapat ditunjuk PNS pada SKPK dimaksud; 3) minimal mempunyai pengalaman dalam pengurusan barang/telah mengikuti kursus penyimpan barang; dan 4) mempunyai sifat dan akhlak yang baik, antara lain jujur, teliti dan dapat dipercaya. Dalam keputusan penunjukan/penetapan kembali penyimpan barang oleh pengelola sekaligus ditunjuk atasan langsungnya yang antara lain berkewajiban memberikan persetujuan atas setiap pengeluaran barang dan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaannya, serta ditetapkan pula jumlah atau besarnya insentif bagi penyimpan barang dimaksud sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Tugas dan tanggung jawab penyimpan/pengurus barang: 1) menerima, menyimpan dan menyerahkan barang milik daerah ke unit pemakai; 2) mencatat secara tertib dan teratur penerimaan barang, pengeluaran barang dan keadaan persediaan barang ke dalam buku/kartu inventaris barang menurut jenisnya, yang terdiri dari: a) buku barang inventaris; b) buku barang pakai habis; c) buku hasil pengadaan; d) kartu inventaris barang; dan e) kartu persediaan barang. 3) menghimpun seluruh tanda bukti penerimaan barang dan pengeluaran/penyerahan secara tertib dan teratur sehingga memudahkan mencarinya apabila diperlukan sewaktu-waktu terutama dalam hubungan dengan pengawasan barang; 4) membuat laporan mengenai barang yang diurusnya berdasarkan Kartu Persediaan Barang apabila diminta dengan sepengetahuan atasan langsungnya; 5) membuat laporan, baik secara periodik maupun secara insidentil mengenai pengurusan barang yang menjadi tanggung jawabnya kepada pengelola melalui atasan langsungnya; 6) membuat perhitungan/pertanggung jawaban atas barang yang diurusnya; 7) bertanggung jawab kepada pengelola melalui atasan langsung mengenai barang-barang yang diurusnya dari kerugian, hilang, rusak atau dicuri dan sebab lainnya; 8) melakukan perhitungan barang (stock opname) sedikitnya setiap 6 (enam) bulan sekali, yang menyebutkan dengan jelas jenis jumlah dan keterangan lain yang diperlukan, untuk selanjutnya dibuatkan Berita Acara perhitungan barang yang ditandatangani oleh penyimpan barang dan diketahui oleh kepala SKPK; dan

22 9) dalam hal penyimpan barang karena sesuatu hal tidak dapat melaksanakan tugasnya, maka untuk menjaga kelangsungan tugas/pekerjaan penyimpan barang tersebut, dapat dilaksanakan dengan cara sebagai berikut: a) Penyimpan barang yang tidak mampu melaksanakan tugasnya, ditunjuk seorang pegawai lainnya sebagai penyimpan barang pengganti. Penunjukan pegawai lainnya dilakukan oleh Pengelola Barang atas usul Kepala SKPK. Penyerahan tugas tersebut disertai dengan berita acara pemeriksaan gudang oleh atasan langsung dan dilaporkan kepada Pengelola. b) Dalam hal penyimpan/pengurus barang yang akan meninggalkan tugas sementara, dapat ditunjuk seorang pegawai lainnya untuk melakukan tugas sementara penyimpan/pengurus barang oleh Kepala SKPK. Penyerahan tugas tersebut harus dibuat berita acara pemeriksaan gudang oleh atasan langsung dan dibuat berita acara pemeriksaan serta dilaporkan kepada pengelola, apabila penyimpan barang yang bersangkutan kembali melakukan tugasnya, maka penunjukan pengganti sementara tersebut harus dicabut dan penyerahannya dibuat berita acara dan harus dilaporkan kepada pengelola. d. Kewajiban Atasan Langsung Penyimpan/Pengurus Barang 1) Atasan langsung penyimpan/pengurus barang wajib secara berkala 6 (enam) bulan sekali mengadakan pemeriksaan atas penyelenggaraan tugas penyimpan barang, yaitu pemeriksaan pembukuan/pencatatan dan pemeriksaan gudang. Hasil pemeriksaan harus dibuat dalam berita acara pemeriksaan dan dicatat dalam buku pemeriksaan penyimpan barang yang bersangkutan. Hasil pemeriksaan dimaksud dikirim kepada pengelola dan tembusannya masing-masing untuk Kepala SKPK yang bersangkutan, Pembantu Pengelola dan Pengawas Fungsional Kabupaten. 2) Dalam hal terjadi kerugian akibat kelalaian penyimpan barang, atasan langsung turut bertanggung jawab atas kerugian yang terjadi. 3. Penyaluran Penyaluran merupakan kegiatan untuk melakukan pengiriman barang dari gudang ke unit kerja. Fungsi penyaluran adalah menyelenggarakan pengurusan pembagian/pendistribusian barang secara tepat, cepat dan teratur sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan Penyaluran yaitu: a. menyelenggarakan penyaluran barang kepada unit kerja; b. menyelenggarakan administrasi penyaluran dengan tertib dan rapi; dan c. membuat laporan realisasi penyaluran barang milik daerah. 4. Contoh dokumen dalam pelaksanaan sistem dan prosedur pengelolaan barang daerah a. format Keputusan Pembentukan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan Barang/Jasa; b. berita acara pemeriksaan barang/jasa; c. berita acara penerimaan barang; d. buku penerimaan barang;

23 e. buku pengeluaran barang; f. buku barang inventaris; g. buku barang pakai habis; h. kartu inventaris barang; i. kartu persediaan barang; j. laporan semester tentang penerimaan dan pengeluaran barang inventaris; k. laporan semester tentang penerimaan dan pengeluaran barang pakai habis; l. bukti pengambilan barang dari gudang; m. berita acara serah terima gudang; n. berita acara serah terima terdapat selisih; o. surat pernyataan penggantian penyimpan barang sementara; p. berita acara pemeriksaan barang yang berubah keadaan; q. berita acara pemeriksaan barang karena bencana alam, dicuri dan kebakaran; dan r. surat perintah pengeluaran/penyaluran barang. VI. PENGGUNAAN BARANG DAERAH Penggunaan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pengguna/kuasa pengguna dalam mengelola dan menatausahakan barang milik daerah sesuai dengan tugas pokok dan fungsi SKPK yang bersangkutan. Penggunaan merupakan penegasan pemakaian barang milik daerah yang ditetapkan oleh Bupati kepada pengguna/kuasa pengguna barang. Penetapan status penggunaan barang milik daerah pada masing-masing SKPK dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. jumlah personil/pegawai pada SKPK; b. standar kebutuhan tanah dan/atau bangunan dan selain tanah dan/atau bangunan untuk menyelenggarakan tugas pokok dan fungsi SKPK; c. beban tugas dan tanggung jawab SKPK; dan d. jumlah, jenis dan luas, dirinci dengan lengkap termasuk nilainya. Status penggunaan barang milik daerah pada masing-masing SKPK ditetapkan dalam rangka tertib pengelolaan barang milik daerah dan kepastian hak, wewenang dan tanggung jawab Kepala SKPK. 1. Tata cara penetapan status pengguna barang a. pengguna melaporkan barang milik daerah yang berada pada SKPK yang bersangkutan kepada pengelola disertai usul penetapan status penggunaan; b. pengelola melalui pembantu pengelola, meneliti laporan sebagaimana dimaksud pada huruf a; c. setelah dilakukan penelitian atas kebenaran usulan SKPK, pengelola mengajukan usul kepada Bupati untuk ditetapkan status penggunaannya; d. penetapan status penggunaan barang milik daerah untuk melaksanakan tugas dan fungsi SKPK dan/atau dioperasikan oleh pihak lain dalam rangka menjalankan pelayanan umum sesuai tugas pokok dan fungsi SKPK yang bersangkutan; dan e. atas penetapan status penggunaan, masing-masing Kepala SKPK melalui penyimpan/pengurus barang wajib melakukan penatausahaan barang daerah yang berada pada masing-masing SKPK.

24 2. Penyerahan tanah dan/atau bangunan a. pengguna barang wajib menyerahkan tanah dan bangunan yang tidak dipergunakan untuk menyelenggarakan tugas dan fungsi SKPK kepada Bupati melalui pengelola; b. Bupati menetapkan barang milik daerah berupa tanah dan/atau bangunan yang harus diserahkan oleh pengguna karena sudah tidak dipergunakan untuk penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi SKPK yang bersangkutan; c. pengguna yang tidak menyerahkan tanah dan/atau bangunan tersebut diatas dikenakan sanksi berupa pembekuan dana pemeliharaan tanah dan/atau bangunan tersebut; dan d. berdasarkan Berita Acara Penerima Barang dari Pihak Ketiga dibuat atau disusun daftar barang yang diterima dari Pihak Ketiga untuk selanjutnya ditetapkan Keputusan Bupati tentang Penetapan Status Pengguna Barang Milik Daerah. VII. PENATAUSAHAAN BARANG DAERAH Dalam penatausahaan barang milik daerah dilakukan 3 (tiga) kegiatan yang meliputi kegiatan pembukuan, inventarisasi dan pelaporan. Kepala SKPK harus melakukan pendaftaran dan pencatatan barang milik daerah ke dalam daftar barang pengguna dan daftar kuasa pengguna sesuai dengan penggolongan dan kodefikasi inventaris barang milik daerah. Dokumen kepemilikan barang milik daerah berupa tanah, bangunan dan kendaraan bermotor disimpan oleh PPKD selaku pembantu pengelola. 1. Pembukuan a. Kepala SKPK selaku pengguna barang wajib melakukan pendaftaran dan pencatatan barang milik daerah ke dalam Daftar Barang Pengguna (DBP)/Daftar Barang Kuasa Pengguna (DBKP). b. Kepala SKPK selaku pengguna barang dalam melakukan pendaftaran dan pencatatan sesuai format: 1) Kartu Inventaris Barang (KIB) A Tanah; 2) Kartu Inventaris Barang (KIB) B Peralatan dan Mesin; 3) Kartu Inventaris Barang (KIB) C Gedung dan Bangunan; 4) Kartu Inventaris Barang (KIB) D Jalan, Irigasi dan Jaringan; 5) Kartu Inventaris Barang (KIB) E Aset Tetap Lainnya; 6) Kartu Inventaris Barang (KIB) F Konstruksi dalam Pengerjaan; dan 7) Kartu Inventaris Ruangan (KIR). c. pembantu pengelola melakukan konsolidasi pencatatan dan pendaftaran barang milik daerah sebagaimana dimaksud pada huruf b ke dalam Daftar Barang Milik Daerah (DBMD). 2. Inventarisasi a. peran dan fungsi inventarisasi Inventarisasi merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan perhitungan, penilaian, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan barang milik daerah dalam unit pemakaian. Dari kegiatan inventarisasi disusun buku inventaris yang menunjukkan semua kekayaan daerah yang bersifat kebendaan, baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak. Buku inventaris tersebut memuat data meliputi lokasi, jenis/merk type, jumlah, ukuran, harga, tahun pembelian, asal barang, keadaan barang dan sebagainya.