ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) DESA BANGUNHARJO BERBASIS WEB.

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) DESA BANGUNHARJO BERBASIS WEB Naskah Publikasi diajukan oleh Bangun Winandita kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2 2

3 ANALYSIS AND DESIGNING SAVINGS AND LOANS INFORMATION SYSTEM BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) BANGUNHARJO VILLAGE WEB BASED ANALSIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM BADAN KESWADAYAAN MASYARAKAT (BKM) DESA BANGUNHARJO BERBASIS WEB Bangun Winandita Rum M Andri KR Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Bangunharjo is a community agency that specializes in social to - society. One unit of activity is carried on Financial Processing Unit which where run savings and loan activities. The process of loan activities are still using manual processes and user guide of office software. Preparation of reports, data collection members, recording transactions and archiving data is not well integrated in a single system The absence of a system that can integrate the entire process of loan activities become a problem because it affects service to members as well as the effectiveness and efficiency of the work. In this loans and savings information system will integrate the entire process of loans and savings activities. Documenting members, recording transactions, reports of financial and archiving data will be formed in a single coherent system. The reports of financial that will be generated automatically processed by the system so it will be faster, more accurate and consistent. Processing and datasearch, data transactions, data members, or data related to the savings and loans would be easy to do. Keyword: saving loan, Information System 3

4 1. Pendahuluan Penggunaan sistem informasi dalam bidang keuangan khususnya dalam kegiatan simpan pinjam adalah salah satu hal yang sangat penting untuk digunakan karena dengan adanya sistem informasi ini akan memberikan sebuah keakuratan informasi, kekonsistensian data dan kemudahan dalam membuat dan mengolah berbagai laporan keuangan. Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Desa Bangunharjo adalah suatu badan kemasyarakatan yang bergerak dalam bidang sosial ke-masyarakat. Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Desa Bangunharjo dalam menjalankan roda kegiatannya khususnya dalam kegiatan simpan pinjam belum secara maksimal menggunakan manfaat teknologi informasi walaupun dalam pelaksanannya kegiatan yang dilakukan sudah menggunakan manfaat dari tekonlogi informasi untuk pencatatan peminjaman dan penyimpanan, pendataan anggota dan pembuatan laporan keuangan secara komputerisasi. Proses komputerisasi yang dilakukan masih sebatas menggunakan perangkat lunak perkantoran yang umum digunakan masyarakat luas serta menggunakan pencatatan secara manual dibuku. Proses yang sudah dijalankan belum terintegrasi dengan baik karena masih terpisahpisah sehingga proses yang dilakukan belum maksimal dan efisien. Data-data yang ada tidak tersimpan dalam satu berkas yang sama, sehingga akan menyulitkan dalam proses pencarian, pengarsipan dan pembuatan laporan keuangan. Laporan keuangan menjadi hal sangat penting masih dikerjaan dengan pengecekan data-data yang ada kemudian disusun sesuai kebutuhan. Adanya sebuah suatu satu sistem informasi simpan pinjam yang dapat melakukan seluruh proses kegiatan simpan pinjam di Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Desa Bangunharjo adalah sebuah terobosan yang akan membantu dan mempermudah proses kegiatan simpan pinjam, pengarsipan data dan pembuatan laporan akan semakin cepat dan akurat. Berdasarkan latar belakang masalah yang ada maka penulis mengambil sebuah judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Simpan Pinjam Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Desa Bangunharjo Berbasis Web yang diharapkan nantinya akan memberikan manfaat yang besar dan berguna untuk proses kegitan simpan pinjam di Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Desa Bangunharjo dan masyarakat pada umumnya. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi 4

5 Sistem merupakan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabelvariabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang Tipe Sistem Informasi Dalam sistem informasi terbagi menjadi beberapa tipe sesuai dengan kebutuhan dan kegunaanya.masing-masing mempunyai cara dan penggunaan yang berbeda. Tipe Sistem Infomasi dibedakan menjadi beberapa tipe,diantaranya: 1. Transaction Processing System (TPS) 2. Management Information System (MIS) 3. Decision Support System (DSS) 4. Expert System and Artificial Intelleigence (ES & AI) Komponen Sistem Informasi Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) alam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut: 1. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data. 2. Perangkat lunak, yaitu program dan intruksi yang diberikan ke komputer. 3. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. 4. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. 5. Manusia, yaitu personal dari sistem informasi, meliputi manajer analis, programmer dan operator serta bertanggungjawab terhadap perawatan sistem. 6. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturanperaturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer. 2 1 Al Fatta, Hanif.2007.Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Hal 9 2 Al Fatta, Hanif., Analisis & Perancangan Sistem Informasi, (2007), Andi Yogyakarta. Hal

6 2.2 Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) BKM adalah lembaga masyarakat (Civil Society Organization) yang pada hakekatnya mengandung pengertian sebagaiwadah masyarakat untuk bersinergi dan menjadi lembaga kepercayaan milik masyarakat, yang diakui baik oleh masyarakat sendiri maupun pihak luar, dalam upaya masyarakat membangun kemadirian menunju tatanan masyarakat madani ( civil society), yang dibangun dan dikelola berlandaskan berbasis nilai-nilai universal (value based) Analisis dan Perancangan 3.1 Gambaran Umum Badan Keswadayaan Masyarakat (BKM) Desa Bangunharjo yang berkedudukan di Desa Bangunharjo Kecamatan Sewon Bantul berdiri pada tanggal 19 Maret BKM Bangunharjo merupakan organisasi kemasyarakatan yang berbentuk perhimpunan yang terdiri dari pimpinan kolektif masyarakat. Kegiatan-kegitan BKM Bangunharjo mencakup berbagai bidang kegiatan, diantaranya bidang lingkungan, ekonomi dan sosial, sebagai upaya penanggulangan kemiskinan dan pembangunan lingkungan perumahan dan permukiman. Dalam roda kegiatannya BKM Bangunharjo terbagi kedalam 3 unit kegitan yang berbeda dalam tujuan dan fungsinya. 3 unit kegitan BKM Bangunharjo adalah : 1. Unit Pengelola Sosial (UPS) 2. Unit Pengelola Lingkungan (UPL) 3. Unit Pengelola Keuangan (UPK) Visi BKM Visi BKM Desa Bangunharjo adalah terciptanya organisasi masyarakat warga di Desa Bangunharjo yang memiliki kemampuan strategis untuk mengatasi persolaan kemiskinan secara mandiri, efektif dan berkelanjutan Misi BKM 3 Departemen Pekerjaan Umum., Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) Mandiri Perkotaan,(2008).Hal 2 6

7 Misi BKM Desa Bangunharjo adalah membangun masyarakat melalui penguatan kelembagaan lokal agar menjadi penggerak, motivator dan inisiator terhadap kegiatan kemasyarakatan untuk secara mandiri melakukan upaya-upaya penanggulangan kemiskianan dengan menjalin kerjasma sinergi dengan pihak lain, baik Pemda (Pemerintah Daerah), dunia usaha, maupun kelompok peduli. 3.2 Analisis Sistem Analisis Kelemahan Sistem Dalam analisis kelemahan sistem ini penulis mengambil sebuah metode untuk menganlisa, metode yang digunakan adalah metode PIECES (performance, information, economic, control, efficiency, dan service).dalam metode PIECES yang menjadi hal utama untuk dibahas adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. 1. Analisis Kinerja Tabel Analisis Kinerja Faktor Throughput Respone Time Hasil Kinerja Seluruh Laporan Keuangan dapat diselesaikan dalam waktu 2-3 jam dengan kondisi perhitungan manual dengan perhitungan komputer tidak sama. Dalam keadaan normal, dalam keadaan ini hasil perhitungan manual dibuku dengan hasil perhitungan komputer sama maka laporan yang dihasilkan dapat dibuat hanya dalam waktu 1 jam. 2. Analisis Informasi Tabel Analisis Informasi (Information) Hasil Analisis Parameter Dalam proses penyusunan laporan keuangan yang dihasilkan Akurasi (Tingkat terkadang hasil yang ada tidak akurat karena proses perhitungan ketepatan laporan manual yang salah ataupun proses pemasukkan data yang salah, keuangan) namun setelah pengecekan dilakukan hasil laporan keuangan menjadi akurat. Tepat Waktu Laporan keuangan yang dihasilkan dapat dikerjakan tepat waktu pada tiap bulannya. 7

8 Relevansi (Kesesuaian dengan kebutuhan) Penambahan jenis uang masuk dan uang keluar akan mempengaruhi sistem komputersiasi yang telah dibuat, sehingga akan merubah sistem yang telah ada. Sistem yang ada tidak mampu menangangi penambahan tersebut tanpa harus harus merubah sistem yang berjalan. 3. Analisis Ekonomi Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu perusahaan. Analisis ekonomi adalah penelitian sistem di dalam meningkatkan keuntungan yang akan didapat dari sistem yang akan dikembangkan. Nilai ekonomis ditentukan oleh dua hal, yaitu biaya dan manfaat untuk mendapatkannya, dikatakan menguntungkan bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. Sistem yang sudah berjalan dapat member sudah memberikan nilai ekomonis dan menguntungkan. 4. Analisis Pengendalian (Control) Tabel Analisis Pengendalian Parameter Kelemahan Dalam pengaksesan data-data dan laporan keuangan yang ada tidak ada auntentifikasi yang menjamin sehingga siapa saja yang memiliki data atau laporan keuangan tersebut dapat Hak akses membukanya, mengingat data-data dan laporan keuangan yang ada merupakan asset yang sangat penting bagi BKM Bangunharjo seharusnya dapat dijaga dengan baik. Keamanan data-data dan laporan keuangan yang menjadi hal yang sangat penting belum diperhatikan dengan seksama, Keamanan terlihat dari siapa yang dapat membuka data-data dan laporan yang ada tanpa ada sebuah hal yang membatasinya. Back up terhadap data-data dan laporan keuangan belum dilakukan secara maksimal. Hal ini sangat riskan karena apabila Back up ada kerusakan pada media penyimpanan ataupun kehilangan data tidak ada cadangan untuk menggantinya. 8

9 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Tabel Analisis Efisiensi (Eficiency) Parameter Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya peralatan Sumber Daya Biaya Hasil Analisis Sumber daya manusia yang ada sudah dapat menunjang untuk keberlangsungan poroses simpan pinjam. Penggunaan peralatan yang ada sudah digunakan secara maksimal, mulai dari peralatan elektronik (komputer, printer, dll) dan peralatan non elektronik lainnya sebagai penunjang kegitan simpan pinjam Biaya penunjang yang digunakan untuk proses kegitaan simpan pinjam masih dapat ditekan, khususnya untuk pengadaan kertas/buku. 6. Analisis Pelayanan Tabel Analisis Pelayanan Parameter Kelemahan Pelayanan Transksi uang masuk atau uang keluar kepada anggota biasanya akan meningkat pada akhir bulan, pelayanan yang dijalankan sekarang ini sudah dapat memberikan pelayanan yang baik, baik dari segi waktu pelayanan ataupun informasi yang didapat untuk anggota yaitu berupa nota bukti transaksi, walaupun terkadang ada antrian apabila intensitas transaksi meningkat namun tidak terjadi dalam waktu yang lama. 3.3 Perancangan Sistem Perancangan sistem digunakan sebagai persiapan menyusun rancangan yang rinci terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Rancangan sistem bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna dan mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. 9

10 3.3.1 Perancangan Flowchart Gambar Perancangan Flowchart 10

11 3.3.2 Perancangan Diagram Konteks Gambar Perancangan Diagram Konteks 11

12 3.3.3 Perancangan DFD Gambar Perancangan Data Flow Diagram (DFD) 12

13 3.3.4 Relasi Antar Tabel Gambar Relasi Antar Tabel 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Tahap Implementasi Sistem Instalasi sistem simpan pinjam kedalam webserver setelah penginstalan xampp selesai. Penginstalan sistem dengan cara menempatkan file-file sistem kedalam folder webserver yaitu dalam folder htdoc. Buat folder sistem dalam folder htdoc dengan nama bkm. Kemudian tempatkan file-file sistem dalam folder bkm. 13

14 Gambar Folder Dalam XAMPP Gambar Folder Sistem Dalam Htdoc 14

15 Gambar Folder Sistem Simpan Pinjam BKM 4.2 Tindak Lanjut Implementasi Tindak lanjut implentasi adalah tahapan yang dilakukan untuk pemeliharaan sistem baru agar sistem baru yang dijalankan dapat berjalan dengan baik. Pemeliharaan yang dilakukan diantaranya pemeliharaan software dan hardware Pemeliharaan Software Pemeliharaan software ditujukan agar kinerja dari sistem dapat berjalan dengan maksimal. Pemeliharaan yang dilakukan terbagi menjadi 2 bagian yaitu pemeliharaan terhadapap sistem dan pemeliharaan terhadap data-data yang ada. a. Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem sangatlah penting karena sistem yang telah dibuat penggunaannya tidak dapat menghindari sebuah kesalahan ataupun tuntutan untuk merubah sesuai dengan kebutuhan yang akan datang. Hal ini dilakukan agar sistem yang berjalan dapat terus berjalan dan dapat mendukung proses yang dilakukan. a. Masalah-masalah yang akan muncul di kemudian hari. b. Kebutuhan akan hal yang baru dalam sistem untuk menunjang keberlangsungan sistem. c. Tuntutan akan perubahan proses bisnis yang berjalan. d. Tuntutan akan perubahan untuk penerapan teknologi baru. e. Desain sistem baru yang dikarenakan berbagai macam alasan. b. Pemeliharaan Data Keberadaan sebuah data-data dalam suatu sistem informasi merupakan hal terpenting mengingat semua informasi dalam layanan sistem akan ditampung dan disimpan dalam database. Pengamanan menjadi hal sangat prioritas untuk dipertimbangkan. Dalam sistem ini database haruslah dibackup secara rutin karena data-data simpan pinjam berada dalam database. Backup database dapat dilakukan dengan export database dari phpmyadmin. Backup data secara mencetak sebagai arsip 15

16 juga menjadi cara untuk memelihara data yang ada agar tidak hilang ataupun rusak Pemeliharaan Hardware berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan perawatan perangkat keras: a. Memperhatikan kebersihan komputer, yaitu dengan cara melakukan pembersihan perangkat keras komputer secara berkala. b. Menjaga tegangan listrik, hal ini dapat dilakukan dengan pemasangan stabiliser pada perangkat komputer. c. Mematikan komputer dengan tahapan yang benar melalui sistem operasi (shut down). d. Memperhatikan suhu komputer, hal ini dapat dibantu dengan memasang kipas pada perangkat komputer dan pengecekan pendingin processor secara berkala. 4.3 Pembahasan Basis data pada simpan pinjam ini menjadi hal yang paling riskan karena menjadi inti dari keberlangsungan kegiatan simpan pinjam. Pada basis data ini pembahasan yang dilakukan dititik beratkan pada jenis-jenis transaksi yang dilakukan khususnya untuk transaksi uang masuk ataupun uang keluar. Dalam jenis-jenis transaksi yang ada perancangan yang dibuat menghilangkan fungsi hapus untuk jenis-jenis transaksi tiap-tiap transaksi, hal ini dilakukan karena dalam pembuatan struktur program telah ditentukan apa saja yang menjadi poin-poin untuk penyusuna laporan keuangan. Apabila data-data jenis transaksi dihapus maka ada sebagian fungsi yang program yang tidak berjalan dikarena pembuatan program telah menentukan variable dari data yang ada. Sebagai contoh adalah ketika melakukan transaksi uang masuk. Pada saat melakukan transaksi uang masuk pada jenis transaksi uang masuk pinjaman ksm maka akan otomatis melakukan transaksi dengan jenis jasa pinjam dan bunga pinjam. Bunga dan jasa dibuat secara otomatis dari besaran angusuran yang dilakukan yang nantinya akan dimasukkan dalam tabel detai transaksi. Apabila dalam tabel jenis uang masuk, data jasa dan bunga pinjaman tidak ada maka tidak akan terbentuk transaksi secara otomatis karena mengambil id uang masuk dari tabel tersebut. Begitu juga dengan transaksi uang keluar maupun pemindah bukuan ada bagian yang harus selalu konstan dan tidak dapat diubah agar sistem yang ada dapat terus berjalan. 16

17 5. Kesimpulan Pada bagian terakhir ini penulis mencoba menyimpulkan yang berdasarkan penelitian dan pembuatan sistem informasi simpan pinjam pada BKM Bangunharjo Sewon Bantul. Kesimpulan yang didapat diuraikan sebagia berikut ini: 1. Dalam perancangan dan pembuatan sistem informasi simpan pinjam BKM Bangunharjo dibuat dengan teknologi web dengan bahasa pemrograman PHP dan basis data dengan Mysql. Dalam hal apa saja yang dibuat dalam sistem informasi simpan pinjam maka dapat diuraikan sebagai berikut: a. Sisem informasi simpan pinjam dapat menangani seluruh kegiatan untuk menunjang kegiatan simpan pinjam. b. Penyimpanan data-data untuk keperluan kegiatan simpan pinjam dapat disimpan dalam satu tempat yang terintergasi yaitu dalam database. c. Fungsi-fungsi menambah data, mengubah data dan melihat data dapat berjalan dengan baik begitu juga dengan pencarian data dapat berjalan dengan baik. d. Pembagian otoritas telah sesuai dengan apa yang dijalankan pada sistem yang lama, yaitu otoritas petugas pembukuan dan kasir. Pembagian kerja dari tiap-tiap pengguna telah dipisahkan sesuai dengan keadaan yang seharusnya. Petugas kasir hanya menangani transaksi uang masuk dan transaksi uang keluar sedangkan petugas pembukuan melakukan proses pemasukkan data-data pendukung simpan pinjam dan pembuatan laporan keuangan. 2. Laporan keuangan yang sebagai hasil dari sistem informasi ini dapat memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan. Laporan keuangan dapat dibuat secara otomatis oleh sistem dengan mengolah data-data yang telah dimasukkan dengan proses yang telah dibuat dalam sistem. Laporan yang dibuat telah sesuai dengan apa yang direkomdasikan dari pihak BKM Bangunharjo. Pembuatan laporan yang membutuhkan waktu hanya dalam hitungan detik diharapkan dapat meningkatkan pelayanan dan kinerja dari BKM Bangunharjo. 17

18 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Sunyoto, Andi, M.Kom AJAX Membangun Web dengan Teknologi ASYNCHRONOUSE JavaScript & XML. Yogyakarta: Andi Offset. 18