Drs..Ediwarman.SH,MHI

Transkripsi

1 Nomor SOP : 001 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon Drs..Ediwarman.SH,MHI SOP PENGUSULAN KARTU PEGAWAI, KARTU SUAMI /ISTERI, TASPEN DAN BPJS Dasar Hukum 1. UU. Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. Keputusan bersama Mendagri dan Kepala BAKN Nomor : 216 Thn dan No. 069/KEP/1974 tentang Nomor Induk Pegawai 3. SE Kepala BAKN No. : 01/SE/1975 tentang petunjuk permintaan, penetapan dan Keterkaitan penggunaan NIP dan Karpeg. 4. Keputusan Kepala BKN No. : 021/KEP/1988 Tanggal 27 Februari 1988 Tentang Penggunaan (Karpeg) dan Kartu Istri/Suami. 5. SE Kepala BAKN No. : 49/SE/1990 tentang petunjuk pelaksanaan PP No. 45 Thn ttg. PP No. 10 Thn 1983 ttg izin perkawinan dan perceraian bagi PNS. 6. UU No 11 Thn 1969 tentang pensiun PNS dan pensiun Janda/Duda. 7. PP No 10 Thn 1963 ttg Kepesertaan PNS dalam Tabungan dan asuransi PNS. 1. SOP Pengarsipan Surat Masuk/Keluar awaian 2. SOP Mencatat, mengarsipkan dan mengirim surat keluar 3. SOP Kelengkapan fail pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka data PNS tidak tegambar dengan jelas dan tidak dapat diterbitkan kartu-kartu tersebut 2. S1 Hukum 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer 1. File Pegawai Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ No 1 Menyiapkan kelengkapan berkas usul permohonan pembuatan Karpeg,Karis/Kar su,taspen, BPJS dari Pegawai 2 Memeriksa dan Meneliti kelengkapan berkas permohonan pembuatan Karpeg, Karis/Karsu, Taspen, BPJS beserta data dukungnya. 3 Berkas yang tidak lengkap dikembalikan ke pegawai untuk dilengkapi / Data Surat pegawai, Berkas Permohonan 2 Jam Berkas keleng kapan usulan Karpeg,Karis/ Karsu,Taspen, BPJS 1 Jam Berkas kelen kapan usulan Karpeg,Karis/ Karsu,Taspen, BPJS 51

2 4 Berkas usulan yg lengkap dibuat konsep surat usulan 5 Menyerahkan konsep usulan tersebut sesuai hirarki untuk dikoreksi dan di paraf/acc dan ditandatangani pimpinan 6 Mengirimkan usulan tersebut ke bagian umum untuk di kirim ke PTA untuk diproses lebih lanjut dan mengarsipkan dokumen yg menjadi arsip kepegawaian Konsep surat 45 Menit Konsep Usulan Surat Buku ekspedisi 30 menit Terkoreksinya Konsep 3 Jam Tertandatanga ninya Surat Usulan Diterimanya Surat usulan oleh bag.umum dan dan terarsipnya di. 52

3 Nomor SOP : 002 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon Drs..Ediwarman.SH,MHI SOP PENYELESAIAN PEMBUATAN KP4 Dasar Hukum : 1. UU. Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun SOP Pengarsipan Surat Masuk/Keluar awaian 3. SOP Mencatat, mengarsipkan dan mengirim surat keluar 4. SOP Kelengkapan fail pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. 2. SMA 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer 1. File Pegawai Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ No / 1 Membuat konsep KP4 Komputer, ATK, Kelengkapan Data 1 Hari Tersedianya Konsep KP4 setiap pengawal 2 Mengetik konsep KP4 3 Koreksi konsep KP4 Komputer, ATK, Kelengkapan Data Komputer, ATK, Kelengkapan Data 1 Hari Tersedianya Konsep KP4 setiap pengawal 1 Hari Tersedianya Konsep KP4 setiap pengawal 4 Memberi KP4 pada pegawai untuk ditanda tangani ATK, KP4 1 Hari Ditandatangan inya KP4 oleh Pegawai yang bersangkutan 5 Menandatangani KP4 6 Menyerahkan KP4 pada bag. keuangan untuk diarsipkan ke bag. Umum untuk diteruskan ke PTA diarsipkan dan ke fail bag. kepeg. Serta masing-masing pegawai. ATK, Kelengkapan Data Konsep KP4 ATK, KP4, Buku ekspedisi 1 Hari Ditandatang aninya KP4 yang diusulkan 1 Hari Diserahkanny a dokumen KP4 pada unit bag terkait 53

4 Nomor SOP : 003 Tanggal Pembuatan : 16 Januari 2014 Pengadilan Agama Ambon Drs..Ediwarman.SH,MHI SOP PENYELESAIAN PERMOHONAN SURAT CUTI HAKIM DAN PEGAWAI NEGERI SIPIL Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. PP Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti PNS 3. SE BAKN No 01 Tahun 1977 tentang Permintaan dan Pemberian Cuti PNS 1. SOP Pengarsipan Surat Masuk/Keluar awaian 2. SOP Mencatat, mengarsipkan dan mengirim surat keluar 3. SOP Kelengkapan fail pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. 2. S1- Hukum 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer 6. Dokumen Pendungkung lainnya 1. Dokumen Pegawai No 1 Menerima surat permohonan cuti dari Hakim dan Pegawai 2 Memberikan catatan kepegawaian dan menyampaikan untuk didispoisisi/acc surat permohonan izin cuti tersebut kepada atasannya dan pejabat yang berwenang memberikan cuti 3 Mencetak konsep surat izin cuti tersebut untuk dikoreksi dan diparaf atasan 4 Menyerahkan surat izin cuti tersebut ke ketua untuk didatangani Pelaksana/Pejabat terkait / Surat Permohonan cuti Surat Permohonan cuti komputer cuti Mutu/ 30 Menit 15 Menit Surat izin cuti 45 menit Surat izin cuti 30 menit Diterimanya surat permohonan cuti dari hakim dan pegawai Disetujuinya/di pertimbangkan Permohonan cuti Terkoreksinya surat izin cuti Tertandatanga ninya surat izin cuti 5 Memberi nomor Surat Cuti Hakim dan Pegawai 6 Menyerahkan/me ngirimkan surat cuti tersebut kepada PTA, ybs dan mencatatnya ke dalam buku kendali cuti serta mengarsipkannya Surat izin cuti buku agenda surat keluar. umum Buku kontrol cuti, buku ekspedisi box fail 15 Menit 15 Menit Tercatatnya surat cuti hakim dan pegawai dalam buku agenda surat keluar Diterimanya dan terkirimnya surat izin cuti serta tersimpan pada fail kepeg 54

5 Nomor SOP : 004 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon Drs. Ediwarman.SH,MHI SOP PEMUTAKHIRAN DATA Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Melaksanakan Tugas Dokumentasi, Publikasi Dan Teknologi Informasi Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. 2. S1- Hukum 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Data-data seluruh PNS 4. Buku Registrasi 5. Printer 6. Dokumen Pendungkung lainnya 1. Dokumen Pegawai No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ / 1 Menyiapkan data pegawai untuk dientri ke dalam Aplikasi SK Pegawai 30 Menit Tersedianya Data 2 Mengentri data pegawai ke dalam Aplikasi Data dan komputer 2 Jam Terentrinya Data 3 Melaporkan kepada atasan bahwa pengentrian data telah dilakukan Data Aplikasi 15 Menit Pemuktahiran Data Pegawai 55

6 Nomor SOP : 005 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon SOP PENYUSUNAN JOB DESCRIPTION PEGAWAI Drs..Ediwarman.SH,MHI Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. Perka BKN Nomor 1 Tahun 2013 tentang 1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Pembuatan Dan Bezetting Formasi Pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. 2. S1- Hukum 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Buku Pedoman 4. Dokumen Pendungkung lainnya 1. Dokumen Pegawai No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ 1 Mendata pegawai yang belum dan sudah mempunyai job diskription. / Data Pegawai 1 hari Terdatanya jumlah pegawai 2 Menyerahkan job description tahun sebelumnya kepada masingmasing atasan langsung untuk dikoreksi kembali dan memberi tahu atasan pegawai yang belum mempunyai job discription. 3. Mencetak job description yang sudah disetuji masing-masing atasan langsung untuk ditandatangani dan dibagikan kepada pegawai yang bersangkutan. 4 Membukukan job description untuk dibagikan kepada para pejabat terkait dan mengarsipkannya. Data Pegawai 1 Jam Disetujuinya konsep job discription Job description dan komputer 1 hari Diterimanya Job Description job description 1 hari Diterimanya job description oleh Pejabat terkait 56

7 Nomor SOP : 006 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon SOP UPDATE DATA PEGAWAI KE DALAM APLIKASI SIMPEG Drs..Ediwarman.SH,MHI Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. SK Dirjen Badilag MARI nomor 2152/DJA/ HM.02.3/SK/VII/2014 tentang Penetapan Hak Akses dan Admin Simpeg Online Di Lingkungan Peradilan Agama 1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Pengisian Register / Buku Induk awaian Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. 2. S1- Hukum 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Data-data seluruh Pegawai 5. Dokumen Pendungkung lainnya 1. Dokumen Pegawai No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ / 1 Mengumpulkan data pegawai untuk dientri ke dalam aplikasi 2 Mengentri data pegawai ke dalam aplikasi dan melaporkan kepada atasan untuk dikoreksi 3 Melakukan kontrol terhadap data pegawai dalam aplikasi secara kontinyu Data Pegawai 30 menit Data Pegawai Aplikasi Simpeg 30 menit Update data 30 menit Terkumpulnya data mutasi Terkoreksinya Pegawai Terkoreksinya data Pegawai Terkontrolnya data Pegawai dalam Aplikasi 57

8 Nomor SOP : 007 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon SOP PEMUTAKHIRAN DATA PADA PAPAN DATA PEGAWAI Drs..Ediwarman.SH,MHI Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. SK Dirjen Badilag MARI nomor 2152/DJA/ HM.02.3/SK/VII/2014 tentang Penetapan Hak Akses dan Admin Simpeg Online Di Lingkungan Peradilan Agama 1. SOP Kelengkapan fail pegawai 2. SOP Pembuatan Dus, Duk Dan Bezetting Formasi Pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. 2. S1- Hukum 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Data-data seluruh Pegawai 5. Dokumen Pendungkung lainnya 1. File Pegawai 2. Duk dan Bezetting formasi No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ 1 Menyiapkan DUS, DUK dan Bezetting Formasi / Papan data 10 menit Data pegawai 2 Mengonsep dan mengetik data papan untuk dibuat papan data pegawai 3 Menyerahkan konsep data papan pegawai ke atasan untuk dikoreksi 4 Mengetik dan pemasangan datapada papan data Pegawai 5 Mengupdate data pegawai pada papan data pegawai setiapada mutasi Komputer, Printer, ATK Konsep Papan data Pegawai Papan Pegawai Papan Pegawai data data 2 jam Konsep 30 Menit Akurasi data Pegawai 2 Hari Terpasangnya papan data Pegawai 5 Hari Papan data Pegawaiterup date 58

9 MAHKMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA Nomor SOP : 008 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon SOP PEMBUATAN SASARAN KINERJA PEGAWAI (SKP) Drs..Ediwarman.SH,MHI Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. SK Dirjen Badilag MARI nomor 2152/DJA/ HM.02.3/SK/VII/2014 tentang Penetapan Hak Akses dan Admin Simpeg Online Di Lingkungan Peradilan Agama 1. SOP Sasaran Kinerja Pegawai 2. SOP Kenaikan Pangkat Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. 2. S1- Hukum 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Job Description 5. Buku Pedoman 6. Dokumen Pendungkung lainnya 1. Aplikasi SIMARI No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ 1 Membantu mengentri uraian tugas (SKP) ke dalam Aplikasi Simari dan Aplikasi manual.. 2 Membantu mencetak SKP dari Aplikasi 3 Memintakan tanda tangan SKP kepada Pegawai yang bersangkutan 4 Memintakan tanda tangan atasan Langsung 5 Melaporkan kepada atasan atas selesainya pengentrian SKP 6 Mendownloadkan hasil penilaian atasan langsung dari Aplikasi Atasan langsung membuat 7 realisasi SKP dan membuat Penilaian Prestasi kerja nya dan menandatanganinya Pegawai 8 menandatangani Penilaian Prestasi Kerja dan menarsipkannya dalam fail kepeg dan mengirim ke PTA / Uraian Tugas 1 Hari Terintrinya uraian tugas Aplikasi, Komputer dan Printer SKP 30 Menit Tercetaknya SKP SKP tertandatanga ni SKP 1 Hari Tertandatanga ninya SKP oleh atasan SKP 35 menit SKP yang sudah dinilai SKP yang sudah dinilai Ditandatanganiny a Penilaian Prestasi Kerja telah ditandatangani 1 Hari Terdownloadn ya SKP yang sudah dinilai 1 Hari Ditandatangan nya SKP oleh atasan langsung 15 menit Diarsipkannya Penilaian Prestasi Kerja telah ditandatangani 59

10 Nomor SOP : 009 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon SOP PENGELOLA ADMINITRASI KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB) Drs..Ediwarman.SH,MHI Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. PP Nomor 10 tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS 3. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2014 tentang Penyesuaian gaji pokok PNS 4. Keputusan MA. R.I Tanggal 10 Mei 2004 Nomor UP.IV/082/PSJ/SK/2004 tentang Pendelegasia Wewenang Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala, Pemberhentian Dengan Hormat, Penyesuaian Ijazah dan Peninjauan Masa Kerja PNS pada Peradilan Umum, Peradilan Tata Usaha Negara dan Peradilan Agama; 1. SOP Pengelolaan Surat Keluar Jika SOP tidak dilaksanakan, maka dokumen KP4 PNS tidak dapat tersedia. Prosedur : 1. Menyusun daftar Hakim dan Pegawai yang akan mendapat Kenaikan Gaji Berkala. 2. Membuat Konsep surat penetapan Kenaikan Gaji Berkala 3. Konsep Surat Penetapan Kenaikan Gaji Berkala dinaikkan sesuai Hirarki, diberikannomor surat. dan distempel. 4. Mencatat surat penetapan Kenaikan Gaji Berkala pada Buku Register Surat Keluar, Buku Kendali Kenaikan Gaji Berkala dan Buku Ekspedisi Surat. Kemudian menyerahkan kepada bagian keuangan untuk dilakukan proses selanjutnya. 1. Komputer / Laptop 2. Alat Tulis Kantor (ATK) 3. Jaringan Internet 4. Buku-buku agenda KGB 5. Printer 6. Buku Refrensi 7. Dokumen Pendungkung lainnya 1. Agenda surat kantor 2. Buku Kontrol KGB No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ 1 Mendata pegawai yang akan diterbitkan KGBnya untuk dikoreksi atasan 2 Mengetik konsep KGB 3 Mengoreksi dan memaraf konsep KGB oleh atasan / Papan data Pegawai, Buku kontrol KGB KGB sebelumnya SK Pangkat terkhir dan daftar gaji Konsep KGB Terdatanya Pegawai yg berhak mendapat KGB Terkonsepnya KGB Terkoreksinya Konsep KGB 4 Menyerahkan konsep KGB kepada pimpinan untuk ditandatangani 5 Menyerahkan KGB yang baru kepada pegawai yang bersangkutan dan Pembuat Daftar Gaji pada subbag Keuangan Konsep KGB KGB KGB ditandatanga ni KGB telah diterima 60

11 6 Mengirimkan KGB sesuai peruntukan nya melalui subbag umum 7 Mengarsipkan KGB kedalam file kegawaian dan file masingmasing pegawai yang bersangkutan 8 Melakukan scanning dan upload ke dalam aplikasi simpeg dan mencatat ke dalam buku kendali KGB Kenaikan gaji berkala KGB Scanner, Aplikasi Simpeg, Buku kendali KGB Diterimanya KGB oleg Sub.. Umum KGB terarsipkan Update Data 61

12 Nomor SOP : 010 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon Drs. Ediwarman.SH,MHI SOP PELAKSANAAN PENGAMBILAN SUMPAH, PELANTIKAN DAN SERAH TERIMA JABATAN Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. PP Nomor 13 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP. Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural 1. SOP Kelengkapan File Pegawai 2. SOP Pengentrian Data Simpeg Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pegawai yang menduduki jabatannya File Pegawai, File awaian. Prosedur : 1. Menyusun acara pelantikan. 2. Menyiapkan surat-surat yang berhubungan dengan pelantikan. 3. Membuat Konsep surat Pelantikan dan sumpah. 4. Konsep Surat Pelantikan dan sumpah jabatan dinaikkan sesuai Hirarki, diberikan nomor surat. dan distempel. 5. Mencatat surat Pelantikan dan sumpah jabatan pada Buku Register Surat Keluar, dan Buku Ekspedisi Surat. Kemudian menyerahkan kepada bagian umum dan bagian keuangan untuk dilakukan proses selanjutnya.. 1. SK 2. Komputer 3. Printer 4. ATK 5. Jaringan Internet 6. Buku Refrensi 7. Dokumen Pendukung Lainnya 1. File Pegawai 2. File awaian dan Simpeg No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ 1. Mengetik konsep naskah pendahuluan sumpah, naskah berita acara sumpah, naskah pelantikan, SPMJ dan SPMT 2 Mengoreksi konsep untuk selanjutnya disetujui atasan 3 Melaksanakan gladi resik satu hari sebelum pelak-sanaan acara pelantikan 4 Melaksanakan acara pelantikan sesuai jadwal 5 Mengonsep SPP, SPMT, dan SPMJ, untuk diparaf atasan 6 Menyerahkan konsep kepada pimpinan untuk ditanda tangan 7 Menyerahkan Berita Acara Sumpah, SPP, / SK Konsep Konsep Berkas Pelantikan Komputer, Printer Konsep Berkas Pelantikan Konsep Pelaksanaan Konsep sudah disetujui pimpinan Dipahamainya proses pelantikan Melaksanakan acara pelantikan sesuai jadwal Terlaksananya pelantikan Terparafnya konsep Terkirimnya Berkas 62

13 SPMT dan SPMJ sesuai peruntukannya melalui subbag umum 8 Mengarsipkan berkas ke dalam file-file kepegawaian dan file pegawai yang dilantik 9 Melakukan scanning dan upload ke dalam aplikasi Simpeg Berkas Pelantikan Scanner, Aplikasi Terarsipkanny a berkas pelantikan Update data MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA Nomor SOP : 011 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon SOP PENGISIAN REGISTER/BUKU INDUK PEGAWAI Drs..Ediwarman.SH,MHI Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. Surat Edaran BAKN Nomor 08/SE/1983 tentang 1. Kelengkapan fail pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka data PNS tidak tegambar dengan jelas. Prosedur : 1. Mencatat kedalam Register/Buku Induk Pegawai.. 1. SK 2. Komputer 3. Printer 4. ATK 5. Jaringan Internet 6. Buku Refrensi 7. Dokumen Pendukung Lainnya 1. Registrasi/Buku Induk PNS No Pelaksana/Pejabat terkait Mutu/ 1 Mengumpulkan data pegawai / data fail pegawai 30 Menit Terkumpulnya data 2 Mencatat dalam buku induk pegawai sesuai dengan format/blangko 3 Mengoreksi data pada buku induk pegawai data fail, buku induk, ATK registrasi /buku induk 1 Jam tercatatnya data pegawai pada buku induk 45 Menit akurasi data termuat dalam buku induk 63

14 PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon Nomor SOP 012 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2011 Tanggal Revisi 16 Januari 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh Drs. H. Ediwarman, SH.MHI SOP PENGELOLA ADMINITRASI SURAT MASUK/KELUAR Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS. 3. KMA No.144 tahun 2007 tentang tentang Keterbukaan Informasi di Pengadilan 4. KMA No tahun 2011 tentang Pedoman Pelayanan Informasi di Pengadila SOP Menerima, Mencatat, Mengelompokkan, Mengarsipkan, Memelihara dan Menemukan Surat Masuk Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan menga kibatkan sulitnya pencarian surat-surat dimaksud 1. S1 Hukum. 2. SLTA Peralatan/ : 1.Peralatan komputer, 2.Buku, alat tulis, 3.Box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Agenda surat masuk 2. Buku kontrol cuti, sakit, izin keluar, KGB, Pensiun, Kenaikan Pangkat, Buku Induk Pegawai No 1 Menerima dan mencatat surat/berkas yang sudah didesposisi dan memaraf serta mengembalikan lembar desposisi warna kuning ke bagian umum.. Umum Pelaksana Wasek Pansek / Persyaratan/ Buku Agenda surat masuk Mutu Surat tercatat dalam buku agenda surat masuk 2 - Mencatat pada agenda surat/ berkas masuk - Menelaah surat/berkas yg diterima sesuai disposisi. - Mengarsipkan ke dalam agenda surat masuk 3 Jika surat/berkas memerlukan balasan maka perlu.di buat surat balasan dan diarsipkan ke dalam Box file surat masuk. 4 konsep surat di tindak lanjut, dinaikkan sesuai dengan hirarki untuk dikoreksi dan mendapat persetujuan/acc oleh ketua /wakil 5 Konsep surat tindak lanjut yang telah disetujui dinaikkan oleh bag.. untuk diparaf oleh., Wasek. Pansek dan di tandatagani ketua/wakil Surat masuk yang telah diregister dan didisposisi. Box File dan Surat masuk yang telah diperiksa Surat Masuk yang telah diperiksa Konsep Surat balasan yang sudah di setujui Surat masuk yang telah diperiksa Tersimpannya dokumen kedalam arsip Konsep Surat balasan yang sudah di setujui Surat Balasan yang sudah ditanda tangani 64

15 6 Mendaftarkan dan mebe ri nomor surat Surat /berkas Surat /berkas 7 Mencatat kedalam Agen da surat keluar/ekspedisi kepegawaian Surat /berkas keluar, Buku Register surat keluar 8 Mengirim surat/berkas ke bagian umum Buku Ekspedisi Tanda terima penyera han surat 65

16 PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon Nomor SOP 013 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2011 Tanggal Revisi 16 Januari 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh SOP DAFTAR URUT KEPANGKATAN (DUK), Drs. H. Ediwarman, SH.MHI INVENTARISASI PEGAWAI (BEZETTINGI) PNS, DAFTAR URUT SENIORITAS (DUS) HAKIM Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian. 2. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian PNS sebagaiman telah diubah dengan PP Nomor 63 Tahun PP No. 54 Tahun 2003 tentang perubahan atas PP No. 97 Tahun 2000 tentang Formasi PNS 4. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang perubahan atas PP Nomor 98 Tahun SOP Daftar Urut Senioritas Hakim (DUS) 2. SOP Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil 3. SOP Mutasi Hakim Dan Pegawai Negeri Sipil 1. S1 Hukum. 2. SLTA Peralatan/ : 1. Peralatan komputer, 2. Box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Dokumen awai Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka informasi surat-surat dimaksud kepegawaian tidak tersedia. No Pelaksana Wasek Pansek / Persyaratan/ Mutu 1 Menginventarisasi daftar jumlah pegawai Bahan/data pegawai 1 hari kerja Terdatanya Jumlah Pegawai 2 Mengonsep DUK, Bezetting dan DUS berdasarkan ketentuan yang berlaku, kemudian diserahkan kepimpinan untuk diperiksa, diacc, dan ATK/ Kompiuter, Printer, konsep 3 hari kerja Disetujuinya konsep DUK, Bezetting dan DUS 3 Mengetik hasil konsep, diparaf serta ditandatangani oleh 4 Mengumumkannya pada papan pengumuman.dan Mengarsipkan ke file besetting serta mengirimkan kepada PTA Daftar DUK, Bezetting dan DUS 1 hari kerja Laporan DUK, Bezetting dan DUS PNS siap dikirim dan tersedianya arsip 66

17 PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon Nomor SOP 014 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2011 Tanggal Revisi 16 Januari 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh Drs. H. Ediwarman, SH.MHI SOP PELAKSANAN BAPERJAKAT Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 13 tahun 1. SOP Pelaksanaan Baperjakat, 2. SOP, kenaikan Pangkat dan Mutasi dan Promosi Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan mengakibatkan 1. S1 Hukum. 2. SLTA Peralatan/ : Peralatan komputer,, buku pedoman, Buku Agenda rapat Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Agenda surat masuk 2. Buku kontrol cuti, sakit, izin keluar, KGB, Pensiun, Kenaikan Pangkat, Buku Induk Pegawai No Pelaksana Tim Persyaratan/ Mutu 1 Menyiapkan Agenda Baperjakat dan berkas-berkas yg diperlukan Kompiter dan buku Agenda 1 jam Undangan 2 Meneliti agenda baperjakat untuk bahan baperjakat Kompiter dan buku Agenda 1 jam Berkas usul 3 Menerima undangan rapat dan agenda Baperjakat untuk bahan rapat Baperjakat Kompiter dan buku Agenda 5 menit Berkas rapat 4 Rapat Baperjakat sesuai agenda yang dipersiapkan Agenda rapat dan absensi 2 jam Berita Acara 5. Mengonsep hasil rapat Baperjakat untuk laporan kepada PA Berita acara 30 menit Keputusan 6 Meneliti dan menandatangani hasil Baperjakat untuk laporan kepada PA Berita acara 1 jam Keputusan 7 Menerima, Meneliti dan menindak lanjuti laporan hasil Baperjakat Hasil keputusan rapat 1 jam Laporan 67

18 PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon Nomor SOP 015 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2011 Tanggal Revisi 16 Januari 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh SOP PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN KETUA PENGADILAN AGAMA AMBON Drs. H. Ediwarman, SH.MHI Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS. 3. KMA No.144 tahun 2007 tentang tentang Keterbukaan Informasi di Pengadilan 4. KMA No tahun 2011 tentang Pedoman Pelayanan Informasi di Pengadila SOP Menerima, Mencatat, Mengelompokkan, Mengarsipkan, Memelihara dan Menemukan Surat Masuk Jika SOP tidak dilaksanakan, maka pembuatan Surat Keputusan bidang kepegawaian tidak berjalan 1. S1 Hukum. 2. SLTA Peralatan/ : Peralatan komputer, buku, alat tulis, box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Box Fail Surat Keputusan 2. Dokumen Pegawai No Pelaksana Wasek Pansek / Persyaratan/ Mutu 1 Membuat konsep surat keputusan kepegawaian ATK 1 hari Tersedianya konsep SK awaian 2 Mengetik konsep Surat Keputusan kepegawaian Konsep SK Komputer Laptop 1 hari Tersedianya draf SK awaian 3 Koreksi dan paraf draf Surat Keputusan kepegawaian Konsep SK, ATK 1 hari Diparafnya draf SK awaian 4 Menanda tangani Surat Keputusan kepegawaian Draf SK, ATK 1 hari Terselesaikannya SK 5 Memberi nomor SK dan penyerahan kepada yang berkepentingan SK awaian Buku ekspedisi Buku agenda surat 1 hari SK KPN Sinabang siap didistribusi 6 Mengarsipkan file Surat Keputusan kepegawaian dalam box file SK KPA Box file 1 hari Arsip SK KPAtersedia pada unit pengelolah 68

19 PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon Nomor SOP 016 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2011 Tanggal Revisi 16 Januari 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh SOP PEMBUATAN DAFTAR HADIR DAN PULANG (ABSENSI) PEGAWAI Drs. H. Ediwarman, SH.MHI NIP Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian. 2. PP tentang disiplin PNS 3. SK KMA Nomor 28/KMA/SK/I/ SOP Pengajuan Permintaan Tunjangan Remunerasi 2. SOP Pengentrian Data Komdanas Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan menga kibatkan sulitnya pencarian surat-surat dimaksud 1. S1 Hukum. 2. S1 Hukum. Peralatan/ : Peralatan komputer, Absensi, alat tulis, box fail Pencatatan dan Pendaftaran : Absensi Pegawai dan Aplikasi Komdanas No Pelaksana Wasek Pansek / Persyaratan/ Mutu 1 Menyiapkan blangko daftar hadir dan pulang pegawai Komputer dan printer 20 menit Blanko abensi 2 Merekap absen manual kehadiran pegawai dan mengentri data ke Komdanas setiap hari Absen Pegawai dan aplikasi komdanas 1 jam Rekap absensi Terentrinya data ke komdanas 3 Print out absensi dari Finger print setiap minggu, untuk divalidasi dengan absen manual dan divalidasi dengan aplikasi Komdanas Print out finger print dan aplikasi komdanas 1 jam Absensi yang sudah valid 4 Menyerahkan hasil rekap absensi kepada atasan untuk dikoreksi dan diparaf Rekap absensi 45 menit Terkoreksiny a absensi 5 Menyerahkan rekap absensi kepada pimpinan PTA Pontianak untuk ditandatangani Rekap absensi 30 menit Absensi telah ditanda tangani 6 Menyerahkan hasil rekap absensi kepada Kasubbag Keuangan dan mengar-sipkannya ke dalam file kepegawaian Absensi pegawai 15 menit Diterimanya rekap absensi oleh yang berwenang 69

20 PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon Nomor SOP 017 Tanggal Pembuatan 02 Januari 2011 Tanggal Revisi 16 Januari 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh Drs. H. Ediwarman, SH.MHI NIP SOP PEMBUATAN SURAT TUGAS DAN SPD PEGAWAI Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian. 2. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Nasional SOP Kelengkapan Fail Pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka perjalanan dinas tidak dapat dibiayai negara. 1. S1 Hukum. 2. SLTA Peralatan/ : Peralatan komputer, alat tulis, box fail dan buku pedoman Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Fail awai No Ba g Pelaksana Wasek Pansek / Persyaratan/ Mutu 1 Mengetik konsep surat tugas pegawai sesuai perintah pimpinan Perintah pimpinan Komputer 15 menit Konsep surat tugas 2 Mengoreksi konsep surat tugas pegawai dan memaraf serta memintakan tanda tangan pimpinan Konsep surat tugas 30 menit Tertanda tanganiny a surat tugas 3 Mengetik konsep SPD pegawai susuai surat tugas Surat tugas 15 menit Tercetaknya Konsep SPD 4 Mengoreksi konsep SPD pegawai dan memaraf serta memintakan tanda tangan PPK dan pejabat struktural SPPD 30 menit Tertandata nganinya SPD 5 Menyerahkan surat tugas dan SPD kepada pegawai yang bersangkutan dan Subbag Keuangan serta mengar-sipkannya ke dalam file kepegawaian Surat tugas SPPD 15 menit Diterimanya Surat tugas dan SPD serta diarsipkann ya 70

21 Nomor SOP : 018 Tanggal Pembuatan : 02 Januari 2011 Pengadilan Agama Ambon Drs. Ediwarman.SH,MHI SOP KENAIKAN PANGKAT NON TEKNIS Dasar Hukum 1. UU Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian 2. Surat Edaran BKN Nomor 12Thn 2001 tentang ketentuan Pelaksanaan PP No. 99 Thn tentang Kenaikan Pangkat PNS jo. PP No. 12 Thn Keputusan KMA RI No. 143/KMA/SK/VIII/2007 tentang. 4. Keputusan KMA RI No. 145/KMA/SK/VIII/2007 tentang. 5. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang. 1. SOP Kelengkapan fail pegawai Jika SOP tidak dilaksanakan, maka kenaikan pangkat PNS tidak bisa diusulkan/terlambat.. Prosedur : 1. Mencatat kedalam Register/Buku Induk Pegawai. 2. SMA 1. Komputer 2. Printer 3. ATK 4. Data-data seluruh PNS 5. Buku Registrasi/Kontrol Kenaikan Pangkat 6. Dokumen pendukung lainnya 1. Registrasi/Buku Induk PNS 2. Simpeg 3. Buku Registrasi /kontrol Kenaikan Pangkat No PELAKSANA Mutu/ 1 Pegawai menyerahkan berkas kanaikan pangkat kepada kaur kepegawaian kemudian berkas tersebut diperiksa kelengkapannya 2 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan kenaikan pangkat 3 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan kenaikan pangkat 4 Menandatangani konsep nota usul ke PTA Ambon dan kenaikan pangkat 5 Membuat nota usul ke PTA Ambon dan Pengantar Kenaikan pangkat 6 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan kenaikan pangkat kepada /Sekretari s 7 Memaraf konsep nota usul ke PTA Ambon dan kenaikan pangkat untuk diteruskan kepada PA Ambon / Berkas komputer Berkas dan komputer Berkas dan komputer Berkas dan komputer Berkas dan komputer Berkas dan komputer Berkas dan komputer dan 10 menit Nota usul dan surat 5 menit Paraf Nota usul dan surat 5 menit Paraf Nota usul dan surat 15 menit Persetujuan Nota usul dan surat 10 menit Membuat Nota usul dan surat 5 menit Memaraf Nota usul dan surat 5 menit Memaraf Nota usul dan surat 71

22 8 PA. Ambon menandatangani nota usul ke PTA ambon dan kemudian turun ke kepegawaian 9 awaian mengirim berkas ke PTA ambon untuk diproses lebih lanjut Berkas dan komputer Berkas dan komputer Penandatanganan Nota usul dan surat 10 menit Penyerahan surat 72

23 Nomor SOP 019 Tanggal Pembuatan 2 Januari 2014 Tanggal Revisi 02 Maret 2014 Tanggal Efektif 02 Maret 2014 Disahkan oleh PENGADILAN AGAMA AMBON KLAS IA Jalan KH. Achmad Dahlan Wara Air Kuning Ambon website: SOP KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI TEKNIS Drs. H. Ediwarman, SH.MHI NIP Dasar Hukum : 1. Undang-undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-undang. Nomor 8 tahun 1974 tentang Pokok- pokok awaian. 2. Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS. 3. KMA No.144 tahun 2007 tentang tentang Keterbukaan Informasi di Pengadilan 4. KMA No tahun 2011 tentang Pedoman Pelayanan Informasi di Pengadilan 5. PP Nomor 12 Tahun S1 Hukum. 2. SLTA Peralatan/ : Peralatan komputer, ATK Pencatatan dan Pendaftaran : 1. Agenda surat masuk 2. Buku kontrol, Kenaikan Pangkat, Buku Induk Pegawai SOP Kenaikan Pangkat non Teknis Jika SOP tidak dilaksanakan, maka akan menga kibatkan Kenaikan Pangkat tidak dapat diusulkan No 1 Pegawai menyerahkan berkas kenaikan pangkat kepada staf kepegawaian Pelaksana Operator /admin Persyaratan/ Komputer dan scaner Mutu 15 menit Data yang telah discan 2. Menerima meneliti keakuratan dan kevalidan data pada aplikasi simpeg Komputer 2 jam Data yang telah discan 3 Menguploud data pegawai kedalam aplikasi simpeg dan mengarsipkannya melalui aplikasi e-dokumen Komputer 2 jam Data lengkap 73