PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI. Sistim Informasi Manajemen Palang Merah Indonesia

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI Sistim Informasi Manajemen Palang Merah Indonesia PT Summa International Solution Mei 2013

2 Panduan Penggunaan Aplikasi Sistim Informasi Manajemen PMI 1 UMUM Seluruh pengguna dapat menggunakan bagian ini untuk melakukan navigasi SIM 1.1 LOGIN Untuk mengakses aplikasi, buka aplikasi dengan mengakses halaman portal akan terbuka Login pada login box dengan memasukkan dan password Halaman awal aplikasi akan tampil

3 Pada halaman aplikasi, terdapat beberapa bagian yang patut diperhatikan, yaitu: o Bahasa: Pengguna dapat memilih jenis bahasa aplikasi yang digunakan untuk navigasi aplikasi o Daftar Role: Aplikasi ini men-support role ganda, sehingga seorang pengguna dapat merangkap role yang berbeda. Pada bagian ini, pengguna dapat memilih role sesuai dengan kebutuhan kerja saat yang bersangkutan login ke aplikasi. o Menu: Pada menu, pengguna dapat memilih fungsi aplikasi yang dibutuhkan. Sebagai informasi, menu yang tersedia akan sangat tergantung sesuai dengan role yang dipilih pada Daftar Role, apabila role yang dipilih berubah, maka Menu akan menyesuaikan dengan role bersangkutan 1.2 RESET PASSWORD Apabila password pengguna terlupakan, pengguna dapat memilih link Lupa Password pada Box Login Setelah halaman Reset Password tampil, pengguna harus memasukkan yang terdaftar untuk mendapatkan password baru yang akan dikirimkan ke pengguna

4 1.3 REPORTS Pada tiap-tiap modul terdapat beberapa report (laporan berkaitan dengan modul tersebut, penggunaan umum report-report tersebut akan dijelaskan pada bagian ini. Ada 2 jenis report yang dapat digunakan pada aplikasi ini: Standard Report: Data ditampilkan dengan mengisi parameter statis yang diperlukan, layout tampilan data yang ditampilkan sudah ditentukan sebelumnya dan tidak dapat diubah. Contoh cara penggunaan report jenis ini: o Isi parameter dan tekan tombol Print Data o Contoh hasil tampilan report Pivot Report: Data yang ditampilkan pada report jenis ini dapat dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan parameter yang tersedia, data akan disesuaikan dengan tampilan yang dikehendaki. Contoh cara penggunaan report jenis ini: o Isi parameter report, tentukan field yang akan ditampilkan sesuai kebutuhan dengan melakukan drag and drop di field yang dibutuhkan, apabila hendak melakukan penambahan field, tekan tombol Show Hidden Fields. Setelah layout tampilan report ditentukan, pilih tipe output report dan tekan tombol Print

5 o Contoh hasil tampilan report jenis pivot 1.4 CHANGE PASSWORD Modul ini digunakan untuk mengganti password pengguna. Masukkan password lama di field Old Password Masukkan password baru di New Password dan Confirm New Password (harus sama) Tekan Tombol Save untuk menyimpan perubahan Password

6 1.5 LOGOUT Logout berguna untuk keluar dari Aplikasi dan kembali ke halaman portal

7 2 MODUL RELAWAN Modul ini khusus untuk manajemen Relawan. Berikut cara penggunaan fitur-fitur yang tersedia: 2.1 HOME Pada halaman ini dapat dilihat daftar jumlah relawan yang terdaftar pada sistem ini 2.2 MAP Map/Peta dapat menampilkan daftar bencana atau lokasi posko PMI yang tersebar di seluruh Indonesia, cara menggunakan Map: Pada Type: Pilih Type of Disaster atau Posko status Year (hanya tampil apabila memilih Type of Disaster): Pilih tahun terjadinya bencana Pada tiap icon di dalam peta dapat di-click untuk menampilkan detil Peta dapat dinavigasi dengan melakukan drag untuk menggeser tampilan peta. Untuk zoom-in atau zoom-out dapat dipilih dengan menaik turunkan tombol zoom di bagian kiri peta Begitu juga untuk tampilan peta, dapat dipilih peta dalam bentuk Map standar atau Satelite

8 2.3 PMR-KSR-TSR Menu PMR-KSR-TSR merupakan menu utama yang biasa digunakan role Koordinator/Admin Relawan Administration PMR Unit PMR unit terdiri dari tiga, yaitu: Mula, Madya, Wira. Untuk melakukan manajemen Unit PMR dapat mengikuti langkah-langkah berikut: Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>PMR Unit>Mula Unit / PMR-KSR- TSR>Administration>PMR Unit>Madya Unit / PMR-KSR-TSR>Administration>PMR Unit>Wira Unit List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency

9 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya

10 Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol KSR Unit Navigasi untuk menyimpan data atau tekan tombol data dan kembali ke list data untuk membatalkan penyimpanan Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>KSR Unit List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

11 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete Specialization Spesialisasi/Bidang terdiri atas KSR Specialist o Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>Specialization>KSR Specialist o List Data

12 o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan o tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data tidak disediakan karena termasuk data master yang dapat mempengaruhi data lain Field of TSR o Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>Specialization>Field of TSR o List Data

13 o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan o tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data tidak disediakan karena termasuk data master yang dapat mempengaruhi data lain TSR Specialization o Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>Specialization>TSR Specialization

14 o List Data o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan o tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data tidak disediakan karena termasuk data master yang dapat mempengaruhi data lain

15 Training o Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Administration>Specialization>Training o List Data o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data

16 o Untuk Delete data tidak disediakan karena termasuk data master yang dapat mempengaruhi data lain Data Members PMR Members Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Data Members>PMR Members List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency, PMR Type, PMR Unit Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

17 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete

18 KSR Members Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Data Members>KSR Members List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency, KSR Unit Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

19 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol data dan kembali ke list data untuk membatalkan penyimpanan

20 Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete TSR Members Navigasi Pilih Menu: PMR-KSR-TSR>Data Members>TSR Members List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

21 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya

22 Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete

23 3 MODUL PENANGGULANGAN BENCANA Modul ini khusus untuk manajemen Penanggulangan Bencana. Berikut cara penggunaan fitur-fitur yang tersedia: 3.1 HOME Pada halaman ini dapat dilihat daftar sepuluh bencana terakhir yang terdaftar pada sistem ini 3.2 MAP Map/Peta dapat menampilkan daftar bencana atau lokasi posko PMI yang tersebar di seluruh Indonesia, cara menggunakan Map: Pada Type: Pilih Type of Disaster atau Posko status Year (hanya tampil apabila memilih Type of Disaster): Pilih tahun terjadinya bencana Pada tiap icon di dalam peta dapat di-click untuk menampilkan detil Peta dapat dinavigasi dengan melakukan drag untuk menggeser tampilan peta. Untuk zoom-in atau zoom-out dapat dipilih dengan menaik turunkan tombol zoom di bagian kiri peta Begitu juga untuk tampilan peta, dapat dipilih peta dalam bentuk Map standar atau Satelite

24 3.3 DISASTER MANAGEMENT (PENANGGULANGAN BENCANA) Data Input Disaster Response Capacity Navigasi Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Disaster Response Capacity List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency

25 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut. Pada bagian ini hanya diperkenankan menambahkan satu data per unit View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya

26 Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete Posko Navigasi Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Posko List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut.

27 Tekan tombol untuk menambahkan daftar Personel dan tombol untuk menghapus personel setelah memilih personel yang hendak dihapus dengan mencentang checkbox di line personel yang hendak dihapus datanya Tekan tombol untuk membuka jendela peta untuk memilih koordinat letak posko

28 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol data dan kembali ke list data untuk membatalkan penyimpanan Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete Disaster Response Quick Assessment o Navigasi Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Disaster Response> Quick Assessment o List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency

29 o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut. Pada input data terdapat tab-tab yang memisahkan data tergantung grup datanya, untuk berpindah antar Tab, pilih tab sesuai kebutuhan dan isi dengan data sesuai dengan kejadian

30 Tombol akan membuka page baru yang menampilkan map untuk memilih tempat kejadian, setelah page map terbuka, pilih tempat kejadian dengan meng-click tempat kejadian pada map

31 Tombol mengubah koordinat dari degree (derajat) ke Longitudes- Latitudes atau sebaliknya o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data o Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete Detailed Assessment o Navigasi Pilih Menu: Disaster Management>Data Input>Disaster Response> Detailed Assessment o List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency o Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut. Pada input data terdapat tab-tab yang memisahkan data tergantung grup datanya, untuk berpindah antar Tab, pilih tab sesuai kebutuhan dan isi dengan data sesuai dengan kejadian

32 Tombol akan membuka page baru yang menampilkan map untuk memilih tempat kejadian, setelah page map terbuka, pilih tempat kejadian dengan meng-click tempat kejadian pada map

33 Tombol mengubah koordinat dari degree (derajat) ke Longitudes- Latitudes atau sebaliknya o View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya o Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data o Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete Documents Dokumen-dokumen pendukung dapat di-upload pada fitur ini: Tekan tombol, pilih file yang hendak di-upload Tekan tombol untuk menyimpan file di server

34 4 MODUL KEPEGAWAIAN Modul ini khusus untuk manajemen Kepegawaian. Berikut cara penggunaan fitur-fitur yang tersedia: 4.1 HOME Pada halaman ini dapat dilihat daftar staff yang terdaftar pada sistem ini 4.2 MAP Map/Peta dapat menampilkan daftar bencana atau lokasi posko PMI yang tersebar di seluruh Indonesia, cara menggunakan Map: Pada Type: Pilih Type of Disaster atau Posko status Year (hanya tampil apabila memilih Type of Disaster): Pilih tahun terjadinya bencana Pada tiap icon di dalam peta dapat di-click untuk menampilkan detil

35 Peta dapat dinavigasi dengan melakukan drag untuk menggeser tampilan peta. Untuk zoom-in atau zoom-out dapat dipilih dengan menaik turunkan tombol zoom di bagian kiri peta Begitu juga untuk tampilan peta, dapat dipilih peta dalam bentuk Map standar atau Satelite 4.3 HUMAN RESOURCES (KEPEGAWAIAN) List Of Employees Fitur ini berguna untuk melakukan manajemen pegawai/staff PMI Navigasi Pilih Menu: Human Resources>List of Employees List Data Untuk filter data sesuai daerah Pilih dropdown PMI Regional, PMI Province, PMI Regency

36 Menambah data baru, Tekan tombol akan tampil detil data, isi seluruh data yang dibutuhkan, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data. Pada field yang memiliki tanda asteriks (*) berarti field tersebut mandatory, harus dilakukan pengisian pada field tersebut

37 View detail data, tekan tombol pada data yang hendak dilihat detil datanya Untuk Edit data, tekan tombol pada data yang hendak di-edit, tekan tombol untuk menyimpan data atau tekan tombol untuk membatalkan penyimpanan data dan kembali ke list data Untuk Delete data, tekan tombol pada data yang hendak di-delete

38 5 PENUTUP Aplikasi ini dibuat mencakup segala kebutuhan pada modul-modul tadi, penggunaan yang sederhana dan terstruktur. Untuk security dan pengaturan aplikasi lainnya dilakukan di modul terpisah dari aplikasi utama. Hubungi administrator aplikasi lebih lanjut untuk bantuan lainnya yang tidak tercantum dalam panduan ini.