PETUNJUK PENGGUNAAN SOFTWARE PENGELOLAAN AKREDITASI (S.P.A) (UNTUK KA-LPK DAN ASESOR)

Transkripsi

1 PETUNJUK PENGGUNAAN SOFTWARE PENGELOLAAN AKREDITASI (S.P.A) (UNTUK KA-LPK DAN ASESOR) KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS DIREKTORAT BINA KELEMBAGAAN PELATIHAN i

2 DAFTAR ISI BAGIAN I : REGISTRASI SEBAGAI KA-LPK ATAU ASESOR... 1 Hal BAGIAN II : MENETAPKAN TANGGAL VISITASI DAN MENUGASKAN ASESOR (UNTUK KA-LPK)... 7 BAGIAN III : MENERIMA TUGAS AKREDITASI DAN MENYAMPAIKAN HASIL PENILAIAN (UNTUK ASESOR) BAGIAN IV : MENERIMA HASIL PENILAIAN DARI ASESOR DAN REKOMENDASI KE LA-LPK (UNTUK KA-LPK) BAGIAN V : LOGOUT i

3 I. REGISTRASI SEBAGAI KA-LPK ATAU ASESOR 1.1. Masuk ke website Pilih Icon Menu Akreditasi Selanjutnya pengguna akan masuk ke halaman Akreditasi. 2

4 1.4. Silakan pilih menu APLIKASI S.P.A 1.5. Selanjutnya pilih Sub Menu Login Aplikasi S.P.A 1.6. Selanjutnya akan ditampilkan Gerbang S.P.A 1.7. Pengguna harus melewati Gerbang S.P.A terlebih dahulu Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk KA-LPK atau ASESOR. 3

5 1.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk KA-LPK atau ASESOR Silakan memasukkan Username dan Password pribadi yang pernah di input saat Registrasi Jika belum memiliki Username dan Password, terlebih dahulu melakukan Registrasi dengan cara Klik Menu Registrasi Kemudian akan tampil Formulir Registrasi untuk anggota KA-LPK atau ASESOR seperti gambar di bawah. 4

6 1.13. Silakan mengisi formulir registrasi dengan lengkap termasuk foto. Ukuran foto maksimal 2 MB Setelah formulir terisi dengan lengkap kemudian klik tombol KIRIM FORMULIR Jika pengisian sudah lengkap dan tidak ada masalah koneksi internet maka akan tampil pesan seperti gambar di bawah ini. 5

7 1.16. Pengguna (Anggota KA-LPK) tidak dapat langsung melakukan Login. LA-LPK akan mengaktifkan password terlebih dahulu Jika password sudah aktif maka KA-LPK atau ASESOR dapat melakukan Login ke dalam Aplikasi. 6

8 II. MENETAPKAN TANGGAL VISITASI DAN MENUGASKAN ASESOR (UNTUK KA-LPK) 2.1. Masuk ke website Pilih Icon Menu Akreditasi Selanjutnya pengguna akan masuk ke halaman Akreditasi. 7

9 2.4. Silakan pilih menu APLIKASI S.P.A 2.5. Selanjutnya pilih Sub Menu Login Aplikasi S.P.A 2.6. Selanjutnya akan ditampilkan Gerbang S.P.A 2.7. Pengguna harus melewati Gerbang S.P.A terlebih dahulu Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk KA-LPK. 8

10 2.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk KA-LPK Silakan memasukkan Username dan Password pribadi yang pernah di input saat Registrasi Jika Username dan Password sebagai KA-LPK yang dimasukkan benar maka pengguna akan masuk ke dalam menu S.P.A Untuk melihat LPK yang mengajukan akreditasi maka KA-LPK klik menu AKREDITASI pada Sub Menu PENGAJUAN AKREDITASI. 9

11 2.13. Selanjutnya akan ditampilkan data LPK yang mengajukan Akreditasi Untuk melihat nama LPK dan Lokasinya pengguna klik pada No. VIN Lembaga Untuk melihat Profil LPK, Pimpinan, Alamat, No. Telpon, Kejuruan, Foto-foto dan sebagainya pengguna dapat klik pada tombol SHOW DETAIL Selanjutnya akan tampil profil lengkap LPK yang mengajukan Akreditasi seperti gambar di bawah ini : 10

12 2.17. Berdasarkan data profil, KA-LPK melakukan konfirmasi kepada LPK dan meminta Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01) yang telah di bundel beserta lampiran bukti-bukti pendukungnya (Dokumen Akreditasi) Setelah Dokumen Akreditasi sudah diterima KA-LPK maka KA-LPK akan menugaskan asesor dan rencana tanggal visitasinya dengan cara klik pada menu Edit (Gambar Pensil) Selanjutnya akan ditampilkan Rencana Jadwal Visitasi dan Asesor yang bertugas KA-LPK memilih tanggal dan Asesor yang ditugaskan pada Drop Box Menu yang tersedia Akan ditampilkan Rencana Jadwal Visitasi dan Asesor yang bertugas KA-LPK memilih tanggal dan Asesor pada Drop Box Menu yang tersedia Kemudian sistem akan membuat nomor akreditasi secara otomatis dan akan ditampilkan seperti gambar di bawah Arti No. Akreditasi, Misal : yaitu : : Akreditasi pada tahun : Provinsi DKI Jakarta : LPK ke 1 di DKI Jakarta yang di akreditasi tahun

13 2.25. Informasi Nomor Akreditasi dan Tanggal Visitasi seperti gambar di atas juga ditampilkan pada menu LPK, sehingga LPK mengetahui kapan jadwal Visitasi Akreditasi ke lembaganya Mohon diperhatikan pada gambar dibawah ini : Jika KA-LPK sudah menetapkan tanggal Visitasi dan menugaskan ASESOR maka Pengajuan Akreditasi tidak dapat dibatalkan/dihapuskan (Tanda X DELETE hilang), artinya LPK benar-benar serius dan sudah menyerahkan F.01 lengkap dengan lampiran bukti-buktinya (Dokumen Akreditasi). Jika ditemukan LPK mengajukan Akreditasi tetapi pada saat konfirmasi LPK tidak serius dan tidak menyampaikan Dokumen Akreditasi maka Pengajuan Dapat dibatalkan dengan klik hapus (Icon X). 12

14 2.27. Selanjutnya KA-LPK memberikan Nomor Akreditasi kepada LPK untuk diisikan pada Halaman Awal Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01) KA-LPK juga memberikan Nomor Akreditasi kepada ASESOR untuk diisikan pada Halaman Awal Formulir Daftar Periksa Kepatuhan Akreditasi Untuk Asesmen Lembaga Pelatihan Kerja (F.04) Sampai disini tugas KA-LPK menetapkan tanggal visitasi, menugaskan ASESOR dan mendapatkan Nomor Akreditasi selesai Selanjutnya Asesor akan bertugas melaksanakan penilaian akreditasi dan akan menyampaikan hasilnya ke KA-LPK Selanjutnya KA-LPK akan melakukan Pleno dan membuat rekomendasi Hasil Akreditasi ke LA-LPK. (Lihat Bagian IV). 13

15 III. MENERIMA TUGAS AKREDITASI DAN MENYAMPAIKAN HASIL PENILAIAN (UNTUK ASESOR) 3.1. Masuk ke website Pilih Icon Menu Akreditasi Selanjutnya pengguna akan masuk ke halaman Akreditasi. 14

16 3.4. Silakan pilih menu APLIKASI S.P.A 3.5. Selanjutnya pilih Sub Menu Login Aplikasi S.P.A 3.6. Selanjutnya akan ditampilkan Gerbang S.P.A 3.7. Pengguna harus melewati Gerbang S.P.A terlebih dahulu Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk ASESOR. 15

17 3.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk ASESOR Silakan memasukkan Username dan Password pribadi yang pernah di input saat Registrasi Jika Username dan Password sebagai ASESOR yang dimasukkan benar maka pengguna akan masuk ke dalam menu S.P.A. seperti gambar di bawah ini Untuk melihat penugasan akreditasi maka ASESOR klik menu AKREDITASI pada Sub Menu PENILAIAN AKREDITASI Selanjutnya akan ditampilkan data LPK yang akan diakreditasi berdasarkan penugasan dari KA-LPK ASESOR berkoordinasi dengan KA-LPK untuk serah terima Dokumen Akreditasi (F.01) dari LPK agar dapat dilakukan penilaian dokumen (Desk Assessment) Setelah Desk Assessment dirasakan cukup maka ASESOR merencanakan Visitasi ke LPK. 16

18 3.16. Untuk visitasi ke LPK, maka ASESOR membutuhkan data Profil, Alamat, Contact Person dan Nomor Telepon yang bisa dihubungi Untuk mendapatkan data tersebut ASESOR klik pada No. VIN Lembaga Untuk melihat Profil LPK, Pimpinan, Alamat, No. Telpon, Kejuruan, Foto-foto dan sebagainya pengguna dapat klik pada tombol SHOW DETAIL Selanjutnya akan tampil profil lengkap LPK yang mengajukan Akreditasi seperti gambar di bawah ini : 17

19 3.20. Berdasarkan data penugasan Akreditasi, maka ASESOR melakukan Visitasi Akreditasi ke LPK Setelah melakukan penilaian Desk Assessment dan Visitasi maka ASESOR menyampaikan laporan hasil penilaian ke KA-LPK melalui Aplikasi S.P.A pada menu AKREDITASI sub menu PENILAIAN AKREDITASI Penyampaian hasil penilaian diinput oleh Ketua Asesor (dapat dibantu Asesor kedua) Hasil penilaian yang disampaikan Asesor adalah hasil penilaian gabungan/rekonsialisasi dari asesor yang bertugas. (Cukup 1 laporan penilaian dari sejumlah asesor yang bertugas yang di upload) Selanjutnya untuk menyampaikan hasil penilaian, ASESOR pilih menu EDIT (Gambar Pensil) Selanjutnya akan ditampilkan Form input hasil penilaian dari Asesor. 18

20 3.26. ASESOR menyampaikan kecukupan bukti dokumen (CUKUP/BELUM CUKUP) pada menu dropbox dan mengisi catatan penilaian Setelah itu ASESOR harus mengupload File F.04 {Daftar Periksa Kepatuhan Akreditasi} dengan menambahkan Nomor Akreditasi dibelakang nama file, sebagai contoh : F.04 {Daftar Periksa Kepatuhan Akreditasi} (Tujuannya agar memudahkan pencarian file jika LA-LPK suatu saat menerima banding dari LPK) File F.04 yang di upload adalah File Microsoct Word yang diketik oleh Asesor (tidak perlu hasil scan, karena akan memperbesar ukuran file sehingga membutuhkan kecepatan internet yang tinggi untuk mengupload) Tetapi, sebagai bukti keabsahan penilaian maka hanya pada bagian yang ada tanda tangan saja yaitu F.04 halaman 20 dan halaman 24 yang di scan atau bisa dengan di foto kemudian disisipkan kembali sesuai halamannya pada File F.04 tersebut. Dapat dilihat contoh sebagai berikut : F.04 Halaman 20 19

21 F.04 Halaman Sebelum File F.04 di upload, ASESOR harus mencantumkan NOMOR AKREDITASI pada halaman awal Formulir F.04 agar memudahkan dalam penelusuran dokumen pada saat dibutuhkan dan menghindari kesalahan dalam pendataan Untuk Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01) beserta lampirannya (Dokumen Akreditasi) tidak dikirim ke LA-LPK Tugas ASESOR menyampaikan hasil penilaian akreditasi selesai Data penilaian masih dapat di EDIT oleh ASESOR (icon pensil untuk EDIT masih ada) selama belum ada Keputusan Rekomendasi dari KA-LPK Jika KA-LPK sudah merekomendasikan ke LA-LPK maka ASESOR tidak dapat lagi melakukan perubahan (EDIT) terhadap hasil penilaian (icon pensil untuk EDIT hilang). 20

22 IV. MENERIMA HASIL PENILAIAN DARI ASESOR DAN MENETAPKAN REKOMENDASI KE LA-LPK (UNTUK KA-LPK) 4.1. Masuk ke website Pilih Icon Menu Akreditasi Selanjutnya pengguna akan masuk ke halaman Akreditasi. 21

23 4.4. Silakan pilih menu APLIKASI S.P.A 4.5. Selanjutnya pilih Sub Menu Login Aplikasi S.P.A 4.6. Selanjutnya akan ditampilkan Gerbang S.P.A 4.7. Pengguna harus melewati Gerbang S.P.A terlebih dahulu Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk KA-LPK. 22

24 4.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk KA-LPK Silakan memasukkan Username dan Password pribadi yang pernah di input saat Registrasi Jika Username dan Password sebagai KA-LPK yang dimasukkan benar maka pengguna akan masuk ke dalam menu S.P.A Untuk melihat hasil penilaian ASESOR maka KA-LPK klik menu AKREDITASI pada Sub Menu PROSES AKREDITASI. 23

25 4.13. Selanjutnya akan ditampilkan data hasil penilaian Akreditasi dari ASESOR Kemudian KA-LPK akan menetapkan Rekomendasi Akreditasi kepada LA- LPK, dengan cara klik EDIT (Gambar Pensil) maka akan ditampilkan informasi hasil penilaian ASESOR seperti gambar berikut ini : 24

26 4.15. Pada Gambar di atas KA-LPK dapat men-download File F.04 hasil penilaian ASESOR Setelah itu KA-LPK menetapkan Hasil Rekomendasi, dengan memilih drop box HASIL PLENO yaitu TERAKREDITASI / TIDAK TERAKREDITASI Hasil Rekomendasi dapat dilihat sebagai berikut : Tugas KA-LPK menetapkan Rekomendasi hasil penilaian akreditasi selesai Untuk Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01) beserta lampirannya (Dokumen Akreditasi) tidak dikirim ke LA-LPK Data Rekomendasi masih dapat di EDIT oleh KA-LPK (icon pensil untuk EDIT masih ada) selama belum ada Keputusan Pleno dari LA-LPK Selanjutnya LA-LPK akan melakukan Pleno untuk membuat Keputusan Akreditasi berdasarkan data-data sebagai berikut : Profil LPK (melalui VIN), Data Rekomendasi KA-LPK beserta hasil penilaian ASESOR berdasarkan file F.04. yang dikirim oleh ASESOR. 25

27 4.22. Jika LA-LPK sudah menetapkan Keputusan Akreditasi maka KA-LPK tidak dapat lagi melakukan perubahan (EDIT) terhadap hasil penilaian (icon pensil untuk EDIT hilang). Seperti gambar di bawah ini yang menunjukkan LA-LPK sudah menetapkan Hasil Akreditasi = TERAKREDITASI Pada gambar di atas juga dapat dilihat ada Icon Document yang berarti SK dan SERTIFIKAT (Hasil Scan) sudah di upload oleh Sekretariat LA-LPK dan dapat di DOWNLOAD oleh KA-LPK Pada saat yang sama, Informasi seperti ini dapat dilihat pada Dashboard LPK dengan menggunakan Login VIN LPK, sehingga LPK dapat melihat status Akreditasi dan dapat mendownload SK dan SERTIFIKAT Akreditasinya. Dapat dilihat pada gambar di bawah ini SK dan Sertifikat Akreditasi yang ASLI akan dikirimkan Sekretariat LA-LPK kepada KA-LPK untuk disampaikan kepada LPK yang bersangkutan Setelah 3 (tiga) tahun dari tanggal sertifikat, akan dimunculkan pesan (notifikasi) berupa warna atau tulisan berkedip (blink) untuk menginformasikan kepada LPK bahwa masa berlaku sertifikat sudah habis (Sertifikat Kadaluarsa) dan harus dilakukan Akreditasi Ulang (Re- Akreditasi). 26

28 V. LOGOUT Setelah selesai menggunakan Aplikasi SPA, Pengguna harus klik LOGOUT agar keamanan data akreditasi di wilayah masing-masing terjaga dan tidak digunakan oleh pihak yang tidak berwenang. 27