MODUL PENGENALAN DAN PRAKTIKUM MYOB

Transkripsi

1 1 MODUL PENGENALAN DAN PRAKTIKUM MYOB SEKILAS PANDANG Indonesia adalah negara yang maju dengan kekayaan alam yang berlimpah. Namun sungguh sangat memprihatinkan apabila di dalamnya ternyata tersebar begitu banyaknya pengangguran dengan secara sadar atau tidak sadar dalam otak mereka berbicara setelah sekolah/kuliah aku cari kerja, bukan menciptakan kerja. Mindset yang lambat laun telah menjadi budaya. Sungguh masuk akal jika dilogika, betapa tidak, partambahan jumlah lapangan kerja tiap tahunnya masih jauh dibawah jumlah lulusan sekolah atau perguruan tinggi yang berniat untuk mencari kerja. Kalau seperti ini, pengangguran memang sudah wajar. Solusi untuk keluar dari masalah itu adalah dengan cara mengubah sedikit demi sedikit mindset para lulusan menjadi satelah sekolah/kuliah aku menciptakan kerja. Menciptakan lapangan pekerjaan berarti mendirikan usaha yang istilah lainnya bisa disebut dengan bisnis. Bisnis disini bukan hanya sebagai ladang uji coba, namun harus diciptakan sedemikian rupa agar dapat berkembang dan meminimalkan resiko kegagalan sehingga pada akhirnya dapat dijadikan sebagai lapangan pekerjaan bagi orang banyak. Bisnis tidak harus besar, namun semangat untuk membesarkan bisnisnya wajib ada. Keuletan, ketrampilan, dan kecermatan dalam mengelola suatu bisnis harus ditanamkan jika ingin bisnisnya berkembang. Cermat dalam berbisnis diantaranya bisa cermat dalam melihat pesaing, cermat dalam membuat inovasi, serta yang lebih penting adalah cermat dalam mengelola keuangan. Instrumen keuangan yang begitu kompleks dan ruwet hingga kadang kita bisa terkecoh jika tidak dicatat dan dan dilakukan pembukuan dengan baik. Ketidakpahaman dalam penyusunan laporan keuangan bisa menjadi penyebab kegagalan dalam pengelolaan keuangan bagi bisnis kecil yang dijalankan oleh para pemula yang ingin belajar dan mulai terjun di dunia bisnis. Selain itu malas dalam mengelola keuangan adalah faktor lainnya yang menjadi penyakit umum dan sudah biasa menghinggapi para pebisnis kecil-kecilan atau yang menjalankan bisnisnya sebagai sambilan maupun pekerjaan utama. Semua itu jika kita perhatikan, sebenarnya bisa kita jadikan sebagai acuan dan koreksi untuk memperbaiki masalah pengelolaan keuangan yang lebih baik, sistematis, dan berkualitas karena bagaimanapun juga itu dapat memberikan gambaran umum mengenai kualitas dan kondisi suatu perusahaan atau bisnis yang kita jalankan. Dalam suatu organisasi bisnis harus mampu menyajikan laporan keuangan yang baik dan berkualitas yang gunanya yaitu untuk kepentingan internal maupun external organisasi bisnis. Ini adalah hal yang penting guna pengontrolan serta pengambilan keputusan/kebijakan organisasi, akan dilakukan seperti apa ke depannya berdasarkan laporan keuangan yang ada sekarang. Laporan kondisi keuangan juga sangat berguna untuk pihak luar atau investor guna melihat kondisi dan kualitas perusahaan jika itu dalam bentuk perusahaan.

2 2 Menanggapi masalah seperti itu penulis mencoba mangajak anda sebagai pelaku bisnis atau yang akan terjun di dunia bisnis untuk dikenalkan dengan software yang diharapkan bisa membantu problema dan masalah diatas, yaitu penggunaan software MYOB sebagai software keuangan.

3 3 BAB 1 MENGENAL MYOB MYOB (Mind Your Own Bisiness) merupakan program aplikasi untuk akuntansi yang digunakan untuk pembukuan yang mampu menampilkan laporan keuangan secara lengkap, cepat, dan akurat. MYOB pertama kali dikembangkan di Australia oleh MYOB Limited Australia dan sekarang telah dikembangkan dibeberapa negara lain, seperti di New Zealand, Asia, Amerika, Kanada, dan United Kingdom. Dalam pengembangannya, MYOB mengeluarkan programnya dalam beberapa versi diantaranya yang terkenal yaitu: 1. MYOB Premier 2. MYOB Accounting Perbedaan yang utama dari kedua versi program tersebut ialah terletak pada Fungsi Multi User dan Multi Currency yang hanya dimiliki oleh MYOB Premier dan tambahan adanya fitur Payroll yang hanya dimiliki oleh MYOB Premier Plus. Tetapi secara umum keduanya sama. Pengembangan terakhir dari versi MYOB Accounting yaitu versi 18, sedangkan untuk MYOB Premier sampai versi 12. Disini penulis akan memperkenalkan salah satunya yaitu MYOB Premier, yang banyak digunakan serta memiliki fungsi yang lebih lengkap. Mengapa MYOB? Beberapa pertimbangan menggunakan software ini sebagai alat yang membantu proses pekerjaan akuntansi supaya menjadi lebih cepat dan tepat diantaranya adalah : a) User Friendly (mudah digunakan) b) Tingkat Keamanan (security) yang valid untuk setiap user c) Kemampuan explorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses export dan impor file yang merepotkan. d) Kemampuan track back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi. e) Dapat di aplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan oleh MYOB. f) Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik. g) Bisa dijalankan secara offline maupun online. h) Software tersebut telah teruji karena program tersebut dikembangkan di beberapa negara lain, seperti Amerika yang negara tersebut merupakan gudang software yang terkenal dan hebat.

4 4 BAB 2 PERSIAPAN AWAL Dalam MYOB ada beberapa hal yang perlu dilakukan sebelum kita mulai bekerja. Berikut beberapa setting yang perlu dilakukan. 1) Regional Setting Regional setting adalah pengaturan pada sistem operasi Windows yang fungsinya yaitu untuk menetapkan format standard dalam penulisan mata uang dan simbolnya maupun format tanggal sesuai dengan standard yang dipakai di negara masing-masing. Regional setting perlu dilakukan karena akan berpengaruh terhadap simbol dan format penulisan mata uang pada MYOB. Untuk itu kita perlu memastikan bahwa standard penulisan mata uang maupun simbolnya telah sesuai dengan standard yang dipakai di Indonesia. Saya akan menjelaskan cara pengaturan pada sistem operasi Windows XP dan Windows 7, karena kedua sistem operasi tersebut yang paling sering digunakan saat ini. Buka Control Panel Gb 2.01 Control Panel Windows XP Untuk Windows XP buka Regional and Language Option, sedangkan pada Windows 7 buka Region and Language Gb 2.02 Control Panel Windows 7

5 5 Setting Region ke Indonesia Gb 2.03 Regional Setting Windows XP Gb 2.04 Regional Setting Windows 7 Ubah dan Pilih negara Indonesia Jika sudah, klik OK dan keluar dari Control Panel. Sampai disini pengaturan regional sudah selesai. 2) Setting Kode Pajak (Tax Codes) Kode pajak (Tax Codes), adalah fasilitas yang ada di MYOB yang fungsinya yaitu berisi daftar pajak yang kita pakai beserta kodenya dimana pajak-pajak tersebut akan diberlakukan pada perusahaan. Dari kode-kode pajak yang telah disediakan tersebut kita bisa menambah, menghapus, dan mengganti nama pajak sesuai dengan pajak-pajak yang akan diterapkan pada perusahaan yang kita buat. Pada kasus ini, karena ini adalah perusahaan yang beroperasi di Indonesia, maka kode pajak yang akan kita pakai hanya 2 yaitu PPN(Pajak Pertambahan Nilai) dan Non-Taxable. Cara membuka Tax Codes adalah sebagai berikut : Dari jendela Command Center. Pada bagian menu bar, klik pada menu Lists kemudian pilih Tax Codes. Klik Gb 2.05 Menu List

6 6 Sehingga muncul seperti ini : Gb 2.06 Daftar Kode Pajak Diatas adalah daftar kode pajak yang telah ada pada program MYOB. Pajak-pajak tersebut adalah pajak yang berlaku di luar negeri. Untuk itu kita perlu menyesuaikan dengan pajak yang berlaku di Indonesia. Dari daftar tersebut kita akan meninggalkan dua saja yaitu Goods & Services Tax dan Non-taxable. Goods & Services Tax jika di Indonesia yaitu sama dengan Pajak Pertembahan Nilai (PPN) sehingga kita nanti perlu mengganti namanya ke dalam bahasa Indonesia dan tarif pajaknya juga disesuaikan dengan yang ada di Indonesia yaitu 10%. Kemudian Non-Taxable tidak perlu kita hapus karena ini adalah pajak default yang digunakan oleh MYOB terhadap barang yang tidak dikenakan pajak dan Non-Taxable tidak bisa dihapus. CARA MENGHAPUS Klik pada jenis pajak yang akan kita hapus sehingga berwarna biru, kemudian klik kanan dan pilih Delete Tax Code. Berikut gambarnya : Klik Gb 2.07 Menghapus Kode Pajak Lakukan hal yang sama untuk jenis pajak lainnya yang ingin di hapus. Kemudian sisakan untuk pajak yang akan kita pakai. Disini yang akan kita sisakan yaitu kode pajak GST dan N-T, sehingga jadinya seperti ini :

7 7 Gb 2.08 Pajak Yang Dipakai CARA MENGGANTI KODE, TARIF, DAN NAMA PAJAK Klik pada tanda panah di depan kode atau nama pajak yang akan kita edit, disini kita klik pada tanda panah di depan GST. Klik Gb 2.09 Tanda Panah kode pajak nama pajak prosentase tarif Gb 2.10 Edit Pajak Untuk kode pajaknya kita ganti dengan PPN, kemudian nama pajaknya diganti dengan Pajak Pertambahan Nilai, dan untuk tarif pajaknya kita ubah menjadi 10%. Jika sudah klik OK. Hasilnya akan seperti ini : Gb 2.11 Daftar Pajak Akhir

8 8 Jika sudah klik Close. Sampai di sini untuk pengaturan pajak sudah selesai.

9 9 BAB 3 PEMBUATAN FILE PERUSAHAAN Profil Perusahaan : CV. Kurnia adalah dealer sepeda motor yang sedang berkembang pesat. Perusahaan ini menjual berbagai merk barang seperti Honda, Suzuki, dan Yamaha. Perusahaan ini berdomisili di Jl. Pemuda Jaya No.99, Semarang. Selain kegiatan utamanya sebagai penjual sepeda motor, perusahaan ini juga melakukan pelayanan perbaikan(service) dengan cara membuka bengkel sepada motor. Untuk pencatatan transaksi baik pembelian, penjualan, laporan keuangan dan lain sebagainya, pemilik menginginkan semuanya dilakukan menggunakan MYOB agar memperoleh hasil cepat dan akurat. Pencatatan dimulai per 1 Januari Membuka Program MYOB Premier v12 Buka Start All Programs MYOB Premier v12 + MYOB Premier v12 + ATAU Dobel Klik pada sortcut di desktop dengan gambar icon seperti dibawah ini : Maka akan keluar jendela awal MYOB Premier seperti ini : Gb 3.01 Jendela Awal Open Create Explore What s New Exit : Menu untuk membuka database perusahaan yang sudah ada/ sudah dibuat sebelumnya : Menu untuk membuat database perusahaan baru : Menu untuk membuka contoh data perusahaan yang telah disiapkan secara default : Menu untuk melihat hal-hal terbaru dari Versi MYOB yang sedang Anda gunakan : Menu untuk keluar dari MYOB

10 10 Disini asumsinya kita akan membuat database perusahaan baru. Maka kita klik saja menu Create 2. Membuat Database Perusahaan Baru Setelah klik Create, pertama akan muncul jendela Welcome sepeti dibawah ini, langsung saja klik tombol Next >. Gb 3.02 Jendela Welcome klik Jendela selanjutnya yaitu untuk pengisian data perusahaan dan tahun akuntansi untuk periode laporan keuangan yang kita buat. Klik Next > jika sudah mengisi datanya dengan benar. Gb 3.03 Pengisian Data Serial Number Company Name UEN No. UEN Type GST No. Address Phone Number Fax. Number Address : Diisi hanya jika kita menggunakan MYOB full version dan telah mendapatkan lisensi yang legal. Sebagai pembelajaran kita cukup menggunakan versi yang trial. MYOB versi trial bisa digunakan untuk membuat file baru perusahaan dan mencatat transaksi hingga 30 hari kedepan sejak suatu file dibuat. Untuk pemakaian programnya tidak ada batasan. : Nama perusahaan : Nomor registrasi perusahaan : Type perusahaan : Nomor pajak : Alamat perusahaan : Nomor telepon perusahaan : Nomor faximile perusahaan : Alamat perusahaan

11 11 Pada kolom pengisian data kita tidak perlu mengisi semuanya. Cukup kita isi nama perusahaan dan alamatnya saja. Gb 3.04 Tahun Periode Current Financial Year Last Month of Financial Year Conversion Month Number of Accounting Periods : Diisi tahun pembukuan/ tutup buku : Pilih bulan tutup buku : Pilih bulan konversi ke MYOB : Pilihan jumlah periode akuntansi yang akan digunakan (Twelve/Thirteen) Catatan : Tanggal yang digunakan tidak memiliki hubungan dengan tanggal sesungguhnya/tanggal saat ini. (tidak harus sesuai dengan tanggal saat ini) Salah satu kelebihan MYOB dibandingkan dengan aplikasi akuntansi sejenis adalah adanya fasilitas periode ke tigabelas, periode yang khusus disediakanoleh MYOB untuk mencatat transaksi yang tidak dimasukkan diantara periode pertama hingga periode ke duabelas Periode ke 13 digunakan untuk : - Penyesuaian untuk Auditor, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan sebelum diaudit (periode 1-12) dan laporan keuangan setelah diaudit (periode 1-13). - Penyesuaian untuk Koreksi fiskal Pajak, sehingga kita bisa melihat laporan keuangan komersial dan laporan keuangan fiskal. - Penyesuaian untuk pihak ketiga (ekstern) - Untuk mencatat transaksi : - Record Journal Entry Accounts - Transfer Money Accounts - Receive Money Banking - Spend Money Banking - Inventory Adjustment - Build Items Inventory Periode 13 tidak bisa digunakan untuk mencatat transaksi : Account/ Bank reconciliation Enter Sales

12 12 Receive Payments Sales Enter Purchases Pay Bills Purchase Enter Activity Slip Time Billing Kali ini kita akan gunakan jumlah periode akuntansi yang duabelas (Twelve). Setelah klik Next > akan muncul jendela konfirmasi seperti ini : Gb 3.05 Konfirmasi Klik Next > lagi. Selanjutnya akan muncul jendela yang berisi beberapa pertanyaan : Gb 3.06 Pilihan Terdapat 3 pilihan yang disediakan : 1) Menggunakan daftar akun yang disediakan oleh MYOB sesuai dengan jenis usaha yang kita pilih. Jika memilih ini, maka selanjutnya kita akan disajikan pilihan jenis usaha yang kita jalankan. 2) 3) Menggunakan fasilitas import akun, dimana akun yang akan digunakan telah disimpan di dalam suatu file text. Membuat sendiri daftar akun pada Modul Account MYOB Premier.

13 13 Kali ini kita akan membuat daftar akun sendiri sesuai dengan perkiraan akun yang akan dipakai pada perusahaan. Klik pada pilihan terakhir kemudian Next >. Gb 3.07 Pilihan Penyimpanan Ini adalah jendela konfirmasi dimana kita akan meletakkan atau menyimpan file/ data perusahaan. Secara default program MYOB akan menyimpannya di direktori program MYOB yaitu biasanya di C:\Premier12\. Namun jika kita ingin menyimpannya pada direktori tertentu sesuai keinginan, maka klik pada ikon Change setelah itu akan muncul kotak dialog seperti berikut : Gb 3.08 Lokasi Penyimpanan Selanjutnya kita tentukan direktori mana yang akan kita jadikan tempat penyimpanan. Jika sudah klik Save. Kemudian klik Next > lagi. Berikutnya akan muncul tampilan proses pembuatan company file seperti berikut.

14 14 Gb 3.09 Proses Pembuatan File Perusahaan Gb 3.10 Congratulation Terdapat 2 pilihan yaitu Setup Asistant dan Command Centre. Jika kita pilih Setup Asistant, maka kita akan masuk jendela panduan untuk setting beberapa kebijakan akuntansi yang dipakai. Disini kita langsung saja masuk ke menu Command Centre yang juga bisa melakukan setting kebijakan akuntansinya. Klik kemudian kita akan masuk ke dalam jendela command center seperti berikut : Gb 3.11 Command Center Pengisian data perusahaan selesai sampai disini.

15 15 BAB 4 SETUP AKUN DAN NERACA AWAL Bab ini akan membahas mengenai cara pembuatan akun. Sebelum melakukan tahap ini, kita harus sudah membuat perkiraan akun-akun yang akan digunakan dalam operasional perusahaan. Dalam kasus ini, perkiraan akun-akun yang digunakan untuk CV. Kurnia adalah sebagai berikut : Asset Gb 4.01 Asset Liability Gb 4.02 Liability Equity Gb 4.03 Equity

16 16 Income Gb 4.04 Income Cost of Sales Gb 4.05 Cost of Sales Expense Gb 4.06 Expense Other Income Gb 4.07 Other Income

17 17 Other Expense Gb 4.08 Other Expense Keterangan Asset : Kas Umum Kas Di Bank Mandiri Kas Di Bank BNI Piutang Usaha Cadangan Piutang Tak Tertagih Persediaan Sewa Dibayar Dimuka Perlengkapan Kantor Perlengkapan Servis Kendaraan Akm. Penyusutan Jumlah Asset Liability : Hutang Usaha Hutang Gaji Equity : Laba Ditahan Modal Tn. Temon Prive Tn. Temon Modal Tn. Riko Prive Tn. Riko Jumlah Liability & Equity CV. Kurnia Neraca Per 1 Januari 2011 Jumlah ( ) ( ) ( ) ( ) Buatlah daftar akun beserta saldo awalnya sehingga bisa seperti data diatas! Pertama yang kita lakukan untuk membuat daftar akun seperti di atas yaitu membuka modul Accounts kemudian buka (klik) pada Accounts List. Berikut tampilannya :

18 18 klik Gb 4.01 Modul Accounts Detail Account Header Account Gb 4.02 Accounts List Tipe Header Account Detail Account Keterangan Digunakan untuk mengelompokkan akun dengan tujuan yang serupa. Akun ini mempunyai sub akun di bawahnya dan nilai transaksi tidak dapat dipindah bukukan pada akun tersebut (Non Postable). Terletak dibawah akun header. Akun ini tidak memiliki sub akun lagi dan nilai transaksi dapat dipindahbukukan pada akun tersebut (Postable). MENGHAPUS AKUN Akun-akun yang tidak dibutuhkan sebaiknya dihapus dari daftar akun, agar tidak membingungkan dan mengganggu proses transaksi. Dari Accounts List untuk menghapus salah satu akun yaitu klik 2x pada

19 19 akun yang akan dihapus, atau klik tanda panah menu bar dan klik Delete Account. didepan nama akun, kemudian klik Edit pada klik Gb 4.03 Hapus Akun Perlu diingat, tidak semua akun bisa dihapus, seperti akun-akun yang terkait pada Linked Accounts, akun-akun yang terkait dengan Tax Codes, dan akun induk yang menampung saldo dari akun anak. Agar bisa menghapus akun-akun tersebut, untuk akun yang terkait dengan Linked Accounts, lepaskan kaitan dengan cara mengganti akun tersebut dengan akun lain terlebih dahulu di jendela Linked Accounts. Sedangkan untuk akun yang terkait dengan Tax Codes bisa dihapus dengan cara mengganti akun tersebut dengan akun lain pada jendela Tax Code Information. Untuk akun induk yang sudah menampung akun anak dapat dihapus dengan cara menghapus saldo yang terdapat pada akun anak terlebih dahulu. MENGEDIT AKUN Sebelum kita membuat akun-akun untuk perusahaan kita, dalam Accounts List sebenarnya secara default MYOB telah menyediakan beberapa akun yang mungkin dapat kita pakai. Akun yang tidak terpakai dapat kita hapus namun beberapa mungkin ada yang kita perlukan, akan tetapi semua akun tersebut masih dalam bahasa Inggris. Untuk itu, jika kita malas membuat akun lagi, kita bisa tinggal mengubah namanya saja menjadi nama akun dalam bahasa Indonesia. Selain itu kita juga bisa mengubah kode akunnya, jenis akun,dan lain-lain jika diperlukan. Untuk mengedit langkahnya yaitu dari Accounts List klik 2x pada akun yang akan dihapus, atau klik tanda panah didepan nama akun, kemudian tinggal kita edit saja pada kolom-kolom yang tersedia.

20 20 Jika sudah klik OK. Gb 4.04 Edit Akun MEMBUAT AKUN BARU. Untuk membuat akun baru, dari Account List kita klik tombol New, kemudian isi data akun yang akan dibuat. klik Gb 4.05 Accounts List Gb 4.06 Membuat Akun Pada saat membuat akun baru, yang harus diperhatikan pertama kali yaitu jenis akun Header atau Detail. Jika sudah kita tentukan, selanjutnya tinggal kita isi data akun di bawahnya. Jika sudah klik OK.

21 21 MENETAPKAN LINKED ACCOUNT Sebelum melakukan transaksi, Linked Account harus ditentukan terlebih dahulu, karena ini akan berpengaruh pada akun-akun tertentu saat terjadi transaksi. Fungsi Linked Account adalah untuk menentukan akun mana berpengaruh yang jika terjadi transaksi suatu transaksi tertentu. Misalkan untuk mencatat uang dari pelanggan kita tetapkan link-nya pada akjun Kas Belum Disetor, maka setiap ada penerimaan dari pelanggan akun Kas Belum Disetor akan bertambah. Untuk mengatur Linked Account kita dapat membukanya dari menu bar kita klik Setup > Linked Accounts kemudian pilih Linked Accounts apa yang akan kita atur, apakah yang berhubungan dengan Accounts & Banking Accounts, Sales Accounts, atau Purchases Accounts. MENGISI SALDO AWAL MELALUI ACCOUNT OPENING BALANCES Saldo awal akun bisa diisi pada saat pertama kita membuat akun yaitu dari Accounts List atau dengan cara mengedit akun yang bersangkutan dari Account List kemudian diisi pada kolom saldonya. Namun akan lebih bagus lagi jika kita mengisinya melalui Account Opening Balances, karena kita akan bisa langsung mengetahui keseimbangan antara akun aktifa dan pasivanya. Cara membuka Account Opening Balances yaitu dari menu bar pilih Setup > Balances > Account Opening Balances. beri tanda negatif(-) di depan angka klik Gb 4.07 Account Opening Balances Untuk mengisi saldonya tinggal klik saja pada angka di sampingnya kemudian kita masukkan saldo awalnya kemudian ENTER. Apabila ada saldo yang negatif, agar bisa muncul tanda kurung seperti pada akun Piutang Tak Tertagih di atas, yaitu dengan cara memberi tanda negatif (-) di depan angka

22 22 saat melakukan pengisian saldo. Disini Amount left to be allocated harus bersaldo nol, jika tidak berarti neraca tersebut tidak seimbang antara aktiva dan pasiva-nya. Ingat Asset = Liability + Equity. Pada gambar di atas nilai dari Amount left to be allocated tidak berisi nol karena proses pengisian saldo awal akun belum selesai semuanya. Isi semua akun yang tersedia pada Account Opening Balances sesuai dengan data yang tersedia pada neraca di awal bab ini!

23 23 BAB 5 MODUL CARD FILE Dari modul Card File kita bisa membuat data Customer, Supplier, Employee, dan Personal. Untuk kali ini kita cukup membuat data untuk suplier dan customer sekaligus mencatat saldo awal hutang usaha dan piutang usaha. Langkah ini sebenarnya dapat kita lakukan melalui modul Card File. Namun agar lebih gampang kita akan membuat melalui Easy Setup Assistant. Sebelum membuat, data mengenai hutang dan piutang perusahaan adalah sebagai berikut. Daftar hutang usaha CV. Kurnia sejumlah Rp adalah hutang perusahaan kepada : - PT. Yamaha Adi Bradco Rp PT. Honda Adi Sentosa Rp PT. Suzuki Asri Buna Rp Daftar piutang usaha CV. Kurnia sejumlah Rp merupakan piutang kepada : - Klinik Ceria Rp Klinik Pesona Rp PT. Subur Sejahtera Rp Toserba Indah Sari Rp MENCATAT SALDO AWAL HUTANG USAHA Hutang usaha terjadi karena adanya pembelian barang secara kredit. Untuk itu kita perlu mengisikan data suplier dan saldo awal hutang perusahaan agar kita bisa tau kepada siapa saja perusahaan berhutang dan berapa besarnya hutang yang dimiliki perusahaan. Saldo awal hutang usaha ini saldonya harus sama dengan hutang usaha pada saldo awal neraca. Berikut Langkah untuk membuat saldo awal hutang usaha : Klik Setup pada menu bar kemudian pilih Easy Setup Assistant hingga muncul jendela baru kemudian pilih Purchases. Jika sudah, kllik Historical Purchases pada sisi sebelah kiri seperti gambar di bawah : klik Gb 5.01 Purchases Easy Setup Assistant

24 24 Untuk mengisi data sekaligus saldo hutang kita di suplier klik Add Purchase. Setelah keluar jendela baru, klik pada tombol dropdown untuk memilih data supplier kita. klik Maka akan ditampilkan daftar suplier kita. Gb 5.02 Historical Purchase Gb 5.03 Suppliers List Karena baru awal sehingga data supplier masih kosong, untuk itu kita perlu mengisikan data supplier terlebih dahulu. Untuk membuat data suplier baru klik tombol New. Sehingga akan keluar seperti ini : Gb 5.04 Card Information Isi data suplier kita dengan mengisikan data sebagai berikut : Card Type : Supplier

25 25 Designation : Jenis Supplier (Company / Individual) Name : Nama Perusahaan Suplier Anda dapat melengkapinya dengan data suplier yang lebih lengkap, namun untuk latihan cukup itu saja. Jika sudah klik OK, kemudian klik lagi pada tombol dropdown dan pilih nama supplier yang barusan kita buat tadi. Sehingga muncul seperti ini : Gb 5.05 Historical Purchase Isi besar saldo hutang kita kepada supplier pada kotak isian Total Including Tax. Jika sudah klik Record. Ulangi langkah di atas hingga semua data supplier terisi beserta saldo hutang kita padanya. Isi sesuai data supplier yang ada di awal bab ini. Jika kita sudah mengisi semuanya dengan benar, seharusnya akan muncul pesan seperti ini : Gb 5.06 Congratulation Artinya yaitu bahwa total saldo hutang yang kita isikan sudah sama atau seimbang dengan akun hutang pada neraca. Ini berarti data yang kita isikan sudah benar. Setelah kita buat semua data suplier, jadinya seperti ini : Gb 5.07 Purchases Easy Setup Assistant

26 26 Perlu diperhatikan, di sini Out of balance Amount harus bersaldo nol, yang menandakan bahwa saldonya sudah balance dengan saldo hutang usaha pada saldo neraca awal. Setelah semua saldo awal hutang selesai dibuat, klik tombol Close untuk kembali kelayar utama Command Center. Sampai di sini pencatatan saldo awal hutang sudah selesai. MENCATAT SALDO AWAL PIUTANG USAHA Membicarakan masalah piutang, berarti ini berhubungan dengan customer. Untuk itu sekarang kita akan membuat data customer perusahaan beserta saldo piutang kita kepada mereka. Untuk langkah pembuatannya hampir sama dengan saat kita mengisi saldo hutang usaha yaitu kita akan menggunakan fasilitas Easy Setup Assistant. Berikut Langkah untuk membuat saldo awal hutang usaha : Klik Setup pada menu bar kemudian pilih Easy Setup Assistant hingga muncul jendela baru kemudian pilih Sales. Jika sudah, kllik Historical Sales pada sisi sebelah kiri seperti gambar di bawah : klik Gb 5.08 Easy Setup Assistant Untuk mengisi data sekaligus saldo piutang kita di suplier klik Add Sale. Setelah keluar jendela baru, klik pada tombol dropdown untuk memilih data customer kita. klik Gb 5.09 Historical Sale

27 27 Maka akan ditampilkan daftar customer kita. Gb 5.10 Customer Lists Karena baru awal sehingga data customer masih kosong, untuk itu kita perlu mengisikan data customer terlebih dahulu. Untuk membuat data customer baru klik tombol New. Sehingga akan keluar seperti ini : Gb 5.11 Card Information Isi data customer kita dengan mengisikan data sebagai berikut : Card Type : Customer Designation : Jenis Customer (Company / Individual) Name : Nama Perusahaan Customer Anda dapat melengkapinya dengan data customer yang lebih lengkap, namun untuk latihan cukup itu saja. Jika sudah klik OK, kemudian klik lagi pada tombol dropdown dan pilih nama customer yang barusan kita buat tadi. Sehingga muncul seperti ini :

28 28 Gb 5.12 Historical Sale Isi besar saldo piutang kita kepada customer pada kotak isian Total Including Tax. Jika sudah klik Record. Ulangi langkah di atas hingga semua data customer terisi beserta saldo piutang kita. Isi sesuai data customer yang ada di awal bab ini. Jika kita sudah mengisi semuanya dengan benar, seharusnya akan muncul pesan seperti ini : Gb 5.13 Congratulation Artinya yaitu bahwa total saldo piutang yang kita isikan sudah sama atau seimbang dengan akun piutang pada neraca. Ini berarti data yang kita isikan sudah benar. Setelah kita buat semua data customer, jadinya seperti ini : Gb 5.14 Sales Easy Setup Assistant Perlu diperhatikan, di sini Out of balance Amount harus bersaldo nol, yang menandakan bahwa saldonya sudah balance dengan saldo piutang usaha pada saldo neraca awal. Setelah semua saldo awal piutang selesai dibuat, klik tombol Close untuk kembali kelayar utama Command Center.

29 29 Sampai di sini pencatatan saldo awal piutang sudah selesai. BAB 6 MODUL INVENTORY Dari modul Inventory kita akan melakukan penetepan item dalam persediaan dan harga jualnya. Kemudian setelah itu selanjutnya mencatat saldo awal persediaan. Data-data yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : Daftar persediaan yang ada di gudang adalah sebagai berikut : No. Item Nama Barang Jumlah Harga/Unit Total HSF-101 Honda Supra Fit HX-102 Honda Supra X SN-201 Suzuki New Smash SS-202 Suzuki Shogun SP YV-301 Yamaha Vega R YJ-302 Yamaha Jupiter MX Harga jual sepeda motor termasuk PPN sampai saat ini adalah sebagai berikut : No. Item Nama Barang Harga Jual HSF-101 Honda Supra Fit HX-102 Honda Supra X SN-201 Suzuki New Smash SS-202 Suzuki Shogun SP YV-301 Yamaha Vega R YJ-302 Yamaha Jupiter MX MENETAPKAN ITEM DAN HARGA JUAL Menurut MYOB, item adalah barang atau jasa yang diperjual belikan atau yang disimpan dalam daftar persediaan. Sebelum digunakan dalam transaksi, item dan harga jualnya harus ditemtukan terlebih dahulu. Pada Command Centre pilih modul Inventory kemudian klik Items List. klik

30 30 Klik New untuk membuat item baru. Gb 6.01 Command Centre Gb 6.02 Items List Ketikkan HSF-101 pada field Item Number, lalu tekan enter. Selanjutnya ketik Honda Supra Fit pada field Name. Beri tanda centang pada kotak I Buy This Item, I Sell This Item, dan I Inventory This Item. Sesuaikan akun untuk HPP, Penjualan, dan Persediaan sesuai item yang bersangkutan. Gb 6.03 Profil Jika sudah selanjutnya kita isikan harga jualnya, klik pada tab Selling Details kemudian isi field Base Selling Price dengan harga Honda Supra Fit yaitu sebesar , kemudian tekan enter. Isi Selling Unit of Measure dengan Unit. Samakan dengan gambar berikut :

31 31 Gb 6.04 Selling Details Jika sudah klik OK. Lakukan langkah yang sama seperti di atas hingga terisikan semua data yang telah disediakan pada awal bab ini. Jika sudah hasilnya akan seperti ini : Gb 6.05 Items List Jika sudah klik Close untuk kembali ke Command Centre. MENCATAT SALDO AWAL PERSEDIAAN Di sini kita akan memasukkan jumlah saldo awal persediaan beserta cost per unitnya. Jumlah persediaan yang dicatat pada saldo awal persediaan juga harus sama dengan jumlah yang tertera pada neraca awal perusahaan.berikut langkah-langkahnya : Buka modul Inventory pada Command Centre kemudian klik Count Inventory. klik Gb 6.06 Command Centre Gb 6.07 Count Inventory

32 32 Masukkan jumlah persediaan pada kolom Counted, jika sudah klik Adjust Inventory. Selanjutnya akan muncul jendela Adjustment Information. Gb 6.08 Adjustment Information Isi Default Adjustment Account dengan akun persediaan, klik tombol dropdown kemudian pilih akun Persediaan. Jika sudah klik Continue. Klik Opening Balance. Gb 6.09 Opening Balance Check Gb 6.10 Adjust Inventory

33 33 Isikan harga pokok item per unit pada kolom Unit Cost. Untuk field Memo bisa diisikan dengan keterangan Saldo Awal Persediaan. Jika sudah klik Record. BAB 7 MENANGANI TRANSAKSI Berikut ini kami sediakan beberapa contoh transaksi dan langkah untuk menanganinya. 3 Agustus Membeli perlengkapan kantor secara tunai menggunakan dana dari kas umum dengan harga Rp , harga dikenai PPN. Nomor pengeluaran kas SPPK-001 Klik modul Banking dari Command Centre kemudian pilih Spend Money. klik Gb 7.01 Command Centre Maka akan keluar jendela Spend Money. Isikan datanya hingga seperti gambar di bawah ini : Gb 7.02 Spend Money Jika sudah klik OK.

34 34 Dari transaksi di atas maka pada Transaction Journal akan muncul seperti ini : Gb 7.03 Journal 5 Agustus Membuat Quote untuk pembelian sepeda motor Honda Supra Fit sebanyak 15 unit dengan harga per unit Rp dari PT. Honda Adi Sentosa, dengan nomor Quote PQ-101. Harga barang yang dibeli sudah termasuk PPN. Klik modul Purchases dari Command Centre, kemudian klik Enter Perchases. Gb 7.04 Command Centre Maka akan keluar jendela Purchases New Item, kemudian isikan datanya seperti dibawah ini : Gb 7.05 Purchases New Item

35 35 Mungkin setelah melihat anda akan bertanya karena tampilan yang dihasilkan berbeda dengan yang ada di contoh. Tenang saja, itu bukan kesalahan. Agar tampilannya bisa seperti contoh di atas caranya yaitu klik tombol Layout pada bawah jendela, kemudian akan muncul tampilan seperti ini : klik Gb 7.06 Select Layout Pilih model tampilan Item dengan cara klik pada opsi Item, kemudian klik OK. Maka tampilannya akan sama seperti contoh di atas. Jika datanya telah diisi dengan benar, klik pada tombol Save Quote. Hasil pemasukan data lewat Quote tidak tercatat pada Transaction Journal. Demikian juga pemasukan data lewat Order. Agar bisa melihat hasil yang telah dibuat, anda dapat membuka modul Purchases dari Command Centre kemudian klik Purchases Register. Setelah terbuka jendela Purchases Register, klik pada tab Quotes. Hasilnya adalah sebagai berikut : Gb 7.07 Purchases Register 9 Agustus Dibayar gaji karyawan sejumlah Rp Dana diambil dari ATM Bank BNI dengan nomor pengeluaran BNI-01. Pada Command Center klik modul Banking, kemudian klik Spend Money. klik

36 36 Gb 7.08 Command Centre Kumudian akan keluar jendela Spend Money. Isikan datanya hingga seperti di bawah ini : Jika sudah, klik Record. Gb 7.09 Spend Money Dari transaksi di atas, pada Transaction Journal muncul seperti ini : Gb 7.10 Journal Berikut tadi beberapa contoh transaksi beserta penanganannya.

37 37 BAB 8 MENYAJIKAN LAPORAN KEUANGAN Dalam MYOB sebenarnya telah disediakan banyak sekali model laporan keuangan, bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Namun secara garis besar, laporan-laporan keuangan tersebut dikelompokkan ke dalam beberapa kelompok besar, seperti Accounts, Banking, GST / Sales Tax, Sales, Time Billing, Purchases, Inventory, Card. Pengelompokan-pengelompokan tersebut bisa dilihat pada jendela Index to Reports. Sebagai contoh, di sini kita akan mencoba membuat salah satu laporan keuangan yaitu Neraca / Balance Sheet. Pertama kita buka dulu jendela Index to Reports dengan cara klik Reports pada menu bar kemudian pilih Index to Reports. Setelah keluar jendela Index to Reports seperti diatas, buka pada tab Accounts. Lalu klik pada pilihan Standard Balance Sheet. Gb 8.01 Index to Reports Jika sudah kemudian klik tombol Customise, maka akan keluar jendela seperti ini : Gb 8.02 Reports Customisation

38 38 - Selected Period digunakan untuk memilih periode laporan Neraca yang ingin ditampilkan, di sini kita pilih bulan Agustus. - As Of digunakan untuk menentukan tanggal akhir neraca. Untuk melihat laporan Neraca selama bulan Agustus, pada field As Of seharusnya diisi dengan 31/08/2011. Namun sebagai percobaan kita isikan tanggal 01/08/2011 agar nanti laporan yang ditampilkan lebih ringkas. - Report Level pilih Level 4 untuk menampilkan semua level akun, mulai dari level 1 sampai 4. - Financial Year pilih This Year [FY 2011] untuk menampilkan Neraca untuk periode tahun ini. Jika sudah klik tombol Display. Maka hasilnya akan seperti ini : Gb 8.03 Balance Sheet Demikian tadi cara untuk menyajikan laporan keuangan Neraca, untuk laporan keuangan lain langkahnya hampir sama yaitu dibuat melalui menu Index to Reports, tinggal disesuaikan saja laporan keuangan apa yang dibutuhkan.

39 39 DAFTAR PUSTAKA - Kamal, Asroel.2008.MYOB versi 15 pada PERUSAHAAN DAGANG.Jakarta: PT.Elex Media Komputindo - Modul Praktikum MYOB Premier V.12, Bina Sarana Informatika -