PANDUAN KERJA MAGANG (INTERNSHIP)

Transkripsi

1 PANDUAN KERJA MAGANG (INTERNSHIP) Mata Kuliah Kode Mata Kuliah Bobot : Magang Kerja : EA4694 : 6 SKS Magang Kerja merupakan mata kuliah yang dapat dipilih oleh mahasiwa sebagai kelengkapan 144 SKS yang harus ditempuh untuk mendapatkan gelar Sarjana Ekonomi. Magang merupakan matakuliah dengan bobot 6 SKS. Program Magang Kerja adalah suatu kegiatan pembelajaran yang dilakukan di lapangan, yang langsung berhadapan pada kondisi real yang nantinya akan hadapi pada saat mahasiswa menyelesaikan studinya. Program Magang Kerja menerapkan konsep link and match antara dunia pendidikan dengan dunia industri. Program Magang Kerja relevan dengan tujuan pendidikan karena mengintegrasikan antara dunia nyata dan dunia pendidikan melalui interaksi antara mahasiswa dan pelaku usaha. Program Magang Kerja ini dilaksanakan dengan pertimbangan masih banyaknya lulusan S1 yang belum siap untuk bekerja karena kesulitan dalam menghadapi kondisi dunia kerja yang berbeda dengan dunia pendidikan yang telah mereka tempuh selama lebih kurang empat tahun. Selain itu masih terdapat expectation gap antara dunia kerja nyata dalam perusahaan dengan dunia pendidikan yang terkait dengan rumor bahwa praktek dalam dunia kerja tidak sesuai dengan teori yang diberikan selama masa perkuliahan. Memperhatikan kondisi tersebut di atas, Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Petra berusaha menjembataninya dengan melaksanakan program Internship. Program ini berusaha untuk menerapkan pola link and match dalam proses belajar mengajar. Selain itu program Internship juga dimaksudkan untuk memberikan kesempatan bagi mahasiswa untuk beradaptasi dan belajar melakukan pekerjaan nyata dalam perusahaan. 1. Tujuan Adapun yang menjadi tujuan diadakannya Program Magang Kerja di Program Studi Akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Mendapatkan pengalaman sejak dini mengenai proses bisnis dan suasana kerja yang sebenarnya. 2. Mampu mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dalam proses belajar mengajar untuk mendukung proses bisnis perusahaan. 1

2 3. Meningkatkan soft skill mahasiswa dalam hal ketrampilan komunikasi lisan dan tulisan serta kerja sama dalam tim. 4. Mampu mengaplikasikan etika dalam bekerja, dalam hal disiplin, integritas, dan bertanggung jawab sehingga menjadi 5. Mengembangkan jaringan (network) dengan dunia usaha, sehingga terjalin tukar menukar informasi mengenai perkembangan dunia industri yang berguna untuk pengembangan kurikulum bagi Program Studi dan penempatan kerja lulusan Program Studi. 2. Manfaat Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh lewat Program Magang Kerja ini antara lain: 1. Bagi perusahaan tempat dilakukannya Magang Kerja. a. Memberikan kontribusi dalam bentuk kontribusi sosial, dan aktif dalam mendukung pelaksanaan konsep link and match antara dunia kerja nyata dalam perusahaan dan dunia pendidikan. b. Mempunyai hubungan yang erat dengan perguruan tinggi untuk dapat mengembangkan program kemitraan lainnya. c. Memiliki gambaran tentang mahasiswa yang potensial untuk direkrut menjadi karyawan. 2. Bagi mahasiswa yang melakukan Magang Kerja. a. Memiliki pengalaman kerja secara nyata dalam perusahaan atau organisasi profesi sehingga dapat meningkatkan soft skills dan hard skills-nya. b. Memiliki kesempatan untuk secara lebih nyata melihat relevansi antara teori yang dipelajari dalam perkuliahan dengan prakter dalam dunia kerja nyata. c. Memperoleh peluang untuk mendapatkan kesempatan kerja di perusahaan yang bersangkutan atau perusahaan lainnya melalui pengalaman kerja yang telah diperoleh tersebut. 3. Bagi. a. Memperoleh masukan dalam angka evaluasi dan perbaikan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan organisasi profesi. b. Meningkatkan kemampuan dosen dalam memberikan kuliah yang relevan dengan praktek dalam dunia kerja nyata. c. Mempunyai hubungan yang erat dengan perusahaan dan organisasi profesi untuk mengembangkan program kemitraan lainnya. 2

3 3. Syarat Umum Peserta Adapun syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan Magang Kerja adalah: a. Pekerjaan dalam Magang Kerja yang dilakukan harus sesuai dengan core competency Akuntansi dan/atau special competency Akuntansi Pajak dan Akuntansi Bisnis. b. Pada saat mendaftar, telah lulus minimal 100 SKS, dan telah lulus atau sedang menempuh mata kuliah EA4384 SPT PPh Badan dan Perorangan (untuk Program Akuntansi Pajak); sementara untuk Program Akuntansi Bisnis, telah lulus atau sedang menempuh mata kuliah EA4553 Pemeriksaan atas Laporan Keuangan dan EA4418 Teori Akuntansi. c. Sebelum pelaksanaan Ujian Akhir Semester pada setiap semester, mahasiswa yang memilih program Magang Kerja harus melakukan proses administrasi dalam 2 bentuk yaitu 1. Pra-Magang: mengisi formulir rencana magang,2. Magang: mengisi formulir sebagai peserta Magang Kerja, menyampaikan Proposal Magang Kerja yang dilampiri Surat Persetujuan Magang Kerja dari Perusahaan, dan menyerahkan fotocopy Transkrip Nilai dan/atau KRS terakhir (sampai dengan semester sebelumnya). d. Terdapat dua bentuk Magang Kerja, yaitu: 1) Magang Kerja dengan permintaan sendiri, merupakan magang kerja yang inisiatif awalnya berasal dari mahasiswa. Mahasiswa aktif di suatu semester menawarkan kemampuannya ke perusahaan yang menjadi pilihannya. Persyaratan magang kerja dalam bentuk ini adalah melampirkan: a) Proposal yang berisi: 1) Identitas Perusahaan (bentuk badan hukum dan alamat perusahaan), 2) Gambaran Umum Perusahaan, 3) Struktur Organisasi, 4) Ruang Lingkup Pekerjaan yang akan Dilakukan, dan 5) Detail Pengaturan Jam Kerja. b) Surat Penerimaan dari Perusahaan yang berisi: 1) Identitas Mahasiswa Magang Kerja pada Perusahaan, 2) Ruang Lingkup Pekerjaan, 3) Hak dan Kewajiban Mahasiswa Magang Kerja, 4) Detail Pengaturan Jam Kerja yang Disetujui, dan 5) Tanda Tangan Person in Charge (PIC) dan Cap Perusahaan. 2) Magang Kerja dengan permintaan dari perusahaan, merupakan magang kerja yang inisiatif awalnya berasal dari perusahaan, dan merupakan bentuk kerja sama dengan Program Studi. Mahasiswa yang memilih magang kerja dalam bentuk ini wajib mengikuti persyaratan yang diberikan oleh perusahaan. e. Proses magang kerja dilakukan dengan tata laksana sebagai berikut: Persyaratan minimal hari kerja adalah selama tiga bulan. Magang Kerja dapat dilaksanakan hingga maksimal enam bulan. 3

4 Mahasiswa Magang Kerja diwajibkan mengikuti kebijakan jam kerja di perusahaan dengan minimal enam jam kerja. Jam kerja yang dimaksud disesuaikan dengan jam kerja resmi yang diakui oleh perusahaan. Lembur kerja tidak diperhitungkan dalam persyaratan minimal jam kerja. Mahasiswa diharuskan melampirkan detail penghitungan jam kerja setiap harinya di dalam Laporan Magang Kerja. Detail tersebut harus memperoleh tanda tangan PIC dan cap perusahaan. Apabila dalam satu hari kerja, mahasiswa Magang Kerja tidak dapat memenuhi persyaratan minimal jam kerja per hari (dengan alasan apapun), maka mahasiswa harus mengganti satu hari kerja untuk setiap pelanggaran tersebut. Mahasiswa wajib memperhatikan jadwal pelaksanaan magang kerja dengan kegiatan perkuliahan. Mahasiswa wajib memperoleh persetujuan dari perusahaan tempat magang kerja untuk mengikuti proses perkuliahan. Persetujuan tersebut harus dicantumkan dalam Surat Penerimaan Magang Kerja. f. Mahasiswa yang melakukan Magang Kerja perlu memperhatikan beberapa hal di bawah ini: Mempelajari tata tertib yang berlaku di perusahaan tempat Magang Kerja dilaksanakan. Memahami deskripsi pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan pada saat Magang Kerja. Memahami budaya kerja di perusahaan tempat Megang Kerja dilaksanakan. Untuk keperluan penyusunan Laporan Magang Kerja, mahasiswa wajib mendokumentasikan setiap aktivitas yang dilakukan, selama magang, yaitu: mencatat setiap aktivitas atau pekerjaan yang dilakukan selama Magang Kerja dan mengumpulkan bukti hasil pekerjaan dengan ijin perusahaan. g. Mahasiswa harus memperhatikan etika selama melakukan Magang Kerja sebagai berikut: Berpakaian rapi dan sopan. Hadir tepat waktu sesuai jam kerja perusahaan tempat Magang Kerja dilakukan. Bersosialisasi kepada pimpinan dan pegawai. Bekerja sesuai dengan prosedur dan aturan perusahaan. h. Program Studi akan mengumumkan nama-nama mahasiswa peserta dan tempat magang pada akhir setiap semester. i. Mahasiswa dapat memulai magang kerja pada libur setiap semester atau sesuai dengan kondisi yang disyaratkan perusahaan tempat magang kerja. j. Mahasiswa mendaftar PRS mata kuliah Magang Kerja pada semester berikutnya setelah pengajuan Proposal Magang Kerja. 4

5 k. Mahasiswa yang mendaftar Magang Kerja tidak diperbolehkan mengikuti Semester Pendek. 4. Pekerjaan yang Dilakukan Ketentuan terkait pekerjaan apa saja yang dapat dilakukan selama proses Magang Kerja adalah: 1) Magang Kerja dengan permintaan dari perusahaan: disesuaikan dengan gambaran tugas dan pekerjaan yang diminta oleh perusahaan yang tercantum dalam Surat Persetujuan Magang Kerja. Apabila dalam melakukan magang kerja, pekerjaan tidak disesuai dengan yang tertulis dalam formulir Magang Kerja, maka dapat disesuaikan atau dapat dibatalkan. 2) Contoh pekerjaan magang dengan permintaan sendiri: a. Membukukan transaksi. b. Membantu dalam proses audit. c. Membantu menyusun sistem informasi akuntansi dan pajak. d. Membantu menentukan harga pokok produk. e. Menganalisa kewajiban administratif pajak orang pribadi dan badan yang belum terdaftar sebagai WP. f. Menghitung PPh untuk WP OP dan WP Badan. g. Menghitung PPN dan PPnBM untuk PKP. h. Membantu mengisi SPT Masa PPh 21, Form 1770, Form 1771, dan Form i. Membantu pengisian e-spt. j. Membantu proses tax review di perusahaan. k. Memberikan pertimbangan dalam proses tax management. 5. Penilaian Di bawah ini merupakan kriteria yang digunakan dalam menentukan nilai akhir dari Magang Kerja: 1. Indikator Penilaian Magang Kerja berdasarkan Karakteristik Perusahaan. Penilaian yang dilakukan berdasarkan karakteristik perusahaan menjadi komponen tetap dalam penentuan nilai akhir Magang Kerja. Berikut adalah indikator karakteristik perusahaan yang dimaksud: 5

6 Indikator Penilaian Karakteristik Nilai Karakteristik Nilai Terbuka atau Tertutup Tertutup 0 Terbuka 60 Jumlah Aset PT Tertutup sama dengan atau lebih kurang dari 15 dari Rp ,00 Rp ,00 20 Jumlah Karyawan PT Tertutup Jumlah Omset PT Tertutup kurang dari 500 orang 10 kurang dari Rp ,00 10 sama dengan atau lebih dari 500 orang sama dengan atau lebih dari Rp , Kantor Akuntan Publik (KAP)/Kantor Konsultan Pajak (KKP)/Kantor Pelayanan Pajak (KPP) KKP Non-Big Four (Kerjasama) KPP atau KAP/KKP Non- Big Four KAP/KKP The Big Four Indikator Penilaian Magang Kerja oleh Perusahaan (Lembar Penilaian Kinerja Magang). Penilaian yang dilakukan oleh perusahaan menjadi salah satu komponen variabel dalam penentuan nilai akhir Magang Kerja. Program Studi akan memberikan Lembar Penilaian Kinerja Magang (LPKM) yang bersifat rahasia berserta indikator penilaian atas kinerja mahasiswa selama melakukan Magang. Berikut adalah indikator penilaian perusahaan yang dimaksud: No. Kriteria Penilaian Nilai Keterangan 1. Disiplin 2. Sikap 3. Kerjasama dengan Orang Lain 4. Kemampuan Aplikasi Ilmu 5. Prakarsa 3. Penilaian Akhir Magang Kerja. Proses penilaian dalam Magang Kerja akan dilaksanakan baik pada saat magang berlangsung maupun saat selesainya seluruh proses Magang Kerja. Karena Magang Kerja merupakan mata kuliah, maka diperlukan suatu kebijakan penilaian tertentu. Penilaian yang bersifat variabel dilakukan dengan mekanisme dan persentase sebagai berikut: Bobot 30% diperoleh dari rata-rata nilai yang diperoleh dari tempat Magang Kerja dilakukan. Bobot 40% diperoleh dari penilaian atas Laporan Magang Kerja yang dibuat oleh mahasiswa. Bobot 30% diperoleh dari penilaian atas presentasi hasil Laporan Magang Kerja di depan Dosen Pembimbing dan Penguji Magang Kerja dengan jadwal yang akan diumumkan sebelum presentasi dilakukan. 6

7 Adapun komposisi total dari nilai akhir Magang Kerja terdiri atas: 1. Komponen Tetap, yang pointnya berupa kisaran yang dapat mencapai maksimal Komponen Variabel, yang dihitung dengan bobot 40% dari total nilai penilaian variabel. Hasil penilaian dalam Magang Kerja akan dimasukkan dalam Kartu Hasil Magang Kerja untuk setiap peserta Magang Kerja. Seluruh nilai di atas akan diumumkan kepada mahasiswa Magang Kerja sampai seluruh proses magang kerja (termasuk Ujian Magang Kerja) selesai dilaksanakan. 6. Dokumen Berikut adalah dokumen-dokumen yang harus dilengkapi oleh mahasiswa yang mengikuti Program Magang Kerja: a. Formulir dan Proposal Magang Kerja atas permintaan sendiri. b. Lembar Penilaian Kinerja Mahasiswa yang diberikan kepada perusahaan. c. Surat Penerimaan Magang Kerja yang ditandatangani oleh PIC perusahaan tempat magang kerja. d. Lembar Kontrol Mahasiswa Magang Kerja. 7. Kewajiban Program Studi Di bawah ini merupakan kewajiban dari terkait pelaksanaan Program Magang Kerja: a. Menunjuk beberapa orang dosen menjadi Dosen Pembimbing Magang Kerja, dan diberikan beban satu SKS per mahasiswa. b. Menjalin kerjasama dengan perusahaan untuk penempatan mahasiswa Magang Kerja, khususnya dengan membuka kesempatan magang kerja di setiap Kantor Akuntan Publik (KAP) atau Kantor Konsultan Pajak (KKP). c. Menentukan kelayakan Proposal Magang Kerja berdasarkan permintaan sendiri. d. Membuat surat konfirmasi pada saat selesai melakukan kunjungan atau monitoring di awal atau pertengahan magang kerja, mengenai ruang lingkup pekerjaan, hak dan kewajiban, data mahasiswa, dan sebagainya. 6. Tugas Dosen Pembimbing Magang Kerja Adapun tugas dari Dosen Pembimbing Magang Kerja yang ditunjuk oleh Program Studi Akuntansi adalah sebagai berikut: a. Melakukan monitor pada awal dan akhir proses Magang Kerja di tempat mahasiswa melakukan Magang Kerja. 7

8 b. Pada awal monitoring, Dosen Pembimbing melakukan wawancara dengan PIC, dan mengklarifikasi ruang lingkup pekerjaan mahasiswa. c. Pada kunjungan akhir, melakukan wawancara dengan PIC untuk mengetahui kinerja mahasiswa. Program Studi wajib memberikan Lembar Penilaian Kinerja Mahasiswa (LPKM) Magang Kerja kepada PIC perusahaan tempat magang kerja. Apabila telah selesai diisi, LPKM wajib dikembalikan ke Tata Usaha (TU) Program Studi. d. Melakukan penilaian terhadap hasil Laporan Magang Kerja mahasiswa dan mengumpulkan pada TU Program Studi. e. Melakukan penilaian atas presentasi mahasiswa peserta magang kerja sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Program Studi. 7. Laporan Magang Kerja Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait penulisan Laporan Magang Kerja oleh mahasiswa: a. Laporan Magang Kerja diketik dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 12. b. Laporan Magang Kerja diketik dengan jarak 1,5 spasi. c. Jumlah halaman Laporan Magang Kerja berkisar antara halaman (meliputi Bab I - IV). d. Secara umum, tata tulis Laporan Magang Kerja mengikuti tata tulis Tugas Akhir yang telah diterbitkan oleh Perpustakaan Universitas Kristen Petra. e. Format terlampir berisi hal-hal khusus serta panduan dari isi Laporan Magang Kerja. 8. Isi Lembar Monitoring Informasi yang terdapat dalam Lembar Monitoring adalah: 1. Untuk kunjungan di awal atau pertengahan Magang Kerja: a. Klarifikasi ruang lingkup pekerjaan. b. Hak dan kewajiban sebagai karyawan Magang Kerja. 2. Untuk kunjungan di akhir Magang Kerja: a. Klarifikasi kinerja mahasiswa Magang Kerja. b. Kesempatan kerja sama di masa yang akan datang. 9. Persyaratan Ujian Magang Kerja Mahasiswa dapat mengikuti Ujian Magang Kerja apabila telah memenuhi persyaratan di bawah ini: a. LPKM Magang Kerja harus telah diterima oleh TU Program Studi. b. Kartu Kontrol Magang Kerja yang telah ditanda tangani oleh Dosen Pembimbing Magang Kerja dan Kepala Program Studi dan Kepala Program atau Bidang Studi. 8

9 c. Laporan Magang Kerja yang telah disetujui oleh Dosen Pembimbing Magang Kerja untuk diuji. 10. Kondisi yang Mempengaruhi Kelulusan Di bawah ini merupakan kondisi yang harus diperhatikan terkait kelulusan mahasiswa yang melaksanakan Magang Kerja: a. Mahasiswa Magang Kerja dinyatakan lulus Magang Kerja apabila hasil penilaian atas seluruh proses Magang Kerja pada point (3) melewati batas minimal kelulusan menurut standar nilai Universitas (nilai akhir melebihi 55). b. Apabila mahasiswa Magang Kerja tidak berhasil memperoleh nilai akhir di atas 55 tetapi penilaian dari PIC menunjukkan rata-rata (sebelum dikalikan dengan bobot persentase) yang melebihi 55, maka mahasiswa Magang Kerja harus mengulang Ujian Magang Kerja tanpa harus melakukan kegiatan Magang Kerja di perusahaan baru. c. Apabila mahasiswa Magang Kerja tidak berhasil memperoleh nilai akhir di atas 55, dan penilaian dari PIC menunjukkan rata-rata (sebelum dikalikan dengan bobot persentase) yang tidak melebihi 55, maka mahasiswa Magang Kerja harus melakukan kegiatan Magang Kerja di perusahaan baru. Kegiatan Magang Kerja di perusahaan baru tersebut akan diuji kembali apabila sudah memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan sebelumnya. d. Apabila Laporan Magang Kerja tidak berhasil diselesaikan sampai dengan akhir semester saat mahasiswa terdaftar sebagai peserta Magang Kerja tetapi penilaian dari PIC menunjukkan rata-rata (sebelum dikalikan dengan bobot persentase) yang melebihi 55, mahasiswa Magang Kerja diberi kesempatan untuk menyelesaikan Laporan Magang Kerja hingga akhir semester berikutnya tanpa harus melakukan kegiatan Magang Kerja di perusahaan baru. Dengan kata lain, setiap mahasiswa Magang Kerja secara tidak langsung diberikan kesempatan untuk menyelesaikan Laporan Magang Kerjanya paling lama dua semester. Akan tetapi, Dosen Pembimbing Magang Kerja berkewajiban untuk tetap mendorong mahasiswa yang bersangkutan menyelesaikan Laporan Magang Kerja dalam satu semester. e. Apabila Laporan Magang Kerja tidak berhasil diselesaikan sampai dengan akhir semester saat mahasiswa terdaftar sebagai peserta magang kerja, dan penilaian dari PIC menunjukkan rata-rata (sebelum dikalikan dengan bobot persentase) yang tidak melebihi 55, mahasiswa Magang Kerja harus melakukan kegiatan Magang Kerja di perusahaan baru. Kegiatan Magang Kerja di perusahaan baru tersebut akan diuji kembali apabila sudah memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan sebelumnya. Mengingat nilai PIC belum bisa diketahui oleh mahasiswa Magang Kerja selama yang bersangkutan belum diuji, maka Dosen Pembimbing Magang Kerja yang membimbing 9

10 mahasiswa dengan kondisi di atas diminta untuk mendorong mahasiswa yang bersangkutan menyelesaikan Laporan Magang Kerja dalam satu semester. f. Apabila mahasiswa Magang Kerja tidak melingkari Magang Kerja dalam satu semester tertentu maka nilai yang diberikan oleh PIC akan disimpan oleh Program Studi untuk dipakai sebagai acuan penilaian saat mahasiswa melingkari Magang Kerja. Mahasiswa belum diharuskan mengulang proses Magang Kerja di perusahaan saat ia belum melingkari Magang Kerja dalam satu semester. Keputusan tersebut baru diambil setelah melihat perkembangan proses penulisan Laporan Magang Kerjanya di semester saat mahasiswa memilih Magang Kerja. g. Apabila dalam satu semester yang sama, mahasiswa ingin memperbaiki nilai yang telah diperoleh sampai dengan proses Ujian Magang Kerja selesai, maka mahasiswa tersebut diperbolehkan memperbaiki Laporan Magang Kerja yang telah ia buat untuk diuji kembali oleh Tim Penguji atau diperiksa kembali oleh Koordinator Magang kerja. Nilai Laporan Magang Kerja yang dipakai adalah nilai terbaru, sedangkan penilaian PIC dan penilaian presentasi tidak berubah. Dalam semester yang sama, hanya diberikan kesempatan untuk memperbaiki nilai sebanyak satu kali. h. Apabila mahasiswa ingin memperbaiki nilai akhir Magang Kerja yang telah diperoleh di semester sebelumnya, mahasiswa tersebut diperbolehkan untuk mengulang proses Magang Kerja di perusahaan baru (perlakukannya sama dengan pengambilan mata kuliah selain Magang Kerja). Mahasiswa harus menyusun Laporan Magang Kerja yang baru, dan harus mengikuti Ujian Magang Kerja atas Laporan Magang Kerja yang baru disusun tersebut. Atau mengikuti aturan yang ditetapkan dalam point (10g). 10