SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BATIK TERANG BULAN YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BATIK TERANG BULAN YOGYAKARTA HALAMAN JUDUL Naskah Publikasi Disusun oleh : Laily Nur Nasyifah JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2 HALAMAN PENGESAHAN ii

3 SALES INFORMATION SYSTEM ON THE BATIK TERANG BULAN SHOP IN YOGYAKARTA SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BATIK TERANG BULAN YOGYAKARTA Laily Nur Nasyifah Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Sales Information System on the Toko Batik Terang Bulan is part of the system is useful information to solve problems in data processing. Toko Batik Terang Bulan is a place of selling goods in the form of batik which is located Jalan Ahmad Yani 52A Malioboro Yogyakarta. This place has a kind of batik, which is quite a lot but still use manual systems in data processing. Therefore, by building a system of computer-based information goods sales are expected to solve problems in data processing in Toko Batik Terang Bulan Yogyakarta. This thesis discusses how to build an information system of selling goods as a way to improve effectiveness, and efficiency of the workforce. He further about the process of information systems analysis and the manufacturing process. So in the end produced a sales information system that will be expected to be able to improve services to customers getting better and better. Keywords : information systems, sales of goods. iii

4 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... ii ABSTRACT... iii DAFTAR ISI... iv 1. PENDAHULUAN LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Pengertian Informasi Kualitas Informasi Konsep Sistem Basis Data Sistem Perangkat Lunak yang digunakan Visual Basic Microsoft SQL Server ANALISIS Analisis Sistem Mengidentifikasi Masalah Analisis Kelemahan Sistem Analisis Biaya Dan Manfaat HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Komponen Manfaat KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA iv

5 1 1. PENDAHULUAN Penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer, merupakan salah satu alternative jawaban yang tepat jika manager menginginkan suatu sumber informasi yang dapat menghasilkan masukan sesuai yang diinginkannya. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajer untuk melakukan pengambilan keputusan, sedangkan sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi yang membutuhkannya. Akuntansi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau perusahaan karena akuntansi merupakan proses pencatatan dalam transaksi bisnis yang ada dalam perusahaan itu sendiri yang kemudian akan mengintisarikan datadata tersebut dalam bentuk laporan keuangan yang berguna baik bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan. Toko Batik Terang Bulan Yogyakarta saat ini dalam mengolah data masih dilakukan secara manual. Data-data yang disimpan dalam bentuk buku. Cara ini kurang begitu efektif dan efisien karena mempunyai keterbatasan yaitu lambat dalam pelaporan keuangan serta laporan yang dihasilkan tidak akurat sehingga pimpinan sulit mengambil keputusan. Melihat kondisi ini, maka perlu sekiranya dibuat sebuah sistem dalam pengolahan data transaksi dan pengolahan laporan keuangan sehingga diperoleh data yang akurat guna mendukung kemajuan perusahaan. Penulis bermaksud membuat sistem informasi penjualan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server Permasalahan dalam sistem ini menjadi objek pemilihan bagi penulis dengan judul Sistem Informasi Penjualan pada Toko Batik Terang Bulan Yogyakarta dengan sistem informasi yang sudah berkembang dengan tetap memperhatikan aspek fasilitas yang berasis komputerisasi diharapkan dapat tepat waktu serta bermanfaat pada perusahaan sehingga memberi kemudahan dan kecepatan dalam pembuatan laporan keuangan sehingga mempermudah pengambilan keputusan bagi pimpinan. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto H.M (2003 : 34), menyatakan bahwa sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut. Sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen mendefinisikan sistem sebagai berikut.

6 2 Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan komponen adalah sistem komputer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak. 2.2 Pengertian Informasi Informasi terdiri dari data-data, meskipun demikian definisi informasi berbeda dengan data, data adalah fakta dan angka yang sedang tidak digunakan pada proses pengambilan keputusan dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Pengertian Informasi pada umumnya adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberi bentuk lebih berarti dari suatu kejadian. Menurut Gordon B. Davis (2002 : 27) mengungkapkan : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. 2.3 Kualitas Informasi Kualitas informasi tergantung dari tiga hal yaitu seperti yang dijelaskan berikut ini, informasi yang dihasilkan harus : 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima kemungkinan banyak gangguan yang dapat berubah informasinya. 2. Tepat Waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh datang terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan Informasi mempunyai untuk pemakainya. Relevansi informasi oleh setiap orang berbeda-beda. 2.4 Konsep Sistem Basis Data Basis Data adalah suatu susunan atau kumpulan data yang disatukan didalam suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

7 3 Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. 2.5 Sistem Perangkat Lunak yang digunakan Visual Basic 6.0 Visual menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat graphical user interface (GUI), sedangkan Basic merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dalam hal ini Visual Basic berorientasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programming/OOP), Visual Basic juga bersifat modular karena kode-kode program letaknya tersebar di dalam modul-modul Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. SQL Server 2000 menawarkan beberapa fitur didalam mengelola database yang terdapat dalam SQL Server Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database didalam SQL Server 2000, yaitu: 1. Menggunakan Enterprise Manager Fitur ini relatif mudah digunakan karena mode pengolahan database yang terdapat dalam fitur berbasis GUI (Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode click dan drag, sehingga dapat membuat database dan table serta manajemen database yang lain dengan mudah. 2. Menggunakan SQL Query Analyzer Fitur ini menggunakan Transact SQL untuk mengelola database didalam SQL Server Perintah-perintah Transact SQL merupakan pengembangan dari perintah-perintah SQL standar yang disesuaikan dengan manajemen database di SQL Server. Transact SQL dapat membuat database, membuat table, mengubah struktur table, menghapus database, menyisipkan data, mengubah data, dan lain-lain. 3 ANALISIS 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut : Penguraian dari suatu sistem informasi utuh kedalam bagian-bagiannya kedalam komponen-komponenya dengan

8 4 maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikanya. Menurut Hanif Al Fatta dalam bukunya Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Dalam anlisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus di lakukan antara lain : 1. Identify, yaitu megidentifikasi masalah 2. Understanding, yaitu memahami cara kerja sistem yang ada 3. Analize, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis 3.2 Mengidentifikasi Masalah Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi suatu organisasi, dalam hal ini Toko Batik Terang Bulan bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengetahui kelemahan pada sistem lama atau pada sistem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem layak atau tidak maka diperlukan analisis PIECES: 1. Analisis Kerja Sistem (Performance) Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif, kinerja dapat diukur dari Troughput dan Respons time. Hasil analisis : Troughput : untuk mengetahui kode barang yang diinginkan, bagian administrasi harus membuka kartu stok barang yang dilakukan secara manual. Response time : dalam melakukan pencarian membutuhkan waktu cukup lama kurang lebih 10 menit. 2. Analisis Informasi (Information) Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.

9 5 Hasil analisis : Akurat : Informasi yang disampaikan tingkat kesalahannya cukup besar. Relevan : Informasi yang diinginkan berupa laporan penjualan, maka harus menyalin arsip-arsip yang ada. Tepat waktu : Waktu yang dibutuhkan untuk menyampaikan informasi laporan memerlukan waktu yang lama kurang lebih 15 menit. 3. Analisis Ekonomi (Economic) Pengembangan informasi merupakan suatu investasi proyek sistem investasi berarti dikeluarkanya sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa yang akan datang. oleh karena itu sebelum dikembangkan suatu bentuk sistem informasi maka perlu diperhitungkan bagi kelayakan ekonominya. Pada sistem lama, proses penjualan barang yang masih dilakukan secara manual tidak menutup kemungkinan sering terjadi kesalahan dalam proses pengolahan data dan pelaporan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama dalam menyelesaikannya sehingga mengakibatkan pemborosan dalam segi waktu dan memungkinkan timbulnya biaya operasi dan biaya lembur. Pada sistem baru dengan sistem informasi diharapkan dalam menyelesaikan pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, rapi, dan terformat sehingga meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data dan laporan serta dapat menghemat waktu dan mengurangi biaya operasi dan lembur. Hasil analisis : Perhitungan laporan pendapatan yang tidak teliti mengakibatkan kesalahan yang berakibatkan pemborosan kertas dan terbuangnya waktu untuk mengulang bagi proses perhitugan pendapatan. 4. Analisis Pengendalian (Control) Analisis pengendalian merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadaannya untuk menjamin keamanan data dan informasi. Hasil analisis : Sistem informasi yang masih manual dengan pencatatan masih menggunakan buku dan penyimpanan berkas-berkas seperti kwintasi dan nota yang tidak berurutan akan mempersulit dalam mengontrol arsip-arsip dan data-data yang terkait dalam proses penjualan barang. Kesalahan pencatatan data dapat terjadi, disebabkan kesalahan personil.

10 6 5. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal. Jadi, efisien dapat diukur dari ouput di bagi inputnya pada sistem lama sistem masih menggunanakan manual, pendayagunaan waktu dan sumber daya masih kurang efisien proses pembuatan dokumen ataupuan laporan yang sangat manual. Pada sistem yang baru diharapkan beban pekerjaan lebih ringan dan dapat meminimalkan tenaga dan serta waktu yang dibutuhkan dalam menyelsaikan pekerjaan. Hasil analisis : Sistem lama pendayagunaan waktu dan sumber daya manusia kurang efisien karena semua pekerjaan dilakukan secara manual. Contoh: proses pencatatan barang masuk, barang keluar dan proses pembuatan laporan sehingga terjadi pemborosan waktu atau proses personil, peralatan kertas dan biaya. 6. Analisis Pelayanan (Services) Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dengan peningkatan pelayanan yang lebih baik dimaksudkan untuk meningkatan kepuasan terhadap bisnis yang berjalan. Hasil analisis : Pelayanan dalam data barang, pencatatan data barang, pencatatan barang masuk dan barang keluar membutuhkan waktu 30 menit dengan data yang bertumpuk. Pelayanan pencarian informasi laporan dibutuhkan lebih dari 15 menit. 3.3 Analisis Biaya Dan Manfaat 1) Komponen Biaya (cost) Komponen biaya akan hal ini adalah biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi, komputer yang dapat di klasifiksikan kedalam empat kategori sebagai berikut: a) Biaya Pengadaan Yaitu semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras dan yang termasuk biaya pengadaan adalah biaya pembelian perangkat keras dan instalasi perangkat keras. 1. Perangkat keras (Hardware)

11 7 Dalam pengembangan sistem pengolahan data dan penjualan dibutuhkan pengadaan perangkat keras dengan komponen sebagai berikut : Spesifikasi Jumlah Harga Total Motherboard Gigabyte GA-945 GCM-S2L,VGA,C2D. 1 Rp Processor Intel Pentium E Rp Dual Core 2.7 Ghz, FSB 800MHz, 2MB Cache, LGA775. RAM Visipro 1GB PC Rp Harddisk Seagate 320 GB Sata 2. 1 Rp DVD-RW LG 24X Sata 1 Rp Keyboard PS2 + Mouse Optic USB Logitech Multimedia 1 Rp LCD Monitor Acer 1 Rp ,6 x163lb Wide 8ms :1 (LED). Jumlah Total Rp Perangkat lunak komputer yang diusulkan: No Jenis perangkat lunak Harga 1. Windows XP Professional Rp Microsoft SQL Server 2000 Rp Jumlah Rp HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Komponen Manfaat Komponen dapat diklasifikasikan ke dalam bentuk dua keuntungan antara lain: a. Keuntungan Berwujud (Tangible Benefits) b. Keuntungan yang berupa penghematan, peningkatan di dalam Toko Batik Terang Bulan yang diukur dalam satuan nilai uang. c. Keuntungan Tak Berwujud (Intangible Benefits)

12 8 Keuntungan yang tidak dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang oleh karena itu pengukuranya di lakukan dengan taksiran. Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 I. Biaya-biaya 1. Biaya Pengadaan Hardware Software Total Biaya Pengadaan Biaya Persiapan Operasi Biaya Penerapan System Biaya Pelatihan Personil Total Biaya Persiapan Operasi Biaya Operasi dan Perawatan Sistem Biaya Overhead (listrik) Biaya Perawatan Total Biaya Operasi dan Perawatan Sistem Total Biaya-biaya (TB) II. Manfaat-manfaat 1. Keuntungan Berwujud Pengurangan Biaya Operasi Total Keuntungan Berwujud Keuntungan Tak Berwujud Peningkatan Pelayanan Total Keuntungan Tak Berwujud Total Manfaat (TM) PROCEED (TM TB)

13 9 Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah sebagai berikut: a. Metode periode pengembalian (Pay Back Period) b. Metode pengembalian investasi (Return Of Investment) c. Metode nilai sekarang (Net Present Value) Berdasarkan pada rincian biaya dan manfaat dari tabel tersebut, maka dapat dianalisis biaya manfaat sebagai berikut : 1. Metode Periode Pengembalian (Pay Back Period) Metode periode pengembalian (MMP) merupakan metode yang menilai proyek investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Di samping itu metode ini juga berfungsi untuk mengukur seberapa cepat investasi akan kembali karena satuan yang dihasilkan bukan merupakan presentasi tetapi berupa satuan waktu (bulan, tahun, hari dan sebagainya). Nilai investasi Rp Periode tahun I Rp (+) Sisa investasi tahun I Rp PP = Rp Rp x 12 bln = 1,19 tahun Jadi Payback Periode investasi sudah dapat dicapai pada tahun ke-1, secara detailnya adalah 1,19 tahun. Dari fakta tersebut, dapat disimpulkan bahwa yang ditanamkan pada rancangan sistem ini akan mencapai titik impas (Break Event Point) pada waktu 1 tahun 19 bulan yang berarti bahwa pada tahun ke-2 Toko Batik Terang Bulan mulai dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut. 2. Metode Pengembalian Investasi (Return Of Investment) Metode ini mengukur presentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan biaya penulisan rumus dari perhitungan ROI ini adalah: rumus dari perhitungan ROI ini adalah: ROI = totalmanfaat totalbiaya x 100% totalbiaya Jika ROI > maka proyek dapat diterima. yang dikeluarkannya. Adapun Berdasarkan tabel di atas didapat nilai total manfaat sebagai

14 10 berikut: Manfaat tahun I Rp Manfaat tahun II Rp Total Manfaat Rp Sedangkan total biaya yang dikeluarkan adalah : Biaya tahun 0 Rp Biaya tahun I Rp Biaya tahun II Rp Total Biaya Rp ROI = x 100% = 23,68 % 2. Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value) Metode nilai sekarang bersih atau Net Present Value (NPV) ini merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Adapun rumus dari metode ini adalah: NPV = Nilai proyek + Procced 1 Procced 2 + (1 i) (1 i) + Proccedn (1 i) Keterangan: NPV = Net Present Value; i = tingkat suku bunga diskonto. n = umur proyek. Perhitungan NPV dengan tingkat suku bunga diskonto yang diperhitungkan sebesar 10% per tahun dengan dasar suku bunga Bank Indonesia adalah sebagai berikut: NPV = (1+0,1) (1+0,1) = (1+10%) (1+10%) = , ,21 = = Rp

15 11 Kesimpulan : Berdasarkan perhitungan NPV, proyek dinyatakan layak karena nilai NPV lebih besar dari 0 (NPV>0) Berdasarkan perhitungan ketiga metode diatas, maka proyek dinyatakan layak. Berikut tabel analisis biaya dan manfaat : No Metode Nilai Syarat Kesimpulan 1 Payback period (PP) 1 th, 2, bln 2 thn layak 2 Return of Investmen (ROI) 3 Net present value (NPV) 23,68 % > 0 layak Rp > 0 Layak 5. KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya penelitian pada Terang Bulan Batik, dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Batik Terang Bulan Yogyakarta ini, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : Pada sistem lama: 1. Proses dikerjakan dalam waktu yang cukup lama karena banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan secara manual seperti pencatatan data barang, data pengguna, transaksi, serta pembuatan laporan-laporan. 2. Banyaknya arsip-arsip yang membutuhkan tempat banyak dan luas untuk penyimpanan. 3. Lambatnya informasi yang diterima oleh pihak manajemen untuk membuat laporan kepada pimpinan, karena pembuatan laporan tersebut tidak otomatis terjadi pada saat transaksi. Dengan adanya sistem komputerisasi ini, diharapkan dapat membantu pihak Toko Batik Terang Bulan dalam mengatasi permasalahan di atas. Dimana, sistem ini mencoba menawarkan sebuah sistem informasi berbasis komputer, yang dapat membantu perusahaan, khususnya pada bagian administrasi seperti pendataan barang, transaksi, dan pembuatan laporan, untuk menghasilkan suatu informasi yang cepat dan akurat.

16 12 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. (2007), Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset Arief, M Rudyanto. (2006), Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta : Andi Offset. Marlinda, Linda. (2004), Sistem Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset Sunyoto, Andi. (2007), Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Yogyakarta : Andi Offset.