RELASI ANTAR TABEL & MEMBUAT QUERY

Transkripsi

1 Modul Materi RELASI ANTAR TABEL & MEMBUAT QUERY 3.2. Tujuan Praktikum Relasi Mengatur Relasi Antar Tabel Menjalankan Query Dengan mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat memahami fungsi dan kegunaan serta menjalankan Relasi antar tabel dalam database. Serta membuat Query dalam access. Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan dapat : 1). Menjalankan dan Merancang relasi dalam database yang menggunakan objek tabel dalam beberapa buah tabel field untuk record data, serta mengatur relasi sesuai field tabel dan primary keynya. 2). Menjalankan dan menampilkan queries antar tabel data dalam database sesuai dengan permintaan dan keinginan kita untuk ditampilkan dari fieldfield tabel 2). Menjalankan queries untuk spesifikasi field tertentu dan terutama membuat dan merancang Calculated Field, secara matematis Uraian Materi Praktek Jenis-Jenis Relasi Antar Tabel Tabel-tabel yang pernah dibuat dalam suatu Database, dapat dijadikan satu kesatuan pada program Access, dengan langkah berikut : (1). Mendefinisikan Relasi antar Tabel Relasi antar tabel bekerja dengan mencocokkan data dalam field kunci yaitu field yang sama, misalnya untuk database yang dibuat pada Latihan di Praktikum-1 LAB Hal - 22

2 (Database Transaksi koperasi), antara tabel Karyawan dengan tabel Header Penjualan, maka field kuncinya adalah : NIK. Field-field yang sama (field kunci) ini diistilahkan primary key pada tabel yang satu, dan foreign key pada tabel yang lain. (2). Jenis Relasi Sebelum kita mulai membuat relasi antar tabel, perlu diketahui beberapa jenis relasi, yaitu : One-to-one relationship (relasi satu ke satu), One-to-many relationship (relasi satu ke banyak), Many-to-many relationship (relasi banyak ke banyak), Relasi Antar Tabel Untuk lebih efisiennya praktikum ini, mari kita bekerja bersama-sama untuk membuat relasi antar tabel, dengan pertama-tama kita buat terlebih dahulu sebuah Database LATIH-3, yang terdiri atas 3 buah table, yaitu Tabel Mobil, Tabel Pelanggan, dan Tabel faktur berikut ini, a. Aktifkan Program Aplikasi Access b. Pilih Blank Access Database, dan beri nama file Latih_3, di Folder anda. c. Pekerjaan pertama, kita buat tabel pertama, yaitu Tabel Mobil dengan struktur database seperti berikut : Isikan data berikut : Struktur data (field) table Mobil Kode Jenis Merk Tarif Sewa Catatan A-11 Sedan BMW D 461 NG A-12 Minibus Suzuki D 14 NA A-13 Pickup Toyota L 1 AT A-14 Truck Hino D 154 TE A-15 Ambulan L D 151 NI LAB Hal - 23

3 d. Buat struktur database untuk Tabel Pelanggan seperti berikut : Struktur data (field) table Pelanggan Ketikkan data-data berikut, pada tabel Pelanggan. Anggota Penyewa Nama Alamat Kota Kode Pos Telepon N-11 CV. PAMENG TITO Sari Tito Jl. Negla 4 Garut N-12 PT. JAYA AKBAR Aji Panutan Jl. Pajajaran 66 Bandung N-13 YOGA ADI NH Yoga Adi NH Jl. Hilir 7/4 Bandung N-14 NINDYA RAINAN Nindya Rainan Jl. Sompet 39 Garut N-15 FRIAN BONTOT Frian Bontot Jl. Biru Hilir 316 Bandung N-16 YOGI RAKADYA Yogi Rakadya Jl. TujuhGunung 7 Bandung N-17 CV.CILAUT EUREUN Hatito Sulung Jl. Harapan 1 Bandung N-18 PT. TEH HIJAU Yamin Ade Jl. Karawang 9 Bekasi e. Lalu buat struktur database untuk Tabel Faktur, dengan ketentuan seperti berikut : Struktur data (field) table Faktur LAB Hal - 24

4 Ketikkan data-data berikut, pada tabel Faktur. Faktur Anggota Tg Pinjam Kode Lama Uang Muka H-2001 N-12 03/09/00 A H-2002 N-15 05/09/00 A H-2003 N-16 20/09/00 A H-2004 N-11 14/09/00 A Berikut ini adalah untuk membuat hubungan antar Tabel 1. Buka file database yang diharap, dalam hal ini buka file database Latih_3 2. Pilih dan klik menu Tools, Relationships akan menampilkan kotak dialog berikut : 3. Pilih dan klik nama tabel yang akan dihubungkan, kemudian klik tombol Add. 4. Untuk menutup kotak dialog Show Table, klik tombol Close. Selanjutnya jendela kerja Relationships yang berisi tabel/queries yang dipilih akan tampil berikut ini : LAB Hal - 25

5 Jika ingin menampilkan kembali kotak dialog Show Table, pilih dan klik menu View, Show Table. 5. Lakukan hubungan antar tabel untuk field Kode dari tabel Mobil ke posisi nama field Kode yang berada pada tabel Faktur, dengan cara : Geser (Drag) field Kode dari tabel Mobil menuju field Kode pada tabel Faktur, selanjutnya akan menampilkan kotak dialog Edit Relationships berikut : Kotak Dialog Relasi tabel Klik tombol Create. Langkah yang sama untuk field Anggota dari tabel Pelanggan ke posisi field Anggota pada tabel Faktur, selanjutnya klik Create. Hasil akhir hubungan antar tabel ditampilkan seperti berikut : 6. Rekam hasil rancangan hubungan antar tabel, pilih dan klik menu File, Save, selanjutnya klik tombol Close (X). 7. Untuk mengubah field penghubung yang sedang digunakan dengan field penghubung yang lain, lakukan double click pada garis penghubung, akan tampil seperti berikut : LAB Hal - 26

6 Edit Relasi antar-tabel Praktek Berikutnya, Asisten akan menjelaskan dan praktikan mempraktekkan hal-hal berikut ini : Menambah Tabel Baru Pada Jendela Kerja Relationship Mengatur Relasi antar Tabel Menghapus Relasi antar Tabel Mencetak Tampilan Relasi antar Tabel LAB Hal - 27

7 3.3.3 Bekerja dengan QUERY Query digunakan untuk melihat, mengubah, dan menganalisa data dalam berbagai cara. Dapat pula menggunakan query sebagai sumber untuk record-record yang digunakan pada form dan report. Untuk membuat query baru, dapat menggunakan fasilitas : Create query in Design view atau Create query by using wizard. Langkah membuat Query. A. Dengan fasilitas Create Query by Using Wizard. a.1. Buka file database yang kita harapkan, kemudian klik Queries yang ada di bawah Objects, selanjutkan akan menampilkan seperti berikut : Pilihan Query a.2. Pada pilihan object queries tersebut, double click Create query by using wizard, akan tampil seperti berikut : Pilihan Query by using wizard LAB Hal - 28

8 a.3. Pada tombol daftar pilihan Table/Queries, pilih tabel yang diharap. Pada kotak daftar pilihan Available Fields, pilih nama field Klik tombol > untuk memindahkan pada kotak Selected Fields. (Untuk memilih lebih dari satu tabel, tabel-tabel tersebut harus mempunyai hubungan satu sama lain / Relationships ). Seperti Database LATIH-3 yang dibuat dalam bahasan sebelumnya, yang terdiri atas 3 buah table, yaitu Tabel Mobil, Tabel Pelanggan, dan Tabel faktur Kita buka Querynya : Pilihan Tabel dari Query Yang Diharapkan a.4. Klik tombol Next, untuk melanjutkan ke kotak dialog kedua seperti berikut : Kotak dialog Berikutnya a.5. Pada kotak dialog terakhir, ketikkan nama untuk query tersebut, misalkan Sewa Mobil Query. Selanjutnya beri tanda pada tombol pilihan LAB Hal - 29

9 Open the query to view information. Setelah selesai klik Finish, hasilnya akan tampil seperti berikut : Select Query Tabel Sewa Mobil B. Dengan Fasilitas Create Query in Design View Ikuti langkah berikut ini: b.1. Buka file database yang diharapkan, pada jendela kerja database klik Queries yang ada dibagian bawah Object. b.2. Double klik Create query in Design view, akan ditampilkan seperti berikut Select query in Design view b.3. Pada kotak dialog Show Table, pilih tabel yang akan dilibatkan, dan tekan tombol Add, Seperti ditampilkan berikut ini : LAB Hal - 30

10 b.4. Pada jendela kerja Select Query, tempatkan field-field dari table yang ingin ditampilkan, misal seperti yang ditampilkan berikut ini : Jendela Select Query b.5. Selanjutnya klik menu Query, pilih Run untuk menampilkan hasilnya seperti ditampilkan berikut : LAB Hal - 31

11 Jendela RUN b.6. Untuk mengakhiri dan menyimpan Query, klik tombol Close (X), selanjut-nya akan menampilkan pesan penyimpanan rancangan query, klik tombol Yes, kemudian ketikkan nama Query yang diinginkan. Klik OK. b.7. Urutkan data berdasarkan field tertentu, dapat dilakukan dengan menekan tombol toolbar View (Design View), selanjutnya bagan perancangan query akan ditampilkan, tentukan field apa yang akan diurutkan lalu pilih dan klik baris Short yang ada pada field tersebut apakah akan menaik atau menurun, seperti ditampilkan contoh berikut ini Jendela Design View Setelah memilih field yang akan diurutkan ( misal Field Lama), urutan yang akan ditampilkan (misal Ascending), maka lakukan proses Run, hasilnya seperti berikut ini: Jendela Hasil Mengurutkan LAB Hal - 32

12 3.3.4 Membuat Kolom Field Baru Untuk Calculated Field Langkah-langkah untuk membuat kolom field baru yang fieldnya diperoleh dari hasil perhitungan dari field-field yang ada (calculated field) berikut : a. Buka file database yang diharapkan b. Pilih dan klil query yang diharap, misal Sewa Mobil Query (yang sudah dibuat). c. Misal pada query yang ingin ditampilkan adalah kolom Bayar Sewa yang didapat dari perhitungan Lama dikalikan Tarif Sewa, seperti ditampilkan gambar berikut ini Jendela Select Query d. Untuk melihat hasil dari Calculated Field, Tekan tombol toolbar Run (!), akan menampilkan hasil seperti berikut : Jendela hasil Calculated Field LAB Hal - 33

13 e. Cara Lain! 1. Lakukan langkah 1 dan 2 seperti di atas. 2. Misal ingin ditampilkan kolom Kembali, yang didapat dari TgPinjam dan Lama, posisikan dikolom kosong, selanjutnya klik tombol toolbar Build, akan menampilkan kotak dialog Expression Builder seperti berikut : Kotak dialog Expression Builder 3. Klik dua kali folder Tables, kemudian pilih dan klik dua kali nama field yang diharap dalam hal ini field Tgl Pinjam dari Faktur, klik simbol + kemudian field Lama dari tabel Faktur, setelah selesai klik tombol OK. Sehingga menampilkan seperti berikut : Menjalankan Expression 4. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol toolbar Run (!), hasilnya seperti ditampilkan berikut : LAB Hal - 34

14 Jendela Hasil Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria Data Tertentu a. Buka query yang diinginkan (Misal Sewa Mobil Query), kemudian klik klik tombol toolbar Design. b. Misal ingin menampilkan data Sewa Mobil yang memakai BMW, maka pada baris kriteria dari field Merk, ketikkan BMW, seperti ditampilkan berikut : Query data sewa Mobil b. Untuk melihat hasil dari kriteria tertentu, klik tombol toolbar Run (!), hasilnya seperti berikut : Hasil Query data sewa Mobil LAB Hal - 35

15 Menampilkan Data dengan Menggunakan Kriteria Operator Diantaranya : Operator Keterangan Lebih besar dari Lebih kecil dari Lebih besar dari atau sama dengan Lebih kecil dari atau sama dengan Sama dengan Tidak sama dengan Langkah yang dilakukan: Buka query yang diinginkan (misal Sewa Mobil Query), kemudian klik tombol toolbar Design. Misal kita ingin menampilkan data Sewa Mobil yang lama memakai kurang dari 10, maka pada baris kriteria dari field lama, ketiklah <10, seperti ditampilkan pada gambar di bawah ini: Query Operator kurang dari ( < ) Untuk melihat hasil, klik tombol toolbar Run (!), hasilnya ditampilkan sebagai berikut : Hasil Query data LAB Hal - 36

16 Menampilkan Data dengan Menggunakan Lebih dari Satu Kriteria Tampilkan data Sewa Mobil Query, andaikan ingin menampilkan data yang Merk BMW dan Tarif Sewa , maka langkah yang dilakukan sebagai berikut : a. Pilih Query yang diharap, dalam hal ini Sewa Mobil Query, tekan tombol toolbar Design. b. Pada baris Criteria, dari field Merk ketikan BMW dan pada field Tarif Sewa ketikan < Seperti ditampilkan berikut ini : Menjalankan Query dengan operator Banyak c. Untuk melihat hasil Query dengan kriteria diatas, lakukan Run (!), hasilnya seperti ditampilkan berikut : Hal yang sama jika kita membandingkan dua kriteria yang berbeda (dengan menggunakan OR) 3.4. Tugas Praktek Kita praktekkan merancang Database Akademik; dalam 3 bentuk, yaitu Tabel Mahasiswa, Tabel Mata Kuliah dan Tabel Nilai. - Aktifkan Program access, Buatkan database baru (Pilihan Blank Access Database) dan Klik OK - Ketikkan nama file, misalnya : Coba, Klik tombol perintah Create - Pilih New Design View LAB Hal - 37

17 Buatkan Tabel Mahasiswa : Jendela Design View Field Name-nya : [ NPM, Nama_Mhs, Alamat, Temp_Lhr, Tgl_Lhr ] Selanjutnya : klik tombol File Save As (isi Save table Table1 To : Mahasiswa) dan Klik tombol OK. Pada layar selanjutnya akan muncul pertanyaan ; Maka jawab No jika tidak membuat kata kunci baru jawab Yes jika akan menambah kata kunci Setelah menyimpan struktur data mahasiswa diatas, Klik tombol : View Datasheet View, untuk memasukkan data berikut pada tampilan layar yang tersedia : Datasheet Untuk isi Record Data Mahasiswa LAB Hal - 38

18 Buatkan : Mata Kuliah Field Name-nya : [ Kode_MK, Nama_MK, SKS ] Selanjutnya : klik tombol File Save As (isi Save table Table2 To : Mata Kuliah) dan Klik tombol OK. Isilah Data Mata Kuliah berikut : Membuat : Tabel Data Nilai Datasheet Untuk isi Record Data Mata Kuliah Field Name-nya : [ NPM, Kode_MK, Nilai ] Selanjutnya : klik tombol File Save As (isi Save table Table2 To : Data Nilai) dan Klik tombol OK. Isilah Data Mata Kuliah berikut : Maka kerjakan hal berikut : Datasheet Untuk isi Record Data Nilai a. Lakukan hubungan antar tabel untuk field NPM dari tabel Mahasiswa ke posisi nama field NPM yang berada pada tabel Data Nilai, Klik tombol Create. b. Langkah yang sama untuk field Kode MK dari tabel Data Nilai ke posisi field Kode MK pada tabel Mata Kuliah, selanjutnya klik Create c. Tunjukkan apa hasilnya. d. Kemudian field apa lagi antar table yang dapat direlasikan, jika ada buatkan e. Kemudian tampilkan Query dengan Design View. LAB Hal - 39

19 Untuk Latihan Query Berikutnya ; Coba anda buat kasus database Personalia PT ABC berikut Rancang : (1) Tabel Pegawai, (2) Identitas, dan (3) Detail berikut : DATA PEGAWAI : Tabel Pegawai (simpan dengan nama Tbl_Peg) : Field Type Data Keterangan NIP Text (6) Nomor Induk pegawai Nama Text (15) Nama pegawai Sex Text (1) Jenis kelamin (L/P) Tgl Lahir Date Tanggal Lahir Tabel Identitas (simpan dengan nama Tbl_ID) : Field Type Data Keterangan NIP Text (6) Nomor Induk pegawai Educ Text (5) Pendidikan terakhir Bagian Text(15) Bagian tempat kerja Status Text (15) Status perkawinan Gol Text(2) Golongan Tabel Detail (simpan dengan nama Tbl_Detail) : Field Type Data Keterangan Gol Text (2) Golongan pangkat Gapok Number Gaji Pokok Gatun Number Gaji Tunjangan Gajab Number Gaji Jabatan Isikan data record untuk 10 pegawai berikut : NIP Nama Sex Tgl_Lahir A-1234 Amien Rais L 6 Nov 1956 A-1235 Susilo L 12 Jan 1960 A-1236 Mega Mendung P 03 Maret 1965 A-1237 Wiranto L 24 Juni 1962 A-1238 Tutut Harto P 13 April 1970 A-1239 Abdul Rois L 08 Des 1968 A-1240 Dani Permana L 15 Peb 1971 A-1241 Winny Tea P 23 Juli 1974 A-1242 Dea Sambi P 10 Sept 1972 DATA IDENTITAS : NIP Educ Bagian Status Gol A-1234 S1 Personalia Kawin 3C A-1235 S1 Umum Kawin 3B A-1236 SLTA Keuangan Belum 2C A-1237 S1 Produksi Kawin 3A A-1238 D1 Penjualan Kawin 2B A-1239 S1 Personalia Kawin 3B A-1240 D3 Umum Kawin 2C A-1241 SLTA Humas Belum Kawin 2A A-1242 D3 Humas Belum Kawin 2B LAB Hal - 40

20 DATA DETAIL : Gol Gapok Gatun Gajab 2A B C A B C D BUAT DAN TAMPILKAN DENGAN QUERY : a). Data dengan Field-field : Nama Status Bagian Gol Gaji Bruto Definisi : Gaji Bruto Gapok + Gatun + Gajab b). Data dengan Field-field : Nama Gol Bagian Pajak Gaji Neto Definisi : Pajak 5% dari Gatun Gaji Neto Gaji Bruto - Pajak 3.5. Pustaka - Aitken, Peter G., Panduan Microsoft Office, Elex Media Komp., Jakarta. - Fatansyah, 2001, Basis Data, CV. Informatika, Bandung LAB Hal - 41