BIDANG PERDAGANGAN PEMERINTAH KABUPATEN LUWU TIMUR DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN

Transkripsi

1 LUWU TIMUR PEMERINTAH KABUPATEN LUWU TIMUR DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN BIDANG PERDAGANGAN Nomor SOP 001 Tgl Pembuatan 13 Nopember 014 Tgl Revisi - Tgl Pengesahan 15 Nopember 014 Disahkan oleh KEPALA DINAS KOPERINDAG KAB. LUWU TIMUR NIP : Nama SOP PENERBITAN SURAT REKOMENDASI PEMBELIAN BAHAN BAKAR MINYAK JENIS TERTENTU (PERMOHONAN BARU) Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor Tahun 001 tentang Minyak dan Gas Bumi.. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 004 tentang Kegiatan Usaha Hilir Minyak dan Gas Bumi. 3. Peraturan Presiden Nomor 15 Tahun 01 tentang Harga Jual Eceran dan Konsumen Pengguna Jenis Bahan Bakar Minyak Tertentu. 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 01 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 5. Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 06 Tahun 014 tentang Harga Jual Eceran Jenis Bahan Bakar Minyak Tertentu untuk Konsumen Pengguna Tertentu. 6. Peraturan Badan Pengatur Hilir Minyak dan Gas Bumi Nomor 5 Tahun 01 tentang Pedoman Penerbitan Satuan Kerja Perangkat Daerah Untuk Pembelian Bahan Bakar Minyak Jenis Tertentu. 7. Peraturan Daerah Kabupaten Luwu Timur Nomor 3 tahun 008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-Dinas Daerah Kabupaten Luwu Timur. 8. Peraturan Bupati Luwu Timur Nomor 18 Tahun 005 tentang Pembentukan Tim Pengawasan Distribusi dan Pemasaran Kabupaten Luwu Timur. 9. dari Pertamina SR III Pare-Pare Nomor : 003/F17113/01-S3 Tanggal 6 Januari 01 tentang Penyaluran bersubsidi dengan menggunakan jerigen. Kualifikasi Pelaksana 1. Mampu mengoperasikan komputer dan MS Office.. Mengerti peraturan perundangan-undangan sebagai dasar hukum 3. Mengetahui dan memahami format blanko dan berkas verifikasi 4. Mengetahui cara mengarsipkan

2 Keterkaitan 1. SOP Pengarsipan. Kepala Dinas Koperindag 3. Kepala Bidang Perdagangan 4. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Perdagangan 5. Konsumen Pengguna (Usaha Mikro, Kelompok Tani, Kelompok Nelayan, Transportasi, Pelayanan Umum) 6. Dinas Pertanian, Perkebunan dan Peternakan 7. Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika 8. Dinas Kelautan dan Perikanan 9. Camat Setempat 10. BP3K Setempat 11. Polsek setempat 1. SPBU yang ditunjuk Peringatan 1. Persyaratan penerbitan harus lengkap dan telah diverifikasi.. Penerbitan pembelian bahan bakar minyak jenis tertentu tidak dikenakan biaya (gratis) Peralatan Perlengkapan 1. Komputer/Laptop. Printer 3. Kertas blanko 4. Stempel Dinas 5. Buku register 6. Folder arsip 7. Blanko penerimaan berkas 8. Blanko pemeriksaan kelengkapan berkas 9. Blanko verifikasi berkas Pencatatan dan Pendataan Registrasi yang terbit N I P :

3 Pelaksana Mutu Baku Ket Uraian Prosedur 1. Menerima berkas permohonan dari Konsumen Pengguna. Memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Jika lengkap kembalikan konsumen tidak di ke pengguna untuk dilengkapi. Konsumen Pengguna Staf Bidang Perdagangan N Kasi Pembinaan dan Pengawasan Perdagangan 1 Y Kabid. Perdagangan Sekretaris Dinas Kepala Dinas Kelengkapan Dokumen permohonan, blanko penerimaan berkas permohonan - Pengantar dari Desa - Pengantar dari Kecamatan yang diketahui oleh Polsek setempat - dari Dinas Teknis terkait - Berita Acara Pembentukan Kelompok dan Daftar Hadir - Fotocopy KTP anggota kelompok yang masih berlaku - Aset yang dimiliki kelompok - Rencana penggunaan oleh anggota kelompok - Blanko pemeriksaan Waktu 5 10 Output Dokumen permohonan telah diterima Kelengkapan dokumen permohonan telah diperiksa

4 3. Melakukan verifikasi berkas permohonan 4. Membuat 5. Memaraf 6. Memaraf 7. Memaraf 8. Menandatangani 1 kelengkapan berkas permohonan Dokumen permohonan yang telah diperiksa, blanko verifikasi berkas Blanko, foto pemohon 15 Menit 10 5 Tindak lanjut telah dibuat telah di paraf telah diparaf telah diparaf telah ditandatangani 9. Membubuhi stempel dinas, menggandakan dan mengarsipkan 5 telah distempel, digandakan dan diarsipkan

5 10. Menyerahkan ke yang telah distempel sudah diserahkan Konsumen Pengguna (pemohon) N I P :

6 LUWU TIMUR PEMERINTAH KABUPATEN LUWU TIMUR DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN BIDANG PERDAGANGAN Nomor SOP 00 Tgl Pembuatan 13 Nopember 014 Tgl Revisi - Tgl Pengesahan 15 Nopember 014 Disahkan oleh KEPALA DINAS KOPERINDAG KAB. LUWU TIMUR NIP : Nama SOP PENERBITAN SURAT REKOMENDASI PEMBELIAN BAHAN BAKAR MINYAK JENIS TERTENTU (PERPANJANGAN) Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor Tahun 001 tentang Minyak dan Gas Bumi.. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 004 tentang Kegiatan Usaha Hilir Minyak dan Gas Bumi. 3. Peraturan Presiden Nomor 15 Tahun 01 tentang Harga Jual Eceran dan Konsumen Pengguna Jenis Bahan Bakar Minyak Tertentu. 4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 01 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 5. Peraturan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Nomor 06 Tahun 014 tentang Harga Jual Eceran Jenis Bahan Bakar Minyak Tertentu untuk Konsumen Pengguna Tertentu. 6. Peraturan Badan Pengatur Hilir Minyak dan Gas Bumi Nomor 5 Tahun 01 tentang Pedoman Penerbitan Satuan Kerja Perangkat Daerah Untuk Pembelian Bahan Bakar Minyak Jenis Tertentu. 7. Peraturan Daerah Kabupaten Luwu Timur Nomor 3 tahun 008 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-Dinas Daerah Kabupaten Luwu Timur. 8. Peraturan Bupati Luwu Timur Nomor 18 Tahun 005 tentang Pembentukan Tim Pengawasan Distribusi dan Pemasaran Kabupaten Luwu Timur. 9. dari Pertamina SR III Pare-Pare Nomor : 003/F17113/01-S3 Tanggal 6 Januari 01 tentang Penyaluran bersubsidi dengan menggunakan jerigen. Kualifikasi Pelaksana 1. Mampu mengoperasikan komputer dan MS Office.. Mengerti peraturan perundangan-undangan sebagai dasar hukum 3. Mengetahui dan memahami format blanko dan berkas verifikasi 4. Mengetahui cara mengarsipkan

7 Keterkaitan 1. SOP Pengarsipan. SOP Penerbitan Pembelian Bahan Bakar Minyak Jenis Tertentu (Permohonan Baru) 3. Kepala Dinas Koperindag 4. Kepala Bidang Perdagangan 5. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Perdagangan 6. Konsumen Pengguna (Usaha Mikro, Kelompok Tani, Kelompok Nelayan, Transportasi, Pelayanan Umum) 7. Dinas Pertanian, Perkebunan dan Peternakan 8. Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika 9. Dinas Kelautan dan Perikanan 10. Camat Setempat 11. BP3K Setempat 1. Polsek setempat 13. SPBU yang ditunjuk Peringatan 1. Persyaratan penerbitan harus lengkap dan telah diverifikasi.. Penerbitan pembelian bahan bakar minyak jenis tertentu tidak dikenakan biaya (gratis) Peralatan Perlengkapan 1. Komputer/Laptop. Printer 3. Kertas blanko 4. Stempel Dinas 5. Buku register 6. Folder arsip 7. Blanko penerimaan berkas 8. Blanko pemeriksaan kelengkapan berkas 9. Blanko verifikasi berkas Pencatatan dan Pendataan Registrasi yang terbit N I P :

8 Pelaksana Mutu Baku Ket Uraian Prosedur 1. Menerima ASLI lama yang sudah kadaluarsa. Memeriksa lama. Jika tidak lengkap dikembalikan ke konsumen pengguna. 3. Melakukan verifikasi lama 4. Membuat baru 5. Memaraf baru Konsumen Pengguna Staf Bidang Perdagangan Tidak Kasi Pembinaan dan Pengawasan Perdagangan Ya Kabid. Perdagangan Sekretaris Dinas Kepala Dinas Kelengkapan lama, blanko penerimaan berkas permohonan lama, blanko pemeriksaan kelengkapan berkas permohonan Arsip lama, KTP Pemohon, blanko verifikasi berkas Blanko baru Waktu Menit 10 Output lama telah diterima Kelengkapan dokumen permohonan telah diperiksa Tindak lanjut baru baru telah dibuat baru telah di paraf 1

9 1 6. Memaraf baru baru baru telah diparaf 7. Memaraf baru baru baru telah diparaf 8. Menandatangani baru baru 5 baru telah ditandatangani 9. Membubuhi stempel dinas, menggandakan dan mengarsipkan baru 5 baru telah distempel, digandakan dan diarsipkan baru 10. Menyerahkan baru ke Konsumen Pengguna baru yang telah distempel baru sudah diserahkan NIP :

10 LAMPIRAN III STANDAR PELAYANAN PENERBITAN SURAT REKOMENDASI PEMBELIAN BAHAN BAKAR MINYAK JENIS TERTENTU NO. KOMPONEN URAIAN 1. Dasar Hukum a. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 001 b. Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 004 c. Peraturan Presiden Nomor 15 Tahun 01 d. Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 35 Tahun 01 e. Peraturan Menteri ESDM Nomor 06 Tahun 014 f. Peraturan BPH Migas Nomor 5 tahun 01 g. Peraturan Bupati Luwu Timur Nomor 18 Tahun 005. Persyaratan Permohonan Baru: 3. Sistem, Mekanisme, prosedur dan a. Pengantar dari Desa setempat b. Pengantar dari Kecamatan diketahui Polsek setempat c. dari Dinas teknis terkait d. Fotocopy berita acara dan daftar hadir pembentukan kelompok e. Fotocopy KTP anggota kelompok yang masih berlaku f. Aset yang dimiliki kelompok (alat) g. Rencana penggunaan oleh anggota kelompok h. Foto pemohon ( x 3 cm = 1 lembar) Perpanjangan: a. ASLI lama yang sudah ditandatangani dan diparaf petugas SPBU b. Fotocopy KTP pemohon yang masih berlaku. c. Rencana penggunaan oleh anggota kelompok Permohonan Baru: a. Pemohon menyampaikan berkas kepada Staf Bidang Perdagangan. b. Berkas diperiksa kelengkapan dokumennya (yang lengkap diproses yang tidak lengkap dikembalikan). c. Berkas diverifikasi. d. dicetak. e. diparaf mulai dari Kasi Pembinaan dan Pengawasan Perdagangan, Kabid Perdagangan dan Sekretaris Dinas. f. ditandatangani Kepala Dinas. g. di stempel, digandakan dan diarsipkan fotokopinya.

11 h. Asli diserahkan kepada pemohon. Perpanjangan: a. Pemohon menyampaikan Asli lama ke Staf Bidang Perdagangan. b. Asli lama diperiksa (kalau tidak lengkap dikembalikan). c. Dilakukan verifikasi terhadap permohonan perpanjangan (dicrosscheck dengan arsip dan KTP Pemohon) d. baru dicetak. e. baru diparaf mulai dari Kasi Pembinaan dan Pengawasan Perdagangan, Kabid Perdagangan dan Sekretaris Dinas. f. baru ditandatangani Kepala Dinas. g. baru di stempel, digandakan dan diarsipkan fotokopinya. h. Asli baru diserahkan kepada pemohon. 4. Jangka Waktu Jangka waktu penyelesaian adalah 58 (Jika Penyelesaian Kepala Dinas ada di tempat) 5. Biaya/Tarif Tidak dipungut biaya (gratis) 6. Produk pelayanan Pembelian Bahan Bakar Minyak Jenis Tertentu 7. Penanganan pengaduan, sarana dan masukan 8. Sarana,prasarana, dan/atau fasilitas 9. Kompetensi pelaksana 10. Pengawasan Internal a. Melalui telepon/ fax kantor b. Melalui SMS/telepon HP ASN Bidang Perdagangan c. Melalui website Dinas Koperindag d. Tatap muka langsung di kantor Dinas Koperindag a. Ruang tunggu b. Toilet c. Tempat parkir d. Komputer/Laptop e. Meja f. Kursi g. Blanko dan format verifikasi permohonan a. Mampu mengoperasikan komputer dan MS Office b. Mengerti peraturan perundang-undangan c. Mengetahui dan memahami format blanko d. Mengetahui cara pengarsipan a. Dilakukan oleh atasan langsung b. Dilaksanakan secara kontinyu c. Konsisten dalam memberikan teguran dan sanksi 11. Jumlah Pelaksana Jumlah pelaksana sebanyak 5 orang terdiri dari 1 orang Staf Bidang Perdagangan, 1 orang Kepala Seksi, 1 orang Kepala Bidang, Sekretaris Dinas dan Kepala Dinas.

12 1. Jaminan Pelayanan 13. Jaminan Keamanan Keselamatan Pelayanan dan 14. Evaluasi Kinerja Pelaksana Diwujudkan dengan proses pelayanan didukung oleh petugas kompeten di bidangnya yang terampil, cepat, tepat dan santun. a. pembelian jenis tertentu dibubuhi tanda tangan dan stempel basah, sehingga dijamin keasliannya. b. Kenyamanan dalam pelayanan diutamakan dan bebas dari praktek percaloan dan suap (KKN). Evaluasi dilakukan pada semua komponen dan dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 1 tahun (dalam bentuk laporan berkala dan periodik) N I P :

13 MAKLUMAT PELAYANAN DENGAN INI KAMI MENYATAKAN SANGGUP MENYELENGGARAKAN PELAYANAN SESUAI STANDAR PELAYANAN YANG TELAH DITETAPKAN DAN APABILA TIDAK MENEPATI JANJI INI, KAMI SIAP MENERIMA SANKSI SESUAI PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN N I P :

14 LAMPIRAN IV TINGKAT LAYANAN (SERVICE LEVEL ARRANGEMENT SLA) PELAYANAN PENERBITAN SURAT REKOMENDASI PEMBELIAN BAHAN BAKAR MINYAK JENIS TERTENTU 1. PERSYARATAN 1.1 Permohonan Baru a. Pemohon merupakan kelompok konsumen pengguna sesuai peraturan perundang-undangan b. Pengantar dari Desa setempat c. Pengantar dari Kecamatan yang diketahui Polsek setempat d. dari Dinas Teknis terkait e. Fotocopy berita acara pembentukan kelompok dan daftar hadir kelompok. f. Fotocopy KTP anggota kelompok yang masih berlaku g. Aset yang dimiliki kelompok (misalnya peralatan). h. Rencana penggunaan jenis tertentu oleh kelompok. i. Foto x 3 cm = 1 lembar 1. Perpanjangan a. Asli lama yang sudah ditandatangani dan distempel oleh petugas SPBU tempat membeli jenis tertentu. b. Fotocopy KTP pemohon yang masih berlaku. c. Rencana penggunaan jenis tertentu oleh kelompok.. PEMROSES.1 Seksi : Pembinaan dan Pengawasan Perdagangan. Bidang : Perdagangan.3 Penandatangan : Kepala Dinas Koperindag.4 Masa Berlaku : 30 (tiga puluh) hari sejak terbit (sesuai lampiran pada halaman belakang ) 3. PERATURAN 3.1 Jenis Peraturan : Undang-Undang Nomor : Tahun 001 Tanggal : 3 Nopember 001 Tentang : Minyak dan Gas Bumi 3. Jenis Peraturan : Peraturan Pemerintah Nomor : 36 Tahun 004 Tanggal : 14 Oktober 004

15 Tentang : Kegiatan Usaha Hilir Minyak dan Gas Bumi 3.3 Jenis Peraturan : Peraturan Presiden Nomor : 15 Tahun 01 Tanggal : 7 Februari 01 Tentang : Harga Jual Eceran dan Konsumen Pengguna Jenis Bahan Bakar Minyak Tertentu 3.4 Jenis Peraturan : Peraturan Menteri ESDM Nomor : 06 Tahun 014 Tanggal : 0 Februari 014 Tentang : Harga Jual Eceran Jenis Bahan Bakar Minyak Tertentu untuk Konsumen Pengguna Tertentu 3.5 Jenis Peraturan : Peraturan BPH-Migas Nomor : 5 Tahun 01 Tanggal : 7 September 01 Tentang : Pedoman Penerbitan Satuan Kerja Perangkat Daerah untuk Pembelian Bahan Bakar Minyak Jenis Tertentu 3.6 Jenis peraturan : Pertamina SR III Pare-Pare Nomor : 003/F17113/01-S3 Tanggal : 6 Januari 01 Tentang : Penyaluran bersubsidi dengan menggunakan jerigen. 4. SERVICE LEVEL ARRANGEMENT 4.1 Proses secara manual di komputer/laptop. a. Penyelesaian dokumen 1. Pembelian Bahan Bakar Minyak Jenis Tertentu : 58 b. Syarat dan kondisi 1. Persyaratan dan verifikasi dokumen telah lengkap dan benar. Jenis Jenis tertentu yang dimohon: a. Bensin (Gasoline) RON 88 (Premium); dan/atau b. Minyak Solar (Gas Oil) 3. Kondisi komputer/laptop dan printer dalam keadaan baik dan normal. 4. Blanko tersedia. 5. Listrik tidak padam. 6. Semua pelaksana berada di tempat. 7. Tidak ada pekerjaan lain yang diperintahkan untuk diselesaikan.

16 4. Biaya : Tidak ada 4.3 Jadwal Operasional Kantor Dinas Koperindag a. Senin s.d. Kamis : s.d b. Jumat : s.d c. Sabtu : s.d N I P :

17 LAMPIRAN V FORMAT PENERIMAAN BERKAS PERMOHONAN Pada hari ini tanggal... bulan... tahun... telah diterima berkas permohonan (perpanjangan/permohonan baru*) penerbitan pembelian bahan bakar minyak jenis tertentu oleh: Nama Kelompok : Ketua : Alamat Usaha : Konsumen Pengguna : Jenis Usaha : Berkas permohonan tersebut (dapat/tidak dapat *) diproses untuk tahap selanjutnya. Yang menerima, Keterangan: *) coret yang tidak perlu (Nama Jelas) NIP : NIP :

18 LAMPIRAN VI FORMAT PEMERIKSAAAN KELENGKAPAN BERKAS PERMOHONAN Pada hari ini tanggal... bulan... tahun... telah dilakukan pemeriksaan berkas permohonan (perpanjangan/permohonan baru*) penerbitan pembelian bahan bakar minyak jenis tertentu oleh: Nama Kelompok : Ketua : Alamat Usaha : Konsumen Pengguna : Jenis Usaha : Kelengkapan berkas permohonan sebagai berikut: No. Jenis Kelengkapan Ada Tidak Ada 1. Pengantar dari Desa setempat. Pengantar dari Kecamatan diketahui Polsek setempat 3. dari Dinas teknis terkait 4. Fotocopy berita acara dan daftar hadir pembentukan kelompok 5. Fotocopy KTP anggota kelompok yang berlaku 6. Aset yang dimiliki kelompok (alat) 7. Rencana penggunaan oleh anggota kelompok 8. Foto pemohon (x3 cm = 1 lembar) 9. Blanko lama (khusus perpanjangan) Catatan : Untuk perpanjangan hanya point 5,7,dan 9. Berkas permohonan tersebut (dapat/tidak dapat *) diproses untuk tahap selanjutnya. Pemeriksa berkas, Keterangan: *) coret yang tidak perlu (Nama Jelas) NIP : NIP :

19 LAMPIRAN VII FORMAT VERIFIKASI BERKAS PERMOHONAN Pada hari ini tanggal... bulan... tahun... telah dilakukan verifikasi berkas permohonan (perpanjangan/permohonan baru*) penerbitan pembelian bahan bakar minyak jenis tertentu oleh: Nama Kelompok : Ketua : Alamat Usaha : Konsumen Pengguna : Jenis Usaha : Hasil verifikasi berkas permohonan sebagai berikut: NO. JENIS VERIFIKASI HASIL VERIFIKASI 1. Jenis alat. Jumlah alat 3. Fungsi alat 4. Jenis yang digunakan 5. Kebutuhan jenis tertentu 6. Waktu operasi 7. Konsumsi Jenis Tertentu per periode 8. SPBU tempat pengambilan 9. Alokasi Jenis Tertentu Berkas permohonan tersebut (dapat/tidak dapat*) diproses untuk dibuatkan. Yang memverifikasi, Keterangan: *) coret yang tidak perlu (Nama Jelas) NIP : NIP :