PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN PADA APOTEK EKA FARMA

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN PADA APOTEK EKA FARMA Meilinasari Susanto Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana, Salatiga Pendahuluan Seiring dengan perkembangan jaman, untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha agar tetap dapat bertahan, salah satu upaya yang perlu dilakukan adalah memperbaharui sistem informasi yang berjalan di perusahaan dengan cara merancang sistem informasi. Dengan adanya sistem informasi yang baik dapat memberikan suatu informasi yang baik pula. Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila informasi tersebut relevan, andal, lengkap, tepat waktu, dapat diverifikasi dan mudah dimengerti (Romney & Steinbart, 2006:12). Informasi merupakan suatu hal yang penting dalam kegiatan operasional suatu perusahaan karena informasi digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Apabila informasi yang tersedia tidak berkualitas dapat menimbulkan masalah dalam suatu perusahaan. Jadi informasi yang berkualitas sangatlah diperlukan untuk meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan. 1

2 Pada Sistem Informasi Akuntansi terdapat lima siklus (Romney & Steinbart, 2006:29), yaitu siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus penggajian, siklus produksi dan siklus keuangan. Pada penelitian ini hanya menggunakan dua siklus yaitu siklus pendapatan dan siklus pengeluaran, karena kedua siklus tersebut merupakan aktivitas utama pada Apotek Eka Farma. Siklus pendapatan Apotek Eka Farma berasal dari penjualan obatobatan yang dilakukan secara tunai sedangkan siklus pengeluaran Apotek Eka Farma dengan melakukan pembelian dan pembayaran atas obat-obatan secara tunai dan kredit. Dalam proses pencatatan suatu transaksi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu manual dan terkomputerisasi. Pada Apotek Eka Farma proses pencatatan transaksi yang terjadi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masih secara manual. Selama ini tidak setiap transaksi penjualan obat dicatat pada nota, hal ini yang mengakibatkan tidak lengkapnya pencatatan transaksi pada buku penjualan. Oleh karena itu laporan data transaksi penjualan tidak sesuai dengan data obat laku terjual yang membuat tidak terdeteksinya stok obat-obatan yang telah habis. Sama halnya dengan transaksi pembelian obat kepada supplier, masih dicatat pada buku pembelian dan tidak diarsipkan secara teratur. Hal tersebut akan berdampak pada pembuatan rekapitulasi laporan bulanan. Pada saat akan melakukan rekapitulasi data penjualan, apabila proses pencatatan dilakukan secara manual maka Apotek Eka Farma harus mengumpulkan data penjualan pada buku penjualan terlebih dahulu dan kemudian baru diserahkan ke bagian 2

3 administrasi keuangan. Dengan sistem manual yang sekarang berjalan pada Apotek Eka Farma memungkinkan tidak lengkapnya informasi yang diperoleh dan informasi yang dihasilkan membutuhkan waktu yang lama sehingga mengakibatkan tidak efisiennya kinerja perusahaan. Oleh sebab itu sistem pencatatan terkomputerisasi digunakan untuk memberikan pelayanan yang cepat dan tepat, serta untuk memperoleh informasi yang baik, meminimalkan kesalahan dalam pengambilan keputusan dan untuk menghemat waktu. Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan diatas, maka pada penelitian ini mengambil objek penelitian yaitu pada Apotek Eka Farma dengan merancangkan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Masalah Penelitian Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Apotek Eka Farma yang ingin mengubah sistem pencatatan dari manual menjadi terkomputerisai. Dengan demikian rumusan masalah dalam penelitian ini adalah Merancang Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran. Persoalan Penelitian Berdasarkan latar belakang masalah dan masalah penelitian, maka persoalan penelitian pada penelitian ini adalah bagaimana Perancangan Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Eka Farma dengan menggunakan Microsoft Access 2007? 3

4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu rancangan perbaikan sistem informasi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang baik dan sesuai pada Apotek Eka Farma. Dari hasil penelitian ini dapat memberikan kemudahan bagi pemilik Apotek Eka Farma dalam melakukan pencatatan dan pengolahan data secara terkomputerisasi agar dapat menghasilkan suatu informasi yang baik. Kajian Teori Perancangan Sistem Informasi Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri dari input, proses, dan output dengan menggunakan kumpulan elemen-elemen atau subsistem-subsistem yang saling berhubungan untuk menghasilkan suatu kegunaan yang penting bagi penerimanya atau pemakainya sebagai dasar dalam mengambil keputusan untuk masa yang akan datang (Jogiyanto, 2001). Menurut Indra (2004), Perancangan adalah mendesain atau menggambar sesuatu terdiri dari input, proses dan output. Sistem Informasi (Krismiaji, 2005) adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyimpan data dan caracara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Sistem Informasi merupakan kumpulan elemen 4

5 yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan (Jogiyanto, 2001). Perancangan Sistem Informasi adalah mendesain atau menggambarkan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain. Hubungan antar elemen tersebut terdiri dari empat tahap dalam pemrosesan data atau transaksi ( Romney & Steibart, 2006:30), yaitu: 1. Input data Input data merupakan suatu proses memasukkan data ke dalam komputer dan data tersebut diperoleh dari dokumen yang sudah tersedia di perusahaan. 2. Pemrosesan data Pemrosesan data adalah aktifitas mentransformasikan input menjadi output atau dengan kata lain mengubah data menjadi informasi. 3. Penyimpanan data Suatu proses di mana data atau transaksi yang sudah diolah di simpan agar dapat akses dengan mudah dan efisien 4. Output Dari data atau transaksi yang sudah diproses dan disimpan, maka akan mendapatkan suatu output yang berupa informasi yang akan dipakai sebagai dasar dalam pengambilan suatu keputusan. Menurut Romney & Steinbart (2006:3), Sistem Informasi memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi, yaitu: 5

6 a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanankan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) halhal yang terjadi. b. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. c. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal. Dalam suatu perancangan sistem informasi sangat diperlukan adanya informasi yang baik. Karena informasi merupakan sumber daya organisasi yang sangat penting. Informasi akuntansi berguna untuk mengambil suatu keputusan untuk mencapai tujuan dari suatu sistem tersebut. Karakteristik Informasi yang baik (Romney & Steinbart, 2006:12), yaitu: - Relevan Informasi yang relevan jika mengurangi ketidakpastian, memperbaiki kemampuan pengambil keputusan untuk membuat prediksi, mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 6

7 - Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas diorganisasi - Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya - Tepat waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengabilan keputusan menggunakanya dalam membuat keputusan - Dapat dipahami Informasi dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas - Dapat diverifikasi Informasi dapat diverifikasi jika dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama. Sebagian besar perusahaan melakukan banyak transaksi serupa dan berulang-ulang. Transaksi-transaksi tersebut dapat dikelompokkan menjadi lima siklus dimana tiap siklus merupakan sebuah subsistem dasar dalam sistem informasi akuntansi ( Romney & Steinbart, 2006). 7

8 - Siklus Pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai. - Siklus Pengeluaran mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai. - Siklus Produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah menjadi produk jadi. - Siklus penggajian sumber daya manusia mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai. - Siklus keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali. Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah serangkaian kegiatan bisnis yang terjadi secara berulang dan kegiatan pengolahan informasi, yang berhubungan dengan penyerahan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kas dari penyerahan barang dan jasa tersebut (Krismiaji, 2005:269). Menurut Romney & Steinbart (2006:472), siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan informasi terkait, yang berhubungan dengan menyediakan barang dan pelayanan ke pelanggan dan menagih uang pembayaran untuk penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Pada siklus 8

9 pendapatan mencatat empat aktivitas dasar bisnis (Romney & Steinbart, 2006), yaitu: 1. Entitas Pesanan penjualan Dalam proses melakukan pesanan penjualan mencakup tiga tahap, yaitu: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan serta memeriksa ketersediaan persediaan. 2. Pengiriman barang atau jasa kepada pelanggan Proses pengiriman ada dua tahap yaitu mengambil dan mengepak pesanan dan mengirim pesanan. Yang melakukan aktivitas tersebut adalah departemen bagian pergudangan dan pengiriman. 3. Penagihan dan piutang usaha Penagihan dan pembaharuan piutang usaha sebagai proses terpisah dan dalam praktiknya keduanya dilakukan oleh dua fungsi yang terpisah dalam departemen akuntansi. Dokumen yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan. 4. Penerimaan kas dari pembeli Penerimaan dari penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan kas sedangkan penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang, yang melakukan aktivitas ini adalah bagian kasir. 9

10 Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran merupakan serangkaian kegiatan bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli (Krismiaji, 2005:319). Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2006:9), Siklus pengeluaran merupakan kejadian yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dari entitas lain serta pelunasan kewajiban terkait dengan perolehan barang dan jasa tersebut. Sistem informasi akuntansi siklus pengeluaran sangat penting dalam perusahaan karena dengan adanya sistem yang berjalan dalam perusahaan maka perusahaan dapat mengawasi arus pengeluaran yang terjadi sehingga pengeluaran perusahaan lebih terkendali. Selain itu menurut Romney dan Steinbart (2006), siklus pengeluaran juga bertujuan untuk meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Pada dasarnya terdapat tiga aktvitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran (Romney dan Steinbart, 2006), yaitu: 1. Pemesanan barang Aktivitas utama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan dan perlengkapan. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasikan apa, kapan, dan berapa banyak barang yang akan dibeli, seperti juga mengidentifikasikan dari pemasok mana akan dibeli. 10

11 2. Menerima dan menyimpan barang Aktivitas bisnis kedua adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk menerima kiriman dari pemasok. Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama, yaitu: memutuskan apakah akan menerima kiriman dan dan memverifikasi jumlah serta kualitas barang yang dikirim. Keputusan pertama dibuat berdasarkan informasi yang diberikan oleh fungsi pembelian. Keputusan ini sangat penting karena penerimaan barang yang tidak dipesan akan mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam menangani serta menyimpan barang-barang tersebut hingga dapat dikembalikan. Memverfikasi jumlah barang yang dikirim merupakan hal yang penting untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang-barang yang benar-benar diterima dan bahwa catatan persediaan diperbaharui dengan akurat. 3. Membayar barang dan layanan Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui nota penjualan dari vendor untuk pembayaran, kasir yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran. ERD ( Entity Relationship Diagram ) Rangkaian elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lain kemudian dirangkai dengan menggunakan pendekatan ERD (Entity Relationship Diagram). ERD merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema 11

12 database. Disebut ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut (Romney & Steinbart, 2006:134). Sebuah ERD secara grafis menggambarkan isi sebuah database. Diagram ini menunjukkan berbagai entitas yang terlibat dan pola hubungan antar entitas (Krismiaji, 2005:146). Yang dimaksud dengan entitas adalah sebuah objek yang digunakan untuk mengumpulkan data. Dengan demikian resources, event, dan agent yang terlibat dalam model data REA semuanya termasuk dalam pengertian entitas. ERD menggambarkan entitas dengan sebuah kotak dan hubungan antar entitas digambarkan dengan anak panah dan diamon. Ada tiga jenis kardinalitas yang menunjukkan hubungan antar entitas, yaitu: a. Hubungan satu-ke-satu ( one-to-one relationship) (1:1) Terjadi saat kardinalitas maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1 b. Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship) (1:N) Terjadi saat kardinalitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungannya adalah 1 dan kardinalitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N c. Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (N:M) Terjadi saat kardinalitas maksimum kedua entitas dalam suatu hubungan adalah N. 12

13 Metode Penelitian Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan Satuan analisis pada penelitian ini adalah sistem informasi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma yang beralamat di JL. Kediri 62 Wates, Kabupaten Kediri-Jawa Timur. Sedangkan satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah pemilik, bagian keuangan, bagian pembelian dan bagian penjualan pada Apotek Eka Farma. Batasan peneliti pada penelitian ini hanya melakukan penelitian pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang terjadi pada Apotek Eka Farma yaitu pada transaksi penjualan dan transaksi pembelian dimana informasi data yang diperoleh hanya pada transaksi penjualan dan transaksi pembelian atas obat saja, tidak termasuk barang dagang yang lain. Jenis dan Sumber data Pada penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer berupa informasi tentang gambaran perusahaan dan penjelasan tentang aktivitas-aktivitas yang terjadi khususnya aktivitas yang berkaitan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Sedangkan data sekunder berupa dokumen-dokumen yang tersedia di apotek seperti nota, catatan, dokumen-dokumen yang terkait dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Sumber data diperoleh langsung dari karyawan dan pemilik Apotek Eka farma yang bernama Vitarani Puspita Devi. 13

14 Metode Pengumpulan Data Data primer diperoleh dengan wawancara kepada pemilik dan karyawan Apotek Eka Farma, sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen yang tersedia pada Apotek Eka Farma. Alat yang digunakan pada penelitian ini adalah Microsoft Access Menggunakan Microsoft Access 2007 karena kemudahannya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Teknik Analisis dan Langkah Penelitian Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis deskriptif kualitatif. Langkah-langkah penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Mengumpulkan data-data dari Apotek Eka Farma yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. 2. Menggambarkan ERD (Entity Relationship Diagram), mengidentifikasikan entitas yang berhubungan dengan entitas pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. 3. Merancang database pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran Apotek Eka Farma dengan menggunakan Microsoft Access Dalam merancang database pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran dibutuhkan beberapa langkah yang harus dikerjakan, antara lain: - Membuat table - Membuat query 14

15 - Membuat form - Membuat report - Membuat switchboard 4. Melaksanakan uji coba sistem yang telah dirancang. Hasil Penelitian dan Pembahasan Gambaran Objek Penelitian Pada penelitian ini objek penelitian yang dipilih adalah pada Apotek Eka Farma. Apotek Eka Farma merupakan jenis perusahaan dagang. Apotek Eka Farma didirikan sejak tahun 1997 oleh Ny Vitarani Puspita Devi dengan Surat Ijin Apotek NO.949/SIA/JATIM/X/1997. Apotek Eka Farma berlokasi di Jalan Kediri no.62 Wates, Kabupaten Kediri-Jawa Timur. Kegiatan operasional pada Apotek Eka Farma dilakukan setiap hari, dimana jam kerja dimulai pukul sampai dengan pukul 21.00, tetapi pada pukul ada istirahat, kemudian Apotek dibuka lagi pukul Apotek Eka Farma memiliki 7orang karyawan yang terdiri dari 2 orang pramuniaga, 1 orang apoteker, 1 orang asisten apoteker, 1 orang kasir, 1 orang bagian pembelian dan 1 orang bagian administrasi keuangan. Pada Apotek Eka Farma sistem pencatatan transaksi siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masih dilakukan secara manual. Pencatatan transaksi penjualan Apotek Eka Farma hanya mencatat nama, jumlah dan harga barang yang laku pada buku. Pada saat tutup toko bagian kasir akan menyerahkan laporan penjualan harian pada bagian administrasi pada bagian administrasi 15

16 keuangan. Sedangkan untuk sistem pembayaran transaksi pembelian dilakukan secara tunai dan kredit. Pada Apotek Eka Farma pembagian tugas karyawan tidak ditulis secara formal, namun berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui pembagian tugas yang ada pada Apotek Eka Farma. Berikut ini adalah pembagian tugas pada Apotek Eka Farma: 1. Apoteker - Mengawasi apotek - Memeriksa obat-obatan - Menandatangani surat pesanan termasuk untuk jenis obat psikotropika dan narkotika - Menandatangani salinan resep 2. Asisten Apoteker - Membuat dan meracik obat-obatan sesuai resep dokter - Membuat salinan resep dan memberi harga 3. Kasir - Menerima pembayaran tunai atas penjualan 4. Pramuniaga - Menerima order dari pembeli sesuai dengan yang diminta - Menyerahkan obat-obatan kepada pembeli - Membuat nota penjualan 16

17 5. Pembelian - Memesan obat-obatan yang persediaannya tinggal sedikit atau habis kepada distributor atau sales yang datang ke apotek - Menerima obat-obatan yang dipesan dari distributor atau sales kemudian diperiksa dan disimpan 6. Administrasi keuangan - Membayar faktur-faktur pembelian - Membuat laporan keuangan - Membuat laporan pajak - Membayar gaji karyawan Rangkaian aktivitas pada Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran Siklus Pendapatan Rangkaian aktivitas siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma dimulai ketika menerima pesanan dari pelanggan baik yang menggunakan resep atau tidak. Apabila pesanan tidak berupa resep, pramuniaga akan memeriksa apakah pesanan dari pelanggan tersedia atau tidak. Jika barang yang dipesan tersedia maka pramuniaga akan mengambilkan barang sesuai pesanan dan membuatkan nota penjualan yang kemudian diserahkan ke bagian kasir, ketika pesanan tidak tersedia atau habis maka pramuniaga akan menginformasikan kepada pelanggan. Bila pesanan yang diminta berupa resep maka pramuniaga akan menyerahkan resep terlebih dahulu ke asisten apoteker. Asisten apoteker akan meracik obat sesuai resep, membuat aturan pakai dan membuat salinan resep, lalu salinan resep 17

18 dan obat akan diserahkan ke pramuniaga, resep yang asli akan disimpan oleh asisten apoteker. Setelah menerima barang dan salinan resep, pramuniaga akan membuatkan nota penjualan. Salinan resep, obat dan nota penjualan akan diserahkan ke kasir terlebih dahulu. Bagian kasir menerima barang, nota penjualan, resep obat apabila menggunakan resep, kemudian pelanggan akan melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang ditetapkan dan kasir akan menyerahkan barang, nota penjualan dan resep pada pelanggan. Berikut adalah gambar flowchart siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma: 18

19 PRAMUNIAGA ASISTEN APOTEKER mulai 5 2 Catatan pesanan pelanggan Salinan Resep Salinan Resep obat D Menerima order dari pembeli Membuat nota penjualan meracik obat, membuat aturan pakai dan membuat salinan resep TIDAK resep YA Melakukan pengecekan barang pesanan Memberik an kepada asisten apoteker Salinan Resep Nota 2 1 obat resep Salinan Resep obat D D TIDAK ada YA Menginformasikan bahwa barang habis atau tdk tersedia kpd pelanggan Pengambil an barang, membuat nota Nota 2 1 obat D 3 Gambar 1: Flowchart Siklus Pendapatan Bagian Pramuniaga dan Bagian Asisten Apoteker 19

20 KASIR 3 Salinan Resep Nota penjualan 2 1 obat Menerima pembayaran dari pembeli TIDAK Penj dgn resep YA Rp obat Nota penjualan 2 1 Rp Salinan Resep obat Nota penjualan 2 1 Diserahkan kepada pembeli N Diserahkan ke pembeli N Gambar 2: Flowchart Siklus Pendapatan Bagian Kasir 20

21 Siklus Pengeluaran Sedangkan rangkaian aktivitas siklus siklus pengeluaran yang terjadi pada apotek Eka Farma adalah dimulai dengan pramuniaga melakukan pengecekan pada stok persediaan dan mencatat barang-barang yang sudah habis. Catatan barang yang sudah habis kemudian diserahkan ke bagian pembelian, bagian pembelian akan mencatat barang habis pada surat pesanan. Surat pesanan diserahkan kepada supplier, kemudian supplier akan menyerahkan barang dan faktur pembelian. Faktur pembelian rangkap 4: faktur warna putih(faktur asli) untuk tagihan, faktur warna merah muda untuk arsip pabrik atau supplier, faktur warna hijau untuk retur barang yang rusak atau kadarluarsa dan faktur warna kuning untuk arsip apotek. Jika supplier menawarkan barang baru maka bagian pebelian akan memutuskan apakah akan membeli barang tersebut atau tidak, bila memutuskan untuk membeli maka bagian pembelian akan menerima barang dan faktur pembelian yang akan diserahkan ke bagian administrasi keuangan dan apabila tidak membeli maka bagian pembelian akan menginformasikan dan mengembalikan barang pada supplier. Kemudian apabila ada barang konsinyasi dari supplier maka bagian pembelian juga harus memutuskan apakah akan menerima atau tidak jika diterima maka bagian pembelian akan menerima barang dan nota konsinyasi yang akan disimpan. Apabila akan melakukan retur maka bagian pembelian akan memeriksa kecocokan nomor obat pada barang dan faktur terlebih dahulu setelah itu baru bisa melakukan retur, supplier akan memberikan tanda terima berupa faktur retur, kemudian retur akan diproses terlebih dahulu, 21

22 bila proses retur selesai maka pihak supplier akan mengganti berupa uang atau mengganti dengan barang baru dan kemudian tanda terima diserahkan ke supplier. Setelah melakukan pemesanan menerima barang dan faktur pembelian, barang akan disimpan dan faktur pembelian diserahkan pada bagian administrasi keuangan. Bagian administrasi keuangan menerima faktur pembelian. Apabila apotek melakukan order secara kredit maka dari pihak supplier hanya akan menyerahkan faktur berwarna kuning dan faktur lainnya menjadi arsip supplier atau pabrik, pada tanggal akhir pelunasan supplier akan kembali untuk melakukan penagihan. Jika order dilakukan secara tunai maka pihak supplier akan langsung memberikan faktur asli. Kemudian bagian administrasi keuangan akan melakukan pembayaran dan juga akan melakukan pencatatan bukti kas keluar pada buku pengeluaran kas, lalu menyimpan faktur pembelian. 22

23 PRAMUNIAGA PEMBELIAN SUPPLIER mulai Catatan order Menyerahkan catatan order ke bagian pembelian Catatan order 1 Catatan order Membuat surat pesanan pembelian Surat pesanan pembelian Memesan ke supplier sesuai surat pesanan obat obat Menerima brg dan faktur pembelian Faktur pembelian Faktur pembelian obat Surat pesanan pembelian Mengecek, menyiapkan pesanan dan membuat faktur Faktur pembelian Surat pesanan pembelian 7 A 4 6 Gambar 3: Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Pramuniaga, Bagian Pembelian dan Supplier 23

24 PEMBELIAN PEMBELIAN PEMBELIAN Apabila ada barang baru Apabila ada barang konsinyasi Apabila ada retur ( brg kadaluarsa atau salah kirim) mulai mulai mulai obat faktur pembelian obat obat Menerima & melihat barang yg ditawarkan Menerima & melihat barang yg ditawarka n Memeriksa kecocokan brg&faktur TIDAK beli YA TIDAK terima YA Faktur retur obat Menginfo rmasikan & mengemb alikan brg obat faktur pembelian Menginfor masikan & mengemb alikan brg obat Faktur konsinyasi D Proses retur 4 obat D UANG retur BRG BARU obat A Diserahkan ke supplier A Faktur retur Rp obat Faktur retur Duserahkan ke supplier Diserahkan ke supplier Diserahkan ke supplier A Gambar 4: Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Pembelian 24

25 ADMINISTRASI KEUANGAN 4 Menerima faktur pembelian TIDAK kredit YA Faktur pembelian Arsip supplier Faktur pembelian Arsip supplier Menerima faktur pembelian asli (wrn putih) Menerima faktur pembelian brwrna kuning Faktur pembelian 1 Faktur pembelian 4 N Melakukan pembayaran dan mencatat bukti kas keluar Buku pengeluar an kas Rp Faktur pembelian 1 D Diberikan supplier Gambar 5: Flowchart Siklus Pengeluaran Bagian Administrasi Keuangan 25

26 Analisis dan pembahasan Pada Gambar diatas menunjukkan aktivitas yang terjadi pada Apotek Eka Farma. Saat ini Apotek Eka Farma melakukan proses pencatatan yang terjadi pada siklus pendapatan dan siklus pengeluaran masih dilakukan secara manual. Berikut adalah analisis dari aktivitas yang terjadi pada Apotek Eka Farma: 1. Harga obat pada Apotek Eka Farma hanya dicatat dan ditempel pada kotak obat saja. Hal ini dapat menyulitkan karyawan yang akan melakukan update harga obat. 2. Pada transaksi penjualan, karyawan hanya melakukan pencatatan nama barang dan harga barang saja. Sebaiknya karyawan juga melakukan pencatatan jumlah barang yang terjual agar memudahkan dalam melakukan pengecekan barang. 3. Kartu stok barang. Karyawan terkadang lupa dalam melakukan update kartu stok sehingga mengakibatkan tidak sesuainya jumlah barang dan jumlah barang yang tercatat pada kartu stok. Meskipun pencatatan transaksi yang dilakukan masih secara manual, namun secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik. 26

27 Mengidentifikasi Entitas dan kardinalitas Menurut Krismiaji (2005), Entity Relationship Diagram (ERD) secara grafis menggambarkan isi sebuah database, disebut sebagai ERD karena menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan antar entitasentitas tersebut. Komponen yang terdapat pada ERD yaitu: Entitas, atribut dan kardinalitas. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Atribut adalah karakteristik yang dimiliki oleh tiap entitas yang datanya akan disimpan. Sedangkan kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke dalam perumpamaan tertentu dalam entitasnya. Jenis-jenis dari entitas adalah : Resource adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi suatu organisasi, Event adalah aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan oleh suatu organisasi, dan Agent adalah orang-orang yang terlibat dalam event yang informasinya ingin diperoleh organisasi. 27

28 Siklus pendapatan Berikut ini adalah gambar ERD siklus pendapatan pada Apotek Eka Farma: Resource Event Agent PENJUALAN KARYAWAN PERSEDIAAN OBAT PENERIMAAN KAS PELANGGAN Gambar 6 ERD Siklus Pendapatan Resource Event Agent PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date PENJUALAN PK: no nota penj AT: tgl penj, nama kary, total, bayar, sisa bayar FK: NIK KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp PENERIMAAN KAS PK: No.bukti pnrimaan AT: tgl penerimaan,nama kary, total pnrimaan FK: no.nota penj, no.akun kas, NIK PELANGGAN PK: NIP AT: nama, alamat, no.telp Gambar 7 ERD Siklus Pendapatan beserta atribut 28

29 Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut Didalam ERD terdapat 3 kelompok entitas yaitu Resource, Event dan Agent, pada Siklus pendapatan Apotek Eka Farma memiliki: 1. Resource yang terdiri dari persediaan obat 2. Event yang terdiri dari penjualan dan penerimaan kas 3. Agent yang terdiri dari karyawan dan pelanggan Pada setiap entitas memiliki beberapa atribut, dimana setiap atribut terdiri dari primary key dan atribut yang mengikutinya. Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma: 1. Persediaan Obat Atribut pada persediaan terdiri dari kode obat sebagai primary key. nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Penjualan Atribut pada penjualan terdiri dari nomor nota penjualan sebagai primary key. Tanggal penjualan, nama karyawan, total, bayar, sisa bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. NIK sebagai foreign key. 29

30 3. Penerimaan Kas Atribut pada penerimaan kas terdiri dari nomor bukti penerimaan sebagai primary key. Tanggal penerimaan, nama karyawan, total penerimaan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Nomor nota penjualan, nomor akun kas, NIK sebagai foreign key. 4. Karyawan Atribut pada karyawan terdiri dari NIK sebagai primary key. Nama, alamat dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 5. Pelanggan Atribut entitas pelanggan terdiri dari NIP sebagai primary key, nama pelanggan, alamat, nomor telepon sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Setiap entitas memiliki hubungan dengan entitas yang lainnya, untuk menghubungkan entitas satu dengan entitas yang lain maka diperlukan kardinalitas, berikut ini adalah penjelasan tiap kardinalitas yang ada pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma: 1. Hubungan entitas persediaan obat dengan entitas penjualan Dalam setiap persediaan dapat berkaitan dengan banyak penjualan dan setiap penjualan dapat berkaitan dengan banyak persediaan. Sehingga hubungan persediaan dengan penjualan adalah many to many. 30

31 2. Hubungan entitas penjualan dengan entitas karyawan Dalam setiap penjualan dapat berkaitan dengan satu karyawan dan setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak penjualan. Sehingga hubungan penjualan dengan karyawan adalan one to many. 3. Hubungan entitas penjualan dengan entitas penerimaan kas Dalam setiap penjualan dapat berkaitan dengan satu penerimaan kas dan setiap penerimaan kas dapat berkaitan dengan satu penjualan. Sehingga hubungan penjualan dengan penerimaan kas adalah one to one. 4. Hubungan entitas karyawan dengan entitas penerimaan kas Dalam setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak penerimaan kas dan setiap penerimaan kas dapat berkaitan dengan satu karyawan. Sehingga hubungan karyawan dengan penerimaan kas adalah one to many. 5. Hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan Dalam setiap transaksi penjualan berhubungan dengan satu pelanggan dan setiap pelanggan dapat membeli banyak barang sehingga hubungan entitas penjualan dengan entitas pelanggan adalah one-to-many. 31

32 Siklus Pengeluaran Berikut adalah gambar ERD siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma: Resource Event Agent PERSEDIAAN OBAT PEMBELIAN PEMASOK PENGELUARAN KAS KARYAWAN Gambar 8 ERD Siklus Pengeluaran Resource Event Agent PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date PEMBELIAN PK: no.nota pmbelian AT:tgl pmbeian, nama pemasok, nama karyawan, total,uang muka,sisa byr FK: kode pemasok, NIK, PEMASOK PK: kode pemasok AT: nama, alamat dan no.telp PENGELUARAN KAS PK: no.bkti pengeluaran AT: tgl, total pengeluaran, nama kary, nama pmasok FK: no.nota pmbelian, no.akun kas, NIK, kode pemasok KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp Gambar 9 ERD Diagram Siklus Pengeluaran beserta atribut 32

33 Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut Didalam ERD terdapat 3 kelompok entitas yaitu Resource, Event dan Agent, pada Siklus pengeluaran Apotek Eka Farma memiliki: 1. Resource yang terdiri dari persediaan obat dan kas 2. Event yang terdiri dari pembelian dan pengeluaran kas 3. Agent yang terdiri dari karyawan dan pemasok Berikut ini dijelaskan atribut-atribut setiap entitas pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma: 1. Persediaan Obat Atribut pada persediaan oba terdiri dari kode obat sebagai primary key. nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 2. Pembelian Atribut pembelian terdiri dari nomor nota pembelian sebagai primary key. Tanggal pembelian, nama pemasok, nama karyawan, total, uang muka, sisa bayar sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Kode pemasok dan NIK sebagai primary key. 33

34 3. Pengeluaran kas Atribut pengeluaran kas terdiri dari nomor bukti pengeluaran sebagai primary key. Tanggal, nama karyawan, nama pemasok dan total pengeluaran sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. NIK dan kode pemasok sebagai foreign key. 4. Pemasok Atribut pemasok terdiri dari kode pemasok sebagai primary key. Nama, alamat dan nomor telepon pemasok sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. 5. Karyawan Atribut pada karyawan terdiri dari NIK sebagai primary key. Nama, alamat dan nomor telepon karyawan sebagai atribut lain yang mengikuti primary key. Hubungan suatu entitas dengan entitas yang lain siklus pengeluaran pada Apotek Eka Farma, yaitu: 1. Hubungan entitas persediaan dengan entitas pembelian Dalam setiap persediaan dapat berkaitan dengan banyak pembelian dan setiap pembelian dapat berkaitan dengan banyak persediaan. Sehingga hubungan persediaan dengan pembelian adalah many to many. 2. Hubungan entitas pemasok dengan entitas pembelian Dalam setiap pemasok dapat berkaitan dengan banyak pembelian dan setiap pembelian dapat berkaitan dengan satu pemasok. 34

35 Sehingga hubungan pemasok dengan pembelian adalah one to many. 3. Hubungan entitas pemasok dengan entitas pengeluaran kas Dalam setiap pemasok dapat berkaitan dengan banyak pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas dapat berkaitan dengan satu pemasok. Sehingga hubungan pemasok dengan pengeluaran kas adalah one to many. 4. Hubungan entitas pembelian dengan entitas karyawan Dalam setiap pembelian dapat berkaitan dengan satu karyawan dan setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak pembelian. Sehingga hubungan pembelian dengan karyawan adalah one to many. 5. Hubungan entitas pembelian dengan entitas pengeluaran kas Dalam setiap pembelian dapat berkaitan dengan banyak pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas berkaitan dengan satu pembelian. Sehingga hubungan pembelian dengan pengeluaran kas adalah one to many. 6. Hubungan entitas karyawan dengan entitas pengeluaran kas Dalam setiap karyawan dapat berkaitan dengan banyak pengeluaran kas dan setiap pengeluaran kas dapat berkaitan dengan satu karyawan. Sehingga hubungan karyawan dengan pengeluaran kas adalah one to many. 35

36 Perancangan Sistem Informasi Untuk merancang sistem informasi, hubungan many to many perlu dipisahkan menjadi one to many. Entitas yang memiliki hubungan many to many yaitu: 1. Siklus Pendapatan Entitas persediaan obat dengan entitas penjualan, dimana pemisahan entitas persediaan obat dengan entitas penjualan memunculkan entitas baru yaitu entitas detail penjualan. Untuk atribut entitas detail penjualan terdiri dari nomor nota penjualan, kode obat, nama obat, jumlah dan harga jual. Berikut ini adalah Gambar ERD Siklus Pendapatan ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Resource Event Agent PERSEDIAAN OBAT PENJUALAN KARYAWAN DETAIL PENJUALAN PENERIMAAN KAS PELANGGAN Gambar 10 ERD Siklus Pendapatan 36

37 Resource Event Agent PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date PENJUALAN PK: no nota penj AT: tgl penj, nama kary, total, bayar, sisa bayar FK: NIK DETAIL PENJUALAN FK: nomor nota penj, kode obat AT: nama obat, jumlah, harga KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp PENERIMAAN KAS PK: No.bukti pnrimaan AT: tgl penerimaan,nama kary, total pnrimaan FK: no.nota penj, no.akun kas, NIK PELANGGAN PK: NIP AT: nama, alamat, no.telp Gambar 11 ERD Siklus Pendapatan beserta atribut Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut 2. Siklus Pengeluaran Entitas persediaan obat dengan entitas pembelian, dimana pemisahan entitas persediaan obat dengan entitas pembelian memunculkan entitas baru yaitu entitas detail pembelian. Untuk atribut entitas detail pembelian terdiri dari nomor nota pembelian, kode obat, nama obat, jumlah, harga beli. 37

38 Berikut ini adalah gambar ERD siklus pengeluaran ketika ada entitas baru dari pemisahan entitas many to many : Resource Event Agent PERSEDIAAN OBAT PEMBELIAN PEMASOK DETAIL PEMBELIAN PENGELUARAN KAS KARYAWAN Gambar 12 ERD Siklus Pengeluaran Resource Event Agent PERSEDIAAN OBAT PK: kode obat AT: nama obat, jenis, harga obat, stok, exp date PEMBELIAN PK: no.nota pmbelian AT:tgl pmbeian, nama pemasok, nama karyawan, total,uang muka,sisa byr FK: kode pemasok, NIK, PEMASOK PK: kode pemasok AT: nama, alamat dan no.telp DETAIL PEMBELIAN FK: no nota pmbelian, kode obat AT: nama obat, jumlah, harga PENGELUARAN KAS PK: no.bkti pengeluaran AT: tgl, total pengeluaran, nama kary, nama pmasok FK: no.nota pmbelian, no.akun kas, NIK, kode pemasok KARYAWAN PK: NIK AT: nama, alamat, no.telp Gambar 13 ERD Siklus Pengeluaran beserta atribut 38

39 Keterangan: PK: Primary Key FK: Foreign Key AT: Atribut Desain Sistem Informasi Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran pada Apotek Eka Farma Table Table adalah kumpulan data mengenai suatu objek atau topik tertentu, organisasi data dalam kolom (Field) dan baris (Record). Berikut ini adalah table dari masingmasing resource, event, dan agent. 1. Resource Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) resource yang disimpan, yaitu table persediaan obat. Didalam table persediaan terdapat 10 (sepuluh) field, yaitu kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, stok awal, harga beli, harga jual, expired date dan cek expired. Jenis data pada kode obat, nama obat, nama produsen, kategori, cek expired dan jenis adalah Text, dengan field size 15, 50, 50, 20, 20 dan 10. Jenis data pada harga jual, harga beli, dan stok awal adalah number, dengan field size Long Integer dan format Standard dan currency. Jenis data pada expired date adalah date/time. Berikut ini adalah gambar field entitas persediaan obat dan table entitas persediaan obat: 39

40 Gambar 14 Field Entitas Persediaan Obat Table 1 Entitas Persediaan Obat 2. Event Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) event yang disimpan, yaitu table penjualan. Table Penjualan Di dalam table penjualan terdapat 12 (duabelas) field, yaitu nomor nota penjualan, tanggal penjualan, nomor induk karyawan, resep, nama karyawan, NIK, NIP, nama pelanggan, kode dokter, nama dokter, total bayar, bayar, kembali. Jenis data pada nomor nota penjualan, NIK, 40

41 nama karyawan, kode dokter, nama dokter, NIP, nama pelanggan adalah Text dengan field size 20, 20, 30, 10, 50, 10 dan 10, untuk tanggal penjualan adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk total, bayar, dan kembali adalah Number dengan field size Long Integer dan format Currency. Berikut ini adalah gambar field entitas penjualan dan table entitas penjualan: Gambar 15 Field Entitas Penjualan Table 2 Entitas Penjualan Table Detail Penjualan Di dalam table detail penjualan terdapat 6 (enam) field, yaitu nomor nota penjualan, kode obat, nama obat, harga jual, jumlah 41

42 dan subtotal. Jenis data pada nomor nota penjualan, kode obat, dan nama obat adalah Text dengan field size 20, 20, dan 30. Untuk jumlah, harga jual dan subtotal jenis data adalah Number dengan field size Long Integer format Standart dan Currency. Berikut ini adalah gambar field entitas detail penjualan dan table entitas detail penjualan: Gambar 16 Field Entitas Detail Penjualan Table 3 Entitas Detail Penjualan 3. Agent Pada siklus pendapatan Apotek Eka Farma terdapat 1 (dua) agent yang disimpan, yaitu table karyawan dan tabel pelanggan. Tabel Karyawan Di dalam tabel karyawan terdapat 4 (enam) field, yaitu nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan, dan nomor 42

43 telepon. Jenis data pada nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan dan nomor telepon adalah Text dengan field size 10 (sepuluh), 20 (dua puluh), 50 (lima puluh) dan 20 (dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas karyawan: Gambar 17 Field Entitas Karyawan Table 4 Entitas Karyawan Tabel Pelanggan Di dalam tabel pelanggan terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pelanggan, nama pelanggan, alamat pelanggan, dan nomor telepon adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk kode pelanggan dan nomor telepon, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pelanggan dan alamat pelanggan. Berikut ini adalah gambar field entitas pelanggan dan table entitas pelanggan: 43

44 Gambar 18 Field Entitas Pelanggan Table 5 Entitas Pelanggan Siklus Pengeluaran 1. Resource Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) resource yang disimpan, yaitu table persediaan obat. Didalam table persediaan terdapat 10 (sepuluh) field, yaitu kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, stok awal, harga beli, harga jual, expired date dan cek expired. Jenis data pada kode obat, nama obat, nama produsen, kategori, cek expired dan jenis adalah Text, dengan field size 15, 50, 50, 20, 20 dan 10. Jenis data pada harga jual, harga beli, dan stok awal adalah number, dengan field size Long Integer dan format Standard dan currency. Jenis data pada expired date adalah date/time. Berikut ini adalah gambar field entitas persediaan obat dan table entitas persediaan obat: 44

45 Gambar 19 Field Entitas Persediaan Obat Table 6 Entitas Persediaan Obat 2. Event Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 1 (satu) event yang disimpan, yaitu table pembelian. Tabel Pembelian Di dalam tabel pembelian terdapat 9 (sembilan) field, yaitu nomor nota pembelian, tanggal pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan, total, uang muka, sisa bayar. Jenis data pada nomor nota pembelian, kode pemasok, nama pemasok, nomor induk karyawan, nama karyawan adalah Text dengan field size 20 (dua 45

46 puluh) untuk nomor nota pembelian, kode pemasok, dan nomor induk karyawan, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pemasok dan nama karyawan. Jenis data untuk tanggal pembelian adalah Date/Time. Sedangkan jenis data untuk total, uang muka, sisa bayar adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format Currency. Berikut ini adalah gambar field entitas pembelian dan table entitas pembelian: Gambar 20 Field Entitas Pembelian Table 7 Entitas Pembelian Tabel Detail Pembelian Di dalam tabel detail pembelian terdapat 5 (lima) field, yaitu nomor nota pembelian, kode obat, nama obat, jumlah, harga beli. Jenis data pada nomor nota pembelian, kode obat, nama obat adalah Text dengan field size 20 (dua puluh) untuk nomor nota pembelian dan kode obat, 50 (lima puluh) untuk nama obat. Sedangkan jenis data jumlah dan harga 46

47 beli adalah Number dengan field size Long Integer, dengan format Standart untuk jumlah, dan format Currency untuk harga beli. Berikut ini adalah gambar field entitas detail pembelian dan table entitas detail pembelian: Gambar 21 Field Entitas Detail Pembelian Table 8 Entitas Detail Pembelian 3. Agent Pada siklus pengeluaran Apotek Eka Farma terdapat 2 (dua) agent yang disimpan, yaitu table pemasok dan table karyawan. Tabel Pemasok Di dalam tabel pemasok terdapat 4 (empat) field, yaitu kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, dan nomor telepon. Jenis data pada kode pemasok, nama pemasok, alamat pemasok, dan nomor telepon adalah Text dengan field size 15 (lima belas) untuk kode pemasok dan nomor telepon, sedangkan 50 (lima puluh) untuk nama pemasok dan alamat pemasok. Berikut ini adalah gambar field entitas pemasok dan table entitas pemasok: 47

48 Gambar 22 Field Entitas Pemasok Table 9 Entitas Pemasok Tabel karyawan Di dalam tabel karyawan terdapat 4 (enam) field, yaitu nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan, dan nomor telepon. Jenis data pada nomor induk karyawan, nama karyawan, alamat karyawan dan nomor telepon adalah Text dengan field size 10 (sepuluh), 20 (dua puluh), 50 (lima puluh) dan 20 (dua puluh). Berikut ini adalah gambar field entitas karyawan dan table entitas karyawan: Gambar 23 Field Entitas Karyawan 48

49 Table 10 Entitas Karyawan Query Langkah kedua di dalam membuat rancangan sistem informasi adalah membuat query. Query diambil dari sebagian data yang disimpan di dalam table untuk memproses data baru. Siklus Pendapatan Didalam siklus pendapatan terdapat 4 (empat) query yaitu query persediaan obat, query penjualan, query detail penjualan, query penerimaan kas. Kesembilan query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Query Persediaan Obat Query persediaan obat bertujuan untuk mengetahui jumlah stock obat yang tersisa. Query persediaan obat diambil dari tabel persediaan obat seperti kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, harga beli, harga jual, stok awal, harga jual, harga beli, cek expired dan expired date. Berikut ini adalah gambar query persediaan obat: 49

50 Gambar 24 Query Persediaan Obat 2. Query Penjualan Query penjualan bertujuan untuk menampilkan data penjualan yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Query penjualan merelasikan hubungan antara tabel penjualan, tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel dokter. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi penjualan dan pada saat menginput nomor induk karyawan, NIP dan kode dokter maka secara otomatis nama karyawan, nama pelanggan dan nama dokter yang ada di tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel dokter akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field NIK dari tabel penjualan dengan NIK dari tabel karyawan, field NIP dari tabel penjualan 50

51 dengan NIP dari tabel pelanggan dan field kode dokter dari tabel penjualan dengan kode dokter dari tabel dokter. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel penjualan, tabel karyawan, tabel pelanggan dan tabel dokter : Gambar 25 Query Penjualan 3. Query Detail Penjualan Query detail penjualan bertujuan untuk menampilkan data detail obat yang terjual per tanggal terjadinya transaksi penjualan. Query detail penjualan merelasikan hubungan antara tabel detail penjualan, tabel persediaan obat, dengan tabel penjualan. Hal ini dilakukan agar ketika memasukkan kode obat maka secara otomatis nama obat dan harga obat yang ada di tabel 51

52 persediaan obat akan muncul. Selain itu ketika terjadi transaksi penjualan maka pada saat menginput total penjualan pada tabel persediaan obat secara otomatis stok pada tabel persediaan obat akan berkurang. Didalam query detail penjualan juga terdapat cek expired, dimana ketika memasukkan kode obat dapat diketahui apakah obat tersebut sudah expired atau belum. Adapun field yang direlasikan adalah field nomor nota penjualan dari tabel detail penjualan dengan nomor nota penjualan dari tabel penjualan, dan kode obat dari tabel detail penjualan dengan field kode obat dari tabel persediaan obat. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel detail penjualan, tabel penjualan, dengan tabel persediaan obat: Gambar 26 Query Detail Penjualan 4. Query Penerimaan Kas Query penerimaan kas bertujuan untuk menampilkan kas yang masuk atas terjadinya transaksi penjualan. Query penerimaan kas merelasikan hubungan antara tabel penerimaan kas, tabel penjualan, dan tabel 52

53 karyawan. Hal ini dilakukan ketika transaksi penjualan terjadi dan ketika ingin melihat penerimaan kas maka saat menginput nomor nota penjualan secara otomatis tanggal penjualan, nomor induk karyawan, nama karyawan, dan total yang ada di tabel penjualan akan muncul. Adapun field nomor nota penjualan dari tabel penerimaan kas dengan nomor nota penjualan dari tabel penjualan, NIK dari tabel penjualan dengan NIK dari tabel karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel penerimaan kas, tabel penjualan dan tabel karyawan: Gambar 27 Query Penerimaan Kas Siklus Pengeluaran Didalam siklus pengeluaran terdapat 7 (tujuh) query yaitu query persediaan obat, query pembelian, query detail pembelian, query pesanan pembelian, query detail pesanan pembelian, query pengeluaran kas, dan query pelunasan hutang. Kesembilan query tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 53

54 1. Query Persediaan Obat Query persediaan obat bertujuan untuk mengetahui jumlah stock obat yang tersisa. Query persediaan obat diambil dari tabel persediaan obat seperti kode obat, nama obat, nama produsen, jenis, kategori, harga beli, harga jual, stok awal, harga jual, harga beli, cek expired dan expired date. Berikut ini adalah gambar query persediaan obat: Gambar 28 Query Persediaan Obat 2. Query Pembelian Query pembelian bertujuan untuk menampilkan data pembelian yang dilakukan pada saat terjadinya transaksi pembelian. Query pembelian 54

55 merelasikan hubungan antara tabel pembelian, tabel karyawan dan tabel pemasok. Hal ini dilakukan ketika terjadi transaksi pembelian dan pada saat menginput kode pemasok maka akan secara otomatis nama pemasok yang ada di tabel pemasok akan muncul tanpa harus menginput satupersatu, dan ketika menginput nomor induk karyawan maka secara otomatis juga nama karyawan yang ada di tabel karyawan akan muncul. Adapun field yang direlasikan adalah field kode pemasok dari tabel pembelian dengan kode pemasok dari tabel pemasok dan field NIK dari tabel pembelian dengan NIK dari tabel karyawan. Berikut ini adalah gambar query relasi antara tabel pembelian, tabel karyawan, dan tabel pemasok: 55