STANDAR PELAYANAN MINIMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MURIA KUDUS

Transkripsi

1 STANDAR PELAYANAN MINIMUM UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MURIA KUDUS SPM UMK PERPUS 3 7 Revisi : Tanggal : 30 Februari 2012 Dikaji ulang oleh : Pembantu Rektor I Dikendalikan oleh : Kepala UPT Perpustakaan Disetujui oleh : Rektor Universitas Muria Kudus, 2012 All Right Reserved Universitas Muria Kudus Revisi ke Tanggal 30 Februari 2012 STANDAR PELAYANAN MINIMUM UPT PERPUSTAKAAN SPM.UMK.PERPUS.3.7 Disetujui oleh: Prof. Dr. Sarjadi, Sp. PA.

2 DAFTAR ISI PENDAHULUAN... 3 STANDAR PELAYANAN MINIMUM... 4 STANDAR PENYELENGGARAAN... 4 STANDAR PELAYANAN... 6 STANDAR SARANA PRASARANA... 9 STANDAR KOLEKSI STANDAR TENAGA PERPUSTAKAAN STANDAR PROMOSI & PENDIDIKAN PEMUSTAKA STANDAR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI STANDAR KERJASAMA PENUTUP

3 PENDAHULUAN Hold yourself responsible for a higher standard than anybody expects of you. Never excuse yourself. Henry Ward Beecher UPT Perpustakaan UMK sebagai penyedia jasa layanan publik tidak lepas dari tuntutan untuk memberikan layanan prima pada pemustakanya. Manajemen yang rapi, efektif, dan memiliki kinerja optimal merupakan kunci pelaksanaan layanan prima tersebut. Salah satu elemen manajemen yang signifikan sebagai panduan pelaksanaan layanan adalah standar pelayanan minimum (SPM). SPM yang disusun dan dikomumentasikan merupakan tolok ukur dasar untuk layanan. Karena alasan tersebut, dan sebagai standar pelaksanaan visi misi UPT Perpustakaan UMK, Standar Pelayanan Minimum (SPM) UPT Perpustakaan UMK (Perpus) perlu disusun. SPM Perpus ini disusun berdasarkan: 1. Statuta Universitas Muria Kudus 2. Organisasi & Tata Kerja Universitas Muria Kudus 3. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan 4. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 5. Standar Nasional Indonesia Nomor mengenai Perpustakaan Perguruan Tinggi 6. Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi Bersama dengandokumen standar operasional lain (Renstra, manual prosedur, instruksi kerja, dll.), SPM Perpus menjadi landasan kegiatan layanan prima UPT Perpustakaan UMK. SPM Perpus ini meliputi beberapa bagian, yakni: 1. Pendahuluan; latar belakang dan gambaran umum SPM Perpus, 2. Standar Pelayanan Minimum; berisi poinpoin standar yang dibagi per komponen dan ukuran standar minimal. Poin standar meliputi Standar Penyelenggaraan, Standar Pelayanan, Standar Sarana Prasarana, Standar Koleksi, STandar Tenaga Perpustakaan, Standar Promosi & Pendidikan Pemustaka, Standar teknologi Informasi dan Komunikasi, dan Standar Kerjasama. 3. Penutup; meliputi kalimat penutup dan tanda tangan pengesahan 4. Referensi. 3

4 STANDAR PELAYANAN MINIMUM STANDAR PENYELENGGARAAN Standar Anggaran Rincian Sumber Anggaran Detail Kuantitas Universitas 1% APBU Pagu anggaran memenuhi kebutuhan layanan Perpus Alumni Rp peralumni Eksternal Layanan 0.25 % total anggaran Perpus 0.25% total Anggaran STANDAR Rentang Kualitas waktu pelaksanaan/ Keluaran revisi 1 tahun Anggaran terpenuhi, kegiatan layanan bisa dilaksanakan sesuai kebutuhan Terserap dan 1 tahun Peremajaan dan pemeliharaan dimanfaatkan sesuai sarana serta penambahan aturan bahan pustaka dapat dipenuhi Didapatkan 1 tahun Kegiatan pendukung suasana akademik bisa dilaksanakan Diakuisisi dengan tertib Perpus Alokasi Anggaran Bahan Pustaka 70 % Memenuhi kebutuhan penambahan bahan pustaka Penyerapan Anggaran Sarana (pengadaan & pemeliharaan) Pelaksanaan layanan Pengembangan SDM 1 tahun Kebutuhan operasional dan pengadaan serta pemeliharaan sarana layanan bisa terpenuhi 1 tahun Bahan pustaka baru terbeli. 15% 1 tahun Sarana layanan terpelihara 8% 1 tahun Layanan teknis & pemustaka terlaksana dengan baik 7% 1 tahun SDM memiliki kesempatan pengembangan wawasan dan peningkatan kinerja 1 tahun Kegiatan yang terakmodasi dalam Anggaran terlaksana. Perpus dapat melaksanakan APBU 90% Semua pagu terpakai secara efektif dan bertanggung jawab

5 layanan secara layak dan handal. Manajemen Dokumen Mutu Renstra 1 5 tahun Program terncana dengan baik Rencana Jangka 1 3 tahun dan dilaksanakan sesuai Menengah rencana: jenis, waktu, dan Rencana 1 1 tahun keluaran program Operasional SPM 1 2 tahun Manual Setiap 2 tahun Setiap kegiatan dilakukan Prosedur & IK kegiatan sesuai prosedur/ instruksi dan Struktur Organisasi Deskripsi Kerja Kebijakan Pengembangan koleksi Rencana & Laporan Kerja Kerjasama layanan Setiap unit kerja Tersahkan, terbarukan, handal dan terkendali terukur dengan baik 2 tahun Setiap personel memahami deskripsi kerjanya dan melaksanakannya secara betanggung jawab 1 2 tahun Pelaksanaan kegiatan pengembangan koleksi sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan pengembangan layanan Setiap karyawan Setiap status keanggotaan / kegiatan kerjasama Akurat dan bertanggung jawab 1 tahun Kinerja personel terkendali, terawasi, dan terevaluasi dengan baik Formal 1 tahun Setiap kerjasama terlaksana dengan baik dan terbuka bagi peningkatan level kerjasama yang saling menguntungkan 1 Sesuai OTK dan Kepala di bawah rektorat, ada KTU, minimal ada bagian administrasi, layanan teknis, layanan pemustaka, dan layanan referensi. 3 tahun Setiap bagian memiliki personel dengan kompetensi yang sesuai 5

6 STANDAR PELAYANAN Standar Layanan Keanggotaan Rincian Jumlah Anggota Layanan aktifasi keanggotaan Detail Anggota aktif (mahasiswa) Anggota aktif (dosen) Anggota aktif (karyawan) Pendaftaran Anggota Entri data anggota Kartu anggota bisa diambil Kuantitas 20% total mahasiswa aktif 40% total dosen 40% total karyawan 1 orang Bebas Pinjam Jumlah Anggota 100% total lulusan Kualitas Anggota aktif memanfaatkan layanan secara aktif STANDAR Rentang waktu Keluaran pelaksanaan/ revisi 1 tahun Pemustaka anggota bisa memanfaatkan layanan 1 tahun 1 tahun 1 orang 1 orang Cepat, sigap, dan 7 menit 1 x 24 jam kerja setelah mendaftar Semua lulusan terverifikasi bebas tanggungan perpus nya Pendaftaran 1 orang Cepat, sigap, dan 5 menit Pemeriksaan syarat & pencetakan surat keterangan 1 orang Syarat terpenuhi 12 menit peminjaman bahan pustaka dan layanan lain khusus anggota. Pemustaka yang mendaftarkan diri menjadi anggota semakin banyak. keterpakaian layanan Perpustakaan semakin tinggi. 3 menit Pemustaka puas dengan layanan keanggotaan, zero complain. 1 tahun Lulusan bisa mengikuti wisuda. Karya akhir lulusan bisa disimpan di Perpus. Perpus tidak mengalami kerugian karena kehilangan bahan pustaka. 6

7 Sirkulasi Penerimaan surat keterangan 1 orang Akurat dan tepat waktu Pengunjung Anggota 80 anggota Datang dan memanfaatkan layanan Peminjaman/ Pengembalian Fotokopi Denda Referensi 1 x 24 jam kerja setelah mendaftar 1 hari masuk kuliah 20 anggota 1 hari libur kuliah Luar 7 orang 1 bulan Absen Pengunjung Buku tersirkulasi 1 orang Tidak lama mengantri, setiap pengunjung tercatat absen 40 eksemplar Buku terpinjam dan kembali tercatat secara 5 detik transaksi 1 eks. Cepat, sigap, dan Bahan pustaka 15 eks. Kegiatan fotokopi terfotokopi tercatat secara Transaksi 1 eks. Cepat, sigap, tepat Penerimaan 1 orang waktu dan 1 x 24 jam hasil fotokopi Buku terdenda (terlambat kembali) Layanan transaksi Pertanyaan diajukan Pertanyaan terjawab 10 % buku terpinjam 1 orang Cepat, sigap, dan 3 pertanyan Pemustaka diarahkan pada staf yang tepat 100 % Cepat, sigap, dan Pengunjung puas dengan layanan yang disediakan. Pengunjung bersedia/ butuh kembali berkunjung untuk memanfaatkan layanan Perpus. 1 hari Pemustaka puas dengan efektifitas layanan sirkulasi. Tingkat keterpakaian bahan 1 menit pustaka meningkat. Pemustaka nyaman 1 hari memanfaatkan bahan pustaka. 1.5 menit Pemustaka disiplin dalam memanfaatkan layanan kerja setelah sirkulasi. transaksi Karya akademik mahasiswa lebih kaya sumber ilmiah. 2 menit 1 bulan Pemustaka bisa menggali lebih dalam sumber informasi yang dibutuhkan baik yang ada di Perpus UMK maupun tidak. Informasi yang didapatkan lebih terfokus, luas, dan mendalam. 7

8 Layanan Teknis Pengadaan bahan Pustaka Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan Karya Lokal Inventarisasi kebutuhan Pelaksanaan pengadaan 200 judul baru Kebutuhan bahan pustaka teridentifikasi 358 judul Transaksi dilaksanakan dengan baik dan bertanggung jawab Deskripsi Bibliografi 1 judul Sesuai standard an Entri Data 1 eksemplar Sesuai instruksi & Akurat Deskripsi 1 judul Sesuai standard an Bibliografi Alih format 1 eksemplar Sesuai pedoman dan Entri ke 1 eksemplar Sesuai standar & Repositori Terlayankan 1 eksemplar Bisa diakses secara online online 1 tahun Pemustaka mudah menyampaikan kebutuhan bahan pustakanya. Akurasi pengadaan bahan pustaka tinggi. 2 bulan Buku yang dibutuhkan terpenuhi. Kegiatan pembelajaran lancar (didukung dengan sumber belajar yang sesuai dan tersedia) 20 menit Pemustaka mudah 13 menit 20 menit 15 menit 15 menit Penelitian: 1 x 24 jam kerja setelah dikumpulkan Skripsi: 2 bulan setelah masa wisuda menemukan dan mengakses bahan pustaka yang dibutuhkan Dosen bisa memanfaatkan sebagai sarana pengajuan angka kredit dan akreditasi jurnal. Komunikasi akademik antar sivitas di UMK dan antara sivitas dengan sivitas PT lain semakin meningkat 8

9 STANDAR SARANA PRASARANA Standar Rincian Detail Kuantitas Ruang Luas Ruang 0,2 m2/ mahasiswa Alokasi ruang Ruang koleksi 45 % total ruang Ruang baca/ 30 % total pemustaka ruang Ruang kerja 25 % total staf ruang Meja Baca Mandiri 1/50 mahasiswa Kelompok 1/200 mahasiswa Kualitas Kondisi baik, nyaman, dan terpelihara Peripheral Layanan Berfungsi dengan baik, layanan bisa berjalan dengan baik Pencahayaan Lampu/ jendela Memberikan cahaya yang cukup bagi mata untuk membaca/ mengakses komputer STANDAR Rentang waktu Keluaran pelaksanaan/ revisi Kebutuhan akses layanan terpenuhi, pemustaka nyaman 5 tahun memanfaatkan perpustakaan. Jumlah pemustaka yang 5 tahun memanfaatkan perpustakaan meningkat. 5 tahun Kegiatan akademik yang dilaksanakan di Perpustakaan kondusif dan cenderung bertambah. Tidak ada antrian untuk memanfaatkan meja baca Pemustaka betah berlamalama belajar di perpustakaan Pemustaka bisa menyelesaikan tugasnya dengan nyaman di perpustakaan Pendingin udara AC Berfungsi dengan baik Temperatur ruang bagus untuk pemeliharaan 9

10 Rak Buku 1 sap / 45 eks Jurnal 1 kotak/ 1 judul Majalah/ 1/ 50 Koran eksemplar Skripsi/ 1 sap/ 32 Laporan eks Penelitian Multimedia 1 kotak/25 CD Kondisi baik, tidak ada koleksi yang tidak tertampung. komputer. Pemustaka nyaman dan kerasan berada di dalam perpustakaan. Buku dan koleksi lain lebih terpelihara karena tingkat kelembaban yang berkurang. Pemustaka mudah mengakses koleksi Koleksi terpelihara, tidak mudah rusak karena penempatan yang tidak sesuai 10

11 STANDAR KOLEKSI Terbitan Pemerintah Pusat dan Daerah masing 3 tahun terakhir Pemustaka menikmati produk hukum dan beragam promosi layanan pemerintah Undangundang, laporan, panduan, dsb. 20 judul Terakuisisi dari lembaga pemerintah Rincian Detail STANDAR Standar Kuantitas Kualitas Rentang waktu Keluaran Buku/ Multimedia Teks Kuliah Judul Eksemplar 2 / mata kuliah 3/ 100 Sesuai kebutuhan Mudah diakses Bahan pustaka pendukung tri dharma PT tersedia bagi sivitas Pemustaka bisa meminjam atau Pengayaan Judul mahasiswa 1000 Sesuai kebutuhan mengantri dalam jangka pendek untuk memanfaatkan. Eksemplar 3/ 100 Mudah diakses mahasiswa Referensi Judul 50 Terbarukan Terbitan berkala Ilmiah Nasional 3 judul per PS Terakreditasi DIKTI/ LIPI 3 tahun terakhir (berturutturut) Karya ilmiah sivitas didukung referensi aktual dan terpercaya Internasional 1 judul per PS Terakreditasi Popular Nasional Regional 1 judul per PS 2 judul Terkenal dan handal Sesuai kebutuhan Pemustaka bisa merasakan manfaat rekreasi dalam perpus sekaligus meanmbah wawasan Minat baca pemustaka meningkat Prosiding Nasional & regional 3 judul per PS Sesuai kebutuhan dan handal 3 tahun Pemustaka bisa mengikuti tren perkembangan keilmuan di bidang masing Pemustaka mengetahui berbagai pedoman kegiatan yang dipublikasikan oleh pemerintah 11

12 Elektronik/ Digital Karya Lokal Penambahan Koleksi 200 artikel jurnal & e book per PS Dari database terpercaya 3 tahun terakhir Pemustaka bisa menikmati koleksi berkelas internasional di dalam perpus sendiri Skripsi/ thesis Laporan 100% 100% Cetak dan soft copy sesuai hasil revisi Cetak dan soft copy 3 tahun terakhir 3 tahun terakhir Pemustaka bisa mengakses karya sivitas UMK dan memanfaatkannya sebagai penelitian/ sesuai yang sumber referensi. pengabdian diserahkan LemLit/ dipublikasikan Sivitas bisa menemukan kembali karyanya di Perpus. Jurnal 100% Cetak dan soft copy 3 tahun terakhir Karya sivitas terpelihara Prosiding 100% sesuai yang 3 tahun terakhir dengan baik di Perpus. Seminar, bahan ajar, dll. 60% dipublikasikan Publikasi lain Buku & Multimedia Panduan, Brosur, Buku Wisuda, Buku Informasi, dll. 80% 2% jumlah judul atau 320 judul Judul baru dengan tahun terbit 3 tahun terakhir Penyiangan Buku 1 kali Sesuai standard an kebijakan 1 tahun Pemustaka menemui bahan pustaka yang semakin kaya dan memenuhi kebutuhan kegiatan tri dharma PT mereka 4 tahun Ruang koleksi buku hanya memuat buku yang masih dibutuhkan Buku yang masih dipakai dengan yang tidak telah terpisah Cacah Ulang Buku 1 kali Efektif & Efisien 3 tahun Data koleksi sesuai dengan kondisi real 12

13 STANDAR TENAGA PERPUSTAKAAN Standar Struktural Rincian Kepala perpustakaan Detail Kuantitas Kualitas 1 orang Minimal S1 Ilmu Perpustakaan atau S 2 selain Ilmu Perpustakaan + Pendidikan/ Pelatihan Ilmu Perpustakaan Kabag TU 1 orang Minimal SMA + 10 tahun pengalaman kerja di bidang kepegawaian dan keuangan atau D3 Administrasi + 5 tahun pengalaman kerja Pustakawan Pustakawan 2 orang Minimal S1 ilmu perpustakaan Pustakawan Teknis 2 orang Minimal D3 Ilmu Perpustakaan atau SMA/ sederajat dengan Pendidikan dan Pelatihan Ilmu Perpustakaan STANDAR Rentang waktu pelaksanaan/ Keluaran revisi Perpustakaan terorganisasi dengan baik. Perpustakaan mampu menyajikan dan mengembangkan layanan dengan kinerja yang optimal dan memuaskan pemustaka Fungsi kepegawaian dan keuangan berjalan secara optimal dan baik. Perpustakaan mampu menyediakan layanan referensi/ penelusuran informasi dan layanan pengembangan lain Perpustakaan mampu melayankan koleksinya dengan cepat dan. Administrasi dan Tenaga 1 orang Minimal SMA/ Kegiatan administratif 13

14 front office Administrasi sederajat perpustakaan berjalan lancar Mahasiswa Magang 10 orang Minimal semester 5 dan IPK minimal 3 Fungsi pelayanan di front desk berjalan dengan baik di setiap shift (keseluruhan jam buka layanan) STANDAR PROMOSI & PENDIDIKAN PEMUSTAKA Standar Promosi STANDAR Rincian Detail Kuantitas Kualitas Rentang waktu pelaksanaan/ revisi Keluaran Panduan Buku panduan 1 judul 1 tahun Pemanfaatan Brosur/leaflet 500 lembar 1 tahun Perpustakaan Banner Di setiap 1 tahun titik layanan Minat Baca Brosur/ Poster 1/ ruang 1 tahun Jumlah peminjam &/ pengunjung pembaca meningkat Literasi Informasi Pelatihan 2 kali 1 tahun Pemustaka mampu mencari dan memanfaatkan sumber informasi tercetak maupun digital secara efektif untuk melaksanakan kegiatan akademiknya Humas Online Website 2 alamat Repositori, Informasi Umum & catalog Online 2 akun Layanan Repositori & layanan lain Jejaring Sosial/ 1 akun Aktif dan informative Facebook Pemustaka bsa berkomunikasi dengan staf dan antar pemustaka. Layanan Perpus terkomunikasikan dengan baik. Tingkat keterpakaian semua jenis layanan dan bahan pustaka semakin meningkat 14

15 Peningkatan Suasana Akademik Bedah buku 4 kali 1 tahun Sivitas mendapatkan Seminar/ Pelatihan 1 kali 1 tahun kesempatan lebih untuk mengekspresikan kemampuan akademiknya. Sivitas mendapatkan kesempatan luas untuk meningkatkan kegiatan intelektual. Pustakawan internal maupun dari instansi lain mendapatkan kesempatan meningkatkan wawasan kepustakawanan. Pemustaka tertarik untuk meningkatkan wawasan dan menelaah karya tulis/ rekam orang lain. STANDAR TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI Standar Sistem Informasi Perpustakaan Rincian Perangkat lunak & jaringan Perangkat keras Detail Komputer Jaringan (LAN) Kuantitas Kualitas 1 Sistem terlisensi, jaringan stabil, layanan terotomasi lancar selama jam buka perpus 2 di setiap titik layanan 1/ 500 mahasiswa Ada pada setiap STANDAR Rentang waktu pelaksanaan/ Keluaran revisi Petugas bisa melaksanakan layanan teknis, keanggotaan dan sirkulasi secara terotomasi. Mahasiswa bisa memanfaatkan koleksi elektronik / catalog/ akses internet melalui computer 15

16 Repositori Eprints.umk.a c.id Peripheral komputer Lengkap untuk setiap titik layanan Akses Katalog In site 2 unit komputer di setiap titik layanan Remote 1 alamat katalog online Koleksi Elektronik In site 4 unit komputer Remote 1 alamat akses online Repositori Titik akses internet Wireless 1 di setiap lantai 1 Sistem stabil, isi terbarukan secara aktual, bisa diakses secara online, bisa diakses melalui portal Garuda Tersedia di jam buka layanan dan lancer diakses yang disediakan di Perpustakaan Petugas bisa melaksanakan layanan teknis, keanggotaan dan sirkulasi secara terotomasi. Pemustaka bisa mengakses karya lokal sivitas UMK. Pemustaka bisa memperkaya karya lokal sivitas UMK Komunikasi akademik antar pemustaka terjalin secara lebih efektif Helpdesk 24 jam Pemustaka bisa mengakses secara online katalog UMK Pemustaka lebih banyak yang berkunjung dan memanfaatkan UPT Perpus UMK Helpdesk 24 jam Pemustaka bisa mengakses secara online Repositori UMK Sinyal bagus didalam dan di halaman UPT Perpustakaan Pemustaka bisa mengakses internet di Perpustakaan melalui hotspot Pemustaka mendapatkan lebih banyak sumber belajar dan hasil kegiatan akademiknya lebih bagus LAN Ke 25 unit Jaringan stabil Pemustaka mencari data 16

17 komputer koleksi dengan lebih cepat Layanan otomasi bisa 100% dilaksanakan STANDAR KERJASAMA Standar Kolaborasi Internal Kerjasama Eksternal Rincian Pembinaan Perpustakaan Program Studi STANDAR Detail Kuantitas Kualitas Rentang waktu pelaksanaan/ revisi Keluaran 2 ProgDi pembinaan 1 tahun Perpustakaan ProgDi bisa terintis/ bisa melaksanakan layanan dan pengelolaan yang sesuai untuk pembacanya Unit lain koordinasi dan kerjasama terjalin baik Keanggotaan Organisasi Perpustakaan kerjasama Bilateral 2 keanggotaan tercatat anggota sah dan aktif berpartisipasi dalam beragam kegiatan organisasi 2 kerjasama MoU jelas, ada kegiatan kerjasama yang nampak Kegiatan bersama berjalan dengan lancar dan baik 1 tahun Perpustakaan UMK dikenal dan diperhitungkan dalam ranah Perpustakaan perguruan Tinggi di Jawa Tengah Jaringan kerjasama berpotensi meluas 1 tahun Perpus dan rekan kerjasama memiliki hubungan yang saling menguntungkan. 17

18 PENUTUP Demikian SPM ini disusun, dengan semangat menyajikan layanan prima bagi pemustaka, semoga semua lini personel mematuhi dan secara bersamasama mencapai standar tersebut. Kudus, 30 Februari 2012 Kepala UPT Perpustakaan UMK, Dra. Hj. Sutarti, S. E., M. M.

19 REFERENSI SITUS: Standards for libraries in higher education. (2011) Retrieved [insert monthdayyear accessed] from BUKU: BAN PT. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Studi Sarjana (Buku VI). Jakarta, BSNI. Standar nasional Indonesia Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta, Kentucky Department of Education. Beyond Proficiency: achieving a distinguished libray media program. Kentucky, Republik Indonesia. Undangundang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 tentang Standar Nasional Perpustakaan. Jakarta, Republik Indonesia. Undangundang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Standar Nasional Pendidikan. Jakarta,