Administrasi. Kesekretariatan. dan. Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar 25 Oktober 2014 Sajen-Mojokerto

Transkripsi

1 Administrasi dan Kesekretariatan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa Tingkat Dasar 25 Oktober 2014 Sajen-Mojokerto

2 D E F I N I S I

3 DEFINISI Apa itu Administrasi? Administrasi Administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti luas Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan

4 DEFINISI Administrasi Administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti sempit? adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

5 DEFINISI Administrasi Administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti luas? adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

6 Unsur Unsur Pokok Masukan/input 1. Sumber (tenaga,modal, hukum/pedoman/petunjuk) 2. Ilmu Pengetahuan dan Teknologi 3. Kemampuan dan Kesanggupan/Skill and Capacity Proses /fungsi-fungsi administrasi 1. Kegiatan (Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan, Penilaian) 2. Kerjasama 3. Rasionalitas Keluaran (output) 1. Pengembangan organisasi, kegiatan organisasi, pengembangan pegawai, petunjuk pelaksanaan/teknis, Tugas-tugas/personil kepanitian 2. Kebijakan, program kegiatan, hasil pengawasan, hasil pengorganisasian 3. Pelayanan Umum Sasaran 1. instansi atasan, masyarakat umum, keperluan intern dan ekstern organisasi. 2. Adanya tujuan yang hendak dicapai Administrasi sebagai sistem. Semua tata aturan yang berlaku yang dibuat secara sistematis untuk mencapai tujuan.

7 KESEKRETARIATAN

8 Kesekretariatan? Kesekretariatan Arti Kesekretariatan Pola Penataan Tujuan Fungsi diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan P E N A T A A N terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

9 Pola Penataan Kesekretariatan Arti Kesekretariatan Pola Penataan Tujuan Fungsi MERENCANAKAN (PLANNING) MENYUSUN (ARRANGING) MENGHIMPUN (COLLECTING) MENCATAT (RECORDING) MENGOLAH (PROCESSING) MENGENDALIKAN (CONTROLLING) MENGIRIM (TRANSFERING) MENYIMPAN (FILING)

10 Tujuan Kesekretariatan Arti Kesekretariatan Pola Penataan Tujuan Fungsi > Memperlancar lalulintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal. > Mengamankan rahasia organisasi. > Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran, pelaksanaan, fungsi manajemen.

11 Kesekretariatan Arti Kesekretariatan Pola Penataan Tujuan Fungsi Fungsi Administrasi Kesekretariatan > Mengadakan pencatatan semua kegiatan manajemen. > Pengendalian informasi internal dan eksternal organisasi. > Sebagai alat komunikasi organisasi. > Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

12 Kesekretariatan Data-data/dokumen yang diarsip Pengelolaan Surat Sarana Komunikasi Internal Manajemen Pengarsipan Data-data/dokumen yang diarsipkan > Arsip struktur organisasi, job desk, dll. > Sistem dan mekanisme standar organisasi. > Program kerja dan laporanpertanggungjawab an per periode kepengurusan. > Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per kegiatan/kepanitiaan. > Notulen rapat, dll

13 Pengelolaan Surat Kesekretariatan Data-data/dokumen yang diarsip Pengelolaan Surat Sarana Komunikasi Internal Manajemen Pengarsipan > Standarisasi Surat Masuk dan Surat Keluar. > Adanya Penomoran pada masing-masing surat.

14 Kesekretariatan Data-data/dokumen yang diarsip Pengelolaan Surat Sarana Komunikasi Internal > Papan Pengumuman > Notes Sarana Komunikasi Internal Manajemen Pengarsipan

15 Kesekretariatan Data-data/dokumen yang diarsip Pengelolaan Surat Sarana Komunikasi Internal Manajemen Pengarsipan Manajemen Pengarsipan > Dokumen yang akan diarsip > Bentuk Arsip > Keamanan arsip dan kontrol >Pengelolaan Fisik sekretariatan

16 KESEKRETARIATAN = Administrasi + Tempat + Sarana + SDM + Identitas Organisasi

17 ADMINISTRASI

18 Ruang Lingkup ADMINISTRASI > Logo & Cap > Surat Menyurat > Dokumentasi >Proposal > Laporan > Timeline > Notulen

19 SURAT

20 SURAT Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan Kepala Surat > Logo Organisasi > Nama Organisasi > Alamat > No Telepon >

21 Nomor Surat SURAT Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan > Tujuannya Kemana > Tanggal > Perihal Contoh: 01/KMHS/X/2013

22 SURAT Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan Lampiran Surat > Jumlah lampiran Berkas yang dilampirkan pada surat? Contoh: 2 (dua) lembar 1 (satu) bendel proposal

23 SURAT Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan Perihal > Keputusan > Keterangan > Permohonan > Undangan > Tugas > Perjanjian > Pengantar > Pemberitahuan

24 Tanggal SURAT Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan > Surabaya, 18 Oktober 2013 Sesuaikan Dengan bulan pada nomer surat.

25 Tujuan SURAT Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan Contoh: Yth. Wakil Rektor III Dr. Bambang Hariadi, M.Pd. Jl. Raya Kedung Baruk no 98 Surabaya Kepada Penerbit Senat Mahasiswa Jalan A. Yani no.1 Surabaya

26 Isi Kepala SURAT Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan 1. Salam Pembuka 2. Maksud / isi surat 3. Kalimat Penutup

27 Pengesahan SURAT Kepala Nomor Lampiran Perihal Tanggal Tujuan Isi Pengesahan Yang Tandatangan Mulai dari: 1. Sekretaris 2. Ketua Pelaksana 3. Ketua Organisasi 4. Pimpinan Tertinggi *Diurutkan dari jabatan yang terendah sampai yang tertinggi.

28 Pengarsipan Surat Masuk Tanggal Masuk Alamat Pengirim Tanggal dan Nomer Surat Perihal Lampiran Pengarsipan Surat Keluar Tanggal Keluar Dari Tujuan Tanggal dan Nomer Surat Perihal Lampiran

29 Contoh Agenda Surat Masuk Agenda Surat Keluar Notulen Label Odner

30 Contoh Format Agenda Surat Masuk AGENDA SURAT MASUK SENAT MAHASISWA STIKOM SURABAYA JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA NO. TGL. SURAT MASUK ALAMAT PENGIRIM TGL. SURAT NOMOR SURAT PERIHAL LAMPIRAN Contoh Format Agenda Surat Keluar AGENDA SURAT KELUAR SENAT MAHASISWA STIKOM JL. RAYA KEDUNG BARUK 98 SURABAYA NO. TGL. SURAT KELUAR TUJUAN TGL. SURAT NOMOR SURAT PERIHAL LAMPIRAN

31 Contoh Format Notulen Rapat SENAT MAHASISWA INSTITUT BISNIS & INFORMATIKA STIKOM SURABAYA Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya NOTULEN RAPAT Rapat Biro B (Sie Seni dan Budaya) Hari, Tanggal : Sabtu, 25 Oktober 2014 Pukul : WIB Tempat : Agenda : Peserta: No Hasil-Hasil Keputusan Rapat Keterangan 1 2 Disetujui oleh: Ketua/Pimpinan Organisasi.. Dipersiapkan oleh: Notulis, Tanggal: 25 Oktober 2014

32 Contoh Format Label pada Odner

33 KEUANGAN

34 Dalam Arti Sempit ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam arti sempit Dalam arti luas Kegiatan Tujuan Pengertian administrasi keuangan dalam arti sempit adalah PEMBUKUAN.

35 Dalam Arti Luas ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam arti sempit Dalam arti luas Kegiatan Tujuan Dalam arti luas dapat mengndung perumusan dan pertanggungjawaban baik dalam organisasi maupun lembaga. Administrasi Keuangan = Penerimaan - pengeluaran

36 Kegiatan ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam arti sempit Dalam arti luas Kegiatan Tujuan Perencanaan Penggunaan Pencatatan Pelaporan Pertanggungjawaban

37 Tujuan ADMINISTRASI KEUANGAN Dalam arti sempit Dalam arti luas Kegiatan Tujuan Untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusan/pengelolaan keuangannya dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuannya.

38 Contoh sederhana Administrasi Keuangan No Tanggal Uraian Pemasukan (A) Pengeluaran (B) 1 1-Sep-13 Kas Rp 300,000 Biaya Perlengkapan 2 5-Sep-13 alat tulis Rp 200, Oct-13 Kas Rp 100, Oct-13 Foto Copy Rp 10,000 Total Rp 400,000 Rp 210,000 Saldo (A)-(B)= Rp 190,000 * Selalu Lakukan pencatatan terhadap keluar masuknya uang, karena sebagai wujud pertanggungjawaban keuangan organisasi.

39 TERIMA KASIH