MEDIA PENYIMPAN DAN ORGANISASI FILE

Transkripsi

1 MEDIA PENYIMPAN DAN ORGANISASI FILE A. Pengertian Dasar Media penyimpanan data didalam komputer disebut sebagai memory atau storage ataupun gudang. Dalam hal ini, pengertian memory terbagi menjadi 2 (dua), yaitu: internal memory dan external memory. Internal memory merupakan suatu memory yang terletak didalam CPU dan karena itu sering disebut sebagai internal memory atau internal storage ataupun main memory atau memory utama atau hanya disebut sebagai memory. Sedangkan memory yang berada diluar CPU dikatakan sebagai external memory atau secondary storage ataupun external storage dan kadang-kadang juga disebut sebagai backing storage. Dalam kehidupan sehari-hari, otak manusia juga bisa di-analogikan sebagai internal memory atau memory utama atau memory yang ada didalam diri manusia. Kemudian, buku, kertas, gambar foto, ataupun rekaman suara, juga bisa dikatakan sebagai external memory dari manusia. Dikatakan external memory karena berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan data yang terletak diluar tubuh manusia. Agar data-data yang ada didalam external memory tersebut bisa berfungsi bagi manusia, maka data-data tersebut, juga harus dipindahkan terlebih dahulu kedalam internal memory, misalnya dengan cara membaca. Membaca artinya memindahkan / memasukkan data kedalam otak manusia. B. Internal Memory Memory komputer bisa diibaratkan sebagai papan tulis, dimana setiap orang yang masuk kedalam ruangan bisa membaca dan memanfaatkan data yang ada dengan tanpa merubah susunan yang tersaji. Data yang diproses oleh komputer, sebenarnya masih tersimpan didalam memory, dan dalam hal ini komputer hanya membaca data dan kemudian memprosesnya. Satu kali data tersimpan didalam memory komputer, maka data tersebut akan tetap tinggal disitu selamanya. Setiap kali memory penuh, maka data yang ada bisa dihapus sebagian ataupun seluruhnya untuk diganti dengan data yang baru. Besar kecilnya komputer, ditentukan oleh besar kecilnya memory yang dimilikinya. Apabila komputer memiliki memory besar, maka kemampuan komputer dalam hal menyimpan data juga menjadi besar, demikian pula sebaliknya. Satuan data yang tersimpan didalam memory dinyatakan dengan Byte, Kilo-byte, Mega-byte, ataupun Giga-byte. Dalam hal ini, 1 Character = 1 byte. Data yang akan diproses ataupun hasil pemrosesan komputer, disimpan didalam internal memory. Disamping itu, internal memory juga digunakan untuk menyimpan program yang digunakan untuk memproses data. Dengan demikian, kapasitas internal memory harus cukup besar untuk menampung semuanya. Setiap data yang disimpan akan ditempatkan dalam address (alamat) tertentu, sehingga komputer dengan cepat dapat menemukan data yang dibutuhkan. Apabila ada sebuah data yang masuk ke-address tertentu, dan pada address tersebut telah terisi dengan data yang lama, maka data yang baru akan menumpuk data lama. Dengan demikian, data lama akan tertumpuk/hilang, dan isinya akan diganti dengan data yang baru. Dengan kemampuan dalam hal menyimpan data yang semakin meningkat, ternyata harga memory juga semakin murah, dan bentuknya juga semakin kecil. Pada tahun

2 1950-an, harga sebuah memory yang dapat digunakan untuk menyimpan character adalah 1 juta dolar. dan pada tahun 1990-an, harga memory untuk ukuran tersebut, hanyalah 50-sen. Pengertian internal memory terbagi menjadi: Read Only Memory (ROM), berfungsi untuk menyimpan pelbagai program yang berasal dari pabrik komputer. Sesuai dengan namanya, ROM (Read Only Memory), maka program yang tersimpan didalam ROM, hanya bisa dibaca oleh para pemakai. Random Access Memory (RAM), merupakan bagian memory yang bisa digunakan oleh para pemakai untuk menyimpan program dan data. ROM bisa diibaratkan sebuah tulisan yang sudah tercetak, dimana pemakai hanya bisa melakukan pembacaan data yang ada didalamnya tanpa bisa melakukan perubahan apapun pada tulisan yang ada. ROM biasanya berisi instruksi/program khusus yang bisa digunakan pemakai untuk memanfaatkan komputer secara maksimal. RAM berfungsi untuk menyimpan program dan data dari pemakai komputer dalam bentuk pulsa-pulsa listrik, sehingga seandainya listrik yang ada dimatikan, maka program dan data yang tersimpan akan hilang. ROM menyimpan program yang berasal dari pabrik dalam bentuk komponen padat, sehingga tidak akan mengalami gangguan seandainya aliran listrik terputus. Isi RAM bisa dihapus oleh pemakai komputer, isi ROM tidak. Secara pisik, RAM berbentuk seperti sebuah chip yang sangat kecil, dan saat ini mampu menyimpan data antara 8 MB hingga 32 GB. Apabila pemakai komputer ingin menambah kapasitas memory yang dimilikinya, pemakai tinggal menambahkan chip RAM pada tempat yang telah disediakan (chip-set). Jika sebuah PC dinyalakan, program yang ada didalam ROM segera mencari lokasi yang digunakan untuk menyimpan operating system apakah terdapat pada disket ataupun harddisk. Jika diketemukan, maka OS ini segera dipindahkan kedalam RAM. Tahap ini dikenal sebagai boot-up. Untuk selanjutnya, program-program aplikasi seperti misalnya: Windows dan lainnya juga dipindahkan kedalam RAM, dan kini komputer siap digunakan oleh pemakai. Dengan demikian, semakin besar program-program yang digunakan, semakin besar pula tempat yang harus disediakan oleh RAM. Pada gambar terlihat bagaimana Windows dan sebuah paket program Office 2000 ditempatkan dalam sebuah RAM. Secara prinsip, pengertian RAM terbagi menjadi: Input Area, tempat untuk menampung data-data input yang akan diolah. Program Area, tempat untuk menampung program yang akan dipergunakan untuk memproses data. Working Area, tempat untuk menampung kegiatan pengolahan data yang akan dikerjakan. Output Area, tempat untuk menampung hasil pengolahan data. ROM biasanya berisi: Program BIOS (Basic Input Output System), program ini berfungsi untuk mengendalikan perpindahan data antara microprocessor kekomponen lain yang meliputi keyboard, monitor, printer dan lainnya. Program BIOS juga mempunyai fungsi untuk self-diagnostik, atau memeriksa kondisi yang ada didalam dirinya. Program Linkage/Bootstrap, bertugas untuk memindahkan operating system yang tersimpan didalam disket untuk kemudian ditempatkan didalam RAM. Misalnya, dengan memberi instruksi "SIMPAN" pada sebuah file MS-Word, maka sinyal ini segera dikirm ke-operating sistem. OS segera memeriksa apakah file yang ada benar-benar dapat disimpan, misalnya: nama file sudah benar, disket yang digunakan tidak dalam posisi "read-only" dan sebagainya. Jika semua sudah benar, maka OS segera menggerakkan peralatan yang ada untuk menyimpan file yang bersangkutan

3 dibawah pengawasan BIOS. C. External Memory External memory ataupun external storage ataupun secondary storage ataupun backing storage adalah suatu tempat atau sarana yang bisa digunakan komputer untuk menyimpan data ataupun program. Dengan demikian, external memory mempunyai fungsi yang hampir sama dengan internal memory. Hanya bedanya, internal memory terletak didalam CPU, external memory berada diluar CPU. Data-data yang tersimpan didalam external memory bersifat tetap, artinya data tersebut tidak akan hilang walaupun tidak ada listrik yang mengalirinya. Media yang digunakan biasanya merupakan media magnitic yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dengan guratan-guratan magentic yang dimilikinya. Jenis external memory cukup banyak. a. Disket Disket merupakan media penyimpanan yang sangat populer bagi personal komputer. Secara pisik, disket terbuat dari lempengan plastik yang berbentuk bundar dimana pada permukaannya dilapisi oleh magnit sebagai tempat untuk menyimpan guratan-guratan data. Untuk menjaga agar data ataupun program yang tersimpan didalam disket tetap terjaga kebersihannya, disket kemudian dibungkus oleh karton yang berbentuk segi empat. Untuk melakukan pembacaan ataupun penulisan, disket harus dimasukkan kedalam sebuah drive, drive ini kemudian disebut sebagai disket-drive. Pada setiap drive yang ada, telah berisi sebuah shaft dan sebuah drive motor yang berfungsi untuk memutar disket dengan kecepatan sekitar 360 hingga 500 rpm. Sebuah sinyal elektronik yang datang dari sistem kontrol, akan menyebabkan read/write head yang berfungsi untuk melakukan pembacaan/penulisan untuk terus bergerak diatas permukaan disket yang sedang berputar guna melakukan pembacaan/ penulisan. Bagian-bagian dari disket adalah : a. Stress relief cutouts, berfungsi untuk membuka/tutup pengait drive. Read/Write Windows, merupakan jendela yang digunakan untuk membaca dan menulis dari mekanisme drive. c. Hub ring, berfungsi sebagai pegangan untuk memutar disket. d. Index Hole, apabila lubang yag ada pada karton/cover menumpuk dengan lubang pada disket, menandakan posisi sector 0. e. Write, lubang ini apabila dalam posisi terbuka, maka disket bisa dibaca dan ditulis; Apabila tertutup maka disket hanya bisa dibaca saja. f. Label, digunakan untuk menulis nama pemilik disket ataupun nama program/data yang tersimpan didalamnya. Tempat yang ada didalam disket terbagi menjadi beberapa track, dan setiap track akan terbagi menjadi beberapa sector. Sector merupakan bagian terkecil dimana data disimpan. Dalam hal ini, setiap sector sanggup menampung hingga 256 charakter. Setiap sector selalu ditandai dengan sebuah address sector, sehingga read/write head dengan cepat dapat menemukan data yang dimaksud. Jumlah sector untuk setiap track tidak sama, tergantung jenis komputer yang digunakan. Disket yang masih baru harus di-format terlebih dahulu baru bisa digunakan. dari

4 format ini, akan dihasilkan suatu nomor sector yang tersusun secara berurutan, sehingga read/write head bisa menemukan data yang tersimpan. Selain itu, pihak pemakai juga bisa memperkirakan data yang akan disimpan. Secara pisik, disket mempunyai ukuran: 8 inchi, 5.25 inchi dan 3.5 inchi, walaupun begitu, kapasitas disket tidak diukur secara pisik. Kapasitas disket bisa dilihat dari label yang tertulis, misalnya: DD (Double Density), untuk disket 5.25 inchi mempunyai kapasitas 360 KB, dan disket 3.50 inchi mempunyai kapasitas 720. Disket dengan label HD (High Density) untuk ukuran 5.25 inchi kapasitasnya 1.2 MB, dan untuk dikset 3.50 inchi kapasitasnya 1.4 MB. Disamping itu, disket ukuran 3.50 inchi ada yang berlabel ED (Enchanced High Density), mempunyai kapasitas 2.8 MB, tetapi belum umum digunakan. Pengertian density bisa diartikan sebagai kerapatan dalam menyimpan data, sehingga semakin tinggi density yang dimiliki oleh sebuah disket, maka daya tampung yang dimilikinya juga semakin tinggi. Karena data yang tersimpan dalam bentuk guratan-guratan magnetic, disket harus diperlakukan secara hati-hati. Disket harus terhindar dari panas, magnit, lengkungan, sentuhan langsung, kotoran ataupun penulisan label secara langsung dengan menggunakan alat-alat yang tajam/runcing. b. Hard Disk Harddisk merupakan salah media penyimpan data yang cukup populer bagi mainframe ataupun PC. Harddisk merupakan media penyimpanan yang memiliki bentuk pisik yang berbeda jika dibanding dengan disket. Secara umum hard disk biasanya terpasang dan menyatu didalam CPU (fixed disk). Mekanisme yang menyebabkan data yang tersimpan bisa dibaca ataupun ditulis didalam hard disk, disebut sebagai disk drive. Didalam hard disk terdapat lempengan-lempengan logam bundar yang disusun berlapis-lapis serta terdapat motor penggerak lempengan logam dan read/write headnya. Keunggulan dari hard disk adalah mampu menampung data dalam jumlah yang sangat besar serta memiliki kecepatan pada saat memanggil kembali data yang tersimpan. Harddisk dengan ukuran 3 Giga Byte pada saat ini sudah dianggap terlalu kecil, dan kini mulai beredar harddisk dengan ukuran yang jauh lebih besar. Didalam pemakaian nya didalam PC, hard disk memerlukan card tambahan yang terdapat didalam komputer dan berfungsi sebagai pengontrol kerja dari hard disk tersebut. Didalam disk-drive, terdapat suatu alat pemutar yang mampu berputar hingga 3500 rpm atau lebih. Read/Write Head yang ada akan ditumpu dengan suatu lengan yang selalu bergerak untuk menjelajah keseluruh permukaan hard-disk guna mendeteksi ataupun melakukan penulisan/ pembacaan data. Kombinasi antara perputaran harddisk dan pergerakan lengan inilah yang mampu menentukan posisi setiap track yang ada didalam hard-disk. Jenis hard disk ada yang menggunakan piringan tunggal, tetapi ada pula yang menggunakan beberapa disk yang dikemas dalam satu bentuk (disk-pack). Disk-pack ini juga mempunyai jenis yang fixed (tetap) dan removable (bisa dipindah). Read/Write head yang dimiliki oleh disk-pack lebih dari satu, yaitu sesuai dengan jumlah piringan yang dimilikinya. Lapis paling atas dan bawah, biasanya hanya digunakan sebagai cover pelindung dan tdk digunakan untuk menulis data. Program-program komputer pada PC yang tengah populer pada saat ini, seperti

5 misalnya Microsoft Windows, Office, Netscape Communicator dan lainnya lagi, membutuhkan adanya fasilitas hard-disk dengan kapasitas yang cukup besar guna menampung dan menjalankan program-program yang ada. Western Digital Protege saat ini memproduksi hard disk dengan kecepatan putar 5400 rpm. Rancangan terbaru dari WD ini membuat pisik hard disk terlindung dari hal-hal yang tidak diinginkan dengan cara menyembunyikan elemen-elemen elektronika pada bagian bawah hard disk. Kapasitas yang dimiliki adalah 20 GB, dengan kecepatan transfer sebesar 90 MB/second. Hard disk harus diperlakukan secara hati-hati, sebab sangat sensitive terhadap abu, asap ataupun sidik jari yang kadang bisa melekat dipermukaannya, dimana semua itu bisa merusakkan data yang tersimpan didalamnya. c. Compact Disk CD-ROM secara pisik mempunyai bentuk seperti halnya CD audio dan merupakan suatu hasil pengembangan teknologi baru pada tahun 1983, serta bisa digunakan sebagai tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas tinggi. CD ROM secara umum dapat menyimpan data hingga 600 MB, tetapi kini banyak dipasarkan hingga ukuran gigabite. Harga CD ROM relative murah apabila dibanding dengan disket ataupun hard disk. Dengan kapasitas yang begitu besar, maka daya tampung sebuah CD-ROM pada saat ini, bisa disamakan dengan sekitar 430 disket yang berukuran 1.4 MB. Walapun demikian, harga sebuah CD-ROM saat ini, hampir sama dengan harga disket biasa. Untuk menggunakan CD ROM didalam komputer, diperlukan adanya card tambahan, CD ROM Drive, memory diatas 4 MB, serta beberapa persyaratan lainnya dari hardware maupun software komputer. Untuk melakukan penyimpanan data, CD ROM menggunakan panas sinar laser yang akan membakar metalic film melalui sebuah lubang khusus. Lubang inilah yang menyajikan data dalam bentuk binary. Dikarenakan hal tersebut, data yang sudah tertulis diatas CD ROM belum bisa untuk diperbaiki/diganti baru. Dengan demikian, pada awalnya para pengguna hanya bisa membaca untuk kemudian dipindahkan kedalam hard-disk. Ini sesuai dengan namanya, yaitu Compact Disk Read Only Memory. Program-program komputer yang ada pada saat ini, banyak disimpan didalam CD ROM. Kini banyak beredar CD dengan kemampuan Read and Write, dalam arti kata bisa digunakan untuk menulis dan membaca secara berulang-ulang seperti halnya sebuah disket. Sony CRX75A merupakan salah satu CD yang mempunyai kemampuan tersebut. CRX75A mempunyai kemampuan membaca 8x lebih cepat jika disbanding CD biasa dan 4x lebih cepat untuk kemampuan menulis. Jenis lain adalah TDK Veldoc 16/9/40. TDK memang merupakan produsen yang baru muncul dalam beberapa tahun ini. Namun tidak berarti teknologi yang ditawarkan merupakan pemula, hal ini bisa dilihat pada produknya yang mempunyai banyak kemampuan, CD-R mempunyai kecepatan membaca 16x, sedang CD-RW mempunyai kecepatan menulis 9x dan membaca 40x Hewlett Packard yang merupakan salah satu produsen CDRW tertua didunia, kini memproduksi HP Surestore. Salah satu produk terbarunya adalah Surestore 990 dengan kecepatan pembacaan 8x dan 4x tulis. Walaupun nampak lambat, CDRW dari HP ini juga dilengkapi dengan labeling kit dan software perekam. Jenis lain dari CD ROM adalah optical disk yang secara phisik mempunyai bentuk

6 seperti halnya laser disk Karena harganya relatip mahal, optical disk ini menjadi tidak popular bagi para pengguna komputer. d. Magnetic Tape Magnetic tape merupakan media penyimpanan data yang biasanya digunakan untuk komputer jenis mini ataupun mainframe. Terdapat dua jenis magnetic tape yang biasanya digunakan oleh komputer. Jenis pertama mempunyai bentuk standart yang memiliki lebar pita 1/2 " (12.7 mm). Magnetic tape terbuat dari plastik tipis yang dilapisi magnetic pada permukaannya. Bentuk kedua adalah kaset ataupun catridge seperti halnya yang telah kita kenal pada kaset yang terdapat di audio tape recorder. Data yang ada disini juga disimpan dalam bentuk kode-kode tertentu seperti halnya yang terdapat dalam pita magnetic ukuran standart. Kaset ataupun catridge banyak digunakan pada komputer jenis homekomputer. Untuk bisa bekerja, pita magnetic ini harus diletakkan didalam tape drive yang kirakira bisa disamakan dengan proyektor. Tape akan bergerak terus selama proses penulisan ataupun pembacaan berlangsung dengan melewati read/write head. Data yang ada akan direkam dalam guratan mangentic. Sekali data tersebut terekam, maka data akan tetap tinggal sampai data tersebut terhapus atau diganti dengan data baru. Secara umum, tape akan menyimpan. Data yang terdapat pada magnetic tape, akan terbagi secara horizontal yang disebut channel atau tracks, dan secara vertical didalam bentuk kolom ataupun frames. Secara umum, tape mempunyai 9-tracks dan data akan dikode-kan dalam ASCII ataupun EBCDIC. Disamping 9-tracks data, magnetic tape juga ada yang merekam datanya dalam bentuk 7-tracks, dimana track paling atas digunakan sebagai pairity chek, yang berguna bagi komputer untuk melihat apakah tejadi kesalahan dalam hal penyimpanan, perpindahan ataupun saat peng-copy-an data pada setiap characternya. Pada saat drive dari magnetic tape berputar, maka data-data yang ada akan dibaca satu demi satu. Dalam hal ini, tape membutuhkan adanya suatu tanda untuk mulai dan berhenti pada suatu record data. Pada saat berhenti, dan ketika akan melakukan pembacaan lagi, ada beberapa bagian dari tape yang tidak terbaca, dan bagian ini disebut: inter-record gap yang terjadi diantara setiap block data. Inter-record gap secara otomatis akan terbentuk oleh system komputer setelah selesai merekam karakter yang terakhir. Ukuran record dalam hal in ditentukan oleh jumlah data yang tersimpan. Beberapa record yang tergabung dalam satu kesatuan disebut sebagai logical record. Beberapa logical record akan tersimpan dalam sebuah phisical record. Walaupun media magnetic tape memiliki harga yang jauh lebih murah jika dibanding dengan media lainnya, tetapi media magnetic tape biasanya hanya digunakan sebagai media "back-up" dan bukan sebagai media penyimpan data yang utama. Penyebabnya adalah, media magnetic tape hanya bisa digunakan untuk menyimpan dan membaca data secara sequential atau berurutan. Dengan demikian, untuk melakukan penyimpanan dan pembacaan data, jauh lebih lambat jika dibanding dengan penulisan/pembacaan data secara random (acak).

7 D. Organisasi File Penyimpanan ataupun penulisan character demi character yang ada didalam external memory, harus diatur sedemikian rupa sehingga komputer bisa dengan mudah menemukan kembali data-data yang tersimpan didalamnya. Aturan inilah yang kemudian dikenal sebagai organisasi file. Dalam hal ini, dikenal ada beberapa metoda, yaitu: Sequential File, Random File dan Index Sequential File. a. Sequential File Sequential file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara berurutan. Dalam hal ini, data yang ada akan disimpan sesuai dengan urutan masuknya. Data pertama dengan nomor berapapun, akan disimpan ditempat pertama, demikian pula dengan data berikutnya yang juga akan disimpan ditempat berikutnya. Dalam melakukan pembacaan data, juga akan dilakukan secara berurutan, artinya, pembacaan akan dimulai dari data paling awal dan dilanjutkan dengan data berikutnya sehingga data yang dimaksud bisa diketemukan. b. Random File Random file merupakan suatu cara ataupun suatu metode penyimpanan dan pembacaan data yang dilakukan secara random atau langsung. Dengan demikian, random file juga disebut sebagai Direct Access File (Bisa dibaca secara langsung). Dalam hal ini, tempat penyimpanan data sudah diatur sedemikian rupa, sehingga setiap data akan tersimpan didalam tempat-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan nomor data yang dimiliki-nya. Dikarenakan data yang tersimpan menggunakan teknik yang sedemikian rupa (yaitu random), maka data yang dibutuhkan bisa langsung ditemukan tanpa harus membaca data-data sebelumnya. Walaupun demikian, seandainya diperlukan untuk dibaca secara berurutan, juga dimungkinkan. c. Index Sequential File Index Sequential File merupakan perpaduan terbaik dari teknik sequential dan random file. Teknik penyimpanan yang dilakukan, menggunakan suatu index yang isinya berupa bagian dari data yang sudah tersortir. Index ini diakhiri denga adanya suatu pointer (penunjuk) yang bisa menunjukkan secara jelas posisi data yang selengkapnya. Index yang ada juga merupakan record-key (kunci record), sehingga kalau record key ini dipanggil, maka seluruh data juga akan ikut terpanggil. Untuk membayangkan penyimpanan dan pembacaan data secara sequential, kita bisa melihat rekaman lagu yang tersimpan pada kaset. Untuk mendengarkan lagu kelima, kita harus melalui lagu kesatu, dua, tiga dan empat terlebih dahulu. Pembacaan seperti inilah yang disebut sebagai sequential atau berurutan. Apabila lagu-lagu yang ada kemudian disimpan didalam compack-disk, maka untuk mendengar kan lagu yang ke-lima bisa langsung dilakukan (dibaca secara random). Disamping itu, dengan compack-disk juga bisa dilakukan pembacaan secara berurutan atau sequential. Compack-disk menyimpan lagu secara random. Untuk membayangkan penyimpanan data dengan menggunakan teknik index sequential ini, kita bisa melihat daftar isi pada sebuah buku. Pada bagian disebelah kiri disebut sebagai index data yang berisi bagian dari data yang ada. Index data kemudian diakhiri dengan pointer yang menunjukkan posisi keseluruhan isi data. Sebuah data yang terdiri Nomor, Nama, NL1, Nl2, dan NL3 bisa disimpan dengan menggunakan Nomor sebagai Index. Apabila data tersebut dicetak, maka akan

8 dihasilkan suatu data yang berurutan berdasar Nomor. Nomor yang ada akan tersusun dengan urutan dari kecil keurutan yang lebih besar. Dari data yang ada, juga bisa dibuat Nama sebagai Index. Apabila data tersebut dicetak, maka akan dihasilkan suatu data yang berurutan berdasar Nama. Nama yang ada akan tersusun dengan urutan dari kecil keurutan yang lebih besar. Pulung yang memiliki abjad terkecil, akan menempati posisi pertama dan Rino pada posisi terakhir. Gambar yang ada menunjukkan bagaimana record data nilai disimpan didalam media disk ataupun disket dengan menggunakan teknik index sequential. Index data akan dibaca pertama kali oleh komputer, dan dikarenakan didalam index data juga terdapat address maka data yang dicari bisa segera diketemukan. Sesuai dengan sifat media yang dimilikinya, maka pada sebuah pita magnetic tape, hanya bisa menyimpan data secara sequential; Dengan demikian, cara pembacaan yang dilakukan juga hanya secara sequential, yaitu berurutan satu persatu sampai nomor record yang dikehendaki diketemukan. Dengan menggunakan Direct Access Methode (metode pembacaan/penulisan secara langsung), maka, record yang tersimpan didalam sebuah disket, Hard-disk, CD ROM ataupun Laser-Disk dapat di-access secara langsung dengan tanpa harus membaca seluruh data yang dimilikinya. Access dengan menggunakan methoda Index-sequential juga dapat dilakukan oleh media ini. Dengan melakukan access pertama kali pada key-field yang ada, maka akan diketemukan record yang dituju. Data yang sudah terekam dalam methoda index-sequential juga dapat dilakukan pembacaan secara sequential. Key-field akan dibaca pertama kali secara sequential, dan untuk selanjutnya record yang dituju akan diketemukan. Merupakan organisasi file yang sederhana. Jarak setiap aplikasi yang tersimpan sangat jelas. Metode penyimpanan didalam memory sangat sederhana, sehingga efisien untuk menyimpan record yang besar. Sangat murah untuk digunakan, sebab medianya cukup menggunakan magnetic tape. Seandainya diperlukan perubahan data, maka seluruh record yang tersimpan didalam master file, harus semuanya diproses. Data yang tersimpan harus sudah urut (sorted). Posisi data yang tersimpan sangat susah untuk up-to-date, sebab master file hanya bisa berubah saat proses selesai dilakukan. Tidak bisa dilkukan pembacaan secara langsung. Sangat sesuai untuk kebutuhan File Transaksi, sebab transaksi harus diproses saat kejadian berlangsung. Data yang tersimpan tidak harus urut (sorted). Untuk pemrosesan lebih efisien, sebab ada beberapa file yang memerlukan perubahan saat proses berlangsung. Lebih cepat dalam hal pemanggilan data. Beberapa data yang tersimpan didalam file, bisa diperbaiki dalam waktu bersamaan. Memerlukan adanya back-ap data. Sebab transaksi yang diperbaiki setiap saat bisa menghilangkan jejak data asal. Data yang tersimpan mempunyai potensi lebih cepat rusak. Kapasitas media penyimpanan memory menjadi besar. Memerlukan hardware dan software yang lebih kompleks apabila dibanding sequential file. Sangat cocok untuk digunakan menyimpan batch data ataupun individual data. Dibanding sequential file, pemanggilan data menjadi lebih cepat. Access (pemanggilan) data tidak bisa disamakan dengan random (direct access file). Memerlukan adanya ruangan extra didalam memory untuk menyimpan index data. Memerlukan adanya hardware dan software yang lebih kompleks.