Customer care. Complain ( keluhan) Via.com Page 2. Pertanyaan tentang akun & deposit. No telp : ( 021 ) , Ext 9

Transkripsi

1 Catatan : Silakan kunjungi situs kami, dan dapatkan performa maksimal dengan menggunakan browser mozila firefox atau google chrome dengan minimum kecepatan 512 kbps. Via.com Page 1

2 Pertanyaan tentang akun & deposit Customer care No telp : ( 021 ) , Ext 9 (Jam kerja : Senin Minggu dari jam 7 pagi 10 malam) id.updates@via.com Pertanyaan tentang penerbangan domestik No telp : ( 021 ) , Ext 1 (Jam kerja : setiap hari 24 / 7) id.helpdesk@via.com Complain ( keluhan) id@via.com Pertanyaan tentang Hotel No telp : ( 021 ) , Ext 3 (Jam kerja : setiap hari dari jam 8 pagi 10 malam) id.hotels@via.com Pertanyaan tentang penerbangan internasional No telp : ( 021 ) , Ext 2 (Jam kerja : setiap hari 24 / 7) id.helpdesk@via.com Pertanyaan tentang Holiday No telp : ( 021 ) , Ext 4 (Jam kerja : Senin - Sabtu dari jam 8 pagi 7 malam) id.holidays@via.com Agency & Training No telp : ( 021 ) , Ext 8 (Jam kerja : Senin Sabtu dari jam 8 pagi 6 sore) id.training@via.com Pertanyaan tentang Group No telp : ( 021 ) , Ext 5 (Jam kerja : Senin - Sabtu dari jam 8 pagi 6 malam) id.groups@via.com Via.com Page 2

3 User Manual 1. PRODUK VIA 2. HOMEPAGE 2.1. Nama agent 2.2. FRAG ID 2.3. Balance 2.4. Customer Care 2.5. User Manual 2.6. Inbox 2.7. Domestik 2.8. Internasional 2.9. SOTO fare Internasional 3. CARA MUDAH MELAKUKAN RESERVASI TIKET PENERBANGAN 3.1. Langkah melakukan reservasi penerbangan 3.2. Langkah-langkah pencarian untuk sekali jalan ( oneway Book ) 3.3. Langkah-langkah pencarian untuk pulang pergi ( return Book ) 3.4. VIA AIR FARE CALENDAR Fares 3.6. Sms Fares 3.7. Show/Hide Incentive dan Show/Hide Net Fare 3.8. MODIFY SEARCH 3.9. SORT BY Cara print tiket yang sudah di issued Bagaimana tampilan tiket apabila klik BOOK Bagaimana tampilan tiket apabila klik ISSUED VIA AIR PASSENGERS CALENDAR Cara issued tiket pada bookingan tiket Connecting flight dan transit flight Bagaimana cara memilih maskapai tertentu saja Bagaimana cara melakukan reservasi lebih dari 4 orang Langkah-langkah memilih kelas saat membuat reservasi Garuda Cara melakukan reservasi tiket Internasional Filter your result 4. CONTROL PANEL 4.1. Merubah informasi akun saya 4.2. Cara merubah password saya 4.3. Cara mengupload logo Travel saya Via.com Page 3

4 4.4. Cara saya menambah Desk User 4.5. Setting Staff Login Control 4.6. Cara melakukan Mark-up 4.7. Cara melakukan Mark Up Tiket Internasional 4.8. Cara melakukan Mark Up Hotel 4.9. Apa yang dimaksud dengan T-Pin dan apa fungsinya 5. RESERVASI GRUP 5.1. Cara saya melakukan group order 5.2. Bagaimana melihat reservasi grup saya 6. RESERVASI KERETA API 6.1. Cara melakukan reservasi Kereta Api 7. RESERVASI HOTEL 7.1. Cara melakukan reservasi hotel melalui portal 7.2. Cara untuk mencetak voucher hotel reservasi saya 8. RESERVASI PAKET HOLIDAY 8.1. Bagaimana melakukan pencarian paket holiday yang ada di Via.com 9. REKENING BANK 10. PROSEDUR TOP UP Cara melakukan topup deposit Cara melakukan top up secara otomatis menggunakan BCA Klikpay Cara melakukan top up secara otomatis menggunakan Mandiri Klikpay 11. KODE VOUCHER Cara mendapatkan voucher Cara melakukan check kode voucher dari portal via Cara menggunakan kode voucher tersebut Sudah melakukan 7 transaksi tetapi belum terima voucher 12. DAILY SALES REPORT 13. RESCHEDULE/CANCEL/REFUND Cara melakukan cancelation atau reschedule melalui portal Via Cara melakukan reschedule, cancel atau refund tiket melalui helpdesk 14. LAPORAN TRANSAKSI DAN KEUANGAN Cara melihat laporan transaksi dan keuangan Mendapatkan laporan keuangan dalam format Excell Via.com Page 4

5 15. KARTU KREDIT 16. SOTO FARE INTERNASIONAL 17. TRANSACTION BEHAVIOR 18. US Via.com Page 5

6 1. PRODUK VIA Q: Produk apa saja yang tersedia di portal Via? Flight s Maskapai domestik Via.com Page 6

7 Maskapai Internasional Kereta api Via.com Page 7

8 Hotel Holiday Via.com Page 8

9 Bus (Segera Hadir) Via.com Page 9

10 Q:Kode Maskapai Domestik? Airlines Lion air Wings Air Batik air Garuda Sriwijaya Nam air Citilink Merpati Xpress air Sky aviation Transnusa Kalstar Trigana air Air Asia Mandala Code JT IW ID GA SJ SJ. QG MZ XN SY M8 KD IL QZ RI Via.com Page 10

11 2. HOME PAGE Q: Data apa saja yang penting untuk saya ketahui di halaman Home Page? A: a. Nama Agent : Pastikan anda selalu menyertakan Nama Keagenan anda setiap mengirimkan kepada kami, demi mempermudah kami dalam membantu anda. b. FRAG ID : FRAG ID adalah Kode Keagenan anda yang bersifat unik. Setiap agent memiliki Frag ID yang berbeda. Pastikan anda selalu menyebutkan dan menyertakan Frag Id anda ketika menghubungi kami, demi mempermudah kami dalam mengidentifikasi keagenan anda, dan membantu anda. c. Balance : Jumlah deposit yang masih tersedia. Pastikan deposit anda cukup untuk melakukan transaksi. Setelah anda melakukan topup deposit, silahkan logout dari portal untuk update balance anda. d. Customer Care : Halaman ini menginformasikan alamat , nomor extention, dan jam kerja masing-masing departemen. Silahkan langsung hubungi departemen terkait untuk menjelaskan permasalahan anda. Via.com Page 11

12 e. User Manual : Untuk mengetahui seluruh informasi mengenai portal Via, silahkan baca panduan yang terdapat di User Manual. f. Inbox : Untuk melihat seluruh transaksi yang ingin di cancel dan transaksi dengan keterangan tambahan. Kita juga dapat melihat transaksi yang telah di abort, refund, dan dibatalkan. Anda juga dapat melihat data reservasi yang belum terlihat di portal di Blocked Orders di portal g. Domestic : untuk pencarian penerbangan rute domestik h. International : untuk pencarian penerbangan rute Internasional i. SOTO fare International : Fasilitas untuk memudahkan agent melakukan reservasi & issued starting India, Philippines, Malaysia atau Singapore, dimana agent akan mendapatkan harga lebih murah dari cara opsi International sebelumnya. Ke empat negara tersebut merupakan kantor pusat dan kantor cabang VIA, sehingga saat agent melakukan issued dengan starting dari negara tersebut, maka sistem akan capture harga yang sesuai di negara tersebut. Via.com Page 12

13 3. RESERVASI TIKET PENERBANGAN Q: Berapa banyak langkah yang perlu dilakukan dalam melakukan reservasi penerbangan? A: Ada 3 langkah yang harus dilakukan dalam melakukan reservasi (booking) penerbangan Langkah Pertama: Cari penerbangan yang diinginkan. Pada halaman Home Page, di kotak bertuliskan Flight Booking anda langsung dapat memulai mencari untuk penerbangan domestik. Untuk mencari flight International, pilih kotak bertuliskan International. a. Pilih rute penerbangan dari kota asal keberangkatan dan kota tujuan. b. Tentukan tanggal keberangkatan, dan tanggal kembali (return) bila diperlukan. c. Pilih seluruh maskapai (all), atau maskapai tertentu saja (preferred airlines) d. Pilih kelas Ekonomi atau kelas bisnis. e. Pilih jumlah penumpang berdasarkan umur (dewasa, anak-anak, bayi). f. Klik Search Flights Langkah Kedua : Pilih Penerbangan yang diinginkan. Setelah anda memilih flight yang anda inginkan, klik kotak hijau bertuliskan Book di pojok kanan bawah. Pastikan jadwal terbang anda sudah sesuai dengan keinginan anda. Setelah data penumpang sudah dilengkapi, klik Book Seat untuk booking, dan klik Issue Ticket untuk langsung meng-issued tiket anda Via.com Page 13

14 Filter your result merupakan opsi tambahan yang digunakan untuk menyaring pencarian harga penerbangan dan maskapai sesuai keinginan mitra via. Via.com Page 14

15 Langkah Ketiga : Isi seluruh data penumpang, dan lakukan reservasi. Isi seluruh data penumpang dengan lengkap sesuai dengan waktu yang sudah disediakan (3 menit untuk penerbangan domestik, dan 5 menit untuk penerbangan Internasional). Klik Continue apabila telah melewati waktu yang diberikan Via.com Page 15

16 Setelah menerima term & condition, dan memilih book atau issued tiket, sistem akan membutuhkan konfirmasi terakhir anda untuk memastikan bahwa seluruh informasi sudah sesuai sebelum issued tiket anda. Via.com Page 16

17 Langkah-langkah pencarian untuk sekali jalan ( oneway Book ) Mitra via dapat isi no telp penumpang pada kolom diatas Via.com Page 17

18 Setelah mitra via isi details penumpang, langkah selanjutnya dapat klik book seat Via.com Page 18

19 Sistem via akan konfirmasi ulang sebelum tiketnya terproses. mitra via dapat cek kembali untuk reservasinya. Jika sudah benar, dapat klik continue Setelah mitra via klik opsi book seat, maka akan keluar ticket dengan kode via FMNID00RG2WK6 Via.com Page 19

20 Langkah-langkah pencarian untuk pulang pergi ( return Book ) Mitra via dapat masukkan no telp penumpang pada kolom diatas Via.com Page 20

21 Via.com Page 21

22 Setelah mitra via klik opsi book seat, maka akan keluar ticket dengan kode via FMNID00RG50P3 Via.com Page 22

23 VIA AIR FARE CALENDAR Q: Apa fungsi View Lowest Fare Calendar? A: Fungsi dari fitur ini adalah untuk mempermudah agent dalam hal melihat harga penerbangan termurah dalam 1 bulan. Tentukan destinasi dan tanggal keberangkatan, lalu klik View Lowest Fare Calendar FARE Q : Apa fungsi dari Fares? A : Untuk menginformasikan harga penerbangan melalui pelanggan, silahkan klik kotak Fares Via.com Page 23

24 SMS FARE Q : Apa fungsi dari Sms Fares? A : Untuk mengirimkan informasi penerbangan melalui sms kepada klien anda Via.com Page 24

25 SHOW/HIDE INCENTIVE DAN SHOW/HIDE NET FARE Q : Apa fungsi Show/Hide Incentive dan Show/Hide Net Fare? Show/Hide Incentive dapat menampilkan komisi dan pajak yang diberikan oleh maskapai kepada agent. Show/Hide Net Fare dapat menampilkan harga yang agent bayar kepada Via. Via.com Page 25

26 MODIFY SEARCH Q : Apa fungsi dari MODIFY SEARCH? A : Untuk memudahkan dalam merubah route, tanggal, jumlah penumpang, dll tanpa harus kembali ke tampilan awal SORT BY Q: Apa fungsi dari SORT BY? A : - Untuk memudahkan melakukan sort berdasarkan harga dari mahal kemurah atau sebaliknya (dengan melakukan klik di Price ) - Melakukan sort berdasarkan waktu keberangkatan dari pagi ke malam atau sebaliknya ( dengan melakukan klik di Departure ) Via.com Page 26

27 Pada saat anda klik Book, akan muncul notifikasi yang menjelaskan mengenai total harga tiket penerbangan anda, dan masukkan nomor handphone pelanggan anda apabila anda ingin memberikan informasi melalui sms. Klik Continue untuk melanjutkan. Q: Apakah bisa memilih maskapai yang berbeda untuk rute PP? A: Bisa. Contoh: Penumpang dapat memilih Lion Air pada saat berangkat, dan Sriwijaya pada saat pulang. Q: Bagaimana cara print tiket yang sudah di issued? A: a. Klik Check Booking Status b. Masukkan kode booking dari Via (FMNID) ke kolom Enter your Via Booking Reference Number. c. Klik Get My Booking d. Klik Print Ticket Via.com Page 27

28 Setelah tiket di issued, akan tampil pilihan untuk mencetak tiket anda. Q : Bagaimana tampilan tiket apabila klik BOOK? Q : Bagaimana tampilan tiket apabila klik ISSUED? Mohon diperhatikan bahwa PNR (kode booking Airlines) adalah Q2948Y Sedangkan FMNID (kode booking Via) adalah FMNID00QER6YA. Via.com Page 28

29 Jika Mitra Via ingin print ticket dari airline, dapat klik opsi Click here seperti tampilan diatas. Contoh Tiket akan menampilkan nama dan logo travel agent yang merupakan sebuah keunggulan dalam memperkenalkan brand anda. Via.com Page 29

30 VIA AIR PASSENGERS CALENDAR Q: Apa fungsi Air Passenger Calendar? A: Untuk melihat reservasi dan jadwal penumpang anda setiap bulannya. Via.com Page 30

31 Q: Bagaimana cara saya issued tiket setelah sebelumnya melakukan booking tiket terlebih dahulu? A: Masukkan FMNID pada opsi Check booking status di tampilan menu awal portal, setelah itu klik Issue Ticket. Via.com Page 31

32 Q: Apakah yang dimaksud dengan connecting flight dan transit flight? A: Connecting flight adalah penerbangan yang memerlukan perpindahan pesawat di kota lainnya sebelum melanjutkan ke kota tujuan. Contoh : Penerbangan Palembang - Pekanbaru dengan menggunakan Sriwijaya. Penerbangan berawal dari Palembang dengan pesawat Sriwijaya, berhenti di Jakarta pada pukul 07.05, lalu take off ke Pekanbaru pada pukul dengan pesawat Sriwijaya kode SJ-040. Transit flight adalah penerbangan yang memerlukan pemberhentian di suatu kota yang bukan merupakan kota tujuan akhir dari penerbangan tersebut. Via.com Page 32

33 Connecting Flight Q: Bagaimana cara saya mengetahui kota transit dari penerbangan tersebut? A: Silahkan hubungi atau telpon ke (021) untuk informasi lebih detil. Transit flight adalah penerbangan yang memerlukan pemberhentian di suatu kota yang bukan merupakan kota tujuan akhir dari penerbangan tersebut. Contoh: Penerbangan Jakarta - Jayapura dengan menggunakan Sriwjaya Air. Penerbangan dimulai dari Jakarta dan akan berakhir di Jayapura dengan pesawat Sriwijaya Air. Keterangan bahwa penerbangan ini adalah transit ditunjukkan dengan tulisan 1 Stops tepat dibawah jadwal penerbangan. Transit Flight Via.com Page 33

34 Q: Bagaimana cara memilih maskapai tertentu saja? A: Pada saat mencari penerbangan, dibawah kolom Preferred Airline, klik Custom Select dan klik maskapai yang ingin dipilih, dan pilih maskapainya satu per satu. Q: Bagaimana cara saya melakukan reservasi untuk lebih dari 4 orang? A: Anda harus memilih satu maskapai saja dalam melakukan reservasi. Gunakan Custom Select pada kolom Preferred Airline Via.com Page 34

35 Langkah-langkah memilih kelas saat membuat reservasi Garuda: Via.com Page 35

36 Frequent Flyer : merupakan salah satu bentuk layanan untuk menunjukan apresiasi pelanggan yang diadakan oleh kebanyakan perusahaan penerbangan terkemuka. Dalam setiap penerbangan dengan Garuda Indonesia, setiap member GFF (Garuda Frequent Flyer) berkesempatan untuk mengakumulasi mileage, yang kemudian dapat ditukarkan dengan Award Ticket atau Upgrade Award. Free ticket yang anda dapatkan ini tidak harus anda pakai sendiri karena dapat anda berikan kepada kerabat, rekan dan kenalan anda. Selain itu, Member GFF juga diberikan kenyamanan melalui berbagai fasilitas eksklusif sesuai tingkatan keanggotaannya, seperti check-in counter khusus, bagasi tambahan dan akses ke Garuda Indonesia Executive Lounge. Via.com Page 36

37 Via.com Page 37

38 Setelah mitra via klik opsi book seat, maka akan keluar ticket dengan kode via FMNID00RGBFLN Via.com Page 38

39 Q: Kenapa ada perbedaan harga pada saat saya sudah melakukan reservasi? A: Perubahan harga terjadi karena seat atau class yang diinginkan sudah tidak tersedia. Hal ini terjadi karena banyaknya agent yang melakukan reservasi pada saat yang sama atau berdekatan. Kecepatan koneksi internet merupakan hal yang vital dalam melakukan reservasi online. Melakukan clear cookies secara rutin juga sangat kami sarankan. Pada saat anda melakukan reservasi, pastikan anda meng-klik pilihan book untuk mengetahui kepastian dari harga penerbangan yang dicari. Kami akan menampilkan pemberitahuan perubahan harga apabila kelas yang diinginkan sudah tidak tersedia Via.com Page 39

40 Q: Kenapa ada perbedaan harga pada Garuda antara Flight Search Results dengan Booking Details (Step 3 of 3)? A: karena untuk Garuda, jika ada 1 kelas terdapat 1 harga, maka harga akan sama antara saat pencarian harga dengan step 3 ( isi details penumpang ), namun jika ada 1 kelas terdapat 3 harga, saat isi details penumpang (Step 3 of 3), maka harga sebenarnya akan tampil sesuai dengan harga airlines. Via.com Page 40

41 RESERVASI TIKET INTERNASIONAL Q: Bagaimana cara melakukan reservasi tiket Internasional melalui portal? A: Sama seperti melakukan reservasi tiket DOMESTIK, anda harus melakukan 3 langkah dalam melakukan reservasi tiket Internasional. Pada saat anda memilih kota asal dan tujuan penerbangan, ketik nama kota, lalu klik keterangan yang sesuai dengan keinginan anda. Setelah kota asal dan tujuan telah dipilih, isi seluruh kolom keterangan sesuai dengan keinginan anda. Via.com Page 41

42 Pilih flight yang diinginkan, lalu klik Book FILTER YOUR RESULT Filter price = digunakan untuk menyaring pilihan penerbangan sesuai harga yang di inginkan agent Filter Airlines = digunakan untuk menyaring pilihan penerbangan sesuai maskapai yang di inginkan agent Stops = digunakan untuk menyaring pilihan penerbangan sesuai stop over atau Non-stop Isi seluruh data penumpang dengan benar, klik keterangan Terms & Condition, lalu klik Book Via.com Page 42

43 Via.com Page 43

44 4. CONTROL PANEL Q: Apakah saya bisa merubah informasi akun saya? A: Bisa. Klik Control Panel lalu akan tampil data pribadi keagenan anda. Data yang dapat anda ganti sendiri adalah Alamat, Region, Kota, No. Telpon, Zip Code, Untuk merubah Nama Agent, dan alamat anda, silahkan permohonan anda ke dan staf kami akan menghubungi anda untuk konfirmasi selanjutnya. Via.com Page 44

45 Q: Bagaimana cara merubah password saya? A: Klik Control Panel, klik Change Password, lalu isi data pada form yang tampil. Q: Bagaimana cara mengupload logo Travel saya? A: a. Klik Control Panel, pilih logo yang sudah di format sesuai dengan format Via. b. Klik Upload Image. c. Apabila anda mengalami kesulitan dalam meng-upload logo anda, silahkan kirimkan logo anda ke Kami akan membantu untuk merubah format logo anda, untuk memudahkan anda meng-upload logo anda di portal. Q: Apa format logo yang dapat diterima oleh portal Via? A : Tidak boleh lebih dari 100 kb, 300 pixel dalam format gif. Via.com Page 45

46 Q: Bagaimana cara saya menambah Desk User? A: Mudah. a. Klik Control Panel, pilih Desk User, isi data-data staf. b. Untuk mengaktifkan login staf anda, klik Settings, dan klik kolom login. c. Anda dapat mengawasi dan memberikan batasan deposit untuk digunakan oleh staf anda. d. Anda dapat menghapus data staf anda melalui akun administrasi. Q: Apakah saldo Desk User bisa otomatis bertambah dari saldo Administrator? A: Bisa. Selama deposit administrator masih mencukupi untuk menutup limit Desk User, maka saldo Desk User akan ter-update secara otomatis setiap harinya. Q: Apa saja yang harus dipilih pada saat mensetting Staff Login Control? A: Pilih Login agar staf anda dapat login ke portal. Pilih Deposit Payment agar staff anda dapat meng-issued ticket Pilih Credit Card payment agar staff anda dapat bertransaksi menggunakan kartu kredit. Via.com Page 46

47 Pilih Accounts Visible agar staff dapat melihat penjualan akun staff tersebut dan dapat melihat saldo. Pilih Check All Accounts agar staff dapat melihat seluruh data penjualan, termasuk administrator. Pilih View Notice Board agar staff dapat melihat berita ter-update dari Via. Isi Cash Limit (per day) untuk memberikan batasan limit transaksi per hari. Apabila limit sudah ditentukan, klik update. Q:Bagaimana cara menghapus desk id staf yang sudah tidak bekerja? A: Klik delete pada kotak paling kanan pada baris staf tersebut? Q: Bagaimana cara melakukan Mark-up? a. Klik Control Panel, Pilih Settings, Pilih Mark-Up Domestic, International atau Hotel. b. Pilih tipe Mark-Up Fixed atau Persentase. c. Isi jumlah Mark-Up yang diinginkan untuk setiap airlines. d. Klik Update Markups. Mark-up untuk domestik ada 2 tipe. Fixed dan Persentase. Markup tipe Fixed harus diisi dengan nominal uang, contoh 5000, 10000, Markup tipe Percentage harus diisi dengen 5, 10, 15. Dan markup persentase akan diambil dari basic fare. Maksimum Mark-up Fixed adalah Rp ,- *berlaku per pax dan per sektor. Maksimum Mark-up Persentase adalah 20% *berlaku per pax dan per sektor. Maksimum Mark-up Internasional per pax dan per sektor adalah Rp ,- Via.com Page 47

48 Q: Dimanakah nilai nominal Mark Up akan tampil? A: Mark Up akan tergabung ke dalam Net fare bersama dengan service fee. Gambar dibawah ini menunjukkan harga penerbangan tanpa mark up Gambar dibawah menunjukkan harga tiket yang sudah di Mark-Up Rp ,- Via.com Page 48

49 Gambar ini menunjukkan proses setelah klik book. Akan tampil Popup note yang menjelaskan bahwa dalam transaksi ini sudah termasuk jumlah Mark Up sebesar Rp ,- Via.com Page 49

50 Q: Bagaimana cara melakukan Mark Up Tiket Internasional? A: Tentukan nilai nominal Markup yang diinginkan lalu klik Update Markups Mark Up Hotel Q: Bagaimana cara melakukan Mark Up Hotel? A: Harga Hotel merupakan harga NTA, sehingga Mark Up Hotel sagat disarankan untuk disetting diawal. Tentukan nominal mark up dan klik Update Markup. Via.com Page 50

51 Q: Apa yang dimaksud dengan T-Pin dan apa fungsinya? A: T-Pin (Telephone PIN) berfungsi apabila ada transaksi manual yang terkait dengan deposit agent. T-Pin berlaku sebagai kode PIN yang harus diinformasikan kepada Staff Helpdesk Via, agar transaksi dapat dieksekusi. Demi alasan keamanan, sebaiknya T-Pin hanya diketahui oleh Administrator saja. Anda dapat mengganti T-Pin anda dengan meng-klik kotak Generate New Telephone PIN. T-Pin ini harus anda informasikan langsung atau melalui kepada staff helpdesk kami apabila transaksi dilakukan secara manual dan dibantu oleh tim helpdesk kami Low Balance Alert Anda dapat melakukan setting peringatan apabila deposit anda memasuki batas yang telah anda tentukan. Gambar dibawah ini menunjukkan Low Balance Alertnya adalah Rp ,- jadi pada saat deposit anda berada dibawah Rp ,- maka sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa anda sudah melewati ambang batas deposit, dan sebaiknya melakukan topup deposit.. Via.com Page 51

52 5. RESERVASI GROUP Q: Bagaimana cara saya melakukan group order? A: - Klik New Group Request pada pilihan menu Flights. - Isi seluruh informasi dengan benar, lalu klik Send Group Request Anda akan mendapatkan notifikasi bahwa Group request anda telah teregistrasi. Anda juga dapat mengirimkan permohonan ke id.groups@via.com atau langsung menghubungi (021) Ext. 5. Via.com Page 52

53 Q: Bagaimana melihat reservasi grup saya? A: Pilih Flight, klik Group R equest, lalu klik View Group Request. 6. RESERVASI KERETA API Q : Bagaimana cara melakukan reservasi Kereta Api melalui portal? Klik Kereta Api di halaman utama (homepage) Pilih Nama Kota dan Nama Stasiun (Lokasi keberangkatan dan Tujuan Akhir) Tentukan Tanggal Keberangkatan (Klik Kalender) Masukkan Jumlah Penumpang (Maks. 4 total penumpang dewasa dan anak-anak dalam satu PNR) Klik Search Trains untuk mencari Kereta Api Via.com Page 53

54 BATAS WAKTU RESERVASI 6 jam sebelum keberangkatan adalah time limit untuk dapat melakukan reservasi tiket Kereta Api melalui Portal Via. Apabila waktu keberangkatan kurang dari 6 jam, maka akan tampil pemberitahuan yang menjelaskan bahwa reservasi tidak dapat dilakukan. Reservasi tiket Kereta Api dapat dilakukan mulai 90 hari sebelum keberangkatan Via.com Page 54

55 Setelah klik Search Train akan tampil List Kereta Api dengan seluruh informasi detilnya 1. Nama Kereta 2. Stasiun/Kota Asal keberangkatan 3. Jam Keberangkatan 4. Stasiun/Kota Tujuan 5. Jam kedatangan 6. Kelas Kereta Api (Ekonomi/Bisnis/Executive) 7. Harga Dewasa 8. Harga Anak-anak 9. Harga Bayi (infant) 10. Jumlah Seat tersedia (availability) 11. Pastikan anda telah memilih tanggal dan jadwal kereta yang benar sesuai dengan keinginan penumpang. 12. Klik Book sesuai dengan jadwal Kereta Api yang anda pilih untuk melanjutkan reservasi anda. Via.com Page 55

56 PENGISIAN DATA PENUMPANG DAN MEMILIH KURSI Isi Nama penumpang dewasa, dan pilih jenis kartu identitas yang digunakan, serta nomor kartu identitas. Untuk pelajar yang belum memiliki KTP/SIM/PASPOR, diwajibkan untuk memasukkan nomor Kartu Pelajar. Via tidak bertanggung jawab apabila terjadi permasalahan dengan penumpang yang tidak menyertakan kartu identitas. Isi Nama Anak-anak, dan usia anak tersebut. Isi Nama Bayi(Infant), dan tanggal lahirnya sesuai format DD/MM/YYYY(contoh:15/02/2012) Isi Nomor Telpon, dan Nama penumpang Klik Choose Seats untuk memilih kursi sesuai dengan keinginan penumpang. Via.com Page 56

57 Setelah anda klik Choose Seats untuk memilih kursi, akan tampil layar seperti dibawah ini. Klik Change Seat dipojok kanan atas untuk meneruskan proses pemilihan kursi. Setelah anda klik Choose Seat, maka anda akan diberikan waktu 5 menit untuk memilih dan mengkonfirmasi kursi (seat) anda. Perhatikan detil Gerbong kereta dan Kursi yang telah anda isi di pojok kanan atas. Anda dapat memilih Gerbong dengan meng-klik EKS-1, EKS-2, EKS-3 dan seterusnya. Pada saat anda meng-klik Change Seat, sistem akan otomatis memilih kursi untuk anda. (seat) Kursi berwarna Merah adalah kursi yang sudah terisi. Kursi berwarna Orange adalah kursi yang telah ditetapkan sistem untuk anda. Via.com Page 57

58 Kursi berwarna Hijau adalah kursi kosong. Untuk merubah posisi kursi anda, klik terlebih dahulu kursi berwarna Orange sehingga kursi itu menjadi berwarna Hijau, lalu klik kursi berwarna Hijau sesuai pilihan penumpang sehingga seat tersebut berubah menjadi berwarna Orange. Klik Confirm Seating apabila penumpang sudah setuju dengan posisi kursinya (seat) Agent akan mendapatkan komisi mulai tanggal 1 Juni 2014 : Kelas Ekonomi : IDR / seat Kelas Eksekutif, Bisnis : IDR / seat Infant tidak dapat komisi -Klik Issue Ticket untuk melanjutkan proses reservasi tiket. -Perhatikan Notifikasi yang muncul, dan pastikan bahwa jadwal dan jurusan kereta api yang dipilih sudah sesuai, dan nama penumpang sudah benar. Via.com Page 58

59 -Klik Continue untuk melanjutkan. -Klik Cancel untuk membatalkan. Contoh Tiket : -Klik Print Ticket untuk mencetak e-tiket kereta api. -Klik Back to Home untuk kembali ke halaman utama. -PENTING!! E-Tiket harus ditukarkan dengan Tiket Asli di Stasiun asal, paling lambat 1 jam sebelum keberangkatan, dengan membawa KARTU IDENTITAS diri yang sah Via.com Page 59

60 Railway Voucher This E-Ticket will only be valid along with an ID proof in original. If found travelling without ID Proof, Passenger will be treated as without ticket and charged as per extant Railway rules. Journey Details Transaction ID: Book Code : Y4XDVS Train No. & Name: 50/ CIREBON EXPRESS Departure Time: 20/05/ :45:00 Class: Economy Arrival time: 20/05/ :34:00 From: GAMBIR (GMR) To : CIREBON (CN) Total Fare : IDR Date of Booking: 05/19/ :17 Passenger Mobile Number: Adult: 2 Child: 0 Infant: 0 Adult Passenger Details Name Status Berth Mobile ID Type ID Number TAHARUDDIN MARDIAH CONFIRMED CONFIRMED BIS-2 2A-2B BIS-2 2A-2B KTP KTP Agent Details Principal Agent: VIA.com Sub Agent Name: LAPAKUDA Id: hbb.plyg@gmail.com Address: JL. LESTI UTARA 10B MALANG,MALANG, JAWA TIMUR Phone No: Charges Booking Reference No: FMNID00Q8C0MG Train Fare: IDR Railway Service Charges: IDR 0 Total Charges: IDR NOTE:STRUK INI HARUS DITUKARKAN DENGAN TIKET DI STASIUN ONLINE PALING LAMBAT 1 JAM SEBELUM KEBERANGKATAN INFO KODE BOOKING DAPAT DILIHAT DI ATAU CC KAI 121 Via.com Page 60

61 7. RESERVASI HOTEL Q : Bagaimana cara melakukan reservasi hotel melalui portal? A: Mudah sekali caranya sebagai berikut: Via.com Page 61

62 Via.com Page 62

63 Q :Bagaimana cara untuk mencetak voucher hotel reservasi saya? A: Mudah sekali caranya sebagai berikut: Untuk informasi lebih detail silahkan hubungi kami di atau ke ext 3. Via.com Page 63

64 8. RESERVASI PAKET HOLIDAY Q: Bagaimana melakukan pencarian paket holiday yang ada di Via.com A: Mudah sekali caranya sebagai berikut: Via.com Page 64

65 Via.com Page 65

66 Via.com Page 66

67 09. REKENING BANK 10. PROSEDUR TOP UP Q: Bagaimana cara melakukan topup deposit? A: Transfer ke rekening atas nama PT. Adya Tours, Pastikan anda selalu memasukkan FRAGID anda di dalam Berita Acara. lalu konfirmasi melalui portal (Klik Deposit Update Request di Accounts ), dan Bukti Transfer ke dengan mencantumkan Frag ID. Via.com Page 67

68 Q: Bagaimana cara melakukan top up secara otomatis menggunakan BCA Klikpay? A: Anda harus sudah terdaftar di Klik BCA, dan memiliki token untuk melakukan transaksi. Apabila anda belum terdaftar atau tidak memiliki token, maka silahkan daftarkan diri anda melalui Customer Service BCA terdekat. Setelah anda terdaftar di Klik BCA, lanjutkan dengan melakukan Registrasi BCA Klikpay Gunakan alamat dan nomor HP yang sama dengan yang terdaftar di Klik BCA. Cara melakukan top up otomatis menggunakan BCA Klikpay melalui portal Via. Arahkan kursor ke Accounts Klik Account Recharge Isi nominal (saat ini dikenakan biaya Rp.1000) Notifikasi number receipt akan tampil, lalu klik Click to proceed Login ke BCA klikpay Jawab pertanyaan dari sistem Isi data dengan lengkap Via.com Page 68

69 Via.com Page 69

70 Q: Bagaimana cara melakukan top up secara otomatis menggunakan Mandiri Klikpay? A: 1. Sebelum dapat menggunakan Mandiri Click Pay, anda harus mendaftarkan diri terlebih dahulu melalui Customer Service Officer Bank Mandiri terdekat. 2. Anda harus memiliki Token agar dapat menggunakan Mandiri Click Pay. 3. Untuk melakukan Top Up menggunakan Mandiri Click Pay, silahkan ikuti langkah-langkah berikut. a. Arahkan cursor ke Account lalu pilih Account Recharge b. Langkah berikutnya adalah mengisi form yang disediakan, dan dipadukan dengan menginput kode/angka pada token Mandiri clickpay anda. - Klik mandiri clickpay pada Payment method. - Pada kolom Mandiri Debit Card, isi dengan 16 digit kartu debit Mandiri anda. - Isi jumlah yang ingin anda Top Up pada kolom Amount (minimum top up = IDR ) - Masukkan 10 digit terakhir kartu anda pada token mandiri clickpay, lalu tekan dan tahan tombol berwarna merah pada token anda. - Masukkan Total nominal Top up yag sudah termasuk dengan biaya IDR 5000 pada token anda, lalu tekan dan tahan tombol berwarna merah pada token anda. - Masukkan Reference id pada token anda, lalu tekan dan tahan tombol berwarna merah pada token anda. - Token akan menampilkan kode untuk di input pada kolom Mandiri Token Response, lalu klik Submit untuk melanjutkan proses top up. Via.com Page 70

71 c. Setelah di submit, akan muncul notifikasi untuk memastikan bahwa jumlah yang akan di top up sudah benar. Klik Oke untuk melanjutkan proses top up. Via.com Page 71

72 d. Anda akan menerima notifikasi apabila proses top up sudah berhasil dilakukan. Silahkan logout dari sistem, dan login kembali untuk melihat deposit anda setelah melakukan proses top up dengan menggunakan Mandiri clickpay. e. Silahkan hubungi Via Indonesia di apabila ada kesulitan dalam melakukan proses top up menggunakan Mandiri clickpay 11. KODE VOUCHER Q: Bagaimana cara saya untuk mendapatkan voucher Rp ,-? A: Voucher akan diproses setelah melakukan 7 transaksi tiket domestik dalam satu hari. Kode Voucher akan dikirimkan melalui . Voucher dapat digunakan pada transaksi berikutnya, dan harus diinput ke kolom validasi pada saat melakukan transaksi. Masa berlaku voucher adalah hingga 24 jam terhitung waktu generate voucher. Contoh: Apabila waktu generate voucher adalah jam 08:00 WIB, maka voucher tersebut berlaku sampai jam 08:00 WIB keesokan harinya. Untuk keterangan lebih detil, silahkan baca terms & conditions Voucher melalui . Q: Bagaimana cara agent melakukan check kode voucher dari portal via? A: Agent login sebagai Administrator, setelah itu dapat arahkan kursor ke menu accounts, lalu klik opsi Voucher, setelah itu pilih status voucher dan klik Get Voucher. Via.com Page 72

73 Q: Bagaimana cara menggunakan kode voucher tersebut? A: Masukkan kode voucher pada kolom voucher lalu klik validate. Pastikan bahwa voucher tersebut berhasil di validasi. Via.com Page 73

74 Q: Saya sudah melakukan 7 transaksi tetapi belum terima voucher? A: Apabila anda menggunakan yahoo sebagai alamat anda, maka pastikan anda juga cek kotak spam. Apabila voucher belum diterima, segera ke id.helpdesk@via.com atau telpon di (021) EXT 1untuk menanyakan perihal kode voucher anda. Via.com Page 74

75 12. Daily Sales Report Salah satu fitur unggulan pada portal via dimana agent dapat mengetahui transaksi yang telah di lakukan, seperti berapa tiket issued, komisi yang didapatkan, mark up untuk setiap hari ( Real time ). Via.com Page 75

76 13. RESCHEDULE/CANCEL/REFUND Q: Bagaimana cara untuk melakukan cancelation atau reschedule melalui portal Via? A: Cara melakukan cancelation? Pada menu Account klik Orders Copy Paste FMNID di kolom Search by Order Reference ID, lalu klik Search Orders Centang kolom Cancel, lalu klik Cancel Selected Passengers Via.com Page 76

77 Klik Ok untuk konfirmasi pembatalan, atau klik Batal untuk membatalkan proses Cancelation. Via.com Page 77

78 Pilih alasan pembatalan lalu klik Done Reschedule Lewat Portal Centang kolom Reschedule di pojok kana bawah, lalu klik kotak Reschedule Selected Route. Via.com Page 78

79 Q: Bagaimana cara untuk melakukan reschedule, cancel atau refund tiket melalui helpdesk? A: Segera hubungi Helpdesk kami di (021) atau kami di dengan mencantumkan FragId, Nama Agent, dan nomor telpon yang dapat kami hubungi. Kami akan membantu anda dalam memproses reschedule, pembatalan dan refund anda. Q: Apa fungsi Update PNR status? A: Untuk mengetahui status dari reservasi anda. Q: Apa fungsi Cancel Booking A: Untuk membatalkan bookingan anda. Via.com Page 79

80 Regulasi Maskapai: *Regulasi pembatalan (cancelation) dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan kebijakan maskapai. Via.com Page 80

81 14. LAPORAN TRANSAKSI & KEUANGAN Q: Bagaimana cara saya melihat laporan transaksi dan keuangan saya? A: Untuk melihat Accounting Report anda, ikuti langkah-langkah berikut : - Klik Accounts - Masukkan tanggal data laporan yang anda inginkan pada kolom tanggal di Refine Your Result, lalu klik kotak bertuliskan Search Orders. - Anda hanya dapat menarik data laporan keuangan sampai jarak 15 hari. Apabila anda ingin melihat data keuangan tanpa pembatasan, silahkan dicoba untuk menarik data Accounting Report pada jam 8:00 PM sampai 10:00 AM Via.com Page 81

82 Q: Dapatkah saya mendapatkan laporan keuangan dalam format Excell? - Bisa. Klik Accounting Reports di kolom Accounts. - Masukkan tanggal, dan klik Download Detailed Report. Anda dapat melihat seluruh detil transaksi anda, termasuk rincian komisi dan markup. Via.com Page 82

83 15. Kartu Kredit Agent dapat lakukan pembayaran ticket dengan menggunakan Kartu Kredit saat isi boking details step ke 3 point 5 (Payment) dari 9 Bank : BCA HSBC Standard Chartered Mandiri Mega CIMB BNI Danamon Bukopin Berikut ini langkah langkah untuk pembayaran dengan menggunakan kartu kredit Via.com Page 83

84 16. SOTO FARE INTERNASIONAL SOTO = Sold Outside Ticketed Outside ( bookingan rute luar indonesia dan issued di luar dari negara tersebut ) contoh rute : Singapore Kuala lumpur New Delhi - Mumbai New Delhi Singapore Manila Cebu Kuala Lumpur Jeddah Fasilitas ini untuk memudahkan agent melakukan reservasi & issued starting India, Philippines, Malaysia atau Singapore, dimana agent akan mendapatkan harga lebih murah dari cara opsi International sebelumnya. Ke empat negara tersebut merupakan kantor pusat dan kantor cabang VIA, sehingga saat agent melakukan issued dengan starting dari negara tersebut, maka sistem akan capture harga yang sesuai di negara tersebut. Via.com Page 84

85 17. Transaction Behavior Tujuan dari opsi baru ini adalah untuk dapat mengecek transaksi dari agent 1 hari sebelumnya untuk berapa kali melakukan pencarian ( No. of Search), order FMN yang di issued atau di cancel us Fasilitas yang disediakan pada portal via yang digunakan untuk komunikasi antara agent dengan staff heldpesk,dimana agent dapat mengirim pesan dengan mudah dan singkat. Untuk respon yang lebih cepat gunakan us di portal via Via.com Page 85

86 Tulis pesan pada kolom details, lalu klik submit request Jika mitra via ingin melihat balasan , dapat klik opsi Advanced options Berikut ini tampilan yang sudah di balas oleh helpdesk Via.com Page 86

87 Terimakasih telah bergabung dalam keluarga besar Via.com Salam Hangat Via Indonesia Via.com Page 87