PELAKSANAAN WISUDA Juni 2011

Transkripsi

1 STMIK KHARISMA Makassar STANDARD OPERATING PROCEDURES SOP Akademik-09 PELAKSANAAN WISUDA Juni 2011 A. Tujuan 1. Sebagai pedoman bagi sivitas akademika STMIK KHARISMA Makassar dalam pelaksanaan Wisuda. 2. Terciptanya keteraturan, tata tertib, dan kejelasan mekanisme pelaksanaan pada STMIK KHARISMA Makassar. B. Ruang Lingkup Pendaftaran Wisuda Pelaksanaan Wisuda C. Persyaratan 1. Telah diyudisium 2. Terdaftar sebagai peserta D. Pihak Terkait 1. Ketua STMIK KHARISMA makassar 2. Mahasiswa 3. Panitia Wisuda a. Ketua Panitia 1) menyusun rencana dan melakukan rapat 2) memimpin kepanitiaan dan melakukan koordinasi dengan setiap seksi untuk pelaksanaan rapat 3) membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan b. Sekretaris 1) membantu ketua dalam melakukan koordinasi pelaksanaan 2) menyiapkan absensi dan dokumen administrasi lainnya selama persiapan sampai pelaksanaan 3) membantu ketua dalam menyusun laporan pertanggungjawaban pelaksana Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 1

2 c. Bendahara 1) bertanggung jawab atas segala urusan keuangan yang berhubungan dengan kebutuhan pelaksanaan. 2) melakukan pencatatan keuangan kepanitiaan dan pembiayaan pelaksanaan. d. Seksi Acara 1) merencanakan dan menyiapkan lokasi/tempat 2) merancang denah ruangan yang akan digunakan untuk pelaksanaan 3) menyiapkan/menyusun dan menyajikan rangkaian acara/kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan, antara lain: - MC (Jumlah MC serta pelatih/pemandu MC) - Paduan suara (jumlah dan kelompok suara serta pelatih paduan suara dan pengiring lagu) - Kesan wan - Pesan orang tua wan - Pembaca Doa - Operator sound system dan slide presentasi - Pengarah/pemandu peserta pada saat pemindahan jambul/kucir toga - Pengarah/pemandu tamu yang datang - Petugas registrasi/pengisian buku tamu - Pedel - Pembawa bendera - Pembaca janji alumni - Pengiring - Yang akan menyerahkan cinderamata/penghargaan 4) mempertimbangkan/mengatur jarak waktu dan urutan per-item rangkaian acara pelaksanaan 5) merencanakan dan menentukan kostum/pakaian/busana, baik untuk peserta, senat, undangan, maupun panitia pelaksana yang bertugas pada saat berlangsung 6) menentukan jumlah undangan maupun yang akan diundang serta kapan waktu akhir penyerahan undangan. Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 2

3 e. Seksi Perlengkapan dan Dokumentasi 1) menyiapkan fasilitas dan dukungan teknis yang dibutuhkan selama rangkaian pelaksanaan, antara lain: - Perlengkapan teknis Slide/layar, projektor. Sound system, mic + stan Mic, kursi peserta, meja + sofa tamu, undangan, tiang bendera + bendera (merah putih dan STMIK Kharisma), Tongkat pedel, tabung piagam, plakat wan terbaik. Palu sidangm kamera/handycam - Kelengkapan wan Jubah, toga, kalung, penutup bahu (untuk senat dan peserta ), CD alumni - Kearsipan Ijasah asli + foto copiannya, transkrip nilai asli + foto copiannya, map ijazah, stempel pengesahan, nomerator, stempel STMIK Kharisma + bantalan stempel 2) menjamin fasilitas yang dibutuhkan dapat bekerja dan digunakan dengan baik dalam pelaksanaan 3) melakukan dokumentasi visual/multimedia (foto/video) selama rangkaian pelaksanaan 4) menyusun dan menyunting hasil dokumentasi visual/multimedia dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari pertanggungjawaban pelaksanaan 5) menganggarkan biaya untuk keperluan konsumsi pada saat persiapan dan pelaksanaan 6) menganggarkan biaya perlengkapan teknis f. Seksi Konsumsi 1) menyiapkan dan menyajikan makanan, baik untuk masa persiapan maupun pada saat pelaksanaan 2) merencanakan dan menentukan menu yang disesuaikan dengan jumlah orang yang akan disajikan 3) menentukan seseorang yang bertugas mengontrol menu yang akan disajikan Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 3

4 4) menganggarkan biaya untuk keperluan konsumsi pada saat persiapan dan pelaksanaan g. Seksi Humas 1) memberi informasi siapa yang akan dihadirkan pada saat pelaksanaan 2) mengedarkan dan menyerahkan undangan 3) membuat dan mendesain undangan 4) memberi informasi jumlah undangan yang telah diedarkan dan diserahkan 5) memberi informasi rencana tempat dan daya tampung 6) menganggarkan biaya transportasi pengedaran undangan h. Seksi Keamanan Memantau, mengamankan sittuasi dan kondisi lokasi pada saat pelaksanaan berlangsung. E. Dokumen yang Dibutuhkan 1. Blanko pendaftaran Wisuda 2. Slip pembayaran Wisuda F. Prosedur 1. Mahasiswa mengambil blanko pendaftaran pada panitia 2. Mahasiswa mengisi blanko pendaftaran 3. Mahasiswa membayar ke bank dan mengambil slip pembayaran 4. Mahasiswa menyerahkan slip pembayaran dan blanko yang telah diisi kepada panitia 5. Panitia memberi bukti pembayaran (kuitansi) 6. Mahasiswa mengambil perlengkapan dengan memperlihat bukti pembayaran (kuitansi) 7. Panitia Wisuda menyiapkan acara Wisuda 8. Pelaksanaan Wisuda. 9. Ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 4

5 G. Alur Kerja/Flow chart SOP Pendaftaran Wisuda Mahasiswa Panitia Wisuda Bag. Keuangan Start Mengambil blanko pendaftaran Menyerahkan blanko pendaftaran Mengisi blanko pendaftaran Blanko Pendaftaran Wisuda Membayar ke Bank Menyerahkan slip pembayaran dan blanko yang diisi Slip pembayaran dan blanko yang sudah diisi Membuat bukti pembayaran (kwitansi) Mengambil perlengkapan Kwitansi pembayaran Menyiapkan perlengkapan Foto Mengikuti acara Menyiapkan acara Selesai Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 5

6 Penjaminan Mutu STMIK KHARISMA Makassar 6