KODE ETIK DAN TATALAKU BISNIS

Transkripsi

1 KODE ETIK DAN TATALAKU BISNIS

2 Daftar Isi 3 MENGHINDARI PERTENTANGAN KEPENTINGAN Aktivitas yang Tidak Berhubungan dengan SNC-Lavalin Hubungan ketenagakerjaan sekunder dan jabatan direktur Aktivitas bisnis di luar Hubungan Pribadi di Tempat Kerja 20 4 PERLINDUNGAN DAN PENANGANAN ASET PERUSAHAAN, TERMASUK ASET TEKNOLOGI INFORMASI 21 PESAN DARI PRESIDEN DAN PEJABAT EKSEKUTIF UTAMA (CEO) 1 KOMPAS ETIKA KITA Semua Orang Terlibat Membangun dan Menjaga Reputasi Kita Saling Menghargai dan Integritas di Tempat Kerja Diskriminasi, Pelecehan dan Kekerasan di Tempat Kerja Harapan Kita terhadap Manajer Kita Kesehatan, Keselamatan dan Lingkungan Kesehatan dan keselamatan tempat kerja Penggunaan narkoba dan alkohol Perlindungan lingkungan 8 II 5 PERLINDUNGAN INFORMASI Praktik Akuntansi yang Wajar dan Penyimpanan Data Kekayaan Intelektual Kerahasiaan Informasi SNC-Lavalin Informasi Personal dan Pribadi Perdagangan Orang Dalam Komunikasi Eksternal 30 6 MENGETAHUI DI MANA POSISI ANDA 31 7 MELAPORKAN DAN MENYELIDIKI PELANGGARAN DAN KELUHAN 33 2 TRANSPARANSI DI SEMUA TRANSAKSI KITA Anti-monopoli / Undang-undang Persaingan / Kolusi Anti-suap dan Anti-korupsi Penawaran, janji dan suap Menerima bingkisan dan perjamuan Kontribusi Politik dan Lobi Kontribusi politik Lobi Kontrol Perdagangan dan Boikot Bekerja dengan Pihak Ketiga 16 Catatan: Di dalam dokumen ini, rujukan ke SNC-Lavalin atau Perusahaan berarti, sepanjang dalam konteksnya, SNC-Lavalin Group Inc. dan semua anak perusahaan dan afiliasinya, dan segala bentuk kerja sama ventura atau konsorsium di mana SNC-Lavalin Group Inc. atau semua anak perusahaan dan afiliasinya yang mana pun merupakan salah satu pihak. Di dalam dokumen ini, yang dimaksud dengan Mitra Bisnis adalah, sepanjang dalam konteksnya, pihak ketiga mana pun yang bertindak atas nama atau yang bermitra dengan SNC-Lavalin. Lihat Kebijakan 1751.

3 Rekan-rekan Yang Terhormat, Di SNC-Lavalin, kita telah membangun pengalaman kepemimpinan selama lebih dari satu abad. Sejak awal berdirinya yang sangat sederhana pada tahun 1911 hingga saat ini, kita telah menjadi perusahaan berskala global berkat komitmen terhadap kualitas, keahlian kita dalam berbagai jajaran layanan dan sektor, dan fokus terhadap para pelanggan. Operasional skala global kita semakin tercermin dalam keberagaman tenaga kerja dan realita di berbagai lokasi kerja dan tempat tinggal kita. Kita yakin bahwa kita harus terus berupaya untuk memajukan karakter multibudaya di SNC-Lavalin dan menunjukkan kesadaran dan sensitivitas budaya di semua lokasi operasional bisnis sekaligus mematuhi Kode Etik dan Tatalaku bisnis serta hukum dan peraturan yang berlaku. Meskipun kita berada di lokasi proyek yang terpencil maupun di kantor internasional, kita semua memiliki tanggung jawab dan peran yang penting. Tindakan kita sangat penting dan menjadi bagian vital dalam bisnis kita. SNC-Lavalin menekankan perlunya menjaga standar etika tertinggi dalam pelaksanaan bisnis dan dalam hubungan dengan karyawan, direktur, pemegang saham dan mitra, termasuk para pelanggan, kolega dan pemasok, serta pemerintah, media, masyarakat dan anggota komunitas di mana kami terlibat aktif di dalamnya. Untuk nilai-nilai yang ditekankan oleh Kode kita, maka menjadi tanggung jawab semua orang. PESAN DARI PRESIDEN DAN PEJABAT EKSEKUTIF UTAMA Setiap orang wajib mematuhi Kode kita. Kita harus selalu ingat bahwa mematuhi hukum yang berlaku dan Kode kita adalah salah satu syarat bekerja di SNC-Lavalin atau untuk menjadi anggota Dewan Direksi. Kita wajib membaca, memahami dan mematuhi ketentuan di dalam Kode kita, dan harus menegaskan kembali setiap tahunnya. Dengan mengindahkan hal tersebut, siapa pun yang, dengan itikad baik, melaporkan pelanggaran terhadap Kode kita tidak akan mengalami pembalasan dendam. Keberhasilan kita dalam bisnis dan keberhasilan sebagai perusahaan berkaitan erat dengan komitmen terhadap keunggulan, reputasi hasil pekerjaan yang bermutu tinggi, dan kepatuhan terhadap standar dan nilai-nilai kita Hormat saya, ROBERT G. CARD Presiden dan Pejabat Eksekutif Utama (CEO) SNC-Lavalin Group Inc. Januari 2014 II

4 1,1 Semua orang terlibat 1 KOMPAS ETIKA KITA Kode Etik dan Tatalaku Bisnis SNC-Lavalin Kode kita mencari dukungan untuk integritas dan transparansi dalam menjalankan bisnis dan dalam berhubungan dengan kolega, direktur, pemegang saha, dan mitra bisnis, termasuk pelanggan, mitra, dan pemasoko, serta pemerintah, publik dan media. Kita hidup dengan menerapkan integritas dan transparansi dari urusan kita; reputasi kita untuk praktik yang etis merupakan salah satu aset paling berharga dan sangat penting bagi kapacitas kita untuk berhasil. Kode kita berlaku bagi semua anggota karyawan, pejabat serta anggota Dewan Direksi SNC-Lavalin. Sebagai syarat perekrutan dan keanggotaan sebagai Dewan Direksi, semua orang wajib memahami dan mematuhi Kode kita serta kebijakan dan prosedur yang berlaku. Sebelum ditunjuk atau dipekerjakan, setiap tahun, semua orang harus lolos proses sertifikasi guna memastikan pemahaman terhadap dan penerapan Kode dalam aktivitas sehari-hari. Kita harus selalu mematuhi Kode kita dan kebijakan yang berlaku, serta semua hukum dan peraturan yang berlaku di negara tempat kita menjalankan bisnis. Kita harus sedapat mungkin menghindari situasi yang dapat melanggar hukum. Jika hukum atau peraturan setempat mengizinkan perilaku yang tidak sesuai dengan Kode kita, maka Kode harus dipatuhi. T+anpa mempedulikan sanksi yang mungkin dikenakan oleh hukum yang berlaku, orang yang terbukti bersalah melakukan pelanggaran juga dapat dikenai tindakan korektif lainnya, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja dan/atau diberhentikan dari Dewan Direksi. Selain itu, SNC-Lavalin berhak mengambil tindakan tambahan, termasuk tuntutan hukum, terhadap seseorang yang terlibat dalam dan/atau mendapatkan keuntungan dari aktivitas yang ilegal dan/atau bertentangan dengan Kode kita untuk menutup kerusakan yang diderita oleh SNC-Lavalin dan biaya atau tunjangan yang dibayarkan atau diterima secara tidak semestinya. Jika diperlukan layanan dari perorangan atau suatu firma untuk konsultasi atau mewakili SNC-Lavalin, maka harus dihindari adanya pertentangan kepentingan antara SNC-Lavalin dan orang atau firma yang akan direkrut. Mitra Bisnis kita harus bertindak atas nama SNC-Lavalin dengan cara yang selalu konsisten dengan Kode kita kita dan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk memastikan bahwa kita selalu menghargai standar tertinggi. Kita berhak mengaudit Mitra Bisnis sewaktu-waktu guna memastikan bahwa mereka mematuhi Kode kita. Apabila mereka melanggar Kode kita atau nilai-nilai di dalamnya, SNC-Lavalin akan mengambil tindakan yang semestinya, termasuk pemutusan hubungan kerja atau pembatalan perpanjangan kontrak. Kode kita akan terus diperbarui atau diubah sesuai perubahan hukum dan kebijakan, serta menerapkan praktik terbaik. Versi terbaru Kode kita dan yang sah tersedia di situs web kita di 2

5 1,2 Membangun dan Menjaga 1,3 Reputasi Kita Saling Menghargai dan Integritas di Tempat Kerja Diskriminasi, Pelecehan, dan Kekerasan di Tempat Kerja Kita semua wajib menghargai harga diri pribadi, privasi dan hak orang lain. Pekerjaan sehari-hari kita mengharuskan kita berinteraksi dengan individu dari berbagai latar belakang suku, budaya, agama, pandangan politik, usia, cacat jasmani, ras, orientasi seksual dan jenis kelamin. Sejak awal berdirinya, kita telah mengetahui perlunya memiliki tenaga kerja multibudaya. Dengan megindahkan tujuan ini, kita melarang tindakan dan perilaku yang bersifat mendiskriminasi, melecehkan dan kekerasan. Diskriminasi terjadi jika individu atau sekelompok individu diperlakukan tidak sama berdasarkan ciri-ciri fisik, agama, keyakinan atau sebab lain yang dilarang oleh hukum, yang termasuk namun tidak terbatas pada: ras, warna kulit, kebangsaan atau suku, negara asal, agama, usia, jenis kelamin, orientasi seksual, dan cacat mental atau fisik. Kita telah membangun SNC-Lavalin berdasarkan kualitas hasil kerja dan reputasi kita. Tindakan secara individu dan kolektif dapat berdampak langsung pada reputasi kita. Oleh karena itu, kita harus selalu mematuhi undang-undang dan menghindari perilaku yang tidak semestinya yang dapat membahayakan reputasi kita dan citra kita di mata klien, masyarakat atau pihak ketiga. Kita semua harus menjaga dan meningkatkan reputasi kita yang unggul dalam semua tindakan, tanpa mempedulikan di mana kita menjalankan bisnis. Pelecehan dapat bersifat rasial, seksual, psikologis atau lainnya terjadi jika perilaku terhadap orang lain: 1. Mengejutkan atau menghina; 2. Dalam bentuk lain: Perilaku, komentar verbal, tindakan atau sikap yang tidak bersahabat atau yang tidak diinginkan yang dilakukan berulang kali; atau Suatu insiden serius yang membekas dan melukai perasaan seseorang; 3. Mempengaruhi martabat atau kesehatan psikologis dan fisik mereka; atau 4. Menyebabkan lingkungan kerja berbahaya. Kekerasan di tempat kerja dapat meliputi: 1. Penggunaan kekuatan fisik yang menyebabkan atau dapat menyebabkan cedera fisik, dan/atau 2. workplacetindakan, perilaku atau pernyataan yang dapat dianggap sebagai ancaman bagi keselamatan atau keamanan seseorang di tempat kerja SNC-Lavalin. Serangan fisik, ancaman kekerasan dan insiden kekerasan lain yang terjadi di tempat kerja SNC-Lavalin dapat dilaporkan kepada otoritas yang berwenang. 4

6 1,4 Harapan Kita terhadap Manajer Kita Manajer memiliki tanggung jawab tambahan sesuai Kode kita. Manajer bertanggung jawab untuk memajukan budaya kepatuhan dan integritas, termasuk lingkungan kerja yang positif di mana semua orang diperlakukan dengan bermartabat dan rasa hormat. Kami mencapai ini secara global dengan: Meneladani dengan contoh. Kita selalu menjunjung tinggi standar Kode kita sepanjang waktu; Membantu mereka yang berada di bawah pengawasan kita untuk memahami dan mematuhi standar yang ditetapkan di dalam Kode kita, kebijakan dan praktik, dan menekankan pentingnya berpartisipasi dalam pelatihan dan sertifikasi; Individu yang atas dasar niat baik, mendukung dengan menyampaikan kekhawatiran atau melaporkan dugaan masalah meskipun hal tersebut mengharuskan kita keluar dari jalur perintah; Tidak melakukan atau mengizinkan tindakan balas dendam terhadap siapa pun yang melaporkan kekhawatiran atas dasar niat baik; Menindaklanjuti ketika kita mendengat atau mencurigai adanya kemungkinan pelanggaran, dan tidak pernah menutup mata untuk mengabaikan pelanggaran. 6

7 1,5 Kesehatan, Keselamatan dan Lingkungan Penggunaan narkoba dan alkohol Orang yang kemampuan kerjanya dipengaruhi oleh narkoba atau alkohol mengancam kesehatan dan keselamatan di tempat kerja Kesehatan dan keselamatan tempat kerja Kita tidak boleh memiliki, menjual, membeli atau mengkonsumsi obat-obatan terlarang kapan saja, atau sedang berada dalam pengaruh alkohol atau obatobatan saat bekerja di lingkungan kerja SNC-Lavalin, lingkungan kerja yang dikontrol oleh SNC-Lavalin atau lingkungan klien (nyata atau potensial) atau pemasok. Kita harus mengambil keputusan terbaik. Kita juga harus senantiasa waspada supaya dapat bersaing di lingkungan bisnis sekarang ini. Aset SNC-Lavalin yang paling berharga adalah karyawan. Keselamatan setiap orang adalah yang terpenting dalam setiap tindakan. Kita berkomitmen untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat di semua kantor dan semua lokasi kerja. SNC-Lavalin akan memastikan bahwa undang-undang yang berlaku selaras dengan undang-undang kesehatan dan keselamatan di tempat kerja sebagai standar minimum di semua area bisnis kita. Bila dapat diterapkan, kita akan menyertakan prosedur keselamatan khusus sebagai bagian dari program keselamatan secara menyeluruh. Kita bertujuan untuk memastikan asesmen risiko, mewaspadai dan mengeliminasi kemungkinan bahaya bagi kesehatan, keselamatan dan kesehatan jasmani karyawan di tempat kerja. Komitmen dari setiap orang akan memastikan tercapainya tujuan ini, sehingga akan menciptakan lingkungan kerja yang bebas dari cedera. Kita semua harus bekerja sama untuk mengurangi frekuensi dan tingkat insiden dan cedera dengan cara mengenali dan mengeliminasi kondisi yang tidak aman dan berbahaya di tempat kerja. Kita semua bertanggung jawab terhadap kesehatan dan keselamatan di tempat kerja. Untuk informasi selengkapnya tentang komitmen kita terhadap kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, lihat dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan. Kecuali diizinkan oleh anggota dari Kantor Presiden, kita dilarang menggunakan, menjual, membeli atau memiliki minuman beralkohol di lingkungan kerja SNC-Lavalin Perlindungan terhadap Lingkungan Kita berkomitmen untuk melindungi lingkungan dan menjalankan bisnis dengan cara yang bertanggung jawab terhadap lingkungan. Pencapaian tujuan ini memerlukan partisipasi dari setiap orang, termasuk kepemimpinan manajer yang efektif dan komitmen dari seluruh karyawan. Dalam tahap perencanaan proyek maupun tahap implementasi, kita semua harus memahami dan mematuhi hukum serta standar dan praktik yang diterapkan oleh SNC-Lavalin berkaitan dengan perlindungan lingkungan. Kita semua memiliki peran penting dalam pencapaian target tersebut melalui tindakan dan perilaku kita. 8

8 2,1 Undang-undang Anti-monopoli / Persaingan / Kolusi 2 TRANSPARANSI DI SEMUA TRANSAKSI KITA Sekalipun kita sangat kompetitif di semua pasar kita, semua aktivitas bisnis kita harus dijalankan dengan cara-cara yang sepenuhnya mematuhi semua undang-undang dan regulasi yang berlaku. Kita sangat dilarang melakukan tindakan yang melanggar hukum. Jika kita tidak yakin tentang cara menginterpretasi undang-undang atau regulasi mana pun, kita harus menghubungi Departemen Hukum. Di SNC-Lavalin, kita semua harus melakukan praktik bisnis yang kompetitif dan mematuhi undang-undang yang berlaku yang berkaitan dengan masalah antimonopoli dan persaingan. Meskipun definisinya berbeda-beda tergantung satu yurisdiksi dengan yang lainnya, kolusi digambarkan sebagai 'perjanjian rahasia antara dua pihak atau lebih untuk perbuatan curang, ilegal atau palsu. Undang-undang untuk masalah ini berbeda-beda di setiap negara. Misalnya, kita dilarang terlibat dalam diskusi atau perjanjian dengan pesaing yang akan: Menetapkan atau mengendalikan harga, syarat atau ketentuan; Membatasi kompetisi atau kesepakatan dengan pemasok; Membatasi ekspor atau impor barang yang dipasok oleh SNC-Lavalin; Segmentasi atau distribusi pelanggan, pasar, wilayah atau program produksi antara SNC-Lavalin dan para pesaing; Mempengaruhi harga jual kembali yang ditetapkan oleh pembeli; atau Mengakibatkan terkirimnya penawaran palsu. Kita dilarang berusaha untuk mendapatkan inteligensi persaingan melalui mata-mata industri, suap, pencurian atau penyadapan elektronik. Selain itu, kita dilarang menyampaikan informasi yang salah tentang pesaing. 10

9 2,2 Anti-suap dan Anti-korupsi Tawaran, Janji dan Suap Kualitas hasil kerja dan layanan serta reputasi kitalah yang membedakan kita dengan para pesaing. Kita dilarang menawarkan, menjanjikan, memberikan atau mengesahkan pemberian barang berharga apa pun, secara langsung maupun tidak langsung berupa uang, bingkisan, hiburan, pekerjaan, kontrak atau keuntungan dalam bentuk apa pun kepada klien, pemasok, atau pihak ketiga untuk mempengaruhi tindakan resmi atau untuk mendapatkan keuntungan yang tidak semestinya. Meskipun definisinya berbeda-beda dari satu yurisdiksi dengan yang lainnya, korupsi adalah penyalahgunaan kekuatan yang dipercayakan untuk mendapatkan keuntungan pribadi. Kita juga harus memastikan untuk tidak menawarkan, menjanjikan atau memberikan barang berharga apa pun kepada klien, pemasok dan pihak ketiga (misalnya konsultan dan Mitra Bisnis) yang dapat dianggap sebagai suap. Demikian pula, kita tidak boleh menawarkan atau menerima kickback (uang pelicin), yaitu pengembalian uang yang sudah dibayarkan (atau harus dibayarkan) sebagai hadiah karena membuat atau mengembangkan perjanjian bisnis. Kita tidak boleh mempertahankan pihak ketiga untuk ikut dalam aktivitas apa pun yang di mana kita juga dilarang mengikutinya. Ketika berurusan dengan pejabat pemerintah, kita harus secara khusus memperhatikan undang-undang, regulasi dan peraturan yang mengatur bingkisan dan perjamuan yang diberikan atau ditawarkan kepada pegawai pemerintah. Pejabat pemerintah asing atau domestik dapat berupa antara lain pejabat, karyawan atau semua orang yang mewakili atau bertindak atas nama: Pemerintah di tingkat mana saja (baik itu pemerintah federal, provinsi, negara bagian, kota atau lainnya); Entitas yang seluruh atau sebagian sahamnya dimiliki oleh pemerintah; Organisasi internasional negeri; Partai politik, pejabat partai, dan calon untuk kantor politik; atau orang yang memegang jabatan legislatif, administratif, kehakiman, atau militer. Selain itu, kita memberikan barang berharga apa pun secara tidak langsung kepada pihak ketiga jika kita memiliki alasan untuk meyakini bahwa barang tersebut akan diberikan kepada pejabat pemerintah atau mitra komersial swasta untuk mendapatkan keuntungan yang tidak semestinya. Maka dari itu, kita harus mengambil tindakan yang diperlukan untuk: Memastikan bahwa pihak ketiga seperti konsultan, dan Mitra Bisnis lainnya, mematuhi Kode kita serta kewajiban kita terkait anti-suap dan anti-korupsi; Mengevaluasi kualifikasi dan reputasi Mitra Bisnis (termasuk penggunaan kajian uji-tuntas sebelum memasuki hubungan semacam itu; dan konsep dari perjanjian dan kontrak yang mencakup persyaratan untuk melindungi SNC-Lavalin. SNC-Lavalin akan melakukan pemeriksaan uji tuntas tentang masalah tersebut sebelum mengambil keputusan apa pun untuk memperoleh bisnis secara keseluruhan atau sebagian, atau berinvestasi dalam kerja sama ventura. Untuk informasi lebih lanjut tentang Mitra Bisnis kita, bacalah kebijakan kita yang berjudul Mitra Bisnis (No. 1751).. Jika Anda memiliki pertanyaan, hubungi Pejabat Kepatuhan untuk pedoman lebih lanjut. PEMBERIAN UANG PELICIN Pembayaran fasilitasi adalah pembayaran kecil yang jarang kepada pejabat pemerintah untuk mempercepat performa tindakan pemerintahan rutin, seperti mengeluarkan visa dan izin bekerja. Pembayaran fasilitasi dilarang keras. Dalam kasus bahaya yang jelas dan nyata, pembayaran mungkin diperlukan untuk mencegah bahaya langsung kepada karyawan. Pembayaran paksa seperti apa pun harus dilaporkan secara akurat kepada Departemen Hukum atau Pejabat Kepatuhan sesegera mungkin untuk menjamin pembukuan dan laporan yang akurat serta penyingkapan kepada otoritas yang berwenang. DONASI, SPONSOR DAN DUKUNGAN Donasi diperbolehkan dengan syarat dilakukan sesuai dengan kebijakan Donasi, Sponsor dan Dukungan Perusahaan kita. Sponsor adalah bagian penting dari komunikasi SNC-Lavalin dengan pelanggan dan komunitas tempat kita beroperasi. Mereka memberi cara untuk memperkuat merk SNC-Lavalin dengan kelompok target yang dipilih. Hal ini membuatnya berbeda dari donasi karena tujuannya adalah memperoleh manfaat tertentu bagi Perusahaan. Namun demikian, sponsor dapat berisiko korupsi apabila dianggap untuk mencari atau mendapatkan keuntungan yang tidak semestinya. Kita harus mematuhi Kebijakan Donasi, Sponsor dan Dukungan Perusahaan kita dan menghubungi Pejabat Kepatuhan apabila kita memiliki alasan meyakini adanya risiko sponsor dianggap sebagai sesuatu yang tidak semestinya atau korupsi. 12

10 Dalam pertukaran bingkisan, hidangan atau hiburan, kita tidak boleh menawarkan atau menerima perjamuan tersebut apabila: Menerima bingkisan dan barang berharga lainnya Kita dilarang menawarkan atau menerima bingkisan yang sesekali diberikan dengan nilai yang murni simbolis atau hidangan atau hiburan yang bernilai cukup tinggi dan sesuai dengan adat dan praktik setempat, Kode kita dan kebijakan yang berlaku. Bingkisan atau barang berharga lainnya harus ditolak. Semua bingkisan dan perjamuan yang ditawarkan ke pihak ketiga harus dicatat dengan lengkap dan akurat di dalam pembukuan dan laporan SNC-Lavalin sesuai dengan kebijakan Bingkisan dan Perjamuan kita. Akan melanggar hukum, regulasi, peraturan atau standar organisasi penerima. Pihak lain yang saat ini terlibat dalam proses pengadaan barang yang aktif atau negosiasi bersama kita. Mereka adalah bagian dari perjanjian untuk melakukan atau menerima sesuatu sebagai imbalan. Dapat mempengaruhi penerima atau organisasi penerima dalam perjanjian bisnis apa pun. Dalam bentuk uang tunai atau setara uang tunai, seperti kartu bingkisan, sertifikat, kupon, voucer, pinjaman, saham, opsi saham, dll. Berorientasi secara seksual, kasar, tidak berseni atau melanggar komitmen kita dalam rasa saling menghargai. Dapat ditafsirkan sebagai suap atau kickback (uang pelicin). Dapat dianggap sebagai hadiah untuk perlakuan preferensial, baik tersurat maupun tersirat, atau atas pembuatan kewajiban pada pihak lainnya. Berlebihan atau mewah. Sering dilakukan. Selain itu, peraturan mengenai bingkisan dan perjamuan jauh lebih ketat bagi klien pemerintahan, regulator dan pejabat lokal atau asing daripada pihak ketiga swasta. Banyak negara melarang pejabat pemerintahnya menerima bingkisan atau hidangan; negara lainnya menetapkan batas pada jumlah dan frekuensinya. Kita harus selalu menghubungi Pejabat Kepatuhan sebelum menawarkan bingkisan dan/atau perjamuan kepada pejabat pemerintah. Kita juga harus berhati-hati ketika berurusan dengan segala jenis bingkisan dan perjamuan yang ditawarkan pemberi. Bahkan apabila kita memberi atau menerima bingkisan yang memenuhi kriteria di atas, kita harus selalu menghindari membuat bahkan kemungkinan adanya bias. Untuk informasi dan pedoman menawarkan dan menerima bingkisan, hidangan dan hiburan, bacalah kebijakan Bingkisan dan Perjamuan atau hubungi Pejabat Kepatuhan Anda. 14

11 2,3 Kontribusi Politik dan Lobi 2, Kontribusi politik Kontribusi kepada partai politik atau calon legislatif dalam yurisdiksi tertentu diizinkan oleh perusahaan, namun juga dilarang dalam perusahaan lainnya. Persyaratan legislatif lokal harus dipatuhi secara ketat karena persyaratan tersebut tidak bertentangan dengan Kode kita. Kontrol Perdagangan dan Boikot Kita semua harus memastikan bahwa SNC-Lavalin mematuhi hukum dan peraturan anti-boikot yang berlaku tentang kontrol ekspor, bea cukai di negara operasional bisnis kita. Selain itu, kita harus memastikan sudah mematuhi pedoman yang berlaku di negara yang memberlakukan sanksi ekonomi. Undang-undang kontrol ekspor membatasi pengiriman barang, jasa, perangkat keras, perangkat lunak atau teknologi lintas batas negara dalam bentuk fisik maupun elektronik. Dengan demikian, kontrol ekspor dapat dipicu oleh ekspor atau impor ke atau dari negara atau organisasi tertentu. Jika diizinkan oleh undang-undang, berdasarkan keputusannya sendiri, seseorang dapat memberikan kontribusi pribadi kepada partai politik yang dipilih. Namun, dilarang meminta atau memaksa karyawan lain untuk memberikan kontribusi politik selama jam kerja di lokasi SNC-Lavalin, atau jika dilarang oleh hukum. Kita juga harus menghindari menyebutkan klausul apa pun di dalam kontrak yang akan berdampak pemboikotan perdagangan secara ilegal dengan suatu negara. Permintaan apa pun untuk menyertakan klausul tersebut harus dilaporkan kepada Departemen Hukum bahkan jika SNC-Lavalin tidak melakukan penawaran pada proyek atau menutup kontrak tersebut Lobi Untuk informasi yang lebih rinci tentang kontribusi politik,bacalah kebijakan Kontribusi Politik kita. Meskipun lobi merupakan metode akses yang sah menuju lembaga legislatif, pemerintahan dan kabupaten, banyak yurisdiksi telah menegakkan undang-undang dan regulasi yang mewajibkan berbagai tingkat penyingkapan aktivitas lobi. Dalam bisnis SNC-Lavalin, kita boleh terlibat dalam aktivitas lobi, baik melalui panggilan telepon, komunikasi tertulis atau rapat dengan pemegang kantor umum. Karena peraturan lobi berbeda-beda menurut yurisdiksi, kita harus mengetahui peraturan yang berlaku dan memastikan bahwa kita sudah benar-benar mematuhinya. Karyawan yang terlibat dalam komunikasi bersama anggota pemerintahan atau legislatif (baik itu pemerintah pusat, provinsi, negara bagian, distrik, daerah atau tingkat lainnya) atau dengan BUMN atau entitas pemerintahan, dalam beberapa kasus dapat dianggap sebagai terlibat dalam aktivitas lobi. Maka dari itu, mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mereka sudah benar-benar patuh dengan semua persyaratan pendaftaran atau pemberitahuan serta harus terlebih dahulu menghubungi kantor Wakil Presiden Eksekutif bidang Pemasaran, Strategi dan Hubungan Eksternal bahwa mereka sudah memenuhi persyartaan tersebut. Untuk informasi selengkapnya tentang persyaratan lobi, hubungi Departemen Hukum, Hubungan Pemerintah, atau Etika & Kepatuhan. 2,5 SNC-Lavalin dan pihak ketiga dapat dikenakan penalti serius jika kita melanggar peraturan perundang-undangan ini. Konsekuensinya meliputi denda dalam jumlah besar dan pencabutan prosedur impor dan ekspor yang dimudahkan di negara tertentu tempat kita berbisnis. Bekerja dengan Pihak Ketiga SNC-Lavalin yakin bahwa Pihak Ketiga (seperti misalnya konsultan dan Mitra Bisnis) berbagi nilai kita dan mematuhi semua undang-undang yang berlaku. Kita berharap Pihak Ketiga kita bertindak dengan cara yang konsisten dengan Kode kita serta mengadopsi dan menerapkan praktik yang: Mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berlaku; Tidak terlibat dalam suap, pelicin dan bentuk korupsi lainnya; Bertanggung jawab terhadap kesehatan dan keselamatan karyawan; Menghormati hak asasi karyawan; Berusaha memajukan perkembangan setempat secara berkelanjutan; Berusaha memastikan bahwa bisnis dijalankan dengan cara yang bertanggung jawab terhadap lingkungan; Menggalakkan dan menunjukkan komitmen terhadap kualitas hasil kerja kita. Kita juga percaya bahwa Klien kita harus mengikuti prinsip-prinsip yang etis dan mencerminkan Kode Etik SNC-Lavalin. 16

12 3 MENGHINDARI PERTENTANGAN KEPENTINGAN Di sepanjang masa kita berhubungan dengan SNC- Lavalin, kita harus menjamin bahwa kita bertindak atas minat terbaik SNC-Lavalin. Hubungan, aktivitas dan minat pribadi dapat menciptakan kemungkinan atau pertentangan kepentingan yang nyata. Kita semua harus dapat mengetahui situasi yang menempatkan diri kita dalam kemungkinan atau pertentangan kepentingan yang nyata. Jika kita ragu apakah kita berada dalam situasi yang sebenarnya atau yang dianggap sebagai pertentangan kepentingan atau tidak, maka harus menghubungi Etika & Kepatuhan, SDM atau Departemen Hukum. 3,1 Situasi berikut ini adalah beberapa contoh potensi atau pertentangan kepentingan yang sebenarnya: Terlibat dalam hubungan kerja sekunder yang membatasi kemampuan kita untuk menyelesaikan tugas di SNC-Lavalin; Menerima jabatan sebagai direktur untuk organisasi pihak ketiga tanpa terlebih dulu melaporkan dan mendapatkan persetujuan dari supervisor langsung dan Sumberdaya Manusia Korporat, atau; tergantung kasusnya, kepada Dewan Direksi; Menjalin hubungan bisnis dengan, atau memiliki kepentingan finansial yang signifikan dalam bisnis pesaing, Mitra Bisnis, pemasok atau klien SNC-Lavalin; Bekerja sama dengan anggota keluarga atau seseorang yang terlibat secara pribadi. Kita harus segera melaporkan aktivitas atau hubungan apa pun yang dapat termasuk sebagai pertentangan kepentingan atau dugaan pertentangan kepentingan kepada supervisor langsung dan Sumberdaya Manusia Korporat, atau tergantung kasusnya, hubungi Dewan Direksi dengan melengkapi formulir Penyingkapan Pertentangan Kepentingan. SNC-Lavalin akan mengambil tindakan yang diperlukan guna memastikan bahwa masalah tersebut akan segera diselesaikan. Aktivitas yang Tidak Berhubungan dengan SNC-Lavalin Saat bekerja di atau menduduki jabatan di SNC-Lavalin, kita diharapkan untuk mengutamakan kepentingan SNC-Lavalin. Kita dilarang memberikan layanan kepada pesaing atau terlibat dalam aktivitas yang dapat menyebabkan pertentangan kepentingan dengan SNC-Lavalin Hubungan ketenagakerjaan sekunder dan jabatan direktur Karyawan dan pejabat harus melaporkan kepada SNC-Lavalin tentang hubungan kerja sekunder yang sebenarnya maupun yang ditawarkan oleh bisnis lain atau jabatan direktur dari organisasi pihak ketiga mana pun. Karyawan dan pejabat dilarang mengawali atau melanjutkan aktivitas tersebut tanpa izin tertulis dari supervisor langsung dan SDM mereka. Anggota dewan direksi harus melapor kepada Perusahaan tentang jabatan direktur atau aktivitas bisnis yang signifikan di luar SNC-Lavalin setiap tahunnya. 18

13 3.1.2 Aktivitas bisnis di luar Situasi berikut ini adalah beberapa contoh kemungkinan atau pertentangan kepentingan yang sebenarnya: Kepentingan finansial yang signifikan yang dimiliki oleh individu atau anggota keluarga, terhadap perusahaan lain, yang telah berbisnis atau yang berusaha berbisnis dengan atau yang menjadi pesaing SNC-Lavalin (terutama kepentingan real estate dan mineral yang sangat sensitif); Partisipasi secara langsung maupun tidak langsung melalui anggota keluarga, dalam aktivitas bisnis atau finansial di luar yang pertentangan atau yang dapat menimbulkan pertentangan dengan SNC-Lavalin; Partisipasi secara langsung maupun tidak langsung melalui anggota keluarga, dalam bisnis di luar yang memasok layanan atau yang memiliki kesepakatan bisnis dengan SNC-Lavalin di mana terdapat kemungkinan adanya perlakuan pilih kasih karena posisi kita di SNC-Lavalin; Menjalankan bisnis atas nama SNC-Lavalin dengan anggota keluarga, atau organisasi bisnis yang memiliki hubungan dengan anggota keluarga, yang dapat dianggap sebagai pertentangan kepentingan yang signifikan, kecuali kesepakatan bisnis tersebut telah dilaporkan kepada supervisor langsung dan Sumberdaya Manusia Korporat, atau, sesuai kasusnya, kepada Dewan Direksi, sebelum adanya ketentuan apa pun, dan telah diambil keputusan bahwa tidak ada keberatan tertentu. Kita harus segera melaporkan aktivitas bisnis di luar kepada supervisor langsung dan SDM. SNC-Lavalin akan mengambil tindakan yang diperlukan guna memastikan bahwa masalah tersebut akan segera diselesaikan. 3,2 Hubungan Pribadi di Tempat Kerja Kita mengizinkan perekrutan karyawan dengan hubungan kekeluargaan atau karyawan yang memiliki hubungan pribadi dengan karyawan lain, sejauh tidak ada kemungkinan atau pertentangan kepentingan yang sebenarnya. Terlebih lagi, kita tahu bahwa pertumbuhan SNC-Lavalin sebagian berawal dari akuisisi bisnis keluarga yang memiliki nilai-nilai dan etika yang sama. Hubungan keluarga atau hubungan pribadi dalam bisnis tersebut mungkin dapat menimbulkan pertentangan atau dugaan pertentangan kepentingan, yang mana sebagai perusahaan yang diperdagangkan secara publik, kita berkomitmen untuk menghilangkannya secara cerdas. Jika hubungan keluarga atau hubungan pribadi dapat menyebabkan kemungkinkan atau pertentangan kepentingan yang sebenarnya, maka kita wajib segera memberitahu pihak manajemen dan Sumberdaya Manusia. Pelaporan hubungan pribadi kepada SDM akan dijamin penuh kerahasiaannya. Bersama-sama, kita akan mencari solusi untuk menghilangkan situasi yang berpotensi menimbulkan pertentangan kepentingan atau yang nyata sebelum benar-benar terjadi. Situasi berikut ini merupakan gambaran potensi atau pertentangan kepentingan yang sebenarnya: Merekrut atau mempromosikan anggota keluarga atau seseorang yang memiliki atau yang berniat untuk memiliki hubungan pribadi; Menggunakan pengaruh pada karyawan lain demi keuntungan atau untuk merugikan anggota keluarga atau seseorang yang memiliki atau yang berniat untuk memiliki hubungan pribadi; Melaporkan secara langsung atau tidak langsung kepada anggota keluarga atau seseorang yang memiliki atau yang berniat untuk memiliki hubungan pribadi. Jika ragu apakah hubungan Anda dengan karyawan lain dapat dianggap sebagai kemungkinan atau pertentangan kepentingan sebenarnya, sebaiknya hubungi Etika & Kepatuhan, Sumberdaya Manusia atau Departemen Hukum untuk panduan selengkapnya. 20

14 4 PERLINDUNGAN DAN PENANGANAN ASET PERUSAHAAN TERMASUK T.I. ASET TI Kita semua dilarang menyalahgunakan properti SNC- Lavalin. Setiap orang harus melindungi dan menjaga aset operasional, finansial dan aset Perusahaan lainnya, termasuk mematuhi kebijakan kontrol internal yang ada. Karyawan juga harus memastikan bahwa asetaset SNC-Lavalin hanya digunakan untuk tujuan bisnis yang sah. Pencurian, kecerobohan, penyalahgunaan dan pemborosan akan berdampak langsung terhadap laba. Kita dilarang menggunakan aset untuk tujuan yang melanggar hukum atau yang tidak semestinya, atau untuk mendapatkan keuntungan pribadi atau untuk pihak ketiga. Alamat , termasuk alamat SNC-Lavalin, serta sistem informasi dan peralatan yang disediakan untuk kita selama masa hubungan dengan SNC-Lavalin, misalnya telepon, mesin fotokopi, komputer, perangkat lunak, internet, intranet, mesin serta sistem mesin penjawab tetap merupakan properti milik SNC-Lavalin. Pertukaran informasi melalui sarana elektronik (seperti , internet, intranet, dsb.) dapat menimbulkan risiko tertentu terkait perlindungan privasi dan kerahasiaan informasi SNC-Lavalin serta keamanan aset teknologi informasi kita. Kita semua harus mengambil langkah yang tepat untuk memastikan bahwa pertukaran informasi kita tidak membocorkan informasi rahasia kepada pihak ketiga yang tidak semestinya. Kita dilarang menggunakan properti SNC-Lavalin untuk alasan pribadi atau alasan lain yang akan dipertanyakan, misalnya bertukar, menyimpan atau memproses konten yang: Dilarang oleh hukum (misalnya mengunduh materi ilegal yang dilindungi oleh undang-undang hak cipta); Mendorong atau mengajak untuk melecehkan; Dapat dianggap sebagai rasis, keji, seksi atau pornografi; atau Dapat merusak reputasi SNC-Lavalin. SNC-Lavalin memegang hak untuk mempelajari semua konten apa pun yang dipertukarkan, disimpan atau diproses di properti SNC-Lavalin. Komunikasi tersebut juga dapat disingkapkan kepada penegak hukum atau pejabat pemerintah. Maka dari itu, dapat dipahami bahwa kita melepaskan hak privasi yang mungkin kita miliki untuk informasi apa pun yang dipertukarkan, disimpan atau diproses di properti SNC-Lavalin sejauh yang diizinkan oleh undang-undang. Kecuali jika sudah memperoleh otorisasi dari Perusahaan, karyawan tidak diizinkan untuk membuat data, file, rekaman video atau audio, atau mereproduksi menggunakan peralatan atau fasilitas SNC-Lavalin apabila aktivitas tersebut tidak terkait langsung dengan bisnis SNC-Lavalin. Untuk informasi selengkapnya tentang penggunaan properti teknologi informasi SNC-Lavalin yang diizinkan, bacalah kebijakan yang berjudul Pertukaran Informasi Elektronik dan penggunaan Aset Teknologi Informasi.. Apabila ragu apakah suatu penggunaan bertentangan dengan kebijakan kita, sangat disarankan untuk menghubungi Etika dan Kepatuhan, Departemen Hukum, Sumberdaya Manusia Korporat atau Teknologi Informasi Global (GIT) untuk panduan lebih lanjut. 22

15 5,1 Praktik Akuntasi dan Pemeliharaan Catatan yang Layak 5 PERLINDUNGAN INFORMASI Data yang akurat dan andal sangat penting bagi bisnis kita. Data tersebut adalah dasar bagi laporan keuangan dan penyingkapan lainnya kepada publik, klien, mitra kita dan pemangku kepentingan lainnya. Data tersebut juga merupakan panduan dalam pengambilan keputusan dan perencanaan strategi. Landasan untuk pelaporan yang akurat dan andal terletak pada kepatuhan terhadap kontrol internal serta secara akurat dan tepat waktu membukukan transaksi, modal dan hutang dalam data tersebut. Maka dari itu, semua pembukuan harus lengkap, akurat dan andal. Mengingat hal ini dan tanpa batasan, masing-masing dari kita berkomitmen terhadap pembukuan dan catatan, tanpa memperhatikan tujuan penggunaan informasi tersebut: Data bisnis, laporan pengeluaran, faktur, voucher, daftar gaji, data karyawan, dan laporan lain harus disiapkan dengan hati-hati dan jujur serta tepat waktu; emua transaksi dilakukan setelah mendapatkan izin sesuai kebijakan dan prosedur SNC-Lavalin, dan mematuhi hukum yang berlaku, peraturan, standar dan regulasi; untuk informasi selengkapnya tentang situasi yang berbeda dengan kebijakan dan prosedur Perusahaan yang dapat diterima dan proses terkait, bacalah kebijakan Pengesampingan Manajemen kita;; Tidak boleh ada transaksi, aset, kewajiban, atau informasi keuangan lainnya yang disembunyikan dari manajemen (termasuk Departemen Hukum atau Keuangan Korporat) atau dari auditor internal dan eksternal SNC-Lavalin; Semua upaya harus dilakukan untuk memecahkan semua masalah dan kekhawatiran yang muncul dalam laporan audit internal dan eksternal; Setiap ketidakakuratan, penyajian yang keliru, atau pengabaian harus diungkapkan kepada pelanggan dan penyuplai dan harus segera dibetulkan melalui rekening, pengembalian dana, atau cara lain yang telah diterima bersama; Semua dokumen yang ditandatangani, sepanjang pengetahuan kami, sudah akurat dan dapat dipercaya; 24

16 5,2 Sangat dilarang membuat entri laporan keuangan yang salah atau menyesatkan dan rekening bank yang tidak tercatat, untuk tujuan apa pun, baik yang mengenai penjualan, pembelian, atau aktivitas Perusahaan lainnya; Tidak boleh ada dana tunai rahasia atau tidak tercatat atau aset lain yang boleh dibuat atau dipertahankan untuk tujuan apa pun; Kita dilarang memanipulasi skema keuangan yang tidak wajar dengan pelanggan, mitra atau pemasok (seperti penetapan harga faktur yang lebih tinggi atau lebih rendah); Akses ke informasi sensitif atau rahasia akan dibatasi untuk memastikan bahwa informasi tersebut tidak secara sengaja diungkapkan, diubah, disalahgunakan, atau dihancurkan; Kita dilarang menggunakan dana atau aset Perusahaan untuk tujuan apa pun yang melanggar hukum atau tidak sesuai, dan para manajer dan pejabat, juga mereka yang bertanggung jawab atas fungsi akunting dan penyimpanan data, diharapkan untuk selalu waspada dalam dalam memastikan penerapan larangan ini, namun juga mengawasi penggunaan aset Perusahaan yang semestinya. Kekayaan Intelektual 5,3 Kerahasiaan Informasi SNC-Lavalin Kita paham bahwa selama bekerja di SNC-Lavalin, kita mungkin akan menjumpai informasi yang dapat dianggap sebagai rahasia dan tidak dipublikasikan (lihat juga Bagian 5.5 yang berjudul Perdagangan Orang Dalam ). Kita dilarang menggunakan atau membocorkan rahasia tersebut atau informasi non-publik milik SNC-Lavalin atau pihak ketiga. Rahasia atau informasi rahasia non-publik milik SNC-Lavalin dapat meliputi: Hak cipta, merek dagang, desain, invensi, penyempurnaan, penemuan, dan bentuk kekayaan intelektual dalam bentuk apa pun lainnya (seperti misalnya, protokol, prosedur, proses teknis, metode riset, dll.) yang dibuat atau dimodifikasi selama bekerja di SNC-Lavalin akan tetap menjadi hak eksklusif Perusahaan. Lagi pula, kekayaan intelektual yang dikembangkan di luar hubungan dengan SNC-Lavalin akan menjadi milik Perusahaan apabila pengembangannya muncul dari informasi rahasia yang diperoleh selama menjalin hubungan dengan SNC-Lavalin. Dalam hal ini, kami mungkin perlu menandatangani dokumen yang menunjukkan kepemilikan SNC-Lavalin. Perincian terkait organisasi kita, klien, harga, pasar, peralatan, penjualan, laba, angka-angka pelaporan internal dan masalah lain yang berkaitan dengan bisnis; Informasi seputar riset dan pengembangan; Informasi teknis seputar produk, layanan, dan proses; Informasi seputar strategi pemasaran dan layanan kita; Perincian seputar merger yang ada atau kemungkinan merger, akuisisi atau penjualan dan pembelian aset; Informasi seputar karyawan dan sumberdaya manusia. Kewajiban menjaga kerahasiaan rahasia dagang dan informasi rahasia non-publik berlaku selama bekerja di SNC-Lavalin dan juga setelah hubungan kerja berakhir. 26

17 5,4 Informasi Personal dan Pribadi 5,5 Perdagangan Orang Dalam SNC-Lavalin berkomitmen untuk menghormati hak asasi pribadi dan telah mengambil tindakan perlindungan yang diperlukan untuk memastikan akurasi dan keamanan data. Informasi pribadi apa pun yang diberikan dan dikumpulkan oleh SNC- Lavalin selama bekerja akan dijaga kerahasiaannya. Informasi pribadi yang diberikan kepada SNC-Lavalin hanya akan digunakan untuk tujuan sesuai tujuan pengumpulan informasi tersebut. Contohnya, SNC-Lavalin dapat menyingkapkan informasi pribadi yang tercantum di dalam daftar riwayat hidup (CV) kepada klien untuk mengajukan penawaran atau proposal. Mungkin juga terdapat situasi di mana penyingkapan informasi tersebut diwajibkan atau diizinkan oleh undang-undang. Mungkin juga perlu dilakukan penyingkapan untuk tujuan pelaksanaan program oleh penyedia jasa pihak ketiga. Informasi pribadi juga mungkin dibagi bersama klien dan pihak ketiga untuk tujuan proyek/kontrak. Dalam situasi lainnya, SNC-Lavalin akan memastikan untuk meminta persetujuan Anda sebelum menyingkapkan informasi tersebut. Selain itu, SNC-Lavalin akan memastikan bahwa informasi tersebut tidak akan digunakan untuk tujuan selain tujuan penyingkapannya dan penyedia jasa pihak ketiga wajib menjamin hal ini. Penggunaan pribadi untuk tujuan bisnis tidak diperbolehkan. Jika terpaksa, kita harus menyalin terkait pekerjaan yang dikirim dari akun pribadi ke akun SNC-Lavalin kita. Selama bekerja di SNC-Lavalin, kita mungkin menjumpai informasi orang dalam yang mungkin belum diketahui publik, yang apabila diketahui publik, akan berdampak pada harga sekuritas dan derivatif (misalnya opsi saham) dari SNC-Lavalin, klien, pemasok atau mitra kerja sama ventura kita yang diperdagangkan di bursa sekuritas. Informasi orang dalam dapat meliputi informasi keuangan non-publik, angka-angka penjualan dan pendapatan, rencana perubahan dividen atau pembiayaan baru, akuisisi, atau kontrak besar baru atau masalah keuangan lainnya, dsb. Kita mengingatkan semua orang yang memiliki informasi orang dalam seputar SNC-Lavalin, klien, pemasok atau mitra kerja sama ventura bahwa perdagangan sekuritas atau derivatif selama periode tersebut tidak hanya dilarang oleh Kode kita, namun juga bersifat ilegal dalam sebagian besar situasi. Pejabat senior SNC-Lavalin oleh hukum diwajibkan melaporkan perdagangan sekuritas SNC-Lavalin dan dilarang memperdagangkan derivatif SNC-Lavalin sesuai undang-undang yang berlaku. Jika kita memiliki informasi orang dalam tentang SNC-Lavalin, klien, pemasok atau mitra kerja sama ventura, maka juga dilarang memberitahu orang lain untuk membeli atau menjual sekuritas atau derivatif perusahaan. 28

18 Selain itu, kita dilarang mengakuisisi aset (seperti real estat) yang diketahui merupakan objek yang mungkin diakuisisi oleh SNC-Lavalin. Selain itu, jika kita memiliki informasi orang dalam, maka kita dilarang menggunakan informasi tersebut untuk mengakuisisi properti terdekat untuk spekulasi atau investasi tanpa mendapatkan persetujuan dari Wakil Presiden Eksekutif dan Penasihat Umum. Kita semua memiliki peran untuk memastikan bahwa informasi orang dalam tidak disingkapkan kepada pihak ketiga, termasuk klien, konsultan, keluarga, teman, analis keuangan dan wartawan. Informasi tersebut harus disimpan oleh SNC-Lavalin dan hanya dapat disingkapkan oleh orang yang berwenang melakukannya. Panduan tentang prosedur yang sesuai dengan memperhatikan apa yang termasuk informasi orang dalam dan perdagangan orang dalam bisa didapatkan dari Wakil Presiden Eksekutif dan Penasihat Umum atau Wakil Presiden dan Sekretaris Perusahaan. 5,6 Komunikasi Eksternal Opini atau informasi yang diminta oleh kelompok atau organisasi luar harus disampaikan melalui Komunikasi Korporat Global (GCC) untuk dimintakan respons. Siapa pun yang menyampaikan opini kepada pihak lain tentang masalah yang tidak berkaitan dengan urusan SNC- Lavalin diharapkan agar komentar tersebut bersifat pribadi dan oleh karena itu mereka harus berhati-hati untuk tidak melibatkan SNC-Lavalin. Komunikasi Korporat Global adalah kontak resmi untuk anggota media yang meminta wawancara, opini, komentar atau saran tentang masalah apa pun yang berkaitan dengan bisnis SNC-Lavalin. Permintaan apa pun dari media, meskipun sebagai permintaan komentar atau pendapat pribadi, harus disampaikan kepada Komunikasi Korporat Global. Segala macam partisipasi sebagai juru bicara dalam rapat, panel atau segala bentuk media baik itu televisi, radio, online, media sosial, media cetak atau lainnya harus mendapatkan izin oleh supervisor langsung kita dan disampaikan kepada Komunikasi Korporat Global. Untuk media, kecuali diminta secara khusus atau diatur oleh Komunikasi Korporat Global, segala bentuk partisipasi harus dilakukan sebagai warga negara sipil. Kita dilarang membuat penawaran harga atau merujuk ke SNC- Lavalin atau membocorkan informasi rahasia apa pun yang kita ketahui, dan harus menghormati semua ketentuan pada Bagian 5.3 yang berjudul Kerahasiaan Informasi. Untuk informasi selengkapnya tentang komunikasi eksternal, hubungi Komunikasi Korporat Global. 30

19 6 MENGETAHUI DI MANA POSISI ANDA Jika terdapat keraguan tentang penerapan atau penafsiran hukum atau peraturan, kita harus menghubungi supervisor, Etika & Kepatuhan, Departemen Hukum atau Sumber Daya Manusia Korporat. Kesulitan biasanya dapat dihindari atau diperkecil jika hal ini dilakukan di awal kesepakatan bisnis, bukan di tengahtengah proses bisnis. SNC-Lavalin telah mengambil tindakan untuk memastikan bahwa semua orang memahami dan mematuhi Kode kita. Langkah tersebut dapat meliputi: memastikan bahwa semua karyawan mengetahuinya, (ii) menyediakan sesi informasi untuk manajemen, (iii) pelatihan bagi individu yang bertanggung jawab untuk menerima atau menyelidiki laporan insiden atau komplain dan untuk mengambil keputusan seputar tindakan korektif, (iv) melakukan penyelidikan yang objektif dan tepat waktu untuk suatu insiden atau komplain, dan (v) mengambil langkan korektif secara tepat waktu, dan yang diperlukan. Struktur kepatuhan Perusahaan ditegakkan untuk memastikan bahwa kita semua mematuhi nilai-nilai dan kewajiban yang tertuang di dalam Kode kita di mana pun kita berada. Selain itu, manajer diharapkan untuk aktif berpartisipasi guna memastikan kepatuhan dan menegakkan Kode kita. Kita semua harus mematuhi hukum dan Kode Etik yang berlaku sebagai syarat untuk terus bekerja di SNC-Lavalin atau untuk menjadi anggota Dewan Direksi, dan kita semua wajib mematuhi proses sertifikasi tahunan SNC-Lavalin. Pelanggaran terhadap pasal mana pun di dalam Kode kita dapat dikenai sanksi, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja dan/ atau diberhentikan dari Dewan Direksi. Selain itu, SNC-Lavalin berhak mengambil tindakan tambahan, termasuk tuntutan hukum, terhadap seseorang yang terlibat dalam dan/atau mendapatkan keuntungan dari aktivitas yang ilegal dan/atau bertentangan dengan Kode kita untuk menutup kerusakan yang diderita oleh SNC-Lavalin dan biaya atau tunjangan yang dibayarkan atau diterima secara tidak semestinya. 32

20 7 MELAPORKAN DAN MENYELIDIKI PELANGGARAN DAN KELUHAN Sesuai hukum setempat, kita semua wajib dan bertanggung jawab untuk melaporkan atas dasar niat baik terhadap pelanggaran atau dugaan pelanggaran Kode Etik, termasuk pelanggaran hukum, peraturan, regulasi, kebijakan korporat atau kebijakan lain yang berlaku, grup bisnis dan/atau unit operasional atau Perusahaan atau instansi apa pun tentang penyalahgunaan atau paksaan untuk mengabaikan standar etika Perusahaan. Pelanggran terhadap Kode kita dapat dilaporkan melalui sumberdaya mana pun berikut ini: Supervisor langsung; Sumberdaya Manusia; Kontak Korporat dari SDM, Keuangan, Departemen Hukum, dan Audit Internal; Pejabat Etika dan Kepatuhan; Pusat Konsultasi Kepatuhan di dan/atau Hotline Etika dan Kepatuhan. Masing-masing dari kita diharapkan untuk menerapkan nilai-nilai dan Kode Etik SNC-Lavalin. Kekhawatiran atau laporan apa pun yang disampaikan berkaitan dengan Kode kita akan dijaga kerahasiaannya dan akan dilindungi dari segala bentuk pembalasan dendam. Menurut penerapan undangundang setempat, kegagalan melaporkan dapat berakibat pada tindakan disipliner hingga dan termasuk pemecatan. SNC-Lavalin menganggap bahwa semua kekhawatiran dan laporan yang disampaikan seputar masalah ini dibuat atas dasar niat baik, nyata, dan sah. Jika laporan atau komplain diajukan, SNC-Lavalin akan menyelidiki masalah tersebut dalam kerangka waktu tertentu. Penyelidikan yang dilakukan seputar Kode kita akan dilakukan dengan penuh rasa hormat, kebijakan, dan privasi dan akan dijaga kerahasiaannya selama dilindungi oleh hukum yang berlaku dan kebutuhan Perusahaan untuk menyelidiki masalah tersebut. Namun, jika Perusahaan menemukan tindak kriminal atau aktivitas yang tidak semestinya, maka dapat dilaporkan kepada pemerintah atau penegak hukum yang berwenang. 34

21 Informasi Kontak Hotline Etika dan Kepatuhan Kita dapat melaporkan masalah apa pun melalui Hotline Etika dan Kepatuhan, yaitu sistem pelaporan aman yang dikelola oleh penyedia layanan pihak ketiga secara independen (EthicsPoint) melalui: Internet: Telepon: Australia: Belgia: Brasil: Kanada: Cile: Kolombia: Prancis: India: Indonesia: Panama: Peru: Romania: Rusia: Spanyol: Amerika Serikat: Inggris: Daftar nomor kontak selengkapnya tersedia online di Hotline Etika dan Kepatuhan juga ditujukan untuk pelaporan secara anonim bagi pelapor yang ingin melindungi identitasnya. Cara Lain untuk Melaporkan Masalah, Pelanggaran atau Keluhan Selain Hotline Etika dan Kepatuhan, kita juga dapat melaporkan masalah, pelanggaran atau komplain dengan menyampaikan kepada perusahaan atau unit bisnis. Daftar kontak saat ini dapat ditemukan di halaman Etika & Kepatuhan di Infozone, dari perwakilan SDM setempat atau melalui Pusat Konsultasi Kepatuhan,di compliance@snclavalin.com. 36