PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN SERVIS PADA BENGKEL MOBIL JSP YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI. diajukan oleh Ratna Susanti

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN SERVIS PADA BENGKEL MOBIL JSP YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ratna Susanti kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 203

2

3 DESIGN OF INFORMATION SYSTEM SALES AND SERVICE IN CAR REPAIR SHOP JSP YOGYAKARTA PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN SERVIS PADA BENGKEL MOBIL JSP YOGYAKARTA Ratna Susanti Erik Hadi Saputra Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Globalization is currently information technology and computerization growing rapidly, computerized information system more so needed. Information technology a good will help the companies in managing data or business processes. Repair shop JSP is a company engaged in the repair and maintenance of fourwheeled vehicles, especially on a peer specialist. The use of manual systems are still causing much data that is inaccurate, and takes a long time in the recording. The systems are expected to be created specifically for the convenience and benefits of repair shop JSP. This system will facilitate and accelerate the transaction process. The conclusion of this computerization system is to ease the customer data collection so that the work process can be done quickly and more efficient and also economize the time. Keywords: Information System, Selling, Repairshop

4 . Pendahuluan. Latar Belakang Masalah Pada era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi berkembang sangat pesat mulai dari komputer sampai dengan alat komunikasi lainnya. Perkembangan tersebut mengakibatkan teknologi informasi semakin banyak digunakan dalam segala aspek kehidupan. Kegiatan bisnis berupa pelayanan jasa perbaikan atau seringkali disebut dengan nama bengkel, sudah menjadi keperluan penunjang dalam dunia otomotif baik itu berupa mobil ataupun kendaraan lainnya. Bisnis bengkel tidak hanya bertumpu pada kegiatan pelayanan jasa perbaikan saja, namun ada faktor-faktor tertentu yang harus ditunjang untuk mempertahankan kelangsungan bisnisnya yaitu dengan sistem yang baik berupa pembukuan atau pencatatan ataupun dari bidang manajemen yang handal. Oleh karena itu dari hasil pengamatan, perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi yang tekomputerisasi. Dengan adanya sistem informasi penjualan yang terkomputerisasi akan memudahkan pengolahan data dalam penjualan,, dan jasa pada bengkel JSP Yogyakarta. Dengan demikian segala jenis masalah administrasi yang ada dibengkel dapat ditangani secara maksimal..2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem informasi penjualan dan jasa di Bengkel JSP Yogyakarta agar pencatatan lebih akurat?.3 Batasan Masalah Untuk menghindari penyimpangan dalam pembahasan serta keterbatasan waktu, biaya dan tenaga maka penulis membatasi pada beberapa masalah yang diantaranya :. Sistem yang dibuat dibatasi hanya pada sistem penjualan, barang, perhitungan jasa, dan return barang tidak termasuk return penjualan. 2. Pembuatan sistem terkait dengan olah data. data meliputi : a. Data Pelanggan. b. Data Karyawan. c. Data suku cadang. d. Data supplier. e. Data transaksi penjualan dan servis. f. Data transaksi

5 g. Data transaksi return h. Laporan-laporan. 3. Software yang akan digunakan dalam pembuatan program yaitu menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dengan database My SQL dan sistem operasi Windows XP Starter Pack 3. Sistem informasi yang dibuat diimplementasikan pada bengkel JSP Yogyakarta..4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut.. Menganalisa dan mempelajari sistem yang berjalan yang terdapat pada bengkel JSP Yogyakarta. 2. Mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi serta informasi apa saja yang dibutuhkan dalam sistem informasi pada bengkel JSP Yogyakarta. 3. Merancang sistem informasi penjualan dan jasa bengkel JSP Yogyakarta yang terkomputerisasi..5 Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk :. Bagi Penulis Memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengaplikasikan ilmu yang didapat selama bangku kuliah, serta menambah pengalaman dalam membuat aplikasi sistem. 2. Bagi Perusahaan a. Memudahkan segala proses transaksi pengolahan data di bengkel JSP Yogyakarta. b. Dengan dibangunnya sistem informasi penjualan dan jasa ini diharapkan mampu meningkatkan kinerja dan pelayanan kepada konsumen. 3. Bagi Lembaga Akademik Membantu menyelesaikan permasalahan, sebagai bentuk tanggung jawab untuk turut serta dalam memanfaatkan teknologi, khususnya teknologi informasi dan komputer..6 Metode Penelitian Dalam metode penelitian dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat maka penulis menggunakan beberapa metode pendekatan, diantaranya : Metode Observasi 2

6 2 Metode Wawancara 3 Metode Kepustakaan 4 Referensi Internet 2. Landasan Teori 2. Konsep Dasar Sistem 2.. Pengertian Sistem Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain. Komponen atau elemen saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan dan sasaran dari sistem dapat tercapai Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan tujuan atau sasaran. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2. Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata untuk alat bantu dalam pengambilan keputusan Kualitas Informasi Kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu :. Akurat 2. Tepat waktu 3. Relevan 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3. Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerima. 3

7 2.3.2 Komponen Sistem Informasi sistem informasi terdiri atas beberapa bagian atau komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan 2.4. Pengertian Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3. Identifikasi Masalah Untuk mengidentifikasi penyebab muncul masalah yang terjadi pada bengkel JSP adalah :. Timbulnya masalah yaitu : a. data. b. Proses transaksi. c. Pembuatan laporan. 2. Penyebab masalah yaitu : a. data Data-data penjualan,, tidak tertata dengan baik dan pencatatan masih kurang ketelitian sehingga dalam pencarian maupun pencatatan masih membutuhkan waktu yang lama. b. Proses transaksi Perhitungan dalam pembuatan nota penjualan masih secara manual dan hanya menggunakan kalkulator. Jika terdapat kesalahan perhitungan maka harus dihitung dari awal. c. Pembuatan laporan Laporan masih bersifat manual sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan (laporan suku cadang, laporan pelanggan, laporan supplier, laporan transaksi penjualan, laporan transaksi, laporan return ). 4

8 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem adalah proses penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan menguraikan permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dicari solusi untuk pemecahannya Analisis Kelemahan Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem lama bertujuan untuk menunjukan masalah-masalah yang mengganggu sistem lama. Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya adalah metode analisis PIECES. a. Analisis kinerja No. Faktor Hasil Analisis. Throughput (jumlah produksi) 2. Response Time (waktu tanggap) Pada sistem lama dalam sehari rata-rata pelanggan bertransaksi sebanyak 5 orang dan setiap transaksi membutuhkan waktu kurang lebih 5-0 menit Dari hasil pengamatan untuk pembuatan laporan dan pengolahan data membutuhkan waktu 30 menit perhari, diharapkan dengan adanya sistem yang baru laporan lebih cepat tersedia. b. Analisis Informasi No. Faktor Hasil Analisis. Akurat Dalam pencatatan data penjualan,, sering terjadi kesalahan penulisan angka menyebabkan ketidaksesuaian antara nota dengan pembukuan. 2. Relevan Pada sistem bengkel yang lama admin tidak otomatis menginput data pelanggan dan data barang yang masuk, sehingga dalam pencarian data sering tidak ditemukan. 3. Tepat waktu Pencatatan semua data masih bersifat manual, sehingga pemimpin tidak dapat menerima hasil laporan dengan tepat waktu, hal ini menghambat pemimpin dalam pengambilan keputusan. c. Analisis Ekonomi No. Faktor Hasil Analisis. Biaya Menurut pemilik sistem lama dianggap lebih ekonomis dikarenakan hanya membutuhkan kertas dan alat tulis untuk melakukan pencatatan. Serta apabila pemimpin ingin mendapatkan sistem aplikasi untuk pendataan dengan baik dan penggunaan yang mudah maka harus membeli perangkat lunak dengan harga yang relative mahal. 5

9 d. Analisis Pengendalian No. Faktor Hasil Analisis. Pengendalian Hasil pencatatan dan dokumen-dokumen maupun penjualan tidak mempunyai tempat untuk ditaruh dengan baik, sehingga orang lain dapat mudah mengakses informasi tentang keuangan perusahaan. e. Analisis Efisiensi No. Faktor Hasil Analisis. Efisiensi Apabila ada pelanggan yang ingin membeli sukucadang tidak cepat diketahui barang tersebut dimiliki perusahaan atau tidak, dikarenakan karyawan harus melakukan pengecekan barang dahulu ke gudang. f. Analisis Pelayanan No. Faktor Hasil Analisis. Proses pelayanan Dari ketidak efisienan dalam melayani pelanggan dalam membeli barang menyebabkan kualitas pelayanan yang kurang terpenuhi dengan baik Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang akan dilakukan oleh sistem untuk menampilkan aplikasi program yang akan dibuat adalah : a. Sistem dapat melakukan pengolahan data pelanggan. b. Sistem dapat melakukan pengolahan data karyawan. c. Sistem dapat melakukan pengolahan data suku cadang. d. Sistem dapat melakukan pengolahan data supplier. e. Sistem dapat melakukan pengolahan data transaksi penjualan dan servis. f. Sistem dapat melakukan pengolahan data transaksi. g. Sistem dapat melakukan pengolahan data transaksi return. h. Sistem dapat memberikan laporan dari semua data yang diinputkan Kebutuhan Non Fungsional Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan teknologi atau peralatan yang diperlukan dalam pengembangan sistem terdiri :. Kebutuhan Perangkat Keras 2. Kebutuhan Perangkat Lunak 3. Kebutuhan Perangkat Manusia 6

10 3.2.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem merupakan tolak ukur yang terjadi pada sistem penjualan, Hal ini dimaksudkan agar sistem benar-benar dapat bermanfaat. Analisis kelayakan dalam merancang sistem informasi meliputi: kelayakan teknologi, kelayakan hukum, kelayakan operasional, dan kelayakan ekonomi. 3.3 Perancangan Sistem 3.3. Flowchart(Bagan Alir) Flowchart digunakan untuk menggambarkan aliran (flow) didalam sistem serta menjelaskan prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. login karyawan pelanggan suku cadang supplier penjualan servis return Input data login Input data karyawan Input data pelanggan Input data suku cadang Input data supplier Input data penjualan Input data servis Input data Input data return data login data karyawan data pelanggan data suku cadang data supplier data penjualan data detail penjualan & servis data servis data data detail data return data detail return login Suku karyawan pelanggan supplier Penjualan cadang Detail penjualan & servis Servis Detail Return Detail return Tampil login Pembuatan lap. karyawan Pembuatan lap. pelanggan Pembuatan lap. Suku cadang Pembuatan lap. supplier Pembuatan lap. Penjualan & servis Pembuatan lap. Pembuatan lap. Return Laporan karyawan Laporan pelanggan Laporan suku cadang Laporan supplier Laporan penjualan & servis Laporan Laporan return Gambar 3.2 Flowchart Sistem Diagram Konteks dan Data Flow Diagram (DFD) DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut berada. Berikut gambaran DFD dari sistem yang akan dibuat : 7

11 Admin Login Ubah password Data karyawan Data pelanggan Data suku cadang Data supplier Data penjualan & servis Data Data return Data lap keuangan Tampil login Laporan karyawan Laporan pelanggan Laporan suku cadang Laporan supplier Laporan penjualan Laporan Laporan return Laporan keuangan Sistem Informasi Penjualan dan Servis Login Ubah password Data login Tampil login Laporan karyawan Laporan pelanggan Laporan suku cadang Laporan supplier Laporan Laporan return Laporan keuangan Pemilik Gambar 3. DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan dan Servis DFD level 0 menunjukan bahwa semua aliran data yang ada menuju pada satu proses, yaitu proses sistem informasi penjualan dan servis pada bengkel JSP yang melibatkan satu entitas yaitu Admin/ pemilik ERD (Entity Relation Diagram) Perancangan yang digunakan dalam sistem informasi penjualan dan servis pada bengkel JSP ini adalah menggunakan Entity Relation Diagram (ERD), penggambarannya dijelaskan sebagai berikut : username Pass level Nama_ pel Kd_pel pelanggan alamat login telp Tgl_jt transaksi Tgl_jual Kd_pel Nama_ kary Kd_kary karyawan total Kd_notajual M transaksi M penjualan telp nopol alamat kembali Kd_kary Tipe_bayar bayar Kd_skcadang Harga_jual Nama_skcadan Stok_sisa g Stok_jual subtotal Harga_jual M Suku_cadang transaksi Kd_servis Kd_notajual M Detail_penjual an Kd_skcadan g Quantity M Harga_jual Harga_beli M Kd_notabeli Kd_skcadang Quantity Detail_pembelia n harga subtotal M jenis Servis Kd_supp Kd_servis Kd_notabeli Tgl_beli M disuplai supplier total M Nama_sup alamat Kd_sukucadang Kd_retur Kd_supp telp quantity ket memiliki M Kd_notabeli Kd_return Detail_return_pe mbelian M Return_pembelia n total Tgl_return Gambar 3.2 ERD 8

12 3.3.4 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal Hubungan Antar Tabel Relasi antar tabel adalah hubungan relasi antara satu tabel dengan tabel yang lain dalam satu database. Setiap tabel dihubungkan dengan primary key dan foreign key. PK login username pass level PK pelanggan kd_pel nama_pel alamat telp PK PK karyawan kd_kary nama_kary alamat telp skcadang kd_skcadang nama_skcadang harga_jual stok_jual stok_sisa PK penjualan kd_notajual kd_pel kd_kary tgl_jual total bayar kembali tgl_jt tipe_bayar nopol detail_jualservis kd_notajual kd_servis kd_skcadang harga_jual quantity subtotal detail_beli kd_notabeli kd_skcadang harga_beli harga_jual quantity subtotal PK servis kd_servis jenis harga PK kd_notabeli kd_supp tgl_beli total PK supplier kd_supp nama_supp alamat telp detail_retur kd_return kd_skcadang quantity subtotal ket PK retur_beli kd_return kd_notabeli tgl_return total Gambar 3.3 Hubungan Antar Tabel 9

13 4. Implementasi dan Pembahasan 4. Manual Program Manual program dibuat dengan tujuan untuk digunakan sebagai panduan bagi pengguna tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem operasi Windows. Manual program ini diharapkan mampu membantu pengguna dalam pengoperasian sistem dengan begitu akan dicapai hasil yang maksimal dalam pemanfaatan sistem.. Form Login Tampilan login merupakan syarat untuk memanfaatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah petugas yang diberi wewenang. Gambar 4. Form Login 2. Form Menu Utama Pada form ini berfungsi untuk menampilkan pilihan sub menu yang ada dalam program yang terdiri dari master data, transaksi dan laporan. Gambar 4.2 Tampilan Form Menu Utama 0

14 3. Form Ubah Password Pada form ini digunakan untuk mengubah password yang telah login pada saat itu, baik itu sebagai admin ataupun sebagai pemilik. Gambar 4.3 Form Ubah Password 4. Form Olah Karyawan Form olah karyawan digunakan untuk mendata atau memasukkan data karyawan yang ada pada bengkel JSP. Gambar 4.4 Form Olah Data Karyawan 5. Form Olah Pelanggan Form olah pelanggan digunakan utnuk menambahkan atau memasukkan data pelanggan yang ada pada bengkel JSP. Gambar 4.5 Form Olah Data Pelanggan

15 6. Form Transaksi Pembelian Form transaksi digunakan untuk menambahkan data transaksi beli atau memasukkan data transaksi beli. Gambar 4.6 Form Transaksi Pembelian 7. Form Transaksi Penjualan Form transaksi penjualan digunakan untuk menambahkan atau memasukkan data transaksi penjualan pada bengkel JSP. Gambar 4.7 Form Transaksi Penjualan 8. From Transaksi Return Pembelian Form transaksi return digunakan untuk menambahkan data atau memasukkan data return. Gambar 4.8 Form Transaksi Return Pembelian 2

16 9. Form Laporan Data Karyawan Form laporan data karyawan digunakan untuk menampilkan seluruh data karyawan pada bengkel JSP. Gambar 4.9 Form Laporan Karyawan 0. Form Laporan Data Pelanggan Form laporan data pelanggan digunakan untuk menampilkan seluruh data pelanggan bengkel JSP. Gambar 4.0 Form Laporan Pelanggan. Form Menu Laporan Keuangan Form menu laporan keuangan digunakan untuk mencari laporan penjualan,, return, dan record karyawan berdasarkan periode. Gambar 4. Form Menu Laporan Keuangan 3

17 2. Form Laporan Penjualan Form Laporan penjualan digunakan untuk menampilkan laporan penjualan berdasarkan periode. Gambar 4.2 Form Laporan Penjualan 3. Form Laporan Pembelian Form Laporan digunakan untuk menampilkan laporan berdasar periode. Gambar 4.3 Form Laporan Pembelian 4. Form Laporan Return Pembelian Form laporan return digunakan untuk menampilkan laporan return berdasarkan periode. Gambar 4.4 Form Laporan Return Pembelian 4

18 5. Penutup 5. Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai dengan pembuatan software sistem informasi penjualan dan servis pada bengkel JSP di Yogyakarta, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa:. Untuk merancang sebuah sistem diperlukan analisis, perancangan, implementasi, pengetesan dan pemeliharaan. 2. Setelah diidentifikasi dan dianalisis menggunakan metode PIECES, dihitung biaya dan manfaatnya menggunakan payback period, ROI, dan net present value aplikasi tersebut layak untuk digunakan. 5.2 Saran Selama ini pengelolaan data penjualan Bengkel JSP Yogyakarta sudah cukup baik, walaupun masih dilakukan secara manual. Namun alangkah baiknya pengolahan data penjualan dilakukan secara terkomputerisasi untuk mengurangi kesalahankesalahan yang timbul akibat proses pengolahan data yang dilakukan secara manual. Untuk itu agar penerapan program aplikasi ini dapat berhasil, maka untuk Bengkel JSP Yogyakarta disarankan:. Disediakan komputer untuk menjalankan program aplikasi sistem pengolahan data penjualan tersebut. 2. Untuk pengembangan selanjutnya diharapkan akan adanya return penjualan, dan aplikasi yang berbasis client-server. 3. Penulis sadar bahwa dalam pembuatan sistem ini masih jauh dari kesempurnaan karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan oleh penulis untuk hasil yang lebih baik. Demikian skripsi ini disusun, semoga dapat memberikan manfaat pada Bengkel JSP Yogyakarta agar mampu mengambil keputusan lebih cepat dan tepat, dan juga semoga bermanfaat bagi pembaca, maupun peneliti selanjutnya. 5

19 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Arbie Manajemen Database dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Davis, Gordon B Sistem Informasi Manajemen,cetakan ke-9. Jakarta: PT.Gramedia Jogiyanto.HM Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Kotler, Philip. Manajemen Pemasaran, edisi Bahasa Indonesia jilid. Jakarta : Prehalindo Kusrini Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Andi Utami, Ema & Sukrisno Langkah Belajar Logika dan Algoritma, Menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux. Yogyakarta: Andi Diakses pada tanggal 3 Juli Diakses pada tanggal 3 Juli Diakses pada tanggal 3 Juli 203 6