Buku Panduan UNTUK ROLE SEKOLAH SISTEM ADMINISTRASI KARTU JAKARTA PINTAR. Dokumen Versi 1.2

Transkripsi

1 Dinas Pendidikan Provinsi DKI Jakarta Buku Panduan UNTUK ROLE SEKOLAH SISTEM ADMINISTRASI KARTU JAKARTA PINTAR Dokumen Versi 1.2 Pusat Per encanaan Dan Pengendalian Pendanaan Pendidikan Personal dan O per asional (P6O) uptp6o.disdikdki@gmail.com

2 DAFTAR ISI Role Sekolah... 2 Login... 2 Administrasi Sekolah... 3 Blokir Sekolah...6 Pendaftaran KJP...7 Input Siswa...8 Verifikasi...11 Rekomendasi...14 Kelengkapan Berkas...14 Persetujuan Kelapa Sekolah...15 Daftar Final Disetujui...17 [ Buku Panduan ] Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar i

3 PENDAHULUAN Sistem Administrasi Kartu Jakarta Pintar (KJP) merupakan sistem informasi terintegrasi untuk menatalaksanakan program KJP secara efektif, efisien dan akuntabel. Setiap stakeholder yang terlibat dalam penatalaksanaan KJP akan mendapat akses ke sistem sesuai dengan hak dan perannya masing-masing. Aplikasi ini digunakan antara lain untuk melakukan input proses Pendaftaran penerima KJP, Verifikasi, Persetujuan dan Pelaporan penerima KJP. Aplikasi ini sepenuhnya terintegrasi, terpusat dan real-time berbasis web. 1

4 ROLE SEKOLAH Login Untuk masuk ke aplikasi web KJP dapat diakses di Halaman Beranda, dihalaman beranda terdapat menu Masuk system KJP untuk Login Klik Masuk Sistem KJP, Maka Akan muncul form Login. Masukan User name (menggunakan NPSN Sekolah) dan password dan ketikan Verification Code, dan klik Login. Terdapat 3 Modul dalam Role sekolah yaitu Administrasi sekolah, Pemblokiran Sekolah dan Pendaftaran KJP Administrasi sekolah berfungsi untuk mengubah data sekolah dan mengelola data Verifikator Pemblokiran sekolah berfungsi untuk Memblokir siswa yang melanggar aturan KJP Pendaftaran KJP berfungsi untuk Pendaftaran KJP dari mulai daftar hingga persetujuan Kepsek 2

5 Administrasi Sekolah 1 1. Tampilan Awal Role Sekolah 2 2. Pilih Modul Administrasi sekolah, Maka muncul list data verifikator 3. Klik tombol Edit untuk mengedit data verifikatod 4. Klik tombol Hapus untuk mengahpus data verifikator 5 5. Klik Tombol Tambah Data Verifikator untuk Menambah Verifikator, Isi field NIP dan Nama dan Klik Tombol Simpan 3

6 6 6. Klik Tombol Data Pokok Sekolah Untuk mengedit data sekolah, setelah mengedit data sekolah Klik tombol Simpan 4

7 Blokir Sekolah 1 1. Ditampilan Awal, Pilih Modul Pemblokiran - Sekolah 2 2. Maka Akan tampil list siswa yang diblokir 3 3. Pilih menu Blokir baru untuk menambah siswa yang diblokir, isi form tersebut, lalu Klik tombol Simpan 5

8 4 4. Siswa yang telah diinputkan di Blokir Baru akan tampil di list siswa yang di Blokir, Klik Tombol Blokir dan upload surat persetujuan Kepala Sekolah dan Klik Blokir 5. Klik Lihat alasan pemblokiran untuk melihat bukti dan alasan pemblokiran Pendafaran KJP 1 1. Ditampilan Awal Pilih menu Pendaftaran KJP 6

9 2 2. Terdapat beberapa Tab dalam module ini yaitu : Penerima Sebelumnya Berisi data siswa yang terdaftar tahun lalu, berfungsi untuk pendaftaran ulang siswa jika akan didaftarkan ulang ditahun berjalan Sementara Berisi data calon siswa penerima KJP dan siap diverifikasi Verifikasi Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah diverifikasi, terdapat cetak berkas verifikasi dan penginputan hasil verifikasi Rekomendasi Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah diverifikasi dan siap direkomendasi Kelangkapan Berkas Berisi data calon siswa penerima KJP yang telah direkomendasi dan siap untuk mengupload berkas persyaratan KJP Persetujuan Kepsek Berisi data calon siswa yang telah melengkapi berkas Daftar Final Berisi data final calon siwa penerima KJP dari sekolah Pembatalan Berisi data siswa yang dibatalkan untk menjadi penerima KJP 3 3. Klik Menu Input Data Siswa, Maka Akan muncul Form Pengecekan NIK, Masukan NIK dan nomor KK siswa, Lalu klik Cek NIK Untuk Pendataan KJP dalam satu tahun dibuat menjadi 2 Tahap, Untuk Tahap 1 hanya dilakukan pengecekan dukcapil, apabila siswa terdaftar di data kependudukan maka siswa dapat menjadi penerima KJP. Tahap 2 selain mengecek siswa terdaftar di dukcapil, juga mengecek jenjang dan kelas siswa, apabila siswa telah terdaftar di satu sekolah dan mendaftar di sekolah lain karena naik jenjang maka dilakukan mutasi 7

10 oleh pihak sekolah yang baru, Sistem memberikan peringatan bahwa siswa telah terdaftar di sekolah lain dan diharapkan melakukan mutasi, dan siswa tersebut tetap akan mengikuti proses verifikasi, kelengkapan berkas dan proses lainnya. 4. Setelah siswa berhasil melalui Pengecekan Nik, Untuk siswa yang telah terdaftar maka data siswa akan tampil, namun bila siswa belum teradfat maka akan tampil form seperti Berikut : 5. Isi field-field biodata siswa, akan muncul error berwarna merah apabla data tidak lengkap, klik Tombol Simpan untuk menyimpan data siswa. Apabila penyimpanan data Sukses, maka siswa akan berada di tab Sementara 8

11 Tab Penerima Sebelumnya hanya muncul pada pendaftaran KJP Tahap 1, Terdapat Aksi Daftar Ulang yaitu untuk mendaftarkan ulang siswa penerima KJP dari tahun lalu ke tahun Berjalan 7. Pada Tab Sementara Klik Menu Verifikasi/Centang Hijau untuk siswa yang siap diverifikasi, Klik Ok dan siswa pindah ke tab verifikasi 6 8. Dalam tab Verifikasi terdapat beberapa Tombol, yaitu Cetak, Input Data Verifikasi, Cetak Form Verifikasi, Cetak Form BAP dan Rekomendasi 9. Cetak digunakan untuk mencetak list siswa yang berada pada status Verifikasi 10. Input Data verifikasi digunakan untuk menginputkan hasil verifikasi verifikator yang telah mengunjungi siswa calon penerima KJP 9

12 11. Tuliskan hasil verifikasi sesuai dengan hasil verifikasi di lapangan, Pilih nama Verifikator dan upload gambar bila ada, Klik tombol Simpan 12. Cetak Form Verifikasi, digunakan untuk mendownload file yang akan digunakan verifikator untuk memverifikasi siswa calon penerima KJP 13. Setelah User menginputkan hasil verifikasi maka status siswa berubah dari belum diverifikasi menjadi Layak atau tidak Layak, apabila status Layak Maka aka nada tombol Rekomendasi ( Bulat centang hijau), Klik Rekomendasi. Maka siswa akan berpindah Tab ke Tab Rekomendasi 10

13 14. Cetak Form BAP digunakan untuk bukti yang menyatakan layak dan tidaknya siswa menerima bantuan KJP 11

14 Dalam Tab Rekomendasi, terdapat Menu Cetak Rekomendasi, Cetak Excel dan Kirim Ke Persetujuan 16. Cetak Rekomendasi untuk mendownload surat rekomendasi kepala sekolah untuk siswa mendapatkan SKCM, setelah terlebih dahulu melakukan pencarian sesuai dengan kelurahan alamat siswa. Dan memasukan Nomor rekomendasi. 17. Cetak Excel untuk mencetak siswa yang mendapatkan rekomendasi mendapatkan SKCM dari kepala sekolah, harus berurutan dari pencarian per kelurahan, cetak Rekomendasi diakhiri dengan cetak excel 18. Kirim Ke persetujuan, Klik Centang Bulat Hijau untuk siswa yang akan dilengkapi berkas dan direkomendasikan 16. Dalam Tab kelengkapan Berkas Terdapat 2 Aksi yaitu Input berkas dan Setujui 17.Input Berkas digunakan untuk mengupload berkas-berkas yang diperlukan dalam pendaftaran KJP 12

15 9 18. Klik Choose File dan cari lokasi file dan Upload untuk setiap berkasnya, dan untuk surat rekomendasi kepsek dan SKTM isi field nomor surat. setelah semua file berkas terupoad Klik Keluar 19. Klik Setujui untuk siswa yang telah dilengkapi berkas dan siap disetujui oleh Kepala Sekolah. 20. Dalam Tab Persetujuan Kepala Sekolah Terdapat beberapa menu dan aksi yaitu, Setujui, Cetak Daftar Sementara, View Verifikasi, View Berkas dan Batal 21. Klik Setujui Untuk menyetujui semua siswa yang berada di tab Persetujuan Kepala Sekolah 22. Klik Cetak Daftar Sementara untuk mencetak list siswa yang akan disetujui kepala sekolah, diguakan untuk di pasang dipapan pengumuman sekolah, sebelum benarbenar di setujui oleh Kepala Sekolah 23. Klik View Verifikasi untuk melihat berkas verifikasi siswa 13

16 24. Klik View Berkas untuk melihat dan mendownload berkas-berkas siswa 25. Klik Batal Untuk membatalkan siswa menjadi penerima KJP 26. Isi alasan pembatalan dan klik tombol Simpan/Submit 14

17 Dalam Tab Disetujui Terdapat beberapa menu dan aksi yaitu Cetak Persetujuan, Cetak Daftar Calon Penerima, Cetak berkas, View Verifikasi dan View Berkas 28. Klik Cetak persetujuan untuk mencetak surat persetujuan Kepala sekolah mengenai daftar final siswa penerima KJP di masing masing sekolah 29. Klik Cetak daftar calon penerima untuk mencetak list siswa final penerima KJP dari sekolah 30. Klik Cetak berkas untuk mencetak list kelengkapan berkas seluruh siswa 31. Klik View Verifikasi untuk melihat form Verifikasi siswa 32. Klik Kelengkapan Berkas untuk melihat dan mendownload berkas-berkas siswa 15

18 Dalam Tab Dibatalkan tampil siswa-siswa yang dibatalkan menjadi penerima KJP terdapat menu Cetak Siswa yang Dibatalkan, View Verifikasi dan View Berkas 34. Klik Cetak Siswa yang dibatalkan untuk mencetak list siswa yang dibatalkan menjadi penerima KJP 35. View Verifikasi dan View Berkas sama dengan yang dijelaskan sebelumnya 16